Bevoegdheden en taken - Basisschool De Fakkel

VERSLAG 2014
Intern toezicht
Vereniging voor
Christelijk Nationaal
Schoolonderwijs
te Goudriaan e.o.
Inhoud:
1. Algemeen
2. Taken en bevoegdheden
3. Verslag over het afgelopen jaar
1. Algemeen
Met ingang van 1 augustus 2010 is de Wet Goed Onderwijs, Goed Bestuur van
kracht. Dit houdt in dat het bevoegd gezag van een onderwijsinstelling er voor
dient te zorgen dat de functies van bestuur en intern toezicht op het bestuur in
functionele of organieke zin zijn gescheiden.
Het bestuur van de Vereniging werkt volgens het Raad van beheermodel en
bestaat uit 7 leden. Het bestuur bestaat uit een uitvoerend bestuursdeel en een
toezichthoudend bestuursdeel.
Er is een functionele scheiding van functies binnen het bestuur. Dat betekent dat
de functies besturen en toezicht binnen één orgaan (het bestuur) worden
uitgeoefend. Deze taken worden echter statutair verdeeld over de
functionarissen: bestuursleden die besturen (uitvoerend bestuursdeel UB) en
bestuursleden die toezicht houden (toezichthoudend bestuursdeel TB). De
directeur maakt deel uit van het UB. Omdat er sprake is van één bestuursorgaan
werken we volgens een `one-tierstructuur`.
Bestuurssamenstelling
Voorzitter (TB)
Dhr. J.S. den Hartog, Noordzijde 48b, Goudriaan
Secretaris (TB)
Mevr. C. v.d. Heiden, Noordzijde 57, Goudriaan
Penningmeester
Dhr. J. van Houwelingen, van Tetsstraat 14, Goudriaan
(UB)
Bestuurslid (UB)
Dhr. W. Blokland, van Assendelftstraat 6, Goudriaan
Bestuurslid (TB)
Mevr. L. Terlouw, Noordzijde 52a, Goudriaan
Bestuurslid (TB)
Mevr. J. van Atten, Noordzijde 30a(II), Goudriaan
BestuursDhr. A. Hakkesteeg, Kamperfoelie 17, Brandwijk
/Directielid (UB)
TB = Lid van het toezichthoudend bestuursdeel
UB = Lid van het uitvoerend bestuursdeel
2. Bevoegdheden en taken
Bevoegdheden en taken van het UB
1. Bij het UB berusten alle taken en bevoegdheden die krachtens de wet en de
statuten van de vereniging aan haar worden opgedragen.
2. Het UB stelt de volgende plannen op en herziet deze zonodig:
(a) een jaarlijks beleidsplan met de daarbij behorende begroting;
(b) een voortschrijdend meerjaren beleidsplan, en
(c) eventuele andere plannen als van tijd tot tijd door het UB te bepalen.
3. Het UB is verantwoordelijk voor en bevoegd tot het nemen van besluiten ten
aanzien van de volgende onderwerpen:
(a) de strategie, waaronder begrepen het onderwijskundige en zakelijke beleid,
dat moet leiden tot realisatie van de statutaire doelstellingen;
(b) de financiering van de strategie, inclusief de plannen voor eventuele
fondsenwerving;
(c) de naleving van alle relevante wet- en regelgeving;
(d) de voorzieningen voor het beheersen van het functioneren van de organisatie
door middel van een adequaat risicobeheersing- en controlesysteem;
(e) het jaarplan en de daarbij behorende begroting;
(f) het jaarverslag en de jaarrekening;
(g) het aangaan of verbreken van duurzame of belangrijke
samenwerkingsverbanden;
(h) rechtshandelingen, zoals het aangaan van leningen, het stellen van
zekerheden en de aan- of verkoop van registergoederen;
(i) wijziging van de statuten;
(j) het managementstatuut;
(k) de hoofdlijnen van het arbeidsvoorwaardenbeleid voor de medewerkers en
van het vrijwilligersbeleid;
(l) het aanvaarden van nevenfuncties door de directie.
