Postbehandeling

Postbehandeling
Jij als secretaresse maakt vaak een eerste selectie van de post voor je baas. Wat valt er allemaal onder het
begrip ‘post’ en hoe behandel je die post efficiënt?
Onder post verstaan we alles wat door een organisatie wordt ontvangen of verzonden: van brieven tot
pakketten, en van faxen tot e-mailberichten, mét eventuele bijlagen. Er zijn zelfs organisaties die
telefoongesprekken digitaal opslaan.
Wat doe je met de post die je hebt ontvangen?
1.
Controleren
De eerste stap is het controleren van alle post die je hebt ontvangen.


Is de post voor jouw baas bestemd? Zo niet, stuur deze dan meteen door naar de afdeling of persoon
die voor behandeling moet zorgen. Dit doe je ook met e-mail.
Zorg dat je weet wat je moet doen met post die is gericht aan een werknemer die niet meer bij de
organisatie werkt. Zijn daarvoor nog geen afspraken gemaakt, dan is het zinvol dat je hiervoor een richtlijn
opstelt. Zo voorkom je vertraging in behandeling van relevante post.
2.
Sorteren
Je kunt de post op twee manieren sorteren:
Op prioriteit
Als je sorteert op prioriteit, dan verdeel je de stukken in vier categorieën:
a.
Stukken met een hoge prioriteit, die dezelfde dag nog afgehandeld moeten worden.
b.
Stukken met hoge prioriteit, maar die binnen circa drie dagen afgehandeld mogen worden.
c.
Stukken die geen voorrang nodig hebben.
d.
Stukken die alleen ter informatie aan de manager voorgelegd worden.
Voorzie deze documenten al zo veel mogelijk van een advies/reactie van jou. Dat concept voeg je direct bij het
originele poststuk. Verder voeg je alle relevante achtergrondinformatie toe. Plan vervolgens in de agenda van je
manager voldoende tijd in voor het behandelen van deze documenten. Maak ook in je eigen tijdschema ruimte
voor de verwerking van deze documenten.
Plan de behandeling van deze stukken voor morgen of overmorgen in. En neem je planning op in je takenlijst.
Selecteer met je manager documenten waarvan de behandeling eventueel door anderen binnen de organisatie
kan worden voorbereid. Stuur deze documenten door. Uiteraard houd je van deze documenten een overzicht bij.
Deze stukken hoeven niet bewerkt te worden. Je kunt ze kunnen na lezing door je manager meteen ronddelen of
archiveren.
Naar handeling
Bij het sorteren naar handeling verdeel je de post als volgt:
1.
Te tekenen.
2.
Te schrijven.
3.
Te mailen.
Je maakt een stapel met documenten waarop je manager alleen nog een handtekening hoeft te zetten
(declaraties, definitieve versies van brieven, planningen, enz.).
Je maakt een stapel met documenten waarop het antwoord per brief nog dezelfde dag moet worden verzonden.
Voor die stukken waarvoor je zelf al een eerste concept van het antwoord kunt maken, voeg je het concept bij
voordat je de post voorlegt aan je manager.
De stukken waarop een antwoord gegeven moet worden in de vorm van een e-mailbericht leg je allemaal bij
elkaar, zodat je deze direct na elkaar kunt afwerken. Ook hierbij leg je de door jou gemaakte conceptberichten
direct aan je manager voor. E-mailberichten die niet onmiddellijk beantwoord kunnen worden, kun je markeren,
bijvoorbeeld met opvolgingsvlaggetjes in verschillende kleuren.
4.
Onderzoek.
Dit zijn bijvoorbeeld grote projecten of onderwerpen die je manager met anderen moet bespreken. Deze stukken
voorzie je allemaal van een geplande afhandelingsdatum, die je vastlegt in een register. In dit register leg je ook
vast aan wie je de stukken eventueel hebt doorgestuurd. Dagelijks maak je een uitdraai van de documenten
waarop je die dag antwoord verwacht.
3.
Essentie van postbewaking
Het is belangrijk overzicht te houden, door bijvoorbeeld alle documenten goed te registeren. Let er daarbij op dat
je alleen die gegevens van de binnengekomen post registreert die gebruikt worden bij het terugzoeken of
archiveren van de stukken.
Maar: alleen registeren is niet voldoende. De essentie van postbewaking is: voortgangsbewaking en beheer.
Voortgangsbewaking
Echt bewaken van de post betekent: weten waar een document over gaat. Dat heeft twee voordelen:
1.
2.
Je kunt de documenten zo goed beheren en archiveren.
In de documenten tref je afspraken en actiepunten voor je manager aan. Je kunt je manager hierop
attenderen door deze punten te markeren. Ook kun je de punten op een actiepuntenlijst zetten en per
punt de afhandelingsdatum vermelden.
Archiveren en beheren
Zorg er liefst elke dag, maar in ieder geval elke week voor dat alle documenten zijn gearchiveerd, zowel fysiek als
digitaal. Zo behoort zoeken tot het verleden.