Een project in Principal Toolbox

Principal Toolbox
Basistraining
RELEASE 6.0
Programma workshop
• Inleiding Principal Toolbox
 Hiërarchische opbouw
 Navigatie
 Een project starten
 Projectmodellen
 Rollen en rechten
• Oefening: Project ‘de verhuizing’
 Opzetten van een project
 Product planning
 Project managen
 Automatische rapportages
2
Principal Toolbox®
• Integrale oplossing voor project, programma en portfolio
•
•
•
•
•
•
•
•
management.
Ingebouwde best practices (PRINCE2,MSP, P3O, MoP, Stage Gate)
100 % web-based (SaaS, Hosted & on-site)
Intuïtief, gebruikersvriendelijk en zeer snel te implementeren
Werkt uitstekend samen met MS Office
Robuuste interfaces met business systemen waaronder; SAP,
Peoplesoft, JDEdwards, Baan & Dynamics.
Rapporten & processen zijn eenvoudig aanpasbaar
Functioneel uitbreidbaar (stapsgewijs)
Meertalig
3
Principal Toolbox:
De basis
4
Hiërarchie
Structuur van programma’s en projecten
Enterprise
dashboard
Afdeling
Operations
Infrastructuur
Programma
Project
Project
Project
Programma
Project
Project
Divisie …
Afdeling
ICT
Unit
Project
Project
Project
Project
Project
Hiërarchie
Samenhang tussen portfolio’s, programma’s en projecten
Portfoliomanagement
Projecten
Afdeling /
programma
Portfolio 1
= Initiatiefkaart
Project
Project
Project
Project
Project
Project
Project
Project
Tijdregistratie
= Single Sheet kaart
Resource allocatie management
= Project kaart
…
Project
Project
Project
Portfolio 2
Portfolio 3
Afdeling /
programma
Project
Project
Project
Project
Inloggen in Principal Toolbox
De beheerder stuurt de logingegevens per mail.
7
Navigeren in Principal Toolbox
• Startpagina
• Het kruimelspoor
8
Navigatie
Startpagina
• De startpagina
maakt navigatie
makkelijk!
• De startpagina van gebruikers toont:
 Programma’s waarvan de gebruiker manager is
 Projecten waarin de gebruiker een rol heeft
 Producten, issues, risico’s, acties, kwaliteitsbeoordelingen,
wijzigingen, etc. waarvan de gebruiker ‘eigenaar’ is
9
Navigatie
Startpagina
• Klik op je naam om:
 je eigen gegevens te veranderen
 je wachtwoord te wijzigen
 uit te loggen
10
Navigatie
Startpagina
• Pas de inhoud van je startpagina aan door te klikken
op
11
Navigatie
Het kruimelspoor
• Je kunt navigeren door te klikken in het kruimelspoor
onder de menubalk.
• Het kruimelspoor toont het pad naar het
programma/project in de hiërarchie.
12
Een programma in Principal Toolbox
• Een programma bevat subprogramma’s en projecten
• Het tabblad overzicht toont widgets en alle
subprogramma’s en projecten
13
Een project in Principal Toolbox
• Omvat de gehele projectbeheersing op onder meer
tijd, geld, kwaliteit, scope en risico’s.
• Omvat alle producten, issues, risico’s, acties,
kwaliteitsbeoordelingen, wijzigingen, resultaten, etc.
14
Een project starten
• Door een portfoliomanager, een programmamanager
of een beheerder
• Vanuit een portfolio of vanuit een programma
• Kies het juiste projectmodel!
15
Projectmodellen
• Een projectmodel is een sjabloon voor een heel
project.
• Elk project dat gestart wordt is een kopie van een
projectmodel.
• Vervolgens kan het project naar wens worden
aangepast.
Projectmodellen
Een projectmodel bevat:
• Een eigenschappenpagina
• Een fasering met producten
 managementproducten (PID, faseplan etc.)
 specialistische producten
• Optioneel: een productdecompositie
• Automatische rapporten
• Het projectmodel kies je bij het starten van het
project.
Rollen en rechten
• Er zijn twee soorten gebruikers:
 Systeembeheerders t.b.v. beheer
 Normale gebruikers voor normaal gebruik
• Systeembeheerders hebben alle rechten binnen het
systeem.
