Checklists selectie extern reïntegratiebedrijf

Checklists selectie extern reïntegratiebedrijf
Ambities en doelstellingen bepalen
Na een grondige analyse van het eigen AVR-beleid, een verkenning van de doelgroep die gereïntegreerd
moet worden en een verkenning van de markt, moet de instelling in staat worden geacht om op basis van
zelf gekozen ambities en doelstellingen en met behulp van de hierna uitgewerkte checklists de benodigde
dienstverlening in te kopen bij één of meer reïntegratiebedrijven.
Bij de keuze van een reïntegratiebedrijf zijn de volgende vragen cruciaal:




Welke dienstverlening en ondersteuning is noodzakelijk of gewenst?
Kan het reïntegratiebedrijf aan de behoeften en wensen van de instelling voldoen?
Wat verwacht het reïntegratiebedrijf van de instelling?
Passen instelling en reïntegratiebedrijf bij elkaar?
Het selecteren van een reïntegratiebedrijf door de instelling is als uitgangspunt genomen. Voor het kiezen
van een Arbo-dienst gelden in grote lijnen soortgelijke criteria. Hierbij moet wel rekening worden
gehouden met verschillen in (wettelijke) status en (markt)positionering. Ook als het opdrachtgeverschap
op een hoger niveau dan dat van de instelling wordt belegd (CAO-partijen/branche/sector), kan de hierna
volgende checklist goede diensten bewijzen. De wijze van contracteren en de vormgeving van het
contract (mantelovereenkomst) zullen er evenwel anders uitzien.
De geformuleerde criteria bieden een kader waarmee de reïntegratiemarkt kan worden verkend en
waarmee de instelling een eerste selectie kan maken uit het grote aanbod. Vervolgens kan de instelling
de criteria gebruiken bij de contractonderhandelingen. Tenslotte wordt de instelling in staat gesteld om
(achteraf) de prestaties van het ingeschakelde reïntegratiebedrijf te beoordelen.
Checklist uitsluitingscriteria
Checklist geschiktheid van het reïntegratiebedrijf voor uw organisatie
Criteria ten aanzien van diensten/producten/trajecten
Criteria ten aanzien van kwaliteit
Criteria ten aanzien van prijs/prestatie
Criteria ten aanzien van informatieverstrekking over alle hiervoor genoemde onderwerpen
Deze checklists zijn een bewerking van Hoofdstuk 7 van het Handboek Reïntegratie, uitgegeven door de
Sectorfondsen Zorg en Welzijn.
Copyright Sectorfonds Zorg, pagina 1
Checklist uitsluitingscriteria
Contracteer uitsluitend reïntegratiebedrijven als zij aan de volgende criteria voldoen:
Het reïntegratiebedrijf staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
Het reïntegratiebedrijf verkeert niet in staat van faillissement, vereffening of surséance van betaling; er is
evenmin faillissement aangevraagd of een procedure van vereffening of surséance van betaling
aanhangig gemaakt.
Het reïntegratiebedrijf is in het verleden niet veroordeeld voor een delict tegen de beroepsmoraliteit.
Het reïntegratiebedrijf heeft altijd voldaan aan zijn verplichtingen ten aanzien van de betaling van
belastingen en sociale verzekeringsbijdragen.
Het reïntegratiebedrijf beschikt over een privacyreglement, dat voldoet aan de eisen van de wet
Bescherming Persoonsgegevens en de Organisatiewet SV.
Het reïntegratiebedrijf hanteert een (uitgebreid) klachtenreglement op grond waarvan een zorgvuldige en
onafhankelijke klachtenafhandeling is gewaarborgd.
Het reïntegratiebedrijf beschikt over een bedrijfsplan, waarin in ieder geval is opgenomen een overzicht
van het personeel (onder vermelding van relevante kwalificaties) dat thans in dienst is van het
reïntegratiebedrijf of kan/zal worden ingehuurd.
Het reïntegratiebedrijf treedt onomstotelijk op als eindverantwoordelijke en
daarmee aansprakelijk te stellen partij in het kader van de naleving van contractuele
verplichtingen.
Het reïntegratiebedrijf is als hoofdaannemer in principe tevens verantwoordelijk voor het
casemanagement van cliënten gedurende het gehele reïntegratietraject.
