Werkbeschrijving voor Zorgaanbieders – Verzoek Om Toewijzing

Werkbeschrijving voor Zorgaanbieders – Verzoek Om
Toewijzing (VOT)
Wat is een VOT en waarom wordt een VOT aangevraagd?
Met het VOT verzoekt de aanbieder van het toewijzen van een beschikking aan haar als
aanbieder. De toewijzing is in de praktijk een nummer, dat de aanbieder van jeugdhulp van
de gemeente krijgt en in haar administratie opneemt. Dat nummer komt terug op de
verantwoording van prestaties aan de gemeente.
In de regio’s Amsterdam Amstelland en Zaanstreek- Waterland is het Regioportaal de route
om een VOT in te dienen. Het antwoordbericht kan- afhankelijk van de gemeente, zowel via
het landelijk berichtenverkeer (het JW301 bericht via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt),
als hetzelfde Regioportaal worden gestuurd.
De verantwoordelijke wijkteams in de gemeenten, de huisartsen, medisch specialisten,
gecertificeerde instellingen en ‘Veilig thuis/AMHK’, zijn gemachtigd door wet en gemeente om
cliënten te verwijzen naar jeugdhulp. Wanneer een cliënt met een rechtmatige verwijzing of
beschikking bij een gecontracteerde jeugdhulpaanbieder komt is het in veel gevallen nodig
dat er nog een verzoek om toewijzing (VOT) wordt gedaan.
Een VOT is een bericht dat u als jeugdhulpaanbieder aan een gemeente stuurt die u heeft
gecontracteerd. In dit bericht staat een minimale set gegevens, op basis waarvan de
gemeente het verzoek kan beoordelen.
Wanneer de opgegeven gegevens juist zijn, stuurt de gemeente (streeftijd binnen 3
werkdagen) een antwoordbericht met een nummer wat op de factuur aan de gemeente moet
komen. De naam van dat nummer kan per gemeente verschillen (beschikkingsnummer,
verwijsnummer, opdrachtnummer, referentienummer). De betreffende gemeente weet door dit
nummer welke aanbieder, behandelaar is op het traject en verwacht te zijner tijd een rekening
voor dat traject.
Het is in alle gevallen belangrijk dat u als aanbieder van Jeugdhulp het nummer opneemt in
uw administratie en op de factuur (en OHW) toevoegt.
Wanneer GEEN VOT insturen?
1 Wanneer uw cliënt een geldige beschikking overlegt waarop u ziet dat de betreffende
gemeente u als aanbieder al aan de beschikking heeft toegewezen. Want dan heeft de
toewijzing immers al plaatsgevonden. Dat geldt dus niet wanneer een huisarts of andere
verwijzer uit het medisch circuit een naam van een aanbieder op de verwijzing heeft gezet,
dan is er immers nog niet beschikt door de gemeente.
2 Wanneer het gaat om cliënten die met overgangsrecht vanuit 2014. Hier hoeft geen VOT te
worden aangevraagd, omdat we dit meenemen in de Opgave Onderhanden Werk (OHW).
Zorgt u ervoor dat in die opgave de overgangsgerechtigden met startdatum 01-01-2015 staan
gemeld en ZONDER beschikkingsnummer. Dan maken de gemeenten een
beschikkingsnummer aan, dat aan u zal worden gecommuniceerd, u kunt dat nummer dan in
uw administratie voegen.
Inloggen regioportaal



Zodra u op de website www.zorgomregioamsterdam.nl bent, ziet u bovenin de
website de knop “Regioportaal” staan. Als u hier met uw muis boven blijft hangen,
ziet u een uitklapmenu met drie opties verschijnen.
U klikt op de mogelijkheid “Inloggen Regioportaal Aanbieders”. Zodra u hier op geklikt
heeft komt u op de pagina Inloggen zorgverlener.
