8.Landelijk Programma van Eisen Elektronisch Cliënten

Programma van Eisen
Elektronisch Cliënten Dossier
V2.2 Definitief
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
1
Inhoudsopgave
1.
2.
3.
4.
Introductie .............................................................................................................. 5
Tot stand komen en ontwikkeling van dit document ............................................. 7
Aanpak en Doelstelling ........................................................................................ 10
Uitgangspunten en algemene eisen ...................................................................... 11
4.1.
Ondersteunt intramurale en extramurale dienstverlening ............................ 11
4.2.
Voldoen aan Wettelijk kader ....................................................................... 11
4.3.
Voldoen aan Functionele kaders .................................................................. 12
4.4.
Voldoen aan Technische kaders................................................................... 12
4.4.1.
Nictiz .................................................................................................... 12
4.4.2.
AZR...................................................................................................... 12
4.4.3.
NEN 7510 informatiebeveiliging ......................................................... 13
4.4.4.
ZIM (Zorg Informatie Model): ............................................................ 13
4.5.
Laagdrempelig gebruik ................................................................................ 13
4.6.
Gelaagde en flexibele Autorisatie ................................................................ 14
4.7.
Open architectuur (i.v.m. koppelingen met andere systemen)..................... 14
4.8.
Schaalbaar .................................................................................................... 16
4.9.
Stabiliteit ...................................................................................................... 16
4.10.
Ondersteunt decentrale uitvoering en mobiel gebruik van een
cliëntendossier.......................................................................................................... 16
4.11.
Flexibiliteit systeem (ruimte voor aanpassingen zonder
programmeerwerk) ................................................................................................... 16
4.12.
Eenvoudig beheer..................................................................................... 17
4.13.
Historie en Archivering............................................................................ 17
4.14.
Correspondentie-functie ........................................................................... 17
4.15.
Layout formulieren en rapporten ............................................................. 17
5. Aanmeldingsfase .................................................................................................. 18
5.1.
Cliëntregistratie ............................................................................................ 18
5.1.1.
Inlezen AZR berichten ......................................................................... 18
5.1.2.
Waarborgen eenduidige en eenmalige vastlegging van cliëntgegevens
18
5.1.3.
Voorselectie relevante (en/of verplichte) datavelden o.b.v. cliënt
typering 18
6. Zorg en Dienstverleningsfase .............................................................................. 19
6.1.
Opstellen persoonsbeeld .............................................................................. 19
6.1.1.
Registreren persoonsgegevens ............................................................. 19
6.1.2.
Rubrieken aanmaken voor aanvullende cliëntgegevens ...................... 19
6.1.3.
Voorselectie relevante (en/of verplichte) datavelden o.b.v. cliënt
typering 19
6.1.4.
Ondersteuning meetschalen ................................................................. 19
6.1.5.
Documenten koppelen ......................................................................... 20
6.1.6.
Cliënttevredenheidsscores.................................................................... 20
6.2.
Opstellen Hoofddoel .................................................................................... 20
6.2.1.
Onderkent en ondersteunt de domeinen van het Zorgleefplan ............ 20
6.2.2.
Onderkent en ondersteunt de SAMPC aanpak..................................... 20
6.3.
Opstellen Werkplannen ................................................................................ 21
6.3.1.
Ondersteunt opstellen van daginvulling (agenda van de cliënt) van de
cliënt op handelingsniveau ................................................................................... 21
6.3.2.
Bewaking op aansluiting werkplan bij indicatie (ZZP) ....................... 21
6.3.3.
Bewaking op aansluiting bij doelen uit het Zorgplan .......................... 22
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
2
6.3.4.
6.3.5.
6.3.6.
6.3.7.
6.3.8.
Mogelijkheid tot uitdraaien Zorgplan .................................................. 22
Mogelijkheid tot uitdraaien agenda van de cliënt ................................ 22
Mogelijkheid tot uitdraaien looplijsten ................................................ 22
Mogelijkheid tot uitdraaien medicijnlijsten ......................................... 22
Mogelijkheid tot export van capaciteitsbehoefte naar roosterapplicatie
22
6.4.
Uitvoeren Zorg en dienstverlening .............................................................. 23
6.4.1.
Registratie geleverde zorg.................................................................... 23
6.4.2.
Registratie aanwezigheid/deelname dagactiviteiten ............................ 23
6.4.3.
Mogelijkheid voor invoeren observaties .............................................. 23
6.4.4.
Faciliteren invullen diverse controle lijsten ......................................... 23
6.4.5.
Mogelijkheid voor inzien logfile met observatie op
cliënt/afdeling/periode (i.h.k.v. overdracht) ........................................................ 23
6.4.6.
Inzage in protocollen en richtlijnen ..................................................... 23
6.4.7.
Inzage in medicijnlijsten/ ligplannen (decubitus) ................................ 24
6.4.8.
Registratie gebruikte materialen .......................................................... 24
6.4.9.
Registratie alarm opvolging ................................................................. 24
6.4.10. Mogelijkheid tot uitdraaien rapportages voor gebruikers van het ECD
24
6.4.11. Ondersteunen rapportage omtrent Normen Verantwoorde Zorg ......... 24
6.4.12. Ondersteunen dag en maandrapportage ............................................... 26
6.5.
Evalueren Zorg en Dienstverlening ............................................................. 27
6.5.1.
Trigger op verlopen zorgplan (moet bijgesteld worden) ..................... 27
6.5.2.
Evaluatie cliënttevredenheidsscore ...................................................... 27
6.5.3.
Evaluatie van de acties versus doelen in het zorgplan ......................... 27
6.5.4.
Trend/ontwikkeling op meetschalen .................................................... 27
6.5.5.
Vastleggen verbeteracties of veranderingen in zorgplan ..................... 28
6.5.6.
Interpreteren van en acteren op de vergaarde management informatie28
6.5.7.
Evaluatie maatregelen incidenten ........................................................ 28
6.5.8.
Vastleggen resultaat van het MDO ...................................................... 28
6.5.9.
Trigger ‘Laatste Mutatiedatum’ ........................................................... 28
6.5.10. Mutatieberichte AZR ........................................................................... 28
7. Afmeldingsfase .................................................................................................... 29
7.1.1.
Afmeldingsbericht AZR....................................................................... 29
7.1.2.
Ondersteuning overdracht binnen de keten.......................................... 29
8. Externe Rapportage .............................................................................................. 30
8.1.
IGZ rapportage ............................................................................................. 30
8.1.1.
MIC (inclusief valpartijen) .................................................................. 30
8.1.2.
Middelen en Maatregelen .................................................................... 30
8.1.3.
Vrijheidsbeperkende maatregelen ........................................................ 30
8.1.4.
Vocht en Voeding ................................................................................ 30
8.1.5.
Decubitus ............................................................................................. 30
8.2.
Kwaliteitskaart ............................................................................................. 30
8.3.
Input voor jaardocument maatschappelijke verantwoording ....................... 30
9. Management Informatie (interne rapportages) .................................................... 31
9.1.
Bedrijfsvoering ............................................................................................ 31
9.1.1.
Zorgbehoefte en zorgtrend ................................................................... 31
9.1.2.
Capaciteits behoefte per periode (dagdeel/dag/week/maand) per functie
per cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling............................................... 31
9.1.3.
Geplande zorg per periode (dagdeel/dag/week/maand) per
cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling ..................................................... 31
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
3
9.1.4.
Gerealiseerde zorg per periode per
cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling ..................................................... 31
9.1.5.
Leverbetrouwbaarheid totaal en per cliënt per periode (=geplande zorg
vs gerealiseerde zorg) .......................................................................................... 32
9.1.6.
Overzicht observaties per cliënt/groep per periode ............................. 32
9.1.7.
Kosten per periode gebaseerd op gerealiseerde zorg en
voorcalculatorische kostprijzen ........................................................................... 32
9.1.8.
Inkomsten per periode op basis van gerealiseerde zorg....................... 32
9.1.9.
Resultaat per periode op basis van gerealiseerde zorg......................... 32
9.2.
Zorg .............................................................................................................. 33
9.2.1.
Incidenten totaal en per groep/afdeling per periode ............................ 33
9.2.2.
Medicijngebruik per periode per
cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling ..................................................... 33
9.2.3.
Incidenten medicatiebewaking............................................................. 33
9.2.4.
BOPZ maatregelen totaal en per groep/afdeling per periode ............... 33
9.2.5.
Uitkomsten decubitus meting totaal en per periode per groep/afdeling
33
9.2.6.
Inzet en percentage ongeplande zorg per periode per
cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling ..................................................... 33
9.2.7.
Historie en trends vanuit meetschalen (met link naar benodigde
acties/bijstellingen) .............................................................................................. 33
9.2.8.
Gemiddelde leeftijd Cliënten ............................................................... 33
9.2.9.
Gemiddelde verblijfsduur Cliënten ...................................................... 33
9.2.10. Scores cliënttevredenheidsonderzoek .................................................. 33
10.
Verantwoording ............................................................................................... 34
10.1.
Gerealiseerde zorg per groep/periode/cliënt ............................................ 34
10.2.
Gerealiseerde zorg op instellingsniveau (productie staat) ....................... 34
11.
Systeem signalering (triggers) ......................................................................... 35
11.1.
Totale zorgvraag overschrijdt de raamafspraken met zorgkantoor
