Leidraad

Leidraad programma werkverblijven aan buitenlandkantoren
1. Korte omschrijving
1.1.
Via het programma ‘werkverblijven aan buitenlandkantoren’ biedt het beleidsdomein
internationaal Vlaanderen (iV) in 2014 de mogelijkheid aan personeelsleden binnen de
Vlaamse overheid om gedurende een maand te werken vanuit één van haar
buitenlandkantoren in Europa, in het bijzonder voor zij die anders minder mogelijkheden
hebben voor een buitenlandervaring.
1.2.
Om deze mogelijkheid te promoten en te ondersteunen wordt er voorzien in een financiële
tussenkomst die een deel van de reis- en verblijfskosten vergoedt aan de entiteit van het
deelnemend personeelslid.
1.3.
Voor de deelname aan ‘werkverblijven aan buitenlandkantoren’ dienen personeelsleden zich
kandidaat te stellen via een uniforme procedure, waarbij zij geselecteerd kunnen worden,
rekening houdend met praktische randvoorwaarden.
2. Situering
2.1.
Met het programma ‘werkverblijven aan buitenlandkantoren’ wil iV een bijdrage leveren aan
de versterking van de affiniteit, expertise en ervaring van personeelsleden met de
internationale dimensie van hun beleidsveld, vanuit de overtuiging dat dit een meerwaarde
betekent voor de Vlaamse overheid.
Een kwaliteitsvol Vlaams beleid en bestuur is immers coherent met internationale kaders, in
overeenstemming met de EU-regelgeving ter zake, en houdt best rekening met goede
praktijken uit het buitenland. Personeelsmobiliteit - inclusief internationale ervaringen - kan
bovendien bijdragen tot de verdere ontwikkeling van de competenties van personeelsleden,
de interne capaciteitsopbouw en de innovatie van de organisatie, evenals de uitbreiding van
netwerkmogelijkheden en informatie-uitwisseling.
2.2.
Dit programma werd opgezet naar aanleiding van ‘modern HR-beleid’ binnen de doorbraak
‘slagkrachtige overheid’ van ‘Vlaanderen in Actie’ (ViA). In het kader van ‘modern HR-beleid’
werd personeelsmobiliteit als kernprioriteit aangeduid, waarbij ‘tijdelijke internationale
mobiliteit’ als deelproject werd geïdentificeerd.
3. Mogelijkheden
3.1.
Een uitgebreid werkverblijf aan een buitenlandkantoor van iV biedt de mogelijkheid aan een
personeelslid van de Vlaamse overheid om de volgende werkzaamheden uit te voeren:
- op een intensieve manier te werken aan een gezamenlijk dossier met de bevoegde
administratie(s) in een buurland;
- ter voorbereiding van een nieuw beleid, decreet, of concreet project te kijken naar goede
praktijken in andere landen, met bezoeken aan zowel de bevoegde administraties, als ook
aan middenveld- en vakorganisaties, adviesraden en denktanks, en met terreinbezoeken;
- een reeks contacten te leggen of dossiers te bespreken met multilaterale organisaties.
- mee te werken aan een project of evenement van een buitenlandkantoor.
De werkzaamheden tijdens een werkverblijf dragen uiteraard ook best bij tot de bredere
doelstellingen van de entiteit.
3.2.
Door een werkverblijf aan een buitenlandkantoor van iV blijft het personeelslid binnen het
reguliere kader van de Vlaamse overheid en het Vlaamse buitenlands beleid werken, wat de
mogelijkheid biedt om:
- binnen hetzelfde personeelskader te blijven, waardoor men bij voorbeeld via telewerken
ook nog deels regulier werk kan blijven opvolgen.
- beroep te doen op de ervaring en de contacten van het personeel op het
buitenlandkantoor, en deel te nemen en bij te dragen aan activiteiten van het
buitenlandkantoor.
- de banden tussen de buitenlandkantoren en de vakadministraties aan te halen: zo leren
de buitenlandkantoren beter wat er leeft binnen de vakadministraties en kunnen
vakadministraties meer doeltreffend beroep kunnen doen op de buitenlandkantoren;
4. Procedure
4.1.
De deelnemers worden aangeduid na een oproep tot kandidaatstelling en een
selectieprocedure. Bij de oproep zal tevens aangegeven worden of bepaalde
buitenlandkantoren specifieke opportuniteiten zien voor bepaalde beleidsvelden in hun
ambtsgebied.
4.2.
Iedere werknemer van elk niveau binnen de administratieve diensten van de Vlaamse
overheid kan een kandidatuur indienen voor een werkverblijf aan een buitenlandkantoor via
een specifiek inschrijvingsformulier, na goedkeuring van zijn of haar leidend ambtenaar.
4.3.
