1Introductie van nieuwe medewerkers

Theorieboek Zelfstandingwerkend kokgastheer/vrouw Niveau 3, eerste leerjaar
Nieuwe medewerkers introduceren
Introductieprogramma opstellen
1
Introductieprogramma opstellen – Theorie
Inleiding
Een nieuwe baan in een nieuw bedrijf. Dit roept veel vragen op. Wie zijn mijn collega's? Wie
doet wat binnen de organisatie? Waar kan ik alles vinden? Als je veel vragen hebt, is het
prettig als er iemand is die je wegwijs maakt zodat je het werk zo snel mogelijk kunt
oppakken. Voor een manager of ondernemer betekent dit dat hij de introductie moet
voorbereiden. Wie heet de nieuwe medewerker welkom? Wie leidt hem rond en wie legt uit
wat zijn taken precies zijn? De antwoorden op deze en meer vragen verwerkt een manager of
ondernemer in een introductieprogramma. Het doel en de opbouw van dit programma komen
aan bod. Daarnaast kun je lezen wat het verschil is tussen introduceren en inwerken.
De eerste dag bij een nieuw bedrijf; je entree naar het introductieprogramma
Introductie van nieuwe medewerkers
Het zoeken naar en aannemen van personeel kent een aantal vaste stappen. Dit proces
wordt afgerond met de introductie van de nieuwe medewerker. Deze laatste stap komt in dit
theorieonderdeel aan bod.
Doel van introductie
De eerste werkdag is voor veel medewerkers spannend. Het is dan erg prettig als de komst
van de medewerker is voorbereid en een ervaren medewerker hem wegwijs maakt en
introduceert
Kennis laten maken met het werk, bedrijf, collega's.
. Een introductie heeft twee doelen:
 De nieuwe medewerker leert de organisatie kennen.
 De organisatie leert de nieuwe medewerker kennen.
Een introductie zorgt ervoor dat een medewerker binnen korte tijd weet:
 wat zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn;
 hoe hij het werk moet doen;
 wie wat doet binnen de organisatie;
 welke regels en afspraken er gelden.
De introductieperiode heeft een sociale functie: kennismaken en ervoor zorgen dat de
medewerker zich thuis voelt. De introductie wordt meestal verzorgd door een manager, de
ondernemer of een P&O functionaris.
2
Vandaag is de eerste werkdag voor Tanja, gastvrouw.
Hoe het niet moet:
'O ja, je zou vandaag beginnen. Ik heb eigenlijk geen tijd, dus ik zal je wijzen waar je gaat
werken. Je collega's vertellen je wel wat je moet doen.'
Hoe het wel moet:
'Dag Tanja, fijn dat je er bent. Loop even mee naar mijn kantoor. Het programma ziet er als
volgt uit: ik zal je eerst informatie geven over onze organisatie en je functie. Daarnaast wil ik
wat praktische zaken regelen. Vervolgens zal ik je rondleiden door het bedrijf, zodat je kennis
kunt maken met je collega's'.
Introductie betekent: de nieuwe medewerker kennis laten maken met het werk en zijn collega's.
Duur introductie
Hoelang een introductie duurt, hangt af van de functie. Bij medewerkers in een uitvoerende
functie, zoals een gastheer/gastvrouw of huishoudelijk medewerker, duurt de introductie
hooguit een paar dagen. Bij medewerkers in een management- of staffunctie, zoals een
manager, duurt de introductie meestal een week of langer. Dit heeft te maken met de
hoeveelheid en zwaarte van de taken en verantwoordelijkheden.
Voordelen introductie
Er is een aantal voordelen verbonden aan het verzorgen van een introductie:




Goede eerste indruk. Een medewerker zal zich eerder thuis voelen in een organisatie
als hij merkt dat er tijd en aandacht aan zijn komst wordt besteed. Dit leidt er ook toe dat
hij in zijn omgeving een positief beeld van het bedrijf zal schetsen.
Integratie. Een nieuwe medewerker zal sneller een onderdeel van het team worden als
er aandacht wordt besteed aan de wederzijdse kennismaking.
Tijdbesparend. Als een medewerker weet wat hij moet doen en waar hij moet zijn, hoeft
hij geen beroep te doen op (de tijd van) anderen.
Voorkomen van veel personeelsverloop
De snelheid waarmee personeel in een bedrijf wordt aangenomen, blijft werken en
vertrekt.
.Door tijd en aandacht aan een nieuwe medewerker te besteden, voelt hij zich eerder op
zijn gemak en thuis binnen de organisatie. Daarnaast weet hij waar hij aan toe is, welke
regels er gelden en bij wie hij terecht kan met vragen. Een goede start kan ertoe leiden
dat de medewerker graag bij de organisatie wil blijven werken.
3
Nadeel introductie
Het belangrijkste nadeel van introductie is dat dit tijd en energie kost. Zowel tijdens de
voorbereiding als tijdens de begeleiding. Een introductieprogramma
Alle mondelinge en schriftelijke informatie die een nieuwe medewerker nodig heeft om het
werk, collega's en het bedrijf te leren kennen.
is een belangrijk hulpmiddel om een introductie soepel en gestructureerd te laten verlopen.
Introductieprogramma opstellen
Een introductieprogramma omvat alle informatie die nodig is om het werk, collega's en het
bedrijf te leren kennen. De nieuwe werknemer krijgt zowel mondelinge als schriftelijke
informatie. In een introductieprogramma kan een medewerker lezen wat hij op een dag gaat
doen. Sommige bedrijven schrijven per uur op met wie de medewerker kennis gaat maken of
met wie hij meeloopt. Dit geeft een medewerker duidelijkheid en houvast.
Onderdelen introductieprogramma
Een introductieprogramma bestaat uit de voorbereiding en de ontvangst.
Voorbereiding
De introductie van de nieuwe medewerker begint met zijn ontvangst. Je kunt je hierop
voorbereiden.