(productieplafond).................................................................................................... 35
11.2.
Verlopen indicatie in tijd ......................................................................... 35
11.3.
Overschrijding / onderschrijding indicatie in tijd .................................... 35
11.4.
Overschrijding indicatie in kosten ........................................................... 35
11.5.
Opvolgen signalering obv relevante velden uit verantwoorde zorg ........ 35
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
4
1. Introductie
In de zomer 2005 is door VWS aan ActiZ de opdracht gegeven een landelijk project
op te starten omtrent het Elektronisch Cliënten Dossier. De doelstelling van het
project is het aan de gehele sector beschikbaar stellen en overdragen van kennis en
ervaring op het gebied van het Elektronisch Cliënten Dossier. Hierbij staan zowel het
hulpmiddel als de werkwijze centraal. Het project kenmerkt zich door een
gezamenlijke aanpak van pilot instellingen (voorloopinstellingen binnen de V&V
sector) en specifieke kennispartners en hanteert het olievlek principe om kennis,
ervaring en enthousiasme branche breed uit te dragen.
Er zijn diverse ontwikkelingen die de aanleiding vormen voor het project
‘Elektronisch Cliënten Dossier’. In dit hoofdstuk gaan we kort in op de belangrijkste
aanleidingen. Onderstaand treft u een schematisch overzicht:
Functiegerichte Bekostiging (zorgzwaarte financiering)
De toekomstige bekostiging van de zorg is een steeds belangrijker wordend
agendapunt voor alle betrokkenen. Een heldere bekostiging van de zorg begint met
een helder inzicht in de overeengekomen en geleverde zorg. Knelpunt voor de
instellingen, is het gebrek aan een hulpmiddel, dat dit inzicht kan creëren dan wel
ondersteunen.
Zorgleefplan
Er zijn diverse initiatieven op het gebied van Kwaliteit van de zorg. Middels
doelstellingen op de vier gedefinieerde Domeinen, (zijnde Lichamelijk welbevinden /
Mentaal welbevinden / Participatie / Woon&Leef omstandigheden) wordt een richtlijn
gegeven voor inhoudelijke zorg. Knelpunt voor de instelling is dat het huidige
Zorgplan veelal te statisch is.
Er is geen goed hulpmiddel om input uit de daadwerkelijk geleverde zorg (van de
verzorgenden) te gebruiken voor evaluatie en eventueel het bijstellen van het
Zorgplan.
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
5
Opkomst EPD in de Cure sector
In het kader van de ontschotting van de zorg, is het van belang om goed aan te sluiten
op de ontwikkelingen van het EPD en EMD binnen de Cure sector. Met name op het
vlak van uitwisseling van gegevens (communicatie standaarden) is een afstemming
vereist. Concreet betekent dit samenwerking met NICTIZ en met het “eenheid van
taal” project van ActiZ.
Kwaliteit en Certificering
Zowel binnen de sector als in de pers, is de afgelopen periode veel aandacht besteed
aan kwaliteit in de zorg. De gemiddelde instelling heeft onvoldoende grip op de
kwaliteit van de dienstverlening of kan deze op zijn minst onvoldoende zichtbaar
maken. In dit licht zijn diverse initiatieven opgestart omtrent de kwaliteit van de zorg,
die al dan niet resulteren in Certificering. Kwaliteit wordt veelal gedefinieerd door de
verhouding prijs/prestatie, en heeft ook een relatie naar het zorgdossier. Het
zorgdossier moet primair die gegevens bevatten die nodig zijn om kwalitatief goede
zorg te verlenen, die bijdraagt aan de kwaliteit van leven van de cliënt. Hiermee wordt
een koppeling gelegd tussen de inhoudelijke zorg en de gemaakte kosten. Knelpunt in
de zorg is veelal, dat het eenduidig vaststellen en volgen van zowel de geleverde zorg
als de gemaakte kosten, onvoldoende ondersteund wordt. Dit vormt een zware
beperking voor het evalueren en bijstellen, wat een wezenlijk onderdeel van
Kwaliteitsmanagement vormt. Een voorspelbare kwaliteit kan alleen als er planmatig
invulling wordt gegeven aan een ECD per cliënt met kwantitatieve en kwalitatieve
elementen.
Vraagsturing
Er is een kentering waar te nemen van traditionele aanbodsturing naar vraagsturing in
de zorg. Vraagsturing veronderstelt een helder inzicht in de mogelijkheden ten
aanzien van de te leveren zorg (bij zowel de cliënt als de instelling) en een zekere
flexibiliteit om op de vraag in te gaan. Vraagsturing impliceert tevens dat er op
cliëntniveau inzicht is in de gewenste en geleverde zorg, met de bijbehorende kosten.
Huidige knelpunten ten aanzien van vraagsturing zijn het gebrek aan inzicht op
cliëntniveau (Leverbetrouwbaarheid) en een beperkt zicht op de impact van een
wijzigende vraag op bijvoorbeeld de planning van de benodigde formatie. Gezien de
opkomst van Zorgzwaartepakketten (ZZP’s), de nieuwe basisverzekering
(aanvullende private zorg) en de WMO ontwikkelingen zal een opdeling van zorg
naar financieringsbron noodzakelijk zijn binnen het te ontwikkelen ECD.
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
6
2. Tot stand komen en ontwikkeling van dit document
Het Elektronisch Cliënten Dossier raakt een scala aan onderwerpen. Aangezien de
doelstelling van het project is om de functionele eisen en wensen aan het systeem
‘bestendig’ te maken tegen de recente ontwikkelingen binnen de V&V, is afstemming
gezocht met de beleidsmakers op de betreffende gebieden, branche- en
belangenvertegenwoordigers en met instellingen in de V&V zelf.
Het Programma van Eisen zal in diverse stadia met verschillende betrokkenen getoetst
en aangevuld worden. Het is daarmee een levend document dat gedurende het project
zijn ‘definitieve’ vorm zal aannemen.
Mocht u vragen, aanvullingen (met een onderbouwing) of opmerkingen hebben over
het programma van eisen, dan kunt u die te allen tijde via [email protected]
aan het project doen toekomen. Wij nodigen eenieder uit om gezamenlijk een helder
beeld te scheppen van de gewenste ontwikkelrichting.
Deze versie van het Programma van Eisen is als volgt tot stand gekomen:
Inventarisatie wettelijk kader
Bespreking wettelijk kader met VWS
en ActiZ
Wettelijk kader vastgesteld in
Programma Commissie
Voorgesprekken met Kennispartners
op het gebied van ECD’s
Voorzet Programma van Eisen op
basis van wettelijk kader, procesgang
en recente ontwikkelingen
Toetsing en aanvullingen opzet PvE
met instellingen (1e ring)
Verwerken aanvullingen en opstellen
eerste concept voor externe
bespreking
Vaststellen concept Programma van
Eisen voor externe bespreking
Bespreking met ICT leveranciers
December januari 2006
17 januari 2006
4 maart 2006
15 februari 2006
Februari/maart
6, 8, 9 maart 2006
Maart/april
25 april 2006
26 en 27 april en 9, 10 en 11 mei
2006
April/mei
Verwerken commentaar en
aanvullingen en opstellen definitief
Programma van Eisen als
uitgangspunt voor de pilots
Bespreken 2e concept voor externe
13 juni 2006
plaatsing op websites.
Gelegenheid tot reacties op 2e concept Periode 23 juni-1 augustus 2006
en verwerken commentaar en
aanvullingen zorginstellingen en ICT
Leveranciers
Toetsen Programma van eisen bij
September 2006 – januari 2007
pilotinstellingen en bijstelling waar
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
7
noodzakelijk
Laatste input voor definitieve versie
uit bespreking met ICT leveranciers
Opstellen Definitief Programma van
Eisen (versie 2.2.)
Goedkeuring voor plaatsing
Publicatie versie 2.2
29 en 30 januari, 7, 12 en 13 februari
Februari – maart 2007
Maart – april 2007
April 2007
Doelstelling met versie 2.1 van het PvE was een stabiele markvraag te formuleren.
Met deze versie zijn binnen de pilot instellingen nadere ervaringen opgedaan. De
beoogde stabiliteit van de vraag wordt bevestigd door het feit dat de functionaliteit
zoals beschreven in versie 2.1 in beginsel geheel overeind is gebleven na toetsing bij
de pilots en de reacties uit het veld.
Wijzigingen in versie 2.2 ten opzichte van de vorige versie hebben betrekking op:
- update van de kaders (vooral technisch kader bevat nu definitieve versies
vanuit NictiZ)
- update van terminologie (IZA verwijderd, intramuraal alles naar ZZP
overgezet)
- tekstuele aanpassingen (zonder functionaliteitwijziging)
- uitbreiding en/of verduidelijking bij functionaliteit omtrent rapportage en
mobiel gebruik
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
8
-
Voor u ligt het definitieve Programma van Eisen zoals opgesteld binnen het
landelijk project Elektronisch Cliënten Dossier. In dit document omtrent Het
Programma van Eisen wordt op bepaalde plekken verwezen naar ‘het
procesmodel’. Dit procesmodel is een weergave in HTML format van de
processen/activiteiten die binnen een instelling zullen moeten worden
uitgevoerd om de brug te kunnen slaan tussen kwaliteit en kwantiteit. In het
procesmodel worden niet alleen de activiteiten benoemd, maar zijn tevens
relevante data-elementen, data-groepen, en indicatoren (bv. normenstelsel van
verantwoorde Zorg) opgenomen.
Indien in dit document gesproken wordt van team/afdeling/groep/locatie of functie
benaming betreft dit een illustratie van een organisatorische entiteit van cliënten dan
wel functiebenaming van medewerkers. Hiermee wordt dus geen uitspraak gedaan
van een voorkeur voor een organisatorische indeling of functiegroepering van
medewerkers. Dat zal altijd instellingsspecifiek zijn en is in dit document sec als
illustratie bedoeld.
Wat verandert er nu in de kern?
De kern van de verandering in werkwijze en hulpmiddel m.b.t. het ECD zit vooral in
de volgende aspecten:
1. Een hulpmiddel (ECD) wat aansluit op de (voorgenomen) werkwijze voor
zorginstellingen. Hierbij afscheid nemend van ‘digitale kladblokken’, dus
bewust de weg inslaand van een hulpmiddel wat een werkwijze/werkproces
van zorginstellingen ondersteunt.
2. Methodische werkwijze, waarbij een aantoonbare relatie wordt aangebracht
tussen kwalitatieve zorg en behandeldoelen en de uitvoering hiervan (cyclisch
proces);
3. De vraagsturing van een cliënt in de werkwijze sterker verankeren;
4. Het kunnen aggregeren van noodzakelijke informatie/kwaliteitsvelden die een
wezenlijk onderdeel zijn van de norm verantwoorde zorg (inclusief de
aangepaste wetgeving rondom vrijheidsbeperkende maatregelen als opvolger
van de BOPZ) en de externe verantwoording hiervan;
5. Een werkwijze en hulpmiddel dat recht doet aan de bewaking van een
cliëntvolgend budget en de nieuwe zorgzwaarte financiering die per 1/1/2007
is ingevoerd;
6. De mogelijkheid voor het gebruik van zorgleefplan als systematiek voor
structurering van data en beschrijven van kenmerken van een cliënt;
7. Een ondersteunend hulpmiddel voor interne rapportage (bedrijfsvoering) en
afgeleide externe rapportgages vanuit het primair proces;
8. De raakvlakken leggen met de standaardisatie afspraken op landelijk niveau
(o.a. HL-7 berichten, EMD en EPD ontwikkelingen, AZR en de eisen m.b.t.
Goed Beheerde Zorgsystemen).
In dit programma van eisen is geprobeerd om het totale overzicht te bieden van de
collectieve eisen, maar de verandering in de kern voor de V&V sector betreft met
name de bovenstaande aspecten.
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
9
3. Aanpak en Doelstelling
Grondbeginsel voor het project is het feit dat de procesgang binnen de zorg leidend is
voor de gewenste functionaliteit, het ECD moet immers ondersteunend zijn bij de
uitvoering en besturing van de zorg. Voor het samenstellen van het Programma van
Eisen is het Zorg Informatie Model en daarin opgenomen procesgang/fasering als
leidend uitgangspunt genomen.
Doelstelling binnen het ECD project is het geven van een collectief beeld van de
gewenste functionaliteit van een Elektronisch Cliënten Dossier. Bewust wordt
gestreefd naar 80% dekking voor de eisen van de diverse instellingen. Een limitatief
dekkend programma van eisen is niet zinvol aangezien geen enkel systeem meer aan
deze eisen zal kunnen voldoen. Er is op deze manier ruimte voor instellingsspecifieke
eisen en wensen en er resteert nog voldoende ruimte voor de verschillende ICT
leveranciers om hun eigen invulling te geven aan het programma van eisen. Het
programma dicteert niet de verschijningsvorm of verdere uitwerking van het ECD.
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
10
4. Uitgangspunten en algemene eisen
Bij het opstellen van het programma van eisen wordt het Zorg Informatie Model als
kader genomen. Er zijn echter ook proces onafhankelijke eisen en wensen aan het
ECD. Hieronder worden de belangrijkste toegelicht.
4.1.
Ondersteunt intramurale en extramurale
dienstverlening

