2. Financieel jaarverslag OR 2009-2010

Verslag jaarvergadering Medenzeggenschapsraad en Ouderraad Woutertje Pieterse,
verslagjaar 2009 – 2010
Datum: 11 november 2010
Aanwezig
Voorzitter: Joris Vijverberg (voorzitter MR)
Secretaris: Eric Mekenkamp (secretaris MR)
Ouders en leerkrachten: 26 personen
1. Opening
Alle vergaderstukken (agenda, financieel jaarverslag OR, jaarrekening 2009 – 2010,
begroting 2010 – 2011, jaarverslag MR 2009 – 2010) zijn van te voren per mail aan alle
ouders gestuurd.
Joris opent de vergadering. Hij verwoordt het gevoel van vele ouders blij te zijn dat de
vergadering in een bijna geheel nieuwe (vernieuwde) school kan plaatsvinden. Hij heet
iedereen van harte welkom en is blij met het relatief grote aantal aanwezigen.
Opgemerkt wordt dat goedkeuring van het verslag van de afgelopen jaarvergadering niet op
de agenda staat. Deze wordt toegevoegd en zal als punt 8 worden behandeld.
2. Financieel jaarverslag OR 2009-2010
De penningmeester van de OR, Robert Jan Roodzand, geeft toelichting op het financieel
jaarverslag van de OR. Het financiële verslag bestaat uit twee delen: A geeft verslag van de
Overblijfadministratie (verplichte deel van de ouderbijdrage), B geeft verslag van de
activiteiten (vrijwillige bijdrage).
Het toegestuurde verslag wordt mondeling toegelicht. Veel uitleg staat in het financiële
jaarverslag beschreven. Hier worden alleen de onderwerpen beschreven waarover vragen
zijn gesteld en waarop een extra toelichting is gegeven.
De ouderbijdrage was in 2009-2010: € 100,= voor het verplichte deel, minimaal € 60,= voor
het vrijwillige deel (bedoeld voor alle activiteiten waar leerlingen aan mee kunnen doen).
Deel A:
Inkomsten
Het verplichte deel is voor 357,8 leerlingen betaald. Dit is geen rond aantal, omdat een aantal
leerlingen niet het hele jaar op school hebben gezeten (later ingestroomd of tijdens het
schooljaar van school gegaan). Voor deze leerlingen hoeft dan niet het hele bedrag betaald
te worden. Enkele ouders waren niet in staat om het verplichte deel te betalen. In overleg met
de penningmeester en de directie is met 8 ouders kwijtschelding van het verplichte deel
afgesproken. Ondanks 2 schriftelijke herinneringen en minimaal één mondeling contact is
toch nog door ouders van 10 leerlingen niet betaald. Door persoonlijke omstandigheden van
de penningmeester is er geen incassobureau ingeschakeld en door de directie contact
opgenomen met deze ouders. Geen van de betreffende ouders heeft eerder niet betaald.
Er is net als vorig jaar een discussie over de niet betalende ouders die geen regeling met de
penningmeester hebben getroffen. De mogelijkheid om een incassobureau in te schakelen
moet open blijven. Het is een extreem middel, maar de investering is het waard om het
verplichte deel van de bijdrage te kunnen innen. Met meerderheid van de stemmen wordt
afgesproken om de huidige procedure nog wat aan te vullen:
Om het verplichte deel van de bijdrage te ontvangen zullen 2 brieven gestuurd worden
(één herinneringsbrief). Als daarna nog niet betaald is, zal er twee maal mondeling met
de ouders contact worden gezocht. De eerste keer door de penningmeester. De tweede
1/5
keer zal Peter Bosman de ouders aanspreken. Mocht dit niet voldoende zijn, behoudt
de penningmeester de mogelijkheid om een incassobureau in te schakelen.
De afgelopen tijd werd reeds in de eerste brief aangegeven dat bij het niet betalen van het
verplichte deel een incassobureau ingeschakeld kan worden. Door ouders wordt aangegeven
dat deze verwijzing in de eerste brief erg dwingend overkomt. Het is echter wel effectief
gebleken, omdat er daardoor meer ouders direct hebben betaald dan voordat deze zin was
opgenomen. De nieuwe penningmeester zal afweging maken of hij dit wel of niet in de eerste
brief zal opnemen (actie penningmeester OR).
