Handleiding - Provincie West

HANDLEIDING OM HET AANVRAAGFORMULIER
LEADER WESTHOEK IN TE VULLEN
Provincie West-Vlaanderen
Streekhuis Esenkasteel
Woumenweg 100, 8600 Diksmuide
Contactpersonen :
Wouter Bertier
051/ 51 94 38 of 0499 56 59 87
[email protected]
Ricardo Naeyaert
051/51 93 63
[email protected]
Procedure voor indiening.
Indiening projecten
Indien
de
aanvraag
volledig
is
ingevuld
en
ondertekend
door
de
projectverantwoordelijke, kan het dossier ingediend worden bij het Leadersecretariaat in
2 exemplaren. Het dossier wordt ook digitaal bezorgd aan [email protected]
Voor het invullen van het aanvraagformulier kan de initiatiefnemer beroep doen op de
begeleiding van het Leadersecretariaat.
In sommige gevallen zullen meerdere organisaties betrokken zijn bij de indiening van de
aanvraag en de uitvoering van het project. Het is evenwel noodzakelijk dat één organisatie
aangeduid wordt als hoofdpromotor en zo verantwoordelijk is voor de indiening van de
aanvraag en de uitvoering van het project zowel ten opzichte van de Technische
Werkgroep, het Managementcomité, het provinciebestuur, de beheersdienst (VLM), de
Vlaamse Overheid als ten opzichte van de Europese Commissie.
Facturen in het kader van het project worden steeds gericht aan de hoofdpromotor of aan
een copromotor.
Informatie over doel en werking van de aanvrager en een exemplaar van de statuten en
de samenstelling van de beheersorganen mag u steeds in bijlage voegen.
1
Handleiding om het aanvraagformulier LEADER Westhoek in te vullen. 12/02/2015
ADMINISTRATIEVE GEGEVENS VAN HET PROJECT
1.
Vul de administratieve gegevens van het project in
1.1.
De Projectnaam is de naam die het project zal meekrijgen en die in alle
communicaties en dossiers zal gebruikt worden. De naam mag maximum 75 tekenes
tellen.
Naam promotor. De promotor is de hoofdverantwoordelijke voor de realisering
van het project.
Begindatum project
Einddatum project
1.2.
1.3.
1.4.
Een project kan maximaal 3 jaar duren!
2.
Geef een korte samenvatting van het project
Omschrijf hier in max. 700 tekens, inclusief spaties kort waarover het project gaat.
GEGEVENS VAN DE PROMOTOR, COPROMOTOR EN DE PARTNERS
Hoofdpromotor: is de hoofdverantwoordelijke van het project en het aanspreekpunt voor
het Leadersecretariaat en de beheersdienst (VLM).
Copromotor: werkt mee aan de uitvoering van het project en kan via het indienen van
facturen cofinanciering aanvragen in het kader van het project. Tussen hoofd- en
copromotor wordt een samenwerkingsovereenkomst opgesteld.
Partner: steunt het project inhoudelijk en/of financieel (als ‘sponsor’) maar wenst GEEN
facturen in te brengen en GEEN cofinanciering aan te vragen in het kader van het project.
Tussen hoofdpromotor en partner wordt GEEN samenwerkingsovereenkomst opgesteld.
Indien de partner het project financieel ondersteunt, bezorgt deze een bewijs (bijvoorbeeld
een uittreksel van een verslag, een brief, …) waarin het bedrag voor het project vermeld
staat.
3.
Vul de identificatiegegevens van de promotor in
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.
3.8.
3.9.
3.10.
Naam organisatie
Voor- en achternaam contactpersoon
Functie contactpersoon
Straat en nummer
Postnummer en gemeente
Telefoonnummer
Gsm-nummer
E-mailadres
Website
Juridische vorm
Publiekrechtelijke rechtspersoon is een rechtspersoon die door de openbare overheid
in het leven werden geroepen (gemeenten, gemeentelijke verzelfstandigde
agentschappen, OCMW’s en verzelfstandigde agentschappen van het OCMW,
provincies, provinciale verzelfstandigde agentschappen en intergemeentelijke
samenwerkingsverbanden).
2
Handleiding om het aanvraagformulier LEADER Westhoek in te vullen. 12/02/2015
Privaatrechtelijke rechtspersoon is een rechtspersoon die hetzij door een privaat
initiatief, hetzij door de overheid (optredend als privaat persoon) is tot stand
gekomen en gehandhaafd wordt (verenigingen zonder winstoogmerk, stichtingen,
vennootschappen en verenigingen met een winstoogmerk).
