Casus Elektronisch Cliënten Dossier (ECD)

Casus
Elektronisch Cliënten Dossier
Versie 2.2
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
1
Casus Elektronisch Cliënten Dossier (ECD)
Doel van deze casus beschrijving:
1) Biedt zorginstellingen een kader in de taal van de zorginstelling, om te beoordelen hoe
ICT leveranciers hun software hebben opgebouwd. Het geeft een beeld van de
toepassingsmogelijkheden van het ECD voor de zorginstelling.
2) Biedt Arcares en de Verpleeg- en Verzorgingsector een hulpmiddel om een collectieve
marktvraag voor het ECD bij ICT Leveranciers aan te bieden en transparantie te
brengen in de gewenste mogelijkheden van ECD.
3) Biedt ICT leveranciers een hulpmiddel om zicht te krijgen op de collectieve
marktvraag voor het ECD en de spelende processen c.q. gebeurtenissen in
zorginstellingen zodat zij een goede demo kunnen ontwikkelen van hun ECD
software.
Uitgangspunten
1) Herkenbaar voor de zorginstellingen wat betreft de mogelijkheden van een ECD binnen
de bestaande procesgang
2) Leesbaar, toegankelijk en uitnodigend voor gebruik
3) Toepasbaar: de gebeurtenissen in de demo worden duidelijk gemaakt aan de hand van
kleine set gegevens, die representatief zijn
4) Bruikbaar voor demo doelstellingen en voorzien van gangbare gebeurtenissen die
voorkomen in primair proces van zorginstellingen;
5) Aansluiten bij nieuwe ontwikkelingen als:
a) Zorgleefplan
b) Zorgzwaartefinanciering
c) Vraagsturing zorgvraag cliënt
d) Normen en toetsingskader Verantwoorde Zorg
e) Leveringsbetrouwbaarheid/ verantwoording aan cliënt
f) Kwaliteitskader en ontwikkeling binnen de sector
6) Ruimte voor de ICT leveranciers om de vormgeving naar eigen inzicht in te vullen en de
mogelijkheid om eigen functionele toevoegingen te maken om unieke eigenschappen van
het eigen ECD software pakket te tonen
7) Ondersteunend aan het programma van eisen voor het ECD en het digitaal procesmodel
van het ECD
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
2
Casus ECD
Stichting Cliënt Centraal
Stichting Cliënt Centraal (SCC) zorgt in samenwerking met woningcorporaties voor een
breed scala aan woon- / zorgvoorzieningen in het midden van het land. SCC biedt
ondersteuning aan zowel mensen die behoefte hebben aan een beperkte mate van
ondersteuning als voor mensen met een intensieve zorgvraag.
SCC wil een geschikte woonomgeving bieden aan cliënten en heeft een breed assortiment aan
welzijns- en zorgdiensten. SCC levert geïndiceerde zorg en ondersteuning die wordt betaald
via het Zorgkantoor, maar levert ook diensten die voor eigen rekening komen. SCC volgt de
ontwikkelingen in de samenleving en springt hier tijdig op in. Op de markt van wonen,
welzijn en zorg in midden Nederland is SCC zeer actief. SCC staat bekend binnen de regio
als een zorgondernemer die de omslag heeft gemaakt naar een veranderende en innovatieve
organisatie. SCC is aangesloten bij de branchevereniging ActiZ gezien de keuze om diensten
te leveren in de Verpleeg- en Verzorgingssector.
Bij SCC zijn drie locaties aangesloten: een verpleeghuis en 2 verzorgingshuizen.
Woonzorgcentrum de Lelie is een zorgcentrum waar meervoudige zorg wordt geboden aan
ouderen. Dat betekent dat er meerdere vormen van verzorging mogelijk zijn. Iedere cliënt
bewoont een eigen appartement en ieders privacy wordt gerespecteerd. In Woonzorgcentrum
de Lelie kunnen 10 cliënten wonen. Het biedt de volgende producten:
 Psychogeriatrische groepsverzorging (meerzorg)
 Psychogeriatrische 24 uurs zorg (meerzorg)
 Somatische meerzorg
 Kortdurend verblijf
 Duurzaam verblijf
Verpleeghuis de Narcis is een verpleeghuis. Hier worden meerdere vormen van verzorging en
verpleging geboden. Alle cliënten hebben een eenpersoonskamer en ieders privacy wordt
gerespecteerd. In Verpleeghuis de Narcis bieden zorg aan 12 cliënten. Verpleeghuis de Narcis
biedt de volgende producten:
 Psychogeriatrische 24 uurs verpleeghuiszorg
 Psychogeriatrische dagbehandeling
 Somatische 24 uurs verpleeghuiszorg
 Revalidatie
 Palliatieve zorg
De derde locatie Woonzorgcentrum de Anjer is een zorgcentrum waar meervoudige zorg
geboden wordt aan ouderen. Iedereen bewoont een eigen appartement en ieders privacy wordt
gerespecteerd. In Woonzorgcentrum de Anjer is plaats voor 12 cliënten. Woonzorgcentrum de
Anjer biedt de volgende producten:
 Psychogeriatrische groepsverzorging (meerzorg)
 Psychogeriatrische 24 uurs zorg (meerzorg)
 Verblijf
 Kortdurend verblijf
 Dagverzorging
 Extramurale zorg
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
3
De zorg die SCC in de zorgketen levert, waarin ook de eerste lijn (vier huisartsenpraktijken en
de thuiszorg) de GGZ, het Algemeen Ziekenhuis en het CIZ participeren, is duidelijk
beschreven in een onlangs uitgebracht productenboek van de stichting. SCC werkt samen met
twee apotheken in de regio. De verpleeghuiszorg in Woonzorgcentrum de Lelie en
Woonzorgcentrum de Anjer wordt geleverd door het Verpleeghuis de Narcis. Met het
Algemeen Ziekenhuis is een samenwerkingsverband dat geriatrische patiënten na operatieve
behandeling verpleegd en verzorgd kunnen worden op de somatische verpleegafdeling in het
