Aandachtspunten bij pensioen: waar moet werkgever

www.kluwersalarisadministratie.nl
PENSIOENEN
Aandachtspunten bij pensioen:
waar moet werkgever op letten?
Pensioen is een belangrijke arbeidsvoorwaarde. Waar moet de werkgever opletten bij een
pensioenregeling? In dit artikel komen een aantal aandachtspunten aan de orde.
Erik Beckers
Zwitserleven
Robert Collignon
Aegon
Sociale partners (werkgevers en werknemers) maken in
een cao afspraken over pensioen. In de praktijk gebeurt
dit vaak op bedrijfstakniveau, zoals de bedrijfstak bouwnijverheid, schoonmaakbranche, uitzendbureaus of horeca. Bij branche- of werkgeversverenigingen die actief
zijn binnen de sector is na te vragen of er voor de betreffende bedrijfstak cao-afspraken zijn gemaakt.
Cao-afspraken
Als de werkgever lid is van een van de branche- of werkgeversorganisaties die de cao hebben afgesloten, dan is
hij verplicht zich aan de cao-afspraken te houden. Ook
kan de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
de cao algemeen verbindend verklaren (AVV). Doet hij
dit, dan geldt de cao voor alle bedrijven in de sector. De
werkgever is dan zelfs gebonden als hij geen lid is van
die branche- of werkgeversorganisatie. Of het bedrijf
hieronder valt, is te controleren op de website van het
ministerie van Sociale Zaken.
Dispensatie
In een cao worden vaak zaken over werkgeverspensioen
geregeld. Als de werkgever een ander werkgeverspensioen wil afspreken dan is vastgesteld in het voor hem
verplichte cao-akkoord is het misschien mogelijk om dispensatie aan te vragen en zelf een arbeidsovereenkomst
per werknemer of groep werknemers overeen te komen.
Dit kan in een aantal situaties:
In de cao zelf kan een uitzondering worden gemaakt
voor bepaalde ondernemingen of subsectoren. Of doordat de werkingssfeer van een cao gewijzigd wordt. Zo
werd in het cao-akkoord voor bakkersbedrijven in 2010
opgenomen dat bakkerijen die door de afgesproken
loonsverhoging in de problemen zouden komen, dispensatie kunnen aanvragen. Vaak kent de bedrijfstak op basis van de cao een toetsingscommissie die dispensatieverzoeken beoordeelt. Er wordt bijvoorbeeld vaak
coulant omgegaan met starters in een bepaalde bedrijfstak die een dispensatieverzoek indienen.
Wanneer op basis van de cao geen dispensatie kan worden gegeven, kan de minister op grond van de wet AVV
dispensatie verlenen. Er moet dan voldaan zijn aan de
volgende voorwaarden:
• Er moet een eigen arbeidsovereenkomst zijn afgesloten met een onafhankelijk opererende vakbond (je
mag dus niet zelf een vakbond oprichten).
• De eigen cao mag niet duidelijk slechter zijn dan de
cao die algemeen verbindend is verklaard.
• De bedrijfsactiviteiten moeten afwijken van de bedrijfssector waarvoor de algemeen verbindend verklaarde cao van toepassing is.
Bedrijfstakpensioenfonds
Naast de cao kan ook een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds de afspraken over werkgeverspensioen
beïnvloeden. Net als bij cao’s wordt vaak op bedrijfstakniveau geregeld dat iedereen verplicht deelneemt aan
het werkgeverspensioen van een pensioenfonds. Afhankelijk van de bedrijfsactiviteiten van het bedrijf, soms
afhankelijk van de personeelsomvang, valt de werkgever
al dan niet onder de definitie van verplichte deelnemer
van een pensioenfonds. Ook in dit geval is dispensatie
aan te vragen, maar besef wel dat er vervolgens een procedure op gang komt waarin de werkgever
• afhankelijk is van het beleid van het pensioenfonds;
• mogelijk kosten voor de procedure moet betalen
(vooraf navragen);
• een gelijkwaardig ander pensioen moet regelen;
• wellicht een afkoopsom aan het pensioenfonds moet
betalen vanwege het verzekeringstechnisch nadeel
dat het pensioenfonds lijdt. Met name als het werknemersbestand relatief jong is kan die koopsom erg
hoog zijn.
Soms is het gemakkelijker om gewoon de bedrijfsactiviteiten aan te passen, zodat de werkgever niet meer onder de definitie van deelnemer valt!
Zelf afspraken maken
Als er geen verplichte cao of pensioenfonds op het bedrijf van toepassing is, of de werkgever extra zaken wil
regelen in het voordeel van de werknemer, dan is hij vrij
12
012-015_PSA06_ART06beckers.indd 12
26-04-2011 09:50:44
PRAKTIJKBLAD SALARISADMINISTRATIE
nr 7 / 6 mei 2011
PENSIOENEN
om zelf met de werknemers afspraken te maken over het
werkgeverspensioen.
