Bijlage bij het concept Communicatie en PR voor de ASDW

CONCEPT Communicatie en PR van de ASD Westland
Inleiding
Op 3 maart 2016 is de Adviesraad Sociaal Domein Westland (ASDW) officieel door de wethouders De Goeij en
El Mokaddem aangesteld. Dat heeft destijds het lokale nieuws gehaald en er zijn persberichten over geplaatst
in de lokale kranten. Om duidelijk te maken wat de ASDW doet is communicatie en PR onontbeerlijk. Daarom
heeft de kerngroep W&I een werkgroep Communicatie opgezet. De werkgroep heeft een concept
communicatieplan, een basis PowerPointpresentatie en een folder gemaakt.
De werkgroep Communicatie heeft de volgende aanbevelingen over de communicatie intern en extern.
De werkgroep Communicatie vraagt de leden van de ASDW om hun mening c.q. goedkeuring.
Onze opdracht
De Adviesraad Sociaal Domein Westland brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan de gemeente over het
sociale beleid, signaleert knelpunten en geeft die door aan de gemeente.
Interne communicatie
Interne communicatie is van belang om elkaar op de hoogte te houden van de onderwerpen die worden
behandeld met betrekking tot het sociale beleid.
Hoe?






Via vergaderingen
Via het voorzittersoverleg (VO)
Via het secretariaat (Ron Knipscheer)
Via de website van de ASD-Westland
Via het e-mailadres van ASD-Westland dat voor alle leden van de adviesraad is aangemaakt.
Per kerngroep kunnen we elkaar op de hoogte houden van actualiteiten via Facebook (privépagina).
o Een redactiegroepje per kerngroep houdt toezicht op wat er geplaatst wordt.
o Voordeel: minder e-mailverkeer.
Huisstijl
Voor de herkenbaarheid is het wenselijk om 1 huisstijl te hanteren met 1 logo, lettertype Calibri 10 en kleuren
zoals toegepast in het logo.
Richtlijnen voor communicatie
Zie de bijlage over de etiquette bij het opstellen van berichten.
Externe communicatie
Algemeen
Algemene externe communicatie ligt meer op het vlak van het voorzittersoverleg (VO). Hieronder vallen ook de
folder en visitekaartjes en het stukje algemene website of zelfs het gebruik van Facebook.
Externe communicatie per kerngroep
Het is van belang dat de leden van elke kerngroep eenduidig naar buiten communiceren.
Doelstelling
We willen ons presenteren als een dynamische en betrokken Adviesraad die actief is in Westland met als
hoofddoel communicatie met de achterban/ contactpersonen uit de schil/het netwerk / de gemeente om onze
opdracht zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren en te laten zien/ te vertellen wat de ASDW doet.
Met als subdoelen
a. Vergroten van de naamsbekendheid van de ASDW en
b. Opbouwen van vertrouwen (een positief imago).
Doelgroepen
Onze doelgroepen zijn de contactpersonen uit de schil/het netwerk, de burgers en de gemeente.
Concept Communicatie en PR van de ASDW / 11 oktober 2016
Middelen
(PowerPoint)presentatie, visitekaartjes, website, Facebook, nieuwsbrief, folder, artikelen, lobbyen,
bijeenkomsten, de pers.
Presentatie ASDW en kerngroepen
Bij een kennismaking/gesprek is het van belang dat alle leden van de Adviesraad dezelfde algemene informatie
over de ASDW geven. De werkgroep Communicatie pleit voor een presentatie die gebruikt kan worden bij een
bezoek aan organisaties/instanties in en buiten de schil/het netwerk. Zie bijgaande PowerPointpresentatie, bij
voorkeur te gebruiken met een beamer, anders op een laptop of op papier. De PowerPointpresentatie dient als
ondersteuning bij je presentatie.
N.B. Bij een presentatie hoort ook de folder en je visitekaartje.
Visitekaartje
Een visitekaartje met naam, functie, e-mailadres en indien gewenst, tel.nr., is een belangrijk PR-middel.
Website
Het is van belang dat er een website is, toegankelijk voor iedereen. Op die website vind je onze opdracht, onze
visie, nieuws, verslagen, komende activiteiten. Op de website is een apart gedeelte voor leden van de
adviesraad. Over het actueel houden van de website moeten afspraken worden gemaakt: wie gaat dat doen?