3.11. Rechtsvorm
3.12. Onderworpen aan wetgeving op overheidsopdrachten?
Voor meer informatie over de wetgeving op overheidsopdrachten verwijzen we naar
de website: www.bestuurszaken.be/regelgeving-overheidsopdrachten
4.
Op welk rekeningnummer mag de subsidie gestort worden
Gelieve hier IBAN en BIC code weer te geven van de promotor.
5.
Werkt u samen met copromotoren?
6.
Vul de gegevens in van de copromotoren
7.
Werkt u samen met partners of gaat u in de toekomst samenwerken met
partners?
8.
Vul de gegevens in van de partners of de toekomstige partners
Hier omschrijft u welke partners mee instappen in het project.
9.
Beschrijf kort de kerntaken van de promotor en de eventuele copromotren
Hier beschrijft u de specifieke rol van de promotor en de verschillende
copromoteren. Wie zal wat doen in het project. Welke doelen hebben de promotor
en copromoteren als organisatie en hoe gaan ze dit omzetten in het project?
Geef informatie over doel en werking van de promotor en geef aan dat u als
promotor de nodige expertise en professionaliteit in huis heeft voor het uitvoeren
van het project. Haal referenties aan die dit kunnen onderbouwen.
3
Handleiding om het aanvraagformulier LEADER Westhoek in te vullen. 12/02/2015
INHOUDELIJKE GEGEVENS VAN HET PROJECT
OMSCHRIJVING VAN HET PROJECT
10.
Omschrijf het volledige project.
Geef een inhoudelijke omschrijving van het project en ga daarbij nader in op :
- de te realiseren infrastructuur (technisch concept, plannen, bestek, e.d.m.)
- de voorgestelde werkwijze, aanpak, methodologie
- de verschillende stadia van uitvoering
- de kritische succesfactoren (maatregelen die moeten genomen worden om de
efficiëntie en effectiviteit van het project te maximaliseren)
- de wijze waarop de sturing en opvolging van het project zal gebeuren
- de bekendmaking van het project
- de relaties met de sector en andere instanties
- andere relevante elementen.
In dit onderdeel omschrijft u het volledige project, ook het gedeelte waar u geen
middelen voor aanvraagt bij LEADER. U omschrijft de verschillende fases die u al
doorlopen hebt van projectidee, de voorgeschiedenis van het project of het project
haalbaar is en hoe u het project zal uitwerken.
11.
Omschrijf het onderdeel van het project waarvoor u een subsidie
aanvraagt.
Hierin beschrijft u het deel waarvoor cofinanciering wordt aangevraagd. Dit beschrijft
u zo concreet mogelijk, andere zaken die bij het project horen maar waarvoor er
geen cofinanciering wordt aangevraagd worden hierin niet vermeld.
12.
Sluit het project aan bij een vroeger project waarvoor u een Europese,
Vlaamse of provinciale subsidie kreeg. (indien ja, bij welke)
Geef hier aan of u in het verleden al subsidiesteun ontving en van welke instantie
voor welke projecten. Geef meer uitleg over de ondersteunde projecten en geef aan
in welke periode u deze ondersteuning kreeg.
DOELSTELLINGEN VAN HET PROJECT
13.
Wat zijn de doelstellingen van het project?
In voorkomend geval aan te duiden met :
- historische elementen
- kenmerken van de betrokken sector(en)
- cijfergegevens over de betrokken doelgroep(en)
- resultaten van voorgaande projecten en/of verwezenlijkingen van uw
organisatie.
Gelieve in de mate van het mogelijke uw doelstellingen te kwantificeren.
14.
Verduidelijk uw projectplanning en -organisatie
Omschrijf hier alleen de hoofd- en subactiviteiten. Zie ook tabblad 2 ‘Projectplanning
en organisatie’.
4
Handleiding om het aanvraagformulier LEADER Westhoek in te vullen. 12/02/2015
THEMA’S VAN HET PROJECT
15.
Bij welke thema’s en subthema’s past het project?
U kiest 1 thema en via de Lokale Ontwikkelingsstrategie kunt u het subthema en de
maatregel aanvullen.
16.
Verduidelijk de link met de Lokale Ontwikkelingsstrategie.
17.
Omschrijf de link met landbouw of platteland.
Geef ook aan waarom het een specifiek plattelandsproject betreft.
18.
Omschrijf hoe het project bijdraagt aan de horizontale doelstellingen van
Europa.
