Handleiding om de projectfiche in te vullen versie 5.0 oproep 2013

²
PROJECTVOORWAARDEN
EN
HANDLEIDING OM DE PROJECTFICHE IN TE VULLEN
PROGRAMMA VOOR PLATTELANDSONTWIKKELING, PDPO 2007 – 2013, AS 3
Plattelandsloket Provincie West-Vlaanderen
Koning Leopold III-laan 41
8200 Sint-Andries
Contactpersoon : Kristof Verhoest
Tel: 050 40 35 47
Fax: 050 40 31 06
E-mail: [email protected]
Website: www.west-vlaanderen.be/plattelandsontwikkeling
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
1/33
INHOUDSTAFEL HANDLEIDING om de projectfiche in te vullen.
Programma voor Plattelandsontwikkeling, PDPO 2007 – 2013, As3
p/31
A. Procedure voor indiening
3
-
Indiening projecten
3
-
Advisering en besluitvorming
3
B. Voorwaarden voor subsidiëring van de projecten voor
4
Plattelandsontwikkeling
-
Ontvankelijkheidscriteria
4
-
Aanvullende criteria
7
-
Subsidiabiliteitscriteria
8
-
Cofinancieringscriteria
9
-
Selectiecriteria
10
-
Procedures voor uitvoering
11
o Rapportageverplichtingen
11
o Promotie en publiciteit
11
C. Handleiding bij het aanvraagformulier.
13
1. PROJECTINDIENING
13
2. PROJECTBESCHRIJVING
15
3. DOELSTELLINGEN, SITUERING EN VERANTWOORDING VAN
19
HET PROJECT
4. FINANCIERING
21
4.1 Subsidiabiliteit van de BTW
4.2. Verdeling van de financiering
21
4.3. Gedetailleerde kostenopgave
22
Rubriek
Rubriek
Rubriek
Rubriek
Rubriek
Rubriek
Rubriek
Rubriek
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Investeringsuitgaven
Personeelskosten
Werkingskosten
Overhead
Externe prestaties
Promotie en publiciteit
Inkomsten
BTW
22
24
25
26
27
27
27
28
4.4. Garanties van cofinanciering
28
4.5. Additionaliteit ELFPO steun
28
5. TOEZICHTSBEPALINGEN EN VERBINTENISSEN
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
29
2/33
A. Procedure voor indiening.
Voortraject
Indien het project bouw- en infrastructuurwerken behelst, moet het project voorgelegd
worden aan de kwaliteitskamer voordat het wordt ingediend. Zie hiervoor de website of
selectiecriteria pt2.
Er kan vrijblijvend contact opgenomen worden met de coördinator plattelandsbeleid voor
praktische of inhoudelijke vragen.
Indiening projecten
Indien de aanvraag volledig is ingevuld en gedagtekend ondertekend door de
projectverantwoordelijke, kan het dossier ingediend worden bij het provinciaal steunpunt
voor plattelandsontwikkeling in 2 exemplaren.
Het dossier (inclusief de bijlagen) wordt ook digitaal overgemaakt aan het provinciaal
steunpunt
voor
plattelandsontwikkeling
op
het
volgende
e-mailadres:
[email protected].
Alle mogelijke aanvullende stukken (vergunningen, garantieverklaringen… of een
verklaring van de aanvraag van de vergunning (zie ontvankelijkheids- en aanvullende
criteria bij punt B)) bij te voegen, zodat uw dossier onmiddellijk volledig kan verklaard
worden.
Advisering en besluitvorming
Het dossier wordt inhoudelijk door de Technische Werkgroep voorbereid en geadviseerd.
Op basis van de beoordelingscriteria wordt het project door de Technische Werkgroep
beoordeeld en geadviseerd naar het Provinciaal Management Comité (PMC)
Deze beoordelingscriteria kan u ook als promotor raadplegen op op de website:
www.west-vlaanderen.be/plattelandsontwikkeling.
Tijdens de procedure kan er eventueel teruggekoppeld worden met de projectpromotor
indien er vragen zijn voor hem met betrekking tot het ingediende dossier. Opgelet er
wordt niet teruggekoppeld over de ontvankelijkheidcriteria. Deze criteria moeten
onmiddellijk in orde zijn bij indiening van uw dossier.
Op basis van het advies van de Technische Werkgroep zal het PMC de projecten
goedkeuren.
De lijst van projectvoorstellen wordt voor de provinciale cofinanciering voorgelegd aan de
deputatie en voor de Vlaamse en Europese cofinanciering aan de Minister voor
plattelandsontwikkeling.
Na deze goedkeuringsprocedure wordt de projectverantwoordelijke op de hoogte
gebracht van de beslissing door het Provinciaal Managementcomité
Het programma voor plattelandsontwikkeling, PDPO 2007 -2013, werd door de Europese
Commissie goedgekeurd op 13/11/2007.
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
3/33
B. Voorwaarden voor subsidiëring van de projecten voor
Plattelandsontwikkeling:
Ontvankelijkheidscriteria:
Dit zijn de criteria waaraan het dossier onmiddellijk moet voldoen om
ontvankelijk verklaard te worden. (Over deze criteria wordt er niet teruggekoppeld met
de promotor indien ze niet in orde zijn!)
1.
De projectfiche moet tijdig zijn ingediend zowel op papier (poststempel geldt als
bewijs), als elektronische (via e-mail).
Het dossier wordt ook digitaal overgemaakt aan het provinciaal steunpunt voor
plattelandsontwikkeling op het volgende e-mail adres: [email protected].
2.
Het werkingsgebied van het project moet in de desbetreffende provincie liggen.
3.
Het project wordt uitgevoerd in het buitengebied en buiten de afgebakende
Leadergebieden. Om de juiste afbakening van de leadergebieden te kennen, kan u
contact opnemen met het provinciaal steunpunt voor plattelandsontwikkeling van uw
provincie of zie www.west-vlaanderen.be/plattelandsontwikkeling.
Projecten die een impact hebben op de ganse provincie en als doelgroep de volledige
provincie willen bereiken, kunnen ook begunstigd worden binnen As3. Dergelijke
provinciedekkende projecten zijn niet gebonden aan de afbakening van de
Leadergebieden.
Indien een project wordt uitgevoerd deels in Leadergebied en deels in het gebied van
As 3, mag men het totale project indienen maar moet men met een relevante sleutel
de kosten toewijzen aan As 3. Vb urgentie kinderopvang, kan men met de
verdeelsleutel werken “aantal kinderen” en zo de financiering tussen As 3 en As 4
verdelen.
De projecten mogen niet uitgevoerd worden in de grootstedelijke gebieden
Antwerpen en Gent en de regionaalstedelijke gebieden Aalst, Brugge, Genk,
Hasselt, Kortrijk, Leuven, Mechelen, Oostende, Roeselare, Sint-Niklaas,
Turnhout. De grote open ruimtegehelen van deze stedelijke gebieden worden wel
toegevoegd aan het buitengebied, opgelet dan moet er wel worden aangetoond in de
projectfiche dat de uitvoering in het buitengebied van deze steden plaatsgrijpt.
4.
De doelstelling van het project past binnen de volgende maatregelen van
het Programma voor Plattelandsontwikkeling 2007 – 2013 as 3 en het
provinciaal plattelandsprogramma2007-2013.
Het ingediende project moet passen binnen 1 van onderstaande maatregelen (MR):
indien het bij geen enkele maatregel past, kan u geen project indienen. Er is keuze
tussen 5 maatregelen en 2 submaatregelen.
De aanduiding van 1 maatregel is ook nodig voor de toewijzing van de budgetten,
uiteraard is het plattelandsproject een geïntegreerd verhaal en kan het over
verschillende maatregelen lopen.
Kies hier de maatregelcode en motiveer die in de projectfiche: er mag maar 1
maatregelcode gekozen worden per project. Kies diegene die het best past bij het
ingediende project.
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
4/33
MR 313 : bevordering van toeristische activiteiten
1. Kwalitatief onthaal in een streek
Het onthaal van bezoekers in een streek verdient extra aandacht. Daarbij hoort veel belang
voor het infrastructurele luik, maar ook voor het educatieve aspect rond het verhaal van een
streek.
In het onthaalnetwerk is er de mogelijkheid om bestaande bezoekerscentra, onthaalpunten te
actualiseren en om dorpsonthaalpunten in de kernen te realiseren, waarbij telkens ook
aandacht is voor educatieve aspecten. Nieuwe bezoekerscentra worden niet gesubsidieerd.
Daarin is aandacht voor de introductie bij de bezoeker van thema’s als het landschap, de
agrarische
samenleving,
het
cultuurhistorisch
erfgoed
als
streekthema’s
zoals
oorlog&versterkingen, vlas… De bezoekers leren hierbij landschappen lezen, relicten
begrijpen, verhalen duiden… Kleinere cultuurhistorische relicten (kapellen, kruisen, bunkers,
wallen …) maar ook realisaties met gedurfde vormgeving kunnen door de bezoeker gebruikt
worden als opstap in of uitkijk op een bepaald streekthema.
2. Samenwerking loont!
Meer en meer wordt samengewerkt tussen toeristische diensten, musea… Het stimuleren en
begeleiden in een opstartfase van (bovenlokale) samenwerkingsverbanden op het vlak van
toerisme en recreatie tussen diverse streekinitiatieven, netwerkvorming, i.v.m.
personeelskader,
opleiding
van
streekgidsen,
het
uitwerken
van
thematische
streekverkenningen via nieuwe digitale mogelijkheden (Ipod, interactieve sites…), het beheer
van recreatieve infrastructuur, sensibilisatie omtrent ‘het gebruik’ (cfr. Gedragscode
Landelijke Gilden, charte de convivialité; Wallonië...) van het Platteland, goed nabuurschap…
zijn mogelijke acties.
3. De optimalisatie van bestaande toeristisch-recreatieve infrastructuur
Onder deze noemer komen twee zaken in beeld; publieke en private infrastructuur:
- o.a. missing links in bestaande recreatieve (fiets- , wandel-, ruiter-, ATF-) netwerken, maar
ook de implementatie van kleinschalige netwerken in de daarvoor aangewezen gebieden,
optimalisatie bebording en signalisatie en aandacht voor het beheer van de infrastructuur.
- integrale kwaliteitszorg van het particulier initiatief, waarbij onder
begeleidingstrajecten met bijbehorende fondsen kunnen opgezet worden.
maatregel
V
MR 321 : Basisvoorzieningen voor de economie en
plattelandsontwikkeling
1) Kwetsbare doelgroepen op het platteland
a. Senioren
Het woon- en zorgvraagstuk voor senioren op het platteland stelt zich anders dan in de stad.
Het ondersteunen van projecten die op een vernieuwende en inspirerende manier aandacht
besteden aan de (woon- en) zorgproblematiek van senioren in dorpen in een goede en
integrale (lange termijns)beleidsstrategie komen in aanmerking voor steun. Ook scherpe
keuzes kunnen hierbij niet uit de weg worden gegaan. Projecten kunnen heel divers zijn:
ervaringen met dienstverlening aan huis (cfr. buurt- en nabijheidsdiensten of
vrijwilligersnetwerken), efficiëntere afspraken tussen zorgaanbieders, een nieuw extramuraal
aanbod vanuit private (vb. zorgboerderijen) of publieke voorzieningencentra…
Ook initiatieven m.b.t verbrede positionering
dorpsbewoners kunnen hierbij in beeld komen.
van
de
dorpswinkel
t.v.v
zwakkere
b. Jongeren
De mogelijkheden en middelen om aangepaste infrastructuur en ontmoetingsruimtes voor de
jeugd aan te bieden zijn erg beperkt in plattelandsgebieden. Naast het uitbouwen van lokale
initiatieven, kan er misschien door een betere bovenlokale/regionale afstemming of het
inschakelen van niet gebruikte speelruimtes (scholen bv.) toch nog wat meer worden
aangeboden (tijds- en functionele differentiatie). Bovendien kunnen kwalitatieve speelruimtes
in plattelandsgebieden ook aan een toeristische behoefte beantwoorden. Daarnaast is
aandacht nodig voor de bereikbaarheid van de infrastructuur.
c. Doorbreken van het isolement van plattelandsbewoners
Via flexibele vervoersopties, mobiel dienstenaanbod en nieuwe vormen van dienstverlening
kunnen diverse types van vervoer/dienst op vraag worden aangeboden. Ook dorps- en
buurtdiensten (zie a. senioren) – eventueel uitgebouwd in het kader van
tewerkstellingsprojecten voor risicowerkzoekenden kunnen bijdragen tot het opheffen van
sociaal isolement.
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
5/33
Bij het opzetten van projecten voor kwetsbare doelgroepen op het platteland zal begeleiding
vaak noodzakelijk zijn, maar dan moeten de projecten kunnen aantonen dat bij het wegvallen
van de steun, een structurele voortzetting van het project mogelijk is.
2) Een impuls voor het verenigingsleven
a) Multifunctionele infrastructuur
Het verenigingsleven – meer dan wat onder het klassieke verenigingsleven verstaan wordt kan het bindmiddel zijn voor de sociale cohesie in dorpen die door het grofmaziger sociaal
netwerk van familie, vrienden- en collegakring… steeds meer onder druk komt te staan.
Tegelijkertijd is het ook de garantie dat impulsen voor nieuwe dynamieken in een dorp
geïntegreerd raken en houdbaar en betaalbaar blijven…
De lokale overheid kan hieromtrent burgers laten meedenken, maar ook responsabiliseren.
Tegelijkertijd kan ze via een aanbod aan lokale multifunctionele infrastructuur de
verenigingsdynamiek een dak boven het hoofd bieden.
b) Voorzieningenaanbod
Het gebiedsgericht, bovenlokaal (voor bepaalde samenhangende deelgebieden) in kaart
brengen van aanbod aan publieke voorzieningen voor het gemeenschapsleven (cultuur
(theater, bibliotheek), sport, recreatie, lokale verenigingen…) en onderhandelen over
bovenlokale samenwerking en afstemming, aanvulling en optimalisering.
SubMR 321-B : Ontwikkeling van de paardenhouderij als nieuwe
economische drager op het platteland
De opmaak en uitvoering van paardenbedrijfsplannen.
Het opzetten van vernieuwde structurele samenwerkingsverbanden tussen paardenhouderijen
(maneges, …) en instellingen uit de sociale sector (instellingen met mentaal/ meervoudige
gehandicapten, …) rond het therapeutisch effect van het werken met equidae
(paardachtigen), paardrijden, inclusief promotie daarover.
MR 322 : Dorpskernvernieuwing en – ontwikkeling
1. Ondersteunen van plattelandsgemeenten in een dorpsontwikkelingsstrategie
De opgebouwde expertise om n.a.v bepaalde ruimtelijke ingrepen (openbaar domein,
gebouwen, woonuitbreiding, heraanleg verkeersonleefbare doortochten…) op een
gestructureerde manier na te denken over de positie en ambitie van het dorp wordt verder
verspreid en ondersteund.
Gemeenten kunnen verder beroep doen op het fonds voor dorpsontwikkeling om aan de hand
van
een
projectdefinitie
en
ontwerpend
onderzoek
voor
publiek
domein
of
overheidsgebouwen, de beste aanpak uit te tekenen en dit als opstapje gebruiken voor een
nieuw élan in het dorp. Tegelijkertijd stelt de gemeente zich open voor inhoudelijk advies en
kwaliteitstoetsing van het project.
Strategie: Kwaliteit voorop
In ruil voor financiële steun vanuit het plattelandsontwikkelingsprogramma spant het bestuur
zich in om kwaliteitswinst te realiseren. Daartoe wordt samen een proces doorlopen met vijf
aandachtspunten: de opmaak van een goede projectdefinitie, de keuze van een goede
ontwerper, voldoende aandacht voor participatie van de bevolking, een begeleidende rol voor
de provinciale kwaliteitskamer en voldoende aandacht voor een goede projectregie
Welke ingrepen komen in aanmerking?
