De afdeling

EXPERT CONTRACTBEHEER (M/V)
(ONBEPAALDE DUUR, NIVEAU A)
Tevreden klanten, jouw streefdoel?
Kenmerken van jouw functie
Als expert contractbeheer maak je deel uit van de afdeling Regionale Dienstverlening. Je staat in voor
het afsluiten en beheren van raamcontracten en contracten op maat voor catering en schoonmaak en
zorgt voor een correcte toepassing van de procedure overheidsopdrachten. Ook het beheren van de
lopende raamcontracten behoort tot jouw takenpakket.
In deze gevarieerde functie streef je steeds naar de meest kwaliteitsvolle en prijsgunstige goederen of
diensten en naar een maximale betrokkenheid van de klant. Je capteert de noden van de klant en stelt
de bestekken op. Vervolgens evalueer je de ingediende offertes en maak je een gunningsvoorstel op.
Je houdt een duidelijk overzicht bij van alle lopende raamcontracten zodat je tijdig kan starten met het
raadplegen van de klanten en de nodige adviezen voor de opmaak van nieuwe contracten.
Binnen het domein van catering en schoonmaak is er een breed gamma aan producten en diensten
en zijn er ook veel nieuwigheden, waarvoor je oog hebt en waarnaar je actief op zoek gaat. Je
onderhoudt veel contacten met collega’s binnen AFM, gebruikers én met leveranciers. Je stemt intern
af en gaat steeds op zoek naar wat beter kan. Je waakt ook over de stappen die door andere teams
binnen AFM moeten worden uitgevoerd. Deze verscheidenheid aan contracten én contacten maakt de
functie uitermate boeiend. Bovendien krijg je voldoende ruimte om jezelf professioneel te ontplooien.
Jouw profiel
Je beschikt over een master diploma. Gezien overheidsopdrachten dé essentie van de functie is, ben
je uitermate geboeid in deze materie. Indien je nog geen kennis hebt van overheidsopdrachten, dan
verwachten we van jou dat je deze materie op korte termijn verwerft. Naast jouw sterke interesse in
overheidsopdrachten, ben je ook geboeid door de producten in het domein van catering en
schoonmaak Je krijgt de kans om naar beurzen te gaan en je kennis hierover verder te ontplooien. Je
blinkt uit door jouw sterke planmatige aanpak, jouw analytische ingesteldheid en jouw oog voor detail.
Je beschikt over goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden die jou in staat stellen om de juiste
formuleringen te gebruiken in o.m. bestekken zodat het aantal geldige inschrijvingen kan worden
verhoogd.
Onze organisatie
De Vlaamse overheid is recent bekroond tot de meest aantrekkelijke werkgever in de publieke sector
en kreeg daarom de Randstad Award 2013.
Je komt terecht op de afdeling Regionale Dienstverlening bij het Agentschap voor Facilitair
Management in Brussel, nabij het noordstation. Dit agentschap behoort tot het beleidsdomein
Bestuurszaken van de Vlaamse overheid. De entiteiten van het beleidsdomein Bestuurszaken doen
de Vlaamse overheid soepel draaien. Zo zorgen zij voor boeiende jobs in een aangename omgeving
en maken zij de overheid slank en eenvoudig. Meer weten? U ontdekt het op de portaalsite van
Bestuurszaken.
1
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. We
selecteren kandidaten dan ook op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht,
seksuele geaardheid, afkomst of handicap.
Ons aanbod
Je wordt aangeworven met een contract van onbepaalde duur in de graad van adjunct van de
directeur (salarisschaal A111). Je brutosalaris bedraagt minimaal 3019,77 euro per maand.
De Vlaamse overheid is een moderne en dynamische werkgever die zich onderscheidt door een
combinatie van voordelen en troeven:
-
Aantrekkelijk salaris, maaltijdcheques, gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer,
gratis hospitalisatieverzekering
35 dagen verlof, bovendien verlof tussen Kerst en Nieuwjaar
Reële groei- en opleidingsmogelijkheden in je loopbaan
Werkzekerheid
Gezinsvriendelijk: glijdende werktijden en vakantieopvang tijdens de schoolvakanties
Een werksfeer die oog heeft voor diversiteit voor allen
Meer informatie over de arbeidsvoorwaarden vind je op www.werkenvoorvlaanderen.be of bij
Gwendoline
Van
Der
Stichel,
P&O-consulent
(tel:
0491/728.705,
e-mail:
[email protected]).
Hoe solliciteren?
