Geachte mevrouw Ross - Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland

OVERZICHT ADMINISTRATIEVE LASTEN ZORGINSTELLINGEN VGN.
1.
Inleiding
Leden van de VGN ervaren een sterke toename in de administratieve lasten. Veel tijd en
energie gaat zitten in de administratie die zij liever aan de cliënten besteden. Zoals
toegezegd tijdens ons overleg, sturen wij u hierover een notitie met toelichting.
Voor de volledigheid kunnen wij u mededelen dat wij onlangs een brief met vergelijkbare
inhoud naar staatssecretaris Ross gestuurd hebben. Dit naar aanleiding van een bestuurlijk
overleg met de staatssecretaris op 10 oktober jongstleden alwaar de VGN ook haar zorgen
geuit heeft over de toename in administratieve lasten.
Hoofdconclusie in deze notitie is dat het speerpunt van het Kabinet om de administratieve
lasten met 25% te laten afnemen, helaas voor de gehandicaptenzorg niet is gerealiseerd.
Hoewel wij begrip hebben voor een aantal ontwikkelingen, vragen wij met klem aandacht
voor de administratieve lasten bij onze instellingen. Het is daarbij goed om te realiseren dat
bijgaande notitie alleen betrekking heeft op de administratieve lasten die ontstaan zijn door
VWS-beleid. In deze brief zijn verplichtingen die voortvloeien uit het beleid van andere
ministeries niet eens aan de orde geweest.
Wij verzoeken u om tijdens de begrotingsbehandeling aan te dringen op een toezegging van
de staatssecretaris dat in 2007 een einde komt aan alle dubbelingen in de
informatiestromen. Op dit moment wordt dezelfde informatie meerdere malen (in andere
formats) opgevraagd en ook nog door meerdere partijen. Het gaat hierbij met name om het
jaardocument maatschappelijke verantwoording, de materiële controle door zorgkantoren
en de Kaderregeling AO/IC.
2.
Invoering zorgzwaartebekostiging
De toename van administratieve lasten wordt onder andere veroorzaakt door de invoering
van de zorgzwaartebekostiging (ZZB). Het technische uitvoeringswerk dat voor de invoering
nodig is, leidt tot een enorme piekbelasting bij instellingen. De administratieve lasten voor
de zorgaanbieders in de invoeringsperiode (heden tot en met 2007) worden vooral
veroorzaakt door het scoren van cliënten naar zorgzwaartepakketten (ZZP’s), het opleiden
van medewerkers en het voorlichten van cliënten. De VGN heeft berekend dat voor de
invoering van de ZZB zo’n 50 euro per cliënt gerekend moet worden (totaal ongeveer 3
miljoen euro). Hiertegenover staat een beperkte tegemoetkoming van 7 euro per cliënt (dit
betekent ongeveer 400.000 euro voor de hele gehandicaptensector). Instellingen die
meegedaan hebben aan de pilots ZZB worden hierbij extra belast: zij dienen hun cliënten
opnieuw te scoren, omdat reeds aangeleverde gegevens niet gebruikt kunnen worden.
Naast incidentele kosten krijgt onze sector ook structureel te maken met extra kosten. Het
gaat daarbij om kosten voor het coördineren van de dagbesteding en het aanvragen en
verwerken van herindicaties.
3.
Contracteerbeleid en aanbestedingsprocedures
Met het contracteren van de extramurale zorg langs aanbestedingsregels is de
administratieve lastendruk voor zorgaanbieders in de gehandicaptenzorg aanzienlijk
toegenomen. De 32 zorgkantoren produceren omvangrijke aanbestedingsdocumenten, zo is
een aanbestedingsdocument van 45 pagina’s geen uitzondering. Ondanks centrale regie
door Zorgverzekeraars Nederland hanteren zorgkantoren in de praktijk een eigen
inkoopbeleid; zij kiezen voor eigen beoordelingscriteria, die leiden tot vergaande
1
verplichtingen voor zorgaanbieders. Veel aanbieders in de gehandicaptenzorg hebben
daarbij te maken met meerdere zorgkantoren.
4.
Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)
In voorbereiding op de inwerkintreding van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)
worden gegevensbestanden van cliënten uitgewisseld tussen gemeente en zorgkantoor.
