Sjabloon projectvoorstel PTOW

Projectvoorstel
ALGEMENE TOELICHTING:
Het projectvoorstel wordt opgemaakt samen met de business case
en in aanvulling daarop, in de opstartfase van een project.
In de toolbox projectmanagement staat een omschrijving van het
volgende:
 Wat is een projectvoorstel?
 Waarom maken we een projectvoorstel?
 Waaruit bestaat het projectvoorstel?
Op basis van het projectvoorstel en de Business Case zal
binnen de organisatie beslist worden welke aanpak gekozen zal
worden.
De algemene sjablonen uit de toolbox projectmanagement die
hiervoor worden gebruikt zijn terug te vinden in de toolbox
PTOW.
Sjabloon projectvoorstel PTOW
Opgesteld door:
Projectleider:
Historiek aanpassingen:
Datum
Reden voor aanpassing
auteur
Versie
Wie is de opdrachtgever
Wie is de projectleider
Doelgroep / klant / eindgebruikers
Wie is de doelgroep of klant (intern / extern)
Scope (in/buiten ) (grenzen van het project)
Wat behoort tot het project en wat niet, wat wordt opgenomen en wat
niet.
We bekijken dit vanuit de invalshoeken Bricks / Bytes / Behaviour.
We nemen ook organisatieaspecten mee in de oefening. En kijk naar de
verschillende deeltoepassingen van PTOW.
www.bestuurszaken.be/toolbox/plaats-entijdsonafhankelijk-werken
Voorbeelden:
•
•
Bricks:
• Kantooromgeving (bureau/printer/archief,..)
• Financiële middelen
• Veiligheid / toegankelijkheid
Bytes:
• IT-middelen
• Veiligheid / toegankelijkheid
• Digitaliseren: beschikbaarheid voor iedereen
•
Behaviour:
• Leidinggeven en aansturing
• Responsabilisering en autonomie personeel
(planningscapaciteit personeel)
• Ga voor maatwerk; jobs / functies / doelgroepen
• Cultuur
•
Organisatie (cfr. innovatieve arbeidsorganisatie):
• Intern/extern – omgang met klanten
• Aanpassing arbeidsreglement / wettelijk kader
• Arbeidsomstandigheden personeel
• Arbeidskost
• Flexibiliteit organisatie/personeel/dienstverlening
• Definieer de krijtlijnen: vb. minimale
bereikbaarheid
• Transparante afspraken, o.a. op vlak van
bereikbaarheid / beschikbaarheid.
•
PTOW-toepassingen:
• Open kantooromgeving
• Telewerken
• Tijdsregistratie
• Tijdsonafhankelijk werken.
Projectaanpak in grote lijnen
Geeft antwoord op de vraag: met welke aanpak bereiken we de
vooropgestelde doelstellingen van het project? Binnen welke timing
? Met welk budget zullen we dit bereiken?
De projectaanpak wordt mee bepaald door de keuze uit de
verschillende alternatieven opgenomen in de business case.
Mogelijke opties:
 het project uitbesteden (extern)
www.bestuurszaken.be/toolbox/plaats-entijdsonafhankelijk-werken




het project intern zelf opnemen
in de Vlaamse overheid goede voorbeelden zoeken ter
inspiratie
Die voorbeelden worden ook opgenomen en gedeeld in de
toolbox PTOW.
ondersteuning vragen op maat bij de (nieuw op te richten)
competentiepool PTOW van de Vlaamse overheid.
http://www.bestuurszaken.be/plaats-en-tijdsonafhankelijkwerken.
…
Wat ook dient opgenomen te worden in het projectvoorstel zijn
de te voorziene budgetten en de vooropgestelde timing.
Timing:
Algemeen:
Een aantal elementen die mee een rol kunnen spelen:


Lange termijn: de deadline bepaald in de omzendbrief PTOW
is eind 2020, met een mogelijke voorbereidingstijd van 1
½ jaar.