Via een formulier moet de kandidaat onder meer aangeven bij welk buitenlandkantoor binnen
Europa men een werkverblijf wenst en voor welke periode, evenals zijn of haar talenkennis,
een omschrijving van de beoogde werkzaamheden, motivatie, en ideeën over verdere
informatieverspreiding aan collega’s over het werk en de ervaring in het buitenland. Samen
met het inschrijvingsformulier moet ook het curriculum vitae van de kandidaat worden
opgestuurd.
4.4.
Het verblijft duurt in principe één maand. Van deze duurtijd kan worden afgeweken indien de
voorgestelde werkzaamheden dit vereisen. Akkoord van het betrokken buitenlandkantoor en
de entiteit van de kandidaat is hiervoor vereist. De duurtijd bedraagt in dit geval maximaal drie
maanden.
4.5.
De selectie van de kandidaten gebeurt door een jury met vertegenwoordigers vanuit het
beleidsdomein iV en desgevallend het Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO).
4.6.
Bij de selectie houdt de jury rekening met de volgende praktische randvoorwaarden:
- Het werkverblijf moet kunnen worden ingepast in de agenda en logistieke mogelijkheden
van het buitenlandkantoor.
- De kandidaat moet beschikken over een adequate talenkennis, i.e. voldoende kennis van
de taal van het land waar het buitenlandkantoor zich bevindt of minstens van een
internationale voertaal (veelal Engels of Frans) die gekend is in het land waar het
buitenlandkantoor zich bevindt.
- Er moeten nog voldoende financiële middelen beschikbaar zijn.
4.7.
Bij de selectie houdt de jury rekening met de beoordeling van de volgende elementen:
- De competenties en motivatie van de kandidaat.
- De kwaliteit, de meerwaarde en de haalbaarheid van de voorgestelde werkzaamheden.
- De voorstellen om de opgedane kennis en ervaring met collega’s te delen.
Er moet tevens voldaan zijn aan de vormvereisten: het specifieke inschrijvingsformulier moet
volledig worden ingevuld en ondertekend, ook door de leidend ambtenaar, en ingediend
worden binnen de vooropgestelde datum.
4.8.
Het betrokken buitenlandkantoor zal een advies verlenen over de kandidatuur. Dit advies zal
richtinggevend zijn voor de jury, in het bijzonder voor de praktische voorwaarden (zie 4.3)
maar ook voor de inschatting van de voorgestelde werkzaamheden.
4.9.
Eens de jury een finale selectie heeft gemaakt uit de verschillende kandidaturen, zullen de
kandidaten worden geïnformeerd. De effectieve deelnemers kunnen vervolgens rechtstreeks
contact opnemen met het betrokken buitenlandkantoor voor de verdere praktische en
logistieke regeling (werkplaats op het buitenlandkantoor, beschikbaarheid ICT, informatie
werking buitenlandkantoor, mogelijke informatie verblijfsadressen, enzovoort).
5. Buitenlandkantoren in Europa
5.1.
In het programma voor 2014 worden enkel buitenlandkantoren in aanmerking genomen
binnen de Europese Unie.
5.2.
In een buitenlandkantoor in Europa kunnen personeelsleden werken bij de volgende entiteiten
van het beleidsdomein internationaal Vlaanderen: het Departement internationaal Vlaanderen
(DiV), het Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen (FIT) en het agentschap
Toerisme Vlaanderen (TVL). De deelnemer aan het programma kan een werkplek
toegewezen krijgen bij elk van die entiteiten binnen een bepaald buitenlandkantoor in functie
van de beschikbare plaats en van het inhoudelijke verband tussen de voorgestelde
werkzaamheden en de kerntaken van elke entiteit. Indien een deelnemer vooral rond
economische zaken zal werken, kan de voorkeur uitgaan naar een werkplek bij FIT; als er een
link is met toerisme (cultuur/erfgoed, sport/recreatie, …) kan een plaatsing bij TVL nuttig zijn;
voor de meeste beleidsvelden zal DiV als ‘generieke’ dienst echter meestal aangewezen zijn.
5.3.
In de volgende steden stelt het beleidsdomein internationaal Vlaanderen in 2014 zijn
buitenlandkantoren open:
-
Barcelona (Spanje): FIT
Berlijn (Duitsland): DiV, FIT
Bordeaux (Frankrijk): FIT
Den Haag (Nederland): DiV
Edinburgh (V.K.): FIT
Keulen (Duitsland): FIT
Ljubljana (Slovenië): FIT
-
Londen (V.K.): DiV
Madrid (Spanje): DiV, FIT
Milaan (Italië): TVL
Parijs (Frankrijk): DiV, FIT, TVL
Rijsel (Frankrijk): FIT
Warschau (Polen): DiV, FIT
Wenen (Oostenrijk): DiV
6. Financiering
6.1.
