27 mei - Stad Harelbeke

DIENST COMMUNICATIE HARELBEKE
GEMEENTERAADSZITTING 27 mei 2013
TOELICHTINGSNOTA
OPENBARE ZITTING
1. Verslag over het bestuur en de toestand van de gemeentezaken 2012. Goedkeuring
Het verslag geeft een overzicht van de toestand van het bestuur en van de gemeentezaken en
verschaft andere nuttige informatie. Het jaarverslag is in de eerste plaats bestemd voor de
beleidsverantwoordelijken zelf en is een hulpmiddel om inzicht te verwerven in het slagen of falen van
de werking van de gemeente in het verleden en om hieruit de nodige conclusies te trekken voor het
toekomstig beheer.
In de tweede plaats moet het jaarverslag een informatiebron zijn voor de bevolking en geïnteresseerde
derden. De openbaarheid van bestuur is er in elk geval mee gebaat.
Het jaarverslag moet aan de gemeenteraad worden voorgelegd vóór de beraadslaging over het budget.
Dat betekent niet noodzakelijk dat beide documenten in dezelfde vergadering van de gemeenteraad
moeten worden behandeld.
Het jaarverslag handelt over het dienstjaar waarvoor de laatste rekening werd opgemaakt, namelijk
2012.
Jaarverslag en rekening bieden dus aanknopingspunten en kunnen het best in dezelfde
gemeenteraadszitting behandeld worden. In het jaarverslag onder het hoofdstuk financiën wordt
verwezen naar het verslag bij de rekening.
Het jaarverslag wordt zo, naast het budget, de rekening en het meerjarig beleidsplan een belangrijk
beleidsdocument dat de eenjarigheid van het budget en rekening doorbreekt en het gemeentelijk
beheer in een ruimer tijdsperspectief plaatst. De opmaak van het jaarverslag werd afgestemd op de
structuur van het meerjarenplan 2008-2013: het Haps (Harelbeke plant samen). Het is de bedoeling
om voortaan ook via het jaarverslag de vooruitgang van het beleidsplan in de verschillende
beleidsdomeinen zichtbaar te maken.
Het jaarverslag 2012 wordt ter goedkeuring voorgelegd.
2. Dienstjaarrekening 2012. Vaststelling
Het schepencollege stelt de gemeenteraad de dienstjaarrekening 2012 voor met volgende kerncijfers:
Begrotingsrekening 2012
GEWONE
DIENST
1. Rechten ten voordele van de gemeente vastgesteld
- Onverhaalbare en oninvorderbare bedragen
Totaal netto vastgestelde rechten
- Vastgelegde uitgaven
Begrotingsresultaat van het dienstjaar
2. Netto vastgestelde rechten
- Aanrekeningen
Boekhoudkundig resultaat van het dienstjaar over
te dragen naar volgend dienstjaar
3. Vastgelegde uitgaven
- Aanrekeningen
Naar het volgend dienstjaar over te dragen
vastleggingen
BUITENGEWONE
DIENST
52 922 483,33
50,00
52 922 433,33
37 453 575,71
15 468 857,62
52 922 483,33
36 944 081,95
15 978 351,38
5 196 626,19
7 650,00
5 188 976,19
19 032 337,13
- 13 843 360,94
5 188 976,19
11 075 271,69
- 5 886 295,50
37 453 575,71
36 944 081,95
509 493,76
19 032 337,13
11 075 271,69
7 957 065,44
Pagina 1 van 16
DIENST COMMUNICATIE HARELBEKE
GEMEENTERAADSZITTING 27 mei 2013
TOELICHTINGSNOTA
2. Balans en resultatenrekening
2.1. Balans per 31 december 2012
Vast activa
Vlottende activa
Totale activa
144 754 788,00 Eigen vermogen
13 316 626,00 Schulden
158 071 414,00 Totale passiva
143 250 462,00
14 820 952,00
158 071 414,00
2.2. Resultatenrekening per 31 december 2012
Exploitatie boni
Uitzonderlijk mali
Boni van het dienstjaar
1 827 850,00
0,00
1 827 850,00
De jaarrekening 2012 heeft op het dienstjaar in de gewone dienst een negatief budgetresultaat van
2 546 221,10 euro, een algemeen boni van 15 468 857,62 euro.
De jaarrekening 2012 heeft een positief boekhoudkundig resultaat van 15 978 351,38 euro in de
gewone dienst en een negatief boekhoudkundig resultaat van 5 886 295,50 euro in de buitengewone
dienst.
Dit jaar wordt in de gewone dienst 509 493,76 euro en in de buitengewone dienst 7 957 065,44 euro
aan vastgelegde kredieten overgedragen naar het volgende dienstjaar.
3. Budgetwijziging 1 en 2 - 2013. Goedkeuring
Het schepencollege legt de budgetwijziging 1 en 2 – 2013 ter goedkeuring voor met volgende cijfers:
GEWONE DIENST
Algemeen resultaat
rekening 2012
Budgetwijziging 2013
13 433 621,00
2 035 237,00
0,00
Na de
voorgestelde
wijziging
15 468 858,00
Ontvangsten eigen dienstjaar
Uitgaven eigen dienstjaar
32 985 347,00
33 111 328,00
342 594,00 549 046,00
1 015 296,00 1 200 590,00
32 778 895,00
32 926 034,00
Ontvangsten vorige jaren
Uitgaven vorige jaren
Ontvangsten overboekingen
Uitgaven overboekingen
Geraamd resultaat budget 2013
Geraamd algemeen
budgetresultaat 2013
Budget
Verhoging
Verlaging
164 300,00
36 356,00
280 611,00
105 930,00
0,00
0,00
444 911,00
142 286,00
0,00
2 375 115,00
0,00
0,00
0,00
377 952,00
0,00
1 997 163,00
- 498 021,00 1 029 49,00
- 1 841 677,00
- 2 373 152,00
13 627 181,00
Pagina 2 van 16
DIENST COMMUNICATIE HARELBEKE
GEMEENTERAADSZITTING 27 mei 2013
TOELICHTINGSNOTA
BUITENGEWONE DIENST
Algemeen resultaat
rekening 2012
Budgetwijziging 2013
Ontvangsten eigen dienstjaar
Uitgaven eigen dienstjaar
Ontvangsten vorige jaren
Uitgaven vorige jaren
Ontvangsten overboekingen
Uitgaven overboekingen
Geraamd resultaat budget 2013
Budget
Verhoging
Verlaging
Na de
voorgestelde
wijziging
0,00 - 13 843 360,00
- 14 127 720,00
284 360,00
4 530 711,00
6 795 304,00
733 026,00
429 939,00
6 875,00
340 441,00
5 256 862,00
6 884 802,00
14 127 721,00
10 522,00
0,00
258 701,00
284 360,00
0,00
13 843 361,00
269 223,00
2 275 115,00
0,00
0,00
0,00
377 952,00
0,00
1 897 163,00
0,00
44 386,00 - 328 746,00
13 843 361,00
14 127 721,00
Geraamd algemeen
budgetresultaat 2013
1,00
4. Kerkfabrieken. Advies dienstjaarrekening 2012
De rekeningen van de kerkfabrieken moesten voor 1 maart 2013 ingediend worden bij het centraal
kerkbestuur. Het centraal kerkbestuur heeft alle jaarrekeningen op 24 april 2013 ingediend bij de
gemeenteoverheid en de provinciegouverneur.
De gemeenteraad beschikt over een termijn van 50 dagen daaropvolgend om een advies uit te
brengen. Ontbreekt dergelijk advies binnen die termijn, dan is het advies gunstig. Na dat advies
worden de rekeningen ter goedkeuring voorgelegd aan de provinciegouverneur.
