2. Interne kredietaanpassing 1-2011. Kennisname

DIENST COMMUNICATIE HARELBEKE
GEMEENTERAADSZITTING 16 januari 2012
TOELICHTINGSNOTA
OPENBARE ZITTING
1. Definitieve goedkeuring rekening 2010. Kennisname
De gouverneur heeft de rekening over het boekjaar 2010 van de stad definitief vastgesteld in zijn
besluit van 6 december 2011, zoals deze rekening werd goedgekeurd in de gemeenteraad van 20 juni
2011.
Volgens artikel 17 van het toezichtsdecreet van 28 april 1993 komt het de ontvanger en de
gemeenteraad toe om tegen deze vaststelling in beroep te gaan bij de Vlaamse regering en dit binnen
de dertig dagen ingaande de dag na de versturing van dit besluit.
Het schepencollege stelt de gemeenteraad voor:
 kennis te nemen van het schrijven van de gouverneur waarin de rekening 2010 wordt goedgekeurd
op datum van 6 december 2011;
 geen beroep in te stellen bij de Vlaamse regering.
2. Interne kredietaanpassing 1-2011. Kennisname
Art. 155 van het gemeentedecreet, gewijzigd door het hersteldecreet van 23 januari 2009, uitgevoerd
door art. 16 bis van het ARGC (algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit) voorziet in de
mogelijkheid tot aanpassing van de kredieten van budgetartikelen via interne kredietaanpassing.
Een interne kredietaanpassing van de gewone dienst is een kredietaanpassing aan de uitgaven- of
ontvangstenkredieten van de gewone dienst waarbij het totaal van deze uitgaven- of
ontvangstenkredieten met dezelfde twee eerste cijfers van de functionele code niet wijzigt.
Het schepencollege keurde op 27 december 2011 de eerste interne kredietaanpassing van de gewone
dienst goed.
Overeenkomstig art. 155 van het gemeentedecreet behoort de gemeenteraad van deze interne
kredietaanpassing kennis te nemen.
Het schepencollege legt zijn beslissing aan de gemeenteraad ter kennisgeving voor.
De belangrijkste verschuivingen zijn de volgende:
Art. 104/123-13 naar art. 104/415-01
Om de openstaande schuldvorderingen voor de identiteitskaarten te kunnen betalen, wordt het artikel
voor de informatica administratie verminderd, gezien hier nog een overschot is.
Art. 421/124-02, 421/140-06 en 423/140-06 naar art. 422/124-06
Om de openstaande facturen aan de NMBS en De Lijn (derde betalerssysteem) te kunnen betalen,
worden enkele artikelen die betrekking hebben op de wegenis verminderd, gezien hier nog een
overschot is.
Art. 761/123-06, 762/122-04,762/123-13 en 762/124-12 naar art. 762/124-04
Om de openstaande drankfacturen aan Bavik te kunnen betalen, worden enkele artikelen van het
cultuurcentrum en één van de jeugd verminderd, gezien hier nog een overschot is.
Art. 875/124-06 en 879/31-01 naar art. 876/124-06 en 876/124-10
Om de facturen aan Imog te kunnen betalen werden de overschotten op de posten voor ontsmetting en
openbare reiniging en toelagen alternatieve energie verminderd, gezien hier nog een overschot is.
Pagina 1 van 6
DIENST COMMUNICATIE HARELBEKE
GEMEENTERAADSZITTING 16 januari 2012
TOELICHTINGSNOTA
3. Groot onderhoud wegen 2012 – Deel 1: Herstel landbouwwegen. Goedkeuren bestek,
raming (64 600 euro + 21 % btw) en gunningswijze
In 2011 werden twee dossiers opgemaakt voor het egaliseren van een aantal landbouwwegen in Hulste
en Bavikhove: deel Barzestraat, Ginstestraat, deel Blauwhuisstraat (tussen Muizelstraat en
Wantestraat), deel Helleput, Tweede Doorsnijdstraat, Schothoek, deel Tweede Aardstraat, Vondelstraat
en deel Haringstraat.
In het voorjaar van 2012 worden deze wegen afgewerkt gespreid over verschillende dossiers.
Het voorliggend dossier omvat slemlagen en toplagen voor de Vondelstraat, Schothoek, Tweede
Aardstraat en Tweede Doorsnijdstraat. Afhankelijk van de toestand van de weg wordt de juiste keuze
gemaakt.