De horizontale doelstellingen van Europa zijn werkgelegenheid, klimaat en armoede.
Geef ook aan hoe het project rekening houdt met de prioriataire thema’s
innovativiteit en duurzaamheid.
Werkgelegenheid:
Creërt het project extra werkgelegenheid in de streek direct en/of indirect?
Klimaat:
De ecologische aspecten = planet
Een duurzaam project heeft respect voor de grenzen van het milieu. Het leefmilieu
is immers de bron van onze huidige en toekomstige behoeftenvoorziening.
Het streven naar een duurzaam behoud en beheer van onze natuurlijke
rijkdommen. Dit veronderstelt een effectieve milieubescherming en een
vermindering van de hoeveelheid gebruikte (uitputtelijke) hulpbronnen: energie,
water, grondstoffen, oppervlakte natuur.
Armoede:
Heeft het project oog voor armoedebestrijding en/of heeft het aandacht voor
kwetsbare doelgroepen?
Innovativiteit:
Omschrijf het vernieuwende aspect. Het project is vernieuwend omwille van:
- plan van aanpak/methodiek (nog niet toegepast binnen streek,
organisatie, dorp, …)
- samenstelling partnerschap, samenwerkingsaspecten, …
- de vooropgestelde doelstelling(en)
- betrokkenheid van doelgroepen, actoren
- het beoogde resultaat
Duurzaamheid:
Duurzame ontwikkeling streeft naar het juiste evenwicht tussen sociale,
ecologische en economische factoren, met aandacht voor mondiale en lange
termijneffecten. Deze factoren worden ook soms kortweg de 3 P’s genoemd:
people, planet, prosperity
- people = ruimtelijke sociale kwaliteit: leefbaarheid, veiligheid, toegankelijkheid,
groen, sociale mix, culturele waarden
- planet = milieu- of ecologische kwaliteit: ruimtegebruik, (stromen) energie,
water, materiaal en afval, verkeer en mobiliteit, natuur en ecologie, bodem
5
Handleiding om het aanvraagformulier LEADER Westhoek in te vullen. 12/02/2015
-
prosperity = economische kwaliteit: winst, welvaart, betaalbaarheid,
functievermenging, functionele en ruimtelijke flexibilteit, economische vitaliteit,
imago (architectonische en ruimtelijke uitstraling)
De informatie omtrent de duurzaamheidseffecten kan gezien worden als een
eerste reflectie-instrument om de eigen planning en werking vanuit verschillende
invalshoeken te bekijken en om geïntegreerd te werken rond duurzame
ontwikkeling te stimuleren.
De sociale aspecten = people
Duurzame ontwikkeling is gericht op sociale rechtvaardigheid. Dat betekent dat er
oog is voor de kansengroepen in onze samenleving. De aspecten van inclusief
gelijke kansenbeleid moeten gegarandeerd worden. DWZ dat er rekening wordt
gehouden met kansengroepen zoals allochtonen, vrouwen, personen met een
mentale en/of fysieke beperking, kansarmen en holebi’s.
De ecologische aspecten = planet
Een duurzaam project heeft respect voor de grenzen van het milieu. Het leefmilieu
is immers de bron van onze huidige en toekomstige behoeftenvoorziening.
Het streven naar een duurzaam behoud en beheer van onze natuurlijke
rijkdommen. Dit veronderstelt een effectieve milieubescherming en een
vermindering van de hoeveelheid gebruikte ( uitputtelijke) hulpbronnen: energie,
water, grondstoffen, oppervlakte natuur.
Economische aspecten = prosperity
Voor een duurzaam project moet getracht worden, naast de ecologische en
sociale, de positieve effecten op de lokale economie te maximaliseren en de
negatieve effecten te vermijden of te beperken
19.
Welke relatie heeft het project met initiatieven vanuit het Vlaamse,
provinciale en lokale beleid?
Beknopte opgave van de relaties met het Vlaams, provinciaal en lokaal beleid.
Hierbij enkele voorbeelden : gemeentelijke beleidsplannen, structuurplannen,
beleidsplannen toerisme, provinciaal structuurplan, …
20.
Hoe zal het project structureel verankerd worden na de projectperiode
Is er in continuïteit voorzien? Er moet een uitgewerkt scenario bijgevoegd worden
met een beschrijving van de situatie nadat de Europese cofinanciering is
afgelopen over een termijn van 5 jaar.