Inmiddels is gebleken dat veel van deze cliëntenbestanden vervuild zijn en moeten worden
opgeschoond. Sommige gemeenten hebben te maken met zo’n 30-50% foutenmarge in hun
gegevens. De staatssecretaris heeft maximaal 5 miljoen euro uitgetrokken om dit probleem
nog voor 1 januari 2007 te kunnen oplossen (“taskforce implementatie Wmo”).
Om dit probleem op te lossen heeft het ministerie van VWS onder andere een brief gestuurd
aan zorgaanbieders met het verzoek om per ommegaande voor alle Wmo-cliënten de juiste
cliëntgegevens aan te leveren. Dit betekent natuurlijk een administratieve belasting voor
zorgaanbieders waar verder niets tegenover staat.
5.
Registratie en verantwoording
Zorgaanbieders ervaren druk bij de registratie en verantwoording van hun productiecijfers.
Informatie moet in verschillende vormen en aan diverse partijen worden aangeleverd en dan
nog vaak meerdere keren. Het ontbreekt dus aan voldoende samenhang en coördinatie.
Instellingen moeten bijvoorbeeld informatie aanleveren voor: het project Ultieme Vulling en
de AWBZ-brede zorgregistratie (AZR), het jaarrapport Maatschappelijke Verantwoording, de
materiële controle door het zorgkantoor, het Early Warning Systeem, de Kaderregeling
AO/IC, de Wet bijzondere opnemingen psychiatrische ziekenhuizen (Bopz) en de Inspectie
voor de Gezondheidszorg. Daarnaast wordt informatie ‘vrijwillig’ aangeleverd, zoals de HKZcertificering, de cliëntenraadpleging benchmark en Kiezen in Zorg. Zaken die het beter
maken voor de klant, maar die wel leiden tot extra administratieve lasten. In de
subparagrafen hierna vindt u een uitgebreide toelichting op de administratieve lasten bij
genoemde informatiestromen.
a. Toezicht van de Inspectie voor de Gezondheidszorg
De Inspectie voor de Gezondheidszorg heeft medio 2006 aan alle VGN-leden die 24uurszorg leveren een Inspectieformulier toegestuurd met 54 vragen die zicht moeten geven
op de vraag of de geboden zorg "meer of minder risicovol" is. Het betreft hier een nieuwe
vorm van toezicht.
Om deze vragen op de gewenste manier te kunnen beantwoorden is de zorgaanbieder
vooraf gevraagd om de organisatie op te delen in onderdelen van maximaal 100 tot 150
FTE's. Dit laatste betekende voor veel respondenten een kunstmatige indeling van de
organisatie die niet aansluit op hun informatiesysteem. Veel handwerk dus! Respondenten
die kozen voor het aansluiten bij de bestaande (kleinere) eenheden, moesten een veelvoud
van het aantal formulieren invullen en deze vervolgens omrekenen tot de juiste grootheid.
Er zijn bij de VGN veel reacties van leden binnengekomen op de administratieve belasting
die deze wijze van toezicht met zich meebrengt.
Een ander aspect betreft de nieuwe administratieve verplichtingen die voortvloeien uit de
wijzigingen in de Wet Klachtrecht Cliënten Zorginstellingen en de Kwaliteitswet
Zorginstellingen (bijvoorbeeld het melden van calamiteiten aan de Inspectie).
2
b. Jaardocument maatschappelijke verantwoording
Het Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording is een instrument waarmee de
zorgaanbieder zich verantwoordt naar zijn stakeholders. Tegelijkertijd kan de zorgaanbieder
met gebruikmaking van de jaarverantwoording voldoen aan de informatieverplichtingen die
hij heeft ten aanzien van een aantal verantwoordingspartijen. Het jaardocument beoogt
door eenheid van taal en uniformering de informatievoorziening van zorginstellingen aan
stakeholders te verbeteren. Tegelijkertijd is het de bedoeling dat hierdoor de
administratieve lasten voor de zorginstellingen verminderen.