Het bestek, opgemaakt door de facilitaire dienst, raamt de kosten op 64 600 euro + 21 % btw.
Er wordt voorgesteld de werken te gunnen bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking gezien
de aard van de bestelling (raming lager dan 67 000 euro) en gezien deze gunningswijze aan de stad de
meeste waarborgen biedt betreffende prijsvorming en service.
De noodzakelijke kredieten zijn voorzien bij artikel 421/735-60 van het buitengewoon budget 2012.
Financieringswijze: op de wijze zoals voorzien bij het buitengewoon budget 2012.
Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld het bestek, de raming en de gunningswijze goed te keuren.
De gemeenteraad is bevoegd nu het gaat om een bestek inzake een overheidsopdracht die niet
opgenomen werd in het begrip dagelijks bestuur, gezien het ramingsbedrag op het buitengewone
budget hoger is dan 5 500 euro en het project niet nominatief in het budget is voorzien (toepassing
art. 43 par. 2,11° van het gemeentedecreet).
4. Ondergronds brengen laagspannings- en kabeltelevisienet in de Zandbergstraat tussen de
Kinheimstraat en R8 (onpare zijde). Goedkeuren verrekening, raming (14 955 euro +
0 % btw) en gunningswijze
Het schepencollege verleende op 3 november 2011 goedkeuring aan de gunning van deze opdracht aan
Infrax West, Noordlaan 9 in 8820 Torhout tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 54 665 euro,
btw inbegrepen (0 % btw).
Tijdens de uitvoering van de opdracht bleek dat het noodzakelijk was om volgende wijzigingen aan te
brengen.
Het ondergronds brengen van het laagspannings- en kabeltelevisienet in de Zandbergstraat en
Herdersstraat wordt gecombineerd met de heraanleg van de voetpaden in deze straten.
Tijdens de coördinatievergadering bleek dat de werken van het ondergronds brengen van de netten
een zestal maanden gaan duren. De voetpaden zouden dus na die zes maanden aangelegd worden.
Om de hinder naar de bewoners toe te minimaliseren werd voorgesteld om tijdens het ondergronds
brengen van de netten een voorlopig herstel uit te voeren. Dit voorlopig herstel zou uitgevoerd worden
in gestabiliseerd zand of mager beton.
De kostprijs voor deze wijziging van werken bedraagt 14 955 euro, btw inbegrepen.
Deze verrekening overschrijdt het bestelbedrag met 27,36 %, waardoor het totale bestelbedrag na
verrekeningen nu 69 620 euro, btw inbegrepen (0 % btw) bedraagt.
Er wordt voorgesteld de werken te gunnen bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking
(toepassing art. 17 par. 2.2° a van de wet van 24 december 1993).
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de verrekening, raming en gunningswijze goed te keuren.
Voor deze uitgave zijn kredieten ingeschreven in het budget van 2012 op artikel 426/732-60.
De gemeenteraad is bevoegd nu het gaat om een overheidsopdracht die niet opgenomen werd in het
begrip dagelijks bestuur, gezien bijkomende uitgave door wijziging in de werken meer bedraagt dan
10 % van het gunningsbedrag (toepassing art. 43 par. 2,11° van het gemeentedecreet).
Pagina 2 van 6
DIENST COMMUNICATIE HARELBEKE
GEMEENTERAADSZITTING 16 januari 2012
TOELICHTINGSNOTA
5. Nieuwe loods stadsarsenaal. Aanstellen ontwerper. Goedkeuren bestek, raming
(14 876,03 euro + 21 % btw) en gunningswijze
Op vandaag wordt in Bavikhove een loods gehuurd als extra opslagruimte voor onder andere
feestmaterialen, verkiezingen, signalisatie, materiaal van gerechtelijke uitzettingen. De
opslagomstandigheden zijn niet ideaal: de loods is vochtig, weinig verlicht … De loods is ook decentraal
gelegen en zorgt voor extra verplaatsingen. Rekening gehouden met de huurkosten van ongeveer
18 000 euro per jaar en het behoud van het terrein van het oude containerpark is het opportuun een
nieuwe opbergloods te bouwen op de terreinen van het stadsdepot in de Broelstraat.
Voor deze opdracht is een architect nodig om een bouwdossier op te maken en de werken op te
volgen.
In het kader van deze opdracht werd een bestek voor de aanstelling van de ontwerper opgemaakt door
de dienst grondgebiedszaken.