Volgende kerkfabrieken hebben hun dienstjaarrekening als volgt vastgesteld:
Sint-Salvator
OLV-Koningin
Sint-Jozef
Sint-Rita
Sint-Augustinus
Sint-Petrus Hulste
Sint-Amand Bavikhove
Exploitatieoverschot
Investeringsoverschot/tekort
Exploitatieoverschot
Investeringsoverschot/tekort
Exploitatieoverschot
Investeringstekort
Exploitatieoverschot
Investeringsoverschot/tekort
Exploitatieoverschot
Investeringstekort
Exploitatieoverschot
Investeringsoverschot
Exploitatieoverschot
Investeringstekort
70 323,99
0,00
33 065,25
0,00
50 853,99
0,00
31 232,33
0,00
30 579,52
- 4 787,60
57 887,05
0,00
46 793,83
- 14 736,26
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
euro
Het schepencollege stelt de gemeenteraad voor de dienstjaarrekeningen 2012 van de kerkfabrieken
gunstig te adviseren.
Pagina 3 van 16
DIENST COMMUNICATIE HARELBEKE
GEMEENTERAADSZITTING 27 mei 2013
TOELICHTINGSNOTA
5. OCMW-budget 2013. Goedkeuring
De gemeenteraad heeft op 18 februari 2013 kennis genomen van het budget 2013 van het OCMW. Op
25 maart 2013 heeft de stad een brief ontvangen van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur met
de vraag om dit dossier opnieuw voor te leggen aan de gemeenteraad en ditmaal ter goedkeuring. Dit
is nodig omdat er essentiële wijzigingen werden aangebracht in het investeringsbudget (stijging van
561 150 euro naar 1 178 500 euro en heel wat nieuwe, bijkomende investeringsprojecten) en het
budget 2013 daardoor niet meer past binnen het laatst goedgekeurde meerjarenplan 2012-2015.
De raad van het OCMW heeft op 31 januari 2013 het exploitatie- en investeringsbudget 2013
aangenomen.
De kerncijfers van het exploitatiebudget zijn :
Werkingsopbrengsten
Financiële opbrengsten
Werkingskosten
Financiële kosten
Uitzonderlijke kosten
Resultaat van het boekjaar
16 185 123
384 703
20 301 684
276 007
14 921
- 4 022 786
Het investeringsbudget bedraagt 1 078 500 euro.
De stadstoelage is vastgesteld op 3 160 000 euro (verhoging met 160 000 euro ten opzichte van het
budget 2012).
a) gemeentelijke bijdrage in de werking
b) verplichte gemeentelijke bijdrage in de
aflossingen
c) gemeentelijke bijdrage in de werking en de
aflossingen voor het boekjaar (a + b)
d) correctie van de gemeentelijke bijdrage
3 114 254
693 693
3 807 947
- 647 947
3 160 000
De voorzitter van het OCMW dient het budget toe te lichten.
Het OCMW-budget wordt ter goedkeuring voorgelegd.
6. Revitalisatie industriezone Stasegem. Leveren en plaatsen bewegwijzering
(richtingssignalisatie en bedrijfspanelen). Goedkeuren bestek, raming (21 532,60 euro +
21 % btw) en gunningswijze
Op 17 december 2012 werd betreffende de revitalisatie van de industriezone Stasegem door de
gemeenteraad een samenwerkingsovereenkomst met de intercommunale Leiedal alsook het
studiecontract goedgekeurd. Eveneens werd akkoord gehecht aan de raming en de gunningswijze voor
het stadsaandeel in de werken.
Concreet betekent dit dat tussen de intercommunale Leiedal en de stad een
samenwerkingsovereenkomst afgesloten werd waarbij de intercommunale Leiedal als opdrachtgevend
bestuur werd aangesteld. Het algemeen principe van deze samenwerkingsovereenkomst is dat de
intercommunale Leiedal onder andere instaat voor de coördinatie tussen de stad Harelbeke en het
studiebureau terwijl de stad instaat voor de opvolging, communicatie en overleg naar de bedrijven en
het studiebureau voor haar aandeel.
In het kader van de studieopdracht werd door de intercommunale Leiedal een studiecontract afgesloten
met Technum, gevestigd Coveliersstraat 15 in Berchem. In dit raamcontract zijn posten opgenomen
voor de opmaak van het bestek voor de bewegwijzering en de inrichting van de infozone. Ook de
opvolging van de uitvoering van de werken is hierin inbegrepen.
Pagina 4 van 16
DIENST COMMUNICATIE HARELBEKE
GEMEENTERAADSZITTING 27 mei 2013
TOELICHTINGSNOTA
Onderhavige opdracht is één van de korte termijnacties die voortvloeien uit het project 'Actieplan
revitalisering Harelbeke-Zuid', een studie waarbij een globaal masterplan werd opgemaakt voor de
herinrichting van het openbaar domein op dit bedrijventerrein en waarbij bijkomend voorstellen zijn
uitgewerkt om de ruimtelijke, omgevings- en belevingskwaliteit van het bedrijventerrein te verhogen.
Op basis van een analyse van de knelpunten van het bedrijventerrein werd gezocht naar een oplossing
voor problemen inzake verkeersstructuur en –veiligheid, ontsluiting, afwatering, beeldkwaliteit … Ook
met de opmaak van een signalisatiestudie werd de problematiek van de bestaande gebrekkige
bewegwijzering onder handen genomen.
Deze signalisatiestudie is gebaseerd op het totaalconcept rond vernieuwde bewegwijzering dat door de
intercommunale Leiedal werd voorgesteld voor de regio Zuid-West-Vlaanderen. De intercommunale
Leiedal is ontwikkelaar en beheerder van bedrijventerreinen en heeft een jarenlange ervaring in deze
materie. Vanuit deze ervaring werd in 2008 een algemene studie voor de uitwerking van een innovatief
digitaal bewegwijzeringssysteem opgemaakt van toepassing op zowel de nieuwe als bestaande
bedrijventerreinen. Het resultaat is dus een totaalconcept, waarbij een globaal zoneringsconcept, de
benodigde infrastructuur (bestaande uit een fysische en een digitale component) en de vormgeving
werden vastgelegd. Dit concept beantwoordt daarenboven aan de volgende oorspronkelijk gestelde
doelstellingen:
 verhogen van de dienstverlening aan bedrijven en bezoekers
 optimaliseren van het beheer van het bedrijventerrein
 verbeteren van de mobiliteit op en rond de terreinen
 verhogen van de kwaliteit en uitstraling van het bedrijventerrein
Dit nieuwe bewegwijzeringssysteem is al van toepassing op een aantal bedrijventerreinen (onder
andere Gullegem-Moorsele, Jagershoek en Evolis). Op vraag van de stad Harelbeke, staat de
intercommunale Leiedal in voor de coördinatie en begeleiding van de implementatie van dit nieuwe
systeem op het bedrijventerrein Harelbeke-Zuid.
Dit wordt eveneens geïmplementeerd in de web-applicatie www.bisy.be. Een extra toepassing op deze
site is de downloadmogelijkheid van de bewegwijzeringsinformatie voor gebruik in GPS-systemen.