Met betrekking tot elk van de bovenstaande onderwerpen kan het UB de
voorbereiding van bestuursbesluiten en de (dagelijkse) uitvoering ervan
delegeren aan de directie. Het kader hiervoor wordt vastgelegd in een
managementstatuut.
4. Daarnaast heeft het UB in elk geval nog de volgende bevoegdheden:
(a) het adviseren van de directie;
(b) het vertegenwoordigen van de vereniging bij een tegenstrijdig belang met, of
een ontstentenis of belet van de directie;
(c) het te allen tijde inzage hebben in alle boeken en bescheiden.
Taken
1. Het UB is belast met het besturen van de school. Dit houdt onder meer in dat
zij verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen van de vereniging,
de strategie en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling.
2. Het UB richt zich bij de vervulling van haar taak naar het belang van de
vereniging en weegt daarbij ook de belangen af van de bij de vereniging
betrokkenen. Het UB is ook verantwoordelijk voor de naleving van alle wet- en
regelgeving.
3. De verdeling van de taken binnen het UB geschiedt door het UB. Bestuurders
die speciaal zijn belast met bepaalde bestuurstaken zijn primair verantwoordelijk
voor de beheersing van de betreffende bestuurstaken.
Bevoegdheden en taken van het TB
Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
1. Onverminderd hetgeen in de statuten van de vereniging is bepaald, behoren
tot de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het TB in ieder geval:
(a) benoeming, ontslag en schorsing van de directeur. De werving en selectie
van de directeur geschiedt op basis van een vooraf opgestelde profielschets;
(b) het bewaken van de samenstelling en de kwaliteit van de directie, onder
meer door het desgewenst betrekken van deskundigen van buiten de vereniging
bij de procedure voor de vervulling van de directiefunctie;
(c) het jaarlijks houden van een functioneringsgesprek met de directeur. Deze
gesprekken zullen worden gevoerd door een delegatie uit het toezichthoudend
bestuursdeel, waarna de uitkomsten hiervan door het toezichthoudend
bestuursdeel zullen worden besproken. Van de functioneringsgesprekken en de
daarop volgende besprekingen maakt het toezichthoudend bestuursdeel een
verslag op dat door of namens het toezichthoudend bestuursdeel zal worden
gearchiveerd;
(d) het terzijde staan van de directie met reflectie en/of advies.
Taken
1. Bij het TB berusten alle taken en bevoegdheden die krachtens de wet en de
statuten van de vereniging aan het TB worden opgedragen.
2. Het TB heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het UB en op de
algemene gang van zaken in de vereniging. TB grijpt waar nodig in en staat het
UB en de directie met raad terzijde. Het TB richt zich bij de vervulling van zijn
taak op het belang van de vereniging en weegt daarbij de belangen af van de bij
de vereniging betrokkenen. Het TB is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn
eigen functioneren.
3. Verslag 2014
Het jaar 2014 kenmerkte zich als turbulent en emotioneel jaar. Kort na de start
van de vakantie werd bekend dat er bij Arwin Hakkesteeg longkanker werd
vastgesteld. We kwamen als bestuur in een situatie dat een van onze
uitvoerende bestuursleden wegviel, de spil binnen het dagelijks bestuur van de
school. Binnen afzienbare tijd hebben we een tijdelijk bestuurder aangesteld in
de persoon van dhr. Kees van Meerkerk. Hierdoor is de dagelijkse gang van
zaken en de beleidsmatige ontwikkelingen gewaarborgd.
Een ander gedenkwaardige onderwerp is de bestuurlijke samenwerking.
Als bestuur van de Fakkel hebben we een intentieverklaring ondertekend en is
het verkenningsproces rondom de bestuurlijke samenwerking geïntensiveerd.
We hebben als bestuur ervaren dat onze gezamenlijke inspanning in het belang
van ‘de Fakkel’ niet voor niets is geweest.
Het AB heeft op de volgende data vergaderd:
24 februari 2014
24 maart 2014
26 mei 2014
23 juni 2014
23 september 2014
2 oktober 2014
4 november 2014
(AB)
(AB)
(AB)
(ALV)
(AB)
(AB)
(AB)
De agenda van een reguliere AB-vergadering bevat doorgaans alleen
onderwerpen die het UB ter informatie of ter evaluatie cq. beoordeling op de
agenda plaatst. Als een onderwerp besluitvorming verlangt van het UB, dan heeft
het TB alvorens de mogelijkheid het UB te bevragen en het voorgenomen besluit
te toetsen aan kaders en beleid.
