Checklist bij projectvoorbereiding

Projectmanagementtechniek.nl
Projectmanagementtechniek.nl| Whitepaper
Checklist bij projectvoorbereiding
Checklist bij projectvoorbereiding
Ook voor projecten geldt, een goed begin is het halve werk. Immers, een goede
projectvoorbereiding is de basis voor een succesvolle uitvoering van een project. Belangrijk
is dat u aan het einde van de projectvoorbereiding antwoord kunt geven op een aantal
basisvragen: de zeven wijze W’s.
Maar al te vaak wordt er te snel een project gestart zonder dat antwoord gegeven kan worden op de 7 W
vragen met als gevolg dat er een reële kans bestaat dat het project mislukt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Waarom wil de opdrachtgever het project?
Wat moet het resultaat van het project zijn en op welke wijze moeten we het resultaat behalen?
Wie gaat het doen?
Waarmee (met welke middelen) moet het resultaat behaald worden?
Waar moet het project plaatsvinden?
Wanneer moet het project afgerond zijn en wanneer moeten de tussenresultaten gereed zijn?
Waarom wil de opdrachtgever het project?
1. Waarom wil de opdrachtgever het project?
Allereerst moet worden vastgesteld wat het doel is van het project. Welke verandering wil men met behulp
van project bereiken? Het doel is overigens niet hetzelfde als het resultaat. Het doel is de verandering
waaraan het projectresultaat moet bijdragen. Het is een droom die men heeft over de nieuwe situatie.
2. Wat moet het resultaat van het project zijn en op welke wijze moeten we het
resultaat behalen?
Gezocht moet worden naar een zo concreet mogelijke beschrijving van de uitkomst van het project. Probeer
het resultaat zo SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) mogelijk te
beschrijven. De kernvraag is wat moet er gerealiseerd zijn om de uitvoering van het project als een succes te
beschouwen. Daarnaast moet vastgesteld worden in welke stappen het project wordt gerealiseerd.
3. Wie gaat het doen?
Als het projectresultaat goed gedefinieerd is en vastgesteld is hoe we het resultaat denken te behalen, is het
tijd om na te denken over de inrichting van het project. Wie hebben we nodig om het resultaat te behalen en
hoe organiseren we dit? En wie legt verantwoording af aan wie? De projectinrichting is bedoeld om het
samenspel binnen het projectteam en tussen dit team en de lijnorganisatie en opdrachtgever zo optimaal
mogelijk vorm te geven.
4. Waarmee (met welke middelen) moet het resultaat behaald worden?
Als onderdeel hiervan kijken we naar de middelen, de mensen en het materieel wat nodig is om het project
uit te voeren. Ook moet een middelenplanning worden opgesteld waarin tot uiting komt welke middelen op
welk moment nodig zijn om de activiteiten uit te voeren, zodat op basis hiervan ook een meer gedetailleerde
begroting opgesteld kan worden.
5. Waar moet het project plaatsvinden?
Ook zal moeten worden vastgesteld op welke locatie de medewerkers elkaar regelmatig treffen en hoe de
onderlinge communicatie en informatie-uitwisseling plaatsvindt wanneer de projectmedewerkers op
verschillende locaties zijn gehuisvest.
Voor beschikbaarheid en inschrijven
ga naar projectmanagementtechniek.nl
Persoonlijk advies nodig?
[email protected]
078 - 62 53 888 (van 8.00 tot 18.00 uur)
Projectmanagementtechniek.nl
Projectmanagementtechniek.nl | Whitepaper
Checklist bij projectvoorbereiding
pagina 2
6. Wanneer moet het project afgerond zijn en wanneer moeten de
tussenresultaten gereed zijn?
Het project moeten opgedeeld worden in overzichtelijk eenheden met bijbehorende tussenresultaten. Dit
maakt duidelijk op welke momenten er beslissingen nodig zijn en terugkoppeling plaatsvindt naar de
opdrachtgever. Hiervoor wordt de projectuitvoering inzichtelijk en beheersbaar.
7. Waarom wil de opdrachtgever het project?
Een project begint en eindigt met een opdrachtgever waarbij de opdrachtgever dan ook van begin tot eind
verantwoordelijk is voor het project. De opdrachtgever wil dat het projectresultaat wordt behaald en is
degene die de doelstellingen moet formuleren. Daarnaast is het belangrijk dat de opdrachtgever bereid is
om risico's te lopen en de verplichting op zich neemt om de middelen te verschaffen die nodig zijn om het
projectresultaat te realiseren. De projectleider kan nooit de rol van de opdrachtgever overnemen.
Het projectplan
Als alle 7 W vragen zijn beantwoord, zijn we in staat om een compleet projectplan op te stellen wat tevens
de afsluiting van de projectvoorbereiding behelst. Vervolgens kan op basis van dit projectplan een begin
worden gemaakt met de projectuitvoering. Overigens is het aan te raden om, voordat u met de
projectuitvoering start, het projectplan te laten accorderen door de opdrachtgever.
Voor beschikbaarheid en inschrijven
ga naar projectmanagementtechniek.nl
Persoonlijk advies nodig?
[email protected]
078 - 62 53 888 (van 8.00 tot 18.00 uur)