3. doel van de functie - Knokke

Handleiding bij opmaak
functiebeschrijving
OCMW
Hier wordt de
personeelscategorie
aangegeven waaronder
de functie valt (*)
Dit is een handleiding voor de opmaak van een functiebeschrijving binnen het OCMW (te
vinden onder intranet/personeelsinfo/organogrammen en functiebeschrijvingen/ opmaak
functiebeschrijvingen modellen en handleiding / OCMW
(*) Stap 1 : Kies het model (sjabloon) voor de personeelscategorie waaronder de functie
valt. Voor elke personeelscategorie is er een apart sjabloon. Er zijn 4
personeelscategorieën binnen het OCMW :
Personeelscategorie
Functies die eronder vallen
1/ Kader
OCMW secretaris
OCMW financieel beheerder
Diensthoofden (A1-3)
Administratief dienstchef
Hoofdmaatschappelijk werker (B4-5)
2/ Maatschappelijk werker
Maatschappelijk
Werker (leidinggevend en niet-leidinggevend)
3/ Administratief personeel
Adm medewerkers C1-3 en beambten D1-3
(publieksgericht en niet-publieksgericht)
4/ Medewerkers extramurale en interne diensten
Onderhoudswerkman
Medewerkers publieks- en niet-publieksgericht
(boodschappendienst, poetsdienst, warme maaltijden)
Nethoudsters sociaal huis
De modellen zijn terug te vinden op het intranet/personeelsinfo/organogrammen en
functiebeschrijvingen/ functiebeschrijvingen / OCMW.
Contactpersonen dienst personeelszaken gemeentebestuur :
- Voor nieuwe functiebeschrijvingen in kader van werving en bevordering : An Uyttenhove
(050/630158)
- Voor wijzigingen aan bestaande functiebeschrijvingen of nieuwe los van werving en
bevordering en ivm het competentieluik : Fanny Van de Genachte (050/630169)
GEMEENTEBESTUUR KNOKKE-HEIST - VERWEEPLEIN 1 - 8300 KNOKKE-HEIST (België) website : www.knokke-heis
Handleiding opmaak functiebeschrijving OCMW
1
1. IDENTIFICATIEGEGEVENS
AFDELING
Als afdeling wordt voor alle functies genoteerd : OCMW
DIENST
Kies hier uit één van de volgende diensten :
Sociaal Huis / Sociale Dienst / Algemene zaken / Financiële dienst
SUBDIENST
Noteer hier – enkel indien van toepassing - de naam van de subdienst van de dienst,
waarbinnen de functie valt.
Voorbeeld : Onthaal (onder de dienst sociaal huis)
Voorbeeld : Samenwerkingsverbanden (onder de dienst algemene zaken)
FUNCTIE
Generieke
functietitel
Is de algemene functienaam (of graadnaam)
Voorbeeld : Administratief medewerker, stafmedewerker, diensthoofd , enz.
Specifieke
werktitel
= Facultatief (indien algemene functienaam op zich nog onvoldoende duidelijk)
= Ter verduidelijking van de functie kan, naast de generieke functietitel een
specifieke werktitel toegekend worden aan de functie.
Voorbeeld : Administratief medewerker financiële dienst, stafmedewerker SEL, enz..
GRAAD
Vermeld de toepasselijke graad :
Voorbeeld : A1a-A3a, C1-C3 of D1-D3
CATEGORIE
Vermeld de toepasselijke categorie :
= Administratief personeel of Technisch personeel
STATUUT
Vermeld het toepasselijke statuut :
= Statutair of contractueel
2. POSITIONERING EN ORGANOGRAM
De organogrammen worden niet opgenomen in de functiebeschrijving. Zij worden via het intranet ter
beschikking gesteld.
Voor het invullen van de gegevens in verband met de positionering dient men zich te richten op het
organogram van de dienst.
!!! Vermeld de functienaam en niet de naam van de persoon, die de functie uitoefent.
Voor de functienaam : indien er specifieke werktitel is, vermeld deze. Indien niet, vermeld dan de generieke
functietitel.
Voor de hogere functies, die rechtstreeks onder de OCMW secretaris vallen, zal er enkel een eerste beoordelaar
zijn.
Hiërarchisch directe chef
Functienaam
(eerste beoordelaar)
Voorbeeld : Diensthoofd sociaal huis
Hiërarchisch één na hogere chef
Functienaam
(tweede beoordelaar)
Voorbeeld : OCMW secretaris
Andere, operationeel leidinggevende
Functienaam
(beoordelaar met adviserende
bevoegdheid)
(= enkel indien dit van toepassing is)
GEMEENTEBESTUUR KNOKKE-HEIST - VERWEEPLEIN 1 - 8300 KNOKKE-HEIST (België) website : www.knokke-heis
Handleiding opmaak functiebeschrijving OCMW
2
3. DOEL VAN DE FUNCTIE
Omschrijf in het kader het doel van de functie.
Dit is de essentie van de functie, samengevat in één kernachtige zin: waartoe dient de functie, wat is de
‘zin’ of de bestaansreden ervan? Ook de finaliteit van de functie (de link met de organisatie- en/of
afdelingsdoelstellingen, de link naar klanten toe, …) moet in de formulering zoveel mogelijk worden
weergegeven.
De zin is als volgt opgebouwd: Actiewerkwoorden
+
Activiteitsgebied
+
Teneinde
+ Resultaat
Voorbeeld :
Instaan voor het klantvriendelijk onthaal aan de balie van het sociaal huis en afhandelen van enkele
basistaken aan de balie, zodat de burgers met vragen van sociale aard correcte info krijgen en zo snel
mogelijk verder geholpen worden of gericht doorverwezen worden.
