(Proces) GS- en PS-stukken

(Proces) GS- en PS-stukken
Algemeen
Vertaling maatschappelijke opgaven
- De provincie Drenthe staat midden in de maatschappij. Een maatschappij die voortdurend verandert.
Daar spelen wij zowel bestuurlijk als ambtelijk op in. We werken daarom vanuit inhoudelijke, integrale
maatschappelijke opgaven, door het politiek bestuur vertaald in beleidskeuzes. Deze beleidskeuzes
vinden hun weerslag in de begroting.
- Het college van Gedeputeerde Staten (GS) is bestuurlijk opdrachtgever van de directie om te komen
tot het ontwikkelen en uitvoeren van beleid binnen de kaders van het politiek bestuur. De directie en
de concernmanagers, verenigd in het concernmanagementteam (CMT), zijn ambtelijk opdrachtnemer
van de bestuurlijke opdrachten. Zij vertalen de bestuurlijke opdrachten uit de begroting naar ambtelijk
handelen. En fungeren als ambtelijk opdrachtgever van teamleiders en programmamanagers, welke
met de medewerkers zorgen voor uitvoering van de opdrachten.
Status GS-stukken
- Stukken die in het college van GS worden gebracht zijn professioneel ambtelijke stukken (‘eigendom’
van de ambtelijke organisatie). Waarover het college van GS, als collegiaal bestuur, in gezamenlijkheid
een politiek bestuurlijke keuze maakt. Dit is vastgelegd in het indertijd door GS vastgestelde besturingsen managementconcept Meer samen, nóg sterker. Dit waarborgt ook dat de directeur-secretaris (DS)
kan toezien op de kwaliteit en integraliteit van de in te brengen GS-stukken. Zo nodig worden in de
stukken die naar GS gaan (principieel) afwijkende standpunten van bestuurlijke dan wel ambtelijke
medespelers verwoord (in het niet-openbare deel van het GS-stuk). Maar uitgangspunt hierbij is dat in
eerste instantie ingestoken wordt op een eensluidend advies aan GS. Als het college van GS een besluit
heeft genomen over een stuk wordt het ‘eigendom’ van het college van GS. Bijvoorbeeld stukken die na
GS-besluitvorming naar Provinciale Staten (PS) gaan. Het is ook het college dat de stukken naar PS
stuurt.
- GS-stukken zijn ‘in principe openbaar, tenzij…’ Op grond van de Wet openbaarheid van bestuur zijn
in principe veel stukken opvraagbaar en daarmee openbaar.
Levensloop GS- en PS-stukken, met toebedeling rollen en verantwoordelijkheden
Medewerker
- Stelt GS-stuk op vanuit ambtelijke professionaliteit, zorgt voor voldoen aan criteria GS-stuk. De
medewerker let er bijvoorbeeld ook op dat het advies in het GS-stuk voldoet aan wet- en regelgeving
en dat het strookt met eerdere afspraken met andere partijen.
- Van de medewerker wordt een politiek bestuurlijke antenne gevraagd.
- Zorgt voor afstemming met andere betrokken teams.
- Stemt via teamleider (of programmamanager) GS-stuk af met concernmanager en bestuurlijk
portefeuillehouder.
- Zorgt voor tijdige aanlevering GS-stuk.
Teamleider (of programmamanager)
- Legt GS-stuk voor aan concernmanager en bestuurlijk portefeuillehouder.
- Parafeert GS-stuk: paraaf staat ervoor dat GS-stuk getoetst is aan criteria GS-stuk en dat
concernmanager en bestuurlijk portefeuillehouder het GS-stuk hebben gezien of er van op de hoogte
zijn. Ook staat de paraaf er voor dat zonodig principieel afwijkende meningen in het niet-openbare
deel van het GS-stuk zijn verwoord.
- Adviseert DS over status GS-stuk: bespreek- of akkoordstuk.
Concernmanager
- Is op de hoogte van alle GS-stukken.
- Spreekt zonodig teamleider (of programmamanager) aan op kwaliteit GS-stuk.
- Let in GS-stuk op raakvlakken met concernbrede strategie-ontwikkeling en ontwikkeling organisatie. Kan
eventueel besluiten GS-stuk eerst in CMT aan de orde te stellen voordat het naar GS gaat.