4.2.
Het ECD dient zowel intramurale als extramurale zorg te
ondersteunen.
Voldoen aan Wettelijk kader

Aangezien diverse wettelijke kaders op de uitvoering van de zorg
drukken en het ECD deze uitvoering moet ondersteunen, zal het
ECD moeten voldoen aan de volgende wettelijke eisen die
betrekking hebben op de werkwijze en inhoud van het ECD:
1. Kwaliteitswet Zorginstellingen
2. Wet WGBO (Wet Geneeskundige Behandelings Overeenkomst):
a. informatie & toestemming
b. dossier en bewaartermijnen
c. toegang tot patientgegevens
3. Wet BIG (Bevoegdheids regeling voorbehouden handelingen)
4. Wet BOPZ (Wet Bijzonder opnemingen in Psychiatrische
Ziekenhuizen)
a. inclusief voorgenomen wetswijziging
vrijheidbeperking/beneming refnr. DVVO/JIZ-U-2593492
5. Wet WBP (Wet bescherming persoonsgegevens)
6. Wet AWBZ (Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten)
a. Inclusief voorgenomen zorgzwaarte financiering
intramuraal refnr. DGB/FIG-2630465
b. Inclusief plan van aanpak zorgzwaartebekostiging refnr.
DLZ-U-2655348
7. Kaderregeling AO-IC (CTG/ZAio, December 2004)
8. Instrument Inspectiebezoek IGZ (Normen 2005/2006, uitgave 1
november 2005). Als toezichthouder/inspectie vanuit de
wetgeving.
9. Zorgverzekeringwet
10. Wet BGBZ (gebruik burgerservicenummer/BSN in de zorg)
11. Nieuwe zorgzwaartefinanciering
12. WMO: overgang huishoudelijke en persoonlijke verzorging naar
de Gemeenten.
Binnen het procesmodel zijn de relevante indicatoren omtrent
bovengenoemde wetten en richtlijnen opgenomen en gekoppeld aan
het te ondersteunen proces.
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
11
4.3.
Voldoen aan Functionele kaders

Los van de in dit document nader uitgewerkte functionele eisen,
zal het ECD in lijn moeten zijn met de volgende functionele
kaders die betrekking hebben op de werkwijze en inhoud van het
ECD. Deze kaders zijn in een eerder stadium door de branche enof de branchevereniging vereniging vastgesteld:
1. Normen voor verantwoorde Zorg (uitgave ‘op weg naar
verantwoorde zorg’, juni 2005)
2. Toetsingskader voor Verantwoorde zorg (uitgave november 2005)
3. Zorgleefplan Complexe Zorg
4. Professionele verantwoordelijkheid en verantwoorde zorg (Aracres,
mei 2004)
5. Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording Zorg (November
2005)
6. CAO V&V en capaciteitsplanningsmodel ActiZ
(capaciteitsvraagstukken en inzet medewerkers)
Binnen het procesmodel zijn de relevante indicatoren omtrent
bovengenoemde wetten en richtlijnen opgenomen en gekoppeld aan
het te ondersteunen proces.
4.4.
Voldoen aan Technische kaders

Binnen het project wordt geen Technisch Ontwerp van het ECD
gegeven. Voor eisen en standaarden ten aanzien van koppelingen
en interne-externe communicatie wordt aangesloten bij en
verwezen naar de betreffende instanties die daarover de kaders
hebben aangegeven
4.4.1. Nictiz

De volgende Nictiz stukken zijn opgenomen als basis voor het
Programma van Eisen voor het ECD die betrekking hebben op
onderdeel ICT infrastructuur en keten zorg:
1. Handboek ICT-leveranciers in de zorg V4.1, 11 augustus 2006
2. Programma van eisen voor een goed beheerd zorgsysteem V1.1,
augustus 2006
3. Specificatie van de basisinfrastructuur in de zorg v2.4, 11 augustus
2006
4. Architectuurontwerp basisinfrastructuur in de zorg v4.2, 16
november 2005
5. Handboek BSN in de Zorg v1.0, 25 oktober 2006
6. Implementatiehandleidingen HL7 v3, versie 2.5, augustus 2006
4.4.2. AZR

De volgende AZR stukken zijn opgenomen als basis voor het
Programma van Eisen voor het ECD die betrekking hebben op
onderdeel ICT infrastructuur en keten zorg:
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
12
1. Vektis, Zorgregistratie AWBZ, digitaal berichtenverkeer in de
keten (maart 2004)
2. AZR, fase 3, versie 2
4.4.3. NEN 7510 informatiebeveiliging

De volgende NEN stukken zijn opgenomen als basis voor het
Programma van Eisen voor het ECD die betrekking hebben op
onderdeel ICT infrastructuur en keten zorg:
1. NEN 7510, de norm voor informatiebeveiliging in de zorg, 10
november 2005
4.4.4. ZIM (Zorg Informatie Model):

4.5.
Het ZIM zal gebruikt worden in het programma van eisen van het
ECD als basis voor de samenhang informatievoorziening
gemoderniseerde AWBZ:
1. Overzichtskaart referentie 04-0007 Mysupport.nl
Laagdrempelig gebruik








Bij het ontwerp van het systeem dient het laagdrempelig gebruik
een belangrijk aandachtspunt te zijn. De succesfactor van het
systeem is immers de mate van acceptatie en gebruik.
Belangrijke gebruikersgroepen (intern, dan wel extern ingehuurd)
zijn Verzorgenden, Verpleegkundigen, Behandelaars (waaronder
artsen, fysiotherapeuten, logopedisten, ergotherapeuten, diëtisten
ed.), Cliëntadministrateurs, (team)managers, Cliënten en Familie,
Eventueel Geestelijke Verzorgende.
Bij het ontwerp moet worden uitgegaan van basale ICT
vaardigheden bij de beoogde gebruikers, die zich beperken tot
eenvoudig PC werk. Het systeem zal voor de reguliere
functionaliteit ter ondersteuning van het operationele proces qua
benodigde vaardigheden aan moeten sluiten bij deze doelgroep.
Voor het ondersteunen van het tactische proces (rapportage en
sturing) dient te worden uitgegaan van enige ervaring met
eenvoudige kantoorautomatisering hulpmiddelen.
Het gebruik van het systeem moet eenvoudig aan te leren zijn.
Gezien de omvang en diversiteit van de gebruikersgroep is het
wenselijk dat een ‘train de trainer’ principe kan worden
aangehouden. Een en ander stelt eisen in de intuïtieve werking
van het systeem.
Voor een hoge acceptatiegraad zal van belang zijn dat het
systeem een gebruiksvriendelijke user interface heeft. Gebruik
van een muis is mogelijk in combinatie met functietoetsen (om
risico op bv RSI te verminderen)
Rekening houden dat het invoerwerk (daadwerkelijk typen) zo
beperkt mogelijk wordt gehouden.
Voor gebruikers moet de wijze van bevestigen van keuzes binnen
het ECD op een eenvoudige maar ook eenduidige en consequente
manier worden vormgegeven.
Taalgebruik: Nederlandse taal
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
13
4.6.
Gelaagde en flexibele Autorisatie




4.7.
Om de juiste informatie aan de juiste persoon beschikbaar te
stellen is het van belang een goede gelaagde autorisatiestructuur
te kunnen aangeven. Instellingen dienen zelf de verschillende
rollen en bijbehorende autorisatie te kunnen aangeven. Belangrijk
hierbij is dat het mogelijk moet zijn ook cliënten toegang te geven
tot het systeem en alleen de voor hen relevante gegevens te tonen.
Een juiste en flexibele autorisatie structuur zal bijdragen aan het
‘doseren’ van de informatie. Doelstelling is om gebruikers niet te
overspoelen met informatie, maar de voor hen relevante
informatie op de juiste plek beschikbaar te stellen.
Ook voor de rapportage functionaliteit moet een juiste en
flexibele autorisatie instelbaar zijn op gebruikersniveau
Voor nadere informatie hierover zie ook de eisen van Goed
Beheerd Zorgsysteem van NICTIZ die onderdeel zijn van het
programma van eisen voor het ECD.
Open architectuur (i.v.m. koppelingen met andere
systemen)