Opmerking: voor de kantooromgeving wordt de timing mee
bepaald door de huisvesting voorzien door Het Facilitair
Bedrijf.
Korte termijn: cfr. entiteitseigen visie
(opportuniteiten: fusies,…)
Interne en externe elementen:
o Intern:
 context: bv. interne reorganisaties.
 gekozen projectaanpak (bv. gefaseerde aanpak).
 Keuze: Hoe en wanneer worden deelstappen
nemen?
o Hoe ? alles voor iedereen ?
Pilootprojecten ? Deelprojecten?
o Wanneer ? bv. kantoor:
verhuisdatum: voor / tijdens / na
+ telewerken
o Wat ? organisatie / leidinggevenden
/ medewerkers
 stappen projectplan:
 validatie algemeen projectplan door
stuurgroep + communicatie aan personeel
 implementatie
o proefproject / piloot met deadlines
o faciliteren (ICT)
 tussentijdse rapportering aan stuurgroep
met beslisdocumenten + beslismomenten (Go
/ No Go)
 creëren van draagvlak / betrokkenheid bij
ALLE leidinggevenden (alle niveaus) en
alle personeelsleden
www.bestuurszaken.be/toolbox/plaats-entijdsonafhankelijk-werken
o
 budgetten (meer met minder)
Extern:
 externe beslissingen (bv. fusies die
aanleiding geven tot herhuisvesting of
gelijkvormige toepassing PTOW)
Budget:
De timing van een project kan ook mee bepaald worden door het
al dan niet beschikbaar zijn van budgetten (werkingsmiddelen /
specifieke budgetten).
Hier vermelden we concreet de budgetten die nodig zijn om
uitvoering te geven aan (de verschillende deelaspecten van)
het PTOW-project.
Cfr. Luik kosten / baten in de business case.
In het projectvoorstel worden de kosten opgenomen die zullen
gemaakt worden bij de uitrol van het project (VTE-tijd/kost,
consultancy, investeringskost ICT, meubilair, opleidingen, …).
Relatie / raakvlakken met andere projecten
Hier worden de eventuele relaties met andere lopende projecten
beschreven.
Input: zie business case: Aanleiding tot het project …..
Belanghebbenden in kaart brengen
Hier bepalen we in welke mate de verschillende doelgroepen
moeten betrokken worden, dan wel geïnformeerd doorheen het
project.
Het betrekken van de verschillende belanghebbenden vergroot de
buy-in en kan leiden tot meer kans op slagen van het PTOWproject.
Voorbeelden van mogelijke belanghebbenden:
 Intern: binnen de eigen entiteit:
HR; interne advisering; vakorganisaties; juridische
dienst;
alle personeelsleden; alle leidinggevenden alle niveaus;
secretaris / administrateur-generaal;
ict-team; financiële dienst; communicatieteam.

Extern:
klanten (extern / intern); het Facilitair Bedrijf;
Agentschap Overheidspersoneel; personeelsdiensten;
externe adviseurs; afdeling regelgeving;
vertegenwoordigers goede praktijken.
www.bestuurszaken.be/toolbox/plaats-entijdsonafhankelijk-werken
In de omzendbrief is ook voorzien dat een aantal aspecten van
PTOW worden besproken op het EOC. Dat dient ook in de
projectorganisatie en in de timing mee te worden opgenomen.
Voorstel projectorganisatie
Verschillende lagen:
Algemeen:
 Aanbeveling: ook voor kleine projecten en voor PTOWdeelprojecten is het belangrijk om projectmatig te
werken. Een spontane aanpak leidt niet altijd tot een
projectmatige aanpak. De projectaanpak kan wel light
worden ingevuld. Dat hangt mee af van de scope van het
project (zie business case Scope).
 Afhankelijk van de gekozen aanpak en het al dan niet
werken met deelprojecten kan de samenstelling van de
verschillende groepen verschillen en de inhoud binnen de
lagen van elkaar verschillen.
