ICT en organisatieontwerp

Hoofdstuk 3
ICT en organisatieontwerp
Omgeving
Organisatie
ICT
Mensen
h3
1
ICT en organisatieontwerp
Is ICT een middel van organisatieontwerp?
Welke dimensies van organisaties kunnen
ontworpen worden?
Op welke manier kan ICT daarbij ingezet
worden?
Welke trends kun je onderkennen bij de
ontwikkeling van organisaties?
Wat is de betekenis van ICT bij die trends?
h3
2
Evolutie van informatiesystemen in organisaties
één functie
meerdere functies
gekoppeld en één
onderliggende database
herontwerp processen
h3
interorganisatorisch
3
Blurring organisational
boundaries
and value chain
redefinition
Stage 6
Using IS to transcend
organisational borders and to
integrate processes
Using IS to redesign
and integrate
with business partners
Stage 5
business processes
Linking n functions
Stage 4
and using 1
corporate database
Automating n
Stage 3
business functions
Automating 1
business function
Stage 1
Stage 2
h3
4
Wat is procesinnovatie?
Een bedrijfsproces is een serie logisch gekoppelde
taken die een bepaalde uitkomst moeten realiseren
Discontinu denken
Minder processtappen
Lagere doorlooptijden
Reductie van aantal betrokken mensen of
afdelingen
ICT gebruiken om oude processen te
heroverwegen
h3
5
Wat is proces innovatie?
discontinu denken
minder stappen
lagere doorlooptijden
minder betrokken mensen of
ICT voor heroverweging
Gericht op
tijdsreductie
kwaliteitsverbetering
kostenverlaging
klanttevredenheid
h3
6
Procesbenadering doorkruist
afdelingsbenadering
Afdeling
A
Afdeling
B
Afdeling
C
Klant
Bedrijfsproces
Figuur
Bedrijfsprocessen, afdelingen en klanten
Iedere processtap moet een duidelijk doel hebben.
Voegt het waarde toe voor de klant? Doe het direct goed.
h3
7
ICT verandert organisaties
•bedrijfsprocessen
•structuren
•culturen
Procesinnovatie
Value based management
(welke waarde voegt een activiteit toe?)
h3
8
Ontwerpbenaderingen
Vanuit
•
technologie
•
strategie
•
probleem
•
(bepaalde) stakeholders
h3
9
Strategie-gedreven organisatieontwerp
Strategie
klanten,
concurrenten,
ICT ontwikkelingen
Veranderingsprojecten
Visie op ontwerp
organisatie
Ontwerp nieuwe
processen
h3
10
Ontwerpbenaderingen
Systematic redesign
bestudeer huidige processen en zoek naar verbeteringen
Clean sheet approach
zoek naar nieuwe mogelijkheden, los van bestaande
h3
11
Plaats
tijd
Interne
Consultatie
afdeling
Receptie
Aankomst
Registratie
Recept?
y
n
Vertrek
Medicijn
Apotheek
h3
12
Verminder aantal processen
Verminder
aantal
verplaatsingen
Maak processen
en gebeurtenissen
parallel
h3
13
Wat heeft ICT te maken met procesinnovatie?
Informatie kan per moment maar op één plaats
tegelijk zijn
Alleen experts kunnen ingewikkeld werk uitvoeren
Managers nemen beslissingen
Vertegenwoordigers hebben kantoren nodig
h3
14
Wat heeft ICT te maken met proces innovatie?
Informatie kan per moment maar op één plaats
tegelijk zijn
Gezamenlijke databases
Alleen experts kunnen ingewikkeld werk uitvoeren
Expert systemen
Managers nemen beslissingen
Decision support systemen
Vertegenwoordigers hebben kantoren nodig
Draadloze communicatie/notebooks
h3
15
Scope van procesinnovatie
proces
proces
verbetering herontwerp
bedrijfsmodel waardeketen
markt
herontwerp
verandering
intern
herontwerp
extern
geleidelijk
radicaal
h3
16
Wat zeggen critici?
Waarom radicaal en in één keer?
Hoe groot zijn de voordelen?
Alleen door ICT?
Top down?
h3
17
Menselijke en managementaspecten
Angst
Bescherming van eigen afdeling
Gebrek aan managementondersteuning
Onvoorspelbaarheid
Technische gerichtheid van projectleiders
h3
18
Veranderende structuren
Verplatting
Centralisatie of decentralisatie
Verbinden van structuren met afdelingen
wfms, intranetten, groupware enz.
Positioneren van e-commerce in bestaande
organisatie
Vervagende organisatiegrenzen, e-commerce
Virtuele organisaties, insourcing, outsourcing
h3
19
Vereenvoudigd overzicht Enterprise
Resource Planning systeem
naar transparante real-time organisaties
HRM
modules
Toeleveranciers
Financiële
modules
Centrale database
Inkoop, voorraad
en productie
planning modules
Klanten
Distributie,
klanten, orders en
verkoop modules
h3
20
ERP
Aanpasbare standaardapplicatie software welke geintegreerde
organisatieoplossingen biedt voor kernprocessen en
administratieve functies.
Aanpasbaar
Customization en configuration
Geen legacy systems en fragmentatie
Gekoppelde subsystemen
•Gecentraliseerde database
•Integratie van processen, procesgericht denken
•Directe verwerking (real time)
•Best practice processen
h3
21
Voordelen ERP
Operationele voordelen
Bestuurlijke voordelen
Strategische voordelen
IT infrastructurele voordelen
Organisatievoordelen
Nadelen ERP
Inflexibiliteit
Aanpassen van organisatie aan systeem i.p.v. omgekeerd
Centralisatie en bureaucratisering
Geen aandacht voor uniciteit van organisatie
h3
22
Belang bij een IOS
laag
hoog
laag
Macht om
een IOS
op te leggen
hoog
h3
23
Business en technology drivers achter
procesinnovatie en ERP
Business drivers
turbulentie, concurrentie
globalisering
informatie intensiteit
e-commerce
Bedrijfsprocessen
integratie
bedrijfsbrede benadering
één ICT systeem
klant gedreven
processen
Technology drivers
internet
databases
netwerken
dss
h3
24
Management van kennis
• organisaties zijn verspreid
• mensen zijn verspreid
• mensen werken korter bij organisaties
• organisaties moeten sneller en creatiever worden
Kennismanagement (systemen): intranet, portals,
groupware
Hoe bereiken we dat deze systemen werken?
Hoe kan kennis behouden blijven?
h3
25
Vervagende organisatiegrenzen
‘boundaryless organization’
verticaal
poreuze hierarchische lagen
horizontaal
grenzen tussen afdelingen en functies
extern
uitwisseling met externe partijen
geografisch globalisering van concurrentie, markten en
klanten
E-commerce
value chain integration
single channel / multichannel
‘Extended enterprise’
h3
26
Multi channel strategie
Klant
Internet
portal
Front office
internet
Intermediair
call centre
fysiek kantoor
Backoffice
h3
27
Netwerkorganisaties
klassieke bureaucratie
selective sourcing
virtuele organisatie
h3
28
h3
29
Naar virtuele organisaties
• interactie met klanten
• resources
• kennis
open kantoren,
kansen / problemen
Business portals
h3
30
Structuur van een netwerkorganisatie
h3
31