verpleeghuis. Er is een breed multidisciplinair team aanwezig om de zorg te garanderen. Ook
biedt SCC middels een samenwerkingsovereenkomst met de GGZ meerzorgactiviteiten aan.
Deze activiteiten bestaan uit zes dagdelen in de week activiteitenbegeleiding en een aantal
uren voor de individuele begeleiding. Tevens kan gebruik gemaakt worden van deskundigheid
vanuit de GGZ.
In de visie van SCC staat de cliënt centraal. Men biedt vraaggerichte zorg waarbij men
rekening houdt met ieders behoeften, normen, waarden en leefstijl. Hierbij staan kwaliteit en
deskundigheid bovenaan. In overleg met de cliënt maakt men afspraken over noodzakelijke
voorwaarden om de zorg- en dienstverlening te kunnen realiseren. De autonomie en
zelfbeschikking van de cliënt zijn belangrijke waarden. Deze uitgangspunten staan hoog in
het vaandel en bepalen in hoge mate de sfeer, de omgang en de werkwijze binnen SCC.
De veranderingen rond het ECD in SCC
De directeur van SCC wil aansluiten op de nieuwe ontwikkelingen die er aan komen. De
volgende belangrijke speerpunten bepalen, in de ogen van de directeur, de koerswisseling
voor de komende jaren:
1) Zorg is ondernemen (Diversiteit van zorgdiensten en producten als extramurale zorg,
verzorginghuis- en verpleeghuiszorg)
2) Intrede van het vraaggestuurd zorgaanbod en zorgleefplan systematiek
3) De noodzaak van kwaliteit en certificeringeisen van het zorgkantoor
4) De zorgzwaarte financiering
5) Transparantie, verantwoording en heldere communicatie
6) Voldoen aan de normen verantwoorde zorg
De directeur heeft kennisgenomen van het ECD project en ziet dat het Elektronisch Cliënten
Dossier (ECD) een ondersteuning is voor de werkwijze die hij voorstaat en dat het ECD
uitkomst kan bieden bij de start van de gewenste veranderingen binnen SCC.
De directeur stelt een projectgroep samen om de gewenste veranderingen te realiseren.
In de projectgroep wordt de gewenste aanpak voor de komende veranderingen en de invoering
van het ECD besproken. Als uitgangspunt wordt vastgesteld dat de verschillende
processtappen binnen de zorg (het primaire proces) uitgangspunt zijn. Het ECD moet immers
ondersteunend zijn bij de uitvoering van de zorg en bovenal herkenbaar en bruikbaar voor de
medewerkers!
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
4
(Zorg Informatie Model)
De projectgroep maakt tevens kennis met het collectieve programma van eisen voor het ECD
en leest in het ECD journaal dat een digitale collectief procesmodel is ontwikkeld wat als
uitgangspunt het zorginformatie model (ZIM, zie boven) heeft gebruikt. De projectgroep
herkent in dit model de stappen zoals binnen de organisatie gewerkt wordt. In opdracht van de
directeur vult de projectgroep het collectieve procesmodel en programma van eisen van het
ECD aan met de instellingspecifieke eisen en wensen en gebruikt het procesmodel als
uitgangspunt voor de komende veranderingen in SCC. Ter ondersteuning van de wensen en
eisen heeft de projectgroep een inventarisatie gemaakt van verschillende situaties en
gebeurtenissen waar het ECD als hulpmiddel een ondersteunende rol kan spelen. Hierbij is
door de projectgroep tevens goed gekeken welke verschillende functionarissen gebruik maken
van het ECD bij een dergelijk gebeurtenis. Van elke situatie is een korte gebeurtenis
geformuleerd om de ICT leveranciers een beeld te geven hoe het ECD in de praktijk gebruikt
zal worden.
De projectgroep heeft haar interne voorbereiding afgerond en heeft een lijst opgesteld van
potentiële ICT leveranciers die aansluiten op de gewenste werkwijze van SCC en het
programma van eisen. De beschrijving van de verschillende situaties en gebeurtenissen wordt
aan deze groep ICT leveranciers voorgelegd met de vraag of zij een demonstratie kunnen
maken voor SCC zodat beoordeeld kan worden of de ECD toepassing van de ICT leverancier
aansluit bij de wensen en eisen van SCC.
Hiervoor verwijzen zij ook de ICT leveranciers naar het programma van eisen voor het ECD
en het digitale procesmodel van het ECD op de website van ActiZ (www.actiz.nl).
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
5
Inhoudsopgave van de casus
Aan de hand van concrete voorbeelden en situaties uit de praktijk wordt in een gebeurtenis
aangegeven:
 Wat wordt verwacht van het ECD bij de verschillende bedrijfsprocessen?
 Welke functionarissen zijn betrokken bij het ECD en wat is hun taak en rol bij het
gebruik van het ECD?
In de casus zijn de volgende gebeurtenissen beschreven:
Gebeurtenis
ZIM*
Korte toelichting
1. Aanmelding cliënt
1
Een cliënt neemt contact op met de instelling omdat zij
opgenomen wil worden in het verzorgingshuis. De cliënt
heeft een indicatie van het CIZ gekregen voor aanvullende
verpleeghuiszorg.
2. Een cliënt komt uit
ziekenhuis
1 en 2a
Een cliënt is uitbehandeld in het ziekenhuis en komt voor
zorg terug in het verpleeghuis.
De cliënt heeft een dossier in het ziekenhuis en deze
informatie moet overgedragen worden naar het
verpleeghuis.
3. Opname cliënt,
opstellen
zorgleefplan en
agenda van de cliënt
2a/b/c
De cliënt komt voor opname. Verzorgende neemt een
opnamegesprek af en legt samen met cliënt zijn wensen en
behoeften vast. De verzorgende verwerkt hierin het profiel
