3.3. Resultaatdefinitie, Programma van Eisen, ontwerp en

DNA Projectmanagement
3.3. Resultaatdefinitie, Programma van Eisen, ontwerp en specificaties
Business case en beleid
De projectspecificatie moet het document zijn dat alle elementen van de projectdefinitie
bevat, te beginnen met het Programma van Eisen (PvE) voor het projectresultaat. Zolang dit
niet in voldoende mate eenduidig is vastgesteld, is het uitvoeren van realisatie-activiteiten erg
riskant. Een goede resultaatspecificatie is de basis voor een goed plan van aanpak.
Op basis van inventarisaties worden zoveel mogelijk goede ideeën over mogelijke
projectresultaten gegenereerd, dit is de divergentieslag. Vervolgens worden daaruit ideeën
voor mogelijke resultaten geselecteerd: de convergentieslag. Criteria voor die selectie kunnen
zijn:
• bijdragen aan de strategie en de missie van de organisatie,
• innovativiteit en aantrekkelijkheid (kosten versus baten),
• snelheid van realisatie,
• enthousiasmering bij en acceptatie door de gebruikers.
Bij projecten zijn drie niveaus van doelstellingen te onderscheiden.
• De veranderingsdoelstellingen zijn als bedrijfs- of sectordoelstellingen (business
requirements) voor de (resultaten van) de bedrijfsprocessen te formuleren.
• Oplossingsdoelstellingen geven aan wat er waarneembaar moet zijn na de
implementatie van een bepaalde oplossing.
• In de projectdoelstellingen worden de meetbare effecten van een (fase van een) project
gedefinieerd. Deze bepalen ook de afbakening van het project.
Bij het opsporen en sorteren van projecteisen in de definitiefase van een project is het van
belang compleet, concreet en éénduidig te blijven. Daartoe is het nodig gericht te zoeken naar
doel, belang en herkomst van eisen en wensen. Uitgangspunten als aannames en beleidsnotities moeten ook als zodanig herkenbaar worden geformuleerd.
Soort eis
Randvoorwaarden
Functionele eisen
Operationele eisen
Technische eisen
Ontwerpbeperkingen
Bedoeling van eisen en wensen
Vanuit het project niet te beïnvloeden en waar het projectresultaat onvoorwaardelijk
aan moet voldoen; omstandigheden waarbinnen het projectresultaat moet werken
(wettelijk, ruimtelijk, fysiek, organisatorisch); externe kwaliteitseisen
De doelstellingen van de processen; de functies en de prestaties van het
projectresultaat; de gedefinieerde ondersteuning van bepaalde procestaken.
De toepassing en het gebruik en het beheer van het projectresultaat
Capaciteits- en prestatie-eisen, platform eisen
De te maken keuzen voor de realisatie van het project (concurrent engineering,
kopen/maken; opdeling in subsystemen, prototyping, component assembly; gebruik
van bestaande hulpmiddelen)
Bij bouwprojecten worden de eisen vaak geclassificeerd in:
• commerciële eisen
• planologische en bouwkundige eisen
• esthetische eisen
• installatietechnische eisen
Copyright ir. W.F.V. Vrisou van Eck
2010
DNA Projectmanagement
•
•
interieureisen
exterieureisen.
Een projectdefinitie bevat het resultaat van de convergentieslag met de functionele
eigenschappen en performance eisen, de uitdaging, de doelstelling, de effecten, de
afbakening, de ontwerpbeperkingen, de operationele eisen (gebruik en beheer) en de
randvoorwaarden (externe eisen). Ontwerp en bestek zijn dan uitwerkingen daarvan.
Het karakter van dit proces – gericht op de oplossing van het probleem - tot aan het bepalen
van geld- en tijdsaspecten in het PvA en/of het contract, wordt ook wel aangeduid met
“solution engineering”.
Het model voor het ontwerpproces bestaat uit behoeftebepaling, noodzakelijkheidanalyse,
alternatieven genereren, analyseren en selecteren van alternatieven, en het beschrijven van de
oplossing. De essentie van ontwerpen in projecten ligt in de probleemherkenning en het
ontwerpen van alternatieven. Door goed te weten wat de huidige situatie van een probleem is
en de goede vragen te stellen over de weg die moet leiden naar een nieuwe situatie, kunnen
we komen tot een passend ontwerp van het proces, dan wel van het product of van de nieuwe
situatie. Van een viertal kernvragen zijn allereerst de volgende twee aan de orde:
• Waartoe dient het te maken ontwerp ?
• Wat willen we precies ontwerpen ?
Als de antwoorden op deze twee vragen vaststaan kan het Programma van Eisen worden
opgesteld. Het PvE is een gedetailleerde beschrijving van de functies van het systeem.