Ben je geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk 15 september 2013. Om te solliciteren vul je het
standaard cv in dat je kunt vinden op www.bestuurszaken.be/standaard-cv. Je stuurt het standaard cv,
samen met een kopie van je diploma bij voorkeur via mail naar [email protected] of per
post naar MOD Bestuurszaken, t.a.v. Gwendoline Van Der Stichel, Boudewijnlaan 30 bus 38, 1000
Brussel.
Na de cv-screening op 20 september 2013 word je misschien uitgenodigd voor een afname van testen
in de week van 23 september en een selectiegesprek op 30 september 2013.
Meer weten?
Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Marleen Vanwingh
(tel: 02/553.50.84, email: [email protected]).
2
Het Agentschap voor Facilitair Management werft aan in contractueel dienstverband een:
EXPERT CONTRACTBEHEER (M/V)
(ONBEPAALDE
Afdeling:
Beleidsdomein:
Niveau:
Graad:
Standplaats:
DUUR)
Regionale Dienstverlening
Bestuurszaken
A
Adjunct van de directeur
Brussel
Vacaturenummer: 23336
DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT
Het Agentschap voor Facilitair management (AFM) behoort tot het beleidsdomein
Bestuurszaken. De entiteiten van het beleidsdomein Bestuurszaken doen de Vlaamse overheid
soepel draaien. Zo zorgen zij voor boeiende jobs in een aangename omgeving en maken zij de
overheid slank en eenvoudig. Meer weten? U ontdekt het op de portaalsite van Bestuurszaken.
Het Agentschap voor Facilitair Management staat in voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse
overheid op vlak van facilitair management. AFM is verantwoordelijk voor de diensten:
vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering,
digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport.
Tot haar klanten rekent AFM de departementen, de intern of extern verzelfstandigde agentschappen
(IVA's en EVA's) van de 13 Vlaamse beleidsdomeinen, de kabinetten van de ministers van de
Vlaamse regering en de adviesraden verbonden aan de Vlaamse overheid.
Als expert contractbeheer kom je terecht binnen de afdeling Regionale Dienstverlening. Deze
afdeling staat in voor alles wat met het beheer en de uitbating van (onze dienstverlening in) gebouwen
te maken heeft.
De afdeling is operationeel opgedeeld in 3 regio’s, die elk voor de gebouwen in hun regio alle
dienstverleningspakketten verzorgen, gaande van schoonmaak, catering, correctief en preventief
technisch onderhoud, onthaal, verzending, afvalverwijdering tot dagdagelijks operationeel
gebouwenbeheer. Om de gewenste kwaliteit en uniformiteit in de dienstverlening te verkrijgen, zijn
overkoepelend per (groepering van verschillende) dienstverleningspakket(ten) horizontale teams
voorzien.
JE TAKENPAKKET
Je staat in voor het afsluiten en beheren van raamcontracten en contracten op maat, teneinde de klant
te verzekeren van kwaliteitsvolle, prijsgunstige en aangepaste goederen of diensten.
Jouw takenpakket is als volgt samengesteld:
3
Resultaatgebied 1: De contractbeheerder staat in voor het afsluiten van raamcontracten en
contracten op maat, inclusief het verzekeren van optimale klantenbetrokkenheid.
1. Capteren van de noden van de (interne) klant.
 Voor raamcontracten: uitvoeren van een klantenbevraging, eventueel via
focusgroepen, in samenwerking met het team Klantenbeheer. Indien mogelijk
kunnen opdrachten per productgroep gegroepeerd worden voor een efficiënte
klantenbevraging.
 Voor contracten op maat van een bepaalde klant: bespreken van de noden met de
verantwoordelijke van de klant. Deze bespreking moet ook duidelijkheid
verschaffen ivm het budgettaire (wie betaalt wat?)
 Voor contracten specifiek voor diensten aFM: in samenspraak met de interne klant
de specificaties opstellen.
 Indien nodig uitvoeren van bijkomend marktonderzoek. Er wordt gestreefd naar
maximale betrokkenheid van de klant, waarbij ieder zijn rol heeft.
Voor alle stappen moet de contractbeheerder waakzaam zijn voor de termijnen. Indien van een
bepaalde dienst input nodig is, ook deze input tegen een bepaalde datum vragen. Hierbij zoveel
mogelijk werken volgens het principe: akkoord, mits tegenbericht voor de afgesproken datum.
2. Opstellen van het bestek
 Opstellen van het bestek. Indien voor de gekozen procedure een standaardbestek
bestaat, dit standaardbestek als basis gebruiken.
 Indien noodzakelijk, samenstellen van een multidisciplinair team, voor uitvoering en
begeleiding van de gunningsprocedure.