Een belangrijke succesfactor voor de implementatie van een ECD
is de mate waarin het systeem in de lokale architectuur kan
worden ingepast en in een later stadium in de keten
automatisering kan worden opgenomen.
Het systeem zal communicatie of koppeling met andere systemen
moeten ondersteunen (zonder ingrijpende of omvangrijke
technische wijzigingen). Dit wordt gerealiseerd door te voldoen
aan de gestelde standaarden voor interne/externe communicatie
en koppelingen. Voor een beschrijving van deze standaarden
verwijzen we naar de relevante documenten die in hoofdstuk 4.4
staan beschreven
Op het gebied van externe communicatie zijn een paar gebieden
genoemd die cruciaal zijn in de keten voor de Verpleeg &
Verzorgingssector. Dit betreft vooral de transmurale
communicatie en de communicatie naar familie/contactpersoon
van de cliënt. In het project eenheid van taal zal komende periode
een nadere uitwerking plaats vinden van de data elementen die
voor de sector de belangrijkste prioriteit hebben (lees: top-10
benadering). Deze uitwerking zal conform de beschreven
standaardisatie eisen van NictiZ worden beschreven. Op basis van
deze uitwerking zullen onderstaande paragrafen nader worden
ingevuld. Bij de communicatie van gegevens van de cliënt over
organisatiegrenzen heen zal nadrukkelijk rekening moeten
worden gehouden met de privacywetgeving. De volgende
potentiële externe koppelingen zijn onderdeel van het collectief
programma van eisen:
o AZR (aan-afmelding en mutatieberichten)
o Koppeling met Apothekerssysteem (m.n.
medicatiebewaking en medicatiegebruik)
o Koppeling met Huisartsen systeem (huisartsendossier met
raakvlak naar de EMD ontwikkelingen)
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
14


o Koppeling met Ziekenhuis systeem (met name de transfer
naar ziekenhuis visa versa, labuitslagen en de koppeling
via het landelijk schakelpunt naar landelijke
ontwikkelingen van het EMD en EPD)
Communicatie met familie/contactpersoon (in de toekomst
ondersteund door de landelijke ENIC autorisatie). Een bijzondere
koppeling is de koppeling en communicatie naar familie en
contactpersonen. Inzagerecht van het cliënten dossier en
verantwoording worden als redenen opgegeven. Minimale variant
is de inzage van het dossier (rekening houdend met privacy
wetgeving) al dan niet op papier of digitaal.
Specifiek worden de volgende potentiële interne koppelingen
genoemd (Onderstaande functionaliteit wat niet direct tot de
kernfunctionaliteit van een ECD wordt gerekend, maar wel
relevant is voor de bedrijfsvoering van een instelling kan
natuurlijk uiteindelijk ook in geïntegreerde vorm worden
aangeboden door ICT Leveranciers):
o Koppeling met een wachtlijst en/of prospect (CRM)
systeem (t.b.v. monitoren van aanwas van nieuwe
cliënten)
o Koppeling met alarmeringsystemen om
alarmeringsverloop en opvolging van een cliënt te
bewaken. Het systeem biedt de mogelijkheid om relevante
gegevens van een bepaalde melding vast te leggen
 Tijdstip melding
 Tijdstip aanvang opvolging
 Oorzaak alarm melding
 Actie/handeling
 Tijdstip melding afgehandeld
o Koppeling met b.v. roosterpakket om de
capaciteitsberekening (in volume en deskundigheidsmix)
uit het ECD door te geven aan roosterpakket
o Koppeling met personeelspakket ten aanzien van
gebruikte deskundigheidsniveaus of overige
medewerkerinformatie
o Koppeling met kostprijsmodule die de kostprijs per
AWBZ functie berekent
o Koppeling met een Document Management Systeem
(t.b.v. de contract administratie en
protocollen/werkinstructies)
o Koppeling met een declaratie c.q. financieel systeem
(productieafspraken, declaratie en facturatie)
o Koppeling met zorgzwaarte instrumenten en meetschalen
o Koppeling met Facilitaire pakket en Voedingspakket (met
name de cliëntgebonden afspraken over wasverzorging,
telefoon, voeding/dieet, taxivervoer ed.)
o Koppeling met Tijdsregistratie of Urenregistratie pakket
o Koppeling met een communicatie of email functionaliteit.
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
15
4.8.
Schaalbaar

4.9.
Stabiliteit

4.10.
Het ECD is een belangrijk middel om de continuïteit van zorg te
bewerkstellingen. Het ECD is dus een bedrijfskritisch systeem in
de Zorg. Zowel vanuit bedrijfsmatige redenen als vanuit wet en
regelgeving (o.a. m.b.t. IGZ) is de eis dat het systeem stabiel is.
Dit wil zeggen dat het systeem niet alleen een hoge
beschikbaarheid (een indicatieve eis van 99% beschikbaarheid op
jaarbasis exclusief gepland onderhoud lijkt noodzakelijk vanuit
de bedrijfvoering van instellingen gezien de bedrijfskritische
functie van het ECD) dient te hebben maar ook dat het systeem
weinig uitvalmomenten kent. Hiermee zal bij de opbouw van het
systeem (infrastructuur en gebruikte hulpmiddelen) rekening
gehouden moeten worden.
Ondersteunt decentrale uitvoering en mobiel
gebruik van een cliëntendossier



4.11.
De omvang van de instelling waarin het ECD gebruikt zal worden
kan sterk variëren. Het systeem moet goed schaalbaar zijn (aantal
gebruikers, omvang database etc.) om met deze volume
verschillen om te gaan zonder benodigde ingrijpende software
wijzigingen.
Bij instellingen met meerdere locaties en zorgvormen
(verzorgingshuiszorg, verpleeghuiszorg en thuiszorg) is het zeer
wel mogelijk dat een combinatie van decentrale invoer en
centrale verwerking wordt gehanteerd. Het systeem moet een
dergelijke geografisch verspreide opzet van locaties en
zorgvormen ondersteunen.
Mobiel gebruik: Veel instellingen stellen de eis dat een dossier op
de locatie van de cliënt raadpleegbaar en muteerbaar moet zijn
zowel voor hulpverlener als de cliënt/familie. De keuze om te
werken met een digitaal dossier ondersteund met mobiele digitale
hulpmiddelen (b.v. PDA, smartphone) dan wel een combinatie
van digitaal dossier aangevuld met een decentraal papieren
dossier is een instellingsspecifieke keuze.
Mobiel gebruik is tevens aan de orde in het kader van inzage
recht van de cliënt. Een van de uitdagingen bij gebruik van een
elektronisch cliënten dossier is de wijze waarop de cliënt inzage
heeft en houdt in zijn of haar gegevens. Voorbeeld oplossingen
hiervoor zijn het beschikbaar stellen van cliëntgegevens via
(Zorg) TV, werkstations op de gang, zusterpost of bv in internet
cafés.
Flexibiliteit systeem (ruimte voor aanpassingen
zonder programmeerwerk)

