Vragenlijstjes lokaal sociaal beleid

VRAGENLIJSTJES VOOR
LOKAAL SOCIAAL BELEID
VVSG-nota
INHOUDSTABEL
1. OPMAAK VAN EEN PLANDOCUMENT ........................................................................................ 3
2. ANALYSE ............................................................................................................................................ 4
3. SYNTHESE ......................................................................................................................................... 5
4. BEPALEN VAN PRIORITEITEN VIA WEGING ............................................................................ 6
5. ELEMENTEN VAN EEN AFSPRAKENNOTA TUSSEN OCMW EN GEMEENTE ................. 7
6. SAMENWERKING OPZETTEN TUSSEN GEMEENTE EN OCMW .......................................... 8
7. WERKEN AAN TOEGANKELIJKHEID .......................................................................................... 9
Vragenlijstjes Lokaal Sociaal Beleid – VVSG – Peter Sels - 27 september 2004 - 2/10
1. OPMAAK VAN EEN PLANDOCUMENT
Alvorens daadwerkelijk met het planningsproces kan begonnen worden, dient er
overeenstemming te zijn over de aanpak van ervan. Secretarissen of hun
stafmedewerkers kunnen in samenspraak met OCMW- en Gemeentemandatarissen
de planprocedure neerschrijven in een plandocument. In dit plandocument dienen
volgende elementen een plaats te krijgen:

afbakening inhoud, reikwijdte en doel van het plan
o Hoe benaderen we de planverplichting? Hoe vatten we het plan op en hoe
willen we het aanwenden?
o Hoe breed en integraal willen we lokaal sociaal beleid omschrijven naar
aanleiding van dit plan? Welke ‘niet-uitsluitend sociale’ beleidsthema’s
wensen we eveneens op te nemen (bv. wonen, ruimtelijke ordening,
mobiliteit, cultuur?)
o Welke beleidsdomeinen of thema’s moeten aan bod komen? Komen ze ook
al in andere plannen aan bod? Welke aspecten van beleidsdomeinen horen
thuis in het Lokaal Sociaal Beleidsplan, welke in andere?

bepaling van trekkersrol m.b.t. (onderdelen van) het plan
o Zijn er bepaalde onderdelen uit het plan die OCMW of Gemeente vanuit hun
eigen specifieke expertise best apart voorbereidt? Zoja, welke? Hoe gebeurt
afstemming en terugkoppeling?

visie uitwerken over participatie van actoren en burgers
o Welke ervaringen hebben we met participatie van burgers en actoren? Wat
loopt goed, wat minder goed?
o Welke ruimte hebben we (personeel en financieel) om hieraan te werken?
o Met welk doel willen we participatie opzetten? De input van informatie en
expertise? Het vergroten van het draagvlak?
o Welke rol willen we voorzien voor actoren en burgers? Willen we ze
informeren, raadplegen, laten adviseren, laten meebeslissen binnen een
bepaald kader of mee laten besturen?
o Hoe geven we die rol vorm, via welke methodes of structuren?
o In welke fase van het planningsproces spelen zij een rol?
o Welke doelgroepen moeten betrokken worden?
o Welke extra communicatie moet hier rond gebeuren?
o Wie concretiseert participatiedoelstellingen in een actieplan, inclusief timing,
verantwoordelijkheden en budgetten?

samenstelling van de plangroep en organisatie van de planning
In het plandocument moet worden aangegeven:
o wie tot de plangroep behoort? + eventueel wie wordt aangesteld als
coördinator?
o wie de beleidsplanning zal opvolgen en evalueren:
o welke begeleidende groep wordt opgericht?
o hoe en wanneer de planning aan bod komt in de bestaande beleids, participatie- en bestuursorganen en hoe de terugkoppeling
verloopt (College van Burgemeester en Schepenen, Gemeenteraad,
Raad voor Maatschappelijk Welzijn, Vast Bureau, Overlegcomité,
diensthoofdenvergadering, Welzijnsraad of Actorenoverlegplatform,
regionaal welzijnsoverleg, adviesraden…)?
o Een duidelijke omschrijving van de opdracht en het statuut van de
verschillende betrokken groepen, een duidelijke rolverdeling.
o Of men een externe ondersteuning nodig acht voor de begeleiding van het
proces,
o Welke personele en financiële middelen moeten voorzien worden voor het
planningsproces.
Vragenlijstjes Lokaal Sociaal Beleid – VVSG – Peter Sels - 27 september 2004 - 3/10
2. ANALYSE
Om te weten wat men wil doen op het gebied van lokaal sociaal beleid en om tot
visieontwikkeling te komen, heeft men gegevens nodig om zich op te baseren.
Zeer algemeen kan men deze gegevens onderverdelen in gegevens over de
vroegere, de huidige, de verwachte toekomstige en de gewenste situatie. Deze
gegevens kunnen we verzamelen via:







kwantitatieve omgevingsanalyses
sociale kaarten
andere beleidsplannen
inventarisering van problemen, behoeften en leemtes via participatie
inventarisering van knelpunten in de bekendheid van de dienstverlening via
analyse van binnenkomende vragen
interne analyses van OCMW en gemeente
inventarisering van het aanbod aan sociale dienstverlening op lokaal niveau
o diensten-doelgroepenmatrix
o medespelers-actorenanalyse
o thematische analyse
Vragenlijstjes Lokaal Sociaal Beleid – VVSG – Peter Sels - 27 september 2004 - 4/10
3. SYNTHESE
De gegevens die we via de analyse bekomen kunnen antwoorden bieden op onderstaande
vragen. Deze antwoorden kunnen een basis vormen voor de synthese. Op basis van de
synthese kan een actieplan met doelstellingen en concrete acties worden opgemaakt.
Wat moeten we doen? (Wat zijn kansen en bedreigingen?)







Welke behoeften en problemen zijn er volgens de burgers en de actoren op het vlak
van Lokaal Sociaal Beleid?
Welke behoeften zijn er m.b.t. de toegankelijkheid van de dienstverlening? Voor
welke vragen weet de burger niet waar hij terecht kan? Welke vragen worden door
niemand behandeld?
Hoe wordt de kwaliteit van de huidige dienst- en hulpverlening ervaren? Wat leren
ons klachten- en ombudsprocedures en tevredenheidsonderzoeken op dit vlak?
Wat leren ons nieuwe en bestaande cijfergegevens over de evolutie van behoeften
en problemen?
Wie biedt welke diensten aan op het grondgebied en daarbuiten?
Wat leert ons de diensten-doelgroepenmatrix over leemtes en overlappingen
betreffende het aanbod? Met betrekking tot welke doelgroepen en diensten zijn er
leemtes en overlappingen? Waar zijn er geografisch gezien leemtes of
overlappingen?
Wat leert ons de beschrijving van de andere actoren op het terrein?
Wat kunnen we doen? (Wat zijn onze sterkten en zwakten?)





Wat doen we zelf als lokale besturen? Wat doen we goed, wat minder goed?
Hoe werken we aan de interne uitdagingen die zich stellen op vlak van financiën,
resultaten, personeel, infrastructuur, ….?
Welke zijn oorzaken en gevolgen van de geconstateerde knelpunten?
Wat is de omvang en evolutie van efficiëntiedaling en effectiviteitsvermindering?
Welke verbeterpunten weerhouden we op vlak van efficiëntie en effectiviteit?
Wat willen we doen?

Taakverdeling gemeente – OCMW – derden
o
Bestaat er reeds een protocol dat bijgevoegd wordt bij het OCMWmeerjarenplan (Art. 88 §1 OCMW-wet)? In hoeverre kan hier op
verder gebouwd worden?
Welke taken willen we verschuiven, uitbesteden, laten vallen of extra
opnemen?
o Hoe kunnen we beter samenwerken tussen OCMW en gemeente m.b.t.
bepaalde taken? Welke afspraken kunnen we daarvoor maken? Moeten deze
in een protocol worden vastgelegd?
o Welke taken willen we als lokaal bestuur zelf blijven uitvoeren?
o Welke taken willen we in samenwerking met derden uitvoeren, als gelijke
partners?
o Welke taken gaan we uitbesteden (mits sturing op inhoud en voorwaarden
via convenants en contractmanagement)?
o Welke taken gaan we stimuleren (via subsidies of andere ondersteuning)?
o Welke taken laten we over aan de markt?
Welke doelstellingen uit het OCMW-meerjarenplan en uit de gemeentelijke
beleidsnota willen we ook opnemen in het lokaal sociaal beleidsplan?
Welke doelstellingen uit andere gemeentelijke of OCMW-plannen verdienen onze
aandacht?
Hoe werken we aan het verhogen van de toegankelijkheid van de sociale dienst- en
hulpverlening?
o Hoe geven we vorm aan de informatie-, loket- en doorverwijsfunctie?
o Welke financiële en personele middelen kunnen we hiervoor inzetten?
o Welke gunstige randvoorwaarden zijn aanwezig m.b.t. samenwerking
tussen gemeente, OCMW en derden, het werken aan afstemming,
cliëntopvolging, geïntegreerde communicatie.
o