en perspectief van de cliënt. Ook maakt zij een start met het
opstellen van het voorlopig zorgleefplan. Er wordt een
agenda van de cliënt opgesteld om inzicht te krijgen in de
zorg, die geleverd gaat worden met hierin overzicht van
AWBZ- en private zorg.
4. Uitvoeren van de
zorg
2d
Een dagdienst in een verpleeghuis wordt beschreven.
5. MDO en evaluatie
zorgleefplan
2e
In het MDO wordt het zorgleefplan van een cliënt
besproken. De verpleeghuisarts, fysiotherapeut en de
verzorging bespreken de cliënt en het zorgleefplan wordt
geëvalueerd en bijgesteld.
6. Recht op zorg
2e
Een familielid wil inzage in het zorgleefplan en vindt dat
zijn moeder niet de hoeveelheid zorg krijgt waar zij recht
op heeft. Wat staat in het indicatiebesluit en hoe is dit
verdeeld in het zorgleefplan en weekagenda? Hoe staat het
met het recht van de cliënt op zorg? De zorgmanager wil
van de teamleider een verantwoording van de
leveringsbetrouwbaarheid.
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
6
Gebeurtenis
ZIM*
Korte toelichting
7. De
zorgzwaartemeting
(ZOZ)
2e
De ZOZ vragenlijst als 3 jaarlijks meetinstrument
De directeur wil een overzicht van de ZOZ onderzoeken om
na te gaan hoe het staat met de ontwikkeling van de
zorgzwaarte afgelopen jaar en de verschillen tussen de
verschillende locaties en afdelingen van de organisatie.
8. Capaciteitsplanning
2e
De teamleider vermoedt dat de zorgzwaarte van de cliënten
is toegenomen. De zorgmanager wil zijn
capaciteitsplanning berekenen op basis van de zorgzwaarte
en de cliëntagenda's binnen zijn locatie. Ook wil hij
opnieuw de formatie hierbij vaststellen.
9. Inspectiebezoek
2e
De IGZ inspecteur komt langs en vraagt om de rapportage
toetsingskader verantwoorde zorg.
10. Een griepepidemie
en er overlijden
cliënten
2d/e en
3
Een griepepidemie en 5 cliënten overlijden. Dit betekent
een herberekening van formatie en zorgzwaarte. Hoe staat
het met de norm verantwoorde zorg preventie infectie
ziekten ten aanzien van vaccinatie influenza. Haalt de
organisatie de norm ≥90%? De directeur wil inzage. Na het
overlijden wordt de zorg afgerond, afsluiting en archivering
dossier.
11. Overplaatsing
extramuraal naar
verpleeghuis
3
Overplaatsing cliënt van de aanleunwoning (extramurale
zorg) naar het verpleeghuis (intramurale zorg). Dit betekent
uitwisseling van gegevens van de huisarts met de
verpleeghuisarts en tussen twee apotheken.
* relatie met de processtappen van het ZIM= Zorg Informatie Model (zie afbeelding pagina 4)
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
7
Cliënt komt uit ziekenhuis
x
3.
Opname cliënt en opstellen
zorgleefplan
x
4.
Uitvoeren van de zorg
5.
MDO bespreking en
evaluatie zorgplan
x
6.
Recht op zorg
x
7.
Zorgzwaartemeting (ZOZ)
8.
Capaititsplanning
9.
Inspectiebezoek
x
10. Een griepepidemie en
overlijden cliënten
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
* Cliënt of wettelijk vertegenwoordiger
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
Receptioniste
x
Kwaliteitsmedewerker
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
HEAD
Verpleeghuisarts
Fysiotherapeut
Apotheek
Huisarts
Roosteraar
Directeur
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Facilitaire dienst
2.
11. Overplaatsing extramuraal
naar verpleeghuis
x
CIZ
x
Administrateur
Aanmelding en intake
Wachtlijst coördinator
1.
Zorgmanager extra
Zorgmanager intra
Teamleider
EVV
helpende
Verzorgende
Cliënt*
Beschrijving gebeurtenis
Verpleegkundige
Overzicht gebeurtenissen en betrokken functionarissen
8
De aanmelding
Mevrouw Bel heeft al jaren een indicatie voor persoonlijke verzorging en huishoudelijke
verzorging. Zij krijgt op dit moment extramurale zorg. Na het overlijden van haar man is het
zelfstandig wonen niet meer haalbaar en mevrouw Bel krijgt een indicatie verblijf met
Zorgzwaartepakket (ZZP) 1 en wil graag in Woonzorgcentrum de Anjer gaan wonen.
Mevrouw Bel maakt een afspraak met de wachtlijstcoördinator van SCC. Vooraf gaande aan
dit gesprek gaat de wachtlijstcoördinator in haar gegevens na welke instelling plaats heeft. Op
basis van een aanwezige centrale wachtlijst binnen SCC kan de coördinator nagaan of er
plaats is binnen de drie locaties. Woonzorgcentrum de Anjer heeft plaats op 3 juli 2006 dus
kan Mevrouw Bel hier terecht.
Zij neemt contact met mevrouw Bel en maakt afspraak voor een gesprek. Doordat Mevrouw
Bel een indicatie heeft en dit opgenomen is in het AZR systeem kan SCC de gegevens inlezen
in het ECD. In het gesprek met mevrouw Bel controleert zij de algemene gegevens. Mevrouw
Bel heeft in haar indicatiebesluit ZZP 1 staan. De coördinator kan de leveringsmogelijkheden
en de mogelijkheden van de SCC betreffende wonen, zorg en welzijn bespreken met
mevrouw Bel.
Na afloop van het gesprek geeft de wachtlijstcoördinator de geplande datum van inhuizing en
alle cliëntgegevens door aan de locatiemanager van Woonzorgcentrum de Anjer. De
wachtlijstcoördinator maakt in de agenda van de cliënt dat cliënt een ZZP 1 pakket heeft zodat
het tarief hieraan gekoppeld wordt. Ook gaat er een bericht naar de cliëntenadministratie en de
receptie.
Verwachting ICT leverancier (functionaliteit van ECD-pakket)
Bij aanmelding