Gezien de dynamiek in het speelveld waarin de V&V instellingen
opereren, moet het voor een instelling mogelijk zijn een
belangrijk deel van de werking van het systeem te beïnvloeden,
b.v. door parameters in te stellen of tabelbeheer uit te voeren,
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
16
zonder tussenkomst van een programmeur. Gezien de recente
ontwikkelingen zal vooral op het gebied van de koppeling tussen
geleverde zorg met de bekostigingswijze, de inhoud van de
externe rapportages en de gegenereerde management informatie
een zekere flexibiliteit betracht moeten worden.
4.12.
Eenvoudig beheer
Ondersteunt met de juiste autorisatie het eenvoudig aanpassen van
gebruikte tabellen en parameters, waaronder:
 Handelingsgroepen
 Normtijden
 Functies en behandelingsgroepen
 Kostprijzen AWBZ functies
 Arrangementen/diensten/producten
4.13.
Historie en Archivering
Archivering moet ertoe leiden dat er geen historische gegevens
ongewenst worden gewijzigd of historische gegevens verloren gaan.
Veel genoemd punt hierbij is de historie van het medicijngebruik en
de behandelingen van een cliënt. Het ECD moet voorzien in:
 De verrichte activeiten in het zorgdossier per cliënt moeten tot 15
jaar te herleiden zijn en op redelijke termijn verstrekbaar
 De historie van de cliëntgegevens moet tot 15 jaar te herleiden
zijn en op redelijke termijn verstrekbaar.
4.14.
Correspondentie-functie
Het ECD zal in toenemende mate het proces van overdracht en de
communicatiestroom tussen medewerkers over gegevens en
gebeurtenissen van de cliënt moeten kunnen faciliteren. Dit is een
wezenlijk onderdeel, wat geïntegreerd dan wel middels gekoppelde
functionaliteit onderdeel zal moeten zijn van het ECD.
4.15.
Layout formulieren en rapporten
Er is (vooralnog) geen collectieve marktvraag te definiëren m.b.t. de
layout van formulieren van de zorginhoudelijke vastlegging (o.a.
diagnose, anamnese, lichamelijk onderzoek, multi-disciplinaire
vastlegging). Zorginstellingen kennen erg veel (eigen) formulier
indelingen en formulier naamgeving. Hierover zijn ook erg veel
opmerkingen gemaakt op basis van het eerste concept. De gebruikte
datavelden hebben echter wel een collectieve karakter. Het flexibel
kunnen samenstellen van een layout van een formulier is een
collectieve wens van zorginstellingen. Voor leveranciers zal dit in de
realisatie fase een lastige vraag zijn, echter met het oog op de
diversiteit van formuliergebruik en een product breed kunnen
aanbieden binnen de V&V sector dus een noodzakelijk eis De
indeling en layout voorbeelden van het zorgleefplan van ActiZ
kunnen zeker een ondersteunende rol spelen voor instellingen op dit
gebied.
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
17
5. Aanmeldingsfase
In de aanmeldingsfase betreft de kernfunctionaliteit van het ECD het ondersteunen
van de basis registratie van de cliënt. Belangrijke functionele eisen betreffen het
waarborgen van een eenvoudige en eenduidige vastlegging
5.1.
Cliëntregistratie
5.1.1. Inlezen AZR berichten
o Het inlezen van AZR berichten en daarmee direct de basale
gegevens van de cliënt vast te leggen brengt direct een efficiency
winst met zich mee. Het moet mogelijk zijn binnen het systeem
om de data van het AZR bericht in te lezen en te verwerken.
5.1.2.
Waarborgen eenduidige en eenmalige vastlegging
van cliëntgegevens
o Toewijzing unieke cliëntnummers
o Controle op dubbele invoer (combinatie naam/geboortedatum)
o Controle op dubbele invoer (systeem geeft aan dat vergelijkbaar
record bestaat; vervangen J/N)
5.1.3.
Voorselectie relevante (en/of verplichte)
datavelden o.b.v. cliënt typering
o Mogelijkheid om bepaalde velden zichtbaar of inzichtbaar te
maken op basis van cliënt typering (op basis van invoer
zorgzwaarte en/of zorgvorm)
o Mogelijkheid om bepaalde velden al dan niet verplicht te maken
op basis van cliënt typering (op basis van invoer van zorgzwaarte
en/of zorgvorm)
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
18
6. Zorg en Dienstverleningsfase
6.1.
Opstellen persoonsbeeld
In de fase omtrent het opstellen van het persoonsbeeld betreft de kernfunctionaliteit
het ondersteunen en richting geven aan de diagnose fase van de cliënt dmv
aanvullende inhoudelijke informatie over de huidige toestand en het (zorg)verleden
van de cliënt. In de fase zullen de verschillende scores en diagnoses een plek krijgen
binnen het ECD (o.a. de anamnese, lichamelijke onderzoek, eventuele labuitslagen,
medicatie, therapieën). Uitgangspunt bij het opstellen van het persoonsbeeld is een
werkwijze gebaseerd op methodisch handelen, waarbij zorgdoelen ook daadwerkelijk
een relatie hebben met zorgbehoeften. Het cyclisch (kunnen) toetsen en daarmee
verifieerbare karakter van het zorgplan is een harde eis.
6.1.1. Registreren persoonsgegevens
o Het systeem biedt de mogelijkheid om verschillende data
elementen met eventueel onderlinge relaties toe te voegen aan de
registratie van de cliënt. Voor een (niet limitatieve) beschrijving
van de data wordt verwezen naar het procesmodel.
6.1.2.
Rubrieken aanmaken voor aanvullende
cliëntgegevens
o Het systeem zal minimaal de twee meest gehanteerde
systematieken ondersteunen voor het rubriceren van cliënt
gegevens, doelen en acties, namelijk de SAMPC en Zorgleefplan
systematiek.
o Wenselijk is dat een instelling zelf de rubricering kan invullen en
derhalve verschillende data elementen aan zelf ingestelde
rubrieken kan aangeven. (optioneel instelbaar voor instellingen
die een andere rubricering willen aanbrengen)
6.1.3.
Voorselectie relevante (en/of verplichte)
datavelden o.b.v. cliënt typering
o Mogelijkheid om bepaalde velden zichtbaar of inzichtbaar te
maken op basis van cliënt typering (op basis van invoer
zorgzwaarte en/of zorgvorm)
o Mogelijkheid om bepaalde velden al dan niet verplicht te maken
op basis van cliënt typering (op basis van invoer zorgzwaarte
en/of zorgvorm)
6.1.4. Ondersteuning meetschalen
o ZOZ vragenlijst opgenomen
o Mogelijkheid om minimum data set te definiëren en te gebruiken
in verschillende meetschalen, ofwel een koppeling te leggen met
een andere gebruikte toepassing voor het volgen van meetschalen
(b.v. RAI). Zie ook paragraaf 4.7
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
19
6.1.5. Documenten koppelen
o Het ECD is in beginsel een cliëntdossier en geen volledig
document management systeem, maar biedt de mogelijkheid om
koppelingen op te nemen bij een cliënt naar relevante
documenten (in gescande of elektronische vorm). Zie ook
paragraaf 4.7.
6.1.6. Cliënttevredenheidsscores
o Mogelijkheid om minimum data set te definiëren en te gebruiken
voor een evaluatie van de cliënttevredenheid ofwel een koppeling
te leggen met een andere gebruikte toepassing voor het volgen
van de cliënttevredenheid.
6.2.
Opstellen Hoofddoel
In de fase Opstellen (hoofd)doel betreft de kernfunctionaliteit van het ECD de
mogelijkheid om gestructureerd een inhoudelijk kader te schetsen voor de cliënt.
Ondersteuning van systematieken zoals de Zorgleefplan systematiek en SAMPC.
6.2.1.
Onderkent en ondersteunt de domeinen van het
Zorgleefplan
Domein woon- en leefomstandigheden
o Binnen dit domein kan informatie worden vastgelegd omtrent:
inrichting appartement, eisen opgeruimd & schoon, veiligheid,
dagritme, bewegingsmogelijkheden, meubilair, gebruiksgemak
Domein participatie
o Binnen dit domein kan informatie worden vastgelegd omtrent:
Sociale activiteiten, rollen in samenleving, intermenselijk contact
Domein mentaal welbevinden en autonomie
o Binnen dit domein kan informatie worden vastgelegd omtrent:
Eigenheid, beleving, zingeving, bejegening, zelfstandigheid,
afhankelijkheid
Domein lichamelijk welbevinden en gezondheid
o Binnen dit domein kan informatie worden vastgelegd omtrent:
Gezondheid, energie, verzorgd lichaam, voeding, lichamelijke
functies, zintuigen, medicijnlijst, rust en beweging, gezondheid
en gezondheidsproblemen
6.2.2. Onderkent en ondersteunt de SAMPC aanpak
o
o
o
o
o
Somatisch aandachtsgebied
Algemene levensverrichtingen
Maatschappelijk aandachtsgebied
Psychisch aandachtsgebied
Communicatief aandachtsgebied
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
20
6.3.
Opstellen Werkplannen
In de fase Opstellen werkplannen betreft de kernfunctionaliteit van het ECD de
mogelijkheid om de doelstellingen uit de vorige fase te vertalen naar concrete
handelingen/acties voor de cliënt met een bepaalde capaciteitsbehoefte (tijd en
vaardigheden). Het systeem biedt de aansluiting tussen het inhoudelijk kader en de
zorgzwaarte bekostiging en zal eventuele afwijkingen /overschrijdingen moeten
signaleren.
Centraal binnen deze fase staat dat de gebruikte bouwstenen klein genoeg zijn om
wijzigingen in de opbouw van de dienstverlening op te vangen (b.v. opbouw op basis
van ZorgZwaartePakketten). Door uit te gaan van handelingen of afzonderlijke
diensten die binnen de instelling zijn gedefinieerd wordt de gewenste resistentie
voorzien. In deze fase zal voor veel instellingen de brug worden gelegd tussen
kwaliteit en kwantiteit van zorg en de verschuiving van ongeplande zorg naar meer
planbare zorg.
6.3.1.
Ondersteunt opstellen van daginvulling (agenda
van de cliënt) van de cliënt op handelingsniveau
o Met behulp van lijsten kan per dagdeel (ochtend-middag-avondnacht) en/of per tijdstip een uit te voeren handeling ingepland
worden
o Per handeling wordt een functionaris gekoppeld
o Per handeling wordt een tijdsduur gekoppeld (eventueel een
normtijd, die met de juiste autorisatie overschreven kan worden)
o Per handeling wordt een financieringsbron gekoppeld
(AWBZ,Privaat, WMO); eventuele andere financieringsbronnen
kunnen geïntroduceerd worden
o Per handeling wordt een setting aangegeven (bv op kamer cliënt,
op de huiskamer, groepsruimte)
o Per handeling kan eventueel benodigde hulpmiddelen of
medicijnen aangegeven worden