Sommige ouders geven bij het overboeken niet duidelijk aan voor welke leerling de bijdrage
betreft. Hierdoor is het soms erg moeilijk te achterhalen voor welke leerling(en) de
overgemaakte bijdrage is. Penningmeester vraagt daarom om altijd naam en groep bij het
overmaken aan te geven!
Een ouder geeft aan dat zijn kind per januari op school was gekomen en hij direct een
aanmaning kreeg voor het betalen van het hele bedrag van de ouderbijdrage. Dit was slecht
gevallen. Penningmeester vindt het vervelend dat dit gebeurd is en legt uit hoe dit gebeurd
kon zijn. Hij hoopt dat dit niet nog een keer zal voorkomen. Afspraak wordt gemaakt dat bij
het uitsturen van de brief over de ouderbijdrage een zin opgenomen zal worden dat wanneer
een leerling later op school komt, naar rato de bijdrage betaald kan worden (actie
penningmeester OR).
Uitgave overblijven
Het contract met B4Kids is onduidelijk wat betreft de uiteindelijk te betalen kosten. Bovendien
zijn de facturen niet in detail gespecificeerd. Het is daardoor onduidelijk of er wel of niet voor
dagen betaald wordt waarop er geen school was. Afgelopen jaar is na discussie met B4Kids
nog een deel van de uitgave teruggekregen. Mogelijk dat dit nu weer kan gebeuren.
Afgesproken wordt dat de penningmeester van de OR ook dit jaar met B4Kids hierover zal
spreken (actie Penningmeester OR).
Deel B:
Ook bij het vrijwillige gedeelte hebben enkele ouders niet betaald. Opvallend daarbij was dat
ouders van 3 leerlingen uit groep 8 de bijdrage niet hebben betaald. Ook hierover wordt
gediscussieerd. Er wordt vooral gesproken over op welke manier de ouders bewogen kunnen
worden om toch dit deel van de bijdrage te betalen. In het uiterste geval kunnen de kinderen
het meedoen aan de activiteiten worden ontzegd. De algemene meerderheid vindt dat een
kind niet gestraft mag worden voor het feit dat de ouders niet betalen. Afgesproken wordt dat
in de procedure voor het innen van het verplichte deel van de bijdrage ook dit deel
meegenomen blijft worden. Incasso is bij dit (vrijwillige) gedeelte niet mogelijk. Voor de
bijdrage voor het kamp in groep 8 zal ook Peter Bosman indien nodig ingeschakeld worden.
Één vraag wordt gesteld over het financiële verslag:
- Waar is de € 1000,= aan kopieerkosten aan besteed? Dit is een bijdrage vanuit de
OR aan de druk- en kopieerkosten van de school. Onder andere voor de schoolgids
en informatieboekje.
Kascommissie
De kascommissie heeft de administratie van de penningmeester gecontroleerd. Dit is door
middel van steekproeven gebeurd. De kascommissie is tevreden over de boekhouding en
gaat akkoord met het jaarverslag. Zij adviseren daarom decharge van de penningmeester. De
penningmeester wordt door de vergadering gedechargeerd.
Robert Jan stopt als penningmeester van de OR. Hij blijft nog wel in de OR actief. Peter
Bosman neemt daarom het woord en bedankt Robert Jan voor zijn werk van de afgelopen
jaren als penningmeester van de OR. Hij heeft een erg mooi administratiesysteem ontwikkeld,
waarmee de boekhouding overzichtelijk kan worden bijgehouden. De nieuwe penningmeester
komt daarmee in een gespreid bedje. Peter Bosman overhandigt Robert Jan een kado als
dank.
2/5
3. Nieuwe leden OR / ouderinzet
Gise Wit neemt als voorzitter van de OR het woord. Hij vertelt enthousiast over de OR en hoe
leuk het is om met elkaar alle activiteiten te organiseren. De OR komt circa 6 á 7 maal per
jaar bijeen om alles met elkaar af te stemmen. De OR bestaat uit 10 leden (2 teamleden en 8
ouders). Er zijn het afgelopen jaar 2 nieuwe leden bijgekomen, maar er is ruimte voor nog
enkele nieuwe OR-leden. OR is dan ook opzoek naar nieuwe leden. Gise roept de ouders op
zitting te nemen in de OR.
De OR maakt veel gebruik van ouders die bij allerlei activiteiten helpen. Dat loop allemaal
goed.