Het Raamwerk van de Raad voor de Jaarverslaglegging vormt het uitgangspunt voor de
wettelijke grondslag van de jaarverantwoording. Het was oorspronkelijk de bedoeling dat
vanaf het verslagjaar 2006 alle instellingen in de zorgsector verplicht zijn verantwoording af
te leggen via het Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording. Echter vanwege het
ontbreken van een goed werkende digitale invoertool is deelname aan het jaardocument
2006 vrijwillig.
Per verslagjaar moeten zorginstellingen aan hun wettelijke informatieplicht voldoen.
Instellingen stellen voor verschillende informatievragers (waaronder het CBS, de overheid
en het CTG/ZAio) verslagen op en vullen enquêtes in. Het komt regelmatig voor dat
dezelfde gegevens door meerdere partijen (afzonderlijk van elkaar) worden gevraagd. Deze
dubbelingen zorgen voor extra administratieve lasten. Deze situatie blijft voorlopig bestaan
omdat de wettelijke verplichting tot het aanleveren van de verantwoordingsgegevens voor
het jaardocument met tenminste één jaar is uitgesteld. Op zijn vroegst zal de zorgbrede
wettelijk verplichte jaarverantwoording worden gerealiseerd halverwege 2008 over het
verslagjaar 2007. De beoogde reductie van de administratieve lasten is dus vooralsnog niet
gerealiseerd. Uit de evaluatie van het jaardocument 2005 blijkt zelfs dat op dit moment de
feitelijke administratieve lasten iets hoger liggen dan bij de jaarverantwoording ‘oude stijl’.
c. Kiezen in zorg
In het kader van het project “Kiezen in zorg” wordt instellingen gevraagd feitelijke
informatie aan te leveren over hun organisatie. De VGN ondersteunt dit door VWS
geïnitieerde project, omdat het leidt tot meer transparantie. Echter, ook de vrijwillige
aanlevering van gegevens leidt tot een administratieve belasting voor instellingen.
De VGN heeft voor het aanleveren van deze gegevens een viertal vragenlijsten ontwikkeld.
De vragenlijsten hebben betrekking op het concernniveau, het product wonen en
kortverblijf, dagactiviteiten & werk en tot slot ambulante diensten. Het is de bedoeling dat
de feitelijke informatie op een zo laag mogelijk niveau in de organisatie wordt aangeleverd.
Dit betekent veel in te vullen vragenlijsten en daarmee een administratieve belasting voor
de instelling. Eventuele mutaties binnen de organisatie dienen ook bijgehouden te worden.
Bovendien vragen gemeenten de laatste tijd vergelijkbare feitelijke informatie in het kader
van de Wmo, bijvoorbeeld in de regio Midden-Limburg. Dit betekent voor instellingen dat ze
nóg een keer formulieren moeten invullen.
d. Cliëntenraadpleging
In 2006-2007 vindt de eerste VGN branchebrede benchmark binnen de gehandicaptenzorg
plaats. De deelnemende instellingen laten zich daarbij vrijwillig, onafhankelijk en in
samenhang onderzoeken op de onderdelen cliënttevredenheid, medewerkerstevredenheid
en financiële prestaties. Bij de opzet van de benchmark is in acht genomen dat de resultaten
door de instellingen ook gebruikt kunnen worden voor het Jaardocument Maatschappelijke
Verantwoording, HKZ-(opstap-)certificatie, keuze-informatie voor cliënten en (het
welzijnsdeel van) de Risico Inventarisatie en Evaluatie. Voor de cliëntenraadpleging is
3
daarom aangesloten bij de CQ-index voor de gehandicaptensector die door het NIVEL is
ontwikkeld in opdracht van ZonMw. De CQ-index meet de ervaringen van cliënten en
ouders/vertegenwoordigers met de kwaliteit van zorg- en dienstverlening in de
gehandicaptenzorg en kwaliteit van bestaan, voor zover dit iets zegt over de prestaties van
de zorgaanbieder.