o Naast het aangeven van geplande zorg zal tevens een
‘voorcalculatorische’ hoeveelheid ongeplande zorg moeten
kunnen worden aangegeven. Deze tijd wordt wel op de
beschikbare tijd ‘afgeboekt’, maar wordt niet aan een specifieke
handeling gekoppeld.
o De agenda van de cliënt is niet te verwarren met het afspraken
blad wat nu wel binnen instellingen gebruikt wordt om bijzondere
afspraken aan te geven.
6.3.2.
Bewaking op aansluiting werkplan bij indicatie
(ZZP)
o Controle op bandbreedte in uren per AWBZ functie/klasse/ZZP
en/of kosten op basis van handelingen en voorcalculatorische
kostprijs
o Signalering bij overschrijding en onderschrijding van uren of
kosten
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
21
6.3.3. Bewaking op aansluiting bij doelen uit het
Zorgplan
o Voor het slaan van de brug tussen kwaliteit en kwantiteit is het
van wezenlijk belang dat handelingen in daginvulling worden
gekoppeld aan doelen uit het zorgplan. Hiermee wordt immers de
link gelegd tussen de kwalitatieve kant van de zorg uit het
zorgplan en de kwantitatieve invulling daarvan in de dagelijkse
zorg
o Het systeem controleert of alle doelen een gekoppelde handeling
hebben
o Desgewenst controleert het systeem of alle handelingen een
gekoppeld doel hebben
6.3.4. Mogelijkheid tot uitdraaien Zorgplan
o Onder andere om de mogelijkheid te bieden aan een cliënt om
zijn/haar zorgplan in te zien zal de mogelijkheid moeten bestaan
het zorgplan uit te printen
6.3.5. Mogelijkheid tot uitdraaien agenda van de cliënt
o Onder andere om de mogelijkheid te bieden aan een cliënt om
zijn/haar ‘agenda’ in te zien zal de mogelijkheid moeten bestaan
de agenda van de cliënt uit te printen
6.3.6. Mogelijkheid tot uitdraaien looplijsten
o Door een doorsnede te maken van de acties per dag/periode per
functionaris kan tot een looplijst gekomen worden
6.3.7. Mogelijkheid tot uitdraaien medicijnlijsten
o Door een doorsnede te maken van de medicijnen per cliënt per
dag kan een medicijnlijst opgesteld worden
6.3.8.
Mogelijkheid tot export van capaciteitsbehoefte
naar roosterapplicatie
o Een overzicht van de benodigde tijd per functie per dagdeel (per
groep/afdeling/totaal) is input voor het roosteren. Het moet
mogelijk zijn een export bestand te maken voor een externe
roosterapplicatie (zie paragraaf 4.7)
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
22
6.4.
Uitvoeren Zorg en dienstverlening
In de fase Uitvoeren zorg en dienstverlening betreft de kernfunctionaliteit van het
ECD het ondersteunen van de registratie van observaties en geleverde zorg ter
besturing van het primaire proces (effect van de handelingen t.o.v. de gestelde doelen
en waarborgen handelen binnen bedrijfsmatige kaders).
6.4.1. Registratie geleverde zorg
o Het systeem ondersteunt minimaal het aangeven van afwijkingen
van de geplande zorg en ongeplande zorg
o Het systeem moet gekoppeld kunnen worden met een systeem
voor elektronisch tijdschrijven (b.v. PDA, clicker, IO)
6.4.2. Registratie aanwezigheid/deelname dagactiviteiten
o Om inzicht te krijgen/houden in de aanwezigheid bij en deelname
aan dagactiviteiten dient een registratie bijgehouden te worden.
Deze registratie is tevens van belang voor de
leveringsbetrouwbaarheidsrapportage (daadwerkelijk geleverde
of genoten zorg). Het systeem biedt de mogelijkheid een lijst op
te vragen met geplande deelnemers aan een activiteit, alsmede de
mogelijkheid om de aanwezigheid vast te leggen.
6.4.3. Mogelijkheid voor invoeren observaties
o Medewerkers kunnen observaties invoeren voor cliënten, groepen
of afdelingen
6.4.4. Faciliteren invullen diverse controle lijsten
o Voor het verbeteren van de kwaliteit van de zorg is inzicht in de
status en ontwikkeling van de cliënt op verschillende meetschalen
relevant. In dit licht kunnen controle lijsten worden ingebed in de
dagelijkse uitvoering van de zorg. Het systeem zal de betreffende
lijsten kunnen invoeren, tonen en medewerkers kunnen de
gegevens verwerken. Het systeem biedt voorts inzicht in de
ontwikkeling van de cliënt/groep/afdeling over een bepaalde
periode op één of meerdere meetschalen (zie hoofdstuk 6.5
omtrent evaluatie van de zorg)
o Voor een meer gedetailleerde beschrijving van de relevante dataelementen en data-groepen wordt verwezen naar het procesmodel.
6.4.5.
Mogelijkheid voor inzien logfile met observatie op
cliënt/afdeling/periode (i.h.k.v. overdracht)
o Medewerkers kunnen een overzicht van de rapportage over een
bepaalde periode genereren voor een specifieke cliënt, groep of
afdeling. Hiermee wordt de overdracht ondersteund en kan de
benodigde tijd voor groepsgewijze overdracht geminimaliseerd
worden
6.4.6. Inzage in protocollen en richtlijnen
o Voor een deugdelijke uitvoering van de zorg is het vereist dat
medewerkers inzicht hebben in de meest actuele protocollen en
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
23
richtlijnen. In minimale vorm zal het systeem de locatie kunnen
duiden waar de (voor de cliënt en/of handeling) relevante
protocollen en richtlijnen zijn opgeslagen. Wenselijk is dat de
betreffende documenten ook via het systeem benaderd kunnen
worden voor inzage.
6.4.7. Inzage in medicijnlijsten/ ligplannen (decubitus)
o Het systeem biedt de mogelijkheid om medicijnlijsten
(uiteindelijk via het landelijke EMD) of ligplannen (decubitus) in
te zien, voor cliënten, groepen of afdelingen. In minimale vorm
betekent dit dat de betreffende lijsten geprint kunnen worden om
beschikbaar te stellen.
6.4.8. Registratie gebruikte materialen
o Voor een goed inzicht in de gebruikte materialen, de redenen
hiervoor (b.v. i.h.k.v. BOPZ) en de daaraan gerelateerde kosten is
het wenselijk dat geplande en daadwerkelijk gebruikte materialen,
gesplitst naar AWBZ en niet AWBZ, kunnen worden vastgelegd.
Het systeem biedt voorts inzicht in het verbruik per
cliënt/groep/afdeling over een bepaalde periode
6.4.9. Registratie alarm opvolging
o (zie ook paragraaf 4.7)
6.4.10.
Mogelijkheid tot uitdraaien rapportages voor
gebruikers van het ECD
o Het is met de juiste autorisatie mogelijk om voor specifieke
doelgroepen rapportages te definiëren en uit te draaien in het
kader van overdracht of informatievoorziening
6.4.11.
Ondersteunen rapportage omtrent Normen
Verantwoorde Zorg
Ten tijde van dit schrijven is een geupdate versie van het
Toetsingskader in de maak, op basis van de ervaringen die zijn
opgedaan bij het gebruik van het toetsingskader bij een aantal
pilot instellingen. Deze geupdate versie zal in de komende weken
beschikbaar komen op de website van Actiz.
Aangezien er nog geen definitieve update beschikbaar is, vind u
hieronder de huidige versie nader uitgewerkt.
o In onderstaande opsomming wordt wat uitgebreider en
gedetailleerder ingegaan op de normen verantwoorde zorg. Reden
voor deze extra detaillering is dat de normen en het
toetsingskader verantwoorde zorg voor de sector een nieuw
fenomeen is.
o Naast een vrij veld voor opmerkingen biedt het systeem de
mogelijkheid om relevante items aan te vinken ter input van de
signaleringsfunctie zoals beschreven in hoofdstuk 11.
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
24
o Om te kunnen rapporteren omtrent het toetsingskader
Verantwoorde Zorg zullen de volgende items per cliënt eenduidig
moeten kunnen worden aangegeven:
o Cliënt heeft geaccordeerd zorgovereenkomst [J/N]
o Cliënt heeft geaccordeerd Zorgleefplan [J/N]
o Cliënt heeft geaccordeerde ‘agenda van de cliënt” [J/N]
o Decubitus graad
o Gewichtstoename of afname in kg
o Gebruikt meer dan 9 soorten medicatie per dag [J/N]
o Vaccinatie tegen griep [J/N]
o Vaccinatie geldig tot [datumveld]
o Incontinentiegeval waarbij bij de diagnose incontinentie
een arts of incontinentie verpleegkundige betrokken is
[J/N]
o Prevalentie urine-incontinentie
o Cliënt heeft verblijfskatheter [J/N]
o Bij cliënt wordt gewerkt met ‘zachte domotica’ zoals een
belmat, een lus met chips. Etc [J/N]
o Cliënt heeft in afgelopen periode verbaal of fysiek
agressief of gewelddadig gedrag vertoond [J/N]
o Bij intramuraal verblijvende psychogeriatrische cliënt is
met instemming (van cliënt of vertegenwoordiger) fixatie
toegepast met onrustband, tafelblad en/of diepe stoel [J/N]
o Cliënt heeft blijvend letsel opgelopen tijdens toepassing
fixatie [J/N]
o Cliënt heeft minstens 2 gediagnosticeerde symptomen van
depressie [J/N]
o De volgende items hebben betrekking op een beoordeling van de
cliënt van de dienstverlening. Om niet volledig afhankelijk te zijn
van de uitkomsten van een volledig Cliënttevredenheidsonderzoek wordt in het systeem de mogelijkheid geboden om aan
te geven of een cliënt een opmerking/klacht (echter geen formele
klacht ingediend) heeft over:
o De mate waarin organisatorische eenheid adequaat
met cliënten en familie communiceert [J/N]
o De mate waarin de organisatorische eenheid adequaat
cliënten en familie informeert [J/N]
o De mate waarin cliënten een adequate bejegening door
personeel ervaren [J/N]
o De mate waarin cliënten zich als schoon en verzorgd
ervaren [J/N]
o De mate waarin de organisatorische eenheid zorgt
voor smakelijke maaltijden, hapjes en drankjes [J/N]
o De mate waarin de rechten van cliënten m.b.t.
vrijheidsbeperking worden gerespecteerd [J/N]
o % cliënten dat aangeeft dat bij pijn en/of ziekte
adequate maatregelen worden genomen [J/N]
o % cliënten dat aangeeft dat organisatorische eenheid
goed inspeelt op zijn/haar beperking of mogelijkheden
[J/N]
o De mate waarin een organisatorische eenheid
comfortabele woonruimte biedt [J/N]
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
25
o De mate waarin cliënten zich thuis voelen [J/N]
o De mate van privacy in de (woon)ruimten [J/N]
o De mate van bewegingsvrijheid en –mogelijkheden in
de (woon) ruimten [J/N]
o De mate waarin de organisatorische eenheid cliënten
in staat stelt te participeren in de samenleving [J/N]