Vragenlijstjes Lokaal Sociaal Beleid – VVSG – Peter Sels - 27 september 2004 - 5/10
4. BEPALEN VAN PRIORITEITEN VIA WEGING
Uit de analyse en synthese zullen vaak zeer vele doelstellingen geselecteerd
worden. Vanwege beperkingen inzake geld, personeel en tijd zal het nodig zijn een
aantal prioriteiten te selecteren. Een hulpmiddel om te komen tot prioritering is
het wegen van bepaalde doelstellingen en evt. de eraan verbonden projecten.
De stuurgroep of plangroep kan elke doelstelling of elk project quoteren naar het
 Belang
(hoe sterk kwam dit naar voren in de analyses)
 de haalbaarheid
(sluit dit aan bij de mogelijkheden van gemeente en OCMW als organisatie)
 de mate waarin het aansluit bij de algemene beleidsprioriteiten.
De doelstellingen met de hoogste puntenquote onder de kolom ‘waardering’
worden geselecteerd.
Bepalen van prioriteiten via weging:
Thema/project
Belangrijkheid
(moeten)
Haalbaarheid
(kunnen)
Mate van
aansluiten bij
beleidsprioriteiten
(willen)
Waardering
(1-10pt)
(1-10pt)
(1-10pt)
(1-30pt)
1
2
…
Vragenlijstjes Lokaal Sociaal Beleid – VVSG – Peter Sels - 27 september 2004 - 6/10
5. ELEMENTEN VAN EEN AFSPRAKENNOTA TUSSEN OCMW
EN GEMEENTE
Volgende zaken kunnen aan bod komen in een bestuursakkoord of afsprakennota
tussen gemeente en OCMW:


engagementsverklaring tot samenwerken, intenties en uitgangspunten
afspraken over communicatie
o herwaardering van het overlegcomité (frequentie, taken)
o het voorzien van ambtelijk overleg voor beleidsvoorbereidend en
uitvoerend personeel van beide besturen
o bepalen van specifieke momenten of aanleidingen voor overleg
o mogelijkheid tot ad-hoc-overleg
o afspraken over communicatie naar de burger
o afspraken over het uitnodigen van de OCMW-voorzitter op het
college
o afspraken over het uitnodigen van de schepen voor sociale zaken op
de raad voor maatschappelijk welzijn

afbakenen van taken tussen beide besturen waarbij gestreefd wordt naar
complementariteit
na onderling overleg en op basis van een grondige analyse vastleggen wie
voor welke thema’s de coördinerende en strategische rol opneemt
vastleggen van een gegarandeerd bedrag voor het OCMW
…



