Sjabloon Projectplan

Projectplan
‘Project Elektronisch Cliënten
Dossier (ECD)’
[logo organisatie]
[naam organisatie]
Auteur: Invullen bij Eigenschappen Bestand
Datum: 24 juli 2017
Versie: Projectplan ECD
317589807
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave ...................................................................................................................... 2
1
Introductie...................................................................................................................... 4
1.1
1.2
2
Achtergrond en aanleiding ......................................................................................................... 4
Leeswijzer ................................................................................................................................... 5
Projectbeschrijving......................................................................................................... 6
2.1
2.2
2.3
2.4
3
Doelstelling ................................................................................................................................. 6
Resultaten en afbakening ........................................................................................................... 6
Randvoorwaarden en risico’s ..................................................................................................... 7
Begroting .................................................................................................................................... 8
Projectaanpak................................................................................................................ 9
3.1
3.2
3.3
3.4
4
Aanpak en fasering project ......................................................................................................... 9
Projectorganisatie ..................................................................................................................... 11
Overlegstructuur ....................................................................................................................... 16
Communicatie ........................................................................................................................... 16
Planning en inzet ..........................................................................................................19
4.1
4.2
5
Detailplanning ........................................................................................................................... 19
Inzet betrokkenen ..................................................................................................................... 20
Beheersingsmechanismen............................................................................................22
5.1
5.2
5.3
Toleranties ................................................................................................................................ 22
Bereikbaarheid en vervanging .................................................................................................. 22
Voortgangsrapportage .............................................................................................................. 23
Invullen bij Eigenschappen Bestand
2
317589807
Projectgegevens
Gegeven
Naam
Projectnaam
Opdrachtgever
Projectleider
[naam interne projectleider]
Projectondersteuning
Functie
[naam organisatie]
Versiebeheer
Versienummer Aangepast door
Invullen bij Eigenschappen Bestand
Datum aanpassing
Gedistribueerd aan
3
317589807
1 Introductie
[Naam organisatie] is geselecteerd om als eerstvolgende instelling in de V&V, na de
pilotinstellingen, te participeren in het vervolgproject ‘Elektronisch Cliënten Dossier’ (ECD)
onder begeleiding en advisering op stuurgroepniveau van organisatieadviesbureau
Advisaris.
1.1 Achtergrond en aanleiding
De afgelopen maanden heeft het landelijke project Elektronisch Cliënten Dossier gezorgd
voor veel aandacht en roering over ECD’s, de mogelijkheden ervan en de wijze waarop een
ECD geïmplementeerd dient te worden. Concrete ervaringen zijn opgedaan in vier pilot
zorginstellingen. Uit een grote ring van betrokken en geïnteresseerden blijkt het belang en de
ervaren urgentie van het gebruik van een ECD.
Diverse ontwikkelingen in de zorgsector hebben aanleiding gegeven tot het project
Elektronisch Cliënten Dossier. Onderstaande figuur toont een overzicht hiervan.
De invoering van de zorgzwaartebekostiging vraagt instellingen op een andere wijze om te
gaan met de levering, verantwoording en financiering van de zorg. Tevens wenst de sector
de kwaliteit van de zorg te kunnen koppelen aan de bedrijfsvoering. Meer dan ooit stellen
deze ontwikkelingen de cliënt centraal, waarbij een eenduidige en transparante werkwijze en
automatisering in de vorm van een Elektronisch Cliënten Dossier essentieel is om de nodige
veranderingen mogelijk te maken.
Invullen bij Eigenschappen Bestand
4
317589807
[Aanvulling korte schets van achtergrond en aanleiding voor het project door organisatie]
1.2 Leeswijzer
[Toelichten structuur van het onderliggende document]
Invullen bij Eigenschappen Bestand
5
317589807
2 Projectbeschrijving
De invoering van een ECD heeft belangrijke gevolgen voor zowel de cliënt, de medewerkers
als de totale organisatie.
De cliënt kan rekenen op een grotere transparantie en een heldere verantwoording. Door de
technologische mogelijkheden van een ECD kan zeggenschap en – indien nodig –
vertegenwoordiging beter gestalte krijgen. Voor medewerkers in de zorg betekent een ECD
een aanpassing in de wijze van denken, die zich niet alleen uit in een andere registratie- en
verantwoordingswijze, maar ook in een andere manier van werken. Hiertoe is het nodig dat
kennis, vaardigheden en inzicht worden bijgebracht, onderhouden en ondersteund. Het ECD
zelf ondersteunt medewerkers bij het toepassen van de gewenste methodiek (bijv. SAMPC
of zorgleefplan) en procedures. Ook geeft een ECD betere mogelijkheden tot het gebruik van
ingevoerde gegevens voor evaluatie en bijstelling van zorg- en behandelplannen, en het
genereren van stuurinformatie. Verder kan ondersteunende informatie (over bijv. procedures
en protocollen) gemakkelijker geraadpleegd worden.
Voor de organisatie als geheel betekent de invoering van een ECD als het ware een
harttransplantatie; een wezenlijk orgaan wordt vervangen door een ander, beter
functionerend exemplaar. Dit vraagt om een gedegen voorbereiding, een ingrijpende
operatie en zorgvuldige revalidatie.
2.1 Doelstelling
De doelstelling van het ECD-project is het implementeren van een eenduidige werkwijze en
één module van het Elektronisch Cliënten Dossier bij [naam organisatie] aan de hand van
het draaiboek (opgesteld op basis van de landelijke pilots), waarbij zowel het hulpmiddel als
de werkwijze centraal staan, om zodoende de efficiëntie in het primaire proces te verhogen
en de kwaliteit van de zorgverlening te verbeteren.