Huidig bestek omvat:
- een bewegwijzeringsysteem, gebaseerd op een intern zoneringsplan: het bewegwijzeringsysteem is
een logische opeenvolging van borden die er voor zorgt dat de chauffeur langs de meest
aangewezen weg de gewenste locatie kan bereiken
- bedrijfspanelen per vestiging: voor de toegang tot elk bedrijf voor vrachtwagens en/of
personenwagens (en eventueel voor bijkomende specifieke toegangen), wordt elk bedrijf
geïdentificeerd door middel van één of meerdere borden met hierop de aanduiding van hun
individuele toegangsnummer(s)
De opdracht omvat het vervaardigen, leveren en plaatsen van signalisatie. Het betreft
richtingssignalisatie en aanwijzingsborden volgens de signalisatieplannen, meetstaten en
ontwerprichtlijnen. Deze opdracht omvat eveneens het verwijderen en/of verplaatsen van bestaande
signalisatie, wat beschouwd wordt als een last van de aanneming.
In een volgende fase wordt dan nog volgende voorzien:
 een totem aan de hoofdtoegang van het bedrijventerrein: een totem ondersteunt de identiteit van
het bedrijventerrein en duidt de hoofdtoegang aan. Op die manier ervaren chauffeurs duidelijk
wanneer zij het bedrijventerrein binnenrijden. Het zorgt bovendien voor de naambekendheid van
het terrein
 een infozone met digitaal infoscherm verbonden met de bedrijvendatabank: de infozone bestaat uit
een infozuil met touch screen en een parkeerstrook voor vrachtwagens
Voor het uitvoeren van deze volgende fase werd een overeenkomst afgesloten met het stadsbestuur
van Kortrijk, eigenaar van deze gronden.
Het bestek, opgemaakt door studiebureau Technum, raamt de kosten op 21 532,60 euro + 21 % btw.
Er wordt voorgesteld de werken te gunnen bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande
bekendmaking met gebruik van gunningscriteria (art. 17 par. 2, 1° a van de wet van 24 december
1993).
Pagina 5 van 16
DIENST COMMUNICATIE HARELBEKE
GEMEENTERAADSZITTING 27 mei 2013
TOELICHTINGSNOTA
Dit gezien de aard van de bestelling (raming lager dan 67 000 euro) en gezien daardoor meerdere
aannemers volgens keuze van het bestuur worden geraadpleegd waarbij onderhandeld kan worden
over de voorwaarden van de opdracht met een of meer van hen. Deze gunningswijze biedt aan de stad
de meeste waarborgen betreffende prijsvorming en service.
De noodzakelijke kredieten zijn voorzien bij artikel 521/725-60 van het buitengewone budget 2013.
Financieringswijze: op de wijze zoals voorzien bij het buitengewone budget 2013.
Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld het bestek, de raming en de gunningswijze goed te keuren.
De gemeenteraad is bevoegd nu het gaat om een bestek inzake een overheidsopdracht die niet
opgenomen werd in het begrip dagelijks bestuur, gezien het ramingsbedrag op het buitengewone
budget hoger is dan 5 500 euro en het project niet nominatief in het budget is voorzien (toepassing
art. 43 par. 2, 11° van het gemeentedecreet).
7. Herinrichten Plein Eiland: zitelementen en kiosk. Goedkeuren bestek, raming
(114 054 euro + 21 % btw) en gunningswijze
Het stadsbestuur wenste het plein op de wijk Eiland her aan te leggen. Voorafgaand heeft het bestuur
een creatief ontwerper – Hans Depelsmacker- aangesteld om een conceptstudie (kunstopdracht) te
maken met vooral nadruk op kwalitatief en duurzaam design.
Op 20 juni 2011 werd in de gemeenteraad de samenwerkingsovereenkomst met Infrax en het
studiecontract ter aanstelling van een studiebureau goedgekeurd. Het schepencollege besliste op
7 november 2011 de technische studieopdracht toe te wijzen aan studiebureau nv Plantec, gevestigd
Nieuwpoortsesteenweg 399 in Oostende.
In de gemeenteraad van 22 oktober 2012 werd het bestek, de raming en de gunningswijze betreffende
'Herinrichten Plein Eiland' goedgekeurd.
Om van het plein een aangename verblijfsruimte te maken wordt ook voorzien in het leveren en
plaatsen van een kiosk en zitelementen.
De zitelementen zijn rechte banken zonder rugleuning in onbehandeld FSC (Forest Stuartship Council)
hardhout en thermisch verzinkt staal. De balken in FSC-gelabeld hardhout zijn alzijdig voorzien van
een vellingkant (= afgeschuind).
De kiosk bestaat uit stalen profielen. Alle stalen voorwerpen die deel uitmaken van de kioskconstructie
worden discontinu thermisch verzinkt.
Het volledige dak wordt dichtgelegd met trapezoïdale geprofileerde, zelfdragende staalplaten (continu
dompelverzinkte plaat). De onderkant van de zelfdragende staalplaat wordt afgewerkt met vlakke plaat
in geanodiseerd aluminium. Na montage wordt de afwerkingsplaat behandeld met een anti-graffiti
coating.
Voor de beglazing van de kiosk wordt veiligheidsbeglazing gebruikt. De enkelvoudige
veiligheidsbeglazing uit gelaagd glas (NBN EN ISO 12543 = Europese norm) bestaat uit twee
glasbladen die over hun volledig oppervlak onderling samengevoegd zijn met gekleurde
filmtussenlagen (PVB - Polyvinylbutyral). Deze filmtussenlagen zorgen voor het gewenste kleur van het
glasblad, hetzij enerzijds geel, hetzij anderzijds blauw. Deze is UV-bestendig (Ultra Violet).
De banken in de kiosk zijn in tropisch hardhout onbehandeld FSC-gelabeld en zijn opgebouwd uit
houten balken die in dwarsrichting bevestigd worden. De stalen profielen zijn thermisch verzinkt.
Het bestek, opgemaakt door het studiebureau nv Plantec, raamt de kosten op 114 054 euro + 21 %
btw. Er wordt voorgesteld de werken te gunnen bij openbare aanbesteding (raming hoger dan 67 000
euro) gezien de concurrentie hier maximaal speelt en de gunning van de opdracht kan plaatsvinden op
grond van de laagste aangeboden prijs.
De noodzakelijke kredieten zijn voorzien bij artikel 421/731-60 van het buitengewone budget 2013.
Financieringswijze: op de wijze zoals voorzien bij het buitengewone budget 2013.
Pagina 6 van 16
DIENST COMMUNICATIE HARELBEKE
GEMEENTERAADSZITTING 27 mei 2013
TOELICHTINGSNOTA
Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld het bestek, de raming en de gunningswijze goed te keuren.
De gemeenteraad is bevoegd nu het gaat om een bestek inzake een overheidsopdracht die niet
opgenomen werd in het begrip dagelijks bestuur, gezien het ramingsbedrag op het buitengewone
budget hoger is dan 5 500 euro en het project niet nominatief in het budget is voorzien (toepassing
art. 43 par. 2, 11° van het gemeentedecreet).
8. Omgevingswerken Goudberg/Goudwinde (laatste fase). Goedkeuren bestek, totale
raming (508 917,75 euro + 21 % btw waarvan het aandeel ten laste van de stad op
86 397,50 euro + 21 % btw is geraamd) en gunningswijze en goedkeuren totaal
aanbestedingsbedrag (486 896,56 euro + 21 % btw) waarvan het aandeel ten laste van de
stad 66 495,47 euro + 21 % btw bedraagt
Vanaf midden de jaren '90 is de lokale sociale bouwmaatschappij Mijn Huis, in overleg en
samenwerking met de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen (VMSW), gestart met de gefaseerde
realisatie van het grote sociale woonproject op de hoek van de Heerbaan en de Gaversstraat. De
VMSW, optredend als opdrachtgevend bestuur, en Mijn Huis optredend als 'project-initiatiefnemer'
faseerden dit project 'Goudberg/Goudwinde' aldus:
 1ste fase: appartementsblok kant Heerbaan en de nodige ontsluitingswegen vanaf de Gaversstraat.