• De rechten van normale gebruikers zijn afhankelijk
van de rollen die ze krijgen (in portfolio’s, projecten
en add-ons)
18
Rollen in een programma
• Manager
 Aanmaken, verplaatsen, archiveren van submappen
 Aanmaken, verplaatsen, archiveren van projecten
 Aanmaken, verplaatsen, archiveren van projectmodellen
 Beheer van rollen op het eigen niveau
 Leesrechten voor alle informatie van het eigen en
onderliggende niveaus
• Lezer
 Leesrechten voor alle informatie van het eigen en
onderliggende niveaus
19
Rollen in een project
Gebaseerd op de PRINCE2 rollen
• Projectmanager en project support
 Alle rechten binnen het project
• Stuurgroep, teammanagers en teamleden
 Leesrechten binnen het project
 Aanmaken van issues
• Producteigenaar (per product te benoemen)
 Toevoegen van documenten (resultaten) aan het product
 Aanmaken van risico’s, issues en andere log items
gekoppeld aan het product
20
Rollen toekennen
• Klik op
in het programma of het project.
• Voeg vervolgens gebruikers toe in de juiste rol.
21
Oefening:
Project De Verhuiscase
22
Oefeningen
• Voeg je projectteam toe (zie hiervoor)
• Maak een productdecompositie
• Maak de projectplanning, inclusief afhankelijkheden
• Gebruik de logboeken
• Maak een ad hoc rapportage
• Maak een automatisch rapport
23
Productdecompositie
• Kader rechts: de productdecompositie
Wat op te leveren..
• Onderscheid tussen specialistische en
managementproducten
• Voer hier de producten en hun hiërarchie op
24
Productdecompositie
Voorbeeld: implementatie Principal Toolbox
Principal Toolbox
Ingerichte
applicatie
Projectmodel
Project
rapportages
Opgeleide
medewerkers
Management
rapportage
Basistraining
Projectmanagers
Instructie
Tijdschrijvers
Documentatie
Workshop
Administrators
Handleiding
Projectmanagers
Instructieblad
Tijdschrijvers
25
Projectplanning
• Kader links: het projectplan
In welke volgorde op te leveren’, inclusief fases en
werkpakketten
• Werk van rechts naar links
• Voer hier de planning en afhankelijkheden (en meer..) in
26
Projectplanning
Tijdsplanning
• Plan-items hebben een geplande en een werkelijke
start/einddatum
27
Projectplanning
Toevoegen van afhankelijkheden
• Binnen het project
 (finish-to-start) in de Gantt Chart
 Andere soorten in de productpagina
• Met andere projecten in de productpagina
28
Projectplanning
• De Gantt toont alle afhankelijkheden
• De Gantt geeft planningsconflicten weer in het rood
met een blauwe indicator
• Klik in de Gantt met je rechtermuisknop op een
afhanelijkheid voor meer informatie
29
Gebruik de logboeken
• 7 Logboeken







Issue logboek
Risico logboek
Kwaliteit logboek
Actie logboek
Leerpunten logboek
Wijzigingen logboek
Minutes of meetings (notulen)
• Logboek items kunnen aan gebruikers worden
toegekend en worden op de startpagina getoond
• Logboek items kunnen aan producten worden
gekoppeld
30
Maak een ad hoc rapportage
Werken met weergaven
• Je kunt weergaven gebruiken voor ad hoc rapportage
• Weergaven worden ook gebruikt in Automatische
rapporten
• Een weergave kun je zelf samenstellen uit de
beschikbare velden.
31
Maak een ad hoc rapportage
Werken met weergaven
• Weergaven definieer je op basis van kolommen en
filters
• Weergaven zijn beschikbaar op:
 Alle logboeken
 Op alle niveaus (portfolio, programma, project)
 Op alle objecten (producten, issues, risico’s,
kwaliteitsbeoordelingen, wijzigingen, acties, etc)
32
Maak een ad hoc rapportage
Weergave-opties
• Filter instellen
 Op views kunnen filters worden ingesteld om de juiste
informatie eruit te filteren
• Kolommen kiezen
 Kies de kolommen met informatie
• Kolombreedtes
 Stel de breedte van de kolommen in. De instellingen
worden gebruikt bij weergave in MS Word.
• Geavanceerd
 Extra weergave instellingen
33
Maak een ad hoc rapportage
Weergave-opties
• Opslaan
 Opslaan van de huidige weergave instelling
 Maak een nieuwe of overschrijf een bestaande weergave
 Types:
o Persoonlijk – alleen voor de huidige gebruiker toegankelijk
o Lokaal – te zien voor alle gebruikers met toegang op dat niveau
• Maak standaard
 Maak van de huidige view je persoonlijke standaard view
• Weergaven beheren
 Wijzigen, verwijderen, import / export van weergaven
 Hidden: verbergen van view in de lijst met views. De view
kan nog wel gebruikt worden in automated reports.
34
Automatische Rapporten
• Klik op het automatische rapport
• Altijd eerst opslaan en daarna openen
• NB: sta macro’s toe om het rapport te openen!
(Macro security instellingen in MS Excel moeten op medium of lager staan)
35