Vb. Bestuur bouwt een polyvalente ruimte. In het scenario staat aangegeven wie
de ruimte uitbaat, of er een conciërge aangesteld wordt, hoe reservaties van
verenigingen verwerkt worden, of er een zaalcomité aangesteld wordt.
Vb. Een begeleidingstraject wordt opgestart. In het scenario staat aangegeven
hoe de promotor na afloop van de betoelaging verdergaat met het project. Waar
worden centen gevonden, evaluatie, …
6
Handleiding om het aanvraagformulier LEADER Westhoek in te vullen. 12/02/2015
VERGUNNINGEN VOOR HET PROJECT
21.
Zijn er voor de uitvoering van het project specifieke overheidsvergunningen
nodig?
Bijvoorbeeld een bouwvergunning, milieuvergunning, ...
Indien u al de vergunningen in uw bezit hebt, gelieve ze in bijlage bij te voegen.
Indien een noodzakelijke stedenbouwkundige vergunning nog niet verkregen is,
dient een stedenbouwkundig attest nr 1 of stedenbouwkundig uittreksel (in het
kader van het nieuw decreet RO) te worden bijgevoegd. Indien de vergunning nog
niet in aanvraag is, kan men voor deze oproep geen project indienen en moet
men wachten tot de volgende projectoproep.
Gelieve eveneens aan te tonen of aan te duiden welke stappen u reeds
ondernomen hebt of zult ondernemen en aan te geven binnen welke periode u
verwacht te zullen beschikken over de nodige vergunningen.
22.
Beschikt u al over die vergunningen?
INVESTERINGSPROJECTEN
23.
Is uw project een investeringsproject?
Bij een investeringsproject bedragen de investeringskosten 50% of meer van de
totale projectkost.
24.
Is de promotor eigenaar van de investering?
25.
Vul de gegevens in over de locatie van de investeringsprojecten.
26.
Is het project al voorgelegd aan de kwaliteitskamer van de provincie?
Indien dit al gebeurd is, graag de datum van de bespreking invullen en eventueel
het advies als bijlage bij het aanvraagformulier voegen.
Indien het nog niet gebeurd is, kan u contact opnemen met het Plattelandsloket.
Plattelandsloket
tav de heer Kristof Verhoest
Provinciehuis Boeverbos
Kon. Leopold III laan 41
8200 Brugge
050/403547
[email protected]
DIENSTVERLENINGSPROJECTEN
27.
Is uw project een dienstverleningsproject?
Bij een dienstverleningsproject bedragen de investeringskosten minder dan 50% van
de totale projectkost.
28.
Vul de gegevens in over de locatie van de dienstverleningsprojecten.
7
Handleiding om het aanvraagformulier LEADER Westhoek in te vullen. 12/02/2015
INDICATOREN
Indicatoren zijn variabelen die meetbaar zijn en de verandering kunnen weergeven (vb.
bezoekersaantallen, …).
Aan de hand van de indicatoren kan nagegaan worden of u deze resultaten bereikt hebt.
In de rapportering naar het secretariaat en de beheersdienst wordt er telkens een stand van
zaken gegeven in verband met de indicatoren die nu ingevuld worden. U vult de indicatoren
in die passen bij uw project.
29.
Hoeveel mensen kunnen
voorzieningen genieten?
dankzij
het
project
van
de
verbeterde
30.
Voor hoeveel mensen bieden de verbeterde voorzieningen op het vlak van
werkgelegenheid een meerwaarde?
Houd zowel rekening met de directe als de indirecte jobs.
31.
Hoeveel landbouwbedrijven of landbouwers worden direct of indirect bij
het project betrokken?
32.
PG-indicatoren + Geef minimaal drie andere indicatoren.
Dit zijn de indicatieve resultaatsgebieden / indicatoren die u aan het einde van
iedere maatregel terugvindt in de Lokale Ontwikkelingsstrategie.
U kiest zelf 3 eigen meetbare indicatoren en geeft bij elke indicator een streefcijfer.
33.
Wat zijn de kritieke succesfactoren om het project te doen slagen en om de
gewenste resultaten te bereiken?
FINANCIËLE GEGEVENS VAN HET PROJECT
Een goedgekeurd project krijgt een budget voor de duur van het project, maar het
budget wordt opgedeeld in jaarlijkse schijven (in samenhang met de jaarlijkse Vlaamse
en provinciale begrotingen). De N+2-regel is van toepassing. Dit betekent dat uw
toegewezen budget van een bepaald jaar tot tweeenhalf jaar erna uitgegeven kan
worden. Als dit deel van uw budget na tweeenhalf jaar niet gebruikt is, gaat het verloren.