o De mate waarin de organisatorische eenheid cliënten
mogelijkheden biedt voor dagbesteding en –
structurering [J/N]
o De mate waarin de organisatorische eenheid cliënten
aandacht en ondersteuning geeft voor de eigen
identiteit en levensinvulling [J/N]
6.4.12.
Ondersteunen dag en maandrapportage
o Dag en Maandrapportages zijn over het algemeen
instellingsspecifiek. Eis voor het ECD is een flexibele
vorm om dag en maandrapportages te kunnen maken,
met eigen unieke rapportnaamgeving, vanuit
verschillende doelgroepen/gebruikers en datavelden
van het ECD.
o Over het geheel genomen wordt een onderscheid
gemaakt tussen informatieve velden en telvelden.
Informatieve velden bevatten data die niet
geaggregeerd of gegroepeerd hoeft te worden, maar
simpelweg een eigenschap of waarde weergeeft. De
input op telvelden is echter te manipuleren (wat wil
zeggen dat de data gebruikt kan worden om overzicht
of inzicht op andere niveaus te krijgen). Het
onderscheid tussen deze typen is wezenlijk om te
voorkomen dat het ECD verword tot een digitaal
kladblok.
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
26
6.5.
Evalueren Zorg en Dienstverlening
In de fase Evalueren zorg en dienstverlening betreft de kernfunctionaliteit van het
ECD het samenbrengen en ondersteunen bij het interpreteren van de kwalitatieve en
kwantitatieve informatie uit het zorgproces
6.5.1. Trigger op verlopen zorgplan (moet bijgesteld
worden)
o Uitgangspunt is dat het zorgplan een dermate dynamisch en
gebruikt item is dat er weinig kans is dat het gedurende langere
tijd niet aangepast wordt. Echter, in het kader van
kwaliteitsbeheersing is het wenselijk een time-stamp op het
zorgplan te kunnen geven zodat inzichtelijk is wanneer het
zorgplan voor het laatst geëvalueerd en/of aangepast is en per
wanneer uiterlijk een nieuwe evaluatie dient plaats te vinden.
6.5.2. Evaluatie cliënttevredenheidsscore
o Voor een goede evaluatie van de beleving van de zorg is inzicht
(huidige score en trends) in de cliënttevredenheidsscore vereist
als geheel of op verschillende onderdelen. Desgewenst kunnen
doelstellingen omtrent cliënttevredenheid met specifieke acties in
de zorgplannen worden opgenomen. Reden voor de opname van
cliënttevredenheidsscores in het ECD is de mogelijkheid voor
instellingen om kort-cyclisch te sturen op relevante
tevredenheidsscores van cliënten.
6.5.3. Evaluatie van de acties versus doelen in het
zorgplan
o Op basis van de registratie van de geleverde zorg kan inzicht
gegeven worden in de mate waarin de acties zoals
overeengekomen op basis van het zorgplan daadwerkelijk zijn
uitgevoerd. Eventuele afwijkingen kunnen nader beschouwd
worden.
6.5.4. Trend/ontwikkeling op meetschalen
o Om het effect van de uitgevoerde acties op de geestelijke en
fysieke toestand van de cliënt te meten worden meetschalen
toegepast. Door mede de trend/ontwikkeling op meetschalen te
volgen van cliënten/groepen/afdelingen kan een beeld gevormd
worden van de effectiviteit van de zorg. Is de gewenste
ontwikkeling of stabilisatie op een bepaald inhoudelijk gebied
terug te vinden in de metingen? Is er aanleiding om andere
(typen) acties op te nemen in het zorgplan?
o Er is een bijzonder breed scala aan gehanteerde meetschalen in de
zorg. Wel is er een doorsnede te maken van de dataset die voor
deze meetschalen gebruikt wordt. Het systeem zal ofwel zelf de
mogelijkheid bieden om metingen vast te leggen, ofwel de
mogelijkheid bieden om een koppeling te leggen naar resultaten
van metingen buiten het systeem. Meetschalen die heden ten dage
bijzondere aandacht behoeven zijn de ZOZ zorgzwaarte meting
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
27
en de schalen zoals opgenomen in RAI (Resident Assessment
Instrument)
6.5.5. Vastleggen verbeteracties of veranderingen in
zorgplan
o Op basis van de evaluatie kunnen verbeteracties overeengekomen
worden. Deze worden in het zorgplan doorgevoerd met wederom
een time-stamp zodat inzichtelijk is welke wijzigingen per
wanneer zijn doorgevoerd. Te allen tijde dient de historie van het
zorgplan inzichtelijk te blijven.
6.5.6. Interpreteren van en acteren op de vergaarde
management informatie
o Evaluatie van de zorg vindt vooral plaats op basis van
gegenereerde management informatie. Gezien het belang van
management informatie is hieraan een apart hoofdstuk gewijd.
6.5.7. Evaluatie maatregelen incidenten
o Evaluatie proces op basis van gegenereerde rapportages
6.5.8. Vastleggen resultaat van het MDO
o MDO rapportages zijn over het algemeen instellingsspecifiek. Eis
voor het ECD is een flexibele vorm om MDO rapportages te
kunnen maken vanuit verschillende doelgroepen/gebruikers en
datavelden van het ECD.
o We verwijzen naar het procesmodel v2.2 voor een nadere
beschrijving van de te ondersteunen procesgang omtrent het
MDO.
6.5.9. Trigger ‘Laatste Mutatiedatum’
o Voor relevante contracten en afspraken in het zorgdossier (in
ieder geval de zorgverleningsovereenkomst en het zorgleefplan)
is een indicatieveld ‘laatste mutatiedatum’ noodzakelijk voor
verantwoording en actualiteitsbewaking
6.5.10.
Mutatieberichte AZR
o Genereren en versturen van mutatieberichten t.b.v. de AZR.
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
28
7. Afmeldingsfase
In de afmeldingsfase betreft de basis functionaliteit van het ECD het registreren van
het beëindigen van de zorg en het afsluiten en waar nodig archiveren van het
zorgdossier en de opgeslagen gegevens
7.1.1. Afmeldingsbericht AZR
o Genereren en versturen afmeldingsbericht
7.1.2. Ondersteuning overdracht binnen de keten
o Een export bericht met cliëntdata kan worden verzonden op het
moment van overdracht van de cliënt binnen de keten (met name
bij opnames en ontslag ziekenhuis en overdracht van thuiszorg
naar verzorgingshuis en verpleeghuiszorg).
o Van de transmurale berichten zal een nadere uitwerking worden
gedaan van de meest gebruikte dataobjecten middels het project
‘eenheid van taal’.
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
29
8. Externe Rapportage
Op het gebied van rapportages wordt veel flexibiliteit gewenst. Voor wat betreft de
externe rapportages zal het systeem in ieder geval de volgende rapportages moeten
kunnen opleveren.
8.1.
IGZ rapportage
8.1.1. MIC (inclusief valpartijen)
8.1.2. Middelen en Maatregelen
8.1.3. Vrijheidsbeperkende maatregelen
8.1.4. Vocht en Voeding
8.1.5. Decubitus
8.2.
Kwaliteitskaart
8.2.1. Het betreft hier input voor de site:
www.kiesbeter.nl
Op deze site wordt een overzicht gegeven van kwalitatieve en
kwantitatieve aspecten van een zorginstelling.
8.3.
Input voor jaardocument maatschappelijke
verantwoording
Voor een uitgebreidere beschrijving van de gebruikte data-elementen en data-groepen
wordt verwezen naar het procesmodel. In een volgend concept zullen ook wat
modellen en voorbeelden worden toegevoegd.
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
30
9. Management Informatie (interne rapportages)
Een van belangrijkste functionaliteiten van een ECD zal de mogelijkheid zijn om
management informatie te genereren. We willen immers het primaire proces van de
zorg besturen en daar is informatie voor nodig. Welke management informatie te
genereren is, zal grotendeels afhangen van het gehanteerde datamodel binnen het
ECD. Door verschillende data elementen met elkaar te verbinden zijn doorsnedes te
maken op verschillende niveaus. Er is een grote flexibiliteitwens binnen de branche
ten aanzien van management informatie, mede doordat nieuwe wet en regelgeving
kan leiden tot nieuwe kwalitatieve en kwantitatieve sturingskaders en derhalve
behoefte aan nieuwe sturingsinformatie.
Op het gebied van management informatie kan onderscheid gemaakt worden tussen
standaard rapportages, zelfbouw rapportages en maatwerk rapportages. Standaard
rapportages zijn als functionaliteit binnen het ECD opgenomen en zijn ‘met een druk
op de knop’ te genereren. Zelfbouw rapportages zijn rapportages die niet standaard
ingebouwd zijn, maar die zonder tussenkomst van programmeurs in te richten zijn in
het systeem danwel via een export naar een rapportagegenerator. Hiervoor moet de
mogelijkheid bestaan om bepaalde data elementen binnen een rapportage op te
nemen. Maatwerkrapportages zijn ten slotte rapportages waarvoor een software
inhoudelijke aanpassing nodig is (programmatuur en/of datamodel). Hieronder is een
aantal rapportages opgenomen dat we onder de categorie standaard rapportages
zouden willen scharen.
9.1.
Bedrijfsvoering
9.1.1. Zorgbehoefte en zorgtrend
o Inzicht in de zorgbehoefte per
cliënt/groep/afdeling/cluster/instelling en de trend ten aanzien van
deze zorgbehoefte
9.1.2. Capaciteits behoefte per periode
(dagdeel/dag/week/maand) per functie per
cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling
o Op basis van de opgestelde daginvullingen van de cliënten waarin
handelingen met bijbehorende tijden en functie staat aangegeven
kan een overzicht gemaakt worden van de capaciteitsbehoefte per
periode per functie. Om een overzicht op verschillende niveaus te
kunnen maken zal een cliënt een relatie moeten hebben met een
groep, een afdeling, een cluster, een locatie en een instelling.
9.1.3. Geplande zorg per periode
(dagdeel/dag/week/maand) per
cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling
9.1.4. Gerealiseerde zorg per periode per
cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling
o Op basis van de registratie van de gerealiseerde zorg op het
niveau van de cliënt kan een overzicht gemaakt worden van de
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
31
gerealiseerde zorg per cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/
instelling, waarbij tevens inzicht gegeven wordt in de
gerealiseerde zorg per financieringsbron (AWBZ, WMO,
Privaat).
9.1.5. Leverbetrouwbaarheid totaal en per cliënt per
periode (=geplande zorg vs gerealiseerde zorg)
