Financieel Protocol der studievereniging Machiavelli

Financieel Protocol der
studievereniging
Machiavelli
Opgesteld door:
Timothy Abraham penningmeester 2012-2013
Artikel 1: Toepassing van dit Protocol
1.1 Op het geldelijk beheer van de vereniging zijn in eerste instantie
het Huishoudelijk Reglement en de Statuten van studievereniging
Machiavelli van toepassing.
1.2 Een bepaling in dit Protocol dat in strijd is met één of meerdere
bepalingen uit het Huishoudelijk Reglement of de Statuten van de
vereniging verliest haar werking op het moment dat de
desbetreffende bepalingen in het Huishoudelijk Reglement of de
Statuten in werking treden.
1.3 De Penningmeester dient dit Protocol ten allen tijde na te streven.
Artikel 2: Declaratiemogelijkheden
2.1 Een declaratie wordt door de Penningmeester alleen in
behandeling genomen indien een ingevuld declaratieformulier is
ingeleverd.
2.2 Het declaratieformulier is altijd aangevuld met bonnen, facturen
of afschriften. Kopieën zijn toegestaan.
2.3 Het declaratieformulier dient te worden ondertekend ter
accordering door de Penningmeester.
2.4 Bonnen, facturen of afschriften dienen binnen 60 dagen te
worden ingeleverd bij de Penningmeester, anders wordt de
declaratie niet in behandeling genomen.
2.5 Declaraties worden uitbetaald via de bankrekening van de
vereniging.
2.6 Declaraties dienen binnen drie weken te zijn goed- of afgekeurd
inclusief uitbetaling van het verschuldigde bedrag. Indien de
declaratie is afgekeurd wordt de indiener hiervan binnen vier weken
na indienen op de hoogte gesteld.
2.7 De Penningmeester heeft het recht van artikel 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5
en 2.6 af te wijken. Bij een afwijking wordt het verenigingsbestuur
voorafgaand de afwijking op de hoogte gesteld.
2
Artikel 3: Het Bestuur
3.1 Het Bestuur kan kosten bij de vereniging declareren zolang deze
kosten zijn gemaakt bij het uitoefenen van haar functie.
3.2 De Penningmeester bepaalt in alle gevallen of de gemaakte kosten
redelijk zijn. Als dit naar zijn/haar mening niet het geval is kan de
Penningmeester van artikel 3.1 afwijken. Bij een afwijking wordt het
verenigingsbestuur voorafgaand de afwijking op de hoogte gesteld.
3.3 Aangezien financiële transacties enkel door de Penningmeester
worden uitgevoerd, dienen financiële beloftes, die niet binnen het
communicatiebereik van de Penningmeester vallen, ten allen tijde
met de Penningmeester besproken te worden.
3.4 Indien de voorheen genoemde communicatie per elektronische
post wordt verzonden dient de Penningmeester altijd in cc te staan.
3.5 Indien er word afgeweken van artikel 3.3 en 3.4 dient het
betrokkene bestuurslid verantwoording af te leggen tijdens een
bestuursvergadering waarom er voor deze manier van handelen
gekozen is. Afwijken van artikel 3.4 wordt enkel toegelaten als er
sprake is van vertrouwelijke informatie tussen het bestuurslid en de
betrokkene.
Artikel 4: De leden
4.1 Leden kunnen, indien zij kosten hebben gemaakt in het belang
van de vereniging, declareren bij de Penningmeester.
4.2 Kosten gemaakt voor persoonlijk gewin, en niet dat van de
vereniging, kunnen niet worden gedeclareerd.
4.3 Aangezien declaraties enkel door de Penningmeester worden
uitbetaald, dienen declaratiemogelijkheden, die niet binnen het
communicatiebereik van de Penningmeester vallen, ten allen tijde
met de Penningmeester besproken te worden.
4.4 De Penningmeester bepaalt in alle gevallen of de gemaakte kosten
redelijk zijn. Als dit naar zijn/haar mening niet het geval is kan de
Penningmeester van artikel 4.1 en 4.2 afwijken. Bij een afwijking
wordt het verenigingsbestuur op de hoogte gesteld.
