Template geldplan

Template geldplan
GELDPLAN
Naam opdrachtgever
Versie: 0.0
Datum: dd-mm-jj
Voor akkoord:
Datum:
Naam opsteller
Projectcode
Leeswijzer
In dit geldplan worden de volgende onderdelen toegelicht:
- totale kostenraming en ramingen per fase of deelproject: gedetailleer d (benodigd) budget voor de
eerstkomende fase (met kleine marges) en globale (benodigde) budgetten voor de volgende f asen (met
grotere marges)
- bijdrage aan de financiële doelstellingen: kosten / baten, kosten / opbrengsten, kosten / besparingen of
kosten / dekkingen voor het project (met marges).
Pagina: 1 van 4
Template geldplan
Kostenraming
- Met behulp van een geldplan wordt de financiële verantwoording en doelmatigheid van alle
projectactiviteiten aangegeven om het projectresultaat economisch rendabel te laten zijn.
- Er worden twee categorieën kosten onderscheiden: investeringskosten en exploitatiekosten. In
onderstaande tabel kunnen de diverse kostensoorten worden opgenomen.
Kostensoort
Omschrijving
Bedrag
Marge
- Binnen een project kunnen de volgende kostensoorten onderscheiden worden (uiteraard hangt dit af van
het soort project):
. personele kosten in uren x tarieven
. materieelkosten in uren x tarieven
. materiaalkosten (aantallen x prijzen)
. out-of-pocket kosten
. overige kosten (ruimte, drukwerk, reizen, enzovoort)
In onderstaande tabel wordt een kostenoverzicht voor de inzet van mensen weergegeven:
Per fase
Initiatief
Definitie
Ontwerp
Voorbereiding
Realisatie
Nazorg
(exploitatie)
Menscapaciteit
Taken
-
Inzet (in dagen)
Dagtarief
Totaal
- Voor een praktische cijfermatige invulling van de kosten van menscapaciteit kunnen de volgende
richtlijnen gebruikt worden:
. werk nooit met uurtarieven, maar altijd met dagdeeltarieven van 4 uur (halve dag) of 8 uur (hele dag).
. vanwege vakantie en ziekte kan er voor een jaar uitgegaan worden van 45 werkzame weken
. houd er rekening mee dat mensen nooit 100% van hun tijd productief zijn; een vaak gehanteerd perce ntage voor de inzet van mensen is 80%
. de meeste organisaties hanteren interne rekentarieven per uur, waarbij deze kunnen verschillen per ing ezet functieniveau.
Pagina: 2 van 4
Template geldplan
Kostenraming (vervolg)
In onderstaande tabel wordt een kostenoverzicht voor de inzet van (overige) middelen weergegeven:
Per fase
Initiatief
Definitie
Ontwerp
Voorbereiding
Realisatie
Nazorg
(exploitatie)
Middelen
Omschrijving
-
Kosten
Toelichting
- Tel de kosten van de mensen en de (overige) middelen bij elkaar op voor een totaaloverzicht.
- Het gebruik van marges wordt sterk aangeraden. Probeer de marges altijd zo realistisch mogelijk in te
schatten, zodat je kunt beargumenteren waarom iets een bepaalde hoeveelheid meer geld kan gaan ko sten.
De marges worden smaller naarmate het project vordert. Gangbare marges voor de investeringskosten van
een project zijn bijvoorbeeld:
- marge raming projectopdracht:
± 25 %
- marge raming projectprogramma: ± 10 %
- marge raming projectontwerp:
± 5%
- marge raming realisatieprogramma: ± 0,5 %
- marge raming nazorgprogramma: de gebruikelijke van de permanente organisatie.
- Zijn de marges niet goed in te schatten, maak dan overal gebruik van een en hetzelfde percentage, zodat
duidelijk is dat het een richtlijn is. Een percentage van 10% wordt hierbij vaak gebruikt (vanaf de
definitiefase).
- Het wordt aanbevolen om de kostenraming op te stellen per fase binnen het project en niet bijvoorbeeld
per maand of jaar.
- Indien het project langdurig is of te complex om in één keer alle kosten te ramen, verdient het aanbev eling
om enkel de kosten van de eerstvolgende fase gedetailleerd op te stellen en voor de overige fasen gl obaal.
Pas als er een realistisch zicht is op de kosten, kan er een budget aangevraagd worden (‘kosten heb je, een
budget heb je nodig’).
- Houd er ook rekening mee dat er tijd (èn dus kosten) ingeschat moeten worden voor:
. het bijwonen van vergaderingen
. besluitvorming
. projectadministratie
. toetsing van producten
. enzovoort.
Bijdrage aan de doelstelling(en)
Pagina: 3 van 4
Template geldplan
- Het resultaat van het project levert een bijdrage aan het nastreven van hoger liggende (soms) financiële
doelen. Ook kan het zijn dat er een business case is gemaakt, waarin kosten, baten, het rendement en de
risico’s zijn verwoord (Return On Investment). Vaak wordt op basis van deze ROI op financieel gebied
bepaald of een project al dan niet de benodigde budgetten ter beschikking krijgt.
- Daarnaast kunnen ook de volgende baten van een project worden onderscheiden:
-
opbrengsten uit de verkoop van het resultaat
opbrengsten uit verhuur van het resultaat
besparingen door gebruik van het resultaat
overige opbrengsten (subsidies, donaties, e.d.).
Let erop dat de kosten altijd voor de baat uitgaan. De meeste baten worden pas gerealiseerd vanaf de
nazorgfase van een project.
Pagina: 4 van 4