In het programma wordt voorzien in een financiële tussenkomst die een deel van de reis- en
verblijfskosten vergoedt aan de entiteit van het deelnemend personeelslid. Het gaat daarbij
om een vast bedrag voor de reiskost en een bedrag voor de verblijfskost in functie van de
duur en de plaats van het werkverblijf. De entiteit van het deelnemend personeelslid staat in
voor de financiering van de bijkomende reis- en verblijfskosten, volgens eigen interne regels,
evenals voor de verdere uitbetaling van het regulier salaris van de deelnemer.
6.2.
Als financiële tussenkomst voor de reiskost wordt er 50€ voorzien per werkverblijf in Den
Haag, Keulen, London, Parijs en Rijsel, en wordt er 200€ voorzien per werkverblijf in
buitenlandkantoren op andere locaties.
6.3.
Voor de financiële tussenkomst voor de verblijfskost wordt een onderscheid gemaakt tussen
de verblijfskost tijdens de eerste maand en de verblijfskost tijdens de eventueel bijkomende
maanden. Indien men één maand blijft, is men meestal aangewezen op een hotel met hogere
verblijfskosten, terwijl men voor een langere periode kan verblijven in een studio, appartement
of een andere verblijfplaats met lagere verblijfskosten.
6.3.1.
De financiële tussenkomst voor de verblijfskost voor de eerste maand is gebaseerd op de
voor elk land specifiek vastgestelde dagelijkse maximale hotelkosten voor de Vlaamse
overheid, maal dertig [om tot een maandbedrag te komen] en wordt vervolgens gedeeld door
twee [het programma voorziet slechts in een gedeeltelijke tussenkomst] en afgerond tot
honderdtallen.
Voorbeeld:
6.3.2.
De financiële tussenkomst voor de verblijfskost voor eventueel bijkomende maanden is
gebaseerd op de principes zoals gehanteerd bij de subsidiëring van stages bij internationale
organisaties (VR/2011/18.02/doc.0118).
Daarbij is er 1.000€ voorzien per maand,
vermenigvuldigd met een factor die specifiek is vastgesteld voor elke land op basis van de
VN-index voor levenskosten. Dat bedrag wordt vervolgens gedeeld door twee en afgerond tot
tientallen.
Voorbeeld:
6.4.
Madrid: 125€/dag x30 = 3.750€ :2 = 1.875€ ≈ 1.900€
Londen: 179€/dag x30 = 5.370€ :2 = 2.685€ ≈ 2.700€
Madrid: 923€ :2 = 461,5€ ≈ 460€
Londen: 1.141€ :2 = 570,5€ ≈ 570€
Hieronder staan voor elk buitenlandkantoor de bedragen in euro weergegeven van de
financiële tussenkomst voor de verblijfskosten voor de eerste en voor de eventuele
bijkomende maanden in respectieve volgorde:
-
Barcelona (Spanje): 1.900 // 460
Berlijn (Duitsland): 1.700 // 440
-
Bordeaux (Frankrijk): 2.300 // 510
Den Haag (Nederland): 2.400 //470
-
Edinburgh (V.K.): 2.700 // 570
Keulen (Duitsland): 1.700 // 440
Ljubljana (Slovenië): 2.000 // 430
Londen (V.K.): 2.700 // 570
Lyon (Frankrijk): 2.300 // 510
Madrid (Spanje): 1.900 // 460
Milaan (Italië): 2.100 // 490
-
Oslo (Noorwegen): 2.800 // 530
Parijs (Frankrijk): 2.300 // 510
Rijsel (Frankrijk): 2.300 // 510
Rome (Italië): 2.100 // 490
Stockholm (Zweden): 3.100 // 500
Warschau (Polen): 2.200 // 410
Wenen (Oostenrijk): 2.000 // 490
6.5.
Voorbeelden voor de totale financiële tussenkomst vanuit het programma:
Werkverblijf 2 maanden Madrid: 200€ [reiskost] + 1.900€ [verblijfskost eerste maand] +
460€ [verblijfskost tweede maand] = 2.560€
Werkverblijf 3 maanden Londen: 50€ [reiskost] + 2.700€ [verblijfskost eerste maand] +
570€ x2 [verblijfskost tweede en derde maand] = 3.890€
6.6.
De overdracht van de middelen zal gebeuren via een herverdelingsbesluit in het najaar 2014.
Daarom is het noodzakelijk dat de nodige gegevens met betrekking tot begrotingsartikels en
basisallocaties worden aangegeven op het inschrijvingsformulier.
7. Aansturing
7.1.
De deelnemer blijft ressorteren onder zijn of haar hiërarchische overste en kan dus
opdrachten en instructies blijven ontvangen vanuit zijn of haar entiteit. De werkzaamheden
zoals voorgesteld in de kandidatuur blijven echter steeds de kerntaak van de deelnemer
uitmaken.
7.2.