Door de specifieke kenmerken van cliënten in de gehandicaptenzorg kan echter niet
simpelweg worden volstaan met het versturen van schriftelijke CQ-index vragenlijsten. Om
de cliënten op passende wijze te raadplegen is het noodzakelijk dat de vragenlijsten
grotendeels via interviews worden afgenomen. In de periode van oktober 2006 tot april
2007 worden in dat kader 18.000 cliënten geïnterviewd. Dat vraagt om een enorme
organisatie: steekproeven moeten worden getrokken, planningen gemaakt, toestemming
voor het interview gevraagd, soms locaties en vervoer voor het interview geregeld en
interviewers moeten op pad om de interviews af te nemen. Daarbij moet ook zorgvuldig
worden geregistreerd bij welke cliënten géén interview plaatsvindt en wat de reden daarvan
is. Door de bij de ontwikkeling betrokken landelijke organisaties is op 28 september 2006
immers vastgesteld dat bij de CQ-index sprake is van een groeimodel. In dat kader is het
belangrijk dat gegevens over de uitvoering van de cliëntenraadpleging in de benchmark
gehandicaptenzorg 2006 zorgvuldig worden geregistreerd, zodat de huidige vragenlijsten
kunnen worden geëvalueerd en de methodiek verder kan worden ontwikkeld.
Alles overziend is de benchmark gehandicaptenzorg een zeer nuttige exercitie, die met
name door de uitvoering van de cliëntenraadpleging ook een grote administratieve belasting
en aanzienlijke financiële consequenties kent. De VGN wil een dergelijke meting daarom
eens per drie jaar uitvoeren. Echter, zorgkantoren eisen op grond van hun contracteerbeleid
minimaal een keer in de twee jaar een cliëntenraadpleging. Dit zou een nog grotere
administratieve belasting betekenen.
e. Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector (HKZ).
De VGN stimuleert haar leden om een HKZ- certificaat te behalen, omdat zij daar – ook op
administratief gebied - baat bij hebben. Naar de mening van VGN moeten instellingen die
een HKZ-certificaat hebben bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) en de
zorgkantoren met minder gedetailleerde verantwoordingseisen kunnen volstaan, omdat het
certificaat de betreffende toezichthouders het “gerechtvaardigd vertrouwen” geeft dat de
verantwoording goed geregeld is.
Om in aanmerking te kunnen komen voor een contract eisen zorgkantoren dat de instelling
over een werkend kwaliteitssysteem beschikt. De VGN is van mening dat instellingen
hiervoor een redelijke termijn moeten krijgen, zodat ook echt goede borging bereikt wordt.
Het is gelet op de borging niet reëel om te verlangen dat de instelling reeds op 1 januari
2007 al aan deze eis kan voldoen.
f. Early Warning Systeem (EWS) voor de zorgkantoren
Early Warning (EWS) is een systeem waarmee een zorgkantoor tijdig situaties kan
signaleren die risicovol zijn voor de continuïteit en de kwaliteit van de zorgverlening. Hiertoe
dienen zorgaanbieders informatie aan te leveren over de financiële situatie aan de
zorgkantoren. Dit betreft met name gegevens zoals eigen vermogen, RAK, aantal FTE in
dienst, fusieplannen enz. Afspraken rondom het EWS zijn opgenomen in het convenant over
taken en beheerskosten van zorgkantoren tussen het ministerie van VWS, Zorgverzekeraars
Nederland en het College voor Zorgverzekeringen (CvZ). Het CvZ heeft aanvullend hierop
4
nog een circulaire hierover uitgebracht (Toetsing financiële situatie zorginstellingen door
early warning, 03/28).
Het Early Warning systeem van zorgkantoren vraagt van zorgaanbieders om meerdere
malen per jaar gegevens aan te leveren die reeds jaarlijks wettelijk verplicht zijn om aan te
leveren. Iedere zorgaanbieder is verplicht om een financieel jaarverslag te deponeren. In
principe kunnen hieruit de voor het Early Warning Systeem benodigde informatie
componenten worden verkregen.
g. Materiële controle
Materiële controle is een onderzoek waarbij de zorgverzekeraar nagaat of de door de
zorgaanbieder in rekening gebrachte prestatie rechtmatig is geleverd én of die geleverde
prestatie het meest was aangewezen gezien de gezondheidstoestand van de verzekerde
(‘doelmatigheid’).
