concept notulen algemene ledenvergadering volleybal club

CONCEPT NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING VOLLEYBAL CLUB VARSSEVELD
Datum : 29 OKTOBER 2015
Plaats: Chinees Restaurant Fu Hing, Varsseveld
Aanvang: 20.00 uur
1. Opening
Aanwezig: 33 leden en het bestuur.
Jan opent de vergadering en heet iedereen welkom, een speciaal welkom voor de twee
ereleden Henny en Nico Lovink. Ereleden Sam Blom en Peter van de Berg zijn niet aanwezig.
Jan blikt terug op het afgelopen seizoen, sportief gezien was het een topjaar. We vierden de
kampioenschappen van dames 5 en dames 1 met de bijbehorende promoties. Dames 1 komt
dit seizoen uit in de landelijke eerste divisie, een mijlpaal in de geschiedenis van V.C.V. Nog
nooit werd er zo hoog gespeeld. Ook de jeugdteams, die deelnamen aan de Nederlandse
Open Jeugd Kampioenschappen, deden het weer beter dan de seizoenen ervoor. V.C.V.
behaalde met twee jeugdteams de finaleronde, wederom een mijlpaal, dit was nog niet
eerder voorgekomen. Meisjes A onder leiding van Frans Jordens, veroverden brons en
meisjes D werden Nederlands Kampioen onder leiding van Marije Rougoor. Meisjes B en C
bereikten de halve finaleronde. Door deze voortreffelijke prestaties behaalde V.C.V. een
vijfde plek in de strijd om de Jaap van Kastele Trofee, een prijs voor de vereniging met de
beste jeugdopleiding van Nederland.
Tijdens de Nieuwjaarsreceptie van de gemeente Oude IJsselstreek werd de
sportpromotieprijs van € 1.000,- uitgereikt aan de jeugdopleiding onder aansturing van
Arend Hordijk en Nico Lovink van V.C.V.
De sponsorcommissie kreeg gestalte en in een extra Algemene Ledenvergadering op 15
december 2014 in de van Pallandthal werd het kledingfonds goedgekeurd en aangenomen.
De leden betalen nu mee aan de afschrijving van de wedstrijdkleding, zodat V.C.V.
sponsoronafhankelijk nieuwe kleding aan kan schaffen wanneer dat nodig is. Alle leden
spelen in dezelfde wedstrijdkleding, geen enkel team hoeft hierdoor in afdankertjes te
spelen, en er is eenheid, en dus herkenbaarheid, in de kleding.
V.C.V. heeft na vele jaren afscheid genomen van het clubblad “Smesj”. In het komende
seizoen zal er een informatieboekje verschijnen en zullen er periodieke Nieuwsbrieven
digitaal aangeboden worden aan de leden.
De commissies blijken steeds moeilijker te bemannen te zijn, het zal vaker nodig zijn om de
ouders van de vele jeugdleden hierin te betrekken.
Er zijn nog steeds problemen met de sporthal, wanneer een defect doorgegeven wordt,
duurt het vaak lang voordat het gerepareerd is. V,C.V. moet een jaar van te voren alle uren
inhuren en teruggeven van niet gebruikte uren is vrijwel onmogelijk.
De kantine is ongezellig en trekt steeds minder bezoekers.
De Technische Commissie moet eerder aan de slag met het zoeken naar trainers voor de
diverse teams, voor komend seizoen moet er in elk geval een trainer voor dames 2 gevonden
worden. Jan stelt voor om voor elke afdeling (Dames, Heren, Jeugd) twee personen zitting te
laten nemen in de Technische Commissie. Bij de Jeugd is dat nu al het geval, dit hebben Cilla
Veerbeek en Marije Rougoor op zich genomen. Wanneer iemand besluit te stoppen, zit de
andere persoon er nog, zodat er niet meteen een gat ontstaat.
Tijdens afgelopen seizoen moest er afscheid genomen worden van de trainer van dames 3,
Nuno Ferreira, de klik ontbrak. Gelukkig werd er snel een vervangster gevonden, Anoeska
Jansen-Hordijk was onmiddellijk bereid om deze taak op zich te nemen.
