Whitepaper de functies van het ECD van de toekomst

Whitepaper: de functies van het ECD van de toekomst
Vertaling van een toekomstvisie naar het ECD voor jeugdzorg, GGZ en gehandicaptenzorg
Inleiding
Dit whitepaper heeft de toekomstvisie van veel instellingen in de jeugdzorg, GGZ en
gehandicaptenzorg over cliënt dossiers (en ECD’s) als uitgangspunt.
Vanuit deze toekomstvisie worden de belangrijkste functies van het ECD van de toekomst
omschreven.
Daarna wordt stil gestaan bij de wijze waarop NederCare dit gebruikt binnen de ontwikkeling van
haar ECD.
De toekomstvisie
Veel klanten van NederCare delen de volgende toekomstvisie ten aanzien van cliënt dossiers:
De cliënt wordt (mede-)eigenaar van zijn / haar dossier
De ontwikkeling naar deze visie gaat geleidelijk. Een eerste stap is vaak het beschikbaar stellen van
cruciale dossierinformatie via een cliëntenportaal. Vervolgens krijgt de cliënt steeds meer functies
om zelf informatie aan zijn / haar dossier toe te voegen en om het dossier te delen.
De meest verregaande stap is dat de cliënt met zijn dossier ‘onder de arm’ naar de instelling toe
komt en deze ook weer mee neemt na beëindiging van de behandeling.
De belangrijkste functies van een ECD in relatie tot deze toekomstvisie
In dit hoofdstuk wordt de top 10 (in willekeurige volgorde) gegeven van nieuwe functies van een ECD
waarbij de cliënt mede-eigenaar is.
Binnen de opsomming wordt gefocust op de functies vanuit het perspectief van de cliënt. De meeste
functies zijn, tenminste deels, ook voor de (pleeg)ouders, verzorgers en direct betrokkenen belangrijk
en beschikbaar.
Per functie wordt aangegeven wat de belangrijkste implicatie van de functie voor de instelling en
voor het ECD is.
1. Cliënten loggen thuis in en registeren zelf.
Belangrijkste implicatie(s) voor de instelling: een significant deel van de registratieve functie
van de cliëntadministratie verschuift naar de cliënt zelf. De instelling moet veel meer het
proces rond de registratie gaan managen, zodat alle betrokkenen (cliënt, hulpverlener,
systeem) tijdig hun bijdrage leveren.
Belangrijkste implicatie(s) voor het ECD: het systeem moet de gangbare platformen
ondersteunen (browser, telefoon, tablet); goed beveiligd zijn en helpen bij het managen van
het proces met behulp van taken en herinneringen.
2. Cliënten hebben een eigen inlogpagina met berichten van de hulpverlener(s).
Belangrijkste implicatie(s) voor de instelling: de mogelijkheid om te communiceren schept ook
de verantwoordelijkheid om te reageren op communicatie.
Belangrijkste implicatie(s) voor het ECD: naast een berichtenfunctie moet er ook een
mechanisme zijn dat de tijdige opvolging monitored en het mogelijk maakt om bij afwezigheid
berichten door collega’s te laten afhandelen.
1
20151201 Whitepaper: de functies van het ECD van de toekomst
3. Cliënten kunnen vragenlijsten toegestuurd krijgen en invullen (CBCL, TRF, WISC etc.).
Belangrijkste implicatie(s) voor de instelling: dit biedt vooral gemak.
Belangrijkste implicatie(s) voor het ECD: functionaliteit voor het delen van vragenlijsten; het
opvolgen van de invulling.
4. Cliënten kunnen hulpverlenersplan, evaluaties en eindrapportages inzien en erop reageren.
In gesprekken met instellingen komt de volgende werkwijze naar voren: de cliënt is medeeigenaar van zijn / haar dossier. De instelling is verantwoordelijk voor de (kwaliteit van de)
genoemde documenten. De cliënt voegt informatie aan documenten toe in de vorm van een
reactie, maar de instellingen blijft verantwoordelijk voor het document zelf en de
aanpassingen daarop ook al is de cliënt mede-eigenaar.
Belangrijkste implicatie(s) voor de instelling: alle documentatie moet dusdanig geschreven
worden, dat cliënten deze kunnen en mogen lezen. Daarnaast moet de hulpverlener nog
bewuster omgaan met welke informatie waar genoteerd wordt.
Belangrijkste implicatie(s) voor het ECD: het ECD wordt fundamenteel een open systeem
waarbij informatie in de basis gedeeld wordt (waar het nu veel meer in essentie een gesloten
systeem is met deeltjes die opgensteld kunnen worden). Het ECD maakt onderscheid tussen
werknotities en (officiële) cliëntrapportages en biedt functies om deze te delen. Daarnaast
vormt de reactie van de cliënt een integraal onderdeel van de documenten in het dossier.
5. De cliënt heeft een eigen portaal waarop hij ‘zijn verhaal’ kan vertellen.
Belangrijkste implicatie(s) voor de instelling: cliëntcontacten kunnen effectiever worden,
omdat het cliëntverhaal (door de cliënt zelf) inclusief statusupdates vooraf beschikbaar is. Dit
stelt nog hogere eisen aan de voorbereiding door hulpverleners.