[Toevoegen naam module(s) en eventueel specifieke doelstellingen van de organisatie; bijv.
samenvoegen
van
diverse
cliëntregistratiesystemen,
vervangen
huidige
cliëntregistratiesysteem, synchroniseren processen op diverse locaties]
2.2 Resultaten en afbakening
De volgende resultaten worden door [naam organisatie] geboekt in het ECD-project:
 Het projectteam is samengesteld, het projectplan en de communicatiekalender zijn
goedgekeurd, de basisinformatie rondom het project is gecommuniceerd binnen de
organisatie en er heeft een officiële kickoff plaatsgevonden in de organisatie voor
[datum];
 De huidige procesbeschrijvingen, formulieren, ICT-hulpmiddelen, interne rapportages
en gegevensuitwisseling met derden zijn geïnventariseerd en beoordeeld door alle
locaties voor [datum];
 Zorgzwaartemeting en nulmeting hebben plaatsgevonden op pilotlocatie, waarvan de
resultaten zijn geanalyseerd en voorgelegd aan de directie, welke hebben geleid tot
het uitzetten van bepaalde maatregelen voor [datum];
 Er is een organisatiespecifiek(e) procesmodel en Programma van Eisen opgesteld
dat is goedgekeurd door de gebruikersgroep en de directie voor [datum];
Invullen bij Eigenschappen Bestand
6
317589807






De benodigde wijzigingen ten aanzien van de ICT-hulpmiddelen, het technische
programma van eisen, de voorwaarden voor productieacceptatie, de inrichting van de
beheerorganisatie en de benodigde training voor de medewerkers zijn bepaald door
de gebruikersgroep en goedgekeurd door de directie voor [datum];
Diverse leveranciers zijn geselecteerd voor het geven van een demonstratie van hun
ECD-systeem/module, het uitbrengen van een offerte en het eventueel realiseren van
een proefopstelling op de pilotlocatie voor [datum];
Er is een contract gesloten met een leverancier voor de levering van een module;
De geselecteerde module is toegesneden op de wensen en eisen van de organisatie,
de brondata zijn overgezet, de benodigde handleidingen en trainingsmaterialen zijn
opgesteld en de module is naar tevredenheid getest door de gebruikersgroep
(acceptatietest) voor [datum];
Minimaal één module van het ECD-systeem is geïnstalleerd en de nieuwe werkwijze
geïmplementeerd op de pilotlocatie, er is een helpdesk ingericht en de medewerkers
zijn getraind op basis van een door de directie goedgekeurd implementatie- en
trainingsplan voor [datum];
Het project is geëvalueerd op basis van een vragenlijst onder alle betrokkenen, naar
aanleiding hiervan zijn maatregelen voor benodigde nazorg genomen en eventueel
vervolgtrajecten gedefinieerd voor [datum].
[Toevoegen van eventuele organisatiespecifieke resultaten]
2.3 Randvoorwaarden en risico’s
De randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie van een ECD zijn1:
 De organisatie heeft concrete doelen/mijlpalen, een begroting en een meerjarenplan;
 De voltallige directie onderstreept de noodzaak van de invoering van een ECD;
 De organisatie heeft een basisinfrastructuur voor een ECD (bandbreedte, netwerk,
servers, actuele werkplekken, automatiseringsafdeling manager/SB/AB);
 Er is voldoende FTE en expertise beschikbaar om de benodigde projectorganisatie te
bemannen;
 Er is een ervaren projectleider beschikbaar voor 4 dagen per week gedurende de
duur van het project;
 De stuurgroepleden hebben voldoende tijd vrijgemaakt om hun bijdrage te kunnen
leveren aan het welslagen van het project.
De belangrijkste afhankelijkheden/relaties met andere projecten zijn:
[in te vullen door de organisatie]
Mogelijke risico’s en te nemen maatregelen ten behoeve van het afdekken van deze risico’s
voor het ECD-project binnen [naam organisatie] zijn:
[nader in te vullen door de organisatie]
o Lage affiniteit grote groep gebruikers met computergebruik;
o Weerstand voor nieuwe werkprocessen;
o Het gevaar van té veel veranderingen.
1
De Checklist ECD/ZLP kan worden gebruikt bij het vaststellen van de randvoorwaarden,
afhankelijkheden van andere projecten en risico’s.
Invullen bij Eigenschappen Bestand
7
317589807
2.4 Begroting
Het invoeren van (een module van een) ECD-toepassing vraagt om een forse investering in
mensuren en geld. De keuzes op het gebied van systeem (zowel hard- als software) en
werkprocessen, worden in de loop van het project gemaakt. Hierdoor kan nu geen overzicht
worden geboden van de volledige consequentie van de ontwikkeling, aanschaf en
onderhoud van een module van een ECD-toepassing.
Voor de inschatting van de benodigde investering dient rekening te worden gehouden met de
volgende onderdelen:
 Inzet mensen in stuurgroep
 Inzet mensen in projectgroep
 Inzet mensen in werkgroepen
 Inzet mensen in projectondersteuning
 Inzet externe adviseur
 Inzet externen van software leverancier
 Verlet interne scholing kadermanagement
 Verlet interne scholing key-users
 Verlet interne scholing zorgmedewerkers
 Verlet interne scholing behandelaars/specialisten
 Verlet interne scholing overige medewerkers
 Verlet zorgmedewerkers op pilotlocatie instructiesessie nulmeting
 Verlet zorgmedewerkers op pilotlocatie presentatie resultaten nulmeting
 Hardware middelen: servers, pc’s en randapparatuur
 Software middelen: eenmalige aanschafkosten module, licenties, beheer
 Technische ondersteuning bij implementatie
 Opleiding applicatiebeheerder
 Communicatieondersteuning
Invullen bij Eigenschappen Bestand
8
317589807
3 Projectaanpak
3.1 Aanpak en fasering project
‘Op weg naar een ECD’ is grofweg te verdelen in zeven fases. Het eindpunt van de ene fase
is niet per se het startpunt van de andere fase, maar de fases kennen wel onderlinge
afhankelijkheden. Zo kunnen de verschillen tussen huidige en gewenste processen
(Ontwerpfase) pas worden bepaald na het vaststellen van de huidige processen
(Analysefase), en een ECD-systeem pas worden geaccepteerd (Test & Acceptatiefase) als
het ECD-systeem is gebouwd volgens het gespecificeerde Programma van Eisen en het
primaire proces ondersteunt zoals weergegeven in het ECD-procesmodel (Ontwerpfase).