De komende jaren zal het moeilijk worden om de begroting steeds rond te krijgen, de
subsidiekraan wordt nu daadwerkelijk steeds verder dichtgedraaid. Het huidige beleid,
subsidie op trainerskosten, zaalhuur, jeugdleden enz., zal verdwijnen. Komend seizoen blijft
alles nog bij het oude, maar, zoals het er nu voorstaat, zullen de verenigingen in het seizoen
2016-2017 met 17% gekort worden. Voor V.C.V. betekent dat ongeveer € 2.900,- minder
subsidie.
Tot slot wil Jan de waardering uitspreken voor vier personen binnen V.C.V. die niet in een
commissie zitten maar zelfstandig werken, namelijk de webmaster Michiel Buevink, de
ledenadministratie Karin Hofs, De wedstrijdsecretaresse Wilma Navis en de scheidsrechter
coördinator Robert Schieven. De waardering wordt onderstreept met een welverdiend
applaus.
2. Notulen ledenvergadering oktober 2014
Geen opmerkingen, de notulen worden goedgekeurd.
3. Mededelingen/ingekomen stukken
Afmeldingen van Dirk Groeneveld, Manon van Lent en Bertie Rusink.
4. Jaarverslag 2014/2015
De jaarverslagen zijn te lezen op de website van V.C.V. Alle commissies worden hartelijk
bedankt voor het aanleveren van de jaarverslagen.
5. Beleidsplan
Het beleidsplan is hier en daar aangepast, bijvoorbeeld met de nieuwe naam en eigenaar
van de sporthal “van Pallandt” en de veranderingen met de komst van een
sponsorcommissie. Niemand heeft opmerkingen over het beleidsplan en wordt in de huidige
vorm gehandhaafd.
6. Financieel verslag/Begroting
Gijs brengt het financiële verslag uit. Hij meldt dat er een tekort is van € 4.600,- .
Dit komt doordat de contributies lager uitvallen dan begroot door een teruglopend
ledenaantal.
Ook de sponsorinkomsten zijn lager dan begroot. Er was niet genoeg tijd om te zoeken naar
nieuwe sponsoren door de drukte rondom het opzetten van een sponsorcommissie en het
kledingfonds.
De inkomsten van de toernooicommissie vielen lager uit dan begroot door een
miscommunicatie.
Ook de inkomsten uit de Smesj vielen lager uit dan begroot. De Smesj is afgelopen seizoen
maar één keer uitgekomen, hieraan waren kosten verbonden, terwijl de inkomsten uit
advertenties niet konden worden geïnd.
Er was een financiële meevaller van € 1.000,- van de sportpromotieprijs.
Doordat het bestuur besloten heeft een financiële bijdrage te doen aan de feestelijkheden
rondom de promotie van dames 1 naar de 1e divisie, een mijlpaal voor V.C.V., vallen de
uitgaven van de technische commissie € 400,- hoger uit dan begroot.
De jeugdcommissie heeft wederom minder uitgegeven dan begroot.
De verenigingskosten waren hoger dan verwacht door een aantal onverwachte uitgaven.
De feestavond heeft minder gekost dan van te voren werd gedacht.
Nico Lovink : Vorig jaar was er een overschot, nu is er een tekort. Vorig jaar werd gezegd dat
het overschot gebruikt werd om de rekeningen te kunnen betalen wanneer de subsidie op
zich liet wachten. Hoe wordt dat nu opgelost, nu er een tekort is?
Antwoord Jan : We kunnen de gaten redelijk dekken doordat de contributie nu in tien
maanden geïnd wordt, waardoor er steeds geld op de rekening staat. Wanneer de subsidie
dan op tijd binnenkomt, kunnen alle rekeningen op tijd betaald worden.
Robert Schieven : Er zijn minder leden, dan zijn er ook minder teams en dus ook minder
zaalhuur. Dat moet je toch kunnen terugvinden in de trainerskosten en zaalhuur?
Antwoord Jan : er is één team minder, op vrijdag huren we anderhalf uur minder. De rest is
hetzelfde gebleven. Maar de zaalhuur is zeer onvoordelig in te huren. Wanneer het iets
uitloopt dan wordt de hele zaal nog een uur in rekening gebracht. Teruggeven van gehuurde
zaal is niet mogelijk.
Gijs gaat verder met de begroting voor komend seizoen.
De inkomsten van de redactie zijn op dit moment nog onzeker omdat nog niet bekend is
hoeveel advertenties er verkocht worden en daarnaast is het nog niet duidelijk hoeveel het
informatieboekje gaat kosten.