Concreet betekent dit dat in een goedkeurd project met bijvoorbeeld een timing van
01/01/2015 tem. 31/12/2016 de middelen op budgetjaar 2015 tot en met 30 juni 2017
bewezen kunnen worden en de middelen op budgetjaar 2016 tot en met 30 juni 2018.
34.
Is de btw terugvorderbaar voor de
terugvorderbaar voor de copromotoren?
hoofpromotor?
Is
de
btw
35.
Maak een gedetailleerde kostenopgave in tabblad 3 van de Excelltabel die u
bij dit formulier voegt.
36.
Maak een financiering op in tabblad 4 van de Excelltabel die u bij dit
formulier voegt. Afhankelijk van het btw-statuut zijn de kosten inclusief of
exclusief btw subsidieerbaar.
Gedetailleerde kostenopgave:
ALGEMENE REGEL
8
Handleiding om het aanvraagformulier LEADER Westhoek in te vullen. 12/02/2015
Enkel "daadwerkelijk verrichte uitgaven" komen voor cofinanciering in
aanmerking. De betalingen geschieden in de vorm van geld, onder voorbehoud
van de volgende uitzonderingen: afschrijvingen, bijdragen in natura en indirecte
kosten (overhead).
De uitgaven, waarvoor de betaling dient te gebeuren in de vorm van geld, moeten
gestaafd worden met een factuur en met een rekeninguittreksel. Contante
betalingen komen in principe niet in aanmerking, tenzij de leverancier verklaart
dat de factuur vereffend is of voor kleine overheadkosten zoals betaling van een
kasticket kunnen contante betalingen wel in aanmerking komen.
Enkel de kosten, die vermeld staan in het project en die zijn goedgekeurd door
het bevoegde Managementcomité komen voor cofinanciering in aanmerking.
Belangrijke wijzigingen hieraan kunnen enkel aanvaard worden indien deze
VOORAF zijn goedgekeurd door het Managementcomité en de beheersdienst VLM.
BTW vormt enkel een subsidiabele uitgave, wanneer zij effectief en definitief
(m.a.w. niet terugvorderbaar is) door de promotor wordt gedragen. Bij elke
betalingsaanvraag dient vermeld te worden wat het BTW-statuut is van de
aanvrager. Bij een gemengd BTW-statuut moet de promotor meedelen welk
percentage van de BTW terugvorderbaar is.
De subsidiabele uitgaven worden uitgesplitst in zes rubrieken:
Rubriek 1.
Investeringsuitgaven
Rubriek 2.
Personeelskosten
Rubriek 3.
Werkingskosten
Rubriek 4.
Overhead
Rubriek 5.
Externe prestaties
Rubriek 6.
Bijdragen in natura
Rubriek 7.
Inkomsten (opgelet de inkomsten moet u aftrekken)
Hieronder worden de kostenrubrieken afzonderlijk besproken.
Eerst wordt er vermeld onder welke voorwaarden de betrokken uitgaven
subsidiabel zijn. Daarna wordt vermeld op welke manier de kostprijs en de
betaling van de uitgaven moet bewezen worden.
9
Handleiding om het aanvraagformulier LEADER Westhoek in te vullen. 12/02/2015
1. Investeringsuitgaven
Als investeringsuitgaven worden enkel kosten aanvaard die in de loop van het
project gemaakt worden, die betrekking hebben op het project en verifieerbaar
zijn. Investeringskosten komen enkel in aanmerking voor de afschrijvingsperiode
(hierbij worden de gangbare afschrijfperiodes gehanteerd 1) vanaf het moment
van aankoop en binnen de projectduur, niet voor de volledige aanschaffingskost
dus.
Investeringen moeten 5 jaar gehandhaafd blijven (vanaf het moment dat het
financieringsbesluit genomen is; d.w.z. op het moment dat de PG het project
goedkeurt), dit wil zeggen:
- geen wijziging die de aard of uitvoeringsvoorwaarden raakt
- geen wijziging die het gevolg van een verandering in de aard of van het
beëindigen of verplaatsen van een activiteit is
Om dit te controleren worden ‘controles achteraf’ voorzien (zie verder).
a) Grond
aankoop van grond komt NIET in aanmerking voor cofinanciering
b)



Gebouwen
Verwerving van gebouwen komt NIET in aanmerking voor cofinanciering
Afbraak van gebouwen komt NIET in aanmerking voor cofinanciering
Oprichting van gebouwen: Naast de kosten voor de oprichting of renovatie van
het gebouw en de kosten van de architect, komen eveneens kosten voor de
inrichting, enz. in aanmerking als deze in het projectvoorstel voorzien waren.