Waarborging eenduidige en eenmalige vastlegging van cliëntgegevens
Cliënt heeft uniek BSN-nummer
Importeren AZR berichten en automatisch vullen van relevante data velden
Overzicht van beschikbare plaatsen op de aangesloten locaties
Aan de hand van de cliënttypering de relevante velden zichtbaar krijgen
AW33 zorgtoewijzingsbericht
Koppeling handelingen in de agenda van de cliënt met kostprijs AWBZ functie of
ZZP
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
9
De intake/ opname en agenda van de cliënt
Intake/opname
Op de geplande datum kan Mevrouw Bel intrekken in appartement 206 in Woonzorgcentrum
de Anjer. In het ECD staat de opleveringsdatum van de facilitaire dienst. Ook de HEAD
(cliëntadministratie en afdeling financiën) heeft de noodzakelijke gegevens en datum opname
door gekregen.
De locatiemanager krijgt van wachtlijstcoördinator de naam van mevrouw Bel door en in het
ECD kan de locatiemanager de algemene cliëntgegevens (stamgegevens, indicatiegegevens)
terugvinden. De locatiemanager brengt de teamleider van de afdeling waar Mw Bel wordt
opgenomen op de hoogte van de komst van mevrouw Bel. De teamleider roostert een EVV-er
in die de opname van mevrouw Bel kan verzorgen.
De EVV-er stelt tijdens het opnamegesprek vragen aan de hand van een standaardvragenlijst..
Het doel van het opname gesprek is allereerst om het persoonsbeeld van de cliënt vast te
stellen. De EVV-er vult het ECD met informatie over het profiel(mogelijkheden en
behoeften) en het perspectief (wensen en verwachtingen) van de cliënt.
Na afloop van het gesprek stelt de EVV-er op basis van deze gegevens het zorgleefplan aan
de hand van de 4 domeinen op. Zij formuleert de zorgdoelen en welke zorg mevrouw van de
verzorgenden kan verwachten. Specifieke problemen verwerkt zij direct zoals het gegeven dat
mevrouw Bel slikproblemen heeft en hiervoor een speciaal dieet heeft. Dit heeft directe
consequenties voor de zorg maar ook voor de keuken om de maaltijden samen te stellen. In
het zorgleefplan verwerkt zij dit gegeven en hierbij maakt zij gebruik van het in het ECD
opgenomen voorbeeld protocol bij slikproblemen.
Ten aanzien van de medicatie noteert de EVV-er in het zorgleefplan zorgvuldig welke
medicatie mevrouw gebruikt, of zij hier ondersteuning bij nodig heeft en bij welke apotheek
zij deze afneemt. Mevrouw Bel heeft nog medicatie tot het weekend en hierna moet zij een
herhalingsrecept vragen bij haar huisarts en ophalen bij haar eigen apotheek. De EVV-er
neemt hierover een notitie op in de agenda van de afdeling zodat na het weekend een
verzorgende samen met mevrouw Bel de medicijnen ophaalt.
Ook heeft mevrouw Bel een hoog-laagbed van de thuiszorg in bruikleen. De EVV-er noteert
dat het bed in bruikleen is in het zorgleefplan op het hiervoor bestemde formulier.
Mevrouw Bel is geïndiceerd voor huishoudelijke verzorging klasse 2 (2 –3,9 uur). In het
zorgleefplan is afgesproken dat de cliënt 3,5 uur hulp krijgt. Mevrouw Bel wil graag extra
uren zorg en is bereid om hier ook zelf voor te betalen. De wens valt niet onder de AWBZ
financiering. Woonzorgcentrum de Anjer biedt vanuit de facilitaire dienst de mogelijkheid om
extra diensten te leveren aan cliënten maar dan wel met een private financiering. De
locatiemanager bespreekt vooraf in de organisatie wat de kosten en mogelijkheden zijn bij de
facilitaire dienst en maakt hierover afspraken met de cliënt.
Er is een niet-reanimatie bewijs. De EVV-er maakt hiervan een notitie en scant de verklaring
zodat het opgeslagen is in het zorgleefplan.
Als de EVV-er het zorgleefplan klaar heeft laat zij dit lezen aan mevrouw Bel en vraagt
toestemming voor uitvoering. Mevrouw Bel tekent het voorlopige zorgleefplan en de EVV-er
vinkt dit af in het zorgleefplan.
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
10
Door het opslaan van het zorgleefplan geeft het ECD de mogelijkheid dat alle betrokken
functionarissen als HEAD, locatiemanager, facilitaire dienst de nodige informatie verkrijgen
waarvoor zij geautoriseerd zijn. Hier voldoet de registratie aan de Wet Privacy.
De agenda van de cliënt
Nieuw in het ECD is de agenda van de cliënt. In het verleden werd in het zorgplan alleen
vastgelegd wat het doel en de acties waren. Met het nieuwe ECD wordt de geleverde zorg
individueel per cliënt ook gekwantificeerd. Dit betekent dat elke EVV-er in de agenda van de
cliënt specifiek aangeeft welke zorg de cliënt afgesproken heeft. Dus aan de hand van een
dagprogramma geeft de EVV-er alle handelingen en de hiervoor ingeschatte tijd weer en wat
er met de cliënt is afgesproken. De tijd moet overeenkomen met de indicatie-uren per functie
die de cliënt heeft. Natuurlijk moet de EVV-er bij het opstellen wel enige ruimte voor
ongeplande zorg houden. Zij benut de bandbreedte van de functies niet volledig. Dit geldt niet
alleen voor de zorg van de verzorgenden maar ook de handelingen van de andere disciplines
worden ingepland. Daarnaast kan gelijk gezien worden of alle doelen die met de cliënt zijn
afgesproken wel verwerkt zijn in een actie of handeling.
In de agenda van mevrouw Bel staat ook geregistreerd welke uren onder de AWBZfinanciering vallen en welke onder de privaatfinanciering. De HEAD stuurt per maand de
rekening naar de cliënt.
Vanuit de agenda van de cliënt kan de teamleider looplijsten per dag, dienst of periode inzien
voor een cliënt of groepen cliënten.
Ook kan de teamleider door deze overzichten (tijdregistratie) verantwoording afleggen over
de geleverde zorg aan de cliënt en aan het zorgkantoor. De teamleider kan een totaalbeeld van
alle cliënten per dag. Dit geeft hem een goed inzicht geeft over de benodigde zorgformatie per
functie. Daar ook op de lijst wordt aangegeven wie welke zorg verleend, krijgen we inzicht
wat de daadwerkelijk kosten zijn van de handeling versus vergoeding AWBZ en of er
efficiënt wordt omgegaan met inzet personeel. Samen met de locatiemanager kan hij
uiteindelijk met deze gegevens zicht krijgen in de totale feitelijke zorgverlening. Dit betekent
dat de agenda van de cliënt een hulpmiddel is, om te bepalen welk personeel ingezet wordt,
zowel kwalitatief als kwantitatief, wat past binnen het totaal aan indicaties.
Verwachting ICT leverancier (functionaliteit van ECD-pakket)
Bij onderdeel intake/opname
 AW 35 melding aanvang zorg
 Koppeling cliëntgegevens als naam, verblijf, indicatie en daarbij horende ZZP of
functies en klasse in zorgleefplan en agenda van de cliënt
 Overname relevante gegevens uit intake/opnameformulier
 Overzicht medicatiegegevens /uitdraai medicatielijsten
 Trigger bij overschrijding aantal (9) medicijnen