De uitgave voor de opdracht wordt geraamd op 14 876,03 euro + 21 % btw of 18 000 euro, 21 % btw
inbegrepen.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder
bekendmaking (raming lager dan 67 000 euro). Deze gunningswijze biedt aan de stad de mogelijkheid
om meerdere ontwerpers volgens keuze van het bestuur te raadplegen, waarbij onderhandeld kan
worden over de voorwaarden van de opdracht met een of meer van hen.
Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld om het bestek, de raming en de gunningswijze goed te
keuren.
Het krediet is voorzien in het budget van 2012 op artikel 421/722-60 van de buitengewone dienst.
De gemeenteraad is bevoegd gezien het gaat om een bestek inzake een overheidsopdracht die niet
opgenomen werd in het begrip dagelijks bestuur, gezien het ramingsbedrag op het buitengewone
budget hoger is dan 5 500 euro en het project niet nominatief in het budget is voorzien (toepassing
art. 43 par. 2,11° van het gemeentedecreet.
6. Schilderwerken socio Hulste. Goedkeuren bestek, raming (9 504,13 euro + 21 % btw) en
gunningswijze
De bibliotheek en het cultureel centrum in Hulste worden uitgebreid met een nieuwbouw die in het
voorjaar 2012 geopend wordt. Van het bestaande gebouw heeft het buitenschrijnwerk een oplapbeurt
nodig. De dakgoten, de dakomlijsting vooraan en de ramen moeten worden geschilderd. Gezien de
complexiteit en het vele werken op hoogte wordt geopteerd te werken met een aannemer.
In het kader van deze opdracht werd een bestek opgemaakt door de dienst grondgebiedszaken.
De uitgave voor de opdracht wordt geraamd op 9 504,13 euro + 21 % btw of 11 500 euro, 21 % btw
inbegrepen.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder
bekendmaking (raming lager dan 67 000 euro). Deze gunningswijze biedt aan de stad de mogelijkheid
om meerdere ontwerpers volgens keuze van het bestuur te raadplegen, waarbij onderhandeld kan
worden over de voorwaarden van de opdracht met een of meer van hen.
Het krediet is voorzien in het budget van 2012 op artikel 762/724-60 van de buitengewone dienst.
Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld het bestek, de raming en de gunningswijze goed te keuren.
De gemeenteraad is bevoegd gezien het gaat om een bestek inzake een overheidsopdracht die niet
opgenomen werd in het begrip dagelijks bestuur, gezien het ramingsbedrag op het buitengewone
budget hoger is dan 5 500 euro en het project niet nominatief in het budget is voorzien (toepassing
art. 43 par. 2,11° van het gemeentedecreet.
Pagina 3 van 6
DIENST COMMUNICATIE HARELBEKE
GEMEENTERAADSZITTING 16 januari 2012
TOELICHTINGSNOTA
7. Gemeentelijk retributie-, tarief- en gebruiksreglement. Wijziging
Het gemeentelijk retributiereglement werd in de gemeenteraadszitting van 17 december 2007
hervastgesteld tot en met 31 december 2012. Bij beslissingen van 22 december 2008, 9 maart 2009,
11 mei 2009, 13 juli 2009, 12 oktober 2009, 14 december 2009, 8 februari 2010, 10 mei 2010,
13 september 2010, 13 december 2010, 12 september 2011 en 19 december 2011 werd het reglement
op bepaalde punten gewijzigd.
De financiële bijdrage van de ouders in het stedelijk onderwijs voor het gebruik van de
schoolmaaltijden dient om redenen van rechtszekerheid vastgelegd in het gemeentelijk gebruiks-,
tarief- en retributiereglement.
Er wordt voorgesteld de tarieven voor de soepmaaltijd, de kleutermaaltijd en de maaltijd voor het lager
onderwijs te behouden als voordien door de scholen zelf gehanteerd.
De tarieven zijn de volgende:
2,10 euro voor een kleutermaaltijd;
2,30 euro voor een maaltijd lager onderwijs;
0,40 euro voor een soepmaaltijd.
De voorgestelde tarieven lijken het schepencollege billijk en evenredig ten opzichte van de door de
stad geleverde diensten.
De retributie dient voldaan te worden door de titularissen van het ouderlijk gezag.
Het schepencollege stelt de gemeenteraad voor het retributie-, tarief- en gebruiksreglement aan te
passen door invoeging van een nieuwe rubriek 48 'Stedelijk onderwijs. Tarieven georganiseerde
schoolmaaltijden'.