De Zwarte cross wordt niet begroot, het is nu al twee keer voorgekomen dat V.C.V. niet
ingedeeld werd.
De begroting voor de jeugdcommissie is naar beneden aangepast. De commissie geeft al
jaren minder uit dan begroot.
Ook de kosten voor een feestavond zijn lager begroot.
De begroting wordt door de ledenvergadering goedgekeurd.
7. Verslag kascommissie (Hans van de Maas en Saskia Hartemink)
Saskia Hartemink is afwezig zonder kennisgeving. Hans van de Maas neemt het woord. Op
uitnodiging van Gijs Kamperman hebben Hans en Mark Lettink de kascontrole uitgevoerd.
Mark was reserve lid van de kascommissie, maar doordat Saskia niet aanwezig was, kon
Mark meteen aan de slag. Gijs had vooraf alle stukken opgestuurd met toelichting. Hans
heeft dit als zeer plezierig ervaren, hierdoor werden vele vragen al beantwoord. Hans vraagt
of de penningmeester de komende jaren met deze werkwijze door wil gaan en om dan ook
nog de notulen van de vorige Algemene Ledenvergadering mee te sturen. Dan is het plaatje
helemaal compleet.
De kascommissie heeft een goed beeld gekregen van de financiële zaken binnen V.C.V. Ze
hebben alles gecontroleerd er werden geen afwijkingen gevonden, alles was correct. Gijs
was erg behulpzaam en gaf meer dan voldoende uitleg en antwoord op de gestelde vragen
en was uitvoerig en exact in het geven van informatie.
De vorig jaar gedane aanbevelingen zijn voor een deel gerealiseerd.

Er wordt door alle commissies met hetzelfde formulier gewerkt om inzicht te geven
in de inkomsten en uitgaven.

Het afromen en overboeken van kasgelden door de diverse commissies is ten dele
gehaald. Door de vakantie lukte het niet om dit voor alle commissies binnen dit
boekjaar te laten vallen. De penningmeester zegt toe om komend seizoen de zaken
ruim voor de vakantieperiode af te handelen.

De factuur van de feestavond was prima in orde.

Het opzetten van een registratie van de ballensponsoring is niet gelukt. Dit pakt het
bestuur op.
Jan en Nico leggen vervolgens uit dat de ballen in het verleden verkocht werden door
Peter van de Berg, hij gaf dat door aan de KWD. De KWD stuurde dan vervolgens een
rekening naar het betreffende bedrijf, die dan het bedrag betaalde aan de KWD.
Hierdoor ontstond er bij de KWD een “spaarpot” waar V.C.V. ballen of ander
materiaal van kopen kon.
Hans merkt op dat de kascommissie de registratie van het aantal leden bij de
ledenadministratie en de binnengekomen contributie niet kan controleren. Hij heeft
afgesproken met Gijs dat de ledenadministratie in het vervolg vooraf aan de kascontrole per
mail een overzicht stuurt van het aantal leden per contributiecategorie (met bijbehorend
contributiebedrag) aan het begin en eind van het verenigingsjaar.
Hans van de Maas concludeert dat de penningmeester zijn werk uitstekend heeft gedaan en
bedankt hem voor zijn grote inzet en wijze van verantwoording ervan.
8. Benoeming nieuw lid kascommissie
Hans van de Maas is aftredend en de reserve Mark Lettink wordt nu kascommissielid. Omdat
ook Saskia Hartemink afgehaakt is, moet er nu een nieuw kascommissielid gekozen worden
en een nieuw reserve lid. Karin Hofs meldt zich als kascommissielid. Niemand meldt zich als
reserve lid. Deze hoeft ook niet in een ledenvergadering gekozen te worden en kan in de
komende tijd gezocht worden.
Hans van de Maas biedt vervolgens een map aan met daarin een leidraad voor de komende
kascommissies. Hierin staan alle bevindingen van de afgelopen twee jaren; de statuten, het
huishoudelijk regelement, alle begrotingen en winst- en verliesrekeningen. Hans overhandigt
de map onder applaus aan Mark Lettink.
9. Contributie
Gijs stelt voor om de contributie structureel te verhogen met 3 % ter compensatie voor het
begrotingstekort.
Gijs stelt voor om ook de CMV groep (minileden) te betrekken in het kledingfonds. Ook de
kleding van deze groep is aan slijtage onderhevig en ook voor deze kleding willen we
sponsoronafhankelijk zijn.
