Afdelingschef Centrale Aankoopdienst

FUNCTIEBESCHRIJVING
afdelingschef Centrale Aankoopdienst
AFD/0009
Directie Facilitair Beheer
Afdeling Centrale Aankoopdienst
FUNCTIEDOEL
De Afdelingschef Centrale Aankoopdienst is verantwoordelijk voor het uitwerken en uitvoeren van het
aankoopbeleid voor het provinciebestuur Limburg. Dit betekent o.a. de ontwikkeling en implementatie van
inkoopprocessen, ondersteuning aan interne en externe klanten bij het doorlopen van het inkoopproces,
kennisontwikkeling en -overdracht met betrekking tot inkoop. De afdelingschef centrale aankoopdienst ziet toe op
de correcte uitvoering van aankoopdossiers, zowel rekening houdend, met alle aspecten van de wet op de
overheidsopdrachten als met een correcte uitvoering door leveranciers en een juiste prijs-kwaliteitverhouding van
producten/goederen en diensten.
De afdelingschef Centrale aankoopdienst leidt het team van de aankoopdienst en vertegenwoordigt deze afdeling
in de staf Facilitair Beheer.
Daarnaast is de afdelingschef Centrale Aankoopdienst leidend ambtenaar van PROCLIM, waarmee de provincie
Limburg de mogelijkheid biedt aan lokale besturen om mee in te stappen in raamcontracten van de provincie
Limburg.
PLAATS IN HET BESTUUR
Directie:
Afdeling, sectie:
Statuut:
Rang:
Salarisschaal:
Graad:
Directie Facilitair Beheer
Centrale Aankoopdienst
statutair
A4
A4a
Afdelingschef
RAPPORTERINGSLIJNEN
Directe leidinggevende: provinciegriffier
Hogere leidinggevende: NVT
RESULTAATSGEBIEDEN
RESULTAATSGEBIED 1
Visie en advies inzake het globale inkoopbeleid:
het ondersteunen van alle klanten/doelgroepen, incl. externe klanten in het kader van PROCLIM bij het
doorlopen van inkooptrajecten;
het evalueren van uitgewerkte offertes en opstellen van gunningvoorstellen in nauwe samenwerking
met de klant;
het opstellen van offerteaanvragen en (Europese) aanbestedingen i.s.m. met de (interne) klant en de
griffie;
het mee voeren van onderhandelingen en contractbesprekingen;
het uitbrengen van adviezen die de organisatie verder kunnen verbeteren;
het in samenwerking met de betrokken klant of zelfstandige organisatie (EVA) ontwikkelen van
strategieën die efficiëntie, kwaliteit , continuïteit en flexibiliteit verhogen;
het optreden als vertegenwoordiger van de provincie Limburg in relatie tot leveranciers;
het adviseren m.b.t. inkoopbeleid en procedures.
PROCLIM: verder ontwikkelen van PROCLIM als opdrachtencentrale waarbij lokale besturen kunnen
mee instappen bij provinciale raamcontracten
RESULTAATSGEBIED 2
Het faciliteren van contract- en leveranciersmanagement:
Marktonderzoek: het signaleren van ontwikkelingen in de leveranciersmarkt en het facilitair
vakgebied zodat deze informatie vergeleken kan worden met de huidige leverancierscontracten;
Inkoopprocedure: het inschatten hoe de inkoopprocessen efficiënt en overzichtelijk ingericht kunnen
worden zodat afdelingen kunnen bestellen wat zij nodig hebben, waarbij zij hun inkoopbudgetten niet
overschrijden; dit gebeurt voornamelijk in het licht van de opmaak van de begroting voor ieder
werkjaar;
Inkoopplan: het afstemmen van de wensen van de verschillende afdelingen rekening houdend met de
financiële ruimte voor deze afdelingen - zodat bepaald kan worden welke producten of diensten moeten
worden ingekocht en welke aanpassingen kunnen worden gemaakt in het assortiment en het
leveranciersbestand.
Opvolging: opvolging van leveranciers in nauw overleg met de klanten zodat de geleverde
producten/diensten in overeenstemming zijn met de aanbestede opdrachten.