Dorpskernvernieuwingen (volledige of gedeeltelijke heraanleg ifv verkeersveiligheid,
leefbaarheid, herwaarderen van een kern) en/of herbestemming leegstaand of verwaarloosd
patrimonium en/of acties ter ondersteuning van de publieke functie (dorpshuis,
onthaalpunten…)
MR 323-A : Instandhouding en opwaardering van het landelijk erfgoed
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
6/33
1) INSTANDHOUDING EN OPWAARDERING VAN HET cultuurhistorisch erfgoed
1. Identiteit: het verhaal van een streek
Aandacht voor karakteristieke erfgoedthema’s zoals vlas, hop, oorlog, klein erfgoed
(wegwijzers, kapelletjes, bakovens, grenspalen…), begraafplaatsen & funerair erfgoed, typisch
verschijningsvorm van dorpen, kanalen en rivieren (rivierdorpen, sluizen, bruggen…),
industrieel erfgoed, streekarchitectuur (baksteen, wederopbouw…)… versterkt de identiteit
van het platteland volop.
Afhankelijk van het thema zal de uitwerking anders gebeuren. Er is ondersteuning voor een
heldere formulering van de probleemstelling (startnota), eventueel voorafgaand onderzoek,
het uitwerken van een deskundige strategie en het samenstellen van een draagvlak (o.a.
betrekken van bewoners, vrijwilligers…). Bovendien moet ook worden gezocht op
vernieuwende vormen van beheer (samenwerking heemkringen, verenigingen en collectief
eigenaarschap, sociale werkplaatsen, uitbreiding taak landschapswachten, privatisering via
erfpacht…) van dit identiteitsbepalende erfgoed en het onder de aandacht brengen van deze
thema’s via evenementen die nieuwe kwaliteiten van het platteland in de verf zetten.
Daarnaast is ook aandacht voor het stimuleren van samenwerking en netwerkvorming tussen
besturen, musea, verenigingen, erfgoedhuizen, private initiatieven via gezamenlijke promotie
educatieve ondersteuning, introductie van nieuwe (digitale) technologieën, of het opzetten
van een gemeenschappelijk (al dan niet regionaal) depot. Het toevoegen van nieuwe
elementen aan die identiteit door de aanleg van nieuwe kunst- en cultuurelementen zoals
land-art, kunstobjecten gerelateerd aan het landschap… behoort ook tot de mogelijkheden.
Rond vlas, hop, oorlog & vrede is er al een duidelijke provinciale aanpak. Voor die thema’s
komen alleen nog vernieuwende projecten in aanmerking. Begeleidingsprojecten komen
gemotiveerd in aanmerking.
2. Hergebruik semi-publiek dorpspatrimonium
Door herschikking en schaalvergroting komen een aantal semi-publieke gebouwen in
dorpskernen vrij (kloosters, gemeentehuizen, postgebouwen, pastorieën… soms ook kerken).
Ze zijn niet alleen beeldbepalend maar verankeren ook vaak het collectief geheugen van het
dorp. Genoeg redenen om er bedachtzaam mee om te springen. Via een kort onderzoek uit
verschillende mogelijke scenario’s voor de toekomst van dergelijke gebouwen de beste keuze
maken. Dit kan gaan van particuliere verkoop onder voorwaarden (met behoud beeldwaarde),
erfpacht, tot herbestemming voor diverse functies (sociale huisvesting…). Voor dit laatste
scenario kan een beperkt ontwerpend onderzoek duidelijkheid brengen over de mogelijkheid
van herbestemming. Soms is het goed om de toekomst van diverse publieke functies en
gebouwen over een langere termijn en een eventuele carrousel van onderlinge verschuivingen
te bekijken.
Financiering vooronderzoek en investeringskosten indien herbestemming gekoppeld wordt aan
een (publieke) functie.
3. Agrarisch erfgoed
Deze actie richt zicht tot bewoners (al dan niet landbouwersgezinnen) van erfgoedboerderijen
en tot de vergunningverlenende overheden (gemeenten …). Er wordt een cocktail van
maatregelen bepleit om karakteristieke hoeves te behouden of ze kwaliteitsvol aan te vullen
met nieuwe meer functionele landbouwgebouwen. De maatregelen gaan van tips voor
bouwheren en hun architecten (cfr. Hoppeland), het geven van advies en begeleiding, tot het
opmaken van gemeentelijke verordeningen om behoud te onderbouwen.
2) INSTANDHOUDING EN OPWAARDERING VAN HET Natuurlijk erfgoed
4. Landschappelijke identiteit
Het versterken en herstellen van landschappelijke en natuurlijke kwaliteitsvolle elementen
zoals dijken, dreven, parken… in een plattelandsgebied draagt bij tot de versterking van de
identiteit van een gebied indien dit ook ingebed is in een ruimere streekvisie.
5. Stilte als troef
Er zijn voldoende redenen (o.m. toeristisch onderzoek naar attractiviteit van groen
Vlaanderen) om stilte als kwaliteit verder te ontwikkelen: Stilte en rust als troef, geluidshinder
als bedreiging. Innovatieve projecten van gemeentebesturen, verenigingen… kunnen
gehonoreerd worden.
6. Kan het nog donker zijn?
De voorbije jaren groeide het besef dat ook duisternis een troef kan zijn van het platteland.
De expertise rond lichthinder, sfeerverlichting groeide dan ook via concrete projecten
(dorpskernvernieuwingen, bedrijventerreinen, verkavelingen, fietspaden…) verder aan. Tal
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
7/33
van partners (Intercommunales, het provinciebestuur…) hebben hier een verantwoordelijkheid
op te nemen, maar ook de lokale besturen spelen een belangrijke rol. Concrete projecten rond
verlichting op het platteland komen in aanmerking voor steun.
7. Beheer van het buitengebied: werk aan de winkel!
Nog altijd worden lokale besturen na de inrichtingsfase geconfronteerd met de problematiek
van afstemming en betaalbaarheid van het beheer van recreatief en landschappelijk groen.
Projecten die op een vernieuwende manier inzetten op samenwerkingsverbanden (tussen
landbouwers en/of burgers, besturen, ondernemers…), het opzetten van gemeenschappelijke
machineparken, het verhogen van de kennis op vlak van het beheer,
het mee
verantwoordelijk maken van burgers, vrijwilligers… behoren tot de mogelijkheden.
MR 331 : Intermediaire dienstverlening (opleiding en vorming van
ruraal ondernemerschap)
Algemeen: economische inslag noodzakelijk!
1. Begeleiding en opleiding van rurale ondernemers
Er is nood aan gespecialiseerde opleiding-, begeleiding en dienstverlening voor (de nieuwe
vormen van) ruraal ondernemerschap. Zowel inzake landschapszorg, landschapsdesign,
begroening van gebouwencomplexen, milieu- en energiemaatregelen… maar ook rond
kwaliteitsbewaking, fiscaliteit, promotie…
Ook hiervoor moet specifiek initiatief worden
genomen bv. onder de vorm van een steun- of aanspreekpunt voor technische
bedrijfsondersteuning voor kleinschalige rurale ondernemingen. Zo mogelijk binnen bestaande
structuren. Tegelijkertijd moet er ook aandacht zijn voor ondernemers in moeilijkheden. Een
passende begeleiding is ook hier noodzakelijk.
2. Inkomensverbreding: nieuwe diensten, nieuwe mogelijkheden
De inkomensverbreding via toerisme, vermarkting en verkoop, zorg, natuurbeheer… geraakt
stilaan geïntegreerd in de begeleidingsstructuren voor de land- en tuinbouw. Voor bepaalde
gebieden kan een strategie waarbij de samenhang en interactie tussen dit aanbod
promotioneel wordt beklemtoond nog een zinvolle aanvulling zijn.
Verder zijn de nieuwe kansen op vlak van (integraal) waterbeheer, (zonne)energie,
natuurbeheer… misschien nog onvoldoende doorgedrongen.
Ook is er nog meer nood aan samenwerkingsverbanden, waarbij ook buitenlui nauwer
betrokken moeten kunnen worden en moet de actieve rol van (verbrede) landbouw in een
relatie van het platteland en stedelijke gebieden in West-Vlaanderen van dichtbij bekeken
worden. Kortom een oproep naar innovatieve acties!
SubMR 331-B : De verhoging van
sensibiliserende en informatieve acties
de
omgevingskwaliteit
via
Informatieve en sensibiliserende acties met het oog op landschappelijke inpassing en
streekeigen inrichting vb het opmaken van informatiefolders over o.a. het plaatsen van
schuilstallen in het buitengebied, landschappelijke inpassing van het gebouw, zorg voor paard
en landschap. Het organiseren van informatieavonden over de zorg voor het paard en het
landschap.
5.
Volgens het PDPO II moet de hoofdpromotor het volgend statuut hebben of
volgende type van organisatie zijn:
De mogelijke begunstigden worden hier per maatregel beschreven.
Indien men een samenwerkingsovereenkomst afsluit, moeten ook de copromotoren
aan deze voorwaarde voldoen (zie §C.1. Projectindiening).
Bevordering van toeristische activiteiten (maatregel 313)
□
□
□
□
□
lokale besturen
van lokale besturen en provincies afhankelijke toeristische en recreatieve
verenigingen
publiekrechtelijke rechtspersonen
publiekrechtelijke rechtspersonen belast met de uitvoering van
landinrichtings-, ruilverkavelings-, en natuurinrichtingsplannen
middenveldorganisaties
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
8/33
Basisvoorzieningen voor de economie en plattelandsbevolking
(maatregel 321)
□
□
□
□
lokale besturen
publiekrechtelijke rechtspersonen
organisaties uit de sociaal-economische sector (tewerkstelling, sociale
diensten)
middenveldorganisaties
Ontwikkeling van de paardenhouderij als nieuwe economische drager op
het platteland (maatregel 321-B)
□
□
□
□
□
□
lokale besturen
publiekrechtelijke rechtspersonen
middenveldorganisaties
vzw’s ( verenigingen zonder winst)
organisaties uit de sociaal-economische sector waarbij gebruik gemaakt
wordt van het paard om de levenskwaliteit van personen met een handicap
te verbeteren
organisaties zonder winstoogmerk die werken met equidae (paardachtigen)
als medium
Dorpskernvernieuwing en –ontwikkeling (maatregel 322)
□
□
□
lokale besturen
publiekrechtelijke rechtspersonen
voor de dorps- en gemeenschapshuizen ook lokale verenigingen
Instandhouding en opwaardering van het landelijk erfgoed
(maatregel 323-A)
□
□
□
lokale besturen
Publiekrechtelijke rechtspersonen
organisaties zonder winstoogmerk
Intermediaire dienstverlening (opleiding en vorming van ruraal
ondernemerschap) (maatregel 331)
□
□
□
□
lokale besturen
publiekrechtelijke rechtspersonen
middenveldorganisatie
verenigingen
De verhoging van de omgevingskwaliteit via sensibiliserende en
informatieve acties) (maatregel 331-B)
□
□
□
□
6.
lokale besturen
publiekrechtelijke rechtspersonen
middenveldorganisaties
vzw’s ( verenigingen zonder winst)
De financiële tabel is er als bijlage aan toegevoegd en is ingevuld met
vermelding van de totale projectkost.
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
9/33
7.
De eigen inbreng van de hoofdpromotor zelf moet min. 15% bedragen. Concreet
betekent dit dat de hoofdpromotor zelf 15% van zijn eigen middelen in het project
moet investeren. Als eigen middelen wordt beschouwd wat de promotor jaarlijks
ontvangt, onafhankelijk of hij wel of niet het project uitvoert.
Indien de hoofdpromotor een overeenkomst heeft afgesloten met zijn copromotoren,
kan hij de eigen inbreng gelijkmatig verdelen over zichzelf en de copromotoren
volgens hun raming van kosten. De eigen inbreng van de copromotor kan mee in
rekening genomen worden om de 15% eigen middelen te bekomen.
8.
Het project mag geen zuivere studie zijn, er moet een concrete realisatie bij zitten in
dezelfde aanvraag zijn.
Aanvullende criteria:
1.
Er moet een kopie van alle de bouwvergunning en milieuvergunning, of de aanvraag
ervan, in het dossier aanwezig zijn. Indien de vergunningsaanvraag nog in
behandeling is, moet ook de datum van aanvraag vermeld worden (zie ook §2.6).
2. In bijlage wordt een kopie van de statuten van de projectpromotor gevoegd, indien
de promotor al een goedgekeurd project bij PDPO II As 3 heeft, moeten die statuten
niet meer opnieuw ingediend worden, tenzij er wijzigingen gebeurd zijn in de
statuten.
3. Indien het project over infrastructuurwerken gaat worden bestekken of prijsoffertes
en technische plannen meegestuurd.
4. De link met het platteland moet duidelijk zijn, enkel plattelandsprojecten kunnen in
aanmerking komen.
5. Men kan cofinanciering aanvragen voor de projecten tot en met 2013 en dan heeft
de projectpromotor nog tot en met 30/06/2015 de tijd om het project uit te voeren.
Uit het projectplan moet blijken dat het project effectief realiseerbaar is binnen de
gestelde termijn.
Een project kan principieel goedgekeurd worden voor meerdere jaren maar de
toegekende cofinanciering wordt jaarlijks goedgekeurd.
Voorkeur wordt gegeven aan projecten die maximaal 2,5 jaar duren en een beperkte
projectkost hebben in verhouding tot de jaarlijks beschikbare cofinanciering.
Projecten die na verloop van tijd beogen om zelfbedruipend te zijn, kunnen enkel
cofinanciering krijgen voor het opstarten van het project. Daarna moet het
project verder gedragen worden door reguliere middelen. Projecten worden niet jaar
na jaar gecofinancierd (vb organiseren kinderopvang op het platteland, dit project kan voor
het opstarten van deze kinderopvang cofinanciering krijgen, éénmaal alles opgestart is en de
kinderopvang loopt kan dit project geen cofinanciering meer krijgen).
6. Het project bezit een grote mate van continuïteit na afloop van de cofinanciering.
In de projectfiche moet er een uitgewerkt exploitatieplan bijgevoegd worden voor de
komende 5 jaar na de betoelaging.
7. De doelstelling van het project mag in geen geval strijdig zijn met het vigerende
beleid c.q. wetgeving van Europese, nationale, provinciale of gemeentelijke
overheden en niet strijdig zijn met de Europese richtlijnen en verordeningen.
8. De doelstelling van het project past binnen de volgende maatregelen van
het provinciale plattelandsontwikkelingsprogramma: (zie onder B.
Ontvankelijkheidscriteria 4).
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
10/33
9. De projectfiche bevat voor de gekozen maatregel een ingevulde indicatorenlijst.
Indicatoren zijn variabelen die opmeetbaar zijn en de verandering kunnen weergeven
(vb bezoekersaantallen,…). Aan de hand van de indicatoren kan nagegaan worden of
de resultaten bereikt zijn op het einde van het project.
10. Projecten en acties komen in aanmerking voor zover ze niet subsidiabel zijn vanuit
andere maatregelen binnen het PDPO 2007 – 2013 en ook geen andere Europese
cofinanciering krijgen.
11. De uitvoering van het project moet starten uiterlijk 3 maanden na de goedkeuring
van het project.
12. De projectfiche is correct ondertekend:
Bvb : provincie: bevoegde gedeputeerde en griffier;
Gemeente: burgemeester en secretaris;
vzw is dat de voorzitter of de secretaris (wordt bepaald in de statuten) enz…
Subsidiabiliteitscriteria:
De aangevraagde projectkosten moeten subsidiabel zijn:

Voor investeringen zijn kosten in verband met een huurkoopovereenkomst,
zoals de marge voor de verhuurder, de met de financiering gemoeide
rentekosten, de indirecte kosten en de verzekeringskosten zijn geen
subsidiabele uitgaven.

rollend materieel komt niet in aanmerking voor cofinanciering. Enkel
gespecialiseerd rollend materiaal, dat onontbeerlijk is voor de uitvoering van
het project, bv. een toeristentrein, komt in aanmerking. In dat geval zijn ook
de bijkomende kosten (vb. verzekering, onderhoud, keuring, taks, enz…) zijn
subsidiabel, anders niet;

facturen van leasingwagend/bedrijfswagens komen niet in aanmerking voor
cofinanciering;

Onroerend goed (gronden en gebouwen) en grote afbraakwerken (> 10.000
euro) komen niet aanmerking;

Onderzoeksopdrachten en studies komen niet in aanmerking tenzij de studie
wordt uitgevoerd ter voorbereiding van een concreet project en dit project deel
uitmaakt van de projectaanvraag. Indien de realisatie niet wordt uitgevoerd
kan de ontvangen subsidie teruggevorderd worden voor de uitgevoerde studie;

Technische ontwerpen die deel uitmaken van een investeringsproject(dossier)
en dit investeringsproject maakt deel uit van de projectaanvraag komen in
aanmerking;

Het leggen/plaatsen van ondergrondse leidingen zoals nutsleidingen (
elektriciteitskabels, waterleidingen, rioleringen, enz …) komen niet in
aanmerking voor cofinanciering bij infrastructuurwerken;

