Modelovereenkomst tussen mkb-werkgever en reïntegratiebedrijf Partijen: 1. …………………….(naam werkgever), gevestigd en kantoorhoudende te ……………. en rechtsgeldig vertegenwoordigd door …………………….(naam en functie), hierna ook te noemen opdrachtgever en 2. …………………….(naam reïntegratiebedrijf), gevestigd en kantoorhoudende te ……………. en rechtsgeldig vertegenwoordigd door …………………….(naam en functie), hierna ook te noemen opdrachtnemer in aanmerking nemende dat: - opdrachtgever op grond van artikel 7:658a van het Burgerlijk Wetboek en op grond van artikel 8 van de Wet op de (re)integratie arbeidsgehandicapten (Wet REA) de verplichting heeft te bevorderen dat de werknemer die door ziekte niet in staat zijn de eigen arbeid te verrichten en voor wie bij opdrachtgever ook geen passend werk beschikbaar is, zo spoedig mogelijk wordt ingeschakeld in de arbeid in het bedrijf van een andere werkgever; - opdrachtnemer zich toelegt op de arbeidsinschakeling van personen; - opdrachtgever gebruik wil maken van de diensten van opdrachtnemer; - opdrachtnemer bereid is deze diensten aan opdrachtgever te leveren; komen het volgende overeen: Artikel 1 Artikel 2 Artikel 3 Doel van de overeenkomst 1. Het doel van deze overeenkomst is dat …………………………… (naam werknemer), hierna ook te noemen werknemer, die werkzaam is bij opdrachtgever en voor wie bij opdrachtgever geen passend werk beschikbaar is, zo spoedig mogelijk bij een andere werkgever wordt geplaatst met behulp van de diensten van opdrachtnemer. 2. Opdrachtgever en opdrachtnemer willen afspraken maken over de kwaliteit, resultaten en tarieven van de diensten van opdrachtnemer. Deze overeenkomst bevat de voorwaarden waaronder opdrachtgever gebruik kan maken van de diensten van opdrachtnemer. Werkingssfeer 1. Het staat opdrachtgever vrij om wel of niet gebruik te maken van de diensten van opdrachtnemer onder gebruikmaking van deze overeenkomst. Ook heeft opdrachtgever de mogelijkheid afwijkende afspraken te maken met opdrachtnemer. 2. Het afsluiten van deze overeenkomst ontneemt opdrachtgever niet de mogelijkheid om ook met andere opdrachtnemers vergelijkbare overeenkomsten af te sluiten. Uit te voeren diensten In bijlage 1 van deze overeenkomst is een overzicht opgenomen van de diensten die opdrachtgever bij opdrachtnemer kan afnemen. De diensten worden geleverd op een wijze zoals omschreven in de bijlage. De bijlage bevat ook een werkprotocol en een overzicht van de tarieven. 1 Artikel 4 Artikel 5 Artikel 6 Artikel 7 Nadere afspraken op basis van offerte 1. Opdrachtnemer brengt aan opdrachtgever offerte uit ten aanzien van het verlenen van een of meer diensten, gericht op de reïntegratie van ...…………….. (naam werknemer), met inachtneming van de afspraken die bij deze overeenkomst zijn gemaakt. 2. Acceptatie van de offerte door opdrachtgever betekent dat opdrachtnemer en opdrachtgever terzake tegenover elkaar tot nakoming verplicht zijn. Resultaten 1. Opdrachtnemer garandeert dat de diagnostische en aanbodversterkende diensten worden verricht binnen de termijnen die vermeld staan in bijlage 1. 2. De verschuldigde betaling is mede afhankelijk van de resultaten en staat aangeven in bijlage 2. Overleg en contactpersonen 1. Opdrachtnemer overlegt periodiek met opdrachtgever overeenkomstig het werkprotocol in bijlage 1. 2. In elk geval vindt eenmaal per kwartaal overleg plaats tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Als vaste contactpersonen zullen hierbij fungeren: a. voor opdrachtgever: …………… (functie en naaam persoon). b. voor opdrachtnemer: ……………. (functie en naaam persoon). Geheimhouding, privacy- en klachtenreglement en andere wettelijke voorschriften 1. Opdrachtnemer behandelt alle informatie over opdrachtgever en over de werknemer die wordt verkregen in verband met de te verlenen diensten vertrouwelijk en draagt er zorg voor dat deze informatie niet aan anderen bekend wordt. 2. Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat deze geheimhoudingsverplichting door zijn personeel en door de bij het verrichten van de diensten ingeschakelde derden worden nageleefd. 3. Opdrachtnemer is ermee bekend dat de door opdrachtgever verstrekte gegevens over de werknemer persoonsgegevens zijn die moeten worden behandeld met inachtneming van hetgeen is bepaald in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen (SUWI). 4. Opdrachtnemer beschikt over een privacyreglement waarin het bepaalde in de vorige leden is uitgewerkt. Een exemplaar van dit reglement wordt uitgereikt aan opdrachtgever en aan de werknemer. 5. Opdrachtnemer beschikt over een klachten- en geschillenreglement, dat tenminste voldoet aan de eisen die zijn opgenomen in bijlage 3. Een exemplaar van dit reglement wordt uitgereikt aan opdrachtgever en aan de werknemer. 6. Opdrachtnemer is ervan op de hoogte dat door wet- en regelgeving in verband met de subsidieverlening ook overigens eisen worden gesteld aan de inhoud van de overeenkomst tussen werkgevers en reïntegratiebedrijven. Opdrachtnemer verklaart aan deze eisen te voldoen. 2 Artikel 8 Artikel 9 Artikel 10 Artikel 11 Artikel 12 Uitbesteding aan en samenwerking met derden 1. Opdrachtnemer is gerechtigd de te verrichten diensten geheel of gedeeltelijk uit te besteden aan derden, mits opdrachtnemer schriftelijk met die derde overeenkomt dat die derde gebonden is aan de bepalingen uit deze overeenkomst. 2. Uitbesteding vindt plaats onder behoud van verantwoordelijkheid van opdrachtnemer en leidt niet tot een wijziging van de afspraken van deze overeenkomst. Prijs en facturering 1. Facturering door opdrachtnemer aan opdrachtgever vindt plaats binnen een maand na beëindiging van de verleende dienst. Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat de facturen gespecificeerd zijn naar de gerealiseerde activiteiten met naam en sofinummer van de werknemer. 2. Voor de diensten waarvan het tarief afhankelijk is gesteld van het resultaat vindt facturering, in afwijking van het vorige lid, pas plaats nadat het resultaat is bereikt en daarvan schriftelijk bewijs is overlegd. 3. Betaling geschiedt binnen een maand na ontvangst van de factuur. Tussentijdse beëindiging, herziening en geschillen 1. Deze overeenkomst eindigt met onmiddellijke ingang, indien: a. een der partijen surséance van betaling wordt verleend of in staat van faillissement wordt verklaard; b. een der partijen een beroep op overmacht doet en de overmachtsperiode langer dan drie maanden heeft geduurd of zodra vaststaat dat deze langer dan drie maanden zal duren; onder overmacht wordt in elk geval niet verstaan een tekort aan personeel; c. een der partijen ophoudt te bestaan. 2. Deze overeenkomst wordt geheel of gedeeltelijk herzien, indien wijzigingen in wet- en regelgeving of afspraken op CAO-niveau dit noodzakelijk maken. 3. In geval van ernstige tekortkoming door één der partijen in de nakoming van de verplichtingen uit deze overeenkomst heeft de andere partij het recht de overeenkomst zonder ingebrekestelling en zonder rechterlijke tussenkomst geheel of gedeeltelijk te beëindigen. Looptijd overeenkomst 1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de periode van 1 januari 2003 tot en met 31 december 2003 en eindigt van rechtswege op 31 december 2003 zonder dat daartoe opzegging is vereist. 2. Bij de beëindiging van deze overeenkomst onder toepassing van het vorige lid worden diensten die op dat tijdstip op grond van de overeenkomst tussen opdrachtnemer en opdrachtgever al zijn aangevangen, voortgezet onder ongewijzigde voorwaarden. Toepasselijk recht 1. Op deze overeenkomst en de daaruit voortvloeiende opdrachten is Nederlands recht van toepassing. 