De onderstaande figuur toont de tijdslijn van de weg naar het ECD en gaat uit van de
invoering van één module van een ECD-systeem op de pilotlocatie van uw organisatie.
Jan 2008
Q1 2009
Globaal kan de volgende tijdsplanning worden aangegeven van [naam organisatie]:
Fase
1
2
3
4
5
6
7
Fase project
Initiatiefase
Analysefase
Ontwerpfase
Bouwfase
Test- en acceptatiefase
Implementatiefase
Evaluatie en nazorg
Vanaf
Tot
Hieronder wordt beschreven de fasen inhouden, wat er wordt gedaan en welke onderwerpen
aan bod komen. Na elke fase moet de balans worden opgemaakt van de resultaten die de
fase heeft opgeleverd.
Fase 1: Initiatie
In de initiatie fase worden alle voorbereidingen getroffen voor een succesvolle start van het
project. In deze fase wordt het projectplan opgesteld en het projectteam samengesteld met
benoeming van mensen, rollen, taken en verantwoordelijkheden. Het projectplan wordt ter
goedkeuring aangeboden aan de opdrachtgever(/directie).
Er worden afspraken gemaakt in de organisatie om de betreffende medewerkers vrij te
kunnen maken. Daarna worden het projectteam en de werkgroepen geïnstalleerd.
De fase wordt afgesloten met een presentatie op alle locaties over het project, de
doelstellingen, het ambitieniveau en de planning, een zogenaamde kickoff.
Invullen bij Eigenschappen Bestand
9
317589807
Fase 2: Analyse
De analyse fase begint met het verzamelen en beoordelen van diverse documenten ten
aanzien van primaire processen en ICT. Ook stelt de organisatie vast binnen welk kader zij
vraaggericht wil gaan werken.
Er vindt een intakegesprek plaats met de pilotlocatie van de organisatie om het project nader
te bespreken en afspraken te maken rondom aanlevering van informatie en uitvoering van
activiteiten.
Er wordt een nulmeting gedaan bij de pilotlocatie (eventueel op één afdeling of bij één team)
en een zorgzwaartemeting, waarvan de uitkomsten worden geanalyseerd en (waarschijnlijk)
leiden tot het bepalen van maatregelen.
Fase 3: Ontwerp
De ontwerp fase start met het specifiek maken van het ECD-procesmodel voor uw
organisatie. De gewenste procesgang en het verschil met de huidige procesgang wordt
bepaald. Ook wordt de autorisatiestructuur ontworpen voor het ECD, wie heeft welke rechten
binnen de toepassing.
In aansluiting op het procesmodel wordt het Programma van Eisen (PvE) specifiek gemaakt
voor de organisatie. Zowel het specifieke PvE als de procesgang worden besproken met de
pilotlocatie om eventuele specifieke eisen of wensen toe te voegen.
De organisatie is nu klaar om een oriënterend gesprek aan te gaan met de ICT
(huis)leverancier en/of om, na een eerste leverancierselectie, een zogenaamde Request For
Information (RFI) op basis van het PvE te versturen naar de ICT leveranciers op de longlist.
De benodigde infrastructuur wordt geschetst, er wordt vast nagedacht over de
beheerinrichting, de stappen voor invoering van benodigde proceswijzigingen worden
bepaald, de voortgang en de op komst zijnde veranderingen worden gecommuniceerd in de
organisatie en referentiebezoeken worden georganiseerd.
Op basis van de ontvangen RFI’s, de referentiebezoeken, eventuele proefopstellingen, de
aangeboden offertes en de overige selectiecriteria, wordt uiteindelijk een keuze gemaakt
voor een systeem en dus een leverancier. Met deze leverancier wordt een contract
afgesloten.
Fase 4: Bouw
Is de organisatie bij de bouw fase aangekomen, dan is een systeem/module gekozen en kan
in overleg met de leverancier worden bepaald welke her/ver/aanbouw activiteiten wanneer
moeten worden uitgevoerd. Hierbij is het van belang om afspraken vast te leggen over het
monitoren van de bouw (o.a. escalatieprocedures en informatieverplichting) en de
productieacceptatie voorwaarden.
Tijdens deze fase dient tevens gesproken te worden over dataconversie vanuit andere
systemen en/of handmatige invoer van data voor de inrichting van het nieuwe systeem. De
gebruikerswerkgroep levert de inhoudelijke data voor de inrichting van het systeem, zowel
voor de test- als de productieomgeving. De gebruikersgroep werkt tijdens de bouw intensief
samen met de leverancier, maar speelt ook daarna een rol in het functionele beheer.
Fase 5: Test & Acceptatie
Testen omvat alle activiteiten die worden uitgevoerd om te bepalen of het systeem/module
ontwerp ook werkelijk is gerealiseerd. Het goed testen van (deel)systemen kost vaak meer
tijd en geld dan organisaties zich vooraf realiseren. Duidelijk mag zijn dat alle problemen,
fouten en kwalitatief slechte functionaliteiten die worden ontdekt tijdens het testen, straks niet
nog grotere problemen veroorzaken in de organisatie wanneer het systeem operationeel is.
Kortom, de investering in het testen verdient zichzelf terug.
Ten behoeve van een gestructureerde testfase wordt een testplan opgesteld door de
leverancier t.b.v. de technische testen en een acceptatietestplan door de organisatie t.b.v. de
acceptatietest. Daarnaast dienen testscripts te worden gemaakt voor de acceptatietest, die
Invullen bij Eigenschappen Bestand
10
317589807
gebruikt kunnen worden voor het stapsgewijs en gericht testen van de functionaliteiten van
de toepassing, en voor de rapportage van de bevindingen.