Bijzondere aandacht van het TB was er voor de onderstaande onderwerpen:
Begroting 2014
De begroting sluit met negatief saldo. De begroting staat voor een zo
optimaal mogelijke personeelsformatie en geeft tevens voldoende ruimte
voor investeringen in schoolvoorzieningen.
Investeringen (vloeren en meubilair)
De nodig geachte investeringen passen binnen de begroting en kaders
zoals leefbaarheid en duurzaamheid. Gezien het financiële belang is ook
het offertetraject conform het beleid getoetst en daarmee ook zorgvuldig
uitgevoerd.
Tussentijdse rapportages directeur
Door middel van tussentijdse rapportages en evaluaties informeert de
directeur (UB) het gehele bestuur. Voorbeelden hiervan zijn:
 de evaluatie Schooljaarplan 2013-2014
 financiële kwartaalrapportages
 directieverslagen
 directierapportages
Het TB heeft gedurende het jaar, behoudens adviserende opmerkingen,
geen bijzonderheden kunnen constateren.
Fakkel cloud
Het bestuur is akkoord gegaan met een offerte uitgebracht door ISO. Het
personeel zal in de toekomst meer ICT mogelijkheden krijgen, waaronder
het verwerken van de gegevens in de ‘cloud’ . De meeste computers zullen
worden vervangen voor een x aantal tablets die door de leerlingen in de
klas worden gebruikt. De uitvoering van dit project wordt verwachting in
de 2e helft van 2015.
Functioneringsgesprek directeur
Twee toezichthoudende bestuursleden hebben het jaarlijks te houden
functioneringsgesprek gevoerd met de directeur. Het positieve en
opbouwende gesprek en de daaruit voortvloeiende afspraken en
actiepunten zijn schriftelijk vastgelegd. Er zijn geen bijzonderheden te
melden.
Ziekte Arwin Hakkesteeg
Kort na de zomervakantie bereikte ons het bericht dat onze directeur was
gediagnosticeerd met longkanker. In een korte intensieve periode hebben
we dhr. Kees van Meerkerk bereid gevonden om Arwin Hakkesteeg te
vervangen. De continuïteit in het onderwijsproces is hierdoor gewaarborgd
gebleven.
Meerjarenbegroting 2015 – 2018
In de maand mei is de bovengenoemde meerjarenbegroting toegelicht.
Voor het eerst is inzichtelijk is zowel de personele – als de materiële kant
van de begroting. Dit geeft een negatief resultaat weer, de cashflow is
hierbij een aandachtspunt.
Jaarrekening 2014
Kortgeleden hebben we de jaarrekening over 2014 door gesproken. Er was
voor 2014 een negatief resultaat begroot. Ten opzichte van de begroting
was er een lager negatief resultaat, een gunstige ontwikkeling t.o.v. de
begroting. Verder zijn er geen bijzonderheden geconstateerd inzake de
jaarrekening.
Begroting 2015
De begroting waarborgt de continuïteit van de kwaliteit van het onderwijs.
Samenwerking scholen
Huidige en ook te verwachten ontwikkeling binnen het onderwijs zet het
bestuur tot verder nadenken over intensiever samenwerken met andere
scholen. Twee belangrijke voorbeelden van ontwikkelingen zijn de
verhoging van het minimum leerlingenaantal en de
overheidsbezuinigingen. Het behoud van basisschool De Fakkel in het dorp
Goudriaan vraagt om tijdig onderzoek naar mogelijkheden om genoemde
ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden. Als bestuur hebben we een
intentieverklaring ondertekend m.b.t. de bestuurlijke samenwerking.
Tevens is een expert gestart met het onderzoeken van de mogelijkheden
tussen de scholen.
Goedkeuring gevoerd beleid
Het TB geeft op basis van de haar beschikbaar gestelde informatie
goedkeuring voor het gevoerde beleid in het jaar 2014.
J.S. den Hartog
Voorzitter