Informatiebijeenkomst management zorginstellingen JOH voor de

Regiogemeenten Amsterdam-Amstelland, Zaanstreek-Waterland
Informatiebijeenkomst zorginstellingen JOH voor de regio Amsterdam,
Gehouden op vrijdag 12 december van 12.30 tot 15.00 uur bij de gemeente
Amsterdam, De Burcht, Henri Polaklaan 9 te Amsterdam
Dagvoorzitter: Wilmar Hendriks
Gemeentelijke specialisten:
- Petra Helderman
- Eveline Wauters
- Tom Uleman
- Siep van de Dijk
- Erik Leupe
De heer Hendriks, regionaal procesmanager transitie Jeugdzorg bij de gemeente, heet
iedereen welkom. Er volgt een korte voorstelronde. Aan bod vanmiddag komen de
productieverantwoording, de verwijzing en de bevoorschotting.
Productieverantwoording
Informatie-uitwisseling
Tom Uleman, informatiemanager gemeente Zaanstad, licht de productieverantwoording
toe. Doel van de informatievoorziening is dat iedereen dezelfde taal spreekt. Er zijn
jeugdigen in zorg en jeugdigen in recht. Is de aard van de geleverde zorg die jeugdigen
krijgen zoals binnen de gemeente wordt verwacht? Komt de hoeveelheid geleverde zorg
overeen met de verwachting bij de gemeente? Het middel IjW-standaard is de
informatievoorziening Jeugdwet. Gemeenten hebben nu te maken met jeugdzorg en dat
is compleet nieuw voor hen. De jeugdhulp AWBZ, JGGZ en JOH verschillen van elkaar.
Daarvan moet een geheel gemaakt worden en daartoe wordt nu een aanzet gedaan. Dat
betekent dat er procesafspraken gemaakt worden, dat er (digitale) berichten zijn met
een eigen plaats in het proces waarbij maandelijks gegevensuitwisseling en matching
plaatsvindt.
Een aantal zaken is landelijk geregeld. Wat daar bedacht en gemaakt wordt, is per 1
januari niet klaar en daarom is in de regio’s Amsterdam-Amstelland en ZaanstreekWaterland een regioportaal gemaakt. Het bestaat al en het is de afgelopen tijd gebruikt
om de vrijgevestigden in de jeugdhulp te contracteren. Binnenkort komen daarin
nieuwe functionaliteiten. Daarbij gaat het om onderhanden werk (OHW) of
productieverantwoordingsinformatie en het verzoek op toewijzing. De landelijke
standaard voorziet in opdrachtverstrekking door gemeenten aan zorgaanbieders via het
netwerk middels het JW301-bericht. En het voorziet in het JW321-bericht voor
instellingen om facturaties naar de gemeenten te sturen. Die komen landelijk volgend
jaar beschikbaar.
De toegang tot jeugdzorg verloopt in verschillende gemeenten op verschillende
manieren. In de ene gemeente krijgt de cliënt die zorg geïndiceerd krijgt, een
beschikking en daarmee kan die cliënt zorg kiezen. In andere gemeenten wordt samen
met de cliënt al gekeken waar hij het best de zorg kan halen en wordt daarmee een
opdracht aan die zorgaanbieder verleent. Dan staat in de beschikking die de gemeente
afgeeft al wie de zorg gaat leveren en om welk zorgproduct dat gaat. Dan zijn er ook nog
huisartsen en jeugdartsen die doorverwijzen en voor de cliënt vertegenwoordigt die
verwijsbrief het recht op zorg. Dat weet de gemeente dan nog niet en die wil dat wel
1
graag weten. In alle gevallen waarin er geen beschikking met opdracht aan een
aanbieder is, dient een aanbieder een verzoek om toewijzing (VOT) bij de gemeente in te
dienen. Als een instelling zorg wil bieden en er is nog geen toewijzing van de gemeente,
dan dient de zorgaanbieder zo’n VOT via het regioportaal naar de gemeente te sturen.
Op de gemeentelijke website verschijnt die VOT als digitaal formulier. De gemeente
reageert binnen twee dagen op een VOT. Die toewijzing vormt ook de borg voor
facturatie. De ene gemeente geeft een beschikkingsnummer, de ander een
referentienummer, en dat nummer verwacht de gemeente wel terug in de facturatie. Dat
regioportaal vangt in feite iets op wat vooralsnog landelijk nog niet is geregeld.