Registratie gebruikte materialen
Ondersteuning zorgleefplansystematiek
Vastleggen persoonsbeeld met wensen, behoeften, inhoudelijke informatie over
huidige toestand en het (zorg)verleden
Zorgleefplan opstellen
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
11










o koppeling doel en handelingen
o weergeven welke functionaris waar verantwoordelijk voor is
o data van evaluatie of bewonerbespreking en/of MDO
Specifieke observatiepunten worden aangegeven in rapportage cliënt
Mogelijkheid om zorgplan te laten accorderen door cliënt
Vastlegging opdracht voorbehoudende handeling in zorgplan aan niet zelfstandig
bevoegd medewerker
Trigger bij overschrijding indicatie in tijd bij opstellen agenda cliënt
Interne berichtgeving van relevante cliëntgegevens naar:
o facilitaire dienst, administratie, HEAD en receptie
o andere disciplines
Externe berichtgeving naar apotheek en huisarts
Op basis van in de instelling gehanteerde systematiek algemene cliëntgegevens,
persoonsbeeld (wensen en behoeften), zorgleefplan kunnen opnemen
Direct overzicht van bijhorende functies en klasse/tijd bij indicatie EMZ
Mogelijkheid om getekende zorg- en huurovereenkomsten op te nemen
Overzicht status appartement (leeg, opgeknapt, sleuteluitgifte, opnamedatum)
Bij onderdeel agenda van cliënt
 Mogelijkheid om doelen uit zorgplan vast te leggen naar concrete handelingen/acties
met daaraan gekoppeld de capaciteitsbehoefte
 Signalering afwijkingen en overschrijdingen
 Ondersteunt het opstellen van de daginvulling van de cliënt op handelingsniveau
 Bewaking op aansluiting en overschrijding tarief van de agenda van de cliënt bij
indicatie (ZZP)
 Signalering bij overschrijding tarief ZZP in de agenda van de cliënt bij indicatie
 Bewaking op aansluiting bij doelen en probleemgebieden van het zorgleefplan
 Trigger verlopen en overschrijding van indicatie in tijd
 Mogelijkheid van uitdraaien looplijsten per dag/periode en per functionaris
 Export van capaciteitsbehoefte naar roosterapplicatie. Mogelijkheid om een overzicht
van de benodigde tijd per functie per dagdeel (per groep/afdeling/totaal) te maken om
als input te gebruiken voor het roosteren
 Overzicht financieringsvormen (WMO, Pivaat, AWBZ) in agenda van cliënt en
looplijsten
 Kunnen aangeven van tijd en normtijd en functionaris per handeling
 Koppelingen handelingen en benodigde minimale bevoegdheid of functieniveau
koppeling Var codering
 Registratie voorbehouden handelingen en tijd
 Totaal overzichten voorbehoudende handelingen per cliënt
 Mogelijkheid inzage in protocollen en procedures
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
12
MDO en evaluatie zorgleefplan
Elke dinsdagmiddag is een MDO gepland op de psychogeriatrische afdeling Tulp in
Verpleeghuis de Narcis. Er is een overzicht van wanneer de verschillende cliënten besproken
worden en welke disciplines daarbij aanwezig zijn. Elke cliënt wordt minimaal 2x per jaar
besproken en op de evaluatiedata die gesteld zijn bij doelen in het zorgleefplan of als er acute
situaties zich voordoen. In de agenda van cliënt staan data vermeld.
Over een week staat de heer Trommel op het programma. De EVVer evalueert vooraf aan
deze bespreking met de dochter van de heer Trommel, die als de wettelijk vertegenwoordiger
de zaken voor haar vader waarneemt, de zorg die afgelopen periode geleverd is. De dochter
heeft inzage in het huidige zorgplan. In dit gesprek vraagt de EVV-er aan de hand van de
zorgleefplan systematiek, die gehanteerd wordt, welke wensen er bij de cliënt zijn. Ook maakt
zij vanuit de individuele rapportage een samenvatting van afgelopen periode en bespreekt de
opvallende zaken met de dochter. Voor deze samenvatting maakt de EVV-er gebruik van de
mogelijkheden in het ECD om de rapportage per doel te ordenen.
Voor het MDO zijn de wettelijk vertegenwoordiger, de fysiotherapeut, de
activiteitenbegeleider, de psycholoog en de verpleeghuisarts uitgenodigd. De betrokken
disciplines kunnen zich voorbereiden op het gesprek aan de hand van de gestelde doelen en
acties die in het zorgleefplan genoteerd staan.
In het gesprek worden aan de hand van de opgestelde doelen en acties in het zorgleefplan per
discipline de voortgang geëvalueerd. De psycholoog stelt extra activerende begeleiding voor
waarbij ook de echtgenote begeleid wordt. De verpleeghuisarts vindt dat de medicatie
aangepast moet worden in verband met de toenemende achterdocht van de cliënt. De
verpleeghuisarts zal dit verwerken in het ECD zodat de verzorgenden dit medicijn direct
kunnen verstrekken in de avonddienst. Dit wordt ook aan de apotheek door gegeven, die het
vervolgens weer door geeft aan de financiële afdeling. Ook wordt goed gekeken naar de
agenda van de cliëntlijst om de indicatie en de geleverde zorg te bewaken. De heer Trommel
heeft nu een ZZP 5. Extra activerende begeleiding vraagt een verandering van zorg en
hiervoor moet een nieuwe indicatie worden aangevraagd. De teamleider vraagt een
herindicatie aan en registreert deze aanvraag. Zodra de aanvraag gehonoreerd is door het CIZ
wordt dit doorgegeven aan administratie in verband met de AO/IC regeling. De teamleider
registreert deze berichtgeving aan administratie in zorgleefplan.
Na afloop verwerkt de EVV-er de gemaakt afspraken in het zorg/leefpan. Zij stelt een nieuw
zorgleefplan op, bespreekt dit met de dochter van de heer Trommel en vraagt haar
toestemming. De dochter tekent het nieuwe plan en het oude zorgplan wordt vervangen. Alle
betrokkenen krijgen bericht dat zorgleefplan van de heer Trommel is aangepast. De EVV-er
past hierna de agenda van de cliënt wat betreft de nieuwe indicatie, de veranderende functies,
tijden, handelingen en de desbetreffende uitvoerende.
Verwachting ICT leverancier (functionaliteit van ECD-pakket)
Bij MDO en evaluatie zorgleefplan

Inzage gegevens voor de cliënt en diens vertegenwoordiger
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
13








Mogelijkheid om zorgplan opnieuw te laten accorderen door cliënt (overzicht data en
historie)
Samenvattende rapportage over acties en doelen in afgelopen periode
Trigger verlopen zorgplan en/of datum evaluatie zorgplan
Koppelingen datum cliëntbesprekingen in agenda diverse disciplines
Wijzigingen in zorgplan doorvoeren met timestamp om de historie van het zorgplan
inzichtelijk te houden
Vastleggen resultaat MDO; duidelijke rapportage
Interne communicatiemogelijkheden bij relevante aanvullingen en wijzigingen in
zorgplan/agenda van de cliënt naar HEAD, administratie, facilitaire dienst en apotheek
Interne communicatiemogelijkheden bij relevante informatie naar andere medewerkers
zorg en andere disciplines
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
14
Uitvoering van de zorg
Het is 7.00 uur en de dagdienst start. Alle verzorgenden lezen de rapportage van de cliënten.
Er is een overzicht zodat duidelijk is bij welke cliënten er gerapporteerd is, welk zorgplan of
agenda van de cliënt is veranderd tijdens hun afwezigheid en welke veranderingen er zijn.
De werkplannen worden toebedeeld.
Per cliënt is duidelijk aangegeven in het zorgplan aan welk doel gewerkt wordt en welke
acties hierbij verwacht worden. Op de agenda van de cliënt leest zij welke handelingen binnen
welke tijd verricht worden. Een verzorgende merkt dat een van haar cliënten met koorts op
bed ligt. Zij vraagt de verpleeghuisarts om langs te komen en draait ter voorbereiding een
medicatielijst en de voedings-en vochtlijst uit van de cliënt. In verband met een verhoogd
risico op decubitus vraagt de verpleeghuisarts een anti-decubitusmatras en extra voeding aan.
De EVV-er noteert de veranderende zorgbehoefte en ongeplande zorg in de agenda van de
cliënt. Tevens registreert zij het gebruik van een antidecubitusmatras in het overzicht van het
materiaal gebruik van de afdeling. Ook wordt een aantekening maakt van de
decubitusproblematiek van deze cliënt voor de verplichte registratie verantwoorde zorg.
Om 9.30 uur gaan diverse cliënten naar een dagactiviteit. De activiteitenbegeleider registreert
de aanwezigheid van de deelnemers. Door de komst van het ECD heeft de
activiteitenbegeleider ook vooraf de rapportage kunnen inzien en kan zij na afloop de
bijzonderheden in de rapportage van de cliënt direct melden. De activiteitenbegeleider heeft
ook haar activiteiten per doel in het zorgleefplan weergegeven.
In de huiskamer brengen veel cliënten gezamenlijk de dag door. Deze activiteiten staan
genoteerd in hun zorgleefplan. Ook in huiskamer is het mogelijk om de individuele
zorgleefplannen in te zien. Voor de vrijwilligers, die deze dag aanwezig zijn wordt een
planning uitgedraaid zodat zij weten waarbij zij kunnen ondersteunen. De vrijwilligers hebben
namelijk geen inzage in de zorgplannen.
Om 10.00 uur komt de apotheek langs om de medicatie aan te vullen en de niet gebruikte
medicatie op te halen. De aanwezige voorraad medicatie wordt gecontroleerd op de aan de
cliënten verstrekte en geregistreerde medicatie. Op de medicatielijsten staat genoteerd welke
verzorgende, welk tijdstip en welke medicatie verstrekt is per cliënt. Ook is op een lijst
gerapporteerd welke medicatie niet verstrekt is (bijvoorbeeld door weigering van cliënt).
Verwachting ICT leverancier (functionaliteit van ECD-pakket)
Bij uitvoering van de zorg