Het bepaalt het definitieve systeemmodel. Er moet voor worden gewaakt om de ontwerpers in
de volgende projectfase niet onnodig vrijheid te benemen en de nodige flexibiliteit niet in
gevaar te brengen. Het PvE rondt het onderzoek van een projectfase af: het verantwoordt de
keuze uit de mogelijke, alternatieve systeemuitwerkingen, het beschrijft het gekozen systeem;
de haalbaarheid van het projectdoel wordt gewogen en de voorwaarden voor de uitwerking in
de projectfasen worden aangegeven. Het PvE gaat verder dan een technische conceptbeschrijving: het beschrijft het functioneren van een goed georganiseerd systeem, gebaseerd
op een grondige bedrijfsanalyse. De ontwerpers vinden hierin hun ontwerpspecificaties.
Daarna komen voor de opdracht van het project de laatste twee kernvragen aan de orde:
• Hoe kunnen we dat bereiken?
• Waarmee kunnen we dat bereiken?
Bij het stellen van deze vragen zijn drie niveaus te onderscheiden, Op het macroniveau vinden
we de arrangementen en de samenwerkingsverbanden, op het mesoniveau de werkprocessen
en de integratie van de werkplekken, op het microniveau is de werkplek zelf.
Zo zijn voor een groot infrastructuurproject de schaalniveaus waarop wordt gewerkt bij
Macro: lijnen, netwerken, stedelijke en plattelandsgebieden; Meso: systemen met een
bepaalde functie zoals bruggen, wegen, spoorwegen, verkeersknooppunten, tunnels; en Micro:
geluidsschermen, aarden banen, damwanden, geleidingssystemen, wegverhardingen.
De innovatieve kracht van de probleemoplossers wordt optimaal benut als de bevoegdheden
en verantwoordelijkheden tussen probleemhebber en probleemoplosser duidelijk zijn.
Het aanbestedingsmoment is dan het soort punt waarop het tracé van de lijn of de plaats van
de luchthaven wordt vastgesteld, en moet samenvallen met de piek van het ontwerpproces.
Copyright ir. W.F.V. Vrisou van Eck
2010
DNA Projectmanagement
Concurrent engineering (CE) is een systematische aanpak die het ontwerpen en de productie
integreert voor productoptimalisatie in alle fasen van de levenscyclus: van ontwerp tot
recycling. CE heeft tot doel om veranderingen in het productontwerp en de fabricagemethode
te minimaliseren en de doorlooptijd te versnellen tussen productconcept tot marktintroductie.
Problemen ontstaan als het ontwerp wel kan leiden tot een werkend geheel, maar daarmee nog
geen garantie inhoudt voor een realiseerbare blauwdruk voor de bouw. De lijst van alle
samenstellende delen, de stuklijst, heeft twee gezichten: de constructie stuklijst voor het
ontwerp en de productie stuklijst voor de bouw.
Requirements kunnen betrekking hebben op beveiliging, performance, schaalbaarheid,
onderhoudbaarheid en gebruikersvriendelijkheid. Requirements moeten meetbaar zijn.
Gewenste kwaliteitseigenschappen en -attributen kunnen betrekking hebben op functionaliteit,
betrouwbaarheid en beschikbaarheid, bruikbaarheid, portabiliteit en efficiëntie.
Specificaties moeten functioneel en compleet zijn, voldoende gedetailleerd en ze mogen niet
multi-interpretabel zijn. Voor het samenstellen van de specificaties is de betrokkenheid van
materiedeskundigen uit de (gebruikers-)omgeving essentieel. Laat hen goed bijhouden welke
status de formulering van elke specificatie heeft:
• nog verder te bedenken (to be specified), of
• conceptvoorstel (to be reviewed), of
• alle configuratie-items benoemd, of
• akkoord van alle betrokkenen.
In het kwaliteitsplan moet worden aangegeven hoe deze eisen zullen worden getoetst.
Goede specificaties vormen het fundament van een goed projectresultaat.
symptomen
geen gebruikersparticipatie
vaagheid van eisen
eisenpakket instabiel
problemen
obstructie bij de
invoering
uitloop in de tijd
ineffectiviteit
oorzaken
praktisch gebruik niet
afgestemd
gebrek aan criteria
slechte afbakening
oplossingen
praktisch gebruik wel
afstemmen met gebruiker
sturing met criteria
“goed is goed genoeg”;
SMART formuleren (3.8.)
Aanraders
• Technieken bij het definiëren zijn het concretiseren en daarna valideren van afspraken.
• Impliciete eisen moeten expliciet worden gemaakt.
• Maak duidelijk welke eisen en randvoorwaarden tot zover zijn geïnventariseerd en leg
uit welke eisen strijdig of onhaalbaar zijn.
• Zorg voor een tijdige review van de eerste complete versie van de specificaties.
• Zorg voor blijvende consistentie tussen PvE, projectdefinitie, ontwerp en bestek bij
veranderingen. Change management, versiebeheer en configuratiemanagement zijn
daarbij vitale processen van projectmanagement.
• Laat de ‘architectuur’ door een ‘architect’ ontwerpen èn bewaken.
• Oplossingen en technische uitwerkingen moeten pas worden gekozen nadat de
requirements zijn benoemd en gespecificeerd.
Copyright ir. W.F.V. Vrisou van Eck
2010