- Is strategisch partner van de bestuurlijk portefeuillehouder, bijvoorbeeld in het poho.
- Soms parafeert de concernmanager een GS-stuk in plaats van een teamleider (of
programmamanager). Afhankelijk van onderwerp.
Gedeputeerde en portefeuillehoudersoverleg (poho)
- Veel concept-GS-stukken worden eerst met de gedeputeerde in het poho besproken voordat ze naar
GS gaan. Overigens hoeven niet alle GS-stukken per se via het poho te lopen. Alle GS-stukken
moeten vanuit de ambtelijke organisatie wél met de gedeputeerde worden afgestemd.
- Het poho is een informeel bestuurlijk-ambtelijk overleg. In het poho worden geen formele besluiten
genomen, dat gebeurt in GS en PS.
- In het poho wordt met de gedeputeerde overleg gepleegd over onder andere de GS-agenda,
(bestuurlijke) activiteiten en de uitvoering van beleid. De precieze invulling per poho is maatwerk.
- Er kunnen ook bijzondere poho’s zijn, bijvoorbeeld over concernprogramma’s.
- De voorzitter van het poho is de meest betrokken concernmanager of teamleider. Ook is er een
secretaris. Van elk poho wordt een actielijst gemaakt.
- Meestal aanwezig bij het poho zijn, naast de gedeputeerde en de bestuursadviseur, de betrokken
concernmanager(s) en teamleider(s) en de secretaris. Naar behoefte worden medewerkers
uitgenodigd om inhoudelijk te informeren.
- Als er na een poho in een GS-stuk nog wezenlijke wijzigingen worden aangebracht, wordt de
gedeputeerde daarover zo spoedig mogelijk ingelicht door de concernmanager of teamleider.
Directeur-secretaris (DS)
- Is als directeur verantwoordelijk voor ambtelijke organisatie en tijdig aanleveren van kwalitatief goede
GS-stukken; geeft hiertoe opdracht aan de concernmanagers. Is als secretaris verantwoordelijk voor
GS-agenda.
- Beoordeelt GS-stukken finaal op beslisrijpheid en of voldaan is aan criteria GS-stuk.
- Let op politiek bestuurlijke implicaties GS-stuk en effectiviteit en efficiency voor de organisatie.
- Bepaalt definitieve status GS-stuk: bespreek- of akkoordstuk. Een stuk dat naar PS gaat, komt altijd
als bespreekstuk op de agenda.
- Stelt GS-agenda op en parafeert GS-stuk als deze op de GS-agenda komt.
Commissaris van de Koning (CvdK)
- De CvdK, volgens artikel 53a Provinciewet:
• Bevordert de eenheid van het beleid van GS.
• Kan onderwerpen aan de GS-agenda toevoegen.
• Kan over geagendeerde onderwerpen een eigen voorstel aan GS voorleggen.
College van Gedeputeerde Staten (GS)
- Komt tot politiek-bestuurlijke afweging, neemt als collegiaal bestuur in gezamenlijkheid besluit over
advies in GS-stuk. We kennen geen bestuurlijk mandaat.
- De beslissing van GS kan als volgt luiden:
• Conform: akkoord met het advies in het GS-stuk.
• Gewijzigd vastgesteld: akkoord met het advies in het GS-stuk met daarbij enkele wijzigingen.
• In handen van portefeuillehouder: GS laten de verdere uitvoering over aan de portefeuillehouder,
binnen de door GS gestelde kaders. Brieven die naar aanleiding hiervan uitgaan, worden
ondertekend door de voorzitter en secretaris van het college van GS. Net zoals alle brieven die
van GS uitgaan op grond van beslissingen die door GS zijn genomen.
• Weer ter tafel (w.t.t.): nog geen beslissing genomen, komt nog een keer op de agenda.
• Niet conform: niet akkoord met het advies in het GS-stuk.
- Besluit ook of een GS-stuk naar PS gaat. Zaken die naar PS gaan:
• Als het om een onderwerp gaat waarover PS een formeel besluit moeten nemen.
• Als GS het politiek bestuurlijk wenselijk vinden PS bij een onderwerp te betrekken of erover te
informeren.
