functiebeschrijving

FUNCTIEBESCHRIJVING
procesmanager ICT
BESS/0215
Directie FaciIitair Beheer
Afdeling ICT
127.03.00
FUNCTIEDOEL
Procesondersteuning aan de ICT afdeling (en andere diensten) binnen het bestuur bieden, om zo bij te dragen tot een
efficientere - en effectieve ICT-dienstverlening.
PLAATS IN HET BESTUUR
Directie:
Afdeling, sectie:
Statuut:
Rang:
Salarisschaal:
Graad:
Facilitair Beheer
Afdeling ICT; Klantenrelaties
contractueel
Av
A1a-A1b-A2a
bestuurssecretaris
RESULTAATSGEBIEDEN
Documenteren van de ingerichte ICT processen en procedures om zo bestaande processen te optimaliseren of nieuwe
processen of toepassingen te ontwikkelen.
In samenspraak met de betrokken ICT diensten bestaande werkwijze documenteren op functioneel en
procesvlak.
In kaart brengen van bestaande werkstandaarden en deze optimaliseren
Opstellen, inrichten en onderhoud van nieuwe ICT processen.
Samen met betrokken ICT medewerkers via een standaard notatie nieuwe processen ontwerpen gebaseerd op
standaard notatie en een standaard methodologie.
Ondersteunen van de diensten m.b.t. de functionele vereisten van huidige of toekomstige IT-processen en
procedures.
Opbouwen van de nodige ICT en proceskennis om de toegewezen projecten te kunnen inschattten en opvolgen
Bepalen en evalueren van de functionele systeemvereiesten op basis van de business vereisten, in
samenspraak met de ICT verantwoordelijken en projectleiders
Op de hoogte zijn van ontwikkelingen binnen ICT-processmanagement
Evolutie in procesmethodologien volgen via externe vorming
Zeer goed geinformeerd zijn over ITIL en deze “best practises” ook in praktijk kunnen brengen in een ICT
organisatie
ICT notulerings standaar bepalen voor onze organisatie, deze ook kunnen toelichten aan collega’s en deze
kennis actief blijven onderhouden
Eigen functioneren
Er is een grote affiniteit met informatica in het algemeen en een goede conceptuele, technische en inhoudelijke
kennis van procesdesign en procesmanagement in het bijzonder aanwezig.
De wijze van organistatie van de functie wordt regelmatig geëvalueerd en besproken met de directe
leidinggevende gericht op een continue kwaliteitsverbetering.
Via vorming en opleiding wordt het eigen profiel hierop afgestemd.
Versie: 2017-07-20
VEREISTE COMPETENTIES
Competentie
1
Waarneembare kenmerken
WAARDEGEBONDEN COMPETENTIE
Steeds verbeteren
Steeds verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de dienst/afdeling, door de bereidheid om
te leren en mee te groeien met veranderingen.
Niveau 4
Anticipeert via structurele
maatregelen om aan toekomstige
uitdagingen te beantwoorden en
stimuleert het voortdurend
verbeteren bij anderen
Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle
mogelijke relevante terreinen
Vergaart pro-actief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op
toekomstige probleemstellingen
Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden
aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen
Voorziet mogelijkheden tot permanente vorming en bijscholing van
anderen en stimuleert het gebruik daarvan
Leert anderen alert zijn voor toekomstige uitdagingen en voor wat dit voor
de eigen werking kan betekenen
Stimuleert anderen om kritisch te kijken naar de huidige werking en om
voorstellen voor verbetering te formuleren
2
WAARDEGEBONDEN COMPETENTIE
Sterke klantgerichtheid
De behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren,
met het oog op het dienen van het algemeen belang
Niveau 3
Onderneemt, binnen de
mogelijkheden van de eigen functie,
acties om de dienstverlening aan
klanten te optimaliseren
Onderzoekt op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan
worden verbeterd
Bevraagt gericht de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten
(tevredenheidsenquètes, mondeling bevragen,…)
Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te
verbeteren
Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van
klanten
Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in
de praktijk
Neemt acties om de dienstverlening ten aanzien van specifieke
doelgroepen te optimaliseren, rekeninghoudend met hun beperkingen en
behoeften (vb. handicap, allochtonen, …)
3
WAARDEGEBONDEN COMPETENTIE
Goed samenwerken
Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of de organisatie
Niveau 3
Stimuleert de samenwerking binnen
de eigen dienst
Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren
Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en
onderling van gedachten te wisselen
Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het
eigen werk overstijgen
Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact
hebben
Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor
verscheidenheid in mensen
Geeft opbouwende kritiek en feedback
Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden
4
WAARDEGEBONDEN COMPETENTIE
Versie: 2017-07-20
Hoge betrouwbaarheid
Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen. Handelen vanuit respect voor administratieve
regels en vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en
transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg…)
Niveau 4
Handelt integer in een veelheid aan
situaties, ook in die waar geen
eenduidige regelgeving voor bestaat
Blijft in situaties van grote externe druk correct en integer handelen rond
basisregels, sociale en ethische normen
Blijft correct en integer handelen in situaties waar geen eenduidige
regelgeving voor bestaat
Houdt in zijn/haar rol het algemeen belang duidelijk voor ogen en
gedraagt zich daar ook naar
Durft op een verantwoorde en onderbouwde wijze een uitzondering