Die fase is uitgevoerd zonder financiële tussenkomst door de stad
 2de fase: appartementsblok kant Wijdegracht en wegenis in functie van de kavels (kant Bleekput)
en van de huur- en koopwoningen en met beperkte groenaanleg. Ook voor deze fase vroeg de
VMSW aan de stad geen financiële engagementen
 ondertussen werden de kavels, huur- en koopwoningen gerealiseerd
 3de fase: de nu nog te realiseren aanleg van alle (resterend en dus niet-aangelegd)
omgevingsgroen, de voetpaden langs de sociale kavels en huur- en koopwoningen, de verfraaiing
van de vijveromgeving en de aanleg (inclusief sportterrein, speeltoestellen …) van het
binnengebied. Het opdrachtgevend bestuur-VMSW stelde voor die inrichtingswerken van de 3de fase
het studiebureau Gemad bvba uit Sint-Eloois-Winkel aan
Tijdens de plenaire vergadering van 20 januari 2012 over de 3de fase werd het stadsbestuur ingelicht
over de omvang, inhoud en timing van deze fase en over haar financiële tussenkomst (zoals wettelijk
voorzien in de Wooncode) namelijk 100 % voor alle 'vijver'gerelateerde kosten en 5,47 % voor de
omgevingskosten van het binnengebied. De overgrote kost voor de resterende omgevingswerken,
groen, voetpaden langs de sociale kavels en huur- en koopwoningen, verfraaiing van de
vijveromgeving en aanleg (inclusief sportterrein, speeltoestellen …) van het binnengebied vielen ofwel
ten laste van het Vlaams Gewest ofwel ten laste van de bouwmaatschappij.
In een eerste ontwerpdossier van april 2012 bedroeg de raming van dit globale ontwerp 445 831 euro
+ 21 % btw, met een stadsaandeel van 45 946,80 euro + 21 % btw. Hieraan gaf het schepencollege
zijn principieel akkoord op 5 juni 2012.
Tijdens het zomerverlof 2012 verfijnde studiebureau Gemad dit bestek waarna het stadsbestuur in
september 2012 (informeel) werd ingelicht over een verhoogde raming van 508 917,75 euro + 21 %
btw, met een stadsaandeel van 86 397,50 euro + 21 % btw.
In november lanceerde de VMSW als opdrachtgevend bestuur de aanbestedingsprocedure op basis van
laatst vermelde raming. Bij brief van 18 april 2013 legt de VMSW nu aan het stadsbestuur het verslag
van die openbare aanbesteding van 29 januari 2013 voor. Alvorens toe te wijzen (einde
standsdoeningstermijn is 28 juli 2013) aan de voordeligste inschrijver vraagt de VMSW het
stadsbestuur om de goedkeuring enerzijds van dit aanbestedingsdossier en anderzijds van het
stadsaandeel in de kosten, zijnde 66 495,47 euro + 21 % btw (of 80 459,52 euro, 21 % btw
inbegrepen). De totale offerte bedraagt 486 896,56 euro + 21 % btw (of 589 144,84 euro, 21 % btw
inbegrepen).
Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld het bestek, de raming en de gunningswijze van de
aanbestedingsdossier goed te keuren, evenals de resultaten van die aanbesteding waarbij het correcte
stadsaandeel (voor de toewijzing en de start de werken) 66 495,47 euro + 21 % btw bedraagt.
Pagina 7 van 16
DIENST COMMUNICATIE HARELBEKE
GEMEENTERAADSZITTING 27 mei 2013
TOELICHTINGSNOTA
De noodzakelijke kredieten zijn voorzien bij artikel 766/725-60 van het buitengewone budget 2013.
De financieringswijze gebeurt zoals voorzien bij dit buitengewone budget.
De gemeenteraad is bevoegd nu het gaat om een bestek inzake een overheidsopdracht die niet
opgenomen werd in het begrip dagelijks bestuur, gezien het ramingsbedrag op het buitengewone
budget hoger is dan 5 500 euro en het project niet nominatief in het budget is voorzien (toepassing
art. 43 par. 2, 11° van het gemeentedecreet).
9. Aankoop handelspand Marktplein 88. Goedkeuren akte onder voorbehoud door het
aankoopcomité verleden
In 2011 al ging de gemeenteraad akkoord met de principes en concepten uit het 'Beeldkwaliteitsplan
van het centrum van Harelbeke met ontwerpvisie en haalbaarheidsstudie van het Marktplein'.
Aangezien hieruit bleek dat op het huidige Marktplein de losse gebouwen zouden moeten wijken voor
een nieuw, samenhangend bouwblok, betekende dit ook dat het huidige handelscentrum (genaamd
Centrum II conform de basisakte van 11 juli 1974 van notaris Peers) plaats moet maken voor de
nieuwe marktontwikkeling.
Uit Centrum II kocht de stad bij authentieke akte in de loop van 2012 al vier panden: de 'ex-Chinees'
(Marktplein 58 – gemeenteraadsbesluit 19 maart 2012), het vroeger zakenkantoor op nr. 94
(gemeenteraadsbesluit 16 april 2012) en de twee leegstaande panden met nummers 66 en 70
(gemeenteraadsbesluit 10 september 2012). In de gemeenteraadszitting van 17 november 2012
werden ook al de 'compromissen' (verkoopbeloftes) goedgekeurd voor de nummers 88, 90 en 56. De
andere onderhandelingen met de respectievelijke eigenaars en uitbaters zijn lopend.
In uitvoering van de compromissen voor 88, 90 en 56 legt het comité voor het leegstaand pand 88
(naast café Salvador) nu ook de akte, verleden onder voorbehoud van goedkeuring door de
gemeenteraad, voor. Voor de nummers 56 (appartement boven café Belfort) en 90 (café Salvador),
behorend in eigendom tot dezelfde eigenaar als nr. 88, is de akte nog niet definitief, dit wegens de
lopende onderhandelingen met respectievelijk de appartementbewoner en café-uitbater.
De prijs die door het aankoopcomité voor dit pand werd overeengekomen, is conform hun
schattingsverslag. De uitgave voor bedoelde aankoop is voorzien onder artikel 930/712-60 van het
buitengewone budget 2012. De financieel beheerder gaf al terzake haar visum.
Het nu voorliggende aankoopdossier werd door het comité, onder voorbehoud van goedkeuring door de
gemeenteraad en van niet-schorsing/vernietiging door de toezichthoudende overheid afgewerkt. Er
wordt aan de gemeenteraad voorgesteld goedkeuring te verlenen waardoor het eerste voorbehoud
komt te vervallen. De gemeenteraad is bevoegd aangezien het gaat over een daad van beschikking
omtrent onroerende goederen, die niet nominatief in het budget is vermeld (art. 43 par. 2, 12° van het
gemeentedecreet).
10. Verkoop van grond (groenzone) door de stad aan de aanpalende eigenaar van
Kollegeplein 1. Goedkeuren ontwerpakte
Dhr. en mevr. Viaene-Dendooven wensen een stadsgroenzone aan te kopen, palend aan hun woning
gelegen op het Kollegeplein 1 en eigenlijk reeds via een gebruikscontract geïntegreerd in de tuin. Het
schepencollege gaf in zitting van 18 september 2012 principiële goedkeuring aan deze transactie.
Het opmetingsplan werd opgemaakt door landmeter Pol Hautekiet op 13 februari 2013. Hieruit blijkt
dat 77,40 m² kan worden verkocht. Voornoemde kopers dienen een aankoopsom te betalen die in
overeenstemming is met het schattingsverslag. Voor dit dossier liep een openbaar onderzoek van 28
februari tot en met 15 maart 2013. Er werden geen bezwaren ingediend.