Vanuit de ouders wordt de opmerking gemaakt dat de communicatie rondom activiteiten
soms onduidelijk is. Het is niet altijd duidelijk of informatie over activiteiten van de leerkracht,
vanuit school of vanuit de OR afkomstig is. Het loopt soms via, via en niet altijd is duidelijk
wat van ouders verwacht wordt, wanneer er iets gedaan moet worden, wat er precies moet
gebeuren en hoeveel tijd dat dan kost. Gise Wit geeft aan dat het niet altijd mogelijk is om
precies aan te geven wat er moet gebeuren en hoeveel tijd het kost, omdat op het moment
van communicatie nog niet alles in detail is uitgewerkt. Ook is het erg lastig om direct met alle
ouders vanuit de OR te communiceren, omdat de OR niet een actueel overzicht heeft van alle
e-mail adressen. Het is erg lastig dat goed up to date te houden. Daarom wordt gekozen om
via Peter Bosman en het Informatiebulletin te communiceren. Afgesproken wordt om
voortaan altijd een contactpersoon vanuit de OR bij de communicatie te vermelden
zodat eventuele vragen direct gesteld kunnen worden (actie OR).
4. Nieuwe penningmeester OR
Zoals gezegd neemt Robert Jan Roodzand afscheid als penningmeester. Ewald Faber wordt
voorgesteld als nieuwe penningmeester. De vergadering gaat met algemene stem akkoord
met benoeming van Ewald als nieuwe penningmeester van de OR.
5. Jaarverslag MR
Joris vertelt in het kort dat de MR zich in het algemeen met drie zaken bezig houdt:
 Formele besluiten die MR moet nemen over bijvoorbeeld beleid van de school,
schoolreglement e.d.
 Adviesrecht, t.a.v. taakverdeling, verbouwing/nieuwbouw, e.d.
 Ongevraagd advies aan de school over alle onderwerpen die de MR (ouders en
team) van belang achten.
De activiteiten van afgelopen jaar zijn in het jaarverslag na te lezen. Enkele vragen worden
gesteld:
 Wat is er gebeurd met de eerste twee adviezen uit het verslag (evaluatie schooljaar
2008-2009, schoolmethoden op de website). Deze zijn niet direct opgevolgd. Wel
staan de belangrijkste onderdelen uit de evaluatie en de schoolmethoden in de
schoolgids (via de website van WP te vinden).
 Wie bepaald waar adviezen over gaan, een onderwerp zoals “pesten op school”
wordt gemist? Alle onderwerpen kunnen bij de MR aan de orde komen. De MR-leden
zelf letten op signalen van de ouders, maar onderwerpen kunnen ook bij de MR
aangemeld worden (via de secretaris of via overige leden van de MR). Het voorbeeld
van pesten wordt regelmatig door de MR besproken. De vergaderingen van de MR
zijn ook openbaar. Een ieder die een onderwerp aan de orde wilt brengen kan dus
ook naar een MR-vergadering toekomen. De data wanneer MR-vergaderingen
plaatsvinden staan in de jaaragenda van de MR. Deze is op de website van WP te
vinden.
 Het is niet voor iedereen duidelijk wie in de MR zit. Het zou handig zijn als een foto
van ieder MR-lid op de website of op school komt. De MR zal dit in de volgende MR
vergadering bespreken (actie MR).
3/5

Gevraagd wordt of het jaarverslag van de MR en de OR eerder verstuurd kan
worden, zodat een ieder zich eerder kan voorbereiden. Afgesproken wordt dat het
jaarverslag van de MR en OR eerder wordt verstuurd dan voorheen.
6. Begroting 2010 - 2011
Ewald Faber ligt kort de nieuwe begroting toe. De begroting is gebaseerd op basis van de
voorgaande begrotingen en financiële verslagen. De begroting is door Ewald samen met
Robert-Jan opgesteld.
Belangrijke aspecten van de begroting zijn:
 Verwacht was dat de kosten van het overblijven zouden stijgen door een hogere
uurprijs (een stijging van € 23,= naar € 24,=. ). Op basis van de eerste facturen lijkt
nu dat de uurprijs gelijk is gebleven. Dit kan een meevaller worden.
 Grote uitgaven zijn dit jaar:
o Bijdrage aan de openingsweek van € 2.500,=. Dit komt uit de
schoolfondsreservering.
o Openingsweek t-shirts, € 2.070,=
o Bijdrage aan schoolreizen is 10% per kind verhoogd, omdat de kosten voor
de schoolreizen zijn gestegen.
 Schoolfonds is € 25.000,=. € 2.500,= wordt besteed aan de openingsweek, de
overige € 22.500,= wordt besteed aan het Terraplein. Daarmee komt de
schoolfondsreservering op 0.