De kosten die buiten de projectperiode worden gefactureerd zijn niet
aanvaardbaar. Kosten voor het begrotingsjaar 2010 (jaar N) kunnen ingebracht
worden met facturen die gedateerd zijn vanaf 1 januari 2010 tot en met 30 juni
2012(jaar N+2), analoge redenering voor de andere jaren.
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
11/33
Cofinancieringscriteria:
1. Private inbreng: min. 35 % van de gemaakte kosten wordt door de promotor en/of
zijn partners betaald. De eigen inbreng van de hoofdpromotor zelf moet min. 15%
van de totale projectkost bedragen. Indien de hoofdpromotor een overeenkomst
heeft afgesloten met zijn copromotoren, kan hij de eigen inbreng van de
copromotoren mee evenredig in rekening nemen om die 15% eigen middelen te
bekomen.
2. Overheidssteun: men kan maximaal 65% cofinanciering krijgen op de door het
Provinciaal Management Comité goedgekeurde totale projectkost. Van deze
cofinanciering wordt 30% door Europa bijgedragen en 70% door Vlaanderen en de
provincies tezamen.
In het provinciaal plattelandsbeleidsplan of plattelandsontwikkelingsplan kan hiervan
afgeweken worden.
3. Indien het project al van een andere Vlaamse administratie een projectspecifieke
Vlaamse cofinanciering krijgt, moet men deze cofinanciering in mindering brengen
van de totale projectkost die wordt ingediend bij PDPO II – As 3. bvb projectkost 100
euro, de projectpromotor krijgt al 20 euro Vlaamse cofinanciering specifiek voor dit
project, mag men bij PDPO maar een kostprijs indienen van 80 euro en daarop wordt
de subsidie berekend.
4. Alle nodige garantieverklaringen in verband met de cofinanciering van de partners
moeten bij het dossier gevoegd worden of moeten binnen de 3 maanden na
goedkeuring bezorgd worden in 2 exemplaren aan het provinciaal steunpunt voor
plattelandsontwikkeling.
5. De projectvraag bevat een doorzichtig en verifieerbaar kosten- en financieringsplan
met een detailbegroting in bijlage; De kosten worden volledig in detail
besproken!! (zie rubriek 4.3 van de projectfiche)
6. De cofinanciering wordt uitbetaald op basis van de ingediende kostenbewijzen en
betalingsbewijzen die enkel op naam van de hoofdpromotor en copromotoren staan.
Op deze facturen moet duidelijk aangegeven worden onder welke rubriek van de
gedetailleerde kostenopgave ze horen. Facturen die op naam van de partners staan
worden niet aanvaard.
De beheersdienst behoudt het recht om facturen die niet duidelijk opgenomen zijn in
de gedetailleerde kostenopgave of die niet op naam van de hoofdpromotor of
copromotoren staan niet te aanvaarden.
Indien de facturen op naam van de copromotoren staan moeten de copromotoren
een samenwerkingsovereenkomst hebben afgesloten met de hoofdpromotor waarin
de hoofdpromotor verzekert de ontvangen cofinanciering aan hetzelfde percentage
aan zijn copromotoren over te maken. (Voor de modaliteiten waaraan dergelijke
overeenkomst moet voldoen: zie ook §C.1. Projectindiening). Deze overeenkomst
moet eveneens bij het aanvraagdossier worden gevoegd. Ook de copromotoren
moeten voldoen aan de regels van begunstigde.
Selectiecriteria
Selectiecriteria hebben een eerder subjectief karakter en hebben betrekking op het
inhoudelijke aspect van het project. In tegenstelling tot de ontvankelijkheidscriteria is het
hier geen noodzakelijke voorwaarde dat aan al deze selectiecriteria voldaan wordt, wil
men kans maken op subsidietoekenning. Het is wel zo dat wanneer er relatief meer
selectievoorwaarden positief ingevuld worden, het project een hogere kans krijgt op
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
12/33
cofinanciering ten opzichte van andere kandidaten (die evenwaardig scoren op de
ontvankelijkheids-, aanvullende, financiële en andere selectiecriteria).
De aftoetsing gebeurt door de Technische Werkgroep en maakt integraal onderdeel uit
van haar advies dat ze formuleert naar het PMC toe.
1.
Geschiktheid van de promotor. De promotor moet op basis van zijn expertise,
beroepsvorming, kwalificaties, professionaliteit, … als geschikte kandidaat kunnen
worden bevonden.
2.
Kwaliteitskamer
Indien het project bouw- en infrastructuurwerken behelst, moet het project
voorgelegd worden aan de Kwaliteitskamer voordat het wordt ingediend.
De contactpersoon de kwaliteitskamer is het provinciaal plattelandsloket.
Het advies van de kwaliteitskamer wordt bij de projectfiche gevoegd.
3.
Voldoen aan de duurzaamheidsaspecten. Plattelandsprojecten moeten een
duurzame ontwikkeling van het platteland mogelijk maken. De projecten worden
afzonderlijk afgetoetst op de aanwezigheid van acties rond de drie dimensies van
duurzame ontwikkeling.
4.
Innovativiteit : projecten die een innoverend of vernieuwend karakter hebben,
inhoudelijk, methodologisch of op vlak van samenwerking krijgen voorrang.
5.
Effectieve haalbaarheid en continuïteit. Ieder project wordt inhoudelijk getoetst
op zijn technische en financiële haalbaarheid binnen de door de projectpromotor
voorziene uitvoeringstermijn in de projectplanning. Ook de effectieve continuïteit,
zowel voor als na de projectuitvoering, wordt afgetoetst.
6.
Prioriteit wordt verleend aan:





-
Projecten die een uitvoering of verdieping vormen van het door Vlaanderen en de
provincie gevoerde geïntegreerde gebiedsgerichte plattelandsbeleid
Projecten die inspelen op (diverse) bestaande provinciale beleidsprioriteiten
Projecten die tegemoet komen aan een clustering van verschillende prioritaire
thema’s en bij voorkeur sectoroverschrijdend zijn in een bredere
plattelandscontext.
Projecten die een samenwerking tussen gemeenten of een samenwerking tussen
gemeente(n) en de provincie tot stand brengen
Inpasbaarheid: onderdelen uitgevoerd in een grotere visie, kader of
lopende initiatieven zoals provinciale gebiedsgerichte programma’s, … krijgen
voorrang op andere projecten.
Indicatief is hierbij een lijst van gebiedsgerichte programma’s te vinden:
Brugge-Oostende:
Oudlandpolder
Zwinstreek
Strategisch beleidsplan Toerisme en Recreatie
Staats-Spaanse Linies
Landinrichting Brugse Veldzone (indien goedgekeurd)
Regionaal Landschap Houtland
Westhoek:
Hoppeland
Leefbaarheidstrategie Westhoek
Strategisch beleidsplan Toerisme en Recreatie
Landinrichting Westhoek
Westhoek Streekmuseum
Regionale Landschappen West-Vlaamse Heuvels en IJzer en Polder
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
13/33
Midden West-Vlaanderen
Canal Link
Tieltse Molenland
Strategisch beleidsplan Toerisme en Recreatie Leiestreek en Brugse Ommeland
Stad-Land-schap Roeselare
Zuid West-Vlaanderen
Geïntegreerd project Interfluvium, inclusief Onthaalplan en vervolg projecten
Niveau III-programma
Strategisch beleidsplan Toerisme en Recreatie Leiestreek
Gebiedsvisie Kanaal Bossuit-Kortrijk (in opmaak)
Vlaserfgoed


De landschapsatlas en de inventaris van het bouwkundig erfgoed hebben een
belangrijke referentiewaarde voor de ontwikkeling van het cultuurhistorisch
erfgoed (bouwwerken, landschappen, architectura minor, …). Projecten met
betrekking tot het landschap in het algemeen en het cultuurhistorisch erfgoed in
het bijzonder worden bij voorkeur gemotiveerd vanuit deze Landschapsatlas.
Sectoroverschrijdende projecten die tegemoetkomen aan de verschillende
prioritaire thema’s krijgen voorrang op eerder sectorale of thematische projecten.
Projecten die in samenwerking tot stand komen, en als dusdanig ook gefinancierd
worden vanuit verschillende overheden, aangevuld met private partners krijgen
voorrang. Deze projecten hebben een kwalitatieve meerwaarde voor het gebied,
dorpskern, …voor het gebied (geïntegreerd, meervoudige doelen).
7.
Additionaliteit (meerwaarde) Het additionaliteitscriterium impliceert dat het
project niet alleen kan worden gedragen via reguliere middelen of inzet. Projecten
moeten een meerwaarde bieden ten opzichte van reeds bestaande initiatieven en/of
financieringen en mogen niet behoren tot de normale activiteiten van de promotor.
8.
Geschiktheid indicatoren: De projectpromotor kan in de projectfiche een aantal eigen
indicatoren rond de gebiedsgerichte maatregelen uit het PDPO II aangeven. Bij de
indiening van het projectvoorstel, zal er een afweging worden gemaakt of de
voorgestelde indicatoren relevant en bruikbaar zijn voor het project. Ze zullen
achteraf door het provinciaal steunpunt voor plattelandsontwikkeling en de
beheersdienst (VLM) bij de inhoudelijke en financiële evaluatie worden gebruikt om
de projectresultaten af te toetsen.
Procedures voor uitvoering
a. Rapportageverplichtingen:
de projectverantwoordelijke rapporteert, tegen 15 februari en 15 juli van elk jaar
financieel en inhoudelijk aan de provincie en aan de beheersdienst VLM.
Het provinciaal steunpunt voor plattelandsontwikkeling van de provincie en de
beheersdienst VLM kunnen op ieder moment tussentijdse rapportages vragen.
b. Promotie en publiciteit:
Voorlichtings- en publiciteitsmaatregelen gericht op het grote publiek door
de projectpromotor.


Bij een totale projectkost van meer dan 50.000 euro brengt de begunstigde
een informatieplaquette aan;
Bij infrastructuurvoorzieningen van meer dan 500.000 euro bedragen, wordt een
informatiebord opgericht.
Op de informatieborden en informatieplaquettes komt een beschrijving van het
project / de concrete actie, de Europese vlag en de volgende tekst om de rol van
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
14/33
de gemeenschap uit te leggen : “Europees Landbouwfonds voor
Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland”, deze laatste
elementen beslaan ten minste 25% van het oppervlak van het informatiebord of de
informatieplaquette. Ook het Vlaams logo, het logo van de provincie en bij
voorkeur ook het logo van de VLM wordt aangebracht.
Algemeen:




