Ontslaggesprek

Ontslaggesprek
Algemeen
Veel organisaties hebben vragen omtrent het voeren van een Ontslaggesprek. Veel mensen hebben
moeite om dit gesprek te voeren, want een werknemer kan tijdens dit gesprek emotioneel reageren.
Het is belangrijk om hier als manager goed mee om te gaan. Dit houdt in dat de manager niet ook
emotioneel dient te worden en/ of het ontslag niet moet verzachten. Een risico van een niet goed
gevoerd ontslaggesprek is dat de werknemer niet begrijpt dat hij ontslagen is. Ook al is het voor u erg
duidelijk, de werknemer hoeft het niet te begrijpen. Dit kan leiden tot latere discussies, die in een
ontslagzaak de organisatie veel geld kan kosten.
Voorbereiding
De voorbereiding is essentieel voor het voeren van een goed ontslaggesprek. Een aantal vragen
waarover nagedacht moet worden tijdens de voorbereiding, zijn:
 Wie gaat het ontslaggesprek voeren?
 Wanneer gaat het gesprek gevoerd worden?
 In welke ruimte dient het gesprek het beste plaats te vinden?
 Is het personeelsdossier compleet?
 Wordt de werknemer gehouden aan het volledige contract; zoals een eventuele
concurrentiebeding? Hierbij is het goed doorlezen van het contract een belangrijke tip.
 Wanneer moeten de bedrijfseigendommen ingeleverd worden? Bij wie kan de werknemer dit
inleveren?
 Hoe en wanneer worden de interne werknemers en externen ingelicht over het vertrek van
de werknemer?
 Krijgt de werknemer hulp aangeboden, zoals outplacement? Dit kan afgesproken zijn in de
ontslagregeling, maar ook op initiatief van werknemer of werkgever gebeuren.
 Hoe worden de lopende werkzaamheden afgerond?
 Zijn de argumenten voor het ontslag duidelijk en objectief onderbouwd? Argumenten
kunnen objectief worden onderbouwd door bewijsstukken, zoals: officiële waarschuwingen,
verslagen van beoordelingsgesprekken en verslagen van afgesproken verbetertrajecten.
Nadat bovenstaande vragen concreet beantwoord zijn, dienen er een aantal punten geregeld te
worden:
 Het versturen van uitnodigingen voor het gesprek aan de werknemer en eventueel
belanghebbende;
 Het vastleggen/ plannen van de gewenste ruimte waar het gesprek gevoerd dient te worden.
Ontslaggesprek
01-06-2016
Het gesprek
Nadat er aan bovenstaande aspecten aandacht is besteed, kan het gesprek plaatsvinden. Het
ontslaggesprek is onderverdeeld in vier fasen.
1. Het melden van het ontslag.
Meld na een korte inleiding gelijk dat de werknemer ontslagen is. Hierbij is duidelijkheid erg
belangrijk. Draai er niet omheen en gebruik geen andere woorden dan ontslag.
2. Het opvangen van de emoties.
Ook als u denkt dat het ontslag voor de werknemer niet onverwacht komt, hoeft dit niet
altijd voor de werknemer te gelden. Zij kunnen een schrikreactie vertonen en bijvoorbeeld
verdrietig of boos worden. Dit onderdeel van het gesprek is moeilijk voor te bereiden
aangezien elke werknemer anders reageert op ontslag. Belangrijk is dat de werkgever de
werknemer laat uitrazen, betrokkenheid toont, maar niet in discussie gaat met de
werknemer.
3. Het uitleggen van de redenen die tot het ontslag hebben geleid door zoveel mogelijk
objectieve gegevens te benoemen.
4. Het afronden van het gesprek.
Hierbij dient aandacht te worden besteed aan de afronding van het werk en het inplannen
van een eventueel vervolggesprek om de argumentatie voor het ontslag te verduidelijken. De
werkgever kan kiezen voor een vervolggesprek als de werknemer bijvoorbeeld te
geëmotioneerd is gedurende het eerste gesprek.
Ook kan in deze laatste fase naar oplossingen worden gezocht door het geven van tips
bijvoorbeeld omtrent het maken of aanvullen van het cv van de werknemer.
Belangrijk in deze fase is om de gemaakte afspraken zo concreet mogelijk te maken.
In praktijk zullen de onderdelen van het gesprek niet puntsgewijs plaatsvinden, maar zal het één en
ander door elkaar heen lopen. Probeer bovenstaande fasen wel als leidraad te gebruiken om het
gesprek gestructureerd te laten verlopen.
Tips
Om het ontslaggesprek zo goed en duidelijk mogelijk te laten verlopen, volgen hieronder een aantal
tips.
 Maak het ontslaggesprek niet mooier dan het daadwerkelijk is. Bijvoorbeeld door te
zeggen: “uiteindelijk komt het allemaal goed”.
 Schuif het ontslag niet af op anderen zoals collega’s door bijvoorbeeld te zeggen:
“collega’s vinden dat u disfunctioneert, maar ik vind het wel meevallen”.
 Vraag niet: “wat vind je er zelf van” of “je weet wel waarom je hier zit, toch?”
 Bij het ontslaggesprek is de werknemer en de betreffende manager aanwezig om het
gesprek te voeren. Een tip is om de HR adviseur ook bij dit gesprek uit te nodigen zodat
hij de procedurele zaken in de gaten kan houden.
 Leg de gemaakte afspraken goed vast en stuur het verslag via aangetekende post naar
de werknemer. Bewaar het verslag ook in het personeelsdossier.
 Plan het gesprek niet aan het einde van de week, voor een vakantie of voor feestdagen.
Mocht er na het ontslaggesprek nog een vervolggesprek nodig zijn, laat dit niet onnodig
lang op zich wachten.
Ontslaggesprek
01-06-2016
 Laat de werknemer na het gesprek naar huis gaan, zodat hij de ruimte krijgt om zijn
ontslag te verwerken, maar geef wel aan wat en wanneer er iets van hem verwacht
wordt.
Ontslaggesprek
01-06-2016