Beteugeling werkgeverspensioen
Wees ervan bewust dat het eenvoudiger is een werkgeverspensioen op te tuigen dan om een werkgeverspensioen te versoberen of stop te zetten.
Eenzijdig wijzigingsbeding
Een werkgever doet er goed aan altijd een eenzijdig wijzigingsbeding in het pensioenreglement op te nemen en
ervoor te zorgen dat de werknemers het beding schriftelijk ontvangen. Het is belangrijk zo duidelijk mogelijk te
formuleren in welke situaties de werkgever zonder toestemming van werknemers het werkgeverspensioen (al
dan niet tijdelijk) kan verlagen, versoberen of stopzetten. Er gelden wel beperkingen. Een werkgever mag alleen gebruikmaken van zo’n beding als er sprake is van
een zodanig zwaarwichtig belang, dat het belang van de
werknemer in redelijkheid en billijkheid moet wijken.
Dit kan per situatie worden getoetst. Denk aan een dreigende surseance van betaling.
Wanneer de werkgever genoodzaakt is om het werkgeverspensioen te versoberen maar geen gebruik kan
maken van het eenzijdig wijzigingsbeding, kan hij werknemers uitleggen hoe noodzakelijk de aanpassing is en
proberen daar overeenstemming over te bereiken. Loyale
werknemers kunnen best akkoord gaan met zo’n aanpassing, zeker als daarmee een reorganisatie of faillissement
kan worden voorkomen. De werkgever moet ook denken
aan de de afstemming met de pensioenuitvoerder.
werknemers die tot een zelfde groep behoren op dezelfde wijze toe te passen. Dat voorkomt eventuele problemen op basis van gelijke behandelingswetgeving. De
werkgever mag sowieso geen onderscheid maken tussen
deeltijdwerkers, tijdelijke werknemers en werknemers
die op basis van een contract voor onbepaalde tijd alle
dagen werken. Hij mag bijvoorbeeld ook geen andere
AOW-franchise hanteren op basis van leeftijdsklasse.
Pensioentoezegging
Als eenmaal een werkgeverspensioen is toegezegd of geregeld via een cao, dan moet er een pensioenuitvoerder
worden gezocht die de toezegging verzekert. Er mogen
geen hiaten in de dekking aanwezig zijn.
Als de werkgever een werknemer iets heeft toegezegd
maar niet heeft verzekerd, dan kan de werkgever zelf
worden aangesproken op de schade die de werknemer
daardoor lijdt. Het zelf uitvoeren van een pensioentoezegging voor werknemers is verboden. Werkgeverspensioen moet altijd worden verzekerd bij een pensioenuitvoerder. Alleen voor het werkgeverspensioen van een dga
bestaat een uitzondering.
Toetredingsleeftijd
De minimale toetredingsleeftijd – de leeftijd waarop je
volgens de pensioenregeling pensioen mag opbouwen –
is 21 jaar. In het pensioenreglement mag men een jongere leeftijd afspreken, maar geen oudere leeftijd.
Wachttijd
Wel mag de werkgever tijdens de proeftijd van een
nieuwe werknemer een wachttijd hanteren voor de opbouw van ouderdomspensioen. De maximale wachttijd
voor deelname aan de pensioenopbouw bedraagt twee
maanden. Daarna geldt dus ook voor de nieuwe medewerker in beginsel verplichte deelname aan het werkgeverspensioen.
Voor partner-, wezen- en arbeidsongeschiktheidspensioen is geen wachtperiode toegestaan. Dit betekent dat
nieuwe medewerkers tijdens hun proeftijd wel verzekerd
zijn voor het partner-, wezen- en arbeidsongeschiktheidspensioen. Mits die pensioenvormen onderdeel uitmaken van de pensioentoezegging en geen uitsluiting
van toepassing is uiteraard.
Het is raadzaam de regels met betrekking tot toetreding
en dekking binnen het werkgeverspensioen voor alle
13
012-015_PSA06_ART06beckers.indd 13
26-04-2011 09:50:48
www.kluwersalarisadministratie.nl
PENSIOENEN
Hiaten in de dekking
Het ontstaan van hiaten in de dekking kan te maken
hebben met:
• het in- en uitlooprisico voor het risico van overlijden
en arbeidsongeschiktheid. Vooral bij wisseling van
pensioenuitvoerder, of in geval van in- en uitdiensttreding van werknemers;
• het te laat of niet aanmelden van een werknemer of
een partner;
• het vergeten door te geven van de juiste inkomens.