Productieverantwoordingsinformatie
Een andere functie van het regioportaal is de onderhandenwerkinformatie (OHWinformatie), de productieverantwoordingsinformatie. Zorginstellingen worden het
eerste halfjaar bevoorschot en de gemeente wil weten of ze financieel op koers zit. De
gemeente heeft ook te maken met facturering achteraf als het product wordt afgesloten
of als het resultaat bereikt is. In de stadsregio Amsterdam is maar liefst voor 270 miljoen
euro aan jeugdzorg ingekocht. Daarom wordt er maandelijks om gegevens gevraagd.
Maandelijks zet de gemeente de beschikkingen in het regionaal portaal van de 2e tot de
10de dag en de zorgaanbieders wordt gevraagd de onderhanden zorg daarin te uploaden
van de 11de tot de 20ste dag. Dan maakt het systeem een match en daarmee wordt het
meteen duidelijk als er iets niet klopt. Zo wordt de administratie van 2 kanten op orde
gebracht middels een intelligente afhandeling van de 20ste tot de 22ste dag. De backoffice
gaat hiermee aan de slag. Van de 23ste tot de 29ste dag kan de gematchte OHW-informatie
worden gedownload. Er is een hele periode waarin aanbieders kunnen ‘proefuploaden’.
Op dag 30 worden de gegevens vernietigd. Dat portaal wordt dus elke maand ontdaan
van privacygegevens.
Verschillen kunnen ontstaan door verkeerde toepassing van het woonplaatsbeginsel.
Het kan zijn dat instellingen een cliënt in zorg hebben van wie gedacht wordt dat die
thuishoort in een gemeente van de stadsregio, maar van wie dan blijkt dat het niet zo is.
Dat woonplaatsprincipe moet goed worden toegepast bij invulling van de postcode. Ook
als een cliënt verhuist, loopt het recht op zorg gewoon door. De rekening gaat alleen
naar een andere gemeente. Via de GBA kunnen gemeenten zelf het nodige regelen. Als
een instelling te laat ziet dat een cliënt niet of niet goed is ingebracht, volgt correctie
achteraf.
Het gemeentelijke gegevensknooppunt en Vecozo zijn straks in januari klaar om de
zorgtoewijzing en de declaratieberichten te transporteren. Daar ontbreekt nog van alles
zoals het VOT en het aanvang-zorgbericht /einde-zorgbericht. Bovendien zal niet iedere
gemeente en niet iedere zorginstelling in staat zijn alle berichten uit dat knooppunt te
verwerken in de eigen applicatie. Het inlichtingenbureau zorgt voor
portaalfunctionaliteit waarbij partijen bestanden met declaratieberichten van de kant
van de zorgaanbieders en toewijzingsberichten van de kant van de gemeente kunnen
uploaden. Als een applicatie niet in staat is een bestand in te lezen, komt daarvoor een
tool vanuit het zorginstituut of de VNG waarmee bestanden die uit het regioportaal
worden opgehaald, vertaald kunnen worden naar leesbare taal waarmee in de eigen
administratie kan worden gewerkt. De uitwisseling kan dus technisch sterk verschillen
van praktisch helemaal handmatig tot systemen die met elkaar praten.
Werkinstructie JOH-aanbieders
2
Er loopt een apart traject om in beeld te krijgen welke kinderen in zorg zijn. De
gemeente wil zien welke cliënten vanuit het overgangsrecht recht hebben op zorg.
Daarvoor moet een nummer aangemaakt worden, zodat ook de aanbieders op dat juiste
nummer kunnen factureren en die cliënten maandelijks in het portaal kunnen zetten. Als
er uitval is, kunnen aanbieders ook aangeven wat de reden daarvan is. De gemeente
bekijkt nog hoe dat nog vormgegeven kan worden.
Wat verwacht de gemeente op 1 januari 2015? Een VOT via het regioportaal.
Zorgaanbieders krijgen een referentie/of opdrachtnummer terug: een bericht
zorgtoewijzing JW301. Die maandelijkse opgaaf onderhanden werk heeft twee doelen:
om maandelijks opschoning te krijgen van de cliënten die de instellingen in zorg hebben
en de cliënten die de gemeente als rechthebbenden hebben geregistreerd. Het andere
doel is dat de gemeente zicht wil houden op de omvang van het geleverde werk binnen
het contract. Dat is ook voor de instellingen belangrijk, want die zijn immers gehouden
binnen het contractplafond te blijven werken. Als daar een risico dreigt te ontstaan, dan
is communicatie daarover op z’n plaats.