Fase 6: Implementatie
De implementatie fase begint uiteraard met het opstellen van een implementatieplan voor de
pilotlocatie. In dit plan staat beschreven hoe de invoering van de nieuwe toepassing
plaatsvindt en de proceswijzigingen worden doorgevoerd. De zorgorganisatie richt zich bij
voorkeur vooral op de organisatorische kant van de implementatie en de leverancier op de
technische kant. Uiteraard is afstemming en samenwerking tussen organisatie en
leverancier, en organisatie en pilotlocatie van belang voor het slagen van de implementatie.
Trainingen dienen te worden gepland en gegeven en er moet een helpdesk worden ingericht
om vragen van gebruikers te kunnen beantwoorden.
Deze fase duurt relatief lang en vraagt om veel inspanning van vooral de pilotlocatie. Veel en
frequente communicatie is nu extra belangrijk.
Fase 7: Evaluatie & Nazorg
Als de ECD-module(s) door de pilotlocatie in gebruik is genomen en alle proceswijzigingen
zijn doorgevoerd, kan het projectteam de laatste fase ingaan. De evaluatie en nazorg fase is
bedoeld als leermoment en om de ‘losse eindjes’ van het project af te hechten.
De leerpunten die hieruit naar voren komen, worden gebruikt om de uitvoering van
toekomstige projecten te verbeteren. Op problemen of knelpunten die worden genoemd,
wordt door het projectteam actie ondernomen om deze op te lossen en zo het project
definitief af te sluiten.
De uitkomsten van de evaluatie, de gedefinieerde acties en de officiële afsluiting van het
project worden breed gecommuniceerd in de organisatie.
3.2 Projectorganisatie
Onderstaande figuur schetst de projectorganisatie van het ECD-project.
Elk onderdeel van de figuur wordt nader beschreven.
Invullen bij Eigenschappen Bestand
11
317589807
Raad van Bestuur
Stuurgroep
Projectleider
Projectbureau
Werkgroep
Functionele
ontwikkeling
Werkgroep
ICT/Beheer
Werkgroep
Gebruikers
Werkgroep
Meting &
Zorgplan
Werkgroep
Implementatie
Implementatieteam(s) op
locatie(s)
De Raad van Bestuur is sponsor en eindverantwoordelijk voor het ECD-project; voor deze
eindverantwoordelijkheid is één persoon aangewezen binnen de RvB. Deze persoon is
tevens voorzitter van de stuurgroep.
De stuurgroep bestaat verder uit: locatiemanager, ICT-manager, HEAD, vertegenwoordiger
van de behandelaars, manager Cliëntadministratie en beleidsmedewerker Kwaliteit. Zij komt
maandelijks bijeen om de voortgang van het project te bespreken, resultaten te beoordelen,
besluiten te nemen en eventuele kwesties en blokkades weg te nemen.
Elk ECD-project heeft een interne projectleider die verantwoording aflegt in de stuurgroep.
De interne projectleider heeft de benodigde contacten en bevoegdheden om binnen [naam
organisatie] de projectgerelateerde acties door te voeren.
In het ECD-project wordt ondersteuning geleverd door het Projectbureau geleverd. Dit zal
enerzijds bestaan uit interne secretariële en ondersteuningswerkzaamheden en uit overige
externe expertise die vanuit het project wordt ingezet voor bijvoorbeeld metingen of
procesmodellering.
Voor de inhoudelijke invulling en uitvoering wordt onderscheid gemaakt tussen diverse
werkgroepen en het implementatieteam op de (pilot)locatie(s). De werkgroepen hebben de
gehele organisatie als bereik en zijn onder andere verantwoordelijk voor het opstellen van
een gedragen organisatiebreed ontwerp voor de procesgang en gewenste functionele
ondersteuning. De opgeleverde resultaten van de werkgroepen worden overgedragen aan
het implementatieteam met als bereik de pilotlocatie. Advisaris zal vanuit de stuurgroep
begeleiding en advies leveren ten aanzien van de implementatie, maar maakt geen deel uit
van de werkgroepen of implementatieteams.
Invullen bij Eigenschappen Bestand
12
317589807
De diverse rollen met taken en verantwoordelijkheden van de onderdelen van de
projectorganisatie in [naam organisatie] worden hieronder nader toegelicht.
Stuurgroep (SG)
De voorzitter van de stuurgroep is eigenaar van het project en lid van de Raad van Bestuur.
In de stuurgroep nemen deel:
 Bestuurder(s) van de organisatie [voeg namen toe]
 Projectleider [voeg naam toe]
De taken en verantwoordelijkheden van de stuurgroep zijn:
o Taken:
 Aansturen projectleider
 Toezicht houden op deugdelijke uitvoering van het project
 Contracteren leverancier
 Inbrengen van kennis en ervaring
 Nemen beleidsbeslissingen met betrekking tot het ECD
o Verantwoordelijkheden:
 Selecteren projectleider
 Goedkeuren opgeleverde resultaten
 Bewaken financiën en duur van het project
 Promoten van het ECD binnen de organisatie
 Oplossingen aandragen en/of uitvoeren bij escalaties
Projectleider (PL)
De interne projectleider heeft autoriteit in de organisatie en is 3 á 4 dagen per week
inzetbaar voor het project.