Welke richtlijnen of regels hanteren we hierbij?
De werkgroep Communicatie wil onderzoeken of Facebook (informatie actief brengen) voor sommige
doelgroepen beter aansluit dan het gebruik van een website (informatie zelf halen).
Over het onderwerp visie: De werkgroep Communicatie stelt voor dat het VO een voorzet doet voor de visie
van de ASDW.
Facebook
Facebook is een communicatiemiddel dat uitstekend gebruikt kan worden om bepaalde doelgroepen te
bereiken. Ook andere communicatiemiddelen willen we onderzoeken, zoals Twitter, Instagram.
Nieuwsbrief
De werkgroep Communicatie van de kerngroep W&I wil minimaal 3 keer per jaar een nieuwsbrief per e-mail
sturen naar de contactpersonen in de schil/het netwerk waarin de vorderingen, de eventuele veranderingen en
de achtergrond van het nieuws worden vermeld (voor een voorbeeld zie bijlage).
Folder
Een algemene folder, die uitgedeeld kan worden bij een bezoek aan contactpersonen uit de schil/het netwerk,
bijeenkomsten, evenementen en presentaties/ zittingen, is onontbeerlijk. Deze folder bevat algemene
informatie over de gehele ASDW en over de kerngroepen (voor een voorbeeld zie bijlage).
Persberichten/artikelen
We moeten goede contacten houden/ opbouwen met journalisten en redacteuren van de regionale bladen. Als
zij bereid zijn artikelen te plaatsen over het reilen en zeilen van de ASDW, vergroot dat de kans op
naamsbekendheid onder de burgers van de gemeente Westland.
De werkgroep Communicatie ziet hier een taak voor de voorzitters.
Lobbyen
Lobbyen is door vertrouwelijke gesprekken de besluitvorming trachten te beïnvloeden.
Netwerken
Regelmatig bezoeken brengen aan contactpersonen uit de schil/het netwerk. Contactpersonen uitnodigen op
vergaderingen van de kerngroepen.
Jaarverslag
De ADSW legt inhoudelijk verantwoording af via het jaarverslag aan de burgers, de gemeente en het College.
Bijlage 1: etiquette
Concept Communicatie en PR van de ASDW / 11 oktober 2016
Bijlage 1
Bijlage bij het concept Communicatie en PR voor de ASDW
Van de website van Management Support
Etiquette van het internet
Het gebruik van internet en dus ook van e-mail is enorm. Welke
beleefdheidsregels gelden er in dit medium?
Door het groeiende gebruik van internet en e-mail, zowel in zakelijke als
persoonlijke communicatie is er behoefte ontstaan aan regels voor het gebruik:
etiquette voor het internet. E-mail zit tussen telefoongesprek en brief in. E-mail
heeft een aantal voordelen: het is snel, goedkoop en je stoort iemand niet. Maar
het kan natuurlijk nooit een persoonlijk gesprek vervangen. Door de snelheid
kan je ook iets mailen waar je later spijt van krijgt.
TIPS
Hier zijn in ieder geval een aantal tips voor het gebruik van e-mail:
• Gebruik zo min mogelijk afkortingen als bijvoorbeeld ‘lol’ (laugh out loud) of
zogenaamde ‘smileys’. Niet iedereen kent ze namelijk.
• Schrijf woorden niet in HOOFDLETTERS; dat staat schreeuwerig.
• Maak alleen echt dringende mailtjes urgent. Er is niets storender dan een
mailbox vol ‘urgent’ uitroeptekens.
• Ga er nooit van uit dat jij alleen een e-mail kunt lezen (wees dus niet te
vertrouwelijk in je berichten)
• Wees kort en bondig in je bericht.
• Vul altijd een onderwerp in waarin de kern van je mail staat.
• Wees altijd beleefd in een bericht.
• Schrijf iemand persoonlijk aan en sluit af met je eigen naam.
• Gebruik niet eindeloos de ‘reply’-toets om mail te beantwoorden, dit geeft
lange, onduidelijke berichten.
Eerste publicatie door Redactie op 1 jan 2006
Laatste update: 29 aug 2016
Concept Communicatie en PR van de ASDW / 11 oktober 2016