3
Artikel 5: Organen van de vereniging
5.1 De commissie Onderwijs, de commissie Politieke activiteiten, de
verscheidene commissies van de coördinator Internationaal, de
commissie Sociale activiteiten en de derde dinsdag commissie kunnen
slechts kosten declareren die zijn gemaakt bij het uitoefenen van
haar taken.
5.2 Elk van de voorheen genoemde commissies heeft recht op twee
maal een declaratie van maximum €10,- per persoon bij het
benuttigen van een maaltijd ter bevordering van de sociale cohesie
binnen de commissie. Enkel personen die lid zijn van de voorheen
genoemde commissies maken hier recht op, een lijst van deze
personen dient op voorhand te worden ingediend bij de
Penningmeester.
5.3 Indien nieuwe commissies worden geïnstalleerd bepaalt de
Penningmeester welke kosten wel en niet kunnen worden
gedeclareerd door deze commissies.
5.4 De Penningmeester bepaalt in alle gevallen of de gemaakte kosten
redelijk zijn. Als dit naar zijn/haar mening niet het geval is kan de
Penningmeester van artikel 5.1, 5.2 en/of 5.3 afwijken. Bij een
afwijking wordt het verenigingsbestuur op de hoogte gesteld
voorafgaande de beslissing.
Artikel 6: Geldelijk beheer
6.1 Alleen de Penningmeester heeft toegang tot de bankrekening en
kan betalingen verrichten.
6.2 Bij het door noodzaak niet kunnen voldoen aan artikel 6.1 is er de
mogelijkheid de toegang tot de bankrekening en bevoegdheid tot
betaling over te dragen aan het voorheen op de hoogte gesteld
bestuurslid, die een diepere kennismaking heeft in de
penningmeester zijn taken. Alleen de Penningmeester heeft de
mogelijkheid zijn bevoegdheden over te dragen en is verplicht bij
overdracht de Kascontrole-commissie en het bestuur op de hoogte te
stellen.
6.3 Bij verplichtingen die worden aangegaan voor meer dan een jaar
worden de leden tijdens een Algemene ledenvergadering op de
hoogte gesteld alvorens het besluit definitief is.
4
6.4 De bankafschriften van de vereniging dienen digitaal of hardcopy
te worden bijgehouden.
6.5 De Penningmeester moet ten allen tijde informatie kunnen
verstrekken aan de Kascontrole-commissie, indien deze commissie
hier om vraagt.
6.6 De Penningmeester streeft ernaar contante opname van geld te
voorkomen. Indien contant geld wordt opgenomen bij de bank dient
hiervan een kasboek te worden bijgehouden.
6.7 Bij contante opname van meer dan €450,- dient de Kascontrolecommissie op de hoogte te worden gesteld. Hiervan kan de
Penningmeester niet afwijken.
6.8 De Penningmeester heeft niet de bevoegdheid af te wijken van
hetgeen in dit artikel is bepaald. De Kascontrole-commissie dient
nauwgezet te controleren of de in dit artikel bepaalde richtlijnen zijn
nagekomen.
Artikel 7: De Kascontrole-commissie
7.1 De Kascontrole-commissie heeft het recht ieder moment van het
jaar informatie op te vragen bij de Penningmeester ten behoeve van
de uitvoering van haar taken.
7.2 De Kascontrole-commissie doet schriftelijk en persoonlijk verslag
aan de Algemene ledenvergadering van haar bevindingen tijdens de
kascontrole.
Artikel 8: Slotbepalingen
8.1 Dit Protocol treedt in werking, indien het na de eerstkomende
Algemene ledenvergadering wordt aanvaard.
8.2 Dit Protocol kan worden gewijzigd door een meerderheid van de
Algemene ledenvergadering, zoals bepaald in het Huishoudelijk
Reglement en de Statuten.
8.3 Dit Protocol wordt aangehaald als: Financieel Protocol.
5