RESULTAATSGEBIED 3 1
Aansturen van medewerkers en operationeel leidinggeven
motiveren, begeleiden en coachen van medewerkers
functioneringsgesprekken en evaluatie
neemt initiatief tot communicatie, vergaderen met dienst, beleid
draagt zelf de eindverantwoordelijkheid over de verschillende aankoopdossiers
efficiëntie nastreven m.b.t. bestellingen en voorraadbeheer
RESULTAATSGEBIED 4
Toepassing wetgeving overheidsopdrachten
uitwerken en toepassen dienstgebonden procedures
opvolgen van de wetgeving en de toepassing van de overheidsopdrachten in het kader van een
inkoopmanagement
VEREISTE COMPETENTIES
Competentie
1
Waarneembare kenmerken
WAARDEGEBONDEN COMPETENTIE
Steeds verbeteren
Steeds verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de dienst/afdeling, door de bereidheid
om te leren en mee te groeien met veranderingen.
Niveau 4
Anticipeert via structurele
maatregelen om aan toekomstige
uitdagingen te beantwoorden en
stimuleert het
voortdurend verbeteren bij anderen
-
2
Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op
alle mogelijke relevante terreinen
Vergaart proactief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op
toekomstige probleemstellingen
Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen
beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige
probleemstellingen
Voorziet mogelijkheden tot permanente vorming en bijscholing
van anderen en stimuleert het gebruik daarvan
Leert anderen alert zijn voor toekomstige uitdagingen en voor
wat dit voor de eigen werking kan betekenen
Stimuleert anderen om kritisch te kijken naar de huidige werking
en om voorstellen voor verbetering te formuleren
WAARDEGEBONDEN COMPETENTIE
Sterke klantgerichtheid
De behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op
reageren, met het oog op het dienen van het algemeen belang
Niveau 4
Onderneemt structurele acties om
de dienstverlening van de
organisatie ten aanzien van klanten
te optimaliseren
-
3
Stelt voor de eigen dienst meetbare doelstellingen voorop op het
vlak van klantgerichtheid en
klantentevredenheid
Past de diensten, procedures, doelstellingen aan om beter aan
toekomstige behoeften van klanten te
beantwoorden
Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen
Voorziet voor de eigen entiteit in een systematische opvolging
van klantentevredenheid (procedures)
Stimuleert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak
voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren
Opmerkingen
Het begrip klanten moet ruim worden geïnterpreteerd.
WAARDEGEBONDEN COMPETENTIE
Goed samenwerken
Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of de organisatie
Niveau 4
Vormt gedragen
samenwerkingsverbanden met en
tussen andere diensten
-
-
4
Creëert structuren om de samenwerking met andere diensten te
verbeteren
Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen
andere diensten te verstevigen
Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de dienst en
daarbuiten en spreekt anderen daarop aan
Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die
de eigen dienst overstijgen
Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert
het overleg rond aangelegenheden die de eigen dienst
overstijgen
Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband
met andere diensten
WAARDEGEBONDEN COMPETENTIE
Hoge betrouwbaarheid
Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen. Handelen vanuit respect voor
administratieve regels en vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling,
correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit,
milieuzorg…)
Niveau 4
Handelt integer in een veelheid aan
situaties, ook in die waar geen
eenduidige regelgeving voor
bestaat
-
-
5
Blijft in situaties van grote externe druk correct en integer
handelen rond basisregels, sociale en ethische normen
Blijft correct en integer handelen in situaties waar geen
eenduidige regelgeving voor bestaat
Houdt in zijn/haar rol het algemeen belang duidelijk voor ogen en
gedraagt zich daar ook naar
Durft op een verantwoorde en onderbouwde wijze een
uitzondering maken op de strikte regel, indien dit het
belang van de Provincie dient
Weet op een flexibele, maar zorgvuldige, objectieve wijze om te
gaan met regels en procedures
FUNCTIEFAMILIE GEBONDEN COMPETENTIE
Optreden
In verschillende situaties een geloofwaardige eerste indruk maken en handhaven
Niveau 2
Krijgt aandacht en vertrouwen door
zijn/haar houding
-
6
Speelt gepast in op de stijl en boodschap van zijn/haar
gesprekspartner
Bepaalt vooraf zijn/haar doelstellingen en past zijn/haar aanpak
en optreden daaraan aan
Komt in contacten authentiek over
Toont goed aan te voelen wat gepast is (houding, voorkomen,
reacties, ...)