 Akkoord vragen aan de betrokken diensten.
 Opstellen van een realistische planning
3.
Uitvoeren van de nodige procedurele stappen en waken over de stappen die moeten
genomen worden door andere teams/entiteiten
4. Evalueren van de ingediende offertes en opmaken van het gunningsvoorstel
5. Communiceren van de contractuele informatie bij gunning van de opdracht
 De contractbeheerder staat na sluiting van de opdracht in voor het verzamelen van
alle correcte contractuele documenten en gegevens. Deze gegevens moeten voor
de raamcontracten conform de afspraken ter beschikking gesteld worden voor
publicatie op extranet en/of de gemeenschappelijke schijf.
 De contractbeheerder zorgt voor goede afspraken over het gebruik van het
afgesloten contract.
 Waar nodig voorziet de contractbeheerder informatievergaderingen met de
gekozen firma en de gebruikers van het raamcontract.
Resultaatgebied 2: De contractbeheerder staat in voor het beheren van lopende
raamcontracten
1. Opmaken en bijhouden van contractinformatie
 Bijhouden en opvolgen van contractuele informatie: voorziene prijsherzieningen,
artikelwijzigingen contractueel in orde houden en waar nodig, deze informatie aan de
klanten bezorgen.
 De contractbeheerder zorgt voor het opvragen van afnames op de raamcontracten en
houdt deze in een gestandaardiseerd formaat bij.
 Bijhouden van signaaldata: einddatum contract, verlengingsdatum, vervaldagen, data
voor prijsherzieningen, startdatum hernieuwing raamcontract…
4
2. Periodiek overleg leverancier/dienstverlener
 De contractbeheerder staat in voor het periodiek overleg met de gekozen leveranciers
of dienstverleners tijdens de looptijd van het contract.
 De contractbeheerder zorgt voor een gedocumenteerd spoor van deze opvolging
3. Optreden naar de firma toe bij structurele tekortkomingen in de contractuitvoering.
4. Op vraag van (potentiële) gebruikers van de contracten hen ondersteunen en adviseren in het
gebruik
5. Contractevaluatie
De contractevaluatie loopt maximaal in samenspraak met de afnemers van het contract.
Resultaatgebied 3: de contractbeheerder stelt een jaarlijks inkoopplan op per productgroep
De contractbeheerder zorgt jaarlijks voor een inkoopplan per productgroep.
Hierbij wordt vastgelegd welke contracten afgesloten zullen worden:
 Te vernieuwen raamcontracten
 Nieuwe raamcontracten
 Voorziene contracten op maat
Bij elk af te sluiten contract wordt een timing vermeld voor opmaak bestek en streefdatum voor
afsluiten contract, alsook schatting van de grootte van de opdracht. Bij het opmaken van deze
jaarplanning wordt optimaal rekening gehouden met de tijd die nodig is voor het raadplegen van
klanten en de benodigde adviezen.
Het inkoopplan wordt ter bespreking voorgelegd aan het teamhoofd en afdelingshoofd. De validatie
gebeurt door de dienstverleningscommissie.
Per productgroep wordt een vierwekelijks overleg gepland met het teamhoofd voor opvolging van
de uitvoering van het inkoopplan.
Resultaatgebied 4: Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde
de chef in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien
nodig bij te sturen.




Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen
Bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken
Periodiek rapporteren over de stand van zaken
Suggestie en voorstellen doen om de werkwijze van het team/afdeling te verbeteren
(aankoopbeleid, procedures, werkwijzen)
Resultaatgebied 5: Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde
er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de
mogelijkheden ervan.
 Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan klanten
 Klanten de nodige informatie geven over de stand van zaken m.b.t. de lopende dossiers of
vragen
 Firma’s inlichten over het resultaat van hun offertes
 Klanten adviseren of begeleiden voor specifieke projecten
 Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, …
 Uitleg geven rond procedures, regelgeving, dienstnota’s, …
 (Ad hoc) informatie aanreiken/opzoeken
Resultaatgebied 6: Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein
teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten
voortdurend te verbeteren.
 Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen
5
 Informatie-uitwisseling met vakgenoten
 Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen en de reglementering en/of wetgeving
binnen het vakgebied
 Bezoeken van beurzen
JE PROFIEL
JE DIPLOMA
Je beschikt over een master diploma.
JE WERKERVARING
Voor deze functie is er geen werkervaring vereist. We hechten veel meer belang aan jouw
ingesteldheid en jouw gedrevenheid om je op korte termijn in de functie en in de wetgeving
overheidsopdrachten in te werken.