Op de titelpagina van publicaties (zoals brochures, folders en nieuwsbrieven) en
op aanplakbiljetten over maatregelen en acties die worden medegefinancierd door
het ELFPO, moet de deelneming door de Gemeenschap duidelijk zijn
vermeld en moet het Europees, het Vlaams, het provinciaal logo en het VLM logo
zijn aangebracht. Publicaties moeten verwijzingen bevatten naar de instantie die
verantwoordelijk is voor de informatie-inhoud.
Voor informatie die beschikbaar wordt gesteld met elektronische middelen
(websites, databases voor potentiële begunstigden) of in de vorm van
audiovisueel materiaal, is het voorgaande ook van toepassing. Bij de opstelling
van het communicatieplan moet terdege aandacht worden geschonken aan
nieuwe technologieën die een snelle en doelmatige verspreiding van informatie
mogelijk maken en een dialoog met het grote publiek vergemakkelijken.
Op al het communicatiemateriaal dat de projectpromotor maakt rond zijn project
wordt het Europees, Vlaams, provinciaal vermeld en bij voorkeur ook het VLM
logo + de vermelding “ Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling :
Europa investeert in zijn platteland” ( is voor informatiebrochures, foldertjes,
flyers, enz ….)
Websites over het ELFPO moeten :
o
o
Ten minste op de thuispagina melding maken van de bijdrage van het
ELFPO;
Een hyperlink naar de website over het ELFPO van de Commissie bevatten:
http://ec.europa.eu/agriculture/rurdev/index_nl.htm
Alle bepalingen in verband met communicatie kan u terug vinden in verordening nr
1974/2006 van de Commissie van 15 december 2006 tot vaststelling van
uitvoeringsbepalingen van verordening nr 1698/2005 van de Raad inzake steun voor
plattelandsontwikkeling uit het Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling
(ELFPO).
Indien de logo’s niet gepubliceerd worden op het communicatiemateriaal, dan komen
deze stukken niet in aanmerking voor cofinanciering.
Bvb er wordt een flyver over het project opgemaakt en de logo’s en de slagzin van
Europa staan er niet op, dan wordt er geen subsidie gegeven op de gemaakte kosten
voor deze flyer.
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
15/33
C. Handleiding bij het aanvraagformulier.
1. PROJECTINDIENING
1.1. Beschrijving van de betrokkenen bij een project: de aanvrager, de hoofdpromotor, de
copromotor en de partner.
De aanvrager is diegene die voor de realisering van het project verantwoordelijk is.
Voor het opstellen van het aanvraagformulier kan de initiatiefnemer een beroep doen op de
begeleiding van het provinciaal plattelandsloket voor de uiterste indieningdatum.
In sommige gevallen zullen meerdere instellingen betrokken zijn bij de indiening van de
aanvraag en de uitvoering van het project. Het is evenwel absoluut noodzakelijk dat één
instelling aangeduid wordt als hoofdpromotor, zijnde de instelling die verantwoordelijk is
voor de indiening van de aanvraag en de uitvoering van het project zowel ten opzichte van
de technische werkgroep, het provinciaal managementcomité, het provinciebestuur, de
beheersdienst, de Vlaamse overheid als ten opzichte van de Europese Commissie.
Ook de facturen worden naar het adres van de hoofdpromotor gestuurd en enkel deze
komen in aanmerking voor cofinanciering.
De hoofdpromotor moet voldoen aan de voorwaarden van de begunstigden die gesteld
worden in punt 3.3 van de projectfiche en wordt uitgelegd in deel B punt nr 5 van de
handleiding. Per maatregel komen er maar een beperkt aantal begunstigden in aanmerking.
Projecten kunnen door meerdere partners gezamenlijk opgezet en ingediend worden. In dat
geval moet één partner als hoofdpromotor worden aangeduid. Deze moet voldoen aan de
criteria van begunsigde. Enkel facturen gericht aan de hoofdpromotor komen in aanmerking
voor cofinanciering.
De hoofdpromotor kan enkel facturen indienen die op naam van een partner opgesteld zijn
indien een samenwerkingsovereenkomst wordt opgesteld tussen de verschillende partners,
in dat geval copromotoren genoemd. De verschillende copromotoren worden in dat geval
allen als begunstigde erkend en moeten ze ook aan de voorwaarden van begunstigden
voldoen. In de projectfiche en de samenwerkingsovereenkomst moet blijken wie welk deel
van het project financiert. Gezamenlijk moeten de copromotoren het percentage eigen
inbreng voorzien.
Het is de hoofdpromotor die verantwoordelijk is voor alle administratie. Copromotoren
sturen de facturen en betalingsbewijzen steeds naar de hoofdpromotor die ze bundelt en
opstuurt naar de beheersdienst en de provincie.
Het is de hoofdpromotor die de volledige subsidie ontvangt en hij stort dan aan hetzelfde
cofinancieringspercentage ( meestal 65% van de ingebrachte kosten) de subsidie aan de
copromotor door. De samenwerkingsovereenkomst wordt bij de projectfiche gevoegd.
Samengevat:
We spreken van copromotoren wanneer zij ook kosten zullen indienen bij de
hoofdpromotor. In dit geval wordt er een samenwerkingsovereenkomst afgesloten, die als
bijlage bij de indiening van het dossier wordt toegevoegd. Middels deze overeenkomst
wordt de copromotor als begunstigde erkend. Bijgevolg moet hij dus ook beantwoorden aan
1 van de types van mogelijke begunstigden.
We spreken van partners wanneer zij gewoon meewerken aan het project maar zelf geen
kosten indienen. Een partner kan ook een bepaalde financiële steun geven aan de
hoofdpromotor. In dit geval is er een garantieverklaring vereist vanwege de partner
waarin hij deze steun bevestigt. De verklaring moet (in tweevoud) bij het Provinciaal
Steunpunt Platteland worden ingediend uiterlijk 3 maanden na de goedkeuring van de
cofinancieringaanvraag.
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
16/33
Indien de hoofdpromotor met zijn copromotor een samenwerkingsovereenkomst afsluit en
de financiering heel duidelijk in de projectfiche weergeeft (zoals wie is verantwoordelijk voor
welk luik en welke eigen bijdrage elke partner inbrengt en het cofinancieringpercentage dat
elke partner krijgt), dan kan de hoofdpromotor ook facturen indienen die gestuurd zijn naar
het adres van de copromotoren en die door de copromotoren zijn betaald. Het is wel de
hoofdpromotor die verantwoordelijk is voor alle administratie die moet ingediend worden
voor het project en het aanspreekpunt is.
Het is wel de hoofdpromotor die de cofinanciering ontvangt en dan moet doorstorten naar
de copromotoren a rato van de ingediende kosten door de copromotor en aan hetzelfde
cofinancieringpercentage als de hoofdpromtor heeft ontvangen van het betaalorgaan.
De contactpersoon is de persoon waarmee regelmatige contacten tussen de contactpersoon
van het provinciaal steunpunt voor plattelandsontwikkeling van de provincie en de promotor
zullen plaatsvinden..
Gelieve informatie te verstrekken over doel en werking van de aanvrager en desgevallend
een exemplaar van de statuten en de samenstelling van de beheersorganen in bijlage
te voegen. Indien u reeds al een goedgekeurd project bij PDPO II As 3 heeft, moeten de
statuten er niet meer opnieuw bijgevoegd worden, tenzij ze gewijzigd zijn.
Gelieve aan te stippen of de aanvragende instantie al dan niet BTW-plichtig1 is. U bent
BTW- plichtig indien u de BTW kan terug recuperen.
Om een project te kunnen indienen moet het werkingsgebied gelegen zijn in de
desbetreffende provincie.
1.2. Betreft het een project dat aansluit bij reeds eerder met Europees / Vlaamse /
provinciale steun betoelaagde acties.
Indien ja deze steun beschrijven en ook het bedrag en jaartal vermelden van de ontvangen
steun.
2. PROJECTBESCHRIJVING
2.1. Geef de titel van het project. Deze benaming zal steeds gebruikt worden in de
dossiers, de briefwisseling en de publicaties in verband met het project. Gelieve in de titel
de inhoud van het project te geven. Zorg voor een eenduidige en beknopte titel.
2.2. Geef een inhoudelijke omschrijving van het project en ga daarbij nader in op :
- de te realiseren infrastructuur (technisch concept, plannen, bestek, enz...);
- wat is de meerwaarde van dit project ( vb wat is het verschil tussen dit project bvb
dorpskernvernieuwing en een andere klassieke dorpskernvernieuwing);
- de voorgestelde werkwijze, aanpak, methodologie;
- de verschillende stadia van uitvoering;
- de kritische succesfactoren (maatregelen die moeten genomen worden om de
efficiëntie en effectiviteit van het project te maximaliseren);
- de wijze waarop de sturing en opvolging van het project zal gebeuren;
- de bekendmaking van het project;
- de relaties met de sector en andere instanties;
- andere relevante elementen.
Dit is belangrijk voor de kostenaanrekening. BTW kan uitsluitend in rekening
gebracht worden als kostenpost voor het niet-terugvorderbaar gedeelte.
1
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
17/33
2.3. Hierin wordt het deel waarvoor cofinanciering wordt aangevraagd zo concreet mogelijk
beschreven, andere zaken die horen bij het project maar waarvoor er geen cofinanciering
wordt aangevraagd worden hierin niet vermeld.
2.4. Geef een concrete projectplanning (met begin- en einddatum). Opgave van de
startdatum van de uitvoering van het project, de werken, de voorziene termijn, de
voorziene opleveringsdatum, etc...
Dit wordt opgemaakt voor het totale project dat in 2.2 omschreven wordt en er wordt
duidelijk aangeduid (in het vet of markeren) voor welke onderdelen er financiering wordt
gevraagd. De uitvoering van een project kan maximaal duren tot en met 30 juni 2015.
Bij voorkeur duurt een project maximaal 2,5 jaar.
2.5. Geef de concrete geografische situering op waar de uitvoering van het project wordt
gerealiseerd (met, indien van toepassing het adres of eventueel met een kaart erbij).
Als het wordt uitgevoerd in verschillende gemeenten, alle gemeenten en deelgemeenten
vermelden.
Kaart toepassingsgebied West-Vlaanderen:
Zie ook www.west-vlaanderen.be/plattelandsontwikkeling.
2.6. Hier wordt bedoeld o.m. de bouwvergunning en milieuvergunning. Indien de nodige
vergunningen niet verkregen zijn, gelieve dan het wettelijk kader (o.m. inzake te volgen
procedure) aan te geven waaraan u zult moeten voldoen.
Gelieve eveneens aan te tonen of aan te duiden welke stappen er reeds ondernomen zijn of
zult ondernemen en aan te geven binnen welke periode de vergunningen verwacht worden?
Indien al de vergunningen in uw bezit zijn voeg in bijlage een kopie van de vergunningen
toe.
Indien een noodzakelijke stedenbouwkundige vergunning nog niet verkregen is, dient een
stedenbouwkundig attest nr 1 of stedenbouwkundig uittreksel (in het kader van het nieuw
decreet RO) te worden bijgevoegd of een kopie van de aanvraag van de vergunning.
Indien de vergunning nog niet in aanvraag is kan men voor deze oproep geen project
indienen en moet men wachten tot de volgende projectoproep.
2.7. Copromotoren:
Zie punt 1.1
Geef indien van toepassing, de in het project betrokken copromotoren, inclusief de beschrijving van
hun specifieke taak ( bv taak als cofinancierder, beheerder van de uitgevoerde werken, …) adres,
rechtsvorm en contactpersoon. Ook de verdeling van de financiële lasten moet duidelijk zijn. Indien er
copromotoren betrokken zijn bij het project, moet er een samenwerkingsovereenkomst
toegevoegd worden.
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
18/33
2.8 Geef aan voor welke aspecten van het project er beroep wordt gedaan op externe
partners. Vermeld welke partners betrokken zijn bij het project inclusief de beschrijving
van hun specifieke taak ( bv taak als cofinancierder, beheerder van de uit te voeren
werken, …) en in hoeverre er reeds formele afspraken werden gemaakt omtrent
samenwerking. Werd de partner al gecontacteerd of is er de intentie om hem te
contacteren.
Samengevat zijn er 2 mogelijkheden:
-> hoofdpromotor met copromotor(en): de copromotoren kunnen via de hoofdpromotor
kostenbewijzen indienen en krijgen cofinanciering via de hoofdpromotor doorgestort. Alle
promotoren zijn begunstigde en moeten voldoen aan de criteria van begunstigde. Tussen
hen wordt een overeenkomst opgemaakt.
-> Promotor en partners : enkel kostenbewijzen op naam van de hoofdpromotor kunnen,
de hoofdpromotor is dan ook ‘enige’ begunstigde en er moet geen
samenwerkingsovereenkomst opgemaakt worden. Wel dient er een garantieverklaring van
de cofinanciering van deze partner te worden toegevoegd. ( bv besluit gemeenteraad, raad
van bestuur, officiële brief, …)
2.9. Werd het project al voorgelegd aan de kwaliteitskamer van de provincie (
enkel voor infrastructuurwerken). Indien dit al gebeurd is, de datum wanneer het
werd voorgelegd en het advies dat de kwaliteitskamer heeft gegeven erbij voegen.
Indien het nog niet gebeurd is kan men onder B – selectiecriteria – nr 2 de
contactpersonen vinden waar men het project zo vlug mogelijk moet voorleggen.
2.10 Voor investeringsprojecten.
Hierin wordt beschreven, wie de eigenaar is, indien dit niet de hoofdpromotor is, wordt er
ook meegedeeld welke overeenkomst er bestaat tussen de eigenaar en de
hoofdpromotor. Zodat er zekerheid is dat de hoofdpromotor de eigendom gedurende een
bepaalde tijd zeker nog ter beschikking heeft.
Indien er een overeenkomst werd afgesloten zoals bvb handelshuur, erfpacht, enz …
voeg je een kopie van de overeenkomst in bijlage toe en vermeld je in de projectfiche de
soort overeenkomst die werd afgesloten en de duur van de overeenkomst.
2.11. Wat zijn de duurzaamheidseffecten van het project ?
Duurzame ontwikkeling
Duurzame ontwikkeling streeft naar het juiste evenwicht tussen sociale, ecologische en
economische factoren, met aandacht voor mondiale en lange termijneffecten.
De sociale aspecten
Duurzame ontwikkeling is gericht op sociale rechtvaardigheid. Dat betekent dat er oog is
voor de kansengroepen in onze samenleving. De aspecten van inclusief gelijke
kansenbeleid moeten gegarandeerd worden. Dwz dat er rekening wordt gehouden met
kansengroepen zoals allochtonen, vrouwen, personen met een mentale en/of fysieke
beperking, kansarmen en holebi’s.
Indien men advies heeft gevraagd aan het Centrum voor Toegankelijkheid en daar ook
rekening mee heeft gehouden, is dit wel een meerwaarde voor het project en de
beoordeling ervan door de Technische werkgroep en het PMC.
Duurzaamheidseffecten: sociale aspecten:
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
19/33