!!! Voor de keuze van de juiste actiewerkwoorden kan je beroep doen op de bijgevoegde lijst met
werkwoorden. Deze lijst kan je raadplegen op het intranet/personeelsinfo/Organogrammen en
functiebeschrijving/ opmaak functiebeschrijvingen : modellen en handleiding
4. KERNRESULTAATGEBIEDEN
Hier worden de belangrijke gebieden aangegeven waarin de functiehouder resultaten moet behalen en die
min of meer permanent aan de functie verbonden zijn.
De functie dient in 5- tot maximaal 8 resultaatgebieden samengevat te worden. De hele functie moet
weerspiegeld worden in alle resultaatgebieden samen.
Voor alle leidinggevende functies worden volgende 3 resultaatgebieden standaard meegenomen :
1/ ivm interne communicatie
2/ ivm veiligheid en welzijn ondersteunen
3/ ivm coaching en individugericht leidinggeven
Vul de tabel verder aan met 5 tot maximum 8 resultaatgebieden specifiek voor de functie.
Facultatief kan je per resultaatgebied aangeven welke concrete taken het omhelst.
!!! Indien je meer dan 8 specifieke resultaatgebieden hebt, probeer er dan enkele te koppelen en specificeer via
de taken.
Ieder resultaatgebied moet op zichzelf staan en mag geen overlapping vertonen met andere resultaatgebieden;
is dit wel het geval, overweeg dan deze bijeen te voegen.
Geen zaken vermelden waar de functiehouder niet verantwoordelijk voor is, maar bijvoorbeeld diens baas of
een andere collega.
Als buitenstaanders de resultaatgebieden lezen, begrijpen zij onmiddellijk wat ermee bedoeld wordt (ook
functiehouder zelf uiteraard!)
Voor een resultaatgerichte formulering van een resultaatgebied geldt dezelfde wijze van formulering als
voor het doel van de functie:
Actiewerkwoorden
+ activiteitsgebied
+
Teneinde
+
Resultaat
!!! Voor de keuze van de juiste actiewerkwoorden kan je beroep doen op de bijgevoegde lijst met werkwoorden.
Deze lijst kan je raadplegen op het intranet/personeelsinfo/Organogrammen en functiebeschrijving/ opmaak
functiebeschrijvingen : modellen en handleiding
GEMEENTEBESTUUR KNOKKE-HEIST - VERWEEPLEIN 1 - 8300 KNOKKE-HEIST (België) website : www.knokke-heis
Handleiding opmaak functiebeschrijving OCMW
3
Voorbeeld resultaatgebied
1.
Uitvoeren van de voorziene schoonmaakactiviteiten, ten einde de netheid en aantrekkelijkheid van de
toevertrouwde lokalen en plaatsen te verzekeren.
Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken:
dagelijks uitvoeren van bepaalde schoonmaakactiviteiten volgens een vast werkschema
(eventueel aan te passen volgens de noodzakelijkheid)
controleren van het dagelijks openen en sluiten van het gebouw
doorgeven aan de verantwoordelijke van uit te voeren herstellingen voor het gedeelte van
stadhuis waar de schoonmaakactiviteiten dienen uitgevoerd
5. COMPETENTIEPROFIEL
Het competentieprofiel geeft aan welke competenties belangrijk zijn voor de functie. De definities en de
gedragsvoorbeelden van de competenties zijn uitgewerkt in het competentiewoordenboek voor het OCMW.
Het competentiewoordenboek is terug te vinden op het intranet : personeelsinfo/info
personeelszaken/begeleiding en beoordeling.
In de eerste kolom worden alle kerncompetenties weergeven die automatisch van toepassing zijn voor de
personeelscategorie waaronder de functie valt.
In de tweede kolom kunnen eventueel maximum 4 aanvullende competenties aan het functieprofiel
gekoppeld worden.
Kruis in de middenkolom aan welke competenties aanvullend voor het functieprofiel van toepassing zijn.
Voorbeeld :
ADMINISTRATIEF MEDEWERKER
(=Administratief medewerkers C1-3 en administratief beambten D1-3 (publieksgericht en niet-publieksgericht))
KERNCOMPETENTIES
AANVULLENDE COMPETENTIES
Beleidsgerelateerde competenties
Beleidsgerelateerde competenties
Visie ontwikkelen
Omgevingsgericht handelen
Beleidsmatig werken
Taakgerelateerde competenties
1/ Kwaliteitsvol werken
2/ Resultaatsgericht werken
3/ Correct en nauwkeurig werken
4/ Zelfstandig werken
Taakgerelateerde competenties
Oplossingsgericht handelen
Plannen en organiseren
Ordevol en net werken
Veilig werken
Interactiegerelateerde competenties
5/ Samenwerken en organisatiebetrokkenheid
6/ Cliëntgericht handelen
7/ Effectief communiceren
Interactiegerelateerde competenties
Inlevingsvermogen hebben
Coachen en begeleiden
Sociaal zijn
Leidinggeven
Persoonsgerelateerde competenties
8/ Integer zijn
9/ Zichzelf ontwikkelen en leerbereidheid
10/ Inzet en motivatie tonen
x
x
Persoonsgerelateerde competenties
Stressbestendig zijn
Creatief zijn
Flexibel zijn
GEMEENTEBESTUUR KNOKKE-HEIST - VERWEEPLEIN 1 - 8300 KNOKKE-HEIST (België) website : www.knokke-heis
Handleiding opmaak functiebeschrijving OCMW
4