Verwijzing
Eveline Wouters, projectmedewerker 3D’s gemeente Zaanstad, licht de verschillende
manieren van verwijzen toe. Verschillende partijen mogen verwijzen. Er is een factsheet
gemaakt, maar dat is nog wel een concept, want er verandert nog van alles. Binnen de
verschillende gemeenten en binnen de verschillende sectoren worden dezelfde
begrippen anders gebruikt, dus eerst zijn de belangrijkste begrippen gedefinieerd in de
factsheet. Zo werkt de een met een referentienummer en de ander met een
opdrachtnummer. Er is een korte achtergrond gegeven waarop vanuit de Jeugdwet de
verwijzingsprocessen worden gebaseerd. Vervolgens zijn de verwijzingsprocessen
benoemd en daarbij gaat het om vijf hoofdprocessen. Daarop zal vanaf 2015 worden
gestuurd. Er zijn nog heel veel verschillen en in de bijlage zijn per verwijzingsproces en
per gemeente de verschillen op detailniveau uitgewerkt. Aan het einde van de factsheet
zit per 1 januari een complete lijst met contactgegevens per gemeente, dus namen met
telefoonnummers voor heel specifieke vragen.
Verwijzing in vijf hoofdprocessen
Er zijn per 1 januari vijf verschillende hoofdprocessen te onderscheiden bij het
verwijzen. Daarbij gaat het om verwijzing via wijkteams (A). Iedere gemeente heeft een
vorm van een wijkteam. Iedereen kan doorverwijzen via het medische domein (B), via
Veilig Thuis (AMHK) in geval van crisis (C), via gecertificeerde instellingen (GI’s) naar
specialistische hulp in het kader van dwang (D). En er zijn enkele gemeenten die
doorverwijzen via GI’s in het kader van drang (E). Een deel van de gemeenten heeft dat
in wijkteams geplaatst, een deel van de gemeenten heeft hiervoor een apart spoor. De
meeste verwijzingen verlopen via de wijkteams of het medische domein.
Verwijzing via wijkteams (A)
Elke gemeente heeft een wijkteam dat mag verwijzen naar specialistische jeugdhulp. Dit
gebeurt op twee manieren: de aanvraag gaat naar de backoffice van de gemeente en die
maakt die zorgtoewijzing (JW301) en een beschikking aan en dan hoeft de aanbieder
geen VOT in te dienen, of een wijkteam geeft de beschikking af en dan kan de cliënt zelf
kiezen naar wie hij toegaat en dan volgt wel die VOT. Vervolgens vindt de intake plaats
en daaruit volgt de diagnosestelling/hulpvraag en de behandeling. Er zal inhoudelijke
3
informatie gevraagd worden maar die gaat niet naar de gemeentelijke backoffice. De
backoffice bekommert zich om het facturatieproces waarbij de VOT hoort. Gemeenten
hebben een einde-zorgmelding nodig zodat de opdracht dichtgaat en er gefactureerd
kan worden. Inhoudelijk is er ook een einde-zorgmelding nodig en die moet vooraf
plaatsvinden naar een wijkteam toe. Indien nodig kan het wijkteam dan een
nazorgtraject starten.
Verwijzing via medisch domein (B)
Verwijzing verloopt via een medisch verwijzer. Dat gaat niet anders dan voorheen, maar
dat is voor de JOH-instellingen een nieuwe route. Verwijzing via het medische domein
loopt gewoon via een verwijsbrief. Daarin staat alleen de relevante informatie die de
aanbieder nodig heeft om met een cliënt aan de slag te gaan en een cliënt te registreren –
en altijd met toestemming van de cliënt. Belangrijk is dat het VOT wordt gedaan, want
op dat moment is er nog geen gemeentelijke beschikking en geen referentie/ of
opdrachtnummer. De gemeente heeft dan totaal geen zicht op het feit dat er een cliënt is
met recht op zorg. Een deel van de gemeenten zal de cliënt een beschikking geven, maar
een deel van de gemeenten doet dat niet. Als een cliënt daarom specifiek vraagt, zal hij
het wel krijgen, maar het gebeurt niet standaard om dubbelingen te voorkomen.
Het is de verantwoordelijkheid van de gemeenten om uit te zoeken welke gemeente
moet betalen. Dat hoeft de aanbieder niet uit te zoeken. Een cliënt moet gewoon de hulp
krijgen die hij nodig heeft.
Medische verwijzers vragen altijd wie de gezaghebbende ouders zijn en op welke
postcode een kind woont. Moeilijke gevallen blijven er altijd en die worden met
maatwerk opgelost. Verder verloopt het proces hetzelfde als bij verwijzing door de
wijkteams, behalve de terugkoppeling. Die gaat naar het medische domein. De
terugkoppeling bij het einde van de behandeling gaat ook naar de huisarts, want die
draagt de verantwoordelijkheid om het dossier compleet te houden en die is
verantwoordelijk voor het nazorgtraject. De einde-zorgmelding is nodig voor het
facturatieproces.
