Hoofdstuk 4 (De projectdefinitie)

Projectmatig creëren 2.0
Kevin de Ram
Hoofdstuk 4 (De projectdefinitie)
Een goede projectdefinitie dient in elk geval een heldere omschrijving te bevatten van de volgende
negen elementen:
 de uitdaging (of probleemstelling) van het project;
 de aanleiding voor het project;
 de doelstelling van het project;
 het beoogde projectresultaat;
 de afbakening van het projectresultaat;
 de effecten van het project;
 de gebruikers van het projectresultaat;
 de randvoorwaarden waarbinnen het project zich afspeelt;
 de relatie met andere projecten.
De uitdaging
Onder de uitdaging van het project verstaan we de beschrijving van de spanning die bestaat tussen
de huidige en gewenste situatie, gegeven één of meer doelstellingen die daarbij aan de orde zijn.
Het is voor de energie van het team belangrijk om te zoeken naar de uitdaging die verstopt zitten in
wat als problemen worden gepresenteerd.
Om de uitdaging helder te krijgen kunnen de volgende hulpvragen gesteld worden:
 Wat is het probleem en in welke uitdaging is het te vertalen?
 Waarom is het een uitdaging?
 Wie heeft het meeste last van de bestaande situatie?
 Wanneer heeft iemand er last van?
 Sinds wanneer is deze uitdaging aan de orde?
 Hoe is het probleem destijds ontstaan?
 Is er sindsdien iets veranderd?
 Welke oorzaken zijn er al bedacht?
 Welke oplossingen zijn al beproefd?
 Wat gebeurt er als de uitdaging niet wordt opgepakt?
De aanleiding
De aanleiding beschrijft een gebeurtenis die het project relevant maakt, waardoor het u ‘op de
agenda’ terecht is gekomen en dus moet worden aangepakt. Door zich te verdiepen in de aanleiding
voor een project kan het projectteam beter leren begrijpen wie er nu eigenlijk iets wil, hoe de
machtsverhoudingen in elkaar steken, welke belangen blijkbaar voorrang hebben, etc.
De doelstelling
De doelstelling van het project betreft de zingeving ervan. Het is het antwoord op de vraag wat de
‘hogere ambitie’ is waaraan het project een bijdrage aan gaat leveren (middels het opleveren van het
projectresultaat). Een goede doelstelling is een bron van energie in het project. Ook de doelstelling
kan door middel van hulpvragen worden verhelderd.
Het beoogde projectresultaat
Het resultaat is een instrument waarmee de doelstelling kan worden bereikt, of dichterbij kan
worden gebracht. Het projectteam is volledig verantwoordelijk voor het bereiken van het resultaat
van een project en moet daartoe ook in staat zijn. Verifieer de formulering van het resultaat door het
projectteam altijd bij de opdrachtgever, vraag hem, nadat hij de projectdefinitie heeft gelezen, om in
zijn eigen woorden uit te drukken wat hij concreet in handen denkt te krijgen met het project.
Projectmatig creëren 2.0
Kevin de Ram
De afbakening van het project
Een goede afbakening creëert helderheid en leidt tot een discussie met de opdrachtgever wat nu wel
en wat nu niet tot het project behoort. Zo’n discussie is nodig. Soms is het zelfs zo dat de afbakening
duidelijker maakt wat wordt opgeleverd dan de beschrijving van het resultaat zelf.
De effecten
De effecten van een project zijn de consequenties die de uitvoering van het project in de ruimste zin
kan hebben, naast het bereiken van het beoogde resultaat. Effecten kunnen worden veroorzaakt
door het proces, de manier waarop er wordt gewerkt of door de werking van een resultaat. Er
kunnen zowel bedoelde als onbedoelde positieve of negatieve effecten zijn.
De gebruiker van het project
De gebruikers zijn degene die ofwel het meeste plezier beleven aan het projectresultaat, dan wel
daarvan het meeste last ondervinden. ‘Gebruiker’ verwijst dus naar een grotere groep dan
uitsluitend degene voor wie het resultaat bestemd is.
Randvoorwaarden
Er zijn twee groepen:
 gezien vanuit het project: beschikbaarheid van middelen, politieke steun door opdrachtgever,
voorwaarden voor het commitment, ect.
 gezien vanuit het perspectief van de opdrachtgever: onwrikbare opleverdatum,
afstemmingsafspraken met bepaalde afdelingen, gebruik van sjablonen, etc.
Relatie met andere projecten
In een organisatie zullen verscheidene projecten tegelijkertijd worden uitgevoerd. Daarnaast bestaat
er samenhang tussen projecten die deel uitmaken van hetzelfde programma. Het kan dus nuttig zijn
om eventuele relaties met die andere projecten in de projectdefinitie te beschrijven. Dit zal een hoop
ophelderen qua afstemming tussen de projectorganisatie en projectleider(s).
Om een goed project te kunnen maken is het belangrijk dat je weet wat het project inhoud, en wat
het doel er van is. Daarom vindt ik het belangrijk dat je jezelf kan inbeelden wat de precieze
bedoeling is. Dit is belangrijk voor het ontwerp van het project.
Daarom is het zo belangrijk dat de opdrachtgever zelf moet weten wat nu precies de bedoeling is.