Deze checklists zijn een bewerking van Hoofdstuk 7 van het Handboek Reïntegratie, uitgegeven door de
Sectorfondsen Zorg en Welzijn.
Copyright Sectorfonds Zorg, pagina 2
Checklist geschiktheid van het reïntegratiebedrijf voor uw organisatie
Het reïntegratiebedrijf is aangesloten bij een brancheorganisatie.
Het reïntegratiebedrijf overlegt een lijst met referenties die de bereidheid hebben hun ervaringen met u te
delen.
Het reïntegratiebedrijf verschaft informatie over eerdere opdrachten.
In het verleden behaalde resultaten met betrekking tot bepaalde doelgroepen, inclusief het gerealiseerde
uitvalpercentage.
Het reïntegratiebedrijf staat open voor een duurzame relatie met de instelling.
Is men bereid dienstverlening op maat te bieden en specifieke afspraken te maken over het te behalen
rendement?
Het reïntegratiebedrijf bejegent de instelling op respectvolle wijze.
De algemene attitude jegens werkgever(s) en werknemer(s) vormt, naast kennis en ervaring, een
belangrijk aandachtspunt. Check ook of de bedrijfsculturen op elkaar aansluiten.
Het reïntegratiebedrijf draagt (mede) zorg voor een goede relatie met de OR of Personeelsvertegenwoordiging van de instelling.
Denk aan introductie, voorlichting, afstemming en overleg.
Het reïntegratiebedrijf is goed bereikbaar en snel toegankelijk. Stel uzelf daarbij de volgende vragen:
• Is er een vestiging in de buurt?
• Heeft het bedrijf voldoende schaalgrootte?
• Hoe is de telefonische bereikbaarheid?
• Is er een adequaat serviceniveau? (bijvoorbeeld consult binnen 48 uur)
Het reïntegratiebedrijf heeft een toegankelijk registratiesysteem.
Dit criterium geeft inzicht in het verloop van de reïntegratie. Denk hierbij aan het
bijhouden van de in- en uitstroom en eventuele uitval van cliënten met bijbehorende argumentaties.
Het reïntegratiebedrijf geeft op transparante wijze inzicht in bestaande samenwerkingsverbanden. Stel
uzelf daarbij de volgende vragen:
• Vormt het reïntegratiebedrijf onderdeel van een conglomeraat?
• Is er sprake van een relatie met verzekeraars en Arbo-diensten?
• Zijn er relaties met onderaannemers (inhuur of uitbesteding)?
• Is er sprake van gedwongen winkelnering of onderlinge prijsafspraken?
• Hoe is de aansprakelijkheid geregeld?
• Waarvoor is (geen) instemming van de opdrachtgever vereist?
Het reïntegratiebedrijf zorgt ervoor dat administratieve rompslomp niet onnodig op de instelling wordt
afgewenteld.
Het reïntegratiebedrijf kent een onafhankelijke geschillenregeling.
Dit kan zinvol zijn wanneer de afhandeling van een klacht of geschil niet leidt tot een bevredigende
oplossing.
Deze checklists zijn een bewerking van Hoofdstuk 7 van het Handboek Reïntegratie, uitgegeven door de
Sectorfondsen Zorg en Welzijn.
Copyright Sectorfonds Zorg, pagina 3
Criteria ten aanzien van diensten/producten/trajecten
Het reïntegratiebedrijf heeft een transparant dienstenpakket. Duidelijk is vanuit welk specialisme het
reïntegratiebedrijf opereert en op welke doelgroep(en) men zich richt. Stel uzelf daarbij de volgende
vragen:
• wat biedt men waarvoor en voor wie?
• wie doet het?
Het dienstenpakket moet samenhang vertonen met de diensten van de Arbo-dienst en de polisvoorwaarden van de verzekeraar.
Aan het dienstenpakket ligt een duidelijke visie ten grondslag en het vormt een goede ondersteuning van
het AVR-beleid van de instelling.
• Waaruit bestaat de meerwaarde?
• Hoe ziet het reïntegratiebedrijf zijn rol? En die van de klant?
• Waarop ligt het accent?
Het reïntegratiebedrijf hanteert heldere, praktische richtlijnen bij het aanbieden van zijn diensten en
producten.
Het bedrijf geeft informatie over de werkwijze, de rechten en plichten van de cliënt, leveringstermijnen en
wachttijden
.