Vooral bij oproepkrachten en nulurencontracten. Of
daar geen goede afspraken over hebben gemaakt
met de pensioenuitvoerder;
• een verschil tussen de cao-afspraken en de verzekering van de pensioenuitvoerder.
Driehoeksrelatie
Er is een driehoeksrelatie tussen werkgever, pensioenuitvoerder en de werknemer. Op basis van deze driehoeksrelatie ontstaan een aantal verantwoordelijkheden:
1. De uitvoering van de pensioentoezegging moet de
werkgever bij een pensioenuitvoerder onderbrengen.
2. De werkgever heeft de verplichting om binnen een
maand een nieuwe werknemer te informeren over
het wel of niet doen van een pensioenaanbod en zo
ja, de werknemer zo snel mogelijk aan te melden bij
de pensioenuitvoerder.
3. De pensioenuitvoerder moet ervoor zorgen dat de
deelnemers aan het werkgeverspensioen tijdig juiste, volledige en begrijpelijke informatie krijgen over
het werkgeverspensioen. De werkgever is in een aantal gevallen verplicht om toe te zien dat de pensioenuitvoerder dit allemaal netjes doet.
Niet deelnemen
Als een werknemer niet wil deelnemen aan de pensioenregeling, bijvoorbeeld vanwege een religieuze overtuiging of
omdat de werknemer zo weinig uren per week werkt dat
de kosten van het werkgeverspensioen relatief te hoog
zijn, dan is de eerste stap om hem daarvan toch te overtuigen. De werkgever loopt namelijk een aanzienlijk risico
als de werknemer het pensioen weigert en later, of diens
partner of kind, op die weigering terugkomt.
Voor de rechter moet het in zo’n situatie duidelijk zijn
dat de werknemer ‘bewust’ heeft geweigerd. Is dit niet
aantoonbaar? Dan geldt het werkgeverspensioen wellicht
vanaf het moment van indiensttreding. Kende de werknemer bijvoorbeeld alle consequenties van het weigeren
van het pensioen? Was de partner het er ook mee eens?
In heel veel gevallen heeft de partner of de werknemer
gelijk gekregen en moest de pensioenuitvoerder of werkgever alsnog een uitkering doen alsof de betreffende
werknemer wel was aangemeld. Werkgevers en pensioenuitvoerders willen dit risico steeds vaker niet nemen en
verplichten daarom alle werknemers om mee te doen
aan het werkgeverspensioen.
Een tweede stap is om te controleren of de pensioenuitvoerder toestaat dat een werknemer de pensioenregeling weigert. Staat de pensioenuitvoerder dit niet
toe, dan is de werknemer verplicht om deel te nemen
aan de pensioenregeling. Eist een pensioenuitvoerder
bepaalde formaliteiten als een werknemer ondanks alles toch niet wenst deel te nemen, dan moet men nagaan welke formaliteiten dit zijn.
Afstandsverklaring
Wil de werknemer het pensioenaanbod toch niet (volledig) accepteren en staan de werkgever en de pensioenuitvoerder dit toe? Dan kan er een afstandsverklaring
worden opgesteld. In deze afstandsverklaring moet heel
precies staan waar de werknemer afstand van doet.
De werkgever moet de afstandsverklaring goed nalopen
en alle antwoorden op de volgende vragen inclusief
handtekeningen goed vastleggen:
• Van welke pensioenvormen wordt afstand gedaan?
• Vanaf wanneer wordt afstand gedaan?
• Welke bepalingen mist de werknemer daardoor?
• Wie betaalt wat in de geweigerde pensioenregeling?
• Om welke bedragen gaat het? Splitsing lang leven,
overlijden en arbeidsongeschiktheid. En vermelding
indexatie/toeslag.
• Wordt de werknemer op een andere wijze gecompenseerd?
• Wat zijn de eisen als een werknemer opeens toch wil
deelnemen?
• Is er een partner en zo ja, heeft de partner ook voor
afstand getekend?
Beperkingen stellen
Als een werknemer deelname aan het werkgeverspensioen weigert en hij of zij komt later terug op deze beslissing, dan mag de pensioenuitvoerder beperkingen aan
de dekking bij overlijden en arbeidsongeschiktheid stellen. De werknemer loopt dan het risico dat hij of zij,
bijvoorbeeld vanwege een slechte gezondheid, geen
nabestaandenpensioen of premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid meer kan verzekeren.
Afspraken met pensioenuitvoerder
De werkgever besteedt de uitvoering van de pensioenregeling uit aan een pensioenuitvoerder op basis van een
uitvoeringsovereenkomst. Daarin staan de contractuele
voorwaarden op basis waarvan de pensioenregeling
wordt uitgevoerd.