3 2. Op deze overeenkomst en de daaruit voortvloeiende opdrachten zijn de door opdrachtnemer te hanteren algemene voorwaarden niet van toepassing. Bijlagen: 1. 2. 3. a. Omschrijving diensten b. Werkprotocol c. Tarieven Resultaten en gevolgen voor de te betalen prijs Vereisten voor klachtenreglement Aldus in tweevoud ondertekend: Plaats Datum Ondertekening door beide partijen 4 Bijlage 2 Modelovereenkomst mkb-werkgever Resultaten en gevolgen voor de te betalen prijs 1. Definities In deze bijlage wordt verstaan onder: a. diagnostische en aanbodversterkende diensten: dienstverlening die is gericht op het brengen van de werknemer in een concurrerende positie op de arbeidsmarkt; b. bemiddeling: dienstverlening die direct is gericht op plaatsing van de werknemer; c. plaatsing: de werknemer heeft gewerkt in een passende functie in een dienstbetrekking bij een andere werkgever in een aaneengesloten periode van tenminste 26 weken; d. termijn van plaatsing: de termijn gelegen tussen de start van de bemiddeling en het moment van de feitelijke werkhervatting; 2. Wanneer betaling afhankelijk van resultaten: a. Voor de diagnostische en aanbodversterkende diensten geldt dat de hoogte van de betaling onafhankelijk is van het behaalde resultaat b. Voor de diensten die onderdeel uitmaken van de bemiddeling geldt dat de hoogte van de betaling afhankelijk van het behaalde resultaat. c. Het tarief voor de diensten vermeld onder 2.b wordt vastgesteld aan de hand van het volgende schema: Termijn van plaatsing te betalen tarief Plaatsing binnen 3 maanden standaardtarief + 50% Plaatsing binnen 3-6 maanden standaardtarief Plaatsing binnen 6-9 maanden standaardtarief Plaatsing binnen 9-12 maanden standaardtarief -- 10% Plaatsing binnen 12-18 maanden standaardtarief – 25% Geen plaatsing standaardtarief – + 25% 50% 5 Bijlage 3 Modelovereenkomst mkb-werkgever Eisen minimaal te stellen aan klachten- en geschillenreglement 1. De klacht kan zowel schriftelijk als mondeling bij het reïntegratiebedrijf worden ingediend. De klacht kan zowel betrekking hebben op het eigen personeel van het reïntegratiebedrijf als op de gedragingen en/of uitlatingen die gedaan zijn door derden die in opdracht van het reïntegratiebedrijf werkzaamheden hebben verricht. 2. De klager ontvangt een schriftelijke bevestiging van de ingediende klacht. In deze bevestiging is minimaal opgenomen de datum waarop de gedragingen en/of uitlatingen waarop de klacht betrekking heeft, hebben plaatsgevonden alsmede een korte omschrijving van de feiten waarop de klacht betrekking heeft. 3. Van het niet in behandeling nemen van een klacht wordt de klager binnen een termijn van vier weken na ontvangst van de klacht schriftelijk in kennis gesteld. 4. De behandeling van de klacht geschiedt door een persoon die niet betrokken is geweest bij de gedragingen en/of uitlatingen waarop de klacht betrekking heeft. 5. Zowel de klager als degene op wie de klacht betrekking heeft worden in de gelegenheid gesteld om gehoord te worden. In beide gevallen dient er hiervan een schriftelijk verslag te worden gemaakt. Dit verslag wordt zowel aan de klager als aan degene op wie de klacht betrekking heeft toegezonden. 6. De klacht wordt afgehandeld binnen een periode van zes weken na indiening van de klacht. 7. De klager wordt schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele maatregelen die naar aanleiding van de bevindingen ondernomen zijn of zullen worden. 8. Het reïntegratiebedrijf draagt zorg voor een registratie van het aantal ingediende klachten, de aard van de klachten en van de naar aanleiding van de klachten genomen maatregelen. Deze registratie dient eens per kwartaal aan de opdrachtgever te worden gezonden. 