notulen ALV januari 2016 - Tennisverening PAF Zwolle

1
NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING
21 JANUARI 2016
Aanwezig: 31 leden
Afwezig: Marleen van der Velden, Henk Bruggeman, Theo Goedvriend, Carlijn van
Renselaar, Raymons Sonsma, Nico Bouwmeester, Herman en Corry Evers, Lisette
Bouwmeester, Henk Bruggeman, Kars van Tarel
Notulist: Martijn Kerkdijk
1.
Opening
De voorzitter opent de vergadering om 20.05 uur en heet iedereen van
harte welkom bij deze extra algemene ledenvergadering. Aangezien er
onvoldoende leden aanwezig zijn om geldige besluiten te nemen, wordt
zoals vermeld op de agenda en overeenkomstig artikel 16 lid 3 van de
statuten de vergadering gesloten en een nieuwe en extra algemene
ledenvergadering geopend met dezelfde agendapunten. Er zijn geen
aanvullingen op de agenda.
2.
Mededelingen, ingezonden stukken, vragen
Een aantal leden heeft zich afgemeld.
3.
Notulen algemene ledenvergadering 15 januari 2015
De notulen worden onveranderd vastgesteld.
4.
Terugblik 2015 en vooruitblik 2016
Er wordt kort terug gekeken naar de belangrijkste ontwikkelingen in 2015,
zoals aanpassing douches en toiletten, vervanging tennisbanen 1 en 2,
verenigingstenue, communicatiekalender, onderbezetting
sponsorcommissie, nieuw sponsorbeleid, kader technisch beleidsplan,
diverse werkzaamheden van de park- en beheercommissie, aanschaf nieuw
materieel voor onderhoud, overstap naar Inkoopcombinatie Zwolle en
Heineken en digitaal dienstenrooster. Tevens wordt vooruit gekeken naar
diverse onderwerpen die voor 2016 op de agenda staan, zoals het 90-jarig
jubileum, Masterplan, promovideo voor nieuwe leden, benaderen
(bestaande en nieuwe) sponsoren, uitbreiding barpoule, aandacht voor
jeugdbeleid en nieuw verenigingstenue.
5.
Wijziging statuten, huishoudelijk reglement en contributiereglement
De wijzigingen worden toegelicht. Er wordt nog gevraagd wat de
toegevoegde waarde is van art. 8 lid 5. Het bestuur antwoordt dat de
nieuwe statuten zijn gebaseerd op het standaardmodel van de KNLTB.
Artikel 8 lid 5 is een standaardbepaling vanuit dit model.
1
2
Er zit geen bijzondere bedoeling aan dit artikel. Bij onze vereniging werkt
het zo dat alle besluiten met betrekking tot door leden te betalen
vergoedingen ter goedkeuring aan de leden zullen worden voorgelegd. De
leden stemmen met de wijziging van de statuten, huishoudelijk reglement
en contributiereglement in.
6.
Financiële rapportage
De penningmeester licht de financiële rapportage toe. Voor meer
informatie wordt verwezen naar de rapportage.
De kascommissie licht haar verklaring toe en adviseert tot decharge van
het bestuur. De leden volgen dit advies en verlenen decharge aan het
bestuur.
De penningmeester licht de begroting toe. Voor meer informatie wordt
verwezen naar de rapportage. Speciale aandacht wordt besteed aan het
ledenverloop. De vraag wordt gesteld wat de reden voor opzeggingen zijn.
Het merendeel van de opzeggingen (85%) heeft betrekking op factoren
waarop onze tennisvereniging geen invloed heeft, zoals blessures,
verhuizing, etc.
Er wordt ook nog kort van gedachten gewisseld over de
contributieverhoging. Prijs is voor leden geen doorslaggevend argument, al
blijft onze vereniging – ook na contributieverhoging – een van de
goedkoopste tennisverenigingen van Zwolle.
De leden keuren de begroting en de voorgestelde contributieverhoging
goed.
7.
Benoeming kascommissie
De volgende leden vormen dit jaar de kascommissie:
-
Lody Jenezon
Ronny Hulshof
De leden stemmen met deze benoeming in.
8.
Benoeming bestuursleden
Martijn van der Kamp is aftredend en niet herkiesbaar.
Martijn Kerkdijk is herkiesbaar als secretaris. De leden stemmen in met
zijn herbenoeming.
2
3
9.
90-jarig jubileum PAF
PAF viert dit jaar haar 90-jarige bestaan. Er is een jubileumcommissie
ingesteld. Er worden twee activiteiten georganiseerd. Op zondag 3 april
2016 start het jubileumjaar, waarvoor alle leden worden uitgenodigd. Ten
behoeve van het jubileum is ook nog een nieuwe vlag ontworpen, die ook
op 3 april a.s. wordt gepresenteerd. Verder wordt er op deze dag een
tossdag georganiseerd, waarna wordt afgesloten met een drankje en een
hapje. Op zondag 18 juni 2016 wordt er een clinic voor de jeugd en de
senioren georganiseerd, die wordt afgesloten met een feestavond voor alle
leden en andere sportverenigingen.
10.
Update Masterplan
Er wordt een update gegeven van het Masterplan. Het bestuur is op dit
moment nog bezig met een inventarisatie van wensen, zoals LEDverlichting, aanpassen terras en het onderhoudshok, de aanschaf van een
nieuw boekhoudpakket, uitbreiding van narrowcasting, etc. Het bestuur
nodigt de aanwezige leden nogmaals van harte uit om alle ideeën en
wensen bij het bestuur in te dienen.
11.
Rondvraag
- Er wordt gevraagd naar de toestand van de banen, mede gezien de
wateroverlast. Dit probleem doet zich met name voor als er binnen
korte tijd veel regen valt. Meerdere verenigingen hebben last van
ditzelfde probleem. De afwatering etc. is gecontroleerd maar daar ligt
het niet aan. Het lijkt erop dat het water te lang op de toplaag blijft
liggen. Grontmij voert op dit moment nader onderzoek uit. Mogelijke
oorzaken zijn de (afwaterings)gaten in de toplaag in combinatie met het
invulzand. Het bestuur houdt de vinger aan de pols;
- Er wordt nog gevraagd of er een deadline is met betrekking tot het
probleem van wateroverlast. Dat is niet het geval. Een en ander is
afhankelijk van de uiteindelijke oorzaken en de mogelijke oplossingen.
In februari wordt meer duidelijkheid verwacht. De leden zullen hiervan
op de hoogte worden gebracht;
- De vergadering bedankt het bestuur voor de bewezen diensten.
12.
Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om 21.17 uur
3