Komt de verwijzing van de huisarts, dan volgt terugkoppeling naar de huisarts. Komt de
verwijzing van het wijkteam, dan volgt terugkoppeling naar het team én de huisarts.
Beide mogen verwijzen. Alle verwijzers kunnen zien wat de gecontracteerde zorg is, dus
wie wat levert en wie in de buurt zit. Alle vijftien gemeenten vragen in gesprekken met
het medisch domein, zeker als het gaat om opvoedhulp, om die terugkoppeling zoveel
mogelijk via wijkteams te laten verlopen. Die kunnen immers met het hele gezin spreken
en die hebben daarvoor meer tijd. Zorgaanbieders hebben een eigen toegang tot het
regioportaal waardoor ze kunnen sturen op hun eigen aanbod. Verwijzers kunnen dat
kanaal benutten.
Verwijzing in geval van crisis (C)
Doorverwijzing via Veilig Thuis ( vroeger AMHK) in geval van crisis. Een instelling pakt
de hulpvraag direct op, dus het VOT gebeurt in zo’n geval achteraf. In een geval van
crisis wordt de hulp direct verleend. Er ligt geen beschikking, maar alleen wat
informatie. Bij de meeste gemeenten verloopt het proces hetzelfde als bij de medische
termijn, behalve dat gemeenten geen beschikking afgeven, maar er wordt wel een
nummer aangemaakt. Als de crisis is afgeschaald, dient een wijkteam teruggekoppeld te
krijgen wat een gezin nodig heeft. Na de crisis zijn immers de problemen niet allemaal
opgelost. Dan gaat de zorgaanbieder dus te werk volgens verwijzingsproces A.
4
Doorverwijzing in het kader van gecertificeerde instellingen (GI’s) naar specialistische hulp
in het kader van dwang (D)
De kinderrechter kan een maatregel opleggen en die komt binnen bij de GI’s. Die kunnen
besluiten dat ze bepaalde hulp moeten invliegen om die hulp überhaupt te kunnen
leveren. Ze verwijzen door naar andere specialistische hulp. Doorverwijzing verloopt
dan dus via de GI’s. Dan is er dus geen verwijsbrief, er is geen beschikking, maar alleen
een hulpvraag. Die GI’s hebben in alle gemeenten een samenwerkingsafspraak met de
wijkteams. Een dwangmaatregel heeft slechts een beperkte duur en als die voorbij is, is
waarschijnlijk de problematiek nog niet voorbij. Dan gaat de zorgaanbieder terug naar
proces A.
Verwijzing via GI’s in het kader van drang (E)
Bij gezinsmanagement in het kader van drang kan ook de inzet van specialistische
jeugdhulp nodig zijn. In Amsterdam, Diemen, Landsmeer, Ouder-Amstel en Uithoorn kan
er via de gecertificeerde instellingen verwezen worden. Het administratieve deel wordt
vanuit de wijkteams of de backoffice gedaan worden. Dus de zorgaanbieders krijgen nog
steeds een beschikking en ze zullen nog steeds een VOT moeten indienen, maar pas
nadat de cliënt vanuit het wijkteam de beschikking heeft gekregen. Een lastig proces,
maar wellicht vervalt dit proces per 2016. De gemeenten Beemster, Oostzaan,
Purmerend, Waterland, Wormerland en Zaandstad hebben het drangkader opgenomen
in de wijkteams. Edam-Volendam en Zeevang hebben dit ook gedaan, maar hebben hier
wel een aparte samenwerkingsprocedure voor. De informatie op de factsheet is daarbij
belangrijk.
De bijlagen bevatten de verschillen in werkwijzen en procedures van de afzonderlijke
gemeenten. Bij proces A heeft dat te maken met de bevoegdheden en samenstelling van
de wijkteams. Bij proces B zal worden getracht de processen bij de verschillende
wijkteams en gemeenten zo veel mogelijk gelijk te krijgen. Verwijzingsproces E is er niet
in alle gemeenten. De processen C en D zijn in alle gemeenten vrijwel gelijk. Er is een lijst
opgenomen met alle noodzakelijke contactgegevens bij de gemeenten waar aanbieders
terechtkunnen met hun vragen.
Bevoorschotting
Erik Leupe, procescoördinator transitie Jeugdzorg bij Zaanstreek/Waterland, gaat in op
het systeem van de bevoorschotting. In de raamcontracten zijn daarover afspraken
gemaakt om een soepele overgang bij de stelselovergang te bewerkstelligen.