FUNCTIEFAMILIE GEBONDEN COMPETENTIE
Visie
Dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken van op een
afstand, ze in een ruimere context en een langetermijnperspectief plaatsen
Niveau 2
Betrekt bredere (maatschappelijke,
technische, ...) factoren en
ontwikkelt hier eigen ideeën rond
-
Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen en buiten de
organisatie en het eigen beroep/domein
Denkt verder door en ziet daardoor mogelijke problemen of
kansen die voor anderen nog niet zo duidelijk zijn
Denkt kritisch en zelfstandig
Kadert adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere
organisatiecontext/beleidscontext
Ontwikkelt eigen ideeën over wat er in de toekomst kan gevraagd
worden
Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op
het bereiken van de doelstellingen
Introduceert nieuwe structuren, processen en procedures, in
functie van het realiseren van het beleid
Inspireert de medewerkers door zijn/haar voorbeeldgedrag
Heeft oog voor culturele aspecten en neemt acties om deze te
borgen , rekening houdend met de waarden en doelstellingen van
de Provincie Limburg
7
FUNCTIEFAMILIE GEBONDEN COMPETENTIE
Initiatief
Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen en/of ondernemen
Niveau 3
Neemt initiatieven die aantonen dat
hij/zij anticipeert op gebeurtenissen
(proactief)
8
-
Speelt spontaan in op kansen die zich aandienen
Anticipeert op diverse situaties door gepaste acties te
ondernemen
Neemt initiatief om te vernieuwen
Introduceert verbeteringen in werkaanpak en procedures
FUNCTIEFAMILIE GEBONDEN COMPETENTIE
Resultaatsgerichtheid
Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van
doelstellingen
Niveau 3
Werkt resultaatgericht en draagt dit
uit naar de eigen omgeving
-
9
Kiest uitdagende doelstellingen die een impact hebben op de
werking van anderen/van de afdeling
Ontwikkelt een concreet actieplan met doelen, mensen,
middelen, timing, enz.
Maakt concrete afspraken met alle betrokkenen in functie van de
gestelde objectieven
Communiceert regelmatig de stand van zaken aan de andere
betrokkenen
Spreekt anderen aan op het bereiken van de doelstellingen
wanneer dit nodig blijkt
FUNCTIEFAMILIE GEBONDEN COMPETENTIE
Plannen
Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen
Niveau 3
-
Plant activiteiten met veel en
complexe variabelen
-
Concentreert zich in zijn/haar planning op de gehele opdracht,
zonder details uit het oog te verliezen
Behoudt het overzicht over de stand van de uitvoering van
projecten ten overstaan van de planning
Bereikt een balans tussen de geïnvesteerde tijd, de geleverde
prestatie en de behaalde kwaliteit
Anticipeert op eigen werk en op dat van anderen
Besteedt aandacht aan een lange termijn planning, en bouwt
daarbij voldoende flexibiliteit in om adequaat op
veranderingen te kunnen inspelen
10 FUNCTIEFAMILIE GEBONDEN COMPETENTIE
Richting geven
Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op
een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband.
Niveau 3
Geeft richting zowel via processen
en structuren als via het bepalen en
uitdragen van een visie
-
Is een stuwende kracht in het team (inspireert, neemt initiatief,
zorgt voor dynamiek)
Communiceert op regelmatige momenten over de opdracht van
de afdeling en het belang daarvan (de visie van de afdeling)
Geeft richting en/of sturing aan een team door het uitdragen van
een duidelijk en inspirerend beleid
Zet haalbare, maar uitdagende doelstellingen voor het team
11 FUNCTIE GEBONDEN COMPETENTIE
Coachen en ontwikkelen van medewerkers
Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te
helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen
Niveau 2
Ondersteunt en oriënteert: geeft
feedback, moedigt aan, geeft
leerkansen
-
Biedt ruimte en kansen aan medewerkers om zich te ontwikkelen
Geeft medewerkers ruimte voor initiatief en verantwoordelijkheid
Geeft heldere en genuanceerde feedback, gericht op ontwikkeling
Helpt anderen om hun inzicht te vergroten in de eigen sterktes en
zwaktes
Stimuleert anderen (zodanig dat ze zich verder kunnen
-
ontwikkelen)
Praat met de andere over hoe iets kan worden aangepakt,
veeleer dan zelf de oplossing te geven
Biedt concrete situaties aan om te leren (opleiding, opdrachten,
meevolgen, ...)
Richt zich niet enkel op de taak of het objectief dat moet
gerealiseerd worden, maar ook op de persoon die de
taak moet uitvoeren
KENNISGEBONDEN COMPETENTIE
-
-
pluspunt 3 tot 5 jaar ervaring met inkoopmanagement op senior-niveau
sterke kennis van inkoopinformatiesystemen en de leveranciersmarkt
ervaring met verschillende organisatiestructuren, uitwerken van inkoopdoelstellingen en het uitschrijven
en opvolgen van inkoopprocedures
het onderhandelen met leveranciers en opvolgen van serviceniveaus bij leveranciers
bekwaam om een inkoopplan op te stellen en een marktonderzoek te voeren (in kader van
benchmarking)
vaardige gesprekspartner, ook in multidisciplinaire teams