6 Toelichting modelovereenkomst tussen mkb - werkgever en reïntegratiebedrijf I. Algemene Toelichting Als een zieke werknemer niet meer kan werken bij zijn werkgever, moet de werkgever ervoor zorgen dat die werknemer bij een andere werkgever aan het werk komt. Dat moet met hulp van een reïntegratiebedrijf. Dit zijn de nieuwe regels vanaf 1 januari 2003. De kosten die het reïntegratiebedrijf bij de werkgever in rekening brengt komen op grond van de Wet op de (re)ïntegratie arbeidsgehandicapten (de Wet REA) voor subsidie in aanmerking. Een van de voorwaarden voor subsidie is dat er een schriftelijke overeenkomst moet zijn tussen de werkgever en het reïntegratiebedrijf. En in die overeenkomst moeten weer bepaalde afspraken zijn vastgelegd. Deze modelovereenkomst voldoet aan die wettelijke vereisten. Deze vereisten zijn opgenomen in de artikelen 4.3 en 4.4. van het besluit SUWI. Daarnaast bevat de overeenkomst afspraken die zijn gericht op een effectieve dienstverlening. Het einddoel – zo spoedig mogelijk reïntegreren in passend werk – staat voorop. In de overeenkomst is veel aandacht geschonken aan de kwaliteit van de dienstverlening. Sommige afspraken zijn direct gericht op het veiligstellen van de kwaliteit. Het beoordelen van de kwaliteit zou ook kunnen plaatsvinden aan de hand van keurmerken. Maar de ontwikkeling van die keurmerken staat nu nog in de kinderschoenen. Het keurmerk van Borea, de Brancheorganisatie voor Reïntegratiebedrijven, zal op zijn vroegst eind 2002 kunnen worden uitgereikt. Het keurmerk van Arcon wordt pas in het najaar 2002 gepresenteerd. In de toekomst zou echter in de overeenkomst kunnen worden opgenomen dat het reïntegratiebedrijf een bepaald keurmerk heeft verkregen. Veel afspraken zijn niet opgenomen in de overeenkomst zelf maar in de bijlagen. Dat maakt juridisch geen verschil. De inhoud van de bijlagen maakt ook deel uit van de afspraken. De keuze voor het werken met bijlagen is gedaan om praktische redenen en vanwege de overzichtelijkheid. Zo is bijlage 1 van de overeenkomst bijvoorbeeld bestemd voor een overzicht van de verschillende diensten die het reïntegratiebedrijf kan verlenen. Veel reïntegratiebedrijven hebben documenten waarin die diensten worden gespecificeerd. Die documenten kunnen dan – nadat over de inhoud overeenstemming is bereikt – in bijlage 1 worden opgenomen. De inhoud van de meeste artikelen spreekt voor zich. Op enkele artikelen volgt een verdere toelichting. Sommige afspraken in de overeenkomst zijn alleen maar voorbeeldafspraken. Partijen kunnen dan ook een andere keuze maken. In de toelichting op de die artikelen wordt op de alternatieve mogelijkheden gewezen. II. Toelichting op de artikelen Artikel 2 Het afsluiten van deze overeenkomst brengt niet met zich mee dat de werkgever ook met handen en voeten gebonden is aan het reïntegratiebedrijf. Zo staat het de werkgever vrij bepaalde offertes niet te accepteren of hierover nader te onderhandelen. Zie verder ook de toelichting bij artikel 4 over de systematiek van deze overeenkomst. Deze overeenkomst betekent bovendien niet dat de werkgever steeds alleen maar met dit ene reïntegratiebedrijf in zee moet gaan. Ook andere reïntegratiebedrijven kunnen in beeld komen. Dit kan van belang zijn met het oog op de specialisatie van bepaalde reïntegratiebedrijven. Denk bijvoorbeeld aan bedrijven die zich richten op reïntegratie van werknemers met specifieke problemen, zoals rugklachten of psychische klachten. 