Rollen binnen het partnerschap

ROLLEN BINNEN HET PARTNERSCHAP
Het is essentieel om in het partnerschap de organisaties met de juiste competenties en
kennis te hebben, zodat projectdoelstellingen gehaald worden. Deze organisaties kunnen
verschillende rollen opnemen:
 Promotor: heeft de eindverantwoordelijkheid over het project. Hij is voor de subsidieautoriteit de (enige) juridisch, inhoudelijk en financieel verantwoordelijke voor het project.
De promotor dient de aanvraag in, zorgt ervoor dat het dossier volledig is en is het
aanspreekpunt voor het subsidieagentschap. De promotor kan de projectaanvraag zelf
uitwerken (in samenspraak met de projectpartners) of hij kan geheel of gedeeltelijk
beroep doen op (gespecialiseerde) consultants. Voor een groter project is dat zeker te
overwegen, zeker als de promotor maar een beperkte ervaring heeft met het beoogde
subsidieprogramma (tenzij hij zelf deze kennis wil verwerven). Met de promotor moet
onderzocht worden hoe diens werk vergoed kan worden (zie Fase 2 - 4).
De promotor is verantwoordelijk voor een goed projectbeheer, de correcte en tijdige
uitvoering van alle activiteiten beschreven in het aanvraagdossier en de inhoudelijke en
financiële rapportering (tussentijds en finaal). De promotor beslist wie hij als partners in
het project neemt. Voor een goede projectontwikkeling is een zekere democratische
aanpak en permanente samenspraak met de andere projectactoren aangewezen,
zonder dat hiermee het leiderschap over het project uit handen gegeven wordt.
Een goede raad: werk eerst mee aan een project als partner, voordat je het
promotorschap opneemt!
 Projectschrijver: soms ook de ‘penhouder’ genoemd. In 2.4 beschreven we reeds het
belang van deze rol. De ‘projectschrijver’ is formeel gezien niet noodzakelijk ook een
partner in het project. In de praktijk neemt de promotor deze rol dikwijls op en indien
mogelijk laat hij zich hiervoor bijstaan door een externe consultant, die tegelijk ook
partner kan zijn in het project. In het officiële aanvraagformulier van het project zal hij
dus als ‘projectschrijver’ niet voorkomen, tenzij hij ook deel uitmaakt van het
partnerschap.
Een aantal subsidieprogramma’s voorzien de mogelijkheid om
‘voorbereidingskosten’ in te brengen (maar deze worden dus alleen gehonoreerd voor
de goedgekeurde projecten).
 Projectpartner: als partner voer je de activiteiten zoals in het aanvraagdossier
beschreven correct uit, en lever je de verschillende stukken aan de promotor zodat hij in
staat is inhoudelijk en financieel te rapporteren. Partnerorganisaties genieten evenwel
volledig van de projectresultaten en hebben dikwijls de kans om het project ook
inhoudelijk mee vorm te geven (en te richten op voor de organisatie belangrijke
werkdoelen). De vergoeding voor het uit te voeren werk wordt vooraf onderhandeld met
de promotor. De projectpartner dient meestal in te staan voor een deel van de
cofinanciering.
 Work package leader: de activiteiten bij grotere Europese projecten zijn opgedeeld in
werkpakketten waarvoor telkens één organisatie van het partnerschap – niet
noodzakelijk de promotor – verantwoordelijk is. Voorbeelden van werkpakketten zijn:
onderzoek en analyse van de stand van zaken met betrekking tot het projectthema in elk
partnerland, ontwikkeling van een nieuwe methodologie of training, uittesten van een
nieuwe technologie in een pilootomgeving of disseminatie van de projectresultaten.
 Associated of silent partner: deze rol komt slechts voor in grotere Europese projecten.
Associated of silent partners nemen niet actief deel aan een project. Hun aanwezigheid
kan het project versterken (bijvoorbeeld een universiteit of koepelorganisatie die het
initiatief belangrijk vindt en zo ondersteunt) of het kan een mogelijkheid zijn voor een
partner die niet in aanmerking komt voor het partnerschap om op de hoogte te blijven
van het projectresultaat. Vaak worden de associated partners verzameld in een
expertengroep.
In een groter project of de projectvoorbereiding kan ook sprake zijn van volgende rollen:


Subcontractor: sommige (niet-essentiële) projectonderdelen kunnen uitbesteed worden
aan een externe leverancier (vertaling, drukwerken, catering, ICT, organisatie
conferentie, …). De uitbesteding moet reeds voorzien zijn in de projectapplicatie.
Consultant: een aantal consultants zijn gespecialiseerd in het uitschrijven van Europese
projecten. Een consultant kent zelden meerdere subsidieprogramma’s en zal dus eerder
adviseren om in te tekenen op de door hem gekende budgetlijnen. Soms werken ze op
factuur (aan tarieven die veelal niet haalbaar zijn voor SE-ondernemingen), soms
volgens het ‘no-cure-no-pay’-principe (en zullen ze alleen opdrachten aanvaarden met
een grote slaagkans).
Over het betrekken van consultants (en hun rol en betaalbaarheid) bestaat geen
eenduidigheid. Op deze pagina wordt hierop verder ingegaan (2.9 – externe link naar
pagina 'consultants'). Je vindt er alvast ook een lijst van consultants die ervaring hebben
met de SE.
p. 2 van 2
Ref doc: Error! Reference source not found.-17-Error!
Reference source not found.