Naar aanleiding van de opmaak van het lokaal sociaal beleidsplan kunnen
bovenstaande afspraken verder geconcretiseerd worden:
o
o
o
o
o
Welk bestuur neemt welke (aspecten van) beleidsdomeinen op?
Ook naar aanleiding van de opmaak van het plandocument, zullen
afspraken moeten gemaakt worden. Bij de organisatie van de planning
moet namelijk worden nagegaan welke rol de bestaande bestuurlijke,
participatie- en beleidsorganen in het planningsproces spelen.
Een zeer concrete inventarisering van de bestaande taken en zijn
uitvoerders (dmv een diensten-doelgroepenmatrix, een actorenanalyse of
een thematische analyse) kan overlappingen en leemtes zichtbaar maken.
Deze kunnen aanleiding geven tot het verschuiven van takenpakketten of
tot het maken van afspraken om bepaalde taken gezamenlijk op te nemen.
Bij deze taakverdeling moet ook een onderscheid gemaakt worden naar de
coördinatie, de uitvoering van een bepaalde taak, de beleidsvoorbereiding
en de beleidsbepaling.
De interne analyse van gemeente en OCMW kan ook aanleiding geven tot
concrete punten van samenwerking die voortvloeien uit sterkten, zwakten,
bedreigingen en kansen van de beide besturen.
De synthese op basis van de kansen en bedreigingen die zich voordoen
inzake lokaal sociaal beleid en de sterkten en zwakten van het lokaal
bestuur leidt tot de vraag hoe de uitvoering m.b.t. bepaalde
beleidsdomeinen moet georganiseerd worden:
o
o
o
o
o
autonoom door één van beide besturen (taakverdeling in bestuursakkoord)
door beide besturen samen (samenwerkingsprotocol of geactualiseerd
bestuursakkoord)
via samenwerkingsverbanden met derden (samenwerkingsprotocol)
via een uitbesteding (contractmanagement)
via subsidies (reglement)
Vragenlijstjes Lokaal Sociaal Beleid – VVSG – Peter Sels - 27 september 2004 - 7/10
6. SAMENWERKING OPZETTEN TUSSEN GEMEENTE EN
OCMW
Stappen die kunnen gevolgd worden bij het opzetten van samenwerking:

Analyse van de bestaande samenwerking
o
o

Bijsturen en/of uitbreiden van de bestaande samenwerkingsprojecten
o
o

o
o
o
Welke samenwerkingscultuur is er momenteel? Hoe kan die verbeterd of
versterkt worden?
Welke samenwerking moet op bovenlokaal niveau aangegaan worden?
Welke kanalen en organen zijn voorhanden?
Hoe gaan we om met wederzijdse dienstverlening tussen OCMW en
Gemeente (ruilverhoudingen, intern factureren, …)?
Welke systemen moeten op elkaar afgestemd worden om samenwerking te
bevorderen (ICT, communicatie, managementconcepten, …)
Opmaak en goedkeuring van de samenwerkingsprocedure
o
o
o
o
o

Wat is de voornaamste aanleiding of doelstelling van de samenwerking? Een
verplichting? Effectiviteitsverhoging? Efficiëntieverhoging? Besparingen?
Bepalen van juridische, financiële en organisatorische randvoorwaarden
o

Hoe kunnen we bestaande problemen oplossen?
Op welke vlakken kan de samenwerking uitgebreid worden?
Expliciet maken van de doelstellingen
o

Waar werken we nu al samen?
Wat verloopt er goed, wat minder goed?
Hoe wordt de samenwerking opgevolgd, uitgevoerd en bijgestuurd?
Wie is verantwoordelijk?
Hoe worden onderlinge opdrachten aangevraagd en verrekend?
Welke afspraken gelden m.b.t. personeel dat taken verricht voor het andere
lokaal bestuur?
Welke omkadering wordt voorzien voor het samenwerkingsproces?
Afbakenen van het object van samenwerking
o
o
Welke thema’s, dienstverlening of problemen selecteren we om rond samen
te werken?
Welke criteria zijn bepalend voor deze selectie; wederzijdse afhankelijkheid,
efficiëntiestijging, hogere effectiviteit, …?

Formaliseren van gemaakte afspraken en Uitvoering

Evaluatie en bijsturing
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Werden stappen gezet in de richting van de vooraf overeengekomen
doelstellingen? Waren de doelstellingen voor iedereen duidelijk?
Werden de juridische, financiële en organisatorische randvoorwaarden
correct ingeschat? Zo neen, wat moet er toegevoegd of gewijzigd?
Werkt de samenwerkingsprocedure in de praktijk?
Is er samenwerking mogelijk op andere domeinen? Op welke domeinen
dient de samenwerking stopgezet?
Werden de formele afspraken gerespecteerd? Verliep de uitvoering conform
de afspraken?
Werd er tijdig bijgestuurd bij problemen?
Wat is de concrete meerwaarde van de samenwerking op de verschillende
domeinen?
Waar leidde de samenwerking tot een feitelijke verschuiving van taken? Is
deze verschuiving gewenst en dient ze geformaliseerd te worden?
Is het wenselijk en haalbaar om bepaalde diensten te fusioneren, te
verzelfstandigen of uit te besteden? Zoja, hoe?
Vragenlijstjes Lokaal Sociaal Beleid – VVSG – Peter Sels - 27 september 2004 - 8/10
7. WERKEN AAN TOEGANKELIJKHEID

Afstemming van aanbod van dienstverlening, werken aan logische
takenpakketten:
o Diensten-doelgroepenmatrix, medespelers-actorenanalyse,
thematische analyse
o Is het aanbod vanuit het standpunt van de burger logisch
georiënteerd? Hoe kunnen we dit verbeteren?