7 Artikel 3 Het is gebruikelijk dat reïntegratiebedrijven hun diensten en producten nauwkeurig omschrijven in standaarddocumenten. Veel reïntegratiebedrijven werken naast afzonderlijke productomschrijvingen met een werkprotocol of met een Service Level Agreements (SLA) en met aparte tarievenlijsten. De systematiek van deze modelovereenkomst is dat vanuit een oogpunt van efficiëncy gebruik wordt gemaakt van die documenten door ze in de bijlage op te nemen. In die bijlage kan dan worden teruggevonden welke activiteiten onder een dienst worden begrepen, binnen welke termijn de dienst wordt verleend (de doorlooptijden), welke werkwijze wordt gevolgd, op welke momenten op persoonsniveau terugrapportage en overleg plaatsvindt, wanneer accordering nodig is en welke standaardtarieven het uitgangspunt zijn. Uiteraard kan de werkgever vooraf onderhandelen over dit dienstenpakket. Mogelijk kunnen bepaalde diensten meer worden toegesneden op het eigen bedrijf en kan er meer maatwerk worden geleverd. Ook kan het dienstenpakket kritisch worden bekeken. Hierbij is het van belang bijvoorbeeld te letten op de volgende aspecten: De diensten: - Is de omschrijving van de diensten helder en niet voor meerdere uitleg vatbaar? - Zijn de termijnen waarbinnen de diensten worden geleverd (doorlooptijden) steeds nauwkeurig gedefinieerd? - Maakt de subsidieaanvraag voor de Wet REA deel uit van het dienstenpakket? De meeste reïntegratiebedrijven bieden deze dienst aan. De werkgever moet daarbij het reïntegratiebedrijf wel machtigen om de subsidies aan te vragen. De informatieverstrekking: - Wanneer wordt aan de werkgever (periodiek) verantwoording afgelegd en (periodiek) informatie verstrekt over de voortgang? - Op welke wijze gebeurt dit? Wordt dit ook schriftelijk vastgelegd? - Welke functionaris is de coördinator van het hele proces namens de werkgever? - Welke functionaris is aanspreekpunt voor de werknemer? - Hoe en wanneer wordt de werknemer op de rechten en plichten gewezen? De tarieven: - Zijn de tarieven inclusief voor alle werkzaamheden of komen er nog afzonderlijke facturen voor allerlei andere bijkomende werkzaamheden (administratiekosten, reistijden, reiskosten bijvoorbeeld) Artikel 4 De systematiek is dat via deze raamovereenkomst de uitgangspunten en de voorwaarden zijn bedongen. De werkgever is pas gebonden aan de afspraken, als deze de offerte heeft ondertekend. De gang van zaken zal hier ongeveer als volgt zijn. Een werknemer dient te worden gereïntegreerd bij een andere werkgever. Dit is vastgelegd in het reïntegratieadvies van de bedrijfsarts en waarmee de betreffende werknemer heeft ingestemd. Hierin is ook vastgelegd welk soort reïntegratiebedrijf moet worden ingeschakeld. De werkgever kiest het reïntegratiebedrijf en komt tot overeenstemming met het reïntegratiebedrijf over de algemene voorwaarden waaronder dit kan gebeuren en ondertekent deze (model)overeenkomst. Het reïntegratiebedrijf brengt vervolgens offerte uit ten aanzien van een specifieke dienst, bijvoorbeeld het voeren van een intakegesprek, het stellen van de diagnose en het opstellen van een reïntegratieof trajectplan. Hierbij wordt ook aangegeven binnen welke termijnen de diensten worden geleverd. Zorg dat wordt vastgelegd dat indien van de in de offerte genoemde termijnen wordt afgeweken, de werkgever per ommegaande schriftelijk wordt bericht. Leg ook vast dat indien wordt afgeweken van de in de offerte genoemde diensten, dit alleen kan na schriftelijk akkoord van de werkgever. De werkgever accepteert de offerte, eventueel nadat hierin in onderling overleg nog een wijziging is aangebracht. Het reïntegratiebedrijf kan met de activiteiten starten. Na afronding hiervan kan het reïntegratiebedrijf een vervolgofferte uitbrengen die bijvoorbeeld betrekking heeft op de feitelijke bemiddeling van de werknemer. Pas na acceptatie van die tweede offerte door de werkgever en werknemer gaat het reïntegratiebedrijf weer aan de gang met de vervolgactiviteit. 