Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning
(ERP)
2
Joris Jansen
3BO
04-11-
03
Joris Jansen
ERP
04-11-03
3
Inhoud:
1.Wat is ERP
2.De geschiedenis en beweegredenen achter de ontwikkeling van ERP
3. De eisen die bedrijven stellen aan ERP-systemen
4.De markt en zijn spelers
5.De implementatie van een ERP-pakket
6.De knelpunten
7.Trends
8.Praktijkinbreng- Wegra Information System (WIS)
9.Bronvermelding en links
1. Wat is ERP
Een ERP of ‘Enterprise Resource Planning’ systeem is een geïntegreerd en gestandaardiseerd
softwarepakket om binnen een organisatie alle bedrijfsprocessen op elkaar af te stemmen en te
ondersteunen.
Bij bedrijfsprocessen moet men bijvoorbeeld denken aan logistiek, productieprocessen, aan- en
verkoop, financiële administratie,…. Zulk een systeem bestaat uit allemaal losse modules die in
verbinding met elkaar staan, vandaar dat men deze pakketten geïntegreerd noemt. In onderstaand
schema is weergegeven uit welke modules zulk een pakket is opgedeeld.
Door middel van een centrale database kunnen diverse gebruikers gemeenschappelijke gegevens
en informatie opslaan of oproepen.
Joris Jansen
ERP
04-11-03
4
The ERP system, Davenport (1998)
Maar met de term ERP wordt er niet enkel een softwarepakket bedoeld.
Dit gegeven brengt namelijk ook een omschakeling naar een compleet andere bedrijfsvoering met
zich mee. Dit uit zich in het ERM, het Enterprise Resource Management.
Joris Jansen
ERP
04-11-03
5
2. De geschiedenis en beweegredenen achter de ontwikkeling van ERP
Aan het eind van de jaren ’60 werd het voor bedrijven mogelijk om de afzonderlijke
materiaalstromen te coördineren en daarmee de integrale voorraad te verlagen. Dit werd bereikt
door het invoeren van de eerste MRP-I pakketten (Materials Requirement Planning). Met dit
systeem kon een bedrijf enkele belangrijke bedrijfsprocessen ondersteunen zoals voorraad- en
magazijnbeheer, productieplanning en productiecapaciteit. Maar het was een erg statisch en
incompleet systeem en er kon weinig nuttige informatie uit zulke systemen gegenereerd worden.
In plaats van dit systeem te gebruiken om de processen te sturen en te ondersteunen, werd het
meer gebruikt als ‘naslagsysteem’.
In de jaren ’80 ontstond er uit het bedrijfsleven een grotere behoefte naar een systeem welk de
processen kon ondersteunen. Uit het oude MRP-pakket werd een nieuw systeem ontwikkeld: MRPII (Manufacturing Resource Planning).
In dit nieuwe pakket, waar de planning afgeleid werd van de verkoop, stond productie nog steeds
centraal en was het slechts een uitbreiding op het MRP-I systeem. Deze uitbreiding bestond er
vooral uit dat er programma’s werden aan toegevoegd die volgende processen ondersteunden:
logistiek, financiële administratie, distributie en aan- en verkoop.
Het MRP-II systeem was niet geïntegreerd maar bestond uit allemaal losse programma’s en
functies die onafhankelijk van elkaar werkten en later werden samengevoegd.
Deze uitbreiding van MRP-I naar MRP-II betekende een vooruitgang, maar het systeem bleek nog
steeds niet flexibel en het genereren van juiste en nuttige gegevens bleef een kritiek punt. Het
was er namelijk op gericht om de huidige taken sneller en beter uit te voeren, waardoor de extra
voordelen van de automatisering voor een bedrijf gelimiteerd werden.
In de jaren ’90 werd de druk voor de bedrijven steeds groter. Consumenten wilden meer en
kwalitatief betere goederen en werden kieskeuriger. Bedrijven werden geconfronteerd met
wereldwijde wetgeving en gingen zich meer richten tot de internationale markt. Ze kregen ook
meer concurrentie en, vooral in de informatietechnologie, ging de modernisering steeds sneller.
Waren bedrijven vroeger nog gebaseerd op het feit dat de productie moest worden opgedeeld in
de meest eenvoudige processen; nu voldeed dat niet meer aan de snel veranderende afzetmarkt.
Ze moesten flexibel worden, waarbij de nadruk werd gelegd op de consumentenvoorkeur.
Hierdoor werden de oude systemen MRP-I en II overbodig en konden ze de grote veranderingen
niet aan. Tot dan werd er met deze systemen hoofdzakelijk procesgeoriënteerd gedacht en
bedrijven snakten naar een systeem welk bedrijfsgeoriënteerd dacht. Men had de behoefte
gekregen aan een nieuwe bedrijfsvoering, die ondersteund werd door software die alle
Joris Jansen
ERP
04-11-03
6
bedrijfsprocessen kon overzien en regelen, veranderingen mogelijk maakte en de tijd om een
product te maken, te ontwikkelen en te distribueren aanzienlijk verkleinde.
Hierdoor ontstond er behoefte naar een totaal nieuw pakket, dat niet enkel een uitbreiding was
op een voorgaand systeem. In 1992 introduceerde de ‘Gartner Group’ de term ERP. Dit illustreerde
de veranderende bedrijfsvoering naar een klantgericht denken, waarbij het gehele bedrijf centraal
staat. Sindsdien wordt de naam gebruikt voor de nieuwe generatie geïntegreerde bedrijfsgerichte
software. De letterlijke vertaling van ERP zou zijn: de planning van middelen (bronnen) van een
onderneming.
Een andere drijfveer achter het ontwikkelen van nieuwe pakketten was de opkomst van nieuwe
bedrijven die bijvoorbeeld waren gericht op de telecommunicatie. De oude pakketten werden
vooral gebruikt door de chemie en de industrie. Dit omdat MRP-I en II hoofdzakelijk de
productieprocessen ondersteunden. Toen de telecommunicatiebedrijven, It-bedrijven en non-profit
organisaties steeds belangrijker werden en het MRP-II pakket niet meer voldeed, was er een sterke
vraag naar nieuwe software door deze bedrijven.
Bedrijven hebben diverse redenen en doelstellingen welk ze willen bereiken met behulp van
informatietechnologie (ERP). Belangrijke bedrijfsdoelstellingen zijn:

Kostenbeheersing

Verbetering van de kwaliteit van producten of diensten

Klantgerichter werken

Innoveren van producten

Marktontwikkeling
Er hebben talloze onderzoeken plaatsgevonden die de beweegredenen van bedrijven onderzocht
heeft. Dit zijn de meest voorkomende gerangschikt van minder naar meest voorkomend:
1.
Erp-trends in eigen branche
2.
Toename concurrentiedruk
3.
Invoering van de Euro
4.
Het fenomeen ‘2000’
5.
Globalisering
6.
Verlenen van een constante hoge servicegraad aan klanten
7.
Afstemmen van de bedrijfsprocessen op klanten en leveranciers
8.
Verbeteren van de integratie van het eigen informatiesysteem
Joris Jansen
ERP
04-11-03
7
9.
Behoefte aan gegenereerde managementinformatie
3. De eisen die bedrijven stellen aan ERP-systemen
Met een standaard ERP pakket kan 80% van de functionaliteit die bedrijven verwachten
ondersteund worden, de overige 20% niet. Dit kan opgelost worden door maatwerk. Veel
bedrijven kiezen hier niet voor vanwege de hoge kosten van het maatwerk en de kosten van extra
maatwerk bij een nieuwe versie van het programma (upgrade). Een andere oplossing zou zijn om
de organisatie/processen aan te passen aan het systeem.
Vier belangrijke eisen die bedrijven stellen aan een ERP-systeem zijn:

Integratie
Het systeem moet in het gehele bedrijfsproces geïntegreerd worden om dit volledig te
kunnen ondersteunen

Flexibiliteit
Al de modules moeten makkelijk aan te passen zijn en op elkaar aansluiten

Schaling
De pakketten moeten kunnen werken op alle niveaus, van klein tot groot. Een manager wil
een totaalbeeld van een proces kunnen creëren, terwijl een andere medewerker alleen een
specifieke module nodig heeft

Informatie
Het moet mogelijk zijn om accurate en up-to-date informatie te genereren
Joris Jansen
ERP
04-11-03
8
4. De markt en zijn spelers
De huidige ERP-programmatuur is uitermate omvangrijk en complex, terwijl de functionaliteit
binnen bedrijfssectoren voor vele bedrijven hetzelfde zijn. Door het gebruik van standaardfuncties
in ERP-paketten is het een voordeel om deze pakketten te gebruiken. Dit is een van