Extra Algemene ledenvergadering d

Extra Algemene ledenvergadering d.d 14 mei 2009.
Aanwezige bestuursleden: Edwin Muilwijk (voorzitter), Gijs Klop (penningmeester), Johan Blokland
(secretaris), Gert den Dunnen (wedstrijdcommissie), Corrie van Buren (ledenadministratie), Timo de
Vos (algemene zaken), Janet van Andel (barcommissie/notulist).
Afwezige bestuursleden: Daphne de Haan (jeugdcommissie) en Kees Swets (baan/parkcommissie)
Nelleke den Dunnen en Chris van Andel zijn afwezig met kennisgeving.
De voorzitter opent de vergadering om 20.09 uur en loopt met de 28 aanwezige (bestuurs)leden de
agenda door. Door hem zullen de plannen worden toegelicht. De penningmeester zal vervolgens een
toelichting geven op de financiële consequenties van de plannen. Uiteindelijk zal er een stemming
moeten zijn om realisering van de plannen te accorderen.
Toelichting plannen vervanging banen
Door voorzitter wordt toegelicht waarom de kunstgrasbanen (baan 5, 6 en minibaan) moeten
worden vervangen. In het kort wordt het traject dat doorlopen is toegelicht met de melding dat
uiteindelijk is gekozen voor vervanging van genoemde banen door Advantage Redcourt. Advantage
Redcourt kent een zelfde opbouw en speleigenschappen als smashcourt. De naam Smashcourt mag
alleen door Arcadis gebruikt worden. Door een hele hoge offerte zullen we echter niet met dit bedrijf
verder gaan.
Toelichting plannen hekwerk en bestrating
Verdere plannen bestaan uit het vervangen van het hekwerk langs baan 6 naar laag hekwerk.
Verplaatsing van het hoge hekwerk rondom baan 5/6.
Bestrating wordt aangelegd langs baan 6. Verder wordt de punt (nu gras) tussen minibaan en
Peulenlaan betegeld.
Algemene toelichting plus vragen
Plan heeft enige vertraging opgelopen doordat er lang gewacht moest worden op de gemeente ten
aanzien van de wijziging van het erfpachtcanon. Definitief bedrag is vastgesteld op € 2.926,00 euro.
Dit bedrag is voor 5 jaar vast en kan daarna om de vijf jaar geïndexeerd worden. Met vaststelling van
het nieuwe tarief is ook bepaald dat het erfpachtcontract nu tot 2039 loopt, wat een verlenging
betekent van 20 jaar.
De planning van de werkzaamheden is afhankelijk van Wijnbergen Sportbouw B.V. (banen), G. van
den Hil B.V. (hekwerk) en B&B bestratingen (tegelwerk). Vooruitlopend op de toestemming wordt
aangegeven dat indien mogelijk eind juni begin juli met de werkzaamheden wordt aangevangen.
Vragen van de aanwezigen leden:
Jaap Rikkers; hoe lang gaan de werkzaamheden duren?
Antwoord: Bij gunstige weersomstandigheden zal de banenbouwer 7 werkdagen nodig hebben.
Hierin zit het openmaken van het hekwerk, afvoeren oude mat, plus complete aanleg nieuw banen.
Ad Blokland; is de oude drainage nog intact?
Antwoord: volgens de deskundigen die dit bekeken hebben is de drainage voldoende.
Jaap de Rover Sr; hebben jullie de putten kunnen vinden?
Antwoord; om de 4 meter liggen de putten.
Jaap de Rover Sr; Is het risico aanwezig dat oude drainage alsnog vervangen moet worden?
Antwoord; Ja, maar er is een post opgenomen voor onvoorziene kosten. Als de mat open ligt zal er
nogmaals goed naar de drainage gekeken worden.
Jordi den Dunnen; als het hekwerk wordt verplaatst, wordt de minibaan dan ook verplaatst?
Antwoord; nee alleen het hekwerk langs de lange zijde van baan 6, conform de daartoe verleende
vergunning.
Toelichting financiële consequenties plus vragen
De penningmeester licht de investeringsbegroting toe. Het bedrag van het straatwerk is zo hoog
doordat er niet alleen vervangend straatwerk komt maar ook een nieuw pad bij baan 6 aangelegd
moet worden, waarvoor grond afgegraven moet worden en afgevoerd.
Penningmeester loopt vervolgens de exploitatiebegroting door. Hij meldt hierbij dat het een
overzicht betreft op jaarbasis. Afwijkende posten hebben allemaal betrekking op de financiering van
de vervanging van de grasbanen. De post contributie is verhoogd met de later te bespreken
verhoging. Er is tevens weer een bedrag opgenomen voor nieuwe reservering voor groot onderhoud
aan de banen.
Penningmeester licht toe hoe de investering gefinancierd zal worden. Hoofdsponsor Rabobank is
bereid een financiering te verstrekken van € 75.000 in de vorm van € 60.000 hypothecaire lening en
€ 15.000 kredietfaciliteit op de bankrekening.
Om de plannen financieel realiseerbaar te maken stelt het bestuur een contributieverhoging voor.
Deze bedraagt 10 euro per seniorlid en 5 euro per jeugdlid. Aangegeven wordt dat deze verhoging
ook nodig is om te kunnen reserveren voor werkzaamheden aan het clubgebouw. Het gebouw
vertoont van lieverlee wat gebreken.
