Reglement betreffende de ambtelijke organisatie van

CVDR
Nr.
CVDR122028_1
29 maart
2016
Officiële uitgave van Hoogeveen.
Reglement betreffende de ambtelijke organisatie van de gemeente met
uitzondering van de griffie met inbegrip van de instructie voor de gemeente
secretaris
Burgemeester en wethouders van de gemeente Hoogeveen,
Gelet op het kerndocument organisatieontwikkeling "transitie van afdelingen naar clusters " zoals
vastgesteld door B&W op 2 februari 2010 en het advies van de OR van 3 maart 2010 en van 31 maart
2010;
Overwegende dat het Organisatiereglement als gevolg van implementatiebesluiten in 2010 organisch
wijzigt,
Besluiten vast te stellen het volgende:
ORGANISATIEREGLEMENT
(reglement betreffende de ambtelijke organisatie van de gemeente met uitzondering van de griffie met
inbegrip van de instructie voor de gemeentesecretaris)
Artikel 1 (organisatorische eenheden)
1.
2.
3.
De ambtelijke organisatie van de gemeente is gebaseerd op het directiemodel.
De ambtelijke organisatie wordt geleid door een directie.
De ambtelijke organisatie bestaat verder uit de volgende clusters:
Strategie, beleid en projecten;
a.
Realisatie en beheer;
b.
Dienstverlening en handhaving;
c.
Bestuurs- en managementondersteuning.
d.
4.
5.
Binnen een cluster worden door de directie werkeenheden gevormd.
De directie besluit, naar aanleiding van een door ons college vastgesteld projectvoorstel, tot het
instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen eenheden ter voorbereiding en/of uitvoering van het beleid dat meerdere organisatorische eenheden aangaat. Het beheer van zo'n
verband wordt opgedragen aan een projectleider.
Artikel 2 (de gemeentesecretaris)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
De gemeentesecretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester, zorg
voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.
Het eerste lid is van overeenkomstig toepassing op de zorg van de gemeentesecretaris voor een
doelmatige ondersteuning van de door het college of de burgemeester ingestelde commissies.
De gemeentesecretaris staat de burgemeester terzijde bij de bevordering van een goede afstemming tussen de bestuursorganen en de ambtelijke organisatie alsmede tussen de griffie en de
ambtelijke organisatie.
De gemeentesecretaris is als eindverantwoordelijke voor de ambtelijke organisatie direct verantwoording schuldig aan het college.
De gemeentesecretaris is als enige bevoegd om opdrachten van het college aan te nemen.
De gemeentesecretaris wijst na overleg met het college een plaatsvervanger aan als bedoeld in
artikel 106 Gemeentewet. De gemeentesecretaris kan na overleg met het college een 2e vervanger
aanwijzen en zo verder.
Artikel 3 (directie)
1.
2.
3.
4.
5.
De directie bestaat uit een algemeen directeur.
De directie is verantwoordelijk voor het leiden van de ambtelijke organisatie als totaal, voor
strategiebepaling, beleidsintegratie en de bedrijfsvoering.
De algemeen directeur wijst een clustermanager aan als plaatsvervanger. De algemeen directeur
kan een clustermanager aanwijzen als 2e vervanger en zo verder.
De directie stuurt de clusters aan via de clustermanagers.
De directie voert regelmatig overleg en stemt af met de clustermanagers binnen het directieoverleg.
De directie kan anderen aan dit overleg laten deelnemen.
Artikel 4 (clusters)
1.
2.
3.
1
Een cluster wordt geleid door een clustermanager.
De clustermanager is als enige bevoegd opdrachten van de directie aan te nemen en opdrachten
te geven aan de medewerkers van zijn cluster.
Onverminderd de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris en de directie is de clustermanager verantwoordelijk voor:
Cvdr 2016 nr. CVDR122028_1
29 maart 2016
a.
b.
c.
d.
e.
f.
4.
5.
6.
de dagelijkse leiding van de cluster;
een goede kwaliteit van de door zijn cluster uit te brengen adviezen en overige producten;
het op doelmatige en doeltreffende wijze realiseren van de door of namens het bestuur
vastgestelde omvang en kwaliteit van de dienstverlening, de levering van de opgedragen
producten en de verantwoordelijkheden voor de daartoe ter beschikking gestelde middelen;
een goede voorbereiding, coördinatie, voortgang, behandeling en juiste afdoening en uitvoering van taken en activiteiten binnen zijn cluster;
de zorg voor een goede vakinhoudelijke en integrale advisering met betrelddng tot het
taakgebied van de cluster aan de bestuursorganen;
een goede informatie-uitwisseling tussen medewerkers en management of bestuur;
De directie wijst voor elke clustermanager een plaatsvervanger aan.
De clustermanager benoemt na overleg met de directie de hiërarchische leidinggevende van een
werkeenheid. De clustermanager stuurt de hiërarchische leidinggevenden aan. Binnen een
werkeenheid kan de functionele aansturing van de medewerkers van die eenheid worden opgedragen aan een medewerker binnen die eenheid.
De clustermanager voert regelmatig overleg en stemt af met de leidinggevenden van de werkeenheden binnen het clusteroverleg.
Artikel 5 (mandaat, machtiging en volmacht)
Bij de uitoefening van bevoegdheden in mandaat, bij machtiging of bij volmacht worden de door de
bestuursorganen gestelde kaders in acht genomen.
Artikel 6 (verantwoording en rapportage)
1.
2.
De directie legt verantwoording af aan het college overeenkomstig de door het college vastgestelde
planning & control systematiek.
De clustermanager legt verantwoording af aan de directie over het door hem gevoerde beheer
van zijn cluster overeenkomstig de door de directie vastgestelde planning & control systematiek.
Artikel 7 (slotbepalingen)
1.
2.
3.
4.
Dit reglement treedt in werking op de dag van vaststelling en werkt terug tot en met 1 april 2010.
Dit reglement vervangt het Organisatiereglement van de gemeente Hoogeveen, vastgesteld bij
besluit van 2 december 2003, laatstelijk gewijzigd op 13 maart 2008.
Afdelingen en units genoemd in het Organisatiereglement als bedoeld in het vorige lid zijn per 1
april 2010 werkeenheden. Toerekening aan een cluster, wijziging of opheffing geschiedt bij afzonderlijke directiebesluiten.
Dit reglement wordt aangehaald als "Organisatiereglement".
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders gehouden op 6 april 2010.
De secretaris, de burgemeester,
2
Cvdr 2016 nr. CVDR122028_1
29 maart 2016