JE TECHNISCHE COMPETENTIES



Je hebt kennis van de wet op de Overheidsopdrachten of je bent bereid om deze kennis op korte
termijn te verwerven.
Je kan vlot met een PC werken en hebt een goede kennis van de courante MS-Office software
(vooral Word en Excel).
Je bent bereid om volgende kennis op korte termijn te verwerven:
o Interne procedures
o Interne toepassingen
o Correcte toepassing van richtlijnen rond correct archiveren
JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES
1. Voortdurend verbeteren
Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de
bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen
Niveau 2: Je ontwikkelt je binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de
uitvoering van taken
2. Klantgerichtheid
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende
soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren.
Niveau 2: Je onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen
en problemen die minder voor de hand liggen
3. Samenwerken
Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het
niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is
Niveau 2: Je helpt anderen en pleegt overleg.
6
4. Betrouwbaarheid
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid
en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg…).
Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen
Niveau 2: Je brengt sociale en ethische normen in de praktijk
5.Nauwgezetheid
Je volbrengt jouw taken nauwgezet en met zin voor detail. Je gaat gepast om met materialen
Niveau 2: Je levert met oog voor detail correct werk af.
6. Organiseren
Je geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan en je coördineert die elementen om de
doelstellingen te bereiken conform de planning.
Niveau 2: Je coördineert acties, tijd en middelen
7.
Probleemanalyse
Je duidt een probleem in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze ga je op zoek naar bijkomende,
relevante informatie.
Niveau 2: Je ziet de essentie van het probleem.
HOE SOLLICITEREN
Ben je geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk 15 september 2013.
Om te solliciteren vul je het standaard cv in dat je kunt vinden op www.bestuurszaken.be/standaard-cv
Je stuurt het standaard cv, samen met een kopie van je diploma bij voorkeur via mail naar
[email protected] of per post naar MOD Bestuurszaken, t.a.v. Gwendoline Van Der
Stichel, Boudewijnlaan 30 bus 38, 1000 Brussel.
Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via
het standaard CV in aanmerking genomen worden. Gelieve in het onderwerp van je mailbericht de
functietitel te vermelden.
Indien je in het bezit bent van een buitenlands diploma, dien je de erkenning van de gelijkwaardigheid
aan te vragen bij NARIC-Vlaanderen : http://www.ond.vlaanderen.be/naric
Voor extra informatie kan je contact opnemen met de P&O-consulent.
SELECTIEPROCEDURE
-
Screening op cv: 20 september 2013
Er worden maximum 12 kandidaten toegelaten tot de testen. De preselectie gebeurt op basis van
opleiding, ervaring en motivatie. Wanneer deze CV-screening leidt tot meer dan 12 kandidaten, zal er
voorrang worden gegeven aan kandidaten die het meest aansluiten bij het profiel dat voor deze
vacature werd vooropgesteld.
-
Testen: in de week van 23 september 2013
7
De 8 best scorende kandidaten gaan vervolgens door naar het interview.
-
Interview: 30 september 2013
ONS AANBOD










Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie van de overheid en
die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.
Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft.
Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie
privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij je 35 dagen verlof per jaar en een
systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (vijf
locaties in Vlaanderen) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering.
Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gepresteerde dag. 5,91 euro wordt door de
werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het
nettoloon.
Je wordt aangeworven met een contract van onbepaalde duur.
Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijhorende
salarisschaal. Je bruto maandsalaris is dan 3019,77 euro.
Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de
lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 9 jaar verloond worden.
Je eerste 12 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen.
Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden,
ongeacht geslacht, seksuele geaardheid, afkomst, handicap of chronische ziekte. Als je een
handicap of chronische ziekte hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best
mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de
werkplek zo goed mogelijk aan.
MEER WETEN?
- Voor extra informatie over de jobinhoud kun je contact opnemen met:
Marleen Vanwingh, afdelingshoofd Regionale Dienstverlening
Tel. : 02/553.50.84
E-mail : [email protected]
- Voor de arbeidsvoorwaarden kan je onze website consulteren www.werkenvoorvlaanderen.be of
contact opnemen met de P&O-consulent:
Gwendoline Van Der Stichel, P&O-consulent
Tel. : 0491/728.705
E-mail : [email protected]
- Voor extra informatie over de selectievoorwaarden kan je contact opnemen met de P&O-consulent.
- Voor meer informatie over het beleidsdomein Bestuurszaken kan u terecht op deze link: portaalsite
van Bestuurszaken.
8