Vragen van de aanwezigen leden:
Jaap de Rover Sr; Is het keuringsrapport van de banen weer van NOC*NSF?
Antwoord; ja
Jaap de Rover Sr; Hoe is het met het aantal leden?
Antwoord: Ledenbestand is ongeveer 380. Eerder dit jaar veel opzeggingen echter dankzij veel
nieuwe aanmeldingen houden we ongeveer hetzelfde aantal leden.
Vraag Johan vd Laan; na aflossing blijft er nog zo’n 10.000 euro over, vraag is of er extra afgelost kan
worden.
Antwoord: Ja, er is een buffer om extra af te lossen, zoals ook al eerder gebeurd is.
Piet Vos adviseert de drainage na te kijken. Dit wordt zeker meegenomen.
Stemming
Voorzitter stelt voor om tot stemming over te gaan. Er wordt goedkeuring gevraagd voor drie zaken:
1) vervanging grasbanen door Advantage Redcourt, vervanging en uitbreiding hek- en straatwerk,
2) financiering van deze investering door de Rabobank met € 75.000,
3) contributieverhoging met ingang van nieuwe tennisseizoen met € 10 voor seniorleden en € 5 voor
jeugdleden.
Volgens voorzitter is er officieel geen toestemming van de leden nodig volgens de statuten, maar het
bestuur wil graag toestemming van de leden voor een dergelijke investering en financiering.
Uitslag stemming. Van de 28 aanwezige leden plus 2 schriftelijke stemmingen zijn 30 stemmen voor
en geen stemmen tegen. De ledenvergadering is derhalve unaniem met de voorstellen akkoord
gegaan. Voorzitter licht toe dat bij 25% tegenstemmen het bestuur de plannen opnieuw zou gaan
bekijken.
Rondvraag
Jaap Rikkers vraagt zich af of er wel sprake is van een geldige stemming voor de
contributieverhoging.
Voorzitter antwoord: Ja. Het bestuur is van mening dat dit zo is, aangezien de verhoging van de
contributie gezien mag worden als financiële consequentie en dat dit eerder in de vergadering ook
als zodanig door de penningmeester is toegelicht. Iedereen heeft ingestemd met deze
consequenties.
Meerdere leden spreken uit dat ze niet tegen de contributieverhoging, zijn, maar geven aan dat
stemming over een contributieverhoging niet expliciet in de agenda heeft gestaan die is
rondgestuurd. Zij gaan verder akkoord, na belofte voorzitter de contributieverhoging extra te
communiceren naar de leden.
Voorzitter neemt de gelegenheid waar om de club van 25 voor dit jaar toe te lichten. Aanschaf van
een Automatische Externe Defibrilator (AED) stond boven aan het verlanglijstje van het bestuur.
Deze is uiteindelijk geschonken door tandarts Verhoeff. Applaus volgt. Het bestuur onderzoekt nog
hoe instructie gegeven zal gaan worden. Cees Roskam geeft aan een kastje beschikbaar te stellen
waarin de AED geplaatst kan worden. Verder geeft hij aan dat via zijn werkgever aan een AED-trainer
en een reanimatiepop kan komen voor instructie. Penningmeester zal na de vergadering contact met
hem opnemen.
De reguliere controles ter zake van legionella besmetting worden besproken. Er is helaas een
verhoogde bacterie concentratie. Gelukkig is de concentratie zo laag dat er geen bedreiging is voor
de gezondheid. Er wordt van alles gedaan om deze concentratie volledig uit te roeien. Zo zijn er
leidingen verlegd en extra geïsoleerd en komt er een spoelprotocol waarmee de
baan/parkcommissieleden frequent de leidingen doorspoelen.
Omdat er heel veel leden les hebben, zorgt dit regelmatig voor drukke avonden op de club. Het
bestuur vraagt eenieders begrip. Tevens is nog een toelichting op het baanreglement gemaakt,
waarin o.a. uitgelegd wordt dat er absoluut geen sneeuw verwijderd mag worden, hoe het
bijdubbelen werkt en dat de knop “wissen” alleen in uitzonderlijke gevallen gebruikt mag worden.
Indien het digitale afhangbord weigert; dit altijd melden bij Jordi den Dunnen.
Jaap Rikkers vraagt hoe het met de introducékaarten zit. Net als voorheen zijn deze bij de
ledenadminstratie, de secretaris en in de kantine verkrijgbaar.
Ad Blokland vraagt of er bescherming om de AED komt. Ja, hij komt in de garderobe te hangen,
toegankelijk voor alle leden in een kastje. Alle leden moeten er ook bij kunnen.
Voorzitter sluit de vergadering met de samenvattende woorden dat er hedenavond toestemming is
gegeven door de aanwezige leden voor vervanging van de twee grasbanen, de minibaan, verplaatsing
van het hekwerk en gedeeltelijk bestraten van ons park. Dat de leden goedkeuring hebben gegeven
aan de financiële consequenties hiervan, zoals het aangaan van een financiering bij Rabobank en
verhoging van de contributie met ingang van het seizoen 2010. Verder wordt een ieder bedankt voor
zijn of haar aanwezigheid.