De OR stelt voor om het verplichte deel van de ouderbijdrage met € 5,= te verhogen van
€ 100,= naar € 105,= per kind. Om de jaarlijkse ouderbijdrage niet in zijn geheel te laten
verhogen, stelt de OR voor om het vrijwillige deel van de ouderbijdrage te verlagen van
€ 60,= naar € 55,= per kind. In totaal wordt daarmee de ouderbijdrage € 160,= per kind.
Daarbij blijft het natuurlijk de ouders vrij om wat extra’s over te maken!
De wijzigingen op de ouderbijdrage wordt met algemene stem aangenomen.
7. Stand van zaken Terraplein
Peter Bosman ligt kort de status toe. Tot nu toe is € 110.000,= toegezegd. Om alles aan te
kunnen leggen zoals gewenst is er € 140.000,= nodig. Er zullen dus keuzes gemaakt moeten
worden wat niet meteen aangelegd wordt. Het Terrateam zal hierover nog een besluit nemen.
Er wordt zoveel als mogelijk materialen hergebruikt. Bijvoorbeeld materialen die van de
nieuwbouw zijn overgebleven en materialen die aan de ouders gevraagd wordt (infobulletin).
De aanleg is nog niet begonnen, omdat nog niet alle vergunningen binnen zijn. WP is
onderdeel van een gemeentelijk monumentaal gebied. Veranderingen zijn daardoor
vergunningplichtig. Bovendien is het plaatsen van een container t.b.v. de speelheuvel
vergunningplichtig. De vergunningen zijn wel tijdig aangevraagd, maar er is een “zienswijze”
ingediend. Daardoor moet er een extra procedure doorlopen worden. Dat kost meerdere
weken. Er is overleg geweest met de indiener van de zienswijze. Hij houdt niet meer vast aan
zijn bezwaar, maar trekt deze ook niet in. De procedure moet dus doorlopen worden. De
vergunning zal naar verwachting afgegeven worden. Schatting is dat eind 2010 gestart kan
worden met de bouw. Ondertussen wordt uitgezocht of er al werkzaamheden eerder kunnen
beginnen.
8. Verslag jaarvergadering MR/OR 2008 – 2009
Er zijn geen opmerkingen. Verslag wordt met dank aan Marleen Peters (notuliste)
goedgekeurd.
9. Onderwijsvisie WP
René Kemper en Kees Nelisse hebben het leerkrachtenteam begeleid in de sessies om te
komen tot een vernieuwde visie van de WP. Zij geven een presentatie over:
4/5




Toelichting verschil Missie en Visie
Inzicht in wat de afgelopen weken met het team is gedaan
Concept visie statements
Mening van de ouders
De huidige visie is alweer 8 jaar oud, het is daarom tijd om de visie opnieuw onder de loep te
nemen.
Met het team zijn twee intensieve sessies geweest. In deze sessies, met huiswerk
tussendoor, zijn nu vier Visiestatements geformuleerd. Deze statements geven weer waar de
school voor moet staan. Deze concept visiestatements zijn nog niet met het team besproken,
maar worden wel alvast aan de ouders gepresenteerd. Er wordt hierover levendig en
uitvoering met de ouders gediscussieerd. Niet alles kan worden besproken. Afgesproken
wordt dat, wanneer de visiestatements door het leerkrachtenteam zijn vastgesteld en wat
verder zijn uitgewerkt, tijdens een MR-vergadering dit onderwerp uitgebreid verder besproken
wordt. Hiervoor zal extra gecommuniceerd worden richting de ouders, zodat veel ouders
aanwezig kunnen zijn om mee te discussiëren over de vernieuwde visie. (actie MR)
De vervolg stappen zijn:
 Vaststellen definitieve missie en visie
 Informeren van de ouders
 Kernwaarden bepalen
 Ambitie en kritische succesfactoren bepalen
 Vaststellen van doelstellingen
 Uitwerken strategiescenario’s (hoe worden de doelstellingen bereikt).
Rondvraag
Door de discussie over de Visie is de vergadering een half uur uitgelopen. Er is nog 1 vraag:

Waarom zijn luizencapes niet verplicht? Ouders vinden het erg belangrijk dat kinderen
hun jassen in luizencapes ophangen, om zo luizen tegen te gaan. Peter Bosman en MR
nemen dit mee in de volgende MR-vergadering. (actie MR)
5/5