Wat is semistatisch archief? - Bestuurszaken

Basispakket:
Beheren van semistatisch
analoog archief
Inhoud?
Hulpmiddelen om:
1. semistatisch analoog archief te beheren
2. gebruik te kunnen maken van de dienstverlening van het
Depot te Vilvoorde
Wat is semistatisch archief?
Cultuur-historische waarde
Selectie:
- vernietigen OF
- permanent
bewaren
Verantwoording
Creatie/ ontvangst 
bedrijfsvoering
Tijd
DYNAMISCH
SEMISTATISCH
STATISCH
Hoe beheren?
‘Archivist’, David Bailin, 2006 (houtskool)
Hoe beheren?
DUS: checklist
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Nette ruimte
Consequent handelen
Geschikte archiefdozen
Depotlijst met goede beschrijving, datering
Afspraken over verantwoordelijken
Beheersregels dossiers liggen vast in IBP
Beheersprincipes van de ruimte formuleren en opvolgen
Procedures zijn duidelijk
…
http://www.bestuurszaken.be/beheer-van-archiefruimten
DUS: checklist
Procedures:
- Overbrengen naar archiefruimte
- Plaatsen van de
archiefdozen
- Schonen
http://www.bestuurszaken.be/beheer-vanarchieven => schonen
- Trash day
http://www.bestuurszaken.be/trash-day
- Vernietigen archief
http://www.bestuurszaken.be/vernietigen-vaneen-archief
- Overdragen bewaarplaats voor
(semi)statisch archief
http://www.bestuurszaken.be/hoe-kunt-u-ietsoverdragen
Depot Vilvoorde: wat?
Depot Vilvoorde: in het kort
Wat?
kwaliteitsvolle en professionele bewaarplaats voor het
beheren van het semistatisch archief
Voor wie?
departementen en agentschappen van de Vlaamse
ministeries
Voorwaarden?
overdracht (+ lijst) is conform de vereisten
Volg nauwgezet de procedure
Dienstverlening? • Estafette
• Toekomst: scanning on demand?
http://www.bestuurszaken.be/depot-vilvoorde
Depot Vilvoorde: in beeld
Depot Vilvoorde: in cijfers
Enkele cijfers (situatie op 30/6/13, sinds opening 9/10):
6,5 km archief
185 meter aangroei/maand
30% rekruimte ingenomen
10 op 13 beleidsdomeinen
2,5 fte
200 bruiklenen/jaar
1 dag levertijd (gemiddeld)
Depot Vilvoorde:
Procedure voor overdracht
1.
2.
3.
4.
Maak uw voornemen TIJDIG kenbaar
Maak uw archief klaar voor overdracht
Bezorg de overdrachtslijst aan de archiefassistenten
Maak concrete afspraken over het tijdstip van
overdracht
5. De overdracht wordt nagekeken door de
archiefassistenten
6. U krijgt een bericht van definitieve aanvaarding
http://www.bestuurszaken.be/hoe-kunt-u-iets-overdragen
Hulplijnen: algemeen
• eerstelijnsadvies?
– je informatiebeheerder en
beleidsdomeinarchivaris
http://www.bestuurszaken.be/netwerk-informatiebeheerders
http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen
• Meer nood aan vitamine i?
 http://www.bestuurszaken.be/opleiding
19 juli 2017
13
Hulplijnen: algemeen
www.bestuurszaken.be/informatiemanagement
[email protected]
www.bestuurszaken.be/yammernetwerkinformatiemanagement-vlaamse-overheid
yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid
19 juli 2017
14
Meer weten?
Beheren semistatisch
analoog archief
www.bestuurszaken.be/analoge-archiefdocumenten
www.bestuurszaken.be/depot_vilvoorde
[email protected]
19 juli 2017
15