o Taken:
 Organiseren projectteam en kickoff
 Grondregels afspreken met projectteam
 Stimuleren en motiveren van de projectleden
 Aansturen van de werkgroeptrekkers
 Afstemmen van de activiteiten van de diverse werkgroepen
 Verspreiden van kennis over het project binnen de organisatie en de
impact op de organisatie
 Regelmatig informeren van de belanghebbenden
 Vorderingen van het project bijhouden en rapporteren aan de projectleden
en de stuurgroep
 Escaleren naar de stuurgroep wanneer zich onoplosbare knelpunten
voordoen
 Onderhandelen met leveranciers
 Uitvoeren evaluatie en nazorg van het project
o Verantwoordelijkheden:
 Uitvoering van het project volgens het projectplan
 Opleveren van eindproducten
 Tijdig bijsturen bij afwijkingen ten aanzien van het projectplan
 Tijdig signaleren van risico’s, achterblijvende resultaten, vertragingen in de
planning en budgetoverschrijdingen
 Wekelijks opleveren voortgangsverslag
Projectbureau (PB)
In het project supportteam zit in ieder geval een administratieve medewerker en een
communicatiemedewerker. [voeg namen toe]
o Taken:
Invullen bij Eigenschappen Bestand
13
317589807





o
Uitvoeren administratieve werkzaamheden
Registreren uren van de projectteamleden
Opstellen communicatiekalender
Uitvoeren communicatie-uitingen
Verwerken resultaten nulmeting (beoordeling zorgdossier en ZLP-ECD
gereedheid)
 Bijhouden budget
 Organiseren van alle bijeenkomsten ten behoeve van het project
 Opstellen en verspreiden van agenda’s voor besprekingen
 Archiveren projectdocumentatie
Verantwoordelijkheden:
 Tijdige uitvoering van geplande communicatieactiviteiten
 Actuele urenregistratie
 Tijdige signalering budget en/of urenoverschrijding
 Tijdige planning van projectbesprekingen
Werkgroepen
Elke werkgroep heeft een trekker die regelmatig overlegt met en verslag doet aan de
projectleider. De werkgroepen bestaan uit medewerkers met kennis en expertise op het
gebied van de uit te voeren taken door die werkgroep. Daarnaast hebben de werkgroepen
een denktank- en meedenkrol bij de voorbereiding van de uitrol en de implementatie van de
ECD-module(s).
Werkgroep ICT/Beheer (WG IB)
De werkgroep bestaat uit [voeg namen toe]
o Taken:
 Inventariseren huidige infrastructuur
 Opstellen van de technische eisen t.a.v. de ECD-module(s) (incl.
koppelingen)
 Maken testscripts t.b.v. technische en functionele testen
 Bepalen benodigde wijzigingen t.a.v. huidige infrastructuur
 Opstellen eisen t.a.v. de leverancier
 Adviseren t.a.v. selectie ECD-module(s)
 Opstellen persoonsgerichte en groepsgerichte autorisatiestructuur
 Opstellen voorstel voor beheerorganisatie inclusief advies over keuze
intern of extern beheer met kwalitatieve en kwantitatieve onderbouwing
 Opstellen voorstel voor mobiliteitsoplossingen (remote functionaliteiten
m.b.t. het ECD-systeem) met kwalitatieve en kwantitatieve onderbouwing
 Opstellen voorstel conversie aanpak en inrichting cliëntadministratie
 Uitvoeren technische testen en/of beoordelen technische testen
uitgevoerd door leverancier, zoals technische infrastructuur (lijnen,
servers, werkplekken en besturings- en kantoorautomatiseringssoftware)
en koppelingen tussen systemen
 Coördineren taken van de leverancier
 Overzetten en controleren brondata
 Opstellen advies t.a.v. technische acceptatie van het systeem
o Verantwoordelijkheden:
 Gedegen leverancierselectie
 Gedegen advies t.a.v. technische acceptatie
 Inrichting van de beheerorganisatie
 Conversie van brondata
 Technische ondersteuning op de pilotlocatie
 Tijdige escalatie naar de projectleider bij knelpunten
Invullen bij Eigenschappen Bestand
14
317589807
Werkgroep Functionele ontwikkeling (WG FO)
De werkgroep bestaat uit [voeg namen toe]
o Taken:
 Inventariseren huidige primaire processen
 Inventariseren huidige management en financiële rapportages
 Specifiek maken van het ECD-procesmodel (gewenste processen)
inclusief verankering norm verantwoorde zorg en toetsingskader, en
daaruit voortvloeiende eisen t.a.v. het ECD-systeem
 Vaststellen gewenste management en financiële rapportages en daaruit
voortvloeiende eisen t.a.v. het ECD-systeem
 Opstellen Programma van Eisen
o Verantwoordelijkheden:
 Specifiek Programma van Eisen voor de organisatie dat de gewenste
primaire processen en rapportages ondersteunt
 Tijdige escalatie naar de projectleider bij knelpunten
Werkgroep Gebruikers (WG GB)
In deze werkgroep worden alle toekomstige gebruikers van het ECD vertegenwoordigd. Dit
zijn voornamelijk medewerkers die deelnemen aan het primaire proces van de organisatie,
zoals verzorgende, medewerker cliëntadministratie. [voeg namen toe]
o Taken:
 Leveren kennis en ervaring uit de praktijk ten behoeve van het
Programma van Eisen en het procesmodel
 Beoordelen computeraffiniteit van medewerkers
 Toetsen potentiële ECD-module(s)s op o.a. gebruiksvriendelijkheid en
eenvoud van lay-out
 Testen geselecteerde ECD-module(s) (incl. gebruikershandleiding en
trainingsmateriaal)
 Adviseren stuurgroep ten aanzien van acceptatie ECD-module(s)
o Verantwoordelijkheden:
 Goed onderbouwd en weloverwogen advies t.a.v. systeemselectie
 Goed onderbouwd en weloverwogen advies t.a.v. systeemacceptatie
 Tijdige escalatie naar de projectleider bij knelpunten
Werkgroep Meting & Zorgplan (WG MZ)
De werkgroep bestaat uit medewerkers die goede kennis hebben van het nieuwe
bekostigingssysteem en zijn locatiemanager, zorgmanager, teamleider of EVV’er. [voeg
namen toe]
o Taken:
 Uitvoeren zorgzwaartemeting
 Uitvoeren nulmeting (tijdregistratie, beoordeling zorgdossier, ZLP-ECD
gereedheid)
 Vertalen huidige zorgdossier naar kwalitatief en kwantitatief zorgplan in
ECD-module(s)
 Opstellen scenario voor invoering zorgzwaartebekostiging en
overgangssituatie van huidige zorgproducten naar ZZP’s
 Opstellen kostprijstabel zodat ZZP- en/of arrangementsprijs kan worden
berekend in het ECD
 Bewaken en meedenken bij opstellen gewenste processen (eenvoud en
workflow)
o Verantwoordelijkheden:
 Correcte uitvoering en weergave van de resultaten van de metingen
Invullen bij Eigenschappen Bestand
15
317589807


Voorstel zorgplan in ECD-module(s)
Tijdige escalatie naar de projectleider bij knelpunten
Werkgroep Implementatie (WG IM)
[voeg namen toe]
o Taken:
 Opstellen implementatieplan inclusief beheerorganisatie en conversie
 Regelmatig overleg met en informatieverstrekking aan de locaties waar de
implementatie plaats zal vinden
 Coördineren samenstelling implementatieteam (TEAM IM) op pilotlocatie
 Inrichten helpdesk voor gebruikers
 Uitvoeren implementatie
 Opleiding en scholing
o Verantwoordelijkheden:
 Tijdige voorbereiding van de implementatie
 Uitvoering van de implementatie volgens het implementatieplan
 Tijdig bijsturen bij afwijkingen ten aanzien van het implementatieplan
 Wekelijks opleveren voortgangsverslag aan projectleider
 Tijdige escalatie naar de projectleider bij knelpunten
3.3 Overlegstructuur
Diverse overleggen dienen plaats te hebben ten behoeve van goede vordering en
coördinatie van het project. De overleggen worden hieronder toegelicht.
