Suggesties voor de invulling van de belangrijkste
advertisement
Beperkte checklist voor een contract en SLA met reïntegratiebedrijven Als duidelijk is wat de kenmerken zijn van de medewerker(s) die gereïntegreerd wordt en u heeft een keuze gemaakt voor een dienstverlener, dan kunt u een overeenkomst aangaan. Laat het reïntegratiebedrijf hier een voorstel voor doen. Let op de volgende de volgende aandachtspunten. Algemene afspraken Definieer op welke werknemers c.q. doelgroep de overeenkomst betrekking heeft. Spreek af dat gegevens die partijen van elkaar ontvangen niet naar derden worden gedistribueerd Producten en diensten Omschrijf helder welke diensten of producten worden ingezet of afgenomen en voor wie. Let op dat je mogelijk met meer bedrijven afspraken wilt maken en stem de diensten en dienstverleners af. Laat ook duidelijk opschrijven op welke wijze de dienstverlening plaatsvindt (wie doet precies wat, welke acties worden verwacht van uw medewerker, welke van de reïntegratieconsulent, welke zaken verwacht het reïntegratiebedrijf dat u als werkgever voor uw rekening neemt? Procedure afspraken Spreek af wie de beslissing neemt om de interventie of reïntegratie in te zetten en hoe de aanmelding en voortgangsrapportage precies verloopt (wie doet wat en wanneer, aan wie wordt wat gerapporteerd). Denk er ook aan dat de medewerker zelf verantwoordelijkheid draagt en belanghebbende (klant) is. Maak dus ook met uw medewerker afspraken over de rapportage van de voortgang. Bijvoorbeeld m.b.t. rapportage: Rapportage over de voortgang van een traject (individueel, vaste momenten + tussentijds als er afwijkingen in afspraak nodig zijn) Rapportage over de aard en omvang van de ingezette diensten + kosten (bijvoorbeeld 1 x per 3 maanden) Rapportage over de resultaten (bijvoorbeeld 1 x per 3 maanden) Rapportage over de klachten en wat ermee is gedaan (bijvoorbeeld 1 x per 3 maanden) Bevestig hier ook het gebruik van een klachtenprocedure en privacy reglement ter bescherming van de persoonlijke gegevens. Performance De volgende performance wordt met elkaar afgesproken (voorbeeldtermijnen afkomstig van het SLA van MarketConcern): Wachttijden intake: gemiddeld 2 weken, maar maximaal 3 weken Wachttijden uitvoering programma: gemiddeld 2 weken, maar maximaal 3 weken Wachttijden rapportages: binnen 5 werkdagen na afgesproken vervaldatum termijn of binnen 5 werkdagen na wijziging in programma Reactietermijn instelling: binnen 1 week na ontvangst rapportage of verslag intake + behandelplan of reïntegratievoorstel Elke 3 maanden/6 maanden (bij groter contract, anders bijvoorbeeld maandelijks) )evalueren opdrachtgever en interventie- of reïntegratiebedrijf de performance indicatoren en de resultaten (aantal werkhervattingen c.q. herplaatsingen bij andere werkgever en de termijn duur traject) Overige afspraken Afspraken met betrekking tot de vaste contactpersonen c.q. begeleiders en de inspraak die opdrachtgever heeft in de persoon die ingezet wordt vanuit het interventie- of reïntegratiebedrijf. Maatwerkafspraken over de inzet van producten en diensten c.q. de samenwerking die verplicht is met andere aanbieders van diensten. De wijze waarop de opdrachtgever en het interventie- of reïntegratiebedrijf ervoor zorgen dat de dienstverlening en de gemaakte afspraken bij relevante personen in beide organisatie bekend worden gemaakt en hoe de keuze voor de inzet van instrumenten of diensten kan worden ondersteund. Tarieven Afspraken over de tarieven conform de in de overeenkomst (of bijlage) opgenomen diensten. Tarieven mogen eenmaal per jaar aangepast worden met ten hoogste het CBS gezinsconsumptie prijsindexcijfer. Facturering voor de intake geschiedt achteraf. Voor een interventie c.q. reïntegratie wordt vooraf een offerte/interventievoorstel afgegeven met daarin opgenomen het geschatte aantal behandelingen en kosten (bij interventie) c.q. het in te zetten bemiddelingtraject , de in te zetten scholing of begeleiding en de geschatte kosten. Bij goedkeuring traject