Presidium (via Statengriffie)
- Ontvangt van het team Bestuur en Concernzaken alle stukken die van GS naar PS worden gestuurd.
- Neemt besluit over agendering daarvan in Statencommissie en PS.
Provinciale Staten (PS)
- Nemen besluit over advies in PS-stuk.
Bijlage
Sjablonen GS-stukken
- Er zijn verschillende sjablonen voor GS-stukken:
• GS-stuk: bevat onderwerp waarover GS een formeel besluit nemen.
• GS-stuk V.k.a.: verkort sjabloon voor stukken die voor kennisgeving door GS kunnen worden
aangenomen, bijvoorbeeld een rapport of verslag van een externe partij.
• GS-stuk Statenstuk: voor onderwerpen die na GS-besluitvorming door moeten naar een
Statencommissie en PS voor formele besluitvorming.
• GS-stuk Statenbrief: voor het versturen van een brief aan PS, bijvoorbeeld om PS over een
onderwerp te informeren.
• GS-stuk Schriftelijke Statenvragen: voor beantwoording van schriftelijke vragen vanuit PS.
• GS-stuk Toezeggingen aan Staten: voor het afdoen van toezeggingen aan PS, bijvoorbeeld als
toegezegd is PS nog nader schriftelijk te informeren of schriftelijk een vraag te beantwoorden.
- Elk PS-stuk begint altijd als GS-stuk aan de levensloop. Pas als GS een positief besluit erover
hebben genomen, wordt het GS-stuk een PS-stuk.
Criteria GS-stuk
- Criteria waaraan een GS-stuk moet voldoen:
• Helder: duidelijke opbouw, één duidelijk advies, inhoud ook duidelijk voor de lezer die niets of
minder van het onderwerp afweet, ook uitleg afkortingen.
• Kort en bondig: onder andere totale inleiding niet meer dan één A4.
• Integraal: alle aspecten die mee (kunnen) spelen worden benoemd, afgestemd met andere
betrokken teams.
• Compleet: alles ingevuld, alle bijlagen erbij (ook concept-brieven van GS), inclusief parafen.
• Kwaliteit: vanuit vakgebied geschreven, taalkundig juist.
- Voor de medewerkers worden (opfris)trainingen Helder en strategisch adviseren verzorgd, waarin
getraind wordt op het schrijven van GS-stukken.
Aanleveren stukken voor GS-agenda
- De aanlevertijdstippen van GS-stukken door de ambtelijke organisatie bij het team Bestuur en
Concernzaken zijn, voorafgaand aan de GS-vergadering:
• Stukken voor strategisch overleg, extern overleg (agendapunt 1): uiterlijk dinsdag 16.00 uur
• Vertrouwelijke stukken (agendapunt 2): uiterlijk dinsdag 16.00 uur
• Bespreekstukken categorie A (agendapunt 3): uiterlijk dinsdag 16.00 uur
• Bespreekstukken categorie B (agendapunt 4): uiterlijk dinsdag 16.00 uur
• Akkoordstukken (agendapunt 5): uiterlijk dinsdag 16.00 uur
• Nagekomen stukken: via de DS, bij uitzondering
• Weer ter tafel (w.t.t.)-stukken: uiterlijk woensdag 16.00 uur
Spoedprocedure Statenstukken en Statenbrieven
- Mag bij hoge uitzondering gebruik van worden gemaakt, als er met spoed een stuk naar PS moet
(bijvoorbeeld om PS te informeren over een actualiteit uit de media en hoe GS hiermee omgaan).
- Stukken worden door de ambtelijke organisatie rechtstreeks bij de DS aangeleverd, i.a.a. het team
Bestuur en Concernzaken.
- DS besluit in overleg met de bestuurlijk portefeuillehouder:
• Direct verzenden naar PS (dit kan als het in lijn is met het beleid van GS en er geen politiek
bestuur risico is, bijvoorbeeld als het gaat om feitelijke informatie); of
• Eerst overleg met de CvdK en/of het voltallige college van GS (dit kan eventueel ook telefonisch
of via de mail).
- Het team Bestuur en Concernzaken levert het stuk aan bij de Statengriffie i.a.a. GS.
- Besluit komt later nog op GS-besluitenlijst.