Stuurgroepoverleg
Onderwerpen: voortgang, planning en budget op hoofdlijnen, besluitvorming ten aanzien van
knelpunten.
Deelnemers: projectleider en stuurgroepleden.
Frequentie: maandelijks.
Projectteamoverleg
Onderwerpen: voortgang, resultaten, planning, samenhang werkgroepen, communicatie,
knelpunten.
Deelnemers: projectleider en werkgroeptrekkers.
Frequentie: wekelijks.
Werkgroepoverleg
Onderwerpen: voortgang, resultaten, planning, acties, knelpunten.
Deelnemers: werkgroepleden.
Frequentie: wekelijks.
3.4 Communicatie
De impact van de invoering van een ECD-module(s) en de nieuwe werkwijze dient niet te
worden onderschat. Zo goed als alle medewerkers van de organisatie krijgen te maken met
veranderingen in hun manier van werken aangezien de primaire processen onder de loep
worden genomen en zodanig worden aangepast dat de organisatie kan voldoen aan de
eisen die worden gesteld aan de zorgsector ten aanzien van onder andere levering,
financiering en verantwoording. De medewerkers zullen niet alleen sommige taken anders
Invullen bij Eigenschappen Bestand
16
317589807
moeten gaan doen, zij zullen ook andere taken moeten gaan uitvoeren en gebruik leren
maken van een nieuw hulpmiddel.
Het invoeren van een nieuw hulpmiddel is eigenlijk het eenvoudigste onderdeel van dit
project. Het gaat er vooral om dat het hulpmiddel zo wordt ingericht dat het het gewenste
primaire proces ondersteunt en door medewerkers wordt gebruikt, zodat efficiënter kan
worden gewerkt en de zorgverlening kwalitatief wordt verbeterd.
Om deze veranderingen goed door te voeren is veel communicatie, op basis van een
gedegen communicatieplanning, en (praktijk)training nodig. Er dient draagvlak te worden
gecreëerd in de organisatie door de ‘voorlopers’ onder de medewerkers te onderkennen en
deze te betrekken bij het project of deel te laten uitmaken van het projectteam.
Door van tevoren goed te bepalen wat voor de diverse doelgroepen gaat veranderen en dit
te vertalen naar verbeteringen in hun werkwijze, kun je mensen enthousiast maken om mee
te werken in de verandering. Hier richten we ons op in de communicatie naar diverse
doelgroepen.
In onderstaande tabellen staat per doelgroep aangegeven wat, wanneer, aan wie en door
wie wordt gecommuniceerd. De doelgroepen zijn geclusterd in de groepen Management,
Medezeggenschapsorganen, Intern Project, Cliënten/Cliëntsysteem, Medewerkers en
Extern.