De ontwerpakte, opgemaakt door notaris Torrelle, wordt nu ter goedkeuring voorgelegd.
Pagina 8 van 16
DIENST COMMUNICATIE HARELBEKE
GEMEENTERAADSZITTING 27 mei 2013
TOELICHTINGSNOTA
De gemeenteraad is bevoegd om voorliggende verkoop goed te keuren. Het gaat om een daad van
beschikking over onroerende goederen die niet nominatief in het budget is opgenomen (toepassing van
art. 43 par. 2, 12° van het gemeentedecreet).
11. Dakrenovatie verschillende gebouwen. Goedkeuren bestek, raming (14 853 euro + 21 %
btw) en gunningswijze
Het dak van het stadsdepot en de kantine Hulste Sport zijn dringend aan vervanging toe. De werken
omvatten:
 reinigen bestaande bekleding en verwijderen overtollige dakelementen
 PUR-isolatie in helling (om stagnerend water te vermijden)
 plastomeerbitumen dakdichting
 aluminium profielen
In het kader van deze opdracht werd een bestek opgemaakt door de dienst grondgebiedszaken.
De uitgave voor de opdracht wordt geraamd op 14 853 euro + 21 % btw of 17 972,13 euro, 21 % btw
inbegrepen.
Voor het plaatsen van de dakisolatie wordt na het plaatsen een premie aangevraagd bij Infrax. Deze
premie wordt geraamd op minimum 720 euro.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder
bekendmaking, gezien de aard van de bestelling (raming lager dan 67 000 euro) en aangezien er
meerdere aannemers volgens keuze van het bestuur worden geraadpleegd waarbij onderhandeld kan
worden over de voorwaarden met een of meer van hen. Deze gunningswijze biedt aan de stad de
meeste waarborgen betreffende prijsvorming en service.
Het krediet is voorzien in het budget van 2013 op artikel 421/723-60 (referentie 25) en 764/723-60
(referentie 95) van de buitengewone dienst.
De sportraad verleent gunstig advies.
De gemeenteraad is bevoegd nu het gaat om een bestek inzake een overheidsopdracht die niet
opgenomen werd in het begrip dagelijks bestuur, gezien het ramingsbedrag op het buitengewone
budget hoger is dan 5 500 euro en het project niet nominatief in het budget is voorzien (toepassing
art. 43 par. 2, 11° van het gemeentedecreet).
Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld het bestek, de raming en de gunningswijze goed te keuren.
12. Aankoop van een paneelzaag. Goedkeuren bestek, raming (12 396,69 euro + 21 % btw)
en gunningswijze
In het kader van deze opdracht werd een bestek opgemaakt. De uitgave voor de opdracht wordt
geraamd op 12 396,69 euro + 21 % btw of 15 000 euro, 21 % btw inbegrepen.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure in het kader
van de wet op de overheidsopdrachten.
Het krediet is voorzien in het budget van 2013 op artikel 421/744-51 (referentie 40) van de
buitengewone dienst.
Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld het bestek, de raming en de gunningswijze goed te keuren.
De gemeenteraad is bevoegd nu het gaat om een bestek in het kader van een overheidsopdracht die
niet opgenomen werd in het begrip dagelijks bestuur, gezien het ramingsbedrag op het buitengewone
budget hoger is dan 5 500 euro en het project niet nominatief in het budget is voorzien (toepassing
art. 43 par. 2, 11° van het gemeentedecreet.
Pagina 9 van 16
DIENST COMMUNICATIE HARELBEKE
GEMEENTERAADSZITTING 27 mei 2013
TOELICHTINGSNOTA
13. Samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Harelbeke en W & Z nv inzake het project
Seine-Schelde, bijakte intentieverklaring tot samenwerking, bestek en investeringstoelage
(2 029 704,68 euro). Goedkeuring
Waterwegen & Zeekanaal (W & Z) nv voorziet in het kader van het project Seine-Schelde tegen eind
2020 een kalibrering van de Leie voor scheepvaart tot 4 500 ton. Een onderdeel daarvan zijn de
Leiewerken in Harelbeke waar nu slechts scheepvaart tot 1 350 ton kan passeren. Concreet wordt de
hele zone tussen de Kuurnebrug (ook wel bekend als de Nieuwe brug) en de Hoge Brug in één project
aangepakt. Daarbij staat de bouw van een nieuwe sluis centraal, maar meteen legt W & Z in
samenspraak met de stad ook de hele omgeving van de Leie in Harelbeke aan. W & Z nv maakt hierbij
gebruik van een ‘design & build’-formule (D & B): de opdrachtnemer staat in voor zowel het ontwerp
als de uitvoering van de werken.
De opdracht omhelst volgende zaken: het bouwen van een nieuwe stuwsluis met vispassage, het
vernieuwen van de Hoge Brug, het voorzien van een fietsersbrug over de Leie en de heraanleg van de
wegenis en openbare ruimte van de Vrijdomkaai, de Twee-Bruggenstraat, Moleneiland. Het is ook
mogelijk om een paviljoen op de Vrijdomkaai te voorzien, maar de bouw van het paviljoen zelf is niet
meegenomen in de opdracht.
De gemeenteraad hechtte op 18 juli 2011 haar akkoord aan het 'Beeldkwaliteitsplan van het centrum
van Harelbeke met ontwerpvisie en haalbaarheidsstudie van het Marktplein' met inbegrip van de
ontwerpuitgangspunten voor de inpassing van de Leie in Harelbeke. Deze aandachtspunten werden
opgenomen binnen de D & B opdracht van W & Z nv.
Binnen het kader van de supervisieopdracht op het openbaar domein van deTwee-Bruggenstraat en de
Vrijdomkaai maakte Palmbout Urban Landscapes een verfijning van voormelde uitgangspunten op. Het
document 'Het ontwerp van Marktplein en Vrijdomkaai in Harelbeke - ontwerpeisen voor de
Vrijdomkaai' werd goedgekeurd in het schepencollege van 17 april 2012 en werd tevens opgenomen in
de D & B opdracht.
Tussen W & Z nv en de stad bestaat een intentieverklaring tot samenwerking van 24 februari 2010 in
uitvoering van de gemeenteraadsbeslissing van 14 december 2009. Deze intentieverklaring had een
looptijd van 24 maanden, maar is verlengbaar, wat in eerste instantie aan de gemeenteraad
voorgelegd wordt. Immers, in de intentieverklaring is opgenomen dat de daadwerkelijke samenwerking
(waaronder financiële engagementen) zal neergelegd worden in een samenwerkingsovereenkomst af te
sluiten binnen de looptijd van de intentieverklaring. De verlenging van de intentieverklaring wordt aan
de gemeenteraad ter goedkeuring voorgelegd.
Volgend uit de intentieverklaring wordt nu een samenwerkingsovereenkomst ter goedkeuring
voorgelegd aan de gemeenteraad. Naast de beschrijving van de projectonderdelen worden hierin
afspraken gemaakt inzake financiering, bevoegdheden, wijze van samenwerken en communicatie. De
bijdrage van de stad gebeurt onder de vorm van een investeringstoelage ten bedrage van
2 029 704,68 euro. Dit bedrag omhelst een bijdrage van de stad van:
 100 % voor de basaltbekleding op de verticale kadewanden en het straatmeubilair
 50 % voor de fietsbrug, materiaalgebruik in de wegenis afwijkend van standaardmaterialen,
verlichting en bomen
Als laatste en ingevolge de financiële betrokkenheid van de stad, wordt de gemeenteraad gevraagd het
bestek van de D & B opdracht, zoals eerder omschreven, goed te keuren.