8. Stedelijk basisonderwijs. Stilzwijgende verlenging beleidscontract en actualisatie
Centrum voor Leerlingenbegeleiding (CLB) Groeninge
Een centrum voor leerlingenbegeleiding sluit in principe een beleidscontract af voor de duur van drie
jaren. Deze driejarige periode strookt momenteel niet met de vorming van een scholengemeenschap:
de huidige beleidscontracten lopen pas af op het einde van het schooljaar 2011-2012, terwijl de nieuwe
scholengemeenschappen dan al een schooljaar actief zijn.
Opdat de vorming van de scholengemeenschappen enerzijds en het sluiten van een
samenwerkingscontract met het CLB anderzijds samen kan verlopen, is het nodig om de duur van de
beleidscontracten en beleidsplannen in te korten. De eerste gelegenheid hiervoor doet zich voor in het
schooljaar 2012-2013, waarbij de duur van de nieuwe te sluiten beleidscontracten uitzonderlijk beperkt
wordt tot twee jaar. Hierdoor zal de vorming van de scholengemeenschap en het sluiten van een
samenwerkingscontract met een CLB vanaf het schooljaar 2014-2015 samen verlopen. De
beleidscontracten en de beleidsplannen worden vanaf het schooljaar 2014-2015 dan afgesloten voor
een periode van zes jaar.
Het decreet van 1 juni 2011 betreffende de scholengemeenschappen in het basis- en secundair
onderwijs voorziet in een éénmalige overgangsperiode waarin het beleidscontract voor twee
schooljaren dient te worden afgesloten.
Bij gemeenteraadsbeslissing van 11 mei 2009 werd het beleidscontract tussen het schoolbestuur en
het CLB-Groeninge stilzwijgend verlengd voor een periode van drie jaar vanaf 1 september 2009 tot 31
augustus 2012. Vanaf 1 september 2012 start een nieuwe periode van twee jaar voor het
beleidscontract tussen de school en het centrum voor leerlingenbegeleiding.
Het CLB contract is voorwerp van overleg tussen schoolraad en schoolbestuur. De schoolraad bracht
schriftelijk advies uit bij consensus om het beleidscontract CLB stilzwijgend te verlengen. De directies
gaven een gunstig advies om verder met het CLB-Groeninge te werken.
Het schepencollege ging in zitting van 27 december 2011 akkoord met de stilzwijgende verlenging en
actualisatie van het beleidscontract tussen het schoolbestuur en het CLB-Groeninge.
Pagina 4 van 6
DIENST COMMUNICATIE HARELBEKE
GEMEENTERAADSZITTING 16 januari 2012
TOELICHTINGSNOTA
De stilzwijgende verlenging en actualisatie van het beleidscontract tussen het schoolbestuur en het
CLB-Groeninge wordt ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd.
De gemeenteraad machtigt het schepencollege om het geactualiseerde beleidscontract op te stellen
met het CLB-Groeninge, Kasteelstraat, 29 in 8500 Kortrijk.
9. Leveren en plaatsen van Easy CAD computer Aided Dispatching bij de brandweer
Harelbeke, als gevolg van een vluggere slijtage dan voorzien. Kennisname goedkeuren
bestek, raming (11 998,30 euro + 21 % btw) en gunningswijze door het schepencollege
(toepassing van art. 58 lid 4 van het gemeentedecreet) en van het voorzien van uitgaven
buiten goedgekeurde begrotingskredieten (toepassing van art. 157 lid 3 van het
gemeentedecreet)
In september 2011 is door de technische dienst van Debocom bvba vastgesteld dat de oproepcomputer
van de brandweer versleten en dringend aan vernieuwing toe is teneinde de gebruikszekerheid te
garanderen. Het budget werd voorgesteld en besproken voor het dienstjaar 2012.
Op 9 december 2011 diende Debocom noodzakelijke werken uit te voeren aan de oproepcomputer. Het
beveiligingscertificaat op de oproepcomputer voor de webtoegang van de brandweermannen diende
vernieuwd te worden. Vanaf 2012 is er immers een strengere beveiliging, want de sleutels worden
verstevigd van 1024 naar 2048 bits.
Tijdens deze installatie is de PC zodanig traag gebleken en is hij bovendien meermaals compleet
vastgelopen. De installatie kon niet voltooid worden, waardoor het systeem niet meer beveiligd is. Het
oproepingssysteem van de brandweer komt in het gedrang.