Herzieningen die voor een hogere kost zorgen, worden niet aanvaard.
c) Installaties, machines en uitrusting
Het
leggen/plaatsen
van
ondergrondse
leidingen
zoals
nutsleidingen
(elektriciteitskabels, waterleidingen, afvoer…), bijvoorbeeld bij heraanleg van een
straat, komen NIET in aanmerking voor cofinanciering. Binnen de inrichting van
een gebouw zijn deze zaken wel subsidiabel.
d) Meubilair en rollend materieel
Rollend materieel komt NIET in aanmerking voor cofinanciering. Enkel
gespecialiseerd rollend materieel, dat onontbeerlijk is voor de uitvoering van het
project, b.v. een toeristentrein, komt in aanmerking.
De betaling van leasingwagens/bedrijfswagens komt NIET in aanmerking. Ook de
afschrijving van de wagen komt NIET in aanmerking.
e) Overige materiële vaste activa
Hieronder worden alle vaste activa verstaan die niet tot de categorieën a) tot en
met d) behoren.
 De aankoop van voornoemde vaste activa, c) tot en met e), komt voor
cofinanciering in aanmerking wanneer ze opgenomen zijn in het projectvoorstel
en tot ten hoogste de marktwaarde.
 Aankoop van tweedehands materieel: De aankoopkosten van tweedehands
materieel komen in aanmerking voor cofinanciering, voor zover deze in het
1
bij twijfel wordt de expertise van een onafhankelijke derde ingeroepen
10
Handleiding om het aanvraagformulier LEADER Westhoek in te vullen. 12/02/2015
project zijn voorzien
ondernemingen 2.
en
enkel
voor
micro-,
kleine
en
middelgrote
f) Leasing
Een door de leasingnemer aan de leasinggever betaalde leasingprijs, eventueel
beperkt tot de marktwaarde van het geleasede goed, komt voor cofinanciering in
aanmerking. Andere met de lease-overeenkomst gemoeide kosten, zoals
belasting,
winstmarge
van
de
leasinggever,
rentefinancieringskosten,
overheadkosten, verzekeringen komen NIET voor cofinanciering in aanmerking.
g) Voor investeringen zijn kosten in verband met een huurkoopovereenkomst,
zoals de marge voor de verhuurder, de met de financiering gemoeide rentekosten,
de indirecte kosten en de verzekeringskosten GEEN subsidiabele uitgaven.
Bewijsstukken:
a) indien de grond, waarop het gebouw wordt opgericht geen eigendom is van de
promotor, dient er een erfpachtovereenkomst, een recht van opstal of een
concessieovereenkomst bijgevoegd te worden;
b) de nodige vergunningen, zoals de bouwvergunning en de exploitatievergunning;
c) indien de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en
sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten van
toepassing is, dient een kopie van de aankondiging van werken en/of diensten
bijgevoegd te worden;
d) het bewijs van de uitgaven gebeurt door vorderingsstaten en/of facturen;
e) het bewijs van betaling moet gebeuren door rekeninguittreksels;
f) bij de laatste betalingsaanvraag moeten worden bijgevoegd:
g) beslissing van goedkeuring van de eindafrekening;
h) proces-verbaal van voorlopige oplevering (dit geldt voornamelijk voor gemeenten
en provincies).
2
Europese definitie te vinden in Aanbeveling 2003/361/EG
11
Handleiding om het aanvraagformulier LEADER Westhoek in te vullen. 12/02/2015
2. Personeelskosten
Personeelskosten worden aan de hand van een looncode bepaald.
Hoe wordt de looncode bepaald?


De promotor vertrekt van het bruto maandloon van de desbetreffende persoon in een
voltijdse functie. Als die persoon een andere tewerkstellingsbreuk heeft, geldt het
voltijdse loon als referentie en herberekent de promotor het desnoods zelf . (Soms
staat het ook op de loonfiche).
Dan neemt de promotor uit de standaardtabel het bruto maandloon dat juist lager ligt
dan het bruto maandloon op de loonfiche. De overeenkomstige looncode moet
ingevuld worden bij de loonberekening.
Welke bewijsstukken worden er ingediend?