De gemeenteraad is bevoegd de verlenging van de intentieverklaring, de samenwerkingsovereenkomst
en het voormeld bestek goed te keuren op basis van zijn residuaire bevoegdheid.
Pagina 10 van 16
DIENST COMMUNICATIE HARELBEKE
GEMEENTERAADSZITTING 27 mei 2013
TOELICHTINGSNOTA
14. Woonwijs. Afsprakenkader over het onderzoeken van woningen die te huur worden
aangeboden aan het Sociaal Verhuurkantoor (SVK) met oog op nieuwe inhuurname.
Goedkeuring
Vanaf 2013 mogen de sociale verhuurkantoren (SVK) geen enkele woning meer inhuren zonder dat zij
een conformiteitsonderzoek en een technisch verslag hebben van die bepaalde woning.
Met Wonen Vlaanderen en SVK De Poort is overeengekomen dat het onderzoek met bijhorend
technisch verslag door Woonwijs zal afgeleverd worden.
De SVK-sector heeft een centrale rol binnen het streven naar meer betaalbare en kwaliteitsvolle
huurwoningen op de private huurmarkt. De kwaliteit van een woning is dan ook een belangrijk element
tijdens de onderhandelingen met een eigenaar over een mogelijke inhuurname. Het is belangrijk dat
het SVK om deze onderhandelingen te kunnen afsluiten beschikt over een goede, onafhankelijke en
objectieve inschatting van de kwaliteit van de aangeboden woning. Woonwijs zal instaan voor deze
conformiteitsonderzoeken.
De intergemeentelijke samenwerkingsprojecten Lokaal Woonbeleid (hier: Woonwijs), de gemeenten en
de Vlaamse overheid hebben een gedeelde bevoegdheid en verantwoordelijkheid in het
woningkwaliteitsbeleid. Woonwijs engageert zich ertoe, systematisch en op korte termijn,
conformiteitsonderzoeken uit te voeren in de woningen die te huur worden aangeboden aan het SVK.
De gemeente beslist op basis van het technisch verslag over de afgifte van het conformiteitsattest. Een
conformiteitsattest is een officieel document waaruit blijkt dat de woning voldoet aan de elementaire
veiligheids-, gezondheids, en woonkwaliteitsvereisten die door de Vlaamse overheid nader worden
bepaald. Het attest is tien jaar geldig.
Het SVK verbindt er zich toe om systematisch conformiteitsonderzoeken aan te vragen, enkel conform
bevonden woningen te verhuren, de eigenaars te ondersteunen inzake woningkwaliteit en hen de weg
te wijzen naar bestaande gemeentelijke en gewestelijke premiestelsels. De Vlaamse overheid zorgt
tenslotte voor een omkadering afgestemd op de lokale behoeften, bijvoorbeeld door vormingen en
bijscholingen te organiseren of mee te werken aan informatiesessies voor eigenaars-verhuurders.
Hiervoor moet een afsprakenkader tussen de vier partijen ondertekend worden: de stad Harelbeke,
Woonwijs, vzw De Poort en de Vlaamse minister bevoegd voor Wonen.
Het afsprakenkader wordt aan de gemeenteraad ter goedkeuring voorgelegd.
15. Aankoop vrachtwagen facilitaire dienst. Goedkeuren bestek, raming (74 380,17 euro +
21 % btw) en gunningswijze
In het kader van deze opdracht werd een bestek opgemaakt. De uitgave voor de opdracht wordt
geraamd op 74 380,17 euro + 21 % btw of 90 000 euro, 21 % btw inbegrepen.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare aanbesteding (publicatie in het
Belgisch Staatsblad).
Het krediet is voorzien in het budget van 2013 op artikel 421/743-52 (referentie 38) van de
buitengewone dienst.
Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld het bestek, de raming en de gunningswijze goed te keuren.
De gemeenteraad is bevoegd nu het gaat om een bestek in het kader van een overheidsopdracht die
niet opgenomen werd in het begrip dagelijks bestuur, gezien het ramingsbedrag op het buitengewone
budget hoger is dan 5 500 euro en het project niet nominatief in het budget is voorzien (toepassing
art. 43 par. 2, 11° van het gemeentedecreet).
Pagina 11 van 16
DIENST COMMUNICATIE HARELBEKE
GEMEENTERAADSZITTING 27 mei 2013
TOELICHTINGSNOTA
16. Aankoop feestmateriaal. Goedkeuren bestek, raming (8 264,46 euro + 21 % btw) en
gunningswijze
In het kader van deze opdracht werd een bestek opgemaakt. Het gaat om vier transportkarren podia,
twaalf podiumelementen en een trap en twee bakfrigo's. De uitgave voor de opdracht wordt geraamd
op 8 264,46 euro + 21 % btw of 10 000 euro, 21 % btw inbegrepen.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder
bekendmaking (raming lager dan 67 000 euro).
Het krediet is voorzien in het budget van 2013 op artikel 763/744-51 (referentie 94) van de
buitengewone dienst.
Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld het bestek, de raming en de gunningswijze goed te keuren.
De gemeenteraad is bevoegd nu het gaat om een bestek in het kader van een overheidsopdracht die
niet opgenomen werd in het begrip dagelijks bestuur, gezien het ramingsbedrag op het buitengewone
budget hoger is dan 5 500 euro en het project niet nominatief in het budget is voorzien (toepassing
art. 43 par. 2, 11° van het gemeentedecreet.
17. Heraanleg buitenomgeving jeugdcentrum TSAS. Goedkeuren bestek, raming
(24 761 euro + 21 % btw) en gunningswijze
De buitenverharding achteraan het jeugdcentrum TSAS werd deels opgebroken door aannemer bvba
Aquastra in uitvoering van de opdracht stabiliteitswerken jeugdcentrum TSAS. Na uitbraak ontstond
een meningsverschil over de uitvoeringswijze tussen de aannemer, de stad en de stabiliteitsingenieur.
Teneinde de situatie te deblokkeren werd op 17 december 2012 een dading afgesloten tussen de stad
en de aannemer.
Er wordt voorgesteld om zowel het opgebroken gedeelte als de zijkant naast de toegangsweg
jeugddienst her aan te leggen.
De opdracht omvat volgende werken: het plaatsen van drainagebuizen, een gewapend stabilisébed en
een nieuwe klinkerbekleding.
In het kader van deze opdracht werd een bestek opgemaakt door de dienst grondgebiedszaken.
De uitgave voor de opdracht wordt geraamd op 24 761 euro + 21 % btw of 29 960,81 euro, 21 % btw
inbegrepen.
De opdracht waarvan sprake in art. 1 zal gefinancierd worden op artikel 761/721-60 (referentie 76)
van de buitengewone dienst van het dienstjaar 2013.
De jeugdraad verleent gunstig advies.
De gemeenteraad is bevoegd nu het gaat om een bestek inzake een overheidsopdracht die niet
opgenomen werd in het begrip dagelijks bestuur, gezien het ramingsbedrag op het buitengewone
budget hoger is dan 5 500 euro en het project niet nominatief in het budget is voorzien (toepassing
art. 43 par. 2, 11° van het gemeentedecreet).
Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld het bestek, de raming en de gunningswijze goed te keuren.
18. Stedelijke Academie voor Beeldende Vorming (SABV). Nieuw arbeidsreglement.
Goedkeuring
Voor elke academie deeltijds kunstonderwijs moet een arbeidsreglement worden opgesteld waarbij alle
personen die onder gezag arbeid verrichten in het gemeentelijk onderwijs, moeten geïnformeerd
worden over de voorwaarden die op hun arbeidsverhouding van toepassing zijn.