Inventariseren van knelpunten in de dienstverlening:
o Via klachten of ombudsprocedures
o Tevredenheidsmetingen en behoefteonderzoeken
o Gegevens uit wijkoverleg of adviesraden
o Overleg met verantwoordelijken en medewerkers diensten

Inventariseren van knelpunten in de bekendheid van de dienstverlening:
o Analyse van binnenkomende vragen
 Van waar worden mensen doorverwezen met bepaalde
vraag?
 Welke vragen komen bij welke diensten binnen? Welke
vragen worden zelf opgelost? Welke vragen worden niet door
dienst opgelost?
 Welke vragen zijn verkeerdelijk terechtgekomen bij de
dienst?
 Naar waar worden burgers doorverwezen? Hoe vlot en
effectief verloopt de doorverwijzing?
o
Analyse van de communicatie over de dienstverlening
 Welke verschillende communicatievormen gebruiken we? Vul
het schema in per beleidsthema, per problematiek en/of per
doelgroep.
 Waar zitten leemtes, wat kan nog worden uitgebreid?
Persoonlijke
communicatie
Groepscommunicatie
Massacommunicatie
Pro-actieve
Actieve
Passieve

Hoe ziet de communicatiemix eruit m.b.t. een bepaald hulpof dienstverleningsaanbod? Via welk kanaal wordt welke
boodschap met welke informatie verspreid met welke
doelstelling naar welke doelgroep?
aanbod – doelstelling 1
Kinderen
aanbod – doelstelling 2
Kinderkrant – infoblad –
folder via school -…
(= media of kanalen)
Jongeren
bejaarden
aanbod – doelstelling 3
Affiches – website –
jeugdraad –
jeugdverenigingen ….
Folder via
dienstencentrum -
allochtonen
….
Vragenlijstjes Lokaal Sociaal Beleid – VVSG – Peter Sels - 27 september 2004 - 9/10




In welke mate voeren we een strategisch, gecoördineerd en
een geïntegreerd communicatiebeleid?
Strategisch? M.a.w. in welke mate plannen we
communicatieacties, vertrekkende van
communicatiedoelstellingen en doelgroepen, rekening
houdend met de beschikbare kanalen?
Gecoördineerd? In welke mate wordt de communicatie over
hulp- en dienstverlening van gemeente en OCMW
gezamenlijk gepland en verloopt ze gebundeld via dezelfde
kanalen?
Geïntegreerd? In welke mate worden verschillende
communicatievormen (persoonlijke, groeps- en
massacommunicatie) en media op aanvullende wijze ingezet
in het communicatiebeleid.

Nagaan of decentralisatie van bepaalde dienstverlening (dichter bij de
burger brengen van hulp- en dienstverlening) nuttig en nodig is?
o Voor welke dienst- en hulpverlening is het belangrijk dat ze dicht bij
de doelgroep gelokaliseerd is?
o Voor welke doelgroepen stelt zich vooral een probleem, welke
doelgroepen worden voor welke dienst- en hulpverlening momenteel
onvoldoende bereikt?

Nagaan of en in welke mate het fysiek samenbrengen van de toegang tot
bepaalde dienst- en hulpverlening (‘één-loketfunctie) nuttig en nodig is?

Nagaan in hoeverre bestaande loketten kunnen worden afgestemd op
elkaar en beheerd als een netwerk?

Nagaan of en in welke mate virtuele loketten kunnen zorgen voor een
verbetering van de toegankelijkheid van dienst- en hulpverlening voor
bepaalde doelgroepen?
Vragenlijstjes Lokaal Sociaal Beleid – VVSG – Peter Sels - 27 september 2004 - 10/10