Voorstel : de CMV groep betaalt € 1,- per maand; € 10,- per seizoen aan het kledingfonds.
Het voorstel wordt met 25 stemmen voor aangenomen.
10. Jubilarissen
Er is momenteel geen goede lijst waarop te zien is hoelang iemand lid is van V.C.V. Jan stelt
voor om per seniorenteam na te vragen hoelang iemand lid is.
We hebben dit jaar wel een bijzondere jubilaris. Olga Jansen was vorig jaar al 50 jaar lid, ook
toen kwamen we daar te laat achter. Olga heeft toen als excuus een bos bloemen gekregen
en wordt nu alsnog gehuldigd voor deze bijzondere prestatie. Olga is in 1964 begonnen bij
de recreanten, daarna dames 2 en vervolgens vele jaren in dames 1 met als hoogtepunt de
promotie naar de derde divisie onder Ton Renes. In 1991 had het meisjes C team geen
trainer en Olga wilde dat wel even opvangen. Dat opvangen heeft vervolgens vele jaren
geduurd. In die jaren heeft ze vele A, B of C teams getraind. Olga is gestopt op haar
hoogtepunt als trainer, haar team werd Regiokampioen van Regio Oost en vervolgens derde
op de Nederlandse Gesloten Jeugd Kampioenschappen. Toen ze stopte kreeg ze van V.C.V.
de bronzen Bondsspeld uitgereikt. Olga is nu nog teller van dames 1. Jan overhandigt Olga
een prachtig beeldje in de vorm van een volleyballer en een bos bloemen.
11. Afscheid Bestuursleden
Henny Lovink is aftredend en niet herkiesbaar. Er is momenteel nog niemand die de functie
van haar overneemt, wel is er iemand die meeloopt in het bestuur. Henny blijft voorlopig
nog even in functie, anders heeft ze geen stemrecht meer in het bestuur. Wanneer er een
opvolger gevonden is, zal er opnieuw een Algemene Ledenvergadering vastgesteld worden.
12. Rondvraag
Nico Lovink : Is er een begroting van het kledingfonds? Kan het financiële verslag ook
uitgeprint op de tafels komen te liggen?
Gijs : De begroting van het kledingfonds komt volgend jaar en dan zal hij ervoor zorgen dat
er naast de presentatie via een beamer ook weer printjes op tafel liggen.
Nico Lovink : De Smesj leverde geld op, de Nieuwsbrief dadelijk ook?
Wilma : Het informatieboekje bevat dadelijk advertenties en die leveren geld op.
Verder worden er flyers uitgedeeld aan alle teams zodat die zelf aan de slag kunnen om
sponsoren te zoeken in alle vormen die op de flyer staan. De sponsorcommissie kan dit niet
alleen. Het informatieboekje komt begin volgend jaar uit, januari, dit heeft even tijd nodig.
De bedoeling is dat het informatieboekje de komende seizoenen in september/oktober
uitgebracht wordt. In de Nieuwsbrief, die elke zes à acht weken digitaal uitkomt, wordt
zoveel mogelijk informatie aangekondigd.
Paul jansen : Krijgt iedereen een infoboekje, ook leden die niet aan een team verbonden
zijn?
Wilma : Ja, dat is wel de bedoeling. Alle leden/donateurs/kaderleden.
Cilla Veerbeek : Er wordt in deze vergadering besloten over betaling voor het kledingfonds
door CMV leden en contributieverhoging zonder dat de ouders daar over kunnen
meebeslissen. Dat is vreemd!
Bestuur : Dat kan niet, dat is niet anders. Dit is een Algemene Ledenvergadering en ouders
zijn geen leden. Natuurlijk moeten de ouders wel door middel van een brief hiervan op de
hoogte gebracht worden.
Robert Schieven : Robert deelt mee dat Wilfried Berendsen ernstig ziek is. Wilfried was een
vaste verschijning op de donderdagavond bij de heren recreanten en op zaterdag als
scheidsrechter.
Henny : Het bestuur heeft Wilfried inmiddels een kaartje gestuurd.
Cilla Veerbeek/Jan : Wie organiseert dit jaar de feestavond?
Dames 2 meldt zich spontaan aan.
13. Sluiting
De voorzitter bedankt iedereen voor de komst en zijn/haar bijdrage.