Is er een specifieke aanpak genomen voor mensen met een handicap, senioren,
jongeren, enz …;
is het project toegankelijk voor mensen met een handicap, senioren, kinderen;
zijn er extra voorzieningen getroffen voor mensen met een handicap, senioren,
kinderen ( zoals ruimtelijk toegankelijkheid of extra openingsuren, enz…) (
Hiervoor kan men ook de toegankelijkheidsnormen raadplegen via het
contactpunt Provinciaal Steunpunt Toegankelijkheid in uw provincie);
worden er mensen van kansengroepen of hun vertegenwoordigers bij het project
betrokken en wordt er met hun noden/wensen rekening gehouden;
wordt er bij het opzetten van activiteiten voor het grote publiek rekening
gehouden met mogelijke drempels die de deelname van de kansengroepen
verhinderen, ( vb toegankelijk, bereikbaarheid, toegangsprijzen, kinderopvang
voorzien, bekendmaking niet enkel via traditionele kanalen maar voorzie ook
ruime verspreiding via gratis uitgaven ( de streekkrant, de zondag, ….);
De ecologische aspecten
Een duurzaam project heeft respect voor de grenzen van het milieu. Het leefmilieu is
immers de bron van onze huidige en toekomstige behoeftenvoorziening.
Het streven naar een duurzaam behoud en beheer van onze natuurlijke rijkdommen. Dit
veronderstelt een effectieve milieubescherming en een vermindering van de hoeveelheid
gebruikte ( uitputtelijke) hulpbronnen: energie, water, grondstoffen, oppervlakte natuur.
Duurzaamheidseffecten ecologische aspecten:





is er aandacht voor duurzaam ruimtegebruik? ( gebruik de beschikbare ruimte
optimaal, hergebruik van terreinen/gebouwen, zorg maximaal voor het behoud
van de open ruimt);
Is er aandacht voor het behoud of de verbetering van natuurlijke entiteiten (
fauna, flora, biodiversiteit, …)? ( vrijwaar of herstel bij aanleg van nieuwe
infrastructuur de bestaande ecologische structuur, ga bij nieuwe plannen na wat
de mogelijkheiden zijn van natuurontwikkeling;
wordt een duurzaam energie en waterverbruik gestimuleerd ( oriëntatie op het
zuiden, optimale isolatie, hernieuwbare energie, infiltratie van regenwater,
gebruik van regenwater, groendaken);
worden duurzame materialen gebruikt zoals FSC-hout. Richtlijnen vindt u op
www.bouwwijzer.be, Hou bij aankopen rekening met duurzaamheidscriteria,
raadpleeg www.gidsvoorduurzameaankopen.be;
wordt duurzame mobiliteit gestimuleerd;
Economische aspecten
Voor een duurzaam project moet getracht worden, naast de ecologische en sociale, de
positieve effecten op de lokale economie te maximaliseren en de negatieve effecten te
vermijden of te beperken
Vb bij dorpskernvernieuwing op plaats X:
Economische effecten: het uitvoeren van de wegenwerken kan een negatief effect
hebben op de lokale economie. Handelszaken kunnen tijdelijk onbereikbaar zijn. Hiermee
moet rekening worden gehouden en acties ondernemen om deze effecten te beperken (
informeren/ overleg met de handelszaken en bedrijven, extra aanduidingen mbt
bereikbaarheid, enz …)
Omgekeerd kunnen bepaalde projecten ook een positief effect hebben op de lokale
economie. Vb toeristische initiatieven kunnen een positief effect hebben.
Duurzaamheidseffecten economische aspecten.
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
20/33


Wordt er rekening gehouden met de mogelijke effecten op lokale economie en
houden de doelstellingen mogelijkheden of bedreigingen in voor de lokale
economie
Enkele aandachtspunten waarmee rekening kan gehouden worden: economische
leefbaarheid, administratieve en financiële lasten, lokale afzetmogelijkheden,
bereikbaarheid voor klanten, leveranciers en werknemers; werkgelegeheid en
tewerkstellingsmogelijkheden; toeristische en culturele aantrekkelijkheid van de
locatie
2.12. Is het project innoverend?
Het innoverende of vernieuwend karakter/aspect omschrijven.
2.13. Wat gebeurt er met het project na de Europese betoelaging? Is er in
continuïteit voorzien? Er dient een uitgewerkt exploitatieplan bijgevoegd te worden.
Beschrijving van de situatie nadat de Europese cofinanciering is afgelopen over een
termijn van 5 jaar.
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
21/33
3. DOELSTELLINGEN, SITUERING EN VERANTWOORDING VAN HET PROJECT
3.1. Wat zijn de doelstellingen van het project? Wat beoogt U te bereiken?
In voorkomend geval aan te duiden met :
- historische elementen
- kenmerken van de betrokken sector(en)
- cijfergegevens over de betrokken doelgroep(en)
- resultaten van voorgaande projecten en/of verwezenlijkingen van uw
organisatie.
Gelieve in de mate van het mogelijke uw doelstellingen te kwantificeren.
3.2. Geef aan bij welke maatregel het best past binnen de maatregelen van het programma
voor plattelandsontwikkeling Vlaanderen 2007 – 2013 As 3.
Kies de maatregelcode uit deel B nr 4 en motiveer die hier, opgelet er mag maar 1
maatregelcode gekozen worden per project, de juiste maatregelcode wordt gekozen die
het best past bij het project. De maatregelcodes kan men vinden in het eerste deel van
deze handleiding zie rubriek B. nr 4
3.3 Per maatregel kunnen maar bepaalde begunstigden een project indienen. Deze
voorwaarde geldt voor de hoofdpromotor en indien hij een samenwerkingsovereenkomst
heeft afgesloten ook voor de partners.
Meer uitleg vindt u in deel B nr 5 van deze handleiding
3.4. Geef aan op welke wijze het project past binnen het provinciaal plattelandsbeleidsplan
3.5. Welke relatie heeft het project met initiatieven vanuit het Vlaams, provinciaal en lokaal
beleid ?
Beknopte opgave van de relaties met het Vlaams, provinciaal en lokaal beleid.
Hierbij enkele voorbeelden: gemeentelijke beleidsplannen, structuurplannen,
beleidsplannen toerisme, provinciaal structuurplan, enz …..
3.6. Tot welke resultaten moet het project leiden in kwalitatieve en in kwantitatieve zin?
Indicatoren zijn variabelen die meetbaar zijn en de verandering kunnen weergeven ( vb
bezoekersaantallen,…).
Aan de hand van de indicatoren kan nagegaan worden of de resultaten bereikt worden.
U kiest uit de lijst welke indicatoren op uw project betrekking hebben, u vult deze
indicatoren in naar wat u wenst te bereiken op het einde van uw project.
In de rapportering naar het provinciaal steunpunt voor plattelandsontwikkeling en de
beheersdienst wordt er telkens een stand van zaken gegeven in verband met de indicatoren
die nu ingevuld worden.
Onderaan de tabel mogen altijd eigen indicatoren aangevuld worden.
3.7. Welke zijn de kritische succesfactoren voor het welslagen van het project?
Kritische succesfactoren zijn die factoren die noodzakelijk zijn voor het succesvol uitvoeren
van het project. Wanneer bij dergelijke factoren knelpunten ontstaan, komt de uitvoering
van het project in het gedrang. Bijvoorbeeld : stedenbouwkundige vergunning, partners,
cofinanciering, omgevingsfactoren, etc.
Welke factoren moeten goed opgevolgd worden opdat het project zou slagen.
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
22/33
4. FINANCIERING
4.1 Subsidiabiliteit van de btw
Promotoren en copromotoren die btw-plichtig zijn
Promotoren en corpromotoren die in het aanvraagformulier opgeven btw-plichtig te zijn (
en de BTW kunnen recupereren), mogen de btw uitgaven niet inbrengen in de totale
projectkost waarop de gevraagde cofinanciering berekend wordt.
De gevraagde PDPOcofinanciering wordt bijgevolg berekend op de totale projectkost,
exclusief btw.
Promotoren en copromotoren die niet btw-plichtig zijn
Promotoren die aangeven niet btw-plichtig te zijn, mogen hun btw uitgaven wel in de
totale projectkost inbrengen. De gevraagde PDPO cofinanciering wordt bijgevolg
berekend op de totale projectkost, inclusief btw.
uitzondering volgens artikel 71 van de EU verordening 1698/2005, waarin verwezen
wordt naar de zesde btw richtlijn 77/388/EEG: de cofinanciering van de btw uitgaven
van volgende promotoren wordt uitgesloten: de staat, de regio's, de gewesten,
de provincies, de gemeenten en andere publiekrechtelijke lichamen.
Deze promotoren moeten hun kosten aangeven exclusief BTW.
Samengevat: enkel privaatrechtelijke organisaties die geen BTW kunnen
recuperen, kunnen die indienen.
4.2. Verdeling van de financiering
In het eerste deel van de tabel wordt er per kostenpost het totaal bedrag ingevuld zonder
BTW. Voor de post inkomsten wordt er een “min” teken voor het bedrag geplaatst.
Het percentage en het totaal wordt automatisch berekend.
Daarna wordt de BTW ingevuld, u hebt 2 tussentotalen die automatisch berekend worden, 1
excl BTW en 1 incl BTW. U neemt het juiste bedrag over op de gele lijn, het juiste bedrag is
afhankelijk welke organisatie u bent als hoofdpromotor ( zie hierboven 4.1).
In het onderste deel van de tabel wordt het cofinancieringpercentage gecontroleerd of het
percentage aan maximale cofinanciering klopt. Voor projecten die ingediend worden in de
provincie West Vlaanderen kan een ander cofinancieringspercentage gelden, gelieve via het
provinciaal plattelandsbeleidsplan te bepalen.
De bijdrage van Europa, Vlaanderen en de provincie wordt samen berekend.
Opgelet de eigen inbreng en/of die van uw partners moet wel nog aangevuld worden.
Er moet min 15 eigen inbreng zijn van de hoofdpromotor samen met zijn copromotoren
anders wordt uw project niet ontvankelijk verklaard.
Gelieve aan de formules zeker niets te wijzigen !!!!
Indien een studie wordt gecombineerd met een realisatie en het project wordt vroegtijdig
stopgezet, terwijl de realisatie nog niet is uitgevoerd, dan moet de hoofdpromotor de
ontvangen subsidie terugbetalen.
4.3. Gedetailleerde kostenopgave.
ALGEMENE REGEL
Enkel "daadwerkelijk verrichte uitgaven" komen voor cofinanciering in aanmerking.
Deze uitgaven moeten gestaafd worden met kostenbewijzen, die betaald zijn.
De betalingen geschieden in de vorm van geld, onder voorbehoud van de volgende
uitzonderingen: afschrijvingen en overhead.
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
23/33
De uitgaven, waarvoor de betaling dient te gebeuren in de vorm van geld, moeten
gestaafd worden met een factuur en met een rekeninguittreksel als betalingsbewijs.
Contante betalingen komen in principe niet in aanmerking, tenzij de leverancier verklaart
dat de factuur vereffend is of voor kleine overheadkosten zoals betaling van een
kasticket kunnen contante betalingen wel in aanmerking komen.
Enkel de kosten, die vermeld staan in het project en die zijn goedgekeurd door het
bevoegde PMC komen voor cofinanciering in aanmerking. Belangrijke wijzigingen
hieraan kunnen enkel aanvaard worden indien deze VOORAF zijn goedgekeurd door het
provinciaal steunpunt voor plattelandsontwikkeling van de provincie en de beheersdienst
VLM.
Bij elke betalingsaanvraag dient vermeld te worden wat het BTW-statuut is van de
aanvrager. Bij een gemengd BTW-statuut moet de promotor/ corpromotor meedelen
welk percentage van de BTW terugvorderbaar is.
De subsidiabele uitgaven worden uitgesplitst in zeven rubrieken:
Rubriek 1.
Investeringsuitgaven
Rubriek 2.
Personeelskosten
Rubriek 3.
Werkingskosten
Rubriek 4.
Overhead
Rubriek 5.
Externe prestaties
Rubriek 6.
Promotie en publiciteit
Rubriek 7.
Inkomsten ( opgelet de inkomsten moet u aftrekken)
Hieronder worden de kostenrubrieken afzonderlijk besproken.
Eerst wordt er vermeld onder welke voorwaarden de betrokken uitgaven subsidiabel zijn.
Daarna wordt vermeld op welke manier de kostprijs en de betaling van de uitgaven moet
bewezen worden.
Rubriek 1.
Investeringsuitgaven
a) Grond
aankoop van grond komt in niet aanmerking voor cofinanciering
b) Gebouwen
Verwerving van gebouwen komt niet in aanmerking voor cofinanciering.
Grote afbraakwerken kunnen niet gesubsidieerd worden.