De onderdelen van een reïntegratietraject zijn duidelijk beschreven, inclusief doorlooptijden.
Denk achtereenvolgens aan:






het intakegesprek;
het opstellen van het reïntegratieplan (trajectplan);
het verrichten van arbeidstoeleidingsactiviteiten, zoals scholing of training;
het verrichten van bemiddelingsactiviteiten;
het realiseren van de plaatsing
nazorg na de plaatsing
De onderdelen van het traject sluiten goed op elkaar aan, zowel inhoudelijk als logistiek. Let op de totale
doorlooptijd!
Het reïntegratiebedrijf besteedt veel aandacht aan het product ‘nazorg’. Ook na plaatsing dient de cliënt te
worden begeleid, om het risico van hernieuwde uitval zo klein mogelijk te houden.
Deze checklists zijn een bewerking van Hoofdstuk 7 van het Handboek Reïntegratie, uitgegeven door de
Sectorfondsen Zorg en Welzijn.
Copyright Sectorfonds Zorg, pagina 4
Criteria ten aanzien van kwaliteit
Het reïntegratiebedrijf beschikt over een goed en transparant kwaliteitsbeleid.
Dat beleid is duidelijk beschreven, voor iedereen toegankelijk en omvat voor de
instelling herkenbare elementen.
Het reïntegratiebedrijf heeft ervaring met werken in de betreffende branche.
Het kent de verzuimproblematiek en de knelpunten op de arbeidsmarkt en weet daar
passende oplossingen voor te vinden.
Het reïntegratiebedrijf hanteert de behoeften en wensen van de instelling als
richtsnoer voor zijn handelen.
Geen standaardformules maar maatwerk in de ondersteuning bij de implementatie van
het AVR-beleid van de opdrachtgever.
Het reïntegratiebedrijf beschikt over voldoende vakbekwaam personeel.
Het personeel heeft aantoonbare kennis van en ervaring met:
 relevante wet- en regelgeving;
 het begeleiden van de te reïntegreren doelgroep;
 de regionale en sectorale (ontwikkelingen op de) arbeidsmarkt.
Bij het uitbesteden of inhuren van (onderdelen van) trajecten maakt het reïntegratiebedrijf
gebruik van gekwalificeerd (extern) personeel.
Het schakelt bijvoorbeeld een erkend scholingsinstituut in.
Het reïntegratiebedrijf werkt ten behoeve van instellingen met vaste contactpersonen
of accountmanagers.
Het reïntegratiebedrijf biedt de cliënt gedurende het (eigen) traject voldoende
inspraakmogelijkheden.
Iedere cliënt heeft in principe één aanspreekpunt binnen het reïntegratiebedrijf.
Eventuele vervanging in geval van afwezigheid, ziekte e.d. moet adequaat
geregeld zijn.
Het reïntegratiebedrijf hanteert acceptabele doorlooptijden. Voorbeelden:





het houden van een intakegesprek binnen 2 weken;
het opstellen van een trajectplan binnen 4 weken;
de inzet van scholing binnen 2 maanden (na accordering van het trajectplan);
het starten van de bemiddeling binnen 2 weken (na afronding van de scholing);
het realiseren van de plaatsing binnen 4 maanden (na het starten van de bemiddeling).
Deze checklists zijn een bewerking van Hoofdstuk 7 van het Handboek Reïntegratie, uitgegeven door de
Sectorfondsen Zorg en Welzijn.
Copyright Sectorfonds Zorg, pagina 5
Criteria ten aanzien van prijs/prestatie
Het reïntegratiebedrijf hanteert een transparante afrekensystematiek. Deze systematiek geeft antwoord op
de volgende vragen:









welke tarieven hanteert het reïntegratiebedrijf voor de verschillende diensten en hoe worden die
berekend?
hoe wordt de eventuele inschakeling van derden doorberekend?
zijn er normprijzen per dienst en product vastgesteld?
worden er normprijzen per (gemiddeld) traject gehanteerd?
wordt er gedeclareerd op verrichtingenbasis en/of tegen abonnementstarief?
in welke situaties worden kortingen verleend?
worden voorbereidingstijd, reistijd, telefoontjes e.d. in rekening gebracht?
hoe wordt er gefactureerd?
op welke wijze worden tariefswijzigingen doorgevoerd?