1 loonfiche per persoon per project;
Aandachtspunten i.v.m. de bewijslast van de loonkosten:




Bij de eerste declaratie wordt de looncode vastgelegd en ook gebruikt voor de volgende
declaraties van het loon van dezelfde persoon. (Als er bij de eerste declaratie een
loonfiche is toegevoegd, moet er bij de tweede declaratie geen nieuwe loonfiche meer
ingediend worden.)
Als er halfweg het project een extra persoon op het project start, wordt er opnieuw
éénmalig een loonfiche ingediend bij de eerstvolgende declaratie.
Als door een loonsverhoging in de loop van het project een hogere looncode van
toepassing wordt, moet er een nieuwe loonfiche ingediend worden en kunt u de
nieuwe looncode gebruiken.
De tijdsregistratie wordt per halve dag ingevuld.
12
Handleiding om het aanvraagformulier LEADER Westhoek in te vullen. 12/02/2015
3. Werkingskosten
Als werkingskosten worden alleen kosten aanvaard die betrekking hebben op het
project en die ook verifieerbaar zijn. Het zijn dus kosten die er niet zouden zijn
zonder het project.
Onder meer deze werkingskosten worden aanvaard:
- de rechtstreeks aan het project verbonden uitgaven voor verbruiksmaterialen,
hulpgoederen, grondstoffen en gereedschappen waarvan de verwachte
levensduur niet langer is dan de duur van het project (bv. inkt, papier,
batterijen...);
- computerkosten en kosten voor het gebruik van andere zeer gespecialiseerde
apparatuur; aankoop van een computer en een printer kan ingebracht worden
per jaar voor maximaal 1/4 van de aankoopprijs;
- huur die aan derden moet worden betaald voor het gebruik van gebouwen,
lokalen, apparatuur en infrastructuur.
-
-
Worden NIET als werkingskosten aanvaard:
afschrijvingskosten voor het gebruik van bestaande infrastructuur (gebouwen,
materieel, installaties, meubilair en rollend materieel, ...);
uitgaven in verband met distributie, marketing en reclame, tenzij in de
projectaanvraag uitdrukkelijk vernoemd en gemotiveerd;
verhuur aan zichzelf (interne huuraanrekening): dit is het aanrekenen van
een huurprijs voor het ter beschikking stellen van een gebouw en
infrastructuur, waarvan de promotor reeds eigenaar of huurder is voor het
uitoefenen van activiteiten die geen betrekking hebben op het project. Dit
geldt ook als de eigenaar of de huurder een belangrijke participatie heeft in
de onderneming, die promotor is;
computerkosten voor occasioneel gebruik; deze maken deel uit van de
overheadkosten;
kosten aangerekend door onderwijs- of onderzoeksinstellingen voor het
gebruik van de bestaande basisuitrusting wanneer de begunstigde de
onderzoeksinstelling zelf is.
Opgelet: Aankopen van een PC:
Wanneer je voor uw project een PC aankoopt dan wordt deze PC afgeschreven op
36 maanden. Stel dat uw project minder lang duurt dan 36 maanden dan wordt er
een coëfficiënt toegepast.
Bijvoorbeeld: Uw project duurt 24 maanden en u koopt een PC aan, dan komt
deze PC maar voor 24/36ste in aanmerking binnen het Leader project. Dus de
factuur zal maar voor 24/36ste in rekening kunnen worden gebracht.
Bewijsstukken
1) De werkingskosten dienen bewezen te worden aan de hand van facturen.
2) Het bewijs van betaling moet gebeuren door rekeninguittreksels
13
Handleiding om het aanvraagformulier LEADER Westhoek in te vullen. 12/02/2015
4. Overheadkosten
De overheadkosten worden forfaitair toegekend en bedragen maximaal 15
procent van de personeelskosten. De overheadkosten worden vooraf expliciet
aangevraagd. Het aangevraagde percentage kan tijdens de looptijd van het
project niet meer gewijzigd worden.
De volgende kosten worden als overheadkosten beschouwd en kunnen bijgevolg
in geen enkele andere rubriek aangevraagd worden:
- de huur van kantoren, gebouwen, vergaderzaal, tenzij de huur direct
toewijsbaar is aan een activiteit binnen het project;
- kosten voor verwarming, verlichting, elektriciteit, gas, water;
- kosten
voor
telefoon,
internet,
postzegels,
verzendingskosten,
kantoorbenodigdheden, inkt, papier/kopieën, onderhoud van de kantoren,
onderhoud van de computer en printer;
- representatiekosten (kleine reis- en verblijfkosten, kilometervergoeding);
- kosten voor ondersteuning, zoals het sociaal secretariaat, boekhouding,
juridisch advies;
- kosten voor verzekering: burgerlijke aansprakelijkheid, brand, …
Bepaalde van de bovenvermelde kosten komen toch in aanmerking als ze
rechtstreeks aan het project gelinkt kunnen worden. Bijvoorbeeld voor een grote
zending met foldertjes die op naam verstuurd worden, komen het papier, de
enveloppen en de postzegels wel in aanmerking omdat er een directe link is met
het project. Als de projectspecificiteit voldoende blijkt uit de declaratie, komen de
kosten in aanmerking als werkingskosten.