Belangrijkste implicatie(s) voor het ECD: moet behulpzaam zijn bij het aanbrengen van
structuur in het verhaal van de cliënt en de updates daarop, zodat de informatie overzichtelijk
en interpreteerbaar blijft. Ook als de omvang van het dossier gedurende de jaren toeneemt.
6. De cliënt heeft een dossier dat met hem mee reist en wordt aangevuld met elke behandeling.
Belangrijkste implicatie(s) voor de instelling: nog meer besef dat het traject binnen de
instelling in veel gevallen voor de patiënt maar een stap is in zijn levensreis.
Belangrijkste implicatie(s) voor het ECD: het ECD is in staat het dossier van de patiënt als
startpunt ‘in ontvangst’ te nemen; dit aan te vullen tijdens de behandeling en bij de
beëindiging weer ‘mee te geven’.
7. De cliënt ontvangt aanvullende ondersteuning, bijvoorbeeld in de vorm van video’s.
Belangrijkste implicatie(s) voor de instelling: de aanvullende ondersteuning moet digitaal èn
volgens de in de digitale wereld gangbare vormen, beschikbaar zijn. Denk daarbij aan video in
plaats van tekst en snel ter zake komen in plaats van een uitgebreide inleiding.
Belangrijkste implicatie(s) voor het ECD: het ECD kan informatie delen, die traditioneel geen
deel uitmaakte van de informatie in het systeem.
8. Verzorgers (pleegouders) hebben inzage in het cliënt dossier en worden papierloos en eenvoudig
geholpen.
Belangrijkste implicatie(s) voor de instelling: de processen worden zo ingericht dat papierloze
communicatie wordt ondersteund.
Belangrijkste implicatie(s) voor het ECD: de eerder genoemde procesondersteuning.
9. Cliënten hebben een eigen agenda waarin afspraken zichtbaar zijn en kunnen in de agenda van
hulpverleners kijken. De eigen agenda is koppelbaar aan een externe, persoonlijke agenda en bevat
herinneringen.
Belangrijkste implicatie(s) voor de instelling: de hulpverleners maken zelf actief gebruik van de
2
20151201 Whitepaper: de functies van het ECD van de toekomst
digitale agenda, omdat van daaruit de afspraken met de cliënt worden gemanaged.
Belangrijkste implicatie(s) voor het ECD: een koppeling met de gangbare digitale
agendaformats wordt ondersteund. Het biedt een uitgebreide agendafunctionaliteit, waarbij
verschillende niveau’s van inzage (bijvoorbeeld beschikbaarheid, locatie) worden
ondersteund.
10. Cliënten kunnen anderen machtigen om delen van hun dossier te bekijken en erop te reageren.
Belangrijkste implicatie(s) voor de instelling: er is een vast, uitlegbaar mechanisme dat bepaalt
welke informatie met welke derde gedeeld kan worden en welk niveau van deling (lezen,
reageren, aanpassen) van toepassing is.
Belangrijkste implicatie(s) voor het ECD: er is ondersteuning voor verschillende types van
derde gebruikers met verschillende autorisatieniveau’s; inclusief de beperking in toegankelijk
gedurende de behandelperiode.
De vertaling hiervan naar het ECD van NederCare
NederCare onderschrijft de toekomstvisie van haar klanten (die de basis vormt voor deze
whitepaper). De roadmap van het nieuwe ECD van NederCare, MoreCare4, bevat de hierboven
genoemde top 10 van functies. In de eerste versie van MoreCare4 is reeds een deel gerealiseerd.
Van 2014 tot half 2016 wordt MoreCare4 steeds verder uitgebreid, zodat het uiteindelijk alle 10
omschreven functies omvat.
De echte uitdaging hierbij ligt niet in het opstellen van de visie of de lijst met functies. De echte
uitdaging ligt in de vertaling van deze functies naar een gebruikersvriendelijk ECD. NederCare werkt
volgens drie uitgangspunten om dit maximaal te realiseren:
1. Ontwikkelen in co-creatie met de instellingen (en niet alleen als leverancier).
NederCare ontwikkelt haar nieuwe product, MoreCare4, in co-creatie met een platform van
klanten. Deze platformorganisatie bestaat uit een groep van 15 leidende instellingen uit de
jeugdzorg, GGZ en gehandicaptenzorg.
2. Kort cyclische ontwikkelmethodiek: SCRUM (en niet de traditionele watervalmethodiek).
Binnen deze methodiek worden via ontwikkelslagen van enkele weken, in directe
samenwerking met toekomstige gebruikers, nieuwe functies uitgewerkt. Dus geen stapels met
ontwerpen die voor niet-IT-ers onbegrijpelijk zijn en dan maanden wachten op een
onbevredigend resultaat, maar zelf aan de bal om schouder aan schouder de details van de
benodigde functies te ontwerpen en te testen.
3. Het zo snel mogelijk in de praktijk gebruiken van nieuwe functies.
De laatste 20% worden uiteindelijk pas duidelijk als de functies in de dagelijkse praktijk
worden gebruikt. Daarom gaan de nieuw ontwikkelde functies zo snel mogelijk in pilot bij een
van de platformleden om daarna zo snel mogelijk in productie te worden gebruikt bij een
groep van pilot leden.
Meer informatie? Bel of mail Maria van Beekum ([email protected], 0318-500449)
3
20151201 Whitepaper: de functies van het ECD van de toekomst