Op de pagina kunt u inloggen met uw e-mailadres (als instelling) of ABG-praktijkcode
(vrijgevestigden) en uw wachtwoord.
o Het email adres dat u als instelling gebruikt om in te loggen, is het mail adres
dat is bevestigd via de autorisatieprocedure die eerder heeft plaatsgevonden.
o Mocht u uw wachtwoord vergeten zijn, dan kunt u op de knop “ik ben mijn
wachtwoord vergeten” klikken.
1
Hoe vraagt u als gecontracteerde jeugdhulp aanbieder een VOT aan?
De 15 samenwerkende regiogemeenten hebben een regionale digitale functionaliteit ingericht
waarmee jeugdhulpaanbieders een VOT kunnen aanvragen bij één van de 15 gemeenten uit
de regio. Deze regionale functionaliteit wordt ook wel het Regioportaal genoemd. Deze is te
vinden op de website: www.zorgomregioamsterdam.nl .
Stapsgewijze uitleg om een VOT aan te vragen.


Zodra u correct bent ingelogd komt u uw persoonlijke pagina waarop u uw Overzicht
met VOT’s kunt zien. U ziet hier:
o Uw toegewezen/ afgewezen en door u te verwerken VOT’s.
o Uw VOT’s die wachten op een beoordeling van de betreffende gemeente.
Aan de bovenkant van de pagina is aan de rechterkant een knop te zien “+ nieuw
verzoek”. U klikt op deze knop om een VOT aan te vragen.
Om een nieuw verzoek in te dienen moet u 5 stappen doorlopen, via 5 schermen.
o
Stap 1: U vult hier de contactgegevens in en de reden van het verzoek.
 Contactgegevens voor dit verzoek betreft de persoon die binnen uw
organisatie de cliënt onder zijn of haar verantwoordelijkheid heeft en
het VOT aanvraagt. (bij sommige aanbieders worden de VOT’s door
een backoffice aangemaakt. Dan verzoeken wij als contactpersoon
op te nemen diegene die de verantwoordelijkheid draagt binnen de
organisatie. (hoofdbehandelaar)
 Het telefoonnummer dat u invult is het 10cijferige telefoonnummer
waarop de contactpersoon direct te bereiken is.
 Bij reden verzoek selecteert u de optie die voor de betreffende cliënt
van toepassing is: het kan zijn dat de cliënt reeds een gemeentelijke
beschikking heeft of dat deze nog geen gemeentelijke beschikking
heeft.
Wanneer u deze gegevens heeft ingevuld klikt u op de knop “naar volgende
stap”.
o
Stap 2: U vult hier de gegevens van de cliënt (jeugdige) in en de gegevens
van de gezagsdragers.
Gegevens van de Cliënt.
 Naam: De voor en achternaam van de Cliënt
 BSN: het (8 of) 9 cijferige nummer.
Het adres van de cliënt is het ‘feitelijke verblijfadres’.
 Postcode: 4 cijfers en 2 letters.
 Huisnummer: cijfers
 Huisnummer toevoeging: cijfer of letter
 Straat (deze wordt automatisch ingevuld ahv de postcode)
 Plaats (deze wordt automatisch ingevuld ahv de postcode)
Gegevens van de gezagsdrager:
 U selecteert wie het gezag heeft (Ouders, Voogd, anders)
 Naam: Voor en achternaam van de persoon met het gezag
 Postcode: 4 cijfers en 2 letters.
 Huisnummer: cijfers
 Huisnummer toevoeging: cijfer of letter
 Straat (deze wordt automatisch ingevuld ahv de postcode)
 Plaats (deze wordt automatisch ingevuld ahv de postcode)
Wanneer u deze gegevens heeft ingevuld klikt u op de knop “naar volgende
stap”.
o
Stap 3: U selecteert hier de betreffende gemeente en de verwijzer.
o
Stap 4: U selecteert hier welke zorg u gaat leveren
2

Categorie: u krijgt hier een dropdown menu te zien met de jeugdhulp
categorieën die bij u zijn ingekocht. U selecteert de categorie die voor
de betreffende cliënt van toepassing is. U kunt meerdere categorieën
selecteren, let op dat u eerst de juiste activiteiten bij de betreffende
categorie invult alvorens u een nieuwe categorie maakt.