Op 9 december 2011 verstuurde de brandweer een noodmail naar alle leden van het brandweerkorps
met de mededeling dat de oproepcomputer kon crashen en dat er geen absolute zekerheid meer was in
verband met de oproepen. Er moest permanentie voorzien worden in de kazerne. Leverancier
Deboosere gaf geen enkele garantie voor het overeind blijven van het systeem.
Op het budget 2011 is er geen krediet voorzien om de zaak te herstellen. Op het budget 2012 is wel
krediet voorzien.
Blijkens art. 157 van het gemeentedecreet (GD) kan de gemeenteraad zonder voorafgaande
budgetwijziging over de uitgaven beslissen die door dwingende en onvoorziene omstandigheden vereist
zijn, op voorwaarde dat de gemeenteraad daartoe een met redenen omkleed besluit neemt.
In dezelfde omstandigheden en als het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken, kan
het schepencollege op eigen verantwoordelijkheid over de uitgaven beslissen. Het schepencollege dient
de gemeenteraad en de externe auditcommissie daarvan onverwijld op de hoogte te brengen.
De bevoegdheid om over de uitgaven te beslissen, houdt de bevoegdheid in tot het vaststellen van de
voorwaarden van overheidsopdrachten, het vaststellen van de wijze van gunning van
overheidsopdrachten, het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van de
overheidsopdrachten.
In de gevallen, bedoeld in het eerste en het tweede lid, worden de nodige kredieten onverwijld
ingeschreven door een budgetwijziging. De betaling mag evenwel worden uitgevoerd, zonder de
budgetwijziging af te wachten.
Het schepencollege is van oordeel dat de breuk en de toestand van de server onvoorzienbaar is
(technisch specifiek). Een servercrash is altijd een verrassing en naar tijd en plaats nooit exact te
voorspellen.
Verder is het schepencollege van oordeel dat de onveiligheid en onstabiliteit van het systeem ook een
dwingende omstandigheid is in die zin dat onmiddellijk en zonder uitstel het nodige dient gedaan om
de permanentie binnen het brandweerkorps te kunnen beëindigen. Het schepencollege wijst er in dit
verband ook op dat het probleem zich voordoet in de drukkere periode van Kerst en Nieuwjaar en de
veiligheid van de bevolking moet gegarandeerd worden.
Het schepencollege is tot slot ook van oordeel dat het geringste uitstel in het herstel van het systeem,
zoals hiervoor beschreven, schade zou veroorzaken.
Pagina 5 van 6
DIENST COMMUNICATIE HARELBEKE
GEMEENTERAADSZITTING 16 januari 2012
TOELICHTINGSNOTA
De stad zou in ieder geval financiële schade lijden indien de permanentie van de brandweer moet
worden vergoed. Anderzijds vereist het continuïteitsbeginsel dat de openbare dienst niet wordt
onderbroken.
Het schepencollege is dan ook van oordeel dat alle voorwaarden om toepassing te maken van art. 157
GD voldaan zijn, zodat het schepencollege kan beslissen tot de uitgave voor bedoelde werken en
meteen ook het bestek ervan kan vaststellen.
In het kader van deze opdracht werd een offerte gevraagd en ontvangen van de oorspronkelijke
leverancier Debocom. De uitgave voor de opdracht wordt geraamd op 11 998,30 euro + 21 % btw.
Er werd voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder
bekendmaking gezien het bedrag van de raming lager is dan 67 000 euro (toepassing art. 17 par. 2.1°
a van de wet overheidsopdrachten van 24 december 1993) en gezien er geen beroep gedaan kan
worden op andere procedures gezien deze niet verenigbaar zijn met het dringend karakter van de
werken (toepassing van art. 17 par. 2.1° c van dezelfde wet).
Er is visum van de stadsontvanger over de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen
financiële verbintenis.
Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld kennis te nemen van de beslissing van het schepencollege
van 27 december 2011 waarbij het schepencollege op eigen verantwoordelijkheid tot de uitgave
besliste en bestek, raming en gunningswijze voor het leveren en plaatsen van een Easy CAD computer
Aided dispatching bij de brandweer van Harelbeke werd goedgekeurd.
10. Vragenkwartiertje
BESLOTEN ZITTING
11. Diensthoofd grondgebiedszaken (A4a-A4b). Vaste benoeming
Pagina 6 van 6