8 Artikel 5 Dit model kent een ‘no cure less pay’-constructie. Betaling is mede afhankelijk van de (eind)resultaten. Doel is reïntegratie op zo kort mogelijke termijn. Hoe eerder de plaatsing, hoe hoger de betaling aan het reïntegratiebedrijf. Tegenover die hogere rekening staat voor de werkgever een extra besparing op loonkosten. Bovendien is bij plaatsing de subsidieverlening veiliggesteld. Het ligt voor de hand bepaalde diensten uit te zonderen van ‘no cure less pay’, met name de diagnostische en aanbodversterkende diensten zoals de intake en het opstellen van het reïntegratieadvies. In bijlage 2 is dit verder uitgewerkt en geconcretiseerd. Artikel 7 Deze voorschriften zijn wettelijk verplicht en maken ook onderdeel uit van de subsidievoorwaarden op grond van de Wet REA. Zo staat er onder andere in het Besluit SUWI dat een privacyreglement en een klachten- en geschillenregeling moet worden overlegd aan de te reïntegreren persoon en de werkgever. Artikel 8 Inschakeling door een derde kan effectief en zelfs gewenst zijn, met name als het reïntegratiebedrijf niet beschikt over de deskundigheid die in een bepaalde situatie vereist is. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan specialistische werkzaamheden zoals een beroepskeuzeonderzoek en een psychologische test. De subsidievoorwaarden schrijven voor, dat het reïntegratiebedrijf een schriftelijke overeenkomst afsluit met de betreffende derde over de uitbesteding. In die overeenkomst moet worden veilig gesteld dat ook die derde zich houdt aan de voorgeschreven verplichtingen (artikel 4.3, lid 1, sub 7 besluit SUWI). Artikel 10 Bij een beroep op artikel 10, lid 3 verdient het aanbeveling dit te doen bij aangetekend schrijven of bij deurwaardersexploit. III. Toelichting op de bijlagen Bijlage 1 De inhoud van deze bijlage wordt aangeleverd door het reïntegratiebedrijf, nadat de werkgever met deze inhoud akkoord is gegaan. De opzet van deze bijlage is afhankelijk van de productomschrijving van het reïntegratiebedrijf. In deze modelovereenkomst is bij wijze van voorbeeld gekozen voor 3 subbijlagen (1a, 1b en 1c). Zie verder de toelichting onder artikel 3. Bijlage 2 In de toelichting op artikel 5 is al gezegd dat het hier gaat om een ‘no cure less pay’-constructie, waarbij de betaling mede afhankelijk is gesteld van de eindresultaten. Onder punt 2 van deze bijlage staat wat de (financiële) gevolgen zijn van het tijdig of niet tijdig leveren van de prestaties. Hier kunnen ook andere keuzes worden gemaakt. Ter illustratie zijn onder 2c de percentages bij wijze van voorbeeld ingevuld. De termijn van plaatsing dient te worden gemeten vanaf het moment dat de feitelijke bemiddeling is gestart. Aanbodversterkende activiteiten zoals omscholing waarbij de bemiddeling wordt opgeschort blijven daardoor buiten beschouwing. Het reïntegratiebedrijf zou anders in verband met de opgeschoven plaatsingstermijn een lagere vergoeding ontvangen, terwijl dit het reïntegratiebedrijf niet is aan te rekenen. In dit verband kan ook een rol spelen dat subsidies afhankelijk kunnen zijn van het 9 wel of niet afronden van een scholing. Afstemming met het UWV is hier dus van belang, ook al omdat het volgen van onderwijs een belemmering kan zijn voor het recht op een eventuele WW-uitkering vanwege het niet beschikbaar zijn. Het is uiteraard mogelijk voor een andere constructie te kiezen. Zo is denkbaar dat bij plaatsing, ongeacht de termijn altijd een bonus wordt toegekend. Maar er kan ook voor het tegenovergestelde worden gekozen, waarbij ingeval er geen plaatsing wordt gerealiseerd er in het geheel geen betaling plaatsvindt (‘no cure no pay’). Bijlage 3 De tekst van deze eisen is grotendeels ontleend aan de richtlijnen die het UWV hanteert bij het contracteren van reïntegratiebedrijven. 10