Het bestaande arbeidsreglement en huishoudelijk reglement, goedgekeurd in gemeenteraadszitting van
19 januari 2009 voldoet niet meer aan de wettelijke vereisten en dient te worden opgeheven, met
ingang van de inwerkingtreding van het nieuwe arbeidsreglement.
Het nieuw arbeidsreglement voor de Stedelijke Academie voor Beeldende Vorming wordt ter
goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd.
De tekst ervan werd syndicaal overlegd op 18 april 2013, waarvan protocol van akkoord werd
opgemaakt en ondertekend.
Pagina 12 van 16
DIENST COMMUNICATIE HARELBEKE
GEMEENTERAADSZITTING 27 mei 2013
TOELICHTINGSNOTA
19. Aankoop vaatwasmachines voor drie scholen. Goedkeuren bestek, raming
(16 528,93 euro + 21 % btw) en gunningswijze
In het kader van deze opdracht werd een bestek opgemaakt. De uitgave voor de opdracht wordt
geraamd op 16 528,93 euro + 21 % btw of 20 000,01 euro, 21 % btw inbegrepen.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder
bekendmaking (raming lager dan 67 000 euro).
Het krediet is voorzien in het budget van 2013 op artikel 72201/744-51 (referentie 62 – 5 000 euro),
72202/744-51 (referentie 63 – 7 500 euro) en 72203/744-51 (referentie 64 – 7 500 euro) van de
buitengewone dienst.
Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld het bestek, de raming en de gunningswijze goed te keuren.
De gemeenteraad is bevoegd nu het gaat om een bestek in het kader van een overheidsopdracht die
niet opgenomen werd in het begrip dagelijks bestuur, gezien het ramingsbedrag op het buitengewone
budget hoger is dan 5 500 euro en het project niet nominatief in het budget is voorzien (toepassing
art. 43 par. 2, 11° van het gemeentedecreet.
20. Overeenkomst betreffende de machtiging van het Sectoriaal Comité van de Sociale
Zekerheid en van de Gezondheid van 5 april 2011 aan de stad Harelbeke om de mededeling
te verkrijgen van de lijst van personen die recht hebben op een verhoogde tegemoetkoming
van de verzekering voor geneeskundige verzorging die op 1 januari 2013 voorkeurtarieven
genieten bij het RIZIV, HVKZ of DOSZ
Bij het vaststellen van de algemene gezinsbelasting voor het aanslagjaar 2013 bij
gemeenteraadsbeslissing van 28 januari 2013, werd voorgesteld de sociale correctie verder toe te
passen voor alle categorie die voorkomen in het bestand van de Kruispuntbank van de Sociale
Zekerheid en tegelijkertijd recht hebben op een verhoogde tegemoetkoming van de verzekering voor
geneeskundige verzorging in toepassing van het KB van 16 april 1997 (hoedanigheidcode 001 tot en
met 006 van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid). Een overeenkomst met de Kruispuntbank
van de Sociale Zekerheid wordt aan de gemeenteraad ter goedkeuring voorgelegd. Pas op die manier
kan de stad de nodige informatie ontvangen.
Bedoelde goedkeuring komt tegemoet aan de verplichting uit art. 7 van de overeenkomst om alle
gemeenteraadsleden van de overeenkomst in kennis te stellen.
De gemeenteraad is bevoegd tot goedkeuring van deze overeenkomst op basis van zijn residuaire
bevoegdheid (art. 42 par. 1 van het gemeentedecreet).
De overeenkomst is beperkt tot 2013.
Verklaring van de afkortingen:
RIZIV: Rijksinstituut voor Ziekte en Invaliditeitsverzekering
HVKZ: Hulp en Voorzorgskas voor Zeevarenden
DOSZ: Dienst voor Overzeese Sociale Zekerheid
21. Infrax West. Bepalen mandaat vertegenwoordiger in de algemene vergadering en in de
buitengewone algemene vergadering van 4 juni 2013
Op 4 juni 2013 vindt de algemene vergadering van Infrax West plaats om 18 uur in het
vrijetijdscentrum Jabbeke, Vlamingveld 40 in Jabbeke, gevolgd door de buitengewone algemene
vergadering.
De agenda ziet eruit als volgt:
Algemene vergadering
1. Verslag van de raad van bestuur over het dienstjaar 2012
2. Verslag van de commissaris over het dienstjaar 2012
3. Goedkeuring van de jaarrekening over het dienstjaar 2012 en de winstverdeling (bijlage
jaarrekening)
4. Toekenning van aandelen voor het ondergronds brengen van netten in 2012
Pagina 13 van 16
DIENST COMMUNICATIE HARELBEKE
GEMEENTERAADSZITTING 27 mei 2013
TOELICHTINGSNOTA
5. Goedkeuring van de lijst van de aandeelhouders, aangesloten gemeenten, met hun activiteiten op
4 juni 2013 (zie punt 6 en 7 van bijlage jaarrekening)
6. Kwijting aan de bestuurders voor het bestuur en aan de commissaris voor het toezicht gedurende
2012
7. Vaststelling presentiegeld bestuurders
8. Evaluatierapport 2007-2012 en ondernemingsplan 2013-2018 (bijlage)
9. Huldiging van personeelsleden
Buitengewone algemene vergadering
1. Statutenwijziging
 Art. 29: uitvoerend comité
 Art. 3: doel
 Art. 46: maximum bijdrage GIS-activiteit
De gemeenteraad heeft in zitting van 15 april 2013 dhr. Patrick Claerhout als vertegenwoordiger en
mevr. Marijke Ostyn als plaatsvervangend vertegenwoordiger aangesteld
Na het aanhoren van het jaarverslag van Infrax West door schepen Jacques Maelfait dient nu het
mandaat van de vertegenwoordiging te worden bepaald.
22. Psilon. Intergemeentelijke Vereniging voor Crematoriumbeheer in Zuid-WestVlaanderen. Aanduiden twee vertegenwoordigers en twee plaatsvervangende
vertegenwoordigers in de algemene vergadering van 18 juni 2013 en vaststellen van hun
mandaat
Op 30 april 2013 ontving de stad Harelbeke de uitnodiging tot de algemene vergadering van de
opdrachthoudende vereniging Psilon die plaats vindt op 18 juni 2013 om 19 uur in de aula van
crematorium UITZICHT, Ambassadeur Baertlaan 5 in Kortrijk.
De agenda ziet eruit als volgt:
1. Verslag over de activiteiten en rekeningen in 2012
1.1.
Verslag van de raad van bestuur
1.2.
Verslag van de commissaris
2. Goedkeuring van de jaarrekening per 31 december 2012
3. Kwijting van bestuurders en commissaris-revisor
4. Kennisname evaluatierapport 2007-2012
5. Aanstelling bestuurder namens gemeente Vleteren
6. Vaststellen bedrag presentievergoedingen (201,02 euro voor de volledige legislatuur en niet
geïndexeerd)
Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld twee vertegenwoordigers en twee plaatsvervangende
vertegenwoordigers aan te stellen voor de algemene vergadering van Psilon op 18 juni 2013, alsook
het mandaat van de voormelde vertegenwoordiger te bepalen.