 Activiteit: Na het selecteren van de categorie, selecteert u de activiteit
die hoort bij de betreffende categorie en druk top de knop “voeg toe
aan verzoek”. U kunt meerdere activiteiten toevoegen per categorie.
 Opmerkingen: hier kunt u eventuele opmerkingen plaatsen die
behoren bij het verzoek.
Wanneer u deze gegevens heeft ingevuld klikt u op de knop “naar volgende
stap”.
o
Stap 5: U kunt hier uw verzoek controleren
 Als u de gegevens die u heeft ingevoerd heeft gecontroleerd, zet u
een vinkje in het hokje voor de zin ‘ik verklaar dit verzoek duidelijk,
stellig en zonder voorbehoud te hebben ingevuld’.
 Om de VOT naar de gemeente te versturen klikt u op de knop
“Bevestig verzoek”. U komt vervolgens terug op uw overzichtspagina,
waar u het VOT dat u heeft ingediend kan zien in het overzicht
VOT’s die wachten op een beoordeling van de betreffende
gemeente.
Nu wordt het VOT ter beoordeling naar de backoffice van de betreffende gemeente gestuurd.
LET OP: zodra u een VOT heeft aangevraagd wordt er nog een actie van u verwacht!
De gemeenten streven ernaar een VOT binnen 3 werkdagen te beoordelen. Als de gemeente
het VOT heeft beoordeeld komt deze in uw overzicht van toegewezen en door u te verwerken
VOT’s te staan.
Afsluitende actie: U moet het beschikkingsnummer of verwijsnummer (de naam kan per
gemeente verschillen) in uw eigen administratie verwerken. Als dit is gebeurd kunt u in het
regioportaal de te verwerken VOT’s afsluiten door ze te accepteren.
De bovenstaande informatie is ook in instructiefilmpjes terug te zien:
 “hoe vraag ik een VOT aan”
De instellingsgemachtigde
De instellingsgemachtigde mag namens de instelling gebruikers aanmaken en verwijderen.
Deze gebruikers kunnen dus – afhankelijk van de toegekende rechten door de gemachtigde –
VOT’s versturen aan de regiogemeenten en later bestanden inzenden voor OHW. Als u dus
iemand aanwijst als instellingsgemachtigde, mag die persoon namens uw organisatie VOT’s
versturen en bestanden inzenden voor OHW, en andere personen aanwijzen die dit
vervolgens ook mogen.
Gebruikersovereenkomst
De instellingsgemachtigde moet als onderdeel van dit proces akkoord gaan met de
gebruikersovereenkomst. Het aangeven van het akkoord bij autorisatie van de
instellingsgemachtigde bij de aanmelding is voldoende: u hoeft deze niet te ondertekenen of
terug te sturen.
 Het verdere proces om toegang te krijgen bestaat uit twee delen: de
aanmeldingsprocedure en een telefonische controle. Hiermee voldoen we aan een
hoge beveiligingsstandaard, die erop is gericht dat de persoonsgerelateerde
gegevens van onze burgers en uw cliënten niet in verkeerde handen komen.
Wat moet u nog meer weten?
Alle handelingen die gebruikers binnen het Regioportaal verrichten, worden in een log
bestand bijgehouden. Deze worden gebruikt om in geval van twijfel de systeemhandelingen
3
te kunnen traceren. Maar ze kunnen ook dienen om burgers desgevraagd te informeren over
wat wij met hun gegevens doen.
Wat zijn veel gestelde vragen?
 Op de website www.zorgomregioamsterdam.nl wordt een Q&A bijgehouden met veel
gestelde vragen van jeugdhulpaanbieders. Het is aan te raden deze website met
enige regelmaat te bekijken.
 Gebruikersvragen kunt u mailen naar [email protected] U krijgt
z.s.m. antwoord op uw vraag. Daarnaast wordt uw vraag en het antwoord
meegenomen in de Q&A.
4