Deze zomer is er een kleine inventarisatie gedaan onder een aantal van onze lidinstellingen
over hun ervaringen met materiële controle door het zorgkantoor. De ervaringen met het
zorgkantoor waren overwegend positief. De procedure wordt tijdig door het zorgkantoor
aangekondigd zodat de instellingen hun voorbereidingen kunnen treffen. Een punt van
aandacht betreft echter wel de verschillen tussen zorgkantoren in de mate waarin
gecontroleerd wordt. Bijvoorbeeld als het gaat om eisen ten aanzien van urenregistratie en
verantwoording. Veel van onze lidinstellingen hebben hier extra last van, omdat zij te
maken hebben met zorgkantoren uit meerdere regio's. Er moet daarom eenduidigheid
komen in de mate van controleniveau door zorgkantoren.
Bij de verantwoording wil de VGN geen detailcontrole op individueel urenniveau op het
moment dat de zorg in groepsverband wordt aangeboden. Het gaat bijvoorbeeld om
geclusterde woonvormen waar gezamenlijke zorg wordt aangeboden; de zorg kan daar
moeilijk tot een individuele cliënt worden terugvertaald.1 Een dergelijke urenregistratie zou
dan ook een toename in de administratieve lasten betekenen.
Tot slot dient datgene dat in de Kaderregeling AO/IC (zie paragraaf 10) is geregeld in de
bestuursverklaring, niet nogmaals via de materiële controle door de zorgkantoren
overgedaan te worden.
h. Kaderregeling AO/IC
De Kaderregeling administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) is per 1 januari
2005 in werking gesteld door de overheid ter controle van een juiste registratie en facturatie
van DBC’s (Diagnose Behandel Combinaties) en AWBZ-producten. De geregistreerde en
gefactureerde productie moet overeenkomstig de geïndiceerde en werkelijk geleverde
productie zijn.
In de kaderregeling AO/IC zijn de minimale eisen opgenomen waaraan de diensten moeten
voldoen. Het doel daarvan is om de betrouwbaarheid van de productieregistratie te
waarborgen.
Zorgaanbieders dienen hun administratieve organisatie in te richten conform de
kaderregeling AO/IC. Tevens moet een interne controleplan worden opgesteld en
uitgevoerd, onafhankelijk van de productregistratie. Dit proces wordt beoordeeld door een
accountant en dat leidt tot een rapport met een oordeel over de AO/IC (genaamd Quality
Assurance). Op basis van deze uitkomsten dienen bestuurders de bestuursverklaring te
tekenen. Deze is goedkeurend of niet goedkeurend.
1
Bij zorgverlening aan individuele cliënten is detailvastlegging natuurlijk wel mogelijk.
5
De leden van de VGN hebben aangegeven op een aantal terreinen niet te kunnen voldoen
aan de kaderregeling, met name door de strakke en gedetailleerde voorschriften. Tevens
zorgt het ontbreken van rechtsgeldige indicaties en het niet adequaat werken van het
berichtenverkeer van de AWBZ-brede Zorgregistratie (AZR) voor extra lasten bij de
zorgaanbieders om te kunnen voldoen aan de regeling.
Veel van de gegevens die nodig zijn om de doelmatigheid van zorg te beoordelen, worden
ook door het zorgkantoor opgevraagd ten behoeve van de materiële controle. Er is sprake
van het opvragen van dezelfde informatie voor twee verschillende doeleinden. De VGN pleit
zodoende voor een goede afstemming met de materiële controle, zodat onnodig (dubbel)
werk wordt voorkomen.
i. AWBZ-brede zorgregistratie (AZR)
De AWBZ-brede ZorgRegistratie (AZR) ondersteunt via digitale berichten tussen
indicatieorgaan, zorgkantoor en zorgaanbieder de processen van zorgtoewijzing en
wachtlijstregistratie. Voor deze digitale informatie-uitwisseling zijn Elektronische Integratie
(EI) standaarden ontwikkeld. In de toekomst zal AZR ook een rol spelen bij de informatieuitwisseling rondom bekostiging en verantwoording van geleverde zorg. Het College voor
Zorgverzekeringen (CVZ) is de landelijk beheerder van AZR en de zorgkantoren zijn
regionaal verantwoordelijk voor AZR. De VGN is betrokken bij de ontwikkeling van AZR via
het Landelijk Platform AZR.