Communicatieondersteuning
Werknemers nemen bij vragen over pensioen waarschijnlijk als eerste contact op met de HR-afdeling. Het is nuttig wanneer werknemers hun pensioenregeling goed begrijpen. Pensioenuitvoerders kunnen soms een groot
14
012-015_PSA06_ART06beckers.indd 14
26-04-2011 09:50:49
PRAKTIJKBLAD SALARISADMINISTRATIE
nr 7 / 6 mei 2011
PENSIOENEN
stuk van de werknemerscommunicatie uit handen nemen. Ook is het vaak mogelijk om werknemers op individuele basis advies en/of informatie te verstrekken over
aanvullende pensioenmogelijkheden.
Pensioenuitvoeringsovereenkomsten kennen bij pensioenverzekeraars vaak een termijn van vijf jaar. In theorie kan de werkgever dus elke vijf jaar overstappen. Helaas is dit in de praktijk niet altijd zo gemakkelijk.
Soms kunnen pensioenuitvoerders exitvoorwaarden
stellen. Zoals bij alle juridische contracten geldt ook
hier dat de werkgever in de uitvoeringsovereenkomst
moet vastleggen welke kosten en voorwaarden er zijn
verbonden aan beëindiging van het contract.
Bij het toezeggen van een pensioen wordt nauwelijks
stilgestaan bij het risico van bijbetaling na waardeoverdracht door een nieuwe of ex-werknemer.
Aandachtspunt is welke contractrente van toepassing is
bij keuze voor een middelloon- of eindloonregeling. Wanneer moet de nieuwe werkgever bijbetalen als er toch is
gekozen voor een middelloon- of eindloonregeling met
een van de marktrente afwijkende contractrente? Dat
komt voor in twee situaties:
• De vorige werkgever had een beschikbare premieregeling.
• De vorige werkgever had een middelloon- of eindloonregeling met een lagere contractsrente dan de
nieuwe pensioenregeling.
Waardeoverdracht
Belangrijk is om te realiseren dat bij een bepaalde pensioenovereenkomst waardeoverdracht door een individuele werknemer financiële gevolgen voor de werkgever kan
hebben. De werkgever mag waardeoverdracht echter
niet ontmoedigen of beïnvloeden. Waarom is dit een belangrijke regel? Dat heeft te maken met eventuele bijbetalingsverplichtingen.
Rekenregels
De overdrachtswaarde wordt vastgesteld op basis van
uniform wettelijk voorgeschreven rekenregels. De
waarde uit de vorige pensioenregeling van de werknemer wordt volgens het wettelijk tarief omgerekend en
vervolgens ingekocht tegen het tarief van de nieuwe
pensioenuitvoerder op basis van de pensioenregeling
van de nieuwe werkgever. De marktrente is daarbij een
belangrijke factor; hoe hoger de marktrente, hoe lager
de waarde die wordt overgedragen. De marktrente zoals in deze context wordt bedoeld, wordt per kalenderjaar vastgesteld.
Als de werkgever aan werknemers een eindloon- of
middelloonpensioen heeft toegezegd op basis van een
contracts- of rekenrente die lager is dan de marktrente, kan men uitrekenen wat het kost als een werknemer die net in dienst is getreden waarde uit een vorige
pensioenregeling overdraagt. Dat voorkomt niet dat
een bijstorting moet worden gedaan, maar wel dat de
werkgever door waardeoverdracht van de betreffende
werknemer wordt verrast. Een (middel)grote onderneming is zelfs verplicht hiervoor een voorziening in de
jaarrekening op te nemen.
Dit artikel is een bewerking van hoofdstuk 18. Tien aandachtspunten voor werkgevers uit het boek Pensioen voor dummies
van Erik Beckers en Robert Collignon, www.dummies.nl
Het boek is te koop in de (online) boekhandel
Bijbetalingsplicht
De werkgever is wellicht met een pensioenuitvoerder
een andere contractrente overeengekomen. Dat is dan
een belangrijke factor bij het tarief dat de betreffende
pensioenuitvoerder hanteert. Is de contractrente (ook
wel rekenrente genoemd) lager dan de marktrente, dan
moet de werkgever mogelijk het verschil bijbetalen! Dit
probleem doet zich niet voor als de nieuwe werkgever
een pensioenregeling heeft op basis van een beschikbare
premieregeling of een middelloon- of eindloonregeling
waarbij de contractrente ook de marktrente is, of hoger
is dan de contractrente van de nieuwe pensioenregeling.
Het probleem van de bijbetalingsverplichting bij waardeoverdracht door een nieuw dienstverband van een werknemer speelt bij middelloon- of eindloonregelingen
waarbij een contractrente is vastgesteld die anders is
dan de marktrente.
Ook bij uitdiensttreding van een (ex-)werknemer kan
een bijbetalingsverplichting ontstaan.
15
012-015_PSA06_ART06beckers.indd 15
26-04-2011 09:50:55