Mogelijkheid om te rapporteren aan de hand van gestelde doelen en acties
Rapportage mogelijkheid voor andere disciplines zodat continuïteit van zorg
gegarandeerd wordt
Mogelijkheid invoeren van specifieke observaties en aandachtspunten
Genereren van observaties over bepaalde periode voor bepaalde cliënt, afdeling of
groep
Inzage en gebruik standaardformulieren, protocollen en richtlijnen
Inzage en uitdraaien van medicijnlijsten
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
15








Registratie aanwezigheid en deelname cliënten aan dagactiviteiten/ groepsverzorging
Registratie gebruikte materialen
Registratie ongeplande zorg en inzet andere disciplines
Uitdraaien van activiteiten per cliënt, groep of afdeling
Bijhouden en uitdraaien van weekagenda voor cliënt
Kunnen aangeven van setting per handeling
Autorisatie op functie-, medewerkers- en cliëntniveau
Laagdrempelig gebruik voor alle medewerkers
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
16
Overplaatsing extramuraal naar verpleeghuis
De problematiek van de heer Drum is toegenomen. De zorg kan niet meer thuis worden
geleverd door Woonzorgcentrum de Anjer. De heer Drum heeft naast zijn persoonlijke
verzorging en verpleging ook behandeling en activerende begeleiding nodig. Er is daarom een
herindicatie aangevraagd en verkregen zodat opname geregeld kan worden in Verpleeghuis de
Narcis.
De verzorgende van Woonzorgcentrum de Anjer evalueert de zorg met de cliënt en zijn
familie en schrijft duidelijk een overdracht. Zij zorgt er voor dat het zorgleefplan en de
agenda van de cliënt geactualiseerd zijn zodat haar collega’s in Verpleeghuis de Narcis direct
de zorg kunnen overnemen.
Aan de apotheek wordt door gegeven dat de heer Drum opgenomen wordt en er wordt
gevraagd of de gegevens van de medicatie door gegeven worden aan de apotheek die
aangesloten is bij Verpleeghuis de Narcis.
De zorgmanager extramurale zorg zorgt voor de overdracht van de indicatiegegevens van het
CIZ en alle administratieve gegevens aan de wachtlijstcoördinator en aan de zorgmanager van
intramurale zorg. De administratie zorgt ervoor dat via een exportbericht alle cliëntdata
worden verstuurd op moment van de overdracht.
De wachtlijstcoördinator heeft alles al intern binnen Verpleeghuis de Narcis geregeld zodat de
heer Drum opgenomen kan worden op de somatische afdeling (zie ook gebeurtenis intake en
opname).
De huisarts krijgt bericht met de vraag of hij de medische gegevens van de heer Drum
elektronisch kan opsturen naar de verpleeghuisarts zodat ook die zorg gecontinueerd wordt en
opgenomen kan worden in het ECD.
Verwachting ICT leverancier (functionaliteit van ECD-pakket)
Bij overplaatsing extramuraal naar verpleeghuis






Ondersteuning overdracht binnen de keten (waarborging overdracht cliëntdata)
Externe berichtgeving naar huisarts, apotheek en zorgkantoor
Interne berichtgeving HEAD, administratie, facilitair en receptie
Duidelijke overdracht extramurale zorg (thuiszorg) naar intramurale zorg
Samenvattende rapportage over:
o Inhoudelijke informatie over huidige toestand en (zorg) verleden
o Acties en doelen van afgelopen periode
Overzicht medicatie en gebruikte hulpmiddelen
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
17
Griepepidemie
Er heerst griep in het land en ook in Verpleeghuis de Narcis zijn op verschillende afdelingen
cliënten en medewerkers ziek geworden. Vanuit de toetsingsnorm van verantwoorde zorg is
vastgesteld dat 50% van de medewerkers en 90% van de cliënten gevaccineerd zijn tegen
influenza. De directeur vraagt zijn kwaliteitsmedewerker en de zorgmanager om een evaluatie
nu hij hoort dat er toch veel cliënten ziek zijn geworden.
De zorgmanager intramuraal krijgt de opdracht van de directeur om te inventariseren hoeveel
cliënten er gevaccineerd zijn en wanneer dit is gebeurd. Dit is uit de medicatielijsten en de
zorgleefplannen gelukkig snel te inventariseren.
Tevens vraagt de directeur aan de locatiemanager om een rapportage van de ongeplande zorg
die deze periode is geleverd. Hiermee wil hij in kaart hebben wat de leverbetrouwbaarheid is.
Met hulp van de gegevens uit het ECD kunnen zij hierover verslag doen aan de directeur.
Helaas is door de griep een cliënt overleden. De verpleeghuisarts noteert de doodsoorzaak en
tijdstip in het dossier. De EVV-er rond de zorg af met de familie, gaat na in het zorgdossier
welke afspraken er zijn gemaakt over het overlijden. Zij leest dat de cliënt beschikt over een
donorcodicil en zij licht hierover de arts in. Zij sluit het zorgdossier af en archiveert de nodige
informatie. Als checklist gebruikt zij het in de data aanwezige protocol “overlijden cliënt”
zodat zij op juiste wijze de gegevens goed verwerkt in het ECD.
De teamleider verwerkt de mutaties in het rooster van de MDO besprekingen en controleert of
het zorgdossier goed is bijgehouden wat betreft de geleverde zorg voordat de gegevens naar
de HEAD gaan.
De zorgmanager geeft het bericht van overlijden door aan de receptie, facilitaire dienst,
apotheek en betrokken disciplines. De administrateur en HEAD krijgen bericht van overlijden
zodat zij het zorgkantoor kunnen berichten en de eindfacturering kunnen opstellen.
De wachtlijstcoördinator krijgt bericht dat er een bed vrij is en locatiemanager geeft de datum
aan waarop een opname kan plaatsvinden van een nieuwe cliënt. Er gaat een afmeldingbericht
naar AZR.
Verwachting ICT leverancier (functionaliteit van ECD-pakket)
Bij griepepidemie