Introductieprogramma: bekijk het aanwezige programma of schrijf zelf op wat je wilt
vertellen en laten zien.
Collega's: vertel collega’s en leidinggevenden wanneer de nieuwe collega komt.
Tijd: plan voldoende tijd in om de nieuwe medewerker te ontvangen.
Plaats: zorg voor een rustige ruimte.
Formulieren: leg alle benodigde formulieren klaar, zoals de arbeidsvoorwaarden
Afspraken die te maken hebben met het werk. Het gaat hierbij om zaken die de
werknemer krijgt, in ruil voor het werk dat hij doet. Denk aan zaken als loon, werktijden
of vakantiedagen.
Informatie: leg alle informatie klaar die je wilt geven of laten zien.
Bijvoorbeeld:bedrijfskleding, handboek personeel, jaarverslag, badges.
Ontvangst
Kennismaken met het bedrijf, belangrijke medewerkers, de werkplek en het werk. Een
introductieprogramma bestaat meestal uit de volgende activiteiten:






4
informatie geven over het bedrijf (geschiedenis en doelstellingen);
informatie geven over de werkplek en functies binnen de organisatie;
informatie geven over arbeidsvoorwaarden en benodigde formulieren invullen;
rondleiding geven en medewerker voorstellen aan zijn (directe) collega's;
vertellen wie de medewerker gaat begeleiden en wat deze begeleiding inhoudt;
huishoudelijke zaken bespreken zoals werktijden, lunchtijden of parkeermogelijkheden.
De nieuwe medewerker ziet veel nieuwe gezichten. Doseer het aantal mensen dat hij op een dag ziet en de
informatie die hij krijgt.
Aandachtspunten introductie
Bij het opstellen van een introductieprogramma zijn de volgende punten van belang:






Verstuur het introductieprogramma met de uitnodiging voor de eerste werkdag.
Spreid de informatie: geef niet te veel informatie in één keer.
Geef de medewerker de tijd om te wennen.
Alles is nieuw voor de medewerker, niets is vanzelfsprekend.
Voer regelmatig gesprekken om de ervaringen en vragen van de medewerker te
bespreken.
Voer een gesprek om terug te blikken op de gehele introductieperiode.
Inwerken
De inwerkperiode
Tijd waarin de medewerker het werk leert kennen zodat hij zijn functie goed kan vervullen.
begint nadat de introductieperiode is beëindigd. Tijdens de inwerkperiode gaat de
medewerker zijn functie vervullen. Deze periode komt meestal overeen met de afgesproken
proeftijd
Soort kennismakingsperiode tussen werkgever en werknemer. Deze periode duurt meestal
één maand.
. Tijdens deze periode zijn zowel de werkgever als de werknemer vrij om de
arbeidsovereenkomst op te zeggen. De werkgever heeft hiervoor geen ontslagvergunning
Toestemming van het UWV Werkbedrijf of de kantonrechter om de arbeidsovereenkomst te
beëindigen.
nodig. Deze inwerkperiode heeft een economische functie: ervoor zorgen dat de medewerker
de beoogde resultaten behaalt.
5
Inwerkperiode
De inwerkperiode duurt meestal een maand. Tijdens deze periode wordt de nieuwe
medewerker gekoppeld aan een mentor of coach. Dit is een directe collega die hem uitleg
geeft over het werk en praktische zaken. De mentor helpt de medewerker bij het uitvoeren
van zijn taken en bij het oplossen van problemen. Als mentor heb je een aantal taken:






het werk van de nieuwe medewerker bekijken en controleren;
de nieuwe werknemer op tijd corrigeren;
verdere uitleg geven over het werk of over de organisatie;
vragen van de nieuwe werknemer beantwoorden;
problemen die de nieuwe werknemer ondervindt, helpen oplossen.
Bespreek regelmatig hoe het met de nieuwe medewerker en het uitvoeren van de taken gaat.
Terugblik (evaluatie)
Aan het einde van de inwerkperiode voert de manager of ondernemer een evaluatiegesprek
met de nieuwe medewerker. Dit gesprek wordt ook wel een einde proeftijdgesprek genoemd.
De manager of ondernemer vertelt of de medewerker bij het bedrijf kan blijven werken. De
medewerker kan op zijn beurt aangeven of hij bij het bedrijf wil blijven werken. Vervolgens
blikken de manager of ondernemer en de nieuwe medewerker terug op de inwerkperiode. Ze
evalueren de ervaringen, resultaten, positieve punten en verbeterpunten van de medewerker.
Als het goed is, heeft de nieuwe medewerker intussen al aardig zijn weg gevonden in het
bedrijf. Hij kan vanaf dit moment volwaardig en zelfstandig in de organisatie functioneren.
6