Afgesproken is dat die bevoorschotting de eerste 6 maanden van volgend jaar gebeurt
en dat die 1/13de deel van het maximumbudget van de raamovereenkomst bedraagt. Dat
voorschot wordt voor de 15de van de maand aan de aanbieders overgemaakt. Hij kan
zich voorstellen dat er bij de overgang van bevoorschotting naar facturatie achteraf
problemen ontstaan. Daarom wil de gemeente in dat eerste half jaar gesprekken voeren
over de wijze waarop die overgang soepel vorm kan krijgen. Bevoorschotten betekent
ook dat de gemeente het eerste half jaar geen facturen wil ontvangen. Die factuurstroom
komt dan na de eerste zes maanden op gang.
Als een aanbieder van iedere gemeente uit die vijftien gemeenten een bevoorschotting
ontvangt, worden het bij kleine gemeenten wel heel veel kleine bedragen. Om die reden
is ervoor gekozen dat de twee grotere gemeenten in de regio’s de bevoorschotting
coördineren. Amstelveen regelt voor Aalsmeer de bevoorschotting aan instellingen, de
gemeente Amsterdam doet dat voor de gemeenten Uithoorn, Diemen en Ouderamstel en
5
in de andere regio zullen Purmerend en Zaanstad de bevoorschotting verzorgen. De
bevoorschotting komt dus uit vier van de vijftien gemeenten naar de instellingen.
Voordeel daarvan is dat verrekening dan ook slechts met vier gemeenten hoeft plaats te
vinden. Voor 15 januari ontvangen aanbieders een overzicht van die
bevoorschottingsbedragen en van welke gemeentelijke rekeningen die komen. In de
loop van de eerste helft volgend jaar zal de overgang naar facturatie worden
vormgegeven. Om die reden is ook de productieverantwoording nodig.
Bevoorschotting geldt voor het bovenregionale deel, dus niet voor lokaal afgesloten
contracten. Voor lokale contracten moet met lokale partners gekeken worden welke
afspraken zijn gemaakt.
De vraag ligt voor of een instelling vier bedragen of één bedrag krijgt als er verschillende
raamovereenkomsten zijn. De heer Domela Nieuwenhuis geeft aan dat het om een
bedrag zal gaan.
Vragen
Bevoorschotting van 1/13de deel is ongunstig voor de liquiditeit. Kan het 1/12de worden?
De bevoorschotting van 1/13de deel betekent dat de zorgaanbieder de eerste 6 maanden
een stuk liquiditeit mist, maar over 1/12de valt nu niet te praten. Als er onoverkomelijke
problemen rijzen, is het wel verstandig contact op te nemen met de gemeente.
Krijgt het juiste wijkteam nu automatisch bij de einde-zorgmelding de overdracht?
Dat verschilt per gemeente. De meeste willen het vooraf, een warme overdracht, om te
bekijken wat nodig is aan nazorg. Als het via een wijkteam binnenkomt, is het handig
vooraf een warme overdracht te hebben, want een wijkteam heeft ook al allerlei dingen
gedaan.
Hoe weet je naar welk wijkteam je moet afschalen?
Een wijkteam werkt in principe ook op postcodes. Straks wordt het mogelijk op de
website de postcode in te typen. Dat is nu nog niet zo. In januari zou een tussenoplossing
zijn om naar de desbetreffende gemeente te bellen.
Hoe zit het met de beveiligde gegevensoverdracht via VOT en het OHW?
Zorginhoudelijk wil een gemeente helemaal niets weten. Inhoudelijke informatie gaat
naar een huisarts, wijkteam en zorgaanbieder, en in dat systeem komt de gemeente niet
voor.
Wat als een cliënt verschillende toewijzingsnummers (nodig) heeft?
Als het echt om verschillende producten gaat die tegelijkertijd lopen, dan kan dat in één
beschikking vallen, maar dan zijn het wel twee producten met ieder een eigen prijs. Die
worden gescheiden gefactureerd. Een beschikking is voor de cliënt en die heeft een
nummer. En er is een nummer voor de aanbieder en dat nummer is telkens hetzelfde
voor die cliënt.
De gemeente komt er nog op terug of er per opdracht een nummer moet komen. Dat
dient onderdeel van de factsheet te worden.
De heer Hendriks spreekt de hoop uit dat de instellingen weer een stukje wijzer zijn
geworden.
6
Een aantal zaken is nog niet definitief uitgewerkt. De gemeente weet de aanbieders te
vinden en hopelijk weten de aanbieders ook de gemeente te vinden. Er zullen nog meer
van dit soort bijeenkomsten worden georganiseerd voor verdere finetuning.
7