Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4:
De volgende punten geven aan waar het om gaat bij een projectdefinitie:
1. Duidelijk maken aan welke doelstelling het project een bijdrage levert.
2. Het proces om tot een projectdefinitie te komen op een zondanige wijze laten verlopen
dat de belangrijkste betrokkenen niet alleen een helder en gemeenschappelijk beeld
hebben van de doelen en resultaten maar dat zij zich daaraan ook volleedig
committeren.
Het formuleren van de projectdefinitie is de eerste stap van het schrijven van het
projectcontract.
4.1
Vanaf het begin moet glashelder zijn wat het projectteam en de opdrachtgever willen creëren
en waarom.
Een projectdefinitie dient in elk geval een heldere omschrijving te bevatten van de volgende
negen elementen:
 De uitdaging van het project
 De aanleiding voor het project
 De doelstelling van het project
 De beoogde projectresultaten
 De afbakening van het projectresultaat
 De effecten van het project
 De gebruikers van de projectresultaten
 De randvoorwaarden waarbinnen het project zich afspeelt
 De relatie met andere projecten
Stuwende krachten zijn krachten uit het verleden. Daar tegenover staan de trekkende of
creërende krachten uit de toekomst: de achterliggende doelstellingen en het project en de
effecten die het project kan hebben.
Projecten verlopen gemakkelijker en genereren meer plezier in de uitvoering als de teamleden
in staat zijn de creërende, trekkende krachten uit de toekomst belangrijker te laten zijn dan de
stuwende krachten uit het verleden. Het is daarom verstandig om in de definitiefase van het
project te onderzoeken wat de creërende krachten in het project zijn.
Een project waarin expliciet wordt onderzocht en besproken wat de trekkende energie is die
de teamleden een andere betrokkenen motiveert, wordt met veel meer committent uitgevoerd
en is daardoor succesvoller. Vandaar ook dat we bij projectmatig creëren liever spreken van
uitdaging dan van probleemstelling.
Het is voor de projectleider erg lastig als een opdrachtgever het project niet boven aan zijn
prioriteitenlijstje heeft, lang doet over beslissingen of tussentijds opeens het resultaat of de
planning, of misschien zelfs allebei, wil bijstellen.
De projectdefinitie is het document waarin de verbinding tussen de beide werelden – van de
projectleider en zijn team respectievelijk die van de opdrachtgever- helder moet worden.
4.2
Er is weldegelijk verschil tussen een team die dat toewerkt naar een eindresultaat dat is
geformuleerd als een uitdaging, en niet als slechts de oplossing van een probleem.
1. de uitdading
Onder de uitdaging van het project verstaan we de beschrijving van de spanning die bestaat
tussen de huidige en de gewenste situatie, gegeven een of meer doelstelling die daarbij aan de
orde zijn. het is voor de energie van het team belangrijk om te zoeken naar de uitdagingen die
verstopt zitten in wat als problemen wordt gepresenteerd.
Een goede uitdaging helpt om het resultaat en de afbakenign sscherp te formuleren, en om de
verwachtingen van de omgeving realistisch te houden. Om de uitdaging helder te krijgen,
kunnen de volgende hulpvragen gesteld worden:
 Wat is het probleem en in welke uitdaging is het te vertalen?
 Waarom is het een uitdaging?
 Wie heft het meest last van de bestaande situatie?
 Wanneer heeft iemand er last van?
 Sinds wanneer is deze uitdaging aan de orde?
 Hoe is het probleem destijds ontstaan?
 Is er sindsdien iets veranderd?
 Welke oorzaken zijn al bedacht?
 Welke oplossingen zijn al beproefd?
 Wat gebeurt er als de uitdaging niet wordt opgepakt?
2. de aanleiding
De aanleiding beschrijft een gebeurtenis die het project acuut maakt, waardoor het nu op de
agenda terecht is gekomen en moet worden aangepakt.
Bij een projectteam moet altijd een waarschuwingslampje gaan branden als het project een
bepaalde historie heeft, of als het door een eerdere projectleider wordt overgedragen.
Met behulp van de volgende vragen kan de aanleiding voor het project nader worden verkend:
 Waar, wanneer en bij wie is het idee voor dit project ontstaan?
 Staat de gebeurtenis op zichzzelf, of is er spraken van een meer voorkomend patroon?
3. de doelstelling
De doelstelling van het project betreft de zingeving ervan. Het is het antwoord op de vraag
wat de hogere ambitie is waaraan het project een bijdrage gaat leveren middels het opleveren
van het projectresultaat. Wat de missie is voor een organisatie is de doelstelling voor een
project.
Een doelstelling hoeft niet binnen het project te worden gerealiseerd, dit in tegenstelling tot
het projectresultaat. Daarvoor zijn twee redenen:
 Ofwel het realiseren van de doelstelling ligt te ver in de toekomst
 Ofwel de doelstelling is zo veelomvattend, dat het bereik van het project verre te
boven gaat.
Met behulp van de volgende vragen kan de doelstelling achter het projectresultaat worden
verhelderd:
 Wat wil de organisatie bereiken me dit project?
 Waar moet het project een bijdrage aan leveren?
 Waarom is het projectresultaat van belang?
 Hoe verhoudt het project zicht to de missie, visie en de strategie van de organisatie als
geheel?
 Wie personifieert de doelstelling binnen de organisatie?
Er zijn twee cruciale verschillen tussen doelstelling en bijbehorend resultaat:
 Het projectresultaat dient altijd in zijn geheel te worden opgeleverd.