Oprichting gebouwen
Aanvaarde kosten:
Naast de kosten voor de oprichting of renovatie van het gebouw, komen eveneens
kosten voor de inrichting, enz. in aanmerking op voorwaarde dat deze kosten in het
project waren voorzien en werden goedgekeurd door het PMC. Indien de kosten van
de architect mee opgenomen zijn in de factuur van de aannemer mogen die hier
ingediend worden, anders moeten ze aangevraagd worden bij externe prestaties.
(een gelijkaardige situatie is ook geldig voor de veiligheidscoördinatie).
Bewijsstukken:
1)
indien de grond, waarop het gebouw wordt opgericht geen eigendom is van de
promotor, dient er een erfpachtovereenkomst, een recht van opstal of een
concessieovereenkomst bijgevoegd te worden;
2)
de nodige vergunningen, zoals de bouwvergunning en de
exploitatievergunning, indien die nog niet in uw bezit zijn moet het
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
24/33
3)
4)
indieningsbewijs van de aanvraag van uw vergunning in het dossier
toegevoegd worden;
het bewijs van de uitgaven gebeurt door vorderingsstaten en/of facturen;
het bewijs van betaling moet gebeuren door rekeninguittreksels;
c) Installaties, machines en uitrusting
Het leggen / plaatsen van ondergrondse leidingen zoals het leggen van nutsleidingen (
elektriciteitskabels, waterleidingen, rioleringen, enz …) komen niet in aanmerking voor
cofinanciering bij infrastructuurwerken.
d) Rollend materieel
Volgende zaken komen niet in aanmerking voor cofinanciering:
 rollend materieel zoals personenwagens, vrachtwagens, leasingwagens,
bedrijfswagens, afschrijving van wagens, enz …;
 de directe kosten verbonden aan dit rollend materieel, zoals verzekeringen,
keuringen, taksen, huur garage, enz …
Kan wel in aanmerking komen:
 enkel specifiek rollend materieel dat onontbeerlijk is voor de uitvoering van
het project en ook de bijkomende kosten kunnen in aanmerking komen voor
ELFPO financiering, bvb een toeristentreintje en de verzekering van dit treintje.
e) Overige

Aankoop van tweedehands materieel
Aanvaarde kosten:
De aankoopkosten van tweedehands materieel komen in aanmerking voor
cofinanciering, voor zover deze in het project zijn voorzien en zijn goedgekeurd door
het PMC
Bewijsstukken
1)
De kosten voor de aankoop van tweedehands materieel dienen bewezen te
worden aan de hand van een factuur.
2)
een verklaring van de verkoper waarin de herkomst van het materieel is
vermeld en waarin wordt bevestigd dat het in geen geval de voorbije zeven jaar met
behulp van nationale of communautaire cofinanciering is aangekocht;
3)
het bewijs van betaling dient geleverd te worden door rekeninguittreksel.
f) Leasing
Aanvaarde kosten:
De uitgave die voor cofinanciering in aanmerking komt is de door de leasingnemer aan
de leasinggever betaalde leasingprijs, eventueel beperkt tot de marktwaarde van het
geleasde goed. Andere met de lease-overeenkomst gemoeide kosten, zoals belasting,
winstmarge van de leasinggever, rentefinancieringskosten, overheadkosten,
verzekeringen komen niet voor cofinanciering in aanmerking.
De betaling van leasingwagens komt niet in aanmerking.
Bewijsstukken
1) leasingcontract, waarin de leasingprijs in twee delen is gesplitst: enerzijds het bedrag
dat overeenkomt met de netto aankoop en anderzijds de kosten in verband met
belastingen, rente, kosten van herfinanciering, administratiekosten van het
leasebedrijf, verzekeringskosten, deze laatste kosten komen wel niet in aanmerking
voor cofinanciering.
2) Het bewijs van betaling wordt geleverd door rekeninguittreksels.
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
25/33
g) Voor investeringen zijn kosten in verband met een huurkoopovereenkomst, zoals de
marge voor de verhuurder, de met de financiering gemoeide rentekosten, de indirecte
kosten en de verzekeringskosten zijn geen subsidiabele uitgaven
h) Herzieningen
Herzieningen kunnen niet aanvaard worden, uitgezonderd een prijsherziening wegens
schommelingen van de lonen en de sociale lasten, prijzen van grondstoffen en
materialen en belastingen (conform artikel 13 van de bijlage bij het KB van
26/09/1996). De toepasselijke formule voor deze prijsherziening is opgenomen in
het bestek.
i) levend materiaal
De aankoop van dieren komt niet in aanmerking voor cofinanciering. De huur van
dieren ( bv voor een happening, paarden) binnen de projectperiode is wel een
subsidiabele kost.
Het aankopen van zaai- en pootgoed van jaarlijkse landbouwgewassen alsook het
planten ervan komen niet in aanmerking voor cofinanciering.
Rubriek 2.
Personeelskosten
Aanvaarde kosten
Alleen de loonkosten van het personeel, dat rechtstreeks bij het project betrokken is,
komt - in verhouding tot de tijd die zij hieraan besteden - in aanmerking voor ELFPOsteun.
Daarom dient de promotor als bijlage (verantwoording van de kosten) een omschrijving
te geven van het aantal en de functie (leidinggevend, kader, bediende of arbeider) van
de personeelsleden die in het kader van het project werken. Bovendien moet de
promotor een raming maken van het aantal uren dat ieder personeelslid aan het project
zal besteden.
In de tabellen van de rubriek personeelskosten moeten de directe brutosalarissen van
bedienden en / of brutolonen van arbeiders met inbegrip van de wettelijke verplichte
werknemers - en werkgeversbijdragen worden ingevuld, alsmede het vakantiegeld, de
eindejaarspremie en andere kosten zoals het woon- en wegverkeer,
de
arbeidsongevallenverzekering en de vakbondspremie of andere kosten die op de loonfiche
staan.
Normaliter moeten alle personeelskosten per maand worden aangerekend. Bepaalde
personeelskosten bestaan uit een eenmalig bedrag dat dan zou moeten worden
omgerekend per maand. Indien dit praktisch niet mogelijk is, mag het totale bedrag
ingediend worden. Indien het personeelslid geen volledig jaar aan het project heeft
gewerkt, moet dit bedrag a rato verminderd worden.
Bewijsstukken:
Het bewijs van de personeelskosten gebeurt door de maandelijkse loonstaten.
De promotor moet aangeven hoeveel dagen (eventueel in een percentage) het
personeelslid tijdens de betrokken maand voor het project heeft gewerkt.
Als het project voor extra jobs zorgt, kunnen de nieuwe arbeidscontracten als bijlage
meegestuurd worden of achteraf bij het inhoudelijk verslag toegevoegd worden
Loutere projectsupervisie is niet subsidiabel, bvb 5% van de tijd die wordt ingebracht
voor de coördinatie van de organisatie en dus ook aan het project wordt besteed. De
opvolging van de werken door een technische dienst van een gemeente wordt aanzien
als supervisie. Supervisie in de zorgsector in de zin van rechtstreekse begeleiding van
zorgbehoevenden kan wel.
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
26/33
In het kader van het project goedgekeurd personeelslid dient een tijdsregistratie bij te
houden. In de tijdsregistratie wordt beschreven welke prestaties in het kader van het
project geleverd werden. Deze tijdsbesteding wordt bijgehouden bij de hoofdpromotor
en/ of copromotor. Bij een controle moet dit kunnen voorgelegd worden, dit moet niet
opgestuurd worden met het declaratiedossier.
Rubriek 3.
Werkingskosten
Werkingskosten zijn kosten die rechtstreeks betrekking hebben op het project en
verifieerbaar zijn.
Aanvaarde kosten:
Enkel de werkingskosten die in het project zijn opgenomen,en een directe link hebben
met het project en die zijn goedgekeurd door het PMC komen voor cofinanciering in
aanmerking.
Als werkingskosten zijn aanvaardbaar:
 de rechtstreeks aan het project verbonden uitgaven voor
verbruikersmaterialen, hulpgoederen, grondstoffen en gereedschappen
waarvan de verwachte levensduur de duurtijd van het project niet overschrijdt
(b.v. inkt, papier, batterijen,…);
 computerkosten en kosten voor het gebruik van andere zeer gespecialiseerde
apparatuur; aankoop van een computer en een printer kan ingebracht worden
per jaar voor maximaal 1/3 van de aankoopprijs;
 huur die aan derden moet worden betaald voor het gebruik van gebouwen,
lokalen, apparatuur en infrastructuur.
 Betaald vrijwilligerswerk, dit moet verantwoord worden via een onkostennota
en een betalingsbewijs. Om de juiste tarieven van betaald vrijwilligerswerk toe
te passen, verwijzen wij naar de website: www.vrijwilligerswerk.be, daar staan
de tarieven die jaarlijks geïndexeerd worden.
Niet aanvaardbaar zijn:
 Kosten die overheadkosten zijn en bij deze rubriek kunnen ingediend worden;
 afschrijvingskosten voor het gebruik van bestaande infrastructuur (gebouwen,
materieel, installaties, meubilair en rollend materieel,…);
 uitgaven in verband met distributie, marketing en reclame, tenzij in het
project expliciet gestipuleerd;
 verhuur aan zichzelf of ‘interne huuraanrekening’. Dit is het aanrekenen van
een huurprijs aan de promotor voor het ter beschikking stellen van gebouwen
en infrastructuur, waarvan de promotor reeds eigenaar of huurder is voor het
uitoefenen van activiteiten die geen betrekking hebben op het project. Dit
geldt ook als de eigenaar of de huurder een belangrijke participatie heeft in de
onderneming, die promotor is;
 computerkosten voor occasioneel gebruik; deze worden geacht deel uit te
maken van de overheadkosten;
 kosten aangerekend door onderwijs - of onderzoeksinstellingen voor het
gebruik van bestaande basisuitrusting wanneer de begunstigde de
onderzoeksinstelling zelf is.
Het besluit tot de regeling van de vergoeding van de centrale beheerskosten en de
algemene exploitatiekosten van de universiteiten, verbonden aan de uitvoering van
wetenschappelijke activiteiten die door de Vlaamse Gemeenschap gefinancierd worden
(d.d. 14/07/1994), is niet van toepassing.
Bewijsstukken
1) De werkingskosten dienen bewezen te worden aan de hand van kostenbewijzen.
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
27/33
2) Het bewijs van betaling moet gebeuren door een rekeninguittreksels
Rubriek 4.
Overhead
Aanvaarde kosten
Indirecte kosten (overheadkosten) vormen subsidiabele uitgaven, mits zij gebaseerd zijn
op de werkelijke kosten die verband houden met de uitvoering van het project en zij
verhoudingsgewijs volgens een naar behoren gemotiveerde faire en billijke methode
worden toegerekend aan de actie.
Enkel de overheadkosten die worden gedaan tijdens de periode van het project en die
expliciet op onderstaande lijst staan zijn aanvaardbaar. Andere kosten die er niet op
staan worden niet aanvaard als overheadkosten.
-
Gebouw: huur gebouw/kantoor/vergaderzaal, verwarming, verlichting, elektriciteit, gas, water
Kantoor: telefoonrekening, internetabonnement, postzegels, verzendingskosten,
kantoorbenodigdheden, inkt, papier/copies, onderhoud burelen, onderhoud PC + printer
Representatie: reis- en verblijfkosten, kilometervergoeding
Ondersteuning: sociaal secretariaat, boekhouding, juridisch advies
Verzekering: burgerlijke aansprakelijkheid, brand, arbeidsongevallen
Overheadkosten kunnen voor maximaal 15% van de daadwerkelijke gedeclareerde
personeel- en werkingskosten in aanmerking worden genomen.
Indien er overheadkosten worden ingediend, die niet specifiek aan het project kunnen
worden toegewezen, moet er een verdeelsleutel op deze kosten worden toegepast. De
promotor moet deze verdeelsleutel vermelden en aantonen hoe hij hieraan is gekomen.
Dit kan zijn op basis van het aantal personeelsleden die aan het project werken ten
opzichte van het totaal aantal personeelsleden van de onderneming.
Bewijsstukken
Overheadkosten zijn dikwijls moeilijk te verifiëren. Daarom is de bewijslast hier niet zo
zwaar als bij de andere kostenrubrieken.
Men kan hier door iemand van de financiële dienst of boekhouding een sjabloon laten
invullen met alle facturen erin opgenomen en dit laten tekenen.
De facturen, kasticketten of boekingsstukken en betalingsbewijzen moeten niet
noodzakelijk allemaal gekopieerd worden en erbij gevoegd worden. Dit mag wel.
Indien boekhoudkundige stukken ingediend worden moet men geen betalingsbewijs
voorleggen. Indien men facturen indient moet men wel betalingsbewijzen voorleggen.
Rubriek 5.
Externe prestaties
Aanvaarde kosten
Deze rubriek omvat de kosten van de prestaties die door externe organisaties in het
kader van het project worden geleverd.
Zuivere onderzoeksopdrachten en studies komen niet in aanmerking.
Technische ontwerpen die deel uitmaken van een investeringsproject komen in
aanmerking
Studies die deel uitmaken van een concreet project en die bij de projectaanvraag zit
komen wel in aanmerking.
Kosten die gemaakt werden door een architect, een veiligheidscoördinator, een extern
adviesbureau, engineeringbureau, enz… komen in aanmerking.
Interne prestaties worden niet aanvaard.
Bewijsstukken
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
28/33
1) De kosten van de externe prestaties moeten bewezen worden aan de hand van een
factuur (geen loonstaat, in dat geval zijn het personeelskosten).
2) Het bewijs van betaling moet geleverd worden door rekeninguittreksels.
Rubriek 6.
Promotie en publiciteit
Aanvaarde kosten:
Kosten voor promotie en publiciteit komen voor cofinanciering in aanmerking indien ze in
een aparte rubriek zijn opgenomen in het project en als dusdanig zijn goedgekeurd door
het PMC.
Bewijsstukken
1)
De kosten van promotie en publiciteit worden bewezen aan de hand van facturen.
2)
Het bewijs van betaling moet blijken door rekeninguittreksels.
Rubriek 7
Inkomsten
Indien men tijdens het project inkomsten krijgt is men verplicht die in mindering te
brengen van de onkosten.
In de tabel wordt er een min-teken voor het bedrag gezet.
Vb als inkomsten wordt aanzien: u organiseert een evenement en dit evenement wordt
als project ingediend en u vraagt toegang, de toegang moet in mindering gebracht
worden.
Wordt niet als inkomsten aanzien vb een dorpshuis wordt gerenoveerd en na de
renovatie worden bepaalde lokalen verhuurd. De huurprijs moet hier niet in mindering
gebracht worden omdat het project hier is de renovatie van het dorpshuis en het
verhuren maar na het project gebeurt.
Belangrijk is dat men geen vermindering van toegang/inkom/aankoop mag geven indien je lid
bent van een vereniging.
Vb de ingang is 7 euro, op vertoon van uw lidkaart moet je maar 5 euro betalen, indien je
subsidies via PDPO As 3 krijgt kan dit niet.
Dit slaat niet op korting bvb voor kinderen of senioren of iets dergelijks.
Rubriek 8
BTW
BTW wordt per rubriek apart vermeld.
BTW vormt enkel een subsidiabele uitgave, wanneer zij effectief en definitief (m.a.w. niet
terugvorderbaar is) door de promotor/ copromotor wordt gedragen en indien de
hoofdpromotor geen gemeente, provincie of ander publiekrechtelijk organisatie is.
Bij een gemengd BTW-statuut moet de promotor/copromotor meedelen welk percentage
van de BTW terugvorderbaar is.
4.4. Garanties van cofinanciering
Bedoeld wordt in voorkomend geval :
- de definitieve of principiële belofte van subsidiëring vanwege een hogere overheid
- een uittreksel uit de notulen van de bevoegde beheersorganen waaruit blijkt
dat er een beslissing genomen is omtrent een eigen inbreng
- een wettelijke/reglementaire verwijzing krachtens dewelke bijstand wordt
toegekend + referenties toekenningsbeslissing.
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
29/33
De garanties van de partners moeten binnen de 3 maanden na goedkeuring van
het project aan het provinciaal steunpunt voor plattelandsontwikkeling van de
provinicie bezorgd worden en ook aan de beheersdienst VLM.
4.5. Er werd opgemerkt dat de gevraagde ELFPO-steun enkel kan gebruikt worden ter
financiering van projecten en acties die een additioneel karakter hebben. (additionaliteit
wil zeggen dat het project niet alleen kan worden gedragen via reguliere middelen of
reguliere inzet) Daarom dient dit aangetoond te worden dat het project en/of actie niet
behoort tot de normale opdrachten en/of werking van de promotor en wat men zou doen
indien de aangevraagde Europese steun niet wordt goedgekeurd.
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
30/33
5. TOEZICHTSBEPALINGEN EN VERBINTENISSEN

Er wordt opgemerkt dat de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het project
en/of actie en voor de ontvangen financiële middelen volledig bij de projectindiener ligt.
Daarom wordt er reeds bij de indiening van een project gevraagd om bepaalde
verbintenissen te onderschrijven.
De projectfiche moet ondertekend worden door de mensen die hiervoor bevoegd zijn. (
vb voor een gemeenten moet dit ondertekend worden door de burgemeester en
secretaris, voor de provincie door de gedeputeerde en de griffier, voor een vzw door de
voorzitter en/of secretaris staat bepaald in de statuten, enz …)
 Als een hoofdpromotor die steun aanvraagt, wordt u hierbij geïnformeerd dat in het
kader van de openbaarmaking van de gegevens, de betalingen aan de begunstigden
jaarlijks publiekelijk zullen gemaakt worden. Indien uw project wordt goedgekeurd
zullen ook uw gegevens van verkregen steun zullen onder deze algemene
bekendmaking vallen.
Informatie over de begunstigden van financiële middelen uit het Europees
Landbouwgarantiefonds en het Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling
moet jaarlijks uiterlijk op 30 april openbaar worden gemaakt overeenkomstig de
Verordening (EG) nr. 259/2008 van de Commissie van 18 maart 2008.
Het doel van deze openbaarheid is het vergroten van de transparantie van het gebruik
van communautaire middelen voor het Gemeenschappelijk Landbouwbeleid en het
bevorderen van een goed financieel beheer van deze middelen door de publieke
controle op de bestede gelden te versterken. Ter bescherming van de financiële
belangen van de Gemeenschappen kan deze informatie ook worden verwerkt door
organen voor financiële controle en onderzoek van de Gemeenschappen en de
lidstaten.
De bekendmaking houdt de publicatie in op de website http://www.belpa.be van de
volgende gegevens:
de naam en voornaam van de begunstigde natuurlijke persoon;
de naam van de begunstigde rechtspersoon;
de naam van de begunstigde vereniging van natuurlijke personen of rechtspersonen
zonder eigen rechtspersoonlijkheid;
de postcode en de gemeente;
de bedragen aan uitbetaalde steun die elke begunstigde in het voorbije begrotingsjaar
heeft ontvangen.
Deze gegevens zullen ook via de volgende website van de Europese Commissie
kunnen geconsulteerd worden: http://ec.europa.eu/agriculture/funding/index_nl.htm.
In het geval van verwerking van persoonsgegevens is de wet van 8 december 1992
tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van
persoonsgegevens van toepassing.
Indien u inzage wenst in de persoonsgegevens en eventuele onjuiste of niet relevante
gegevens wil laten verbeteren, of meer informatie wenst over deze publicatie kan u
contact opnemen met
mevr. C. MESSIAEN, attaché, Trierstraat 82, 1040 Brussel, tel. 02/287.24.13, e-mail
[email protected].
 De wet op de overheidsopdrachten:
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
31/33
De richtlijn 2004/18/EG van 31 maart 2004 betreffende de coördinatie van de procedures
voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten moet
nageleefd worden.
Concreet betekent dit :
Van 1 euro tot 5.500 euro (excl. BTW) kan men eventueel werken met een “aangenomen
factuur”. Dwz. men moet aan minstens 3 kandidaten mondeling een prijs vragen..
Hier is het dus niet nodig om schriftelijk de offertes op te vragen of om een verslag op te
maken waarin de uiteindelijke keuze wordt gemotiveerd. Uiteraard is het ten strengste
verboden om opdrachten kunstmatig op te splitsen om per factuur onder deze drempel te
blijven.
Tussen 5.500 euro en een bedrag van 67.000 euro ( excl BTW) kan men gebruik maken
van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Deze procedure houdt onder
meer in:



Minstens 3 offertes aanvragen ( via aangetekend schrijven, per fax of per email minstens 3 offertes opvragen en deze brieven bijhouden)
De binnengekomen offertes bijhouden
Een verslag opmaken waarin gemotiveerd wordt waarom je die offerte
gekozen hebt.
Voor bedragen vanaf 67.000 euro kan men best de website van overheidsopdrachten
raadplegen voor meer info.
http://www2.vlaanderen.be/ned/sites/overheidsopdrachten/
Wanneer een project opdracht van werken ( dus niet voor diensten of leveringen) laat
uitvoeren waarvan de prijs (excl BTW) hoger is dan 50.000 euro ( voor bepaalde werken
bedraagt die drempel 75.000 euro) moet dit gebeuren door een erkende aannemere.
Voor opdrachten van werken met een waarde beneden de 50.000 euro is deze erkenning
niet vereist.
Wanneer een project opdracht van werken ( dus niet voor diensten of leveringen) laat
uitvoeren waarvan de prijs (excl BTW) hoger is dan 50.000 euro ( voor bepaalde werken
bedraagt die drempel 75.000 euro) moet dit gebeuren door een erkende aannemere.
Voor opdrachten van werken met een waarde beneden de 50.000 euro is deze erkenning
niet vereist.
Wanneer een project opdrachten van werken (dus niet voor diensten of leveringen)
laat uitvoeren waarvan de prijs (excl. BTW) hoger is dan 50.000 euro (voor bepaalde
werken bedraagt die drempel 75.000 euro) moet dit gebeuren door een erkend
aannemer. Voor opdrachten van werken met een waarde beneden de 50.000 euro is
deze erkenning niet vereist.
Meer
info:
http://mineco.fgov.be/organization_market/construction_quality/home_nl.htm.
Documenten die dienen om het nakomen van de wet op de overheidsopdrachten te
staven maken geen deel uit van declaratiedossiers en worden dus niet naar de
beheersdienst gezonden. De promotor houdt ze zelf bij en worden gecontroleerd bij een
controle ter plaatse.
Wanneer uit een controle ter plaatse blijkt dat niet wordt voldaan aan de wet op de
overheidsopdrachten zal er een aanmaning gebeuren. Als bij een volgende controle de
wet nog steeds niet wordt toegepast (op een volgende hiervoor in aanmerking komende
factuur) zal de cofinanciering voor deze factuur teruggevorderd worden.
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
32/33
 Verbintenis:
Indien u als hoofdpromotor een projectfiche invult, ondertekent en indient, verbindt u ertoe
akkoord te gaan met de opgelegde regels en instructies.
Handleiding voor de promotor om de projectfiche in te vullen
Versie 5.0 oproep budgetjaar 2013
33/33