maken op de strikte regel, indien dit het belang van de Provincie dient
Weet op een flexibele, maar zorgvuldige, objectieve wijze om te gaan met
regels en procedures
5
FUNCTIEFAMILIE GEBONDEN COMPETENTIE
Oordeelsvorming
Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria
Niveau 2
Neemt standpunten in, met zicht op
de gevolgen daarvan
Geeft een gefundeerd oordeel, rekening houdend met de te verwachten
gevolgen
Kijkt ook naar de mogelijke neveneffecten, minder evidente gevolgen
Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing
Neemt ten aanzien van problemen of situaties een persoonlijk standpunt
in
Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende
informatie
6
FUNCTIEFAMILIE GEBONDEN COMPETENTIE
Visie
Dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken van op een afstand,
ze in een ruimere context en een langetermijnperspectief plaatsen
Niveau 3
Ontwikkelt een visie voor de
toekomst
Loopt vooruit op maatschappelijke evoluties en toekomst, evenals op de
manier om de eigen organisatie hierop voor te bereiden
Komt met plannen en ideeën met een looptijd van enkele jaren
Houdt vast aan de lange termijn visie, niettegenstaande de dagelijkse
gebeurtenissen
Brengt een eigen beleid, gebaseerd op een duidelijke visie m.b.t. de
missie en de objectieven van de organisatie
Formuleert ideeën die bijdragen tot het vernieuwen van diensten of
processen
Creëert een omgeving waar het ontwikkelen van nieuwe ideeën wordt
gestimuleerd
7
FUNCTIEFAMILIE GEBONDEN COMPETENTIE
Plannen
Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen
Niveau 2
Structureert het eigen werk en dat
van anderen
Brengt structuur aan in eigen en andermans werk (vb. bepaalt
werkterreinen, prioriteiten, termijnen, …)
Houdt bij het inplannen van taken rekening met deadlines
Maakt goede werkschema's en tijdsplanningen op (werkbaar, volledig,
overzichtelijk)
Geeft op een duidelijke en eenduidige manier aan welke de prioriteiten
zijn
8
FUNCTIEFAMILIE GEBONDEN COMPETENTIE
Versie: 2017-07-20
Organiseren
De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en deze elementen coördineren om de doelstellingen te
bereiken conform de planning
Niveau 3
Legt acties en werkwijzen vast in
procedures
Bepaalt de procedures en werkmethodes die zullen worden gevolgd om
de doelen te bereiken
Ontwikkelt systemen en methodes om te anticiperen op onvoorziene
omstandigheden
Voorziet in systemen voor / momenten van afstemming van taken tussen
de verschillende betrokken partijen
Stemt de werkaanpak van de eigen organisatie af op de werkaanpak en/of
verwachtingen van andere betrokken partijen
9
FUNCTIEFAMILIE GEBONDEN COMPETENTIE
Richting geven
Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een
correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband.
Niveau 2
Geeft richting op het niveau van
processen en structuren
Schept duidelijkheid omtrent de taken, rollen en verantwoordelijkheden
van de verschillende teamleden
Zorgt voor het efficiënt inzetten van beschikbare mensen en middelen in
functie van de gezamenlijk te behalen doelstelling
Vergroot de inzetbaarheid van de medewerkers (zodanig dat zij beter in
staat zijn om de gezamenlijke en individuele doelen te behalen)
Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team
en stimuleert het gebruik daarvan
Heeft oog voor zaken die remmend of stimulerend kunnen inspelen op
aspecten zoals diversiteit, genderneutraliteit, …
Stuurt, indien nodig, processen en structuren bij om de efficiëntie van de
werking en/of de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen
Voorziet de organisatorische randvoorwaarden voor het ontwikkelen van
medewerkers
10 FUNCTIEFAMILIE GEBONDEN COMPETENTIE
Coachen en ontwikkelen van medewerkers
Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te
helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen
Niveau 3
Voorziet hoe anderen zich
ontwikkelen en anticipeert hierop
Heeft oog voor de potentiële capaciteiten van de andere
Stimuleert medewerkers om hun ambities in te vullen en hun
competenties te ontwikkelen in het licht van het optimaal functioneren van
de hele organisatie
Voorziet in de nodige persoonlijke ondersteuning bij het leerproces
Zorgt voor aangepaste en nuttige opdrachten, formele opleiding of andere
ervaringen
Biedt de medewerker de mogelijkheid zich te ontwikkelen door taken en
verantwoordelijkheden te delegeren die in beperkte mate hun grenzen
verleggen
11 FUNCTIE GEBONDEN COMPETENTIE
Omgaan met stressfactoren
Efficiënt gedrag vertonen in situaties met hoge complexiteit, tijds- of werkdruk of bij tegenslag, teleurstelling of
kritiek
Niveau 3
Blijft kalm en rustig in complexe
situaties waarin hij/zij wordt
geconfronteerd met een langdurige
of regelmatig weerkerende hoge
druk en/of met crisissituaties die de
eigen opdracht overstijgen
Versie: 2017-07-20
Kan onder moeilijke werkomstandigheden hoofd- en bijzaak in het eigen
werk onderscheiden
Presteert goed in situaties waar sprake is van langdurige of zich
herhalende hoge tijdsdruk, tegenslag en complicaties
Gaat soepel om met complexe situaties en situaties met onzekerheden en
onbekenden
Blijft zich ondanks een hoge tijdsdruk open opstellen voor meningen of
opmerkingen van anderen
Zoekt ook onder grote druk en weerstand naar een aangepaste stijl en
aanpak om toch zijn/haar doelstelling te bereiken
KENNISGEBONDEN COMPETENTIE
KENNIS
Grote affiniteit met informatica in het algemeen en goede conceptuele, technische en inhoudelijke kennis van
proces design en procesmanagement in het bijzonder.
Grondige en actuele kennis van de evolutie van ITIL.
- Grondige kennis van BPMN of een andere standaard van procesnotulatie
Versie: 2017-07-20