 Een projectorganisatie kan worden opgericht op
verschillende organisatieniveaus: Vlaamse overheid;
gebouw; beleidsdomein; entiteit.
Voorbeelden:
 Toepassing open kantoor: op niveau gebouw (bv. VAC
Brussel) + op niveau van elke verhuizende entiteit.
 Andere toepassingen: Radicaal digitaal: mogelijkheden:
per entiteit; per beleidsdomein.
Een projectorganisatie bestaat over het algemeen uit minstens
3 lagen:
1. Stuurgroep
2. Projectgroep
3. Werkgroepen.
Voor grote projecten kan er eventueel ook worden gewerkt met
een programmamanagement:
1. Stuurgroep:
-
-
-
-
Belangrijk voor een thema als PTOW is: gevraagd worden
door de business. Daarom ook het belang van het maken van
een business case (zie apart document).
Entiteitsniveau: Stuurgroep = de directieraad zit er
volledig in, en niet een deel ervan. Dat is belangrijk,
want zij zijn eigenaar en sponsor van het project. Zij
moeten ook hun fiat geven.
Tevens creëert dit draagvlak en betrokkenheid, draagt het
bij tot verandering van cultuur en van mindset. De
samenstelling kan afhankelijk zijn van projectmanagement
Als niet alle directieleden in de stuurgroep zitten kan
dit risico’s opleveren voor het PTOW-project. Wat als
niet alle leidinggevenden uiteindelijk hun fiat geven ?
www.bestuurszaken.be/toolbox/plaats-entijdsonafhankelijk-werken
-
Samenstelling: de stuurgroep van een PTOW-project bestaat
uit: de sponsor(s) het nieuwe werken / PTOW; de senior
leverancier; de senior klant.
Voorbeeld: VAC Brussel: stuurgroep: leidend ambtenaren
verhuizende entiteiten.
2. Projectgroep:
In de projectgroep zitten degenen die effectief uitvoering
geven aan het project. Dat is de projectleider samen met alle/
een aantal projectleiders van deelprojectgroepen.
Samenstelling: hier kunnen ook leidinggevenden en medewerkers
vertegenwoordigd zijn.
Voorbeeld: VAC Brussel: projectgroep bestaat uit een aantal
project- en deelprojectleiders van Het Facilitair Bedrijf.
3. Werkgroepen:
Er kunnen eventueel werkgroepen worden opgericht, afhankelijk
van de scope van project
Werkgroepen zijn dikwijls meer gericht op bepaalde aspecten
(bricks / bytes / behaviour) of deeltoepassingen van PTOW (bv.
kantoor; telewerken; tijdsregistratie).
Het minimum aantal thema’s voor PTOW op entiteitsniveau is :
facilities&logistiek / IT / HR.
De aard van de werkgroepen kan ook verschillend zijn binnen
mogelijke deelprojecten: kantoor; telewerken;
tijdsregistratie; tijdsonafhankelijk werken.
Als de werkgroep uit meer dan 1 persoon bestaat is er ook een
werkgroeptrekker.
Werkgroepen kunnen worden aangevuld met intervisiegroepen: bv.
leidinggevenden; ptow’ers, die een aantal issues behandelen.
Voorbeeld: VAC Brussel: gebouw: overzicht werkgroepen:
Catering; Toegankelijkheid; ICT; Facilities; Mobiliteit;
Communicatie; Informatiebeheer; P&O; HNW inrichting; GDPB.
Samenstelling:
Hier wordt ook bepaald hoe de stuurgroep, de projectgroep en
de werkgroepen worden samengesteld.
De manier waarop de werkgroepen worden samengesteld
(personeelsleden aanduiden / mensen vragen / een open oproep
doen / kan leiden tot een grotere buy in / betrokkenheid van
de personeelsleden.
www.bestuurszaken.be/toolbox/plaats-entijdsonafhankelijk-werken
www.bestuurszaken.be/toolbox/plaats-entijdsonafhankelijk-werken