Het reïntegratiebedrijf accepteert reële targets en resultaatsafspraken op het terrein van:



verzuimduur en –volume (daling ziekteverzuim; lagere WAO-instroom);
effectiviteit van reïntegratietrajecten (minimaal plaatsingspercentage, maximaal uitvalpercentage);
trajectkosten.
Daarbij kunt u de volgende vragen stellen:






is er sprake van resultaatafhankelijk afrekenen?
hoe worden de te behalen resultaten geformuleerd (bijvoorbeeld minimaal 40% plaatsingen)?
op basis van welke gegevens wordt gemeten of de afgesproken resultaten ook zijn behaald?
op welke wijze en momenten vindt monitoring plaats?
voor welke vergoedingsconstructie wordt gekozen? (voorbeelden: bonus/malus; no cure no pay;
more cure more pay; no cure less pay).
welke eisen worden in het geval van resultaatsafspraken aan de instelling als opdrachtgever
gesteld?
Het reïntegratiebedrijf hanteert duidelijk omschreven plaatsingscriteria, die in overleg met de instelling
worden opgesteld. Een mogelijke invulling:





er wordt een te verwachten plaatsingspercentage afgesproken (let op het risico van afroming,
wanneer alleen in kansrijke cliënten wordt geïnvesteerd);
een geslaagde plaatsing is minimaal voor 12 maanden (in de nieuwe wet REA wordt al na zes
maanden dienstverband gesproken van een duurzame plaatsing);
de competenties van de cliënt vormen het uitgangspunt bij plaatsing en niet de vacature (om
duurzame reïntegratie te bevorderen dient de plaatsing zo goed mogelijk aan te sluiten bij de
opleiding en ervaring van de cliënt);
bij plaatsing wordt rekening gehouden met begeleiding in de nieuwe baan (adequate nazorg moet
nadrukkelijk in de afspraken worden opgenomen);
de aansprakelijkheid van het reïntegratiebedrijf voor het geval niet aan de plaatsingscriteria wordt
voldaan moet goed geregeld zijn.
Deze checklists zijn een bewerking van Hoofdstuk 7 van het Handboek Reïntegratie, uitgegeven door de
Sectorfondsen Zorg en Welzijn.
Copyright Sectorfonds Zorg, pagina 6
Criteria ten aanzien van informatieverstrekking
Het reïntegratiebedrijf is bereid en in staat de volgende gegevens, informatie en overzichten te leveren.
Onderstaande informatie-elementen sluiten aan op de eerder genoemde criteria van de checklist.
Uitsluitingscriteria
 een exemplaar van het privacyreglement;
 een exemplaar van het klachtenreglement;
 een overzicht van de personele bezetting, inclusief kwalificaties en verloopcijfers.
Criteria ten aanzien van geschiktheid van de organisatie
 informatie over bereikbaarheid, toegankelijkheid en serviceniveau;
 een lijst met referenties;
 informatie over eerdere opdrachten;
 informatie over de opzet en werking van het registratiesysteem;
 een overzicht van bestaande samenwerkingsverbanden (inclusief inhuur en uitbesteding);
 een exemplaar van de geschillenregeling.
Diensten/producten/trajecten
 een gedetailleerd overzicht van het dienstenpakket (‘wat krijg ik?’;
 informatie over de praktische werkwijze (‘hoe werkt het precies?’;
 informatie over de opbouw, indeling en onderdelen van reïntegratietrajecten (inclusief nazorg).
Kwaliteit
 informatie over het gehanteerde kwaliteitsbeleid;
 informatie over de vakbekwaamheidseisen die aan het (eigen en externe) personeel worden
gesteld;
 informatie over het systeem van vaste contactpersonen (voor de instelling) en aanspreekpunten
(voor de cliënten);
 informatie over gemiddelde en/of maximale doorlooptijden.
Prijs/prestatie
 een gedetailleerd overzicht van de gehanteerde (reguliere) afrekensystematiek(en) per
dienst/product/traject(onderdeel);
 informatie over de mogelijkheden van resultaatafhankelijk afrekenen (outputfinanciering);
 informatie over gehanteerde plaatsingscriteria (inclusief het uitvalpercentage van cliënten, zowel
tijdens het traject als na plaatsing).