o Een wezenlijk sturingskengetal wordt de leverbetrouwbaarheidsindex. Deze index wordt bepaald door de gerealiseerde zorg
(desgewenst per AWBZ functie) te delen op de overeengekomen
zorg. Een index van 1 of meer wil dus zeggen dat minimaal de
overeengekomen zorg geleverd is. Een score van minder dan 1
wil zeggen dat in de betreffende periode minder dan de
overeengekomen zorg is geleverd. Zowel uitschieters naar boven
als naar onderen zullen voor de instellingen aanleiding zijn tot
aanvullende acties.
9.1.6. Overzicht observaties per cliënt/groep per periode
o Medewerkers kunnen observaties bij een cliënt of groep invoeren.
Dit kan zowel direct plaatsvinden als hiertoe de mogelijkheid
bestaat op locatie of anders op een later moment. Een
medewerker of manager moet eenvoudig de observaties voor de
voor hem of haar relevante cliënten of groepen kunnen inzien
over een gegeven periode.
9.1.7. Kosten per periode gebaseerd op gerealiseerde
zorg en voorcalculatorische kostprijzen
o Op basis van de gerealiseerde zorg en de bijbehorende
handelingsgroep, functionaris, duur en (voorcalculatorische)
kostprijs kan inzicht gekregen worden in de kosten van de
zorglevering over een gegeven periode voor een
cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling
9.1.8. Inkomsten per periode op basis van gerealiseerde
zorg
o Op basis van de gerealiseerde zorg in (zorgzwaarte)pakketten en
de bijbehorende tarieven kan inzicht gekregen worden in de
opbrengsten van de zorglevering over een gegeven periode voor
een cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling
9.1.9. Resultaat per periode op basis van gerealiseerde
zorg
o Inkomsten van de gerealiseerde zorg minus de kosten van de
gerealiseerde zorg geven het resultaat.
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
32
9.2.
Zorg
Hieronder wordt een aantal voorbeeld indicatoren gegeven om het primaire proces te
besturen. Veelal betreft het deelrapporten die al op een hoger niveau extern verplicht
zijn.
9.2.1. Incidenten totaal en per groep/afdeling per periode
9.2.2. Medicijngebruik per periode per
cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling
9.2.3. Incidenten medicatiebewaking
9.2.4. BOPZ maatregelen totaal en per groep/afdeling per
periode
9.2.5. Uitkomsten decubitus meting totaal en per periode
per groep/afdeling
9.2.6. Inzet en percentage ongeplande zorg per periode
per cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling
9.2.7. Historie en trends vanuit meetschalen (met link
naar benodigde acties/bijstellingen)
9.2.8. Gemiddelde leeftijd Cliënten
9.2.9. Gemiddelde verblijfsduur Cliënten
9.2.10.
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
Scores cliënttevredenheidsonderzoek
33
10.
10.1.
Verantwoording
Gerealiseerde zorg per groep/periode/cliënt
o Uitgangspunt bij de overgang naar zorgzwaartebekostiging is dat
er geen urenverantwoording per cliënt benodigd is in het kader
van verantwoording. Er zijn echter andere kaders zoals de
kaderwet AO/IC die wel eisen stellen aan het bijhouden en inzicht
kunnen geven aan de gerealiseerde zorg per cliënt. Voor de eigen
bedrijfsvoering is het wenselijk een dergelijk inzicht te hebben.
Dit staat los van het vraagstuk op welke wijze en met welke
hulpmiddelen dit inzicht wordt verkregen.
o Het is mogelijk voor een cliënt een overzicht uit te draaien van de
gerealiseerde zorg
o Uitdraai van gerealiseerde zorg naar financieringsbron (AWBZ,
WMO, Privaat)
10.2.
Gerealiseerde zorg op instellingsniveau (productie
staat)
o Uitdraai voor het zorgkantoor met productie in
(zorgzwaarte)pakketten per periode
o Uitdraai van gerealiseerde zorg naar financieringsbron (AWBZ,
WMO, Privaat)
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
34
11.
Systeem signalering (triggers)
Het systeem kan de dagelijkse uitvoering van de zorg ondersteunen door bepaalde
signaleringen. Een signalering betreft een signaal dat actie moet worden ondernomen.
In het systeem kan voor de verschillende situaties worden ingesteld naar wie de
betreffende signalering wordt gestuurd.
11.1.
Totale zorgvraag overschrijdt de raamafspraken
met zorgkantoor (productieplafond)
o Het systeem signaleert dat de cumulatieve zorgvraag die is
opgenomen de gemaakte raamafspraken met het zorgkantoor of
interne begroting overschrijdt. Zo ook bij onderschrijding.
11.2.
Verlopen indicatie in tijd
o Het systeem signaleert dat een indicatie bijna verlopen is
11.3.
Overschrijding / onderschrijding indicatie in tijd
o Tijdens het opstellen van de agenda van de cliënt of na
verwerking van gerealiseerde zorg signaleert het systeem dat een
overschrijding of onderschrijding plaats heeft gevonden ten
opzichte van de tijd conform de indicatie/toewijzing/afspraak
11.4.
Overschrijding indicatie in kosten
o Tijdens het opstellen van de agenda van de cliënt of na
verwerking van gerealiseerde zorg signaleert het systeem dat een
overschrijding plaats heeft gevonden ten opzichte van de
verkregen vergoeding conform de indicatie
11.5.
Opvolgen signalering obv relevante velden uit
verantwoorde zorg
o Signalering op cliënten zonder getekende Zorgovereenkomst
o Signalering op cliënten zonder geaccordeerd Zorgleefplan
o Signalering op cliënten zonder geaccordeerde agenda van de
cliënt
o % cliënten bij wie zorg niet conform zorgplan wordt geboden
o De mate waarin organisatorische eenheid adequaat met cliënten
en familie communiceert (signalering wanneer hieromtrent x
maal binnen bepaalde periode opmerkingen zijn geplaatst door
cliënten)
o De mate waarin de organisatorische eenheid adequaat cliënten en
familie informeert (signalering wanneer hieromtrent x maal
binnen bepaalde periode opmerkingen zijn geplaatst door
cliënten)
o De mate waarin cliënten een adequate bejegening daar personeel
ervaren (signalering wanneer hieromtrent x maal binnen bepaalde
periode opmerkingen zijn geplaatst door cliënten)
o De mate waarin cliënten zich als schoon en verzorgd ervaren
(signalering wanneer hieromtrent x maal binnen bepaalde periode
opmerkingen zijn geplaatst door cliënten)
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
35
o De mate waarin de organisatorische eenheid zorgt voor
smakelijke maaltijden, hapjes en drankjes (signalering wanneer
hieromtrent x maal binnen bepaalde periode opmerkingen zijn
geplaatst door cliënten)
o Signalering prevalentie decubitusgraad (opvolging graad 2-4)
o % cliënten in de intramurale zorg waarbij sprake is van
gewichtsafname van meer dan 3 kilo in de laatste maand of
gewichtsafname van meer dan 6 kilo in de laatste 6 maanden
o % intramuraal verblijvende cliënt dat in een bepaalde periode te
maken had met valincident
o % intramuraal verblijvende cliënten dat meer dan 9 verschillende
medicijnen per dag gebruikt
o Signalering bij < 90% Vaccinatiegraad tegen influenza bij
bewoners
o Signalering bij < 50% Vaccinatiegraad tegen influenza bij
medewerkers
o % Incontinentiegevallen waarbij bij de diagnose incontinentie een
arts of incontinentie verpleegkundige betrokken is
o Prevalentie urine-incontinentie
o % cliënten met een verblijfskatheter
o Mate waarin organisatorische eenheid werkt met ‘zachte
domotica’ zoals een belmat, een lus met chips. Etc
o De mate waarin de rechten van cliënten m.b.t. vrijheidsbeperking
worden gerespecteerd (signalering wanneer hieromtrent x maal
binnen bepaalde periode opmerkingen zijn geplaatst door
cliënten)
o % cliënten dat in jaar x verbaal of fysiek agressief of gewelddadig
gedrag vertoonde
o % intramuraal verblijvende psychogeriatrische cliënten waarbij in
jaar x met instemming (van cliënt of vertegenwoordiger) fixatie is
toegepast is met onrustband, tafelblad en/of diepe stoel
o % fixaties waarbij intramuraal verblijvende psychogeriatrische
patiënten lichamelijk letsel hebben opgelopen
o % cliënten dat aangeeft dat bij pijn en/of ziekte adequate
maatregelen worden genomen
o % cliënten dat aangeeft dat organisatorische eenheid goed
inspeelt op zijn/haar beperking of mogelijkheden
o De mate waarin een organisatorische eenheid comfortabele
woonruimte biedt (signalering wanneer hieromtrent x maal
binnen bepaalde periode opmerkingen zijn geplaatst door
cliënten)
o De mate waarin cliënten zich thuis voelen (signalering wanneer
hieromtrent x maal binnen bepaalde periode opmerkingen zijn
geplaatst door cliënten)
o De mate van privacy in de (woon)ruimten (signalering wanneer
hieromtrent x maal binnen bepaalde periode opmerkingen zijn
geplaatst door cliënten)
o De mate van bewegingsvrijheid en –mogelijkheden in de (woon)
ruimten (signalering wanneer hieromtrent x maal binnen bepaalde
periode opmerkingen zijn geplaatst door cliënten)
o De mate waarin de organisatorische eenheid cliënten in staat stelt
te participeren in de samenleving (signalering wanneer
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
36
o
o
o
o
o
hieromtrent x maal binnen bepaalde periode opmerkingen zijn
geplaatst door cliënten)
De mate waarin de organisatorische eenheid cliënten
mogelijkheden biedt voor dagbesteding en – structurering
(signalering wanneer hieromtrent x maal binnen bepaalde periode
opmerkingen zijn geplaatst door cliënten)
De mate waarin de organisatorische eenheid cliënten aandacht en
ondersteuning geeft voor de eigen identiteit en levensinvulling
(signalering wanneer hieromtrent x maal binnen bepaalde periode
opmerkingen zijn geplaatst door cliënten)
% cliënten met minstens 2 gediagnosticeerde symptomen van
depressie
Er is in de organisatorische eenheid voor cliënten met een
indicatie verblijf en verpleging of behandeling wel / niet 7x24 uur
een verpleegkundige binnen 10 minuten ter plaatse
Er is in de organisatorische eenheid voor cliënten met een
indicatie verblijf en verpleging of behandeling wel / niet 7x24 uur
een arts bereikbaar en oproepbaar. Deze arts reageert binnen 10
minuten en is binnen 30 minuten ter plaatse
Programma van Eisen v2.2
Definitief
11 april 2007
37