De deelnemer handelt binnen het kader van het buitenlandkantoor met respect voor de
interne afspraken en staat onder het (diplomatieke) gezag van het hoofd van het
buitenlandkantoor, hetzij de Vertegenwoordiger van de Vlaamse Regering (DiV), de Vlaams
Economisch Vertegenwoordiger (FIT) of de Directeur van Toerisme Vlaanderen. De
deelnemer houdt tevens rekening met de bredere belangen van Vlaanderen in het buitenland
en werkt vanuit dit principe actief mee als deel van het team.
7.3.
Het hoofd van het buitenlandkantoor kan de deelnemer vragen om in het kader van de
werkzaamheden van het buitenlandkantoren ad hoc opdrachten uit te voeren. De deelnemer
brengt zijn of haar hiërarchische overste hiervan op de hoogte. De werkzaamheden zoals
voorgesteld in de kandidatuur blijven echter steeds de kerntaak van de deelnemer uitmaken.
7.4.
De deelnemer staat in voor de regelmatige communicatie over zijn werkzaamheden aan zijn
of haar entiteit en aan de relevante personen binnen het buitenlandkantoor. Alle betrokkenen
hebben oog voor overleg en afstemming tussen elkaars werkzaamheden.
8. Aanbevelingen inzake administratieve regeling
8.1.
Elke entiteit heeft de vrijheid om het werkverblijf van zijn of haar personeelslid te regelen
volgens eigen interne regels op administratief en financieel vlak. Het beleidsdomein
internationaal Vlaanderen geeft hieronder echter wel een aantal aanbevelingen mee.
8.2.
De financiële tussenkomst vanuit het programma is opgezet als een gedeeltelijke financiering
van de reis- en verblijfskosten, waarbij de entiteit van het deelnemend personeelslid instaat
voor de financiering van de bijkomende reis- en verblijfskosten.
8.2.1.
Men kan de werkbezoeken kwalificeren als buitenlandse dienstreizen, wat dus ook de
toekenning inhoudt van reiskosten, logements- en dagvergoedingen. Deze vergoedingen
werden echter wel opgezet met het oog op een kortstondig verblijf in het buitenland en niet
voor langdurige verblijven zoals voorgesteld in dit kader. Een uitbetaling van de voorziene
maximale logementsvergoeding en dagvergoeding kan voor een langdurig verblijf hoog
oplopen, en niet meer in verhouding staan tot de werkelijke kost, vermits ook het reguliere
salaris nog zou worden doorbetaald.
8.2.2.
Men kan daarom overwegen om tijdelijk de administratieve standplaats van het deelnemend
personeelslid formeel te wijzigen. Op die manier kan er geen sprake zijn van een dienstreis
met de daaraan verbonden vergoedingen, en kan er evenmin aanspraak gemaakt worden op
weekendvergoedingen (tenzij er uiteraard effectief weekendwerk geleverd is volgens de
overeenkomstige reglementen).
8.2.3.
Bij een standplaatswijziging moet er tevens vooraf een duidelijke afspraak of overeenkomst
worden gemaakt tussen het deelnemend personeelslid en zijn of haar entiteit, waarbij de
entiteit zich engageert om de reële, aantoonbare meerkost van het werkverblijf te vergoeden.
Dit omvat dan minstens de verblijfskost (hotel, studio, … beperkt tot een bepaald
maximumbedrag), het lokaal woon-werkverkeer en de internationale reiskosten (éénmalige
heen- en terugreis, verplaatsingen bij omstandigheidsverlof (huwelijk, overlijden, …) of voor
professionele doeleinden (overleg met entiteit, …).
8.2.4.
Er wordt aanbevolen dat de entiteit van het deelnemend personeelslid een voorschot
overmaakt net voor zijn of haar vertrek, dat minstens overeenkomt met het bedrag ten belope
van de financiële tussenkomst vanuit het programma. De aantoonbare meerkost van het
werkverblijf – voor minstens de verblijfplaats, het lokaal woon-werkverkeer en de
internationale reiskost – dient de betrokken entiteit vervolgens bij te passen en aan de
deelnemer te vergoeden. In de omzendbrief over vergoedingen voor buitenlandse
dienstreizen (DVO/BZ/P&O/2009/12) staat aangestipt dat het personeelslid recht heeft op een
voorschot ten bedrage van 75% van de totale geraamde kosten, indien deze de kosten eerst
zelf betaalt.
8.3.
Op het vlak van verzekeringen voor het deelnemend personeelslid, is de meest praktische
werkwijze dat zijn of haar entiteit voor de duur van de periode van het werkverblijf een
reisverzekering afsluit, die zoals voor reguliere dienstreizen de volgende elementen omvat:
een personenverzekering (omvat repatriatieverzekering), een bagageverzekering en optioneel
een verzekering voor elektronisch materiaal.