De AZR is oorspronkelijk bedoeld als registratiesysteem voor alle AWBZ-cliënten, zodat de
wachtlijsten in kaart konden worden gebracht. Tevens zou het berichtenverkeer (berichten
over de AWBZ-cliënten) in de keten gedigitaliseerd kunnen worden met behulp van AZR; de
papieren informatiestroom zou hierdoor kunnen worden opgeheven, hetgeen een
vermindering van administratieve lasten betekent.
Op dit moment is het project Ultieme Vulling (UV) gaande; alle zorgaanbieders moeten al
hun cliënten invoeren in de UV-module. Voor een groot deel van de zorgaanbieders is deze
gegevensaanlevering voorafgegaan aan de gegevensaanlevering voor het scoren van
zorgzwaartepakketten. Dit betekent dat deze zorgaanbieders tweemaal dezelfde gegevens
moeten aanleveren. Om het project Ultieme Vulling tot zijn recht te laten komen, is het
nodig dat het digitale berichtenverkeer optimaal functioneert.
Echter in de huidige versie van AZR (1.0) functioneert het digitale berichtenverkeer
onvoldoende, waardoor het proces van zorgtoewijzing zich nagenoeg geheel afspeelt met
het heen en weer sturen van papieren formulieren tussen CIZ, zorgkantoren en
zorgaanbieder.
Mogelijk komt hier verbetering in met versie 2.1 van de AZR. Er doet zich hierbij echter een
nieuw probleem voor: het registreren van ZZP’s is met deze versie niet mogelijk. Versie 2.1
kan ook niet meer worden aangepast, waardoor versie 3.0 moet worden afgewacht. In de
tussentijd moet in versie 2.1 gewerkt worden met een zogenaamde vertaaltabel, waarbij de
bestaande indicatiegegevens worden omgecodeerd in een ZZP. Dit betekent niet alleen
extra handelingen, maar leidt onverhoopt dat het voeren van een dubbele registratie.
Kort gezegd is er binnen de AZR eerder sprake van een toename van administratie lasten
dan een afname.
j. De Wet Bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen (Bopz)
Uit de Wet Bopz vloeien de nodige registratie- en verantwoordingsverplichtingen (zie de
artikelen 53 tot en met 58 van de Wet Bopz) voort. Vanzelfsprekend is het ter bescherming
van de cliënt van belang dat er wordt geregistreerd en verantwoording wordt afgelegd
6
indien er vrijheidsbeperkende maatregelen (zoals bijvoorbeeld dwangbehandeling) worden
toegepast. Het feit dat vele gegevens moeten worden vastgelegd (ook bijvoorbeeld in het
patiëntendossier) en verstrekt moeten worden, onder andere aan de Inspectie, brengt
echter wel met zich mee dat er veel administratieve lasten zijn. Wij gaan er vanuit dat bij
het aangekondigde nieuwe wetsvoorstel inzake vrijheidsbeperkingen, rekening zal worden
gehouden met terugdringing van deze administratieve lasten waar het mogelijk is.
k. Wettelijke regeling zorgplan
Vanuit het ministerie van VWS bestaat het voornemen om het zorgplan voor de zorg met
verblijf onder het wettelijke kader van de Kwaliteitswet zorginstellingen te brengen. De VGN
ondersteunt dit voornemen. Echter, het maken van een zorgplan in de gehandicaptensector
vraagt veel van de cliënt en de zorgaanbieder. Het brengt ook administratieve inspanningen
teweeg en heeft gevolgen voor de bedrijfsvoering van de zorgaanbieder. Binnen de
gehandicaptensector is al sprake van zelfregulering. De VGN ontwikkelt op dit moment een
handreiking voor een adequaat zorg- en ondersteuningsplan. Deze handreiking voorziet in
een gestandaardiseerde handelwijze. De cliënt wordt door de zorgaanbieder betrokken bij
het opstellen van zijn zorgvraag. De te bereiken doelen worden met elkaar afgesproken en
vastgelegd en ten slotte ook samen geëvalueerd. Wij streven ernaar dat deze handreiking
op 1 januari 2007 gereed is. Wij pleiten ervoor dat het wettelijke normenkader aansluit bij
ons professioneel kader om nog een extra verhoging van administratieve lasten te
voorkomen.
7