Handleiding functioneringsgesprek

Handleiding functioneringsgesprek
Inleiding
In het functioneringsgesprek vindt op gelijkwaardige basis een uitwisseling plaats van gezichtspunten
tussen de werknemer en zijn leidinggevende. Het functioneringsgesprek is zowel evaluatief als
toekomstgericht en bevordert de kwaliteit van het functioneren van de werknemer middels het
jaarlijks evalueren van het functioneren aan de hand van concrete afspraken over de
werkzaamheden en de te behalen resultaten en het maken van afspraken over de in de toekomst te
behalen resultaten en over ontwikkelings- en carrièremogelijkheden. De van toepassing zijnde
resultaatgebieden van het functieprofiel vormen het uitgangspunt voor de te maken afspraken over
de werkzaamheden en de resultaten.
Doel
In een functioneringsgesprek kijken manager en werknemer naar de wijze van functioneren van de
werknemer. Doel van het functioneringsgesprek is om sterke en zwakke punten in het functioneren
aan het licht te krijgen en afspraken te maken voor verbetering. Er kan worden nagegaan of de
hoeveelheid werk te verminderen valt. Soms wordt het teveel aan werk veroorzaakt door
(langdurige) ziekte van collega’s, waardoor extra taken moeten worden verricht. Als die situatie zich
te veel voordoet, zullen structurele personele oplossingen moeten worden gevonden om deze
negatieve effecten te voorkomen. Het kan ook zijn dat er ongemerkt allerlei taken in een functie zijn
bijgekomen, waardoor de zwaarte is toegenomen. Er zal dan opnieuw moeten worden gekeken
welke taken in alle redelijkheid wel en niet tot de functie behoren.
In de meeste gevallen worden functioneringsgesprekken met een zekere regelmaat gevoerd, zo eens
of twee maal per jaar. Een functioneringsgesprek is een formeel personeelsinstrument, maar het
gesprek zelf heeft een wat informeler karakter. Zowel manager als werknemer kan onderwerpen op
de gespreksagenda zetten en daar samen hun ideeën en gedachten bij geven.
Hoewel het gesprek min of meer informeel is, worden tijdens het gesprek wel afspraken gemaakt
over te behalen doelen en resultaten, te volgen opleidingen, verbeterpunten in gedrag of
functioneren en afspraken over het vervolg van de loopbaan.
Een functioneringsgesprek is geen beoordeling, het kan dan ook niet dienen als basis om (negatieve)
rechtspositionele besluiten te nemen. Het functioneringsgesprek is dus geen beloning- of
afrekeninstrument.
Zo voert u een functioneringsgesprek
 Aankondiging gesprek:
Kondig een functioneringsgesprek ten minste twee weken van tevoren aan. Stuur de
gespreksagenda ook mee.

Voorbereiding:
U licht het Personeelsdossier van de werknemer en bekijkt of er afspraken zijn gemaakt in een
voorgaand functioneringsgesprek, of er rechtspositionele toezeggingen zijn gedaan en
opleidingen zijn gevolgd. U pakt ook de functiebeschrijving er nog eens bij. Check welke zaken u
hiervan op de agenda van het functioneringsgesprek moet zetten. Betrek er ook ‘harde’
gegevens bij (indien aanwezig) zoals verkoopresultaten, schriftelijke en mondelinge feedback van
klanten en opdrachtgevers of de projectadministratie.
Handleiding functioneringsgesprek
01-06-2016

Reflectie:
Ga voor uzelf na in hoeverre de werknemer zijn taken naar behoren vervult. Wat zijn sterke en
zwakke punten, waar is verbetering mogelijk? Vervolgens gaat u na welke richting u met deze
werknemer op wilt. Is er ontwikkeling mogelijk binnen de functie of organisatie, of ziet u betere
mogelijkheden voor deze werknemer buiten uw afdeling of organisatie?

Gespreksagenda vaststellen:
De agenda bevat een aantal vaste onderdelen, die u aanvult met uw eigen punten en de punten
die de werknemer heeft aangebracht. Zie hiervoor het formulier functioneringsgesprek.

Tijdens het gesprek:
Maak het doel van het gesprek duidelijk, waarbij u aangeeft vooral veel naar de werknemer te
willen luisteren. Neem de gesprekagenda door en stel een eindtijd vast. U werkt de agenda af en
schrijft de conclusies en afspraken per agendapunt op. Laat de werknemer zelf oplossingen
aandragen voor geconstateerde knelpunten, maar geef ook uw eigen opvatting. Controleer of u
elkaar goed begrijpt en vat de conclusies samen. Hiermee straal je naar de sollicitant uit dat je
geïnteresseerd bent in wat hij/zij verteld. Geef duidelijk aan wie, wanneer, welke acties
onderneemt.

Na het gesprek:
Zorg ervoor dat de afspraken snel op papier staan. De werknemer krijgt een afschrift van het
verslag. Manager en werknemer tekenen het verslag voor gezien. Een kopie van het verslag gaat
in het Personeelsdossier.
Handleiding functioneringsgesprek
01-06-2016