Blijkens art. 44 van het decreet betreffende de intergemeentelijke samenwerking (DIS) moet het
mandaat van de vertegenwoordiger in de algemene vergadering per algemene vergadering en
buitengewone algemene vergadering steeds worden herhaald. Tot 1 mei 2013 gold dit ook voor de
aanstelling van de vertegenwoordigers. Het DIS werd echter gewijzigd door art. 8 van het decreet van
18 januari 2013 (Belgisch Staatsblad van 15 februari 2013) met ingang van 1 mei 2013. Door deze
wijziging wordt het weer mogelijk een vertegenwoordiger voor de duur van de legislatuur aan te
stellen. Er wordt voorgesteld van deze mogelijkheid gebruik te maken en de aanstelling te laten lopen
voor de duur van de legislatuur, behoudens uitdrukkelijke vervanging via gemeenteraadsbeslissing in
de loop ervan en uiterlijk tot aan vervanging na de start van de volgende legislatuur.
Voor de andere dienstverlenende en opdrachthoudende verenigingen zal van deze mogelijkheid gebruik
worden gemaakt de eerstvolgende maal dat er een dossier naar de gemeenteraad moet.
Pagina 14 van 16
DIENST COMMUNICATIE HARELBEKE
GEMEENTERAADSZITTING 27 mei 2013
TOELICHTINGSNOTA
23. Vertegenwoordiging ERSV West-Vlaanderen vzw. Herzienen aanduiding
Krachtens de statuten van vzw ERSV West-Vlaanderen (ERSV: Erkend Regionaal
Samenwerkingsverband) zijn de vertegenwoordigers van de gemeente in RESOC Zuid West-Vlaanderen
(RESOC: Regionaal Sociaal-Economisch Overlegcomité) automatisch de vertegenwoordigers van de
gemeente op de algemene vergadering van vzw ERSV West-Vlaanderen. Voor Harelbeke is de
vertegenwoordiger in RESOC de burgemeester.
Blijkbaar bestaat de statutaire regel binnen vzw ERSV West-Vlaanderen al langer, maar wordt daar nu
voor de eerste keer toepassing van gemaakt.
Er wordt aan de gemeenteraad voorgesteld dhr. Dominique Windels (op 18 februari 2013 aangesteld
als vertegenwoordiger in de algemene vergadering van vzw ERSV West-Vlaanderen) te vervangen door
dhr. Alain Top als effectief vertegenwoordiger. Voor dhr. Windels wordt voorgesteld dat zijn aanstelling
behouden blijft als plaatsvervangend vertegenwoordiger.
24. Jobpunt Vlaanderen. Aanduiden vertegenwoordiger en plaatsvervangend
vertegenwoordiger voor de algemene vergadering
De gemeenteraad heeft in zitting van 22 december 2008 definitieve goedkeuring gehecht aan de
toetreding tot Jobpunt Vlaanderen.
Artikel 30 van de gecoördineerde statuten van Jobpunt Vlaanderen voorziet dat iedere eigenaar van
effecten zich mag laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering door een gevolmachtigde,
aandeelhouder of niet.
Het komt de gemeenteraad toe hiervoor een vertegenwoordiger en plaatsvervangend
vertegenwoordiger voor te dragen.
25. Hersamenstellen beheersorganen extern verzelfstandigd agentschap vzw HISE.
Kennisname afgevaardigden OCMW Harelbeke en aanstellen deskundigen
Op de gemeenteraad van 18 februari 2013 werden de vertegenwoordigers aangeduid van de
gemeenteraad in de beheersorganen van het Extern Verzelfstandigd Agentschap in Privaatrechtelijke
Vorm (EVAP) vzw HISE. Dit gebeurde binnen het globale dossier van de instellingen en organen waarin
stedelijke vertegenwoordigers dienden aangeduid. Binnen de beheersorganen van HISE dienen nog
door andere partners vertegenwoordigers voorgesteld. Hiervan dient de gemeenteraad kennis te
nemen. Zo dienen de afgevaardigden van het OCMW (Filip Lainez, Jan Van Coile, Claudine Vandebuerie
en Mireille Vanlerberghe in de algemene vergadering en Dominique Windels, Hendrik Vandamme en
Micheline Decuypere in de raad van bestuur) en de afgevaardigden van de werkgevers- en
werknemersorganisaties (Jo Dewerchin, Harold Kint, Rosanne Mestdagh, Marleen Rogiers en Jeanne
Vandenborre) nog ter kennis voorgelegd aan de gemeenteraad. Deze waren toen nog niet gekend.
Daarnaast dienen nog twee deskundigen in de algemene vergadering (Geert Blomme en Kris
Vanoverberghe uit Kuurne in het kader van het samenwerkingsakkoord) aangesteld in de algemene
vergadering en één deskundige (Els Persyn in het kader van het samenwerkingsakkoord met Kuurne)
aangesteld in de raad van bestuur. Op die manier zijn de beheersorganen van het extern
verzelfstandigd agentschap volledig opgevuld.
Er wordt aan de gemeenteraad voorgesteld hiervan kennis te nemen en voormelde aanstellingen te
doen.
26. Publilec. Verlengen vennootschap en verplaatsen maatschappelijke zetel. Bepalen
mandaat vertegenwoordiger
De duur van deze vennootschap vervalt op 17 juni 2013. De verlenging van de vennootschap is dan
ook aan de orde. Daartoe wordt een bijzondere algemene vergadering samengeroepen op 31 mei
2013. Op deze algemene vergadering wordt ook voorgesteld de maatschappelijke zetel te verplaatsen.
Pagina 15 van 16
DIENST COMMUNICATIE HARELBEKE
GEMEENTERAADSZITTING 27 mei 2013
TOELICHTINGSNOTA
1. Verlenging van de duur van de vennootschap
De raad van bestuur stelt voor de duur van de vennootschap te verlengen tot 31 juli 2015. In de
voorafgaande periode kan dan een oplossing worden gezocht voor de pensioenproblematiek, de
overgang naar een vennootschap van privaat recht en de bestemming van liquide middelen. Tegen
31 juli 2015 zal dan ook moeten worden nagedacht over de verdere verlenging van de
vennootschap.
2. Verplaatsing van de maatschappelijke zetel
De raad van bestuur stelt ook voor de maatschappelijke zetel over te brengen van de oude
gebouwen SPE naar het stadhuis in Seraing.
Op 18 februari 2013 stelde de gemeenteraad dhr. Dominique Windels aan als effectief
vertegenwoordiger. Dhr. Willy Vandemeulebroucke werd aangesteld als plaatsvervangend
vertegenwoordiger.
Het komt de gemeenteraad toe het mandaat van de stadsvertegenwoordigers te bepalen (toepassing
art. 43 par. 2, 5° gemeentedecreet).
Het schepencollege stelt voor positief mandaat te geven.
27. Bijzonder Nood- en Interventieplan (BNIP) ORC Canalrally. Aanvaarding
Op zaterdag 1 en zondag 2 juni 2013 gaat de ORC Canalrally door. Dit gebeurt gedeeltelijk op
Harelbeeks grondgebied.
Om tijdens noodsituaties een snelle en gecoördineerde hulpverlening mogelijk te maken, beslisten de
veiligheidscellen van de betrokken gemeenten (Oostrozebeke – Harelbeke – Wielsbeke – Meulebeke)
samen een Bijzonder Nood- en Interventieplan op te stellen in functie van voormelde rally.
Een noodplan is een beleidsinstrument dat bedoeld is om een snelle inzet van beschikbare
hulpverleningsmiddelen mogelijk te maken en een optimale coördinatie van die middelen te realiseren.
De geest van art. 2ter, par. 1, tweede lid van de wet van 31 december 1963 legt de aanvaarding van
gemeentelijke nood- en interventieplannen door de gemeenteraad op vooraleer de goedkeuring door
de gouverneur kan worden bekomen.
Het Bijzonder Nood- en Interventieplan (BNIP) ORC Canalrally 2013 wordt ter aanvaarding aan de
gemeenteraad voorgelegd.
28. Vragenkwartiertje
Pagina 16 van 16