factureert het interventie- of reïntegratiebedrijf 50% van de totale kosten, na beëindiging van het traject de resterende 50%. Optie: resultaat garantie Het interventie c.q. reïntegratie bedrijf geeft aan opdrachtgever de volgende resultaatgarantie: Werkhervatting voor minimaal 50% binnen <5> weken (voorbeeld voor grotere contracten) <3> maanden na de interventie c.q. reïntegratie nog voor minimaal 50% aan het werk (voorbeeld) Bij het niet realiseren van dit resultaat zal voor deze interventie/reïntegratie <35%> van de factuurwaarde van de interventie/reïntegratie door de opdrachtnemer worden gerestitueerd. (no cure, less pay) Kwaliteit Opdrachtnemer zal zorgen voor een continue kwaliteit van de dienstverlening, onderscheiden naar: De kwaliteit van de dienstverleners, te meten aan opleiding, ervaring en senioriteit De kwaliteit van de rapportage, die de relevante informatie bevat welke van belang is voor het proces van arbeidsinterventie of reïntegratie (conform voorbeeld rapportage zie bijlage) Doorlooptijden van intakes en vervolgacties Melding als termijnen worden overschreden Evaluatie Afspraken over de frequentie en inhoud van de evaluatie. Spreek af wie van beide partijen de evaluatie uitvoeren en op welke punten wordt geëvalueerd (klanttevredenheid, succes van interventies en reïntegratie, samenwerking en communicatie, de klachtenregistratie, etc.) Klachtenprocedure Afspraken dat klachten van zowel cliënten/werknemers als vanuit de opdrachtgever worden vastgelegd op een klachtenformulier (datum klacht, datum melding, naam melder, aard klacht, tijd afhandeling, wijze van afhandeling). In de bevestigingsbrief wordt door opdrachtnemer gemeld wie de klacht behandelt en welke acties worden ingezet). Er wordt altijd gestreefd naar overeenstemming met de klager over de afhandeling van de klacht. Als dat niet mogelijk is wordt altijd gekozen voor het meest voordelige alternatief voor de klager. De onvrede van de klager wordt vastgelegd onder het kopje Commentaar klacht. Afhandeling van de klacht gebeurt binnen <10> werkdagen. (voorbeeld). Na de afhandeling ontvangt de klager van de behandelaar van de kalcht informatie over de datum afhandeling, het commentaar op de klacht, de conclusie, corrigerende acties indien nodig en de naam behandelaar. De opdrachtgever ontvangt een afschrift van het formulier registratie klacht + eventuele correspondentie. Aansprakelijkheid Het verdient aanbeveling aan te geven dat het interventie- en/of reïntegratiebedrijf aansprakelijk is voor door het UWV aan de werkgever opgelegde sancties of boetes, voor zover die te maken hebben met de wijze waarop de ingeschakelde dienstverlener haar werkzaamheden heeft uitgevoerd. Communicatie Partijen zorgen ervoor dat de medewerkers binnen de organisatie de relevante informatie met betrekking tot de gemaakte afspraken ontvangen. Contactpersonen van beide partijen zijn op de volgende terreinen: Strategie en samenwerking, namens instelling/opdrachtgever ………., namens opdrachtnemer ………. Operationele vragen, producten, klachten ……………. Vakinhoudelijke vragen m.b.t. medische informatie, informatiestromen richting Arbo-arts, arbeidsdeskundigen, reïntegratieconsulenten, etc. ……………………. Facturatie en betalingen Duur van de overeenkomst c.q. samenwerkingsafspraken In principe heeft de overeenkomst een onbepaalde duur. Na <9 maanden c.q. 1 jaar> zal de overeenkomst worden geëvalueerd.( voorbeeld) De samenwerking kan worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van <3> maanden. Bij beëindiging van de samenwerking zullen alle reeds lopende zaken conform de in deze overeenkomst opgenomen afspraken worden afgehandeld. De overeenkomst kan tussentijds in overleg tussen partijen worden aangepast, indien zich belangrijke ontwikkelingen voordoen op het gebied van wet- of regelgeving. De overeenkomst kan met onmiddellijke ingang worden beëindigd indien een der partijen in surseance van betaling of faillissement verkeert. Partijen zijn verplicht te melden dat zich deze situatie aandient.