Rapportage vaccinatie influenza en datum
Trigger bij observaties influenza bij cliënten
Uitdraai specifieke verstrekt medicatie per groep cliënten, afdelingen, locatie en
stichtingsniveau
Afmeldingbericht AZR
Interne berichtgeving receptie, facilitaire dienst, administratie, receptie en
wachtlijstcoördinator
Interne berichtgeving betrokken disciplines en verzorgenden van afdeling
Externe berichtgeving apotheek en andere betrokkenen
Inzage en gebruik standaardformulieren, protocollen en richtlijnen
Archiveren dossier
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
18
Een cliënt voor zorg uit het ziekenhuis in het verpleeghuis.
De heer F. Boom is uitbehandeld in het ziekenhuis maar kan nog niet naar huis. Hij krijgt een
indicatie ZZP 6 voor opname in een verpleeghuis. Volgens afspraak kan de cliënt tijdelijk op
23-06-2006 opgenomen worden in het verpleeghuis de Narcis. De informatie over de
behandeling en zorg van de cliënt wordt overgedragen van het ziekenhuis naar de
zorgmanager van het verpleeghuis.
De zorgmanager geeft deze informatie door aan de teamleider die aan de hand van de
overdracht de nodige zorg en behandeling doorneemt. In het ziekenhuis is door het CIZ een
indicatie afgegeven. Deze gegevens worden verwerkt door EVV-er in het zorgplan en agenda
van de cliënt. Hierin verwerkt de EVV-er ook de acties van de specialistisch verpleegkundige
die specifieke handelingen uit gaat voeren. De teamleider schakelt de verpleeghuisarts en
fysiotherapie in om afspraken te maken voor het vervolg van de behandeling. De apotheek uit
het algemeen ziekenhuis geeft aan de apotheek uit het verpleeghuis het bericht welke
medicatie voorgeschreven zijn en wanneer dit geleverd moet worden aan de cliënt. Ook wordt
de datum van terugkomst doorgegeven aan facilitaire dienst om op tijd de maaltijden te
verzorgen. Ook de receptie wordt op de hoogte gebracht.
De zorgmanager geeft de datum door aan de administrateur en de HEAD zodat bij terugkomst
van de cliënt de HEAD de datum van zorglevering door het verpleeghuis aan het zorgkantoor
meldt en de mutatie kan verwerken in zijn administratie.
De andere verzorgenden kunnen de observaties en overdracht over de cliënt terugvinden zodat
ook de avond- en nachtdiensten direct en compleet op de hoogte zijn van de veranderende
zorgbehoefte.
Verwachting ICT leverancier (functionaliteit van ECD-pakket)
Bij een cliënt voor zorg uit het ziekenhuis in het verpleeghuis




Externe berichtgeving zorgkantoor, huisarts en apotheek
Interne berichtgeving receptie, facilitaire dienst, administratie en wachtlijstcoördinator
Mogelijkheid om capaciteitplanning aan te passen
Koppeling van EPD naar het ECD.
Zie ook de genoemde verwachtingen ICT bij de gebeurtenissen aanmelding en opname.
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
19
Recht op zorg.
De wettelijk vertegenwoordiger van mevrouw Daas wil inzage in het zorgleefplan want hij
vindt dat zijn moeder niet de hoeveelheid zorg krijgt waar zij recht op heeft. De
vertegenwoordiger maakt hiervoor een afspraak met de EVV-er. De EVV-er bespreekt het
zorgleefplan en de agenda van de cliënt met de vertegenwoordiger. Ook geeft zij de nodige
uitleg over de uitwerking van het indicatie besluit van het CIZ in het zorgplan. Met hulp van
de agenda van de cliënt kan de EVV-er precies aangeven hoe en welke zorg geleverd wordt
aan de cliënt. De vertegenwoordiger van de cliënt houdt voet bij stuk dat de bandbreedte niet
volledig benut wordt door het verpleeghuis en vindt dat zijn moeder hier recht op heeft en hij
vraagt een gesprek aan bij de locatiemanager. Ook zegt hij nooit toestemming te hebben
gegeven voor dit zorgplan.
De locatiemanager vraagt ter voorbereiding aan de teamleider het indicatiebesluit van het
CIZ, het zorgplan en de agenda van de cliënt. In het zorgplan ziet hij dat er inderdaad geen
toestemming is gevraagd aan de vertegenwoordiger. Ook vraagt bij een overzicht van de
geleverde zorg (dagen, dagdelen, uren, consulten en individuele functies) van de afgelopen
maanden. De teamleider kan uit de historie van de cliënt een overzicht geven van de
geleverde zorg en de veranderingen van geleverde zorg in afgelopen maanden. Hij kan hierbij
nagaan of de geleverde zorg overeenkomt met het indicatiebesluit van het CIZ.
De locatiemanager kijkt tevens ter voorbereiding na in de beschikbare richtlijnen/documenten
hoe het recht op zorg wettelijk geregeld is en onder welke voorwaarden de instelling de zorg
moet leveren.
Bij de HEAD en administratie wordt een overzicht van de facturering van geleverde zorg
opgevraagd.
Verwachting ICT leverancier (functionaliteit van ECD-pakket)
Bij recht op zorg
 Inzage zorgplan cliënt en wettelijk vertegenwoordiger
 Autorisatie op functie-, medewerker en cliëntniveau
 uitdraai maken van de geplande en geleverde zorg van afgelopen periode van de
cliënt gerealiseerde tijd)
 overzicht indicatie met daarbij horende ZZP, functies en klasse
 overzicht historie geboden zorg (zie agenda cliënt)
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
20
De zorgzwaartemeting (ZOZ)
De ZOZ vragenlijst wordt drie maal per jaar als meetinstrument gebruikt binnen alle
aangesloten locaties van SCC.
De verzorgenden krijgen bericht dat zij de komende periode de cliënten moeten observeren op
de items van de ZOZ en dat zij hierover moeten rapporteren. De EVV-er vult na de
observatielijst voor zijn cliënten de vragenlijst in. Deze gegevens worden verwerkt en de
EVV-er kan direct zien in welke ZOZ categorie zijn cliënt zit en aan de hand hiervan zijn
zorgplan evalueren.
De locatiemanager krijgt vanuit de meting een totaal overzicht van de zorgzwaartegroepen per
afdeling. Tevens kan hij deze gegevens eenmaal per jaar versturen naar de brancheorganisatie.
De directeur wil na elke meting een overzicht van de ZOZ onderzoeken om na te gaan hoe het
staat met de ontwikkeling van de zorgzwaarte afgelopen jaar en de verschillen tussen de
verschillende locaties en afdelingen van SCC.
Verwachting ICT leverancier (functionaliteit van ECD-pakket)
Bij de zorgzwaartemeting (ZOZ)