Management
Communicatie naar
Raad van toezicht
Raad van bestuur
Uitgevoerd door
Boodschap&Middel
Wanneer
Uitgevoerd door
Boodschap&Middel
Wanneer
Uitgevoerd door
Boodschap&Middel
Wanneer
Managementteam
Directeuren zorgcentra
Zorgmanagers/teamleiders
pilotlocatie
Medezeggenschapsorganen
Communicatie naar
Ondernemingsraad
Onderdeelcommissie
Centrale cliëntenraad
Decentrale cliëntenraad
Intern Project
Communicatie naar
Stuurgroep ECD
Projectgroep
Werkgroepen
Advisaris
Softwareleveranciers
Invullen bij Eigenschappen Bestand
17
317589807
Cliënten/ cliëntsysteem
Communicatie naar
Alle cliënten en hun
belanghebbende relaties
Cliënten pilotlocatie
Uitgevoerd door
Boodschap&Middel
Wanneer
Uitgevoerd door
Boodschap&Middel
Wanneer
Uitgevoerd door
Boodschap&Middel
Wanneer
Medewerkers
Communicatie naar
Alle medewerkers/
vrijwilligers
Medewerkers pilotlocatie
Medewerkers xxx
Medewerkers xxx
Medewerkers xxx
Extern
Communicatie naar
Zorgkantoor
Vakbladen
Overige externe relaties
Invullen bij Eigenschappen Bestand
18
317589807
4 Planning en inzet
4.1 Detailplanning
Per fase dienen de volgende activiteiten te worden uitgezet in de tijd:
Fase 1: Initiatie
 Opstellen projectplan (PL)
 Samenstellen projectteam (PL)
 Grondregels afspreken binnen het projectteam (PL)
 Bespreken projectplan en planning met projectteam (PL)
 Opzetten communicatieplanning (PT)
 Goedkeuren projectplan en communicatieplanning door stuurgroep (SG)
 Organiseren officiële kickoff van het project (1e officiële organisatiebrede
communicatie) (PT)
Fase 2: Analyse
 Inventariseren primaire processen, procesbeschrijvingen en formulieren (WG FO)
 Inventariseren huidige ICT: infrastructuur, architectuur en apparatuur (WG IB)
 Voorbespreken uit te voeren metingen op pilotlocatie (WG MZ)
 Uitvoeren zorgzwaartemeting (WG MZ)
 Uitvoeren nulmeting (tijdregistratie, beoordeling zorgdossier, ZLP-ECD gereedheid)
(WG MZ)
 Bespreken resultaten metingen en bepalen maatregelen (PT)
Fase 3: Ontwerp
 Ontwerpen gewenste processen (WG FO)
 Bepalen verschillen huidige en gewenste processen (WG FO)
 Ontwerpen zorgdossier in het ECD-systeem (incl. zorgzwaartebekostiging) (WG MZ)
 Opstellen Programma van Eisen (WG FO)
 Bepalen benodigde infrastructuur en ICT-middelen (WG IB)
 Beoordelen computeraffiniteit van medewerkers (WG GB)
 Bepalen beheerinrichting (WG IB)
 Opstellen autorisatiematrix (WG IB)
 Goedkeuren proceswijzigingen, specifiek PvE, beheerinrichting, en benodigde
infrastructuur en ICT-middelen door stuurgroep (SG)
 Selecteren (potentiële) leverancier(s) d.m.v. bespreken PvE (PT)
 Afleggen referentiebezoeken (PT)
 Inregelen proefopstelling (PL)
 Evalueren ervaringen referentiebezoeken en proefopstelling en adviseren stuurgroep
t.a.v. systeemkeuze (PT)
 Bepalen voorwaarden productieacceptatie (WG IB)
 Contracteren leverancier (SG)
Fase 4: Bouw
 Inrichten beheerorganisatie (incl. ICT-manager en applicatiebeheerders) (WG IB)
 Monitoren van de leverancier (WG IB)
Invullen bij Eigenschappen Bestand
19
317589807






Inrichten ontwikkel- en productieomgeving (LV2)
Uitvoeren technische testen voor module en koppelingen (LV)
Bespreken rapportages technische testen (LV+PT)
Voorbereiden overzetten van brondata (schoning data en conversiescript opstellen)
(WG IB)
Inrichten van het ECD-module(s) (LV)
Opstellen handleidingen en trainingsmateriaal (LV)
Fase 5: Test & Acceptatie
 Toetsen proceswijzigingen (WG GB)
 Inrichten testomgeving systeem (LV)
 Opstellen functionele testscripts (WG FO)
 Overzetten en controleren brondata naar testomgeving (LV)
 Trainen gebruikersgroep (LV)
 Functioneel testen van het systeem (WG GB)
 Bespreken testverslagen en oplossen knelpunten (LV+WG GB)
 Uitbrengen acceptatieadvies t.a.v. ECD-systeem (WG GB)
 Officieel accepteren van het ECD (SG)
Fase 6: Implementatie
 Opstellen implementatieplan (WG IM)
 Samenstellen implementatieteam op pilotlocatie (WG IM)
 Uitwerken communicatieplanning (WG IM)
 Doorvoeren proceswijzigingen op pilotlocatie (TEAM IM)
 Implementeren en testen benodigde hardware en software (servers, verbindingen,
werkplekken) op pilotlocatie (WG IB)
 Inrichten helpdesk (LV)
 Trainen eindgebruikers (TEAM IM)
 Go/NoGo bepaling implementatie op pilotlocatie (TEAM IM)
 In gebruik nemen van het ECD-module(s) op pilotlocatie
Fase 7: Evaluatie & Nazorg
 Opstellen vragenlijst en bepalen betrokkenen (PT)
 Evalueren project (PT)
 Opstellen en bespreken verslag evaluatie (PT)
 Maatregelen treffen voor de nazorg (PT)
 Eventueel definiëren vervolgtrajecten (SG)
[Opstellen tijdsplanning in MS Office Project (kan ook in Excel) aan de hand van het
definiëren van de diverse activiteiten van het project met afhankelijkheden, doorlooptijden en
inzet van medewerkers]
4.2 Inzet betrokkenen
De onderstaande functionarissen dienen te worden betrokken bij het project. Op welke
momenten in het project zij kennis en ervaring kunnen inbrengen is afhankelijk van de
onderwerpen die per fase aan de orde komen.
2
LV = Leverancier
Invullen bij Eigenschappen Bestand
20
317589807













Bestuurder
Beleidsmedewerker
Kwaliteitsmedewerker
HEAD
P&O-functionaris
Medewerker communicatie
Hoofd ICT/Systeembeheerder
Applicatiebeheerder
Hoofd/Medewerker cliëntadministratie
Alle directe medewerkers (t.b.v. nulmeting)
Verpleeghuisarts of vertegenwoordiger behandelgroep
Locatiemanager/zorgmanager
Teamleider/EVV’er
Invullen bij Eigenschappen Bestand
21
317589807
5 Beheersingsmechanismen
Hieronder is aangegeven welke mechanismen worden toegepast om te waarborgen dat het
ECD-project beheersbaar blijft.
5.1 Toleranties
Tijdens de uitvoering van het project controleert de projectleider regelmatig de voortgang.