Het reïntegratiebedrijf geeft de instelling objectieve verantwoordingsinformatie over de verrichte
reïntegratie-inspanningen en de resultaten daarvan.
Het reïntegratiebedrijf hanteert een cliëntvolgsysteem als basis voor zijn rapportages.
Het reïntegratiebedrijf genereert beleidsinformatie aan de hand waarvan de instelling de eigen doelstellingen op het gebied van AVR kan toetsen.
Het reïntegratiebedrijf informeert de instelling, de OR en de medewerkers over trends, ontwikkelingen en
wijzigingen in wet- en regelgeving op het gebied van reïntegratie, ziekteverzuim en arbeidsomstandigheden.
Deze checklists zijn een bewerking van Hoofdstuk 7 van het Handboek Reïntegratie, uitgegeven door de
Sectorfondsen Zorg en Welzijn.
Copyright Sectorfonds Zorg, pagina 7
De waarde van het selectie-instrumentarium is relatief
Het in de praktijk toepassen van de bovengenoemde selectiecriteria hoeft niet per definitie te resulteren in
de keuze van het ‘beste’ reïntegratiebedrijf. Het selecteren van een goede partner in reïntegratiedienstverlening is mede afhankelijk van de volgende factoren:
Welke reïntegratiebedrijven worden in eerste instantie met elkaar vergeleken?
Het aantal reïntegratiebedrijven is op dit moment enorm groot. Ook de diversiteit is bijzonder groot. Het is
nog te vroeg om reïntegratiebedrijven aan te wijzen, die kunnen bogen op in de praktijk bewezen kwaliteit
en prestaties van duurzame aard.
Hoe worden de selectiecriteria in de praktijk geïnterpreteerd en gehanteerd?
Streng of mild? Geven wellicht andere overwegingen de doorslag?
Welk gewicht wordt er aan de criteria toegekend?
Hoe verhouden de criteria zich ten opzichte van elkaar in zwaarte?
Indien gewenst kunnen bepaalde wegingsfactoren worden benoemd.
Welke prioriteiten zijn voor de instelling van cruciaal belang?
Eigen ambities, doelstellingen en prioriteiten bepalen in hoge mate de waardering en onderlinge zwaarte
van de selectiecriteria. Is een scherpe prijs een absolute must? Of ligt het accent op zo veel mogelijk
plaatsingen?
De invloed van cliënten neemt toe
De werkgever moet het private opdrachtgeverschap reïntegratie samen met de ondernemingsraad
of de personeelsvertegenwoordiging vormgeven en is verplicht zich daarbij te laten ondersteunen door
een reïntegratiebedrijf of een Arbo-dienst. Dat ook de afzonderlijke medewerker als cliënt betrokken wordt
bij de keuze van het reïntegratiebedrijf is nog niet vanzelfsprekend. Wel is een duidelijke trend zichtbaar
om de cliënt (mede) invloed uit te laten oefenen op de uiteindelijke keuze.
Twee voorbeelden illustreren die trend:
In het kader van de nieuwe aanbestedingsprocedure reïntegratiecontracten wordt door het UWV aan de
cliënten in principe een reële keuzemogelijkheid geboden tussen twee of meer reïntegratiebedrijven. In dit
verband worden zogenaamde raamcontracten afgesloten, waarbij geen afspraken worden vastgelegd
tussen het UWV en reïntegratiebedrijven wat betreft (minimale) aantallen aan te leveren cliënten.
Op grond van de wet REA kan door werknemers, van wie is vastgesteld dat er bij de eigen of een andere
werkgever geen passende arbeid aanwezig is, een Persoonsgebonden Reïntegratiebudget (PRB) worden
aangevraagd. Dit PRB is bedoeld voor de financiering van het reïntegratietraject, uit te voeren door een
reïntegratiebedrijf naar eigen keuze.
Gelet op de genoemde ontwikkelingen lijkt het zeker verstandig om bij de selectie van reïntegratiebedrijven de mogelijkheid open te houden dat de eigen werknemers een individuele keuze kunnen
maken. En dus – waar mogelijk – contracten te sluiten met twee of meer reïntegratiebedrijven.
Deze checklists zijn een bewerking van Hoofdstuk 7 van het Handboek Reïntegratie, uitgegeven door de
Sectorfondsen Zorg en Welzijn.
Copyright Sectorfonds Zorg, pagina 8