ondersteuning diverse meetschalen zoals ZOZ
mogelijk maken van noodzakelijke observaties items meetschalen en registraties in
zorgplan cliënt
mogelijkheid van het volgen van de ontwikkelingen op meetschalen van cliënten,
groepen, afdelingen en locaties
mogelijkheid om metingen vast te leggen
historie meting ZOZ op cliëntniveau
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
21
Capaciteitsplanning
De teamleider van Woonzorgcentrum de Lelie vermoedt dat de zorgzwaarte van de cliënten is
toegenomen. Hij wil een beeld van de ontwikkeling van de zorgzwaarte van de afgelopen 6
weken, zodat hij dit kan meenemen in zijn formatiebespreking met zijn locatiemanager.
 De teamleider geeft zijn EVV-ers de opdracht om met hulp van een agenda van de
cliëntlijst aan te geven wat te zorgzwaarte is van de cliënten en hoe de zorgzwaarte 6
weken terug was bij de cliënten. De teamleider geeft aan welke gegevens hij nodig
heeft:
 de huidige geleverde zorg per functie en in tijd
 de geleverde zorg per functie en in tijd van 6 weken geleden
 de indicaties per cliënt
 de ZOZ groep of ZZP groep per cliënt
De teamleider maakt een overzichtstabel en maakt een uitdraai van zijn huidige formatie en
aanwezige deskundigheid op de afdeling. Hij bespreekt de gegevens met zijn zorgmanager.
De locatiemanager wil ook zijn capaciteitsplanning berekenen op basis van de zorgzwaarte en
bedbezetting binnen zijn locatie. Hiervoor kan hij de week agenda’s van de cliënten
gebruiken. Binnen SCC wil men zich gaan oriënteren of het mogelijk is te roosteren op basis
op de zorgvraag van de cliënten. Op dit moment wordt er nog gewerkt met een vast rooster en
een vast team per afdeling. Hij heeft hiervoor de volgende gegevens nodig:
van de medewerkers per afdeling:
 Beschikbare kwalificaties
 Beschikbare inzetbaarheid
 Loonkosten per medewerkergroep
 Aanwezige FTE’s versus nodige FTE’s
van de cliënten per afdeling:
 Zorgzwaarteklasse
 Overzicht werkelijk geleverde zorg in functie en tijd
 Overzicht benodigde tijd per functie per dagdeel
 Welke deskundigheid levert zorg aan cliënt?
 Aantallen cliënten
 Budgetafspraken met zorgkantoor
Verwachting ICT leverancier (functionaliteit van ECD-pakket)
Bij de capaciteitsplanning





overzicht indicatie, ZOZ, ZZP van cliënten
genereren van management informatie
rapportage van capaciteitsbehoefte per periode (dagdeel/dag/week/maand) per functie
per cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling
historie van de zorgzwaarte van cliënten
geplande zorg per periode (dagdeel/dag/week/maand) per functie per
cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
22





gerealiseerde zorg per (dagdeel/dag/week/maand) per
cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling
overzichten aanwezige zorgzwaartegegevens van cliënten per groep, afdeling, locatie
en instelling
capaciteitsbehoefte per periode (dagdeel, dag, week, maand kwartaal) per functie, per
cliënt/ groep/ afdeling, locatie/instelling Overzicht afgegeven indicaties versus nodige
FTE’s
aanwezige FTE’s versus nodige FTE’s
zorgzwaarteklasse verdeling omgezet in benodigde zorguren per week en per jaar.
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
23
Inspectiebezoek
De IGZ inspecteur komt langs en vraagt om de rapportage toetsingskader verantwoorde zorg.
De directeur geeft de kwaliteitsmedewerker opdracht om aan te geven hoe dit opgenomen is
in het kwaliteitsbeleid en welke indicatoren er gesteld zijn per locatie.
Tevens wil hij een uitdraai van de MIC gegevens van het laatste periode
 Agressie/gewelddadig gedrag
 valincidenten
 medicatiefouten
 vocht- en voedingsfouten
en vanuit de BOPZ de gebruikte vrijheidsbeperkte middelen (fixatie).
Daarnaast vraagt hij aan alle locatiemanagers een overzicht van alle registraties over de
indicatoren die gesteld zijn bij de normen verantwoorde zorg.
Ter voorbereiding leest hij de IGZ rapportage van vorig jaar door.
Daar in het verpleeghuis de Narcis vorig jaar de toestemming van het gebruik van Middelen
en Maatregelen niet goed geregeld was en tevens problemen waren op het gebied van de
toestemming van de cliënt met de behandeling krijgt de locatiemanager een specifieke vraag
om alle zorgdossiers te controleren op deze twee aspecten en hierover rapportage te doen.
In het verzorgingshuis kwam vorig jaar in het rapport naar voren dat er risicovolle
handelingen werden uitgevoerd door onbekwaam personeel. Ook was daar de
medicijndistributie ondermaat. De locatiemanager van Woonzorgcentrum de Lelie krijgt
specifiek de opdracht om een overzicht te geven van alle uitgevoerde risicovolle handelingen
met de deskundigheid en bekwaamheidsoverzichten van het personeel.
De kwaliteitmedewerker verzamelt alle gegevens en maakt een rapportage voor de inspectie.
Verwachting ICT leverancier (functionaliteit van ECD-pakket)
Bij inspectiebezoek





mogelijkheid om rapportage naar inspectie te maken
registratie normen verantwoorde zorg
registratie middelen & maatregelen (zoals fixatie)
rapportage kwaliteitskaart
overzicht genomen maatregelen bij aanbevelingen/opmerkingen vorig rapport
Casus ECD versie 2.2, 12 april 2007
24