Indien de afwijking van de plannen naar verwachting groter is dan de afgesproken tolerantie,
wordt daarover apart gerapporteerd aan de stuurgroep. De tolerantie op projectniveau is als
volgt gedefinieerd:
Doorlooptijd: plus of min 20% [dit is een voorbeeld, bepaal zelf je marges]
Kosten: plus of min 10% [dit is een voorbeeld, bepaal zelf je marges]
Per fase kunnen afwijkende toleranties worden opgenomen in de faseplanningen (bij
bijvoorbeeld de bouw en de implementatie), afhankelijk van de omvang en de mate van
risico’s.
5.2 Bereikbaarheid en vervanging
Bereikbaarheid
Het ECD-project krijgt als vaste basis de locatie [naam locatie]. Daar zullen het projectarchief
en alle documentatie zich bevinden.
In onderstaande tabel staan de gegevens van de leden van het projectteam en de
stuurgroep van het ECD-project:
Functionaris
Naam
Telefoon
Mobiel
Vervanging
Op projectniveau is de vervanging bij uitval van de oorspronkelijke functionaris als volgt
geregeld:
Functionaris
Wordt vervangen door
Invullen bij Eigenschappen Bestand
22
317589807
5.3 Voortgangsrapportage
Maandelijks zal de projectleider een voortgangsrapportage opstellen, welke wordt besproken
binnen het projectteam en vervolgens - één week voor het stuurgroepoverleg - wordt
verspreid naar de stuurgroep.
Hieronder staat een voorbeeld van zo’n verslag:
Organisatie:
Project:
Projectleider:
Datum voortgangsverslag:
1. Algemene beschrijving voortgang project afgelopen maand:
2. Status, mijlpalen en bijzonderheden per fase
Fase Fase project
Van
Tot
%
Gereed
Bijzonderheden
1
Initiatiefase Mijlpalen:
A Projectteam en stuurgroep
geformeerd
B Goedgekeurd projectplan
C Goedgekeurde
communicatiekalender
D Kick off heeft plaatsgevonden
2
Analysefase Mijlpalen:
A Een zorgzwaartemeting heeft
plaatsgevonden op de pilotlocatie
B Een nulmeting heeft
plaatsgevonden op de pilotlocatie
C De resultaten van de metingen zijn
besproken in de stuurgroep en
eventueel zijn maatregelen bepaald
D Huidige processen van aanmelding
tot afmelding zijn in kaart gebracht
E Huidige formulieren (t.b.v. primair
proces) en management
rapportages zijn verzameld
F Huidige ICT is in kaart gebracht
3
Ontwerpfase Mijlpalen:
A Het specifieke ECD-procesmodel is
goedgekeurd (gewenste processen)
B Standaard zorgdossier is bepaald
Invullen bij Eigenschappen Bestand
23
317589807
(ZLP)
C Het specifieke Programma van
Eisen is goedgekeurd
D De benodigde wijzigingen ten
aanzien van de huidige ICT zijn
bepaald
E Het technische programma van
eisen is vastgesteld
F De voorwaarden voor
productieacceptatie zijn
goedgekeurd door de stuurgroep
G Het voorstel voor de inrichting van
de beheerorganisatie is
goedgekeurd door de stuurgroep
H De benodigde training voor de
toekomstige gebruikers van de
module is bepaald
I Er is een shortlist van leveranciers
die een demonstratie geven van
hun module, een offerte mogen
uitbrengen en een proefstelling
realiseren op de pilotlocatie
J Er is een contract gesloten met een
leverancier voor de levering van een
module
4
Bouwfase Mijlpalen:
A De geselecteerde module is
toegesneden op de wensen en
eisen van de organisatie
B De beheerorganisatie is ingericht
C Er is een autorisatiematrix
opgesteld en goedgekeurd door de
stuurgroep
D De brondata uit andere systemen
zijn overgezet in de module en op
juistheid en volledigheid
gecontroleerd
E Technisch voldoen de module, de
koppelingen met andere systemen
en de benodigde ICT-middelen er
omtrent
F De benodigde handleidingen en
trainingsmaterialen zijn opgesteld
(zowel voor gebruikers als voor
applicatiebeheer)
5
Test- en acceptatiefase Mijlpalen:
A Testomgeving is ingericht
B Er is een gebruikerstest uitgevoerd
C De gebruikersgroep heeft een
acceptatieadvies voorgelegd aan de
stuurgroep
D De nieuwe werkwijze is naar
tevredenheid getest op de
Invullen bij Eigenschappen Bestand
24
317589807
6
A
B
C
D
E
F
G
H
I
7
A
B
C
pilotlocatie
Implementatiefase Mijlpalen:
Er is een implementatieteam
samengesteld op de pilotlocatie
Het implementatieplan (incl.
trainingplan) is goedgekeurd door
de stuurgroep
Het implementatietraject is
gecommuniceerd naar de
medewerkers op de pilotlocatie
De servercapaciteit, serverruimte,
bandbreedte van lijnverbindingen,
draadloze verbindingen en
werkplekken zijn gereed
De nieuwe werkwijze is ingevoerd
op de pilotlocatie
Er is een helpdesk ingericht voor de
pilotlocatie
De applicatiebeheerders zijn
getraind ten behoeve van de
nieuwe module
De medewerkers zijn getraind ten
behoeve van de nieuwe module
De module is geïnstalleerd en in
gebruik op de pilotlocatie
Evaluatie en nazorg Mijlpalen:
Er is een vragenlijst uitgezet onder
alle betrokkenen bij het project ten
behoeve van evaluatie en nazorg
De uitkomsten van de evaluatie zijn
besproken in de stuurgroep en
maatregelen zijn bepaald voor de
benodigde nazorg en
vervolgtrajecten zijn bepaald
De resultaten van de evaluatie zijn
gecommuniceerd naar alle
betrokkenen
3. Kwesties en blokkades
Omschrijving
Kwestie of
blokkade?
Invullen bij Eigenschappen Bestand
Maatregel
Actie of besluit van
opdrachtgever
gewenst?
Actie of besluit
van stuurgroep
gewenst?
25