 Het resultaat is primair de verantwoordelijkheid van de projectleider, de doelstelling
behoord tot het domein van de opdrachtgever.
Een programma definiëren wij als het tijdelijke organisatievorm waarin een portfolio van een
project en andere activiteiten gezamenlijk moet zorgen voor het realiseren van een of
meerdere doelstellingen.
Er was tot nu toe slechts spraken van de doelstelling van het project, gebiedt de eerlijkheid
ons nu om aan te geven dat binnen een project vaak meerdere doelstellingen tegelijkertijd een
rol spelen. De reden daarvoor is op zich niet erg ingewikkeld: vaak draagt een bepaald
projectresultaat bij aan een aantal verschillende doelstellingen. Hierbij wordt de centrale
doelstelling niet bedacht door het projectteam maar doorgaans meegegeven door de
opdrachtgever.
4. het projectresultaat
Dit is waar het om gaat ibj een project: het resultaat dat, samen met de afbakening, antwoord
geeft op de uitdaging van het project. Anders gezegd, het resultaat is een instrument waarmeer
de doelstelling kan worden bereikt, of althans dichterbij kan worden gebracht. Een resultaat
moet in principe worden geformuleerd als een zelfstandig naamwoord.
De volgende ondersteunende vragen kunne het gewenste resultaat verhelderen:
 Wat is tastbaar of zichtbaar als het project klaar is?
 Wat zie ik dan voor me?
 Is het resultaat wel et juiste middel om de doelstelling te realiseren?
 Komt de doelstelling dichterbij wanneer het resultaat er is?
 Lost het resultaat de uitdaging op?
Verantwoordelijkheid is niet aan de orde, wel het committent om de doelstelling naderbij te
brengen. De cirkel van invloed herbergt een deel van de doelstelling pul de positieve, beoogde
effecten. Die kunnen wellicht worden gerealiseerd, doch teveel anderen oefenen daarop
invloed uit om deze effecten als resultaten te kunnen benoemen. In de cirkel van
verantwoordelijkheid vinden we de projectresultaten. Op het behaalden daarvan behoord de
projectleider volledig te worden aangesproken.
5. afbakening
Een goede projectdefinitie bevat ook een eenduidige beschrijving van zaken die niet tot het
resultaat behoren, gezien de uitdaging, wel in het project kunnen assen. Een goede afbakening
creëert helderheid en leidt tot een discussie met de opdrachtgever over wat nu wel en wat niet
tot het project behoort.
Door een goede afbakening op te nemen in de projectdefinitie doet het projectteam op een
goede manier aan verwachtingsmanagement bij de opdrachtgever.
Met behulp van onderstaande vragen kan een project helder worden afgebakend:
 Wat is niet het resultaat van het project?
 Wanneer stopt het project, en wat gebeurt pas daarna?
 Waar stopt het project?
 Wat valt buiten het project en krijgt de opdrachtgever niet?
 Zijn de grenzen van wat wel en niet tot het project behoort voor anderen ook
duidelijk?
 Wat moet door anderen dan het projectteam worden opgeleverd of verzorgd?
6. effecten
De effecten van een project zijn de consequenties die de uitvoering van het project in de
ruimste zin kan hebben, naast het bereiken van het beoogde resultaat. Effecten kunnen worden
veroorzaakt door het proces, door het feit dat er met een aantal mensen aan een klus wordt
gewerkt of door de werking van het resultaat.
De categorie positieve effecten heeft een bijzondere betekenis in organisaties die in sterke
mate worden gedreven door hun missie, vooral wanneer die missie een ideëel karakter heeft.
Positieve, onbedoelde effecten zijn meevallers. Het benoemen van mogelijke positieve
effecten kan motivatie opleveren om het project te laten doorgaan en te verkopen aan
belangrijke spelers uit het krachtveld.
7. de gebruiker van het projectresultaat
De gebruikers zijn diegene die ofwel het meeste plezier beleven aan het projectresultaat, dan
wel daarvan het meeste last ondervinden. Het begrip gebruiker verwijst dus naar een grotere
groep dan uitsluitend degene voor wie het resultaat bestemd is.
8.randvoorwaarden
Het voorlaatste onderdeel van de projectdefinitie bestaat uit een aantal randvoorwaarde.
Randvoorwaarden zijn te onderscheiden naar twee groepen:
 Randvoorwaarden gezien vanuit het project.
 De randvoorwaarden bezien vanuit het perspectief van de opdrachtgever of de
moederorganisatie.
Voor beide groepen randvoorwaarden geldt dat niet standaard het budget of de opleverdatum
als zodanig mogen worden betiteld.
9. in een organisatie zullen nogal eens verscheidene projecten tegelijkertijd worden
uitgevoerd. Daarnaast bestaat er samenhang tussen project die deel uitmaken van hetzelfde
programma. Het kan nuttig zijn om eventuele relaties met die andere projecten in de
projectdefinitie te beschrijven. Daarmee wordt de scope van het project verhelderd.
4.3
Projectmatig creëren verbindt de creërende vermogens van een projectteam met doelgericht
projectmanagement. Een project is een gezamenlijk creërend proces waarin de opdrachtgever
meer co-creator is dan leidinggevende. Hij brengt zijn visie over op projectteam, en samen
stellen ze scherp welke doelen, resultaten en effecten worden nagestreefd, zonder daarbij
direct de oplossing aan te willen dragen. De opdrachtgever geeft geen opdracht, maar maakt
afspraken. Daarbij streeft hij naar het bereiken van wilsovereenstemming met het team.