5. Externe prestaties
Deze rubriek omvat de kosten van de prestaties die door externe organisaties in
het kader van het project worden geleverd (bv. vergoedingen voor studie-,
engineerings- en consulentenbureaus). Onderzoeksopdrachten en studies komen
enkel in aanmerking indien ze deel uitmaken van een concreet project.
Bewijsstukken
1) De kosten van de externe prestaties moeten bewezen worden aan de hand
van een factuur (geen loonstaat, in dat geval zijn het personeelskosten).
2) Het bewijs van betaling moet geleverd worden door rekeninguittreksels.
14
Handleiding om het aanvraagformulier LEADER Westhoek in te vullen. 12/02/2015
6. Bijdrage in Natura
Inbreng in natura is maar subsidiabel als aan de onderstaande voorwaarden wordt
voldaan:
- De inbreng in natura is vermeld bij het ingediende voorstel en wordt expliciet
goedgekeurd.
- De inbreng in natura is niet achteraf toegevoegd (i.c. na de goedkeuring van
het projectvoorstel door de PG).
- Het gaat alleen om de inbreng van onbetaald vrijwilligerswerk, gekoppeld aan
een investering, waarbij de materiaalkosten bewezen worden. Bijvoorbeeld
schilderwerken kunnen beschouwd worden als bijdrage in natura als de verf in
het project is opgenomen en bewezen wordt.
- Het maximumtarief dat toegepast kan worden, is 20 euro per uur.
- De inbreng van de bijdrage in natura mag maximaal 15 % bedragen van de
totale projectkosten.
Per vrijwilliger wordt er een getekend registratieformulier bijgehouden dat mee
wordt ingediend bij de declaratie.
7.
Inkomsten
Indien men tijdens het project inkomsten krijgt, is men verplicht deze van de
onkosten af te trekken. Als inkomsten wordt bijvoorbeeld aanzien: u organiseert
een evenement; dit evenement wordt als project ingediend en u vraagt
inkomgeld; dat geld moet in mindering gebracht worden. Wordt bijvoorbeeld niet
als inkomsten aanzien: een dorpshuis wordt gerenoveerd en na de renovatie
worden bepaalde lokalen verhuurd. De huurprijs moet hier niet afgetrokken
worden omdat het project de renovatie van het dorpshuis is, het verhuren gebeurt
na het project.
In de tabel wordt er een min-teken voor het bedrag gezet.
37.
Motiveer het additionele karakter van het project
Het project moet een meerwaarde bieden ten opzichte van reeds bestaande
initiatieven van de promotor. Additionaliteit impliceert dat het project niet louter
gedragen kan worden met reguliere middelen of inzet. Geef ook aan waarom het
project niet tot de reguliere taken van de promotor en copromotor behoort.
38.
Hebt u voor het
overheidsinstanties?
project
al
subsidies
aangevraagd
bij
andere
BIJ TE VOEGEN BEWIJSSTUKKEN
VERPLICHTE BEWIJSSTUKKEN
NIET-VERPLICHTE BEWIJSSTUKKEN
ONDERTEKENING
15
Handleiding om het aanvraagformulier LEADER Westhoek in te vullen. 12/02/2015
TOEZICHTSBEPALINGEN EN VERBINTENISSEN
Er wordt opgemerkt dat de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het project en /
of actie en voor de ontvangen financiële middelen volledig bij de projectindiener ligt.
Daarom wordt er reeds bij de indiening van een project gevraagd om bepaalde
verbintenissen te onderschrijven.
Het aanvraagformulier moet ondertekend worden door de mensen die hiervoor bevoegd
zijn. (vb voor gemeenten moet dit ondertekend worden door de burgemeester en
secretaris, voor de provincie door de gouverneur en de griffier, voor een vzw door de
voorzitter en/of secretaris zoals staat bepaald in de statuten, …)
16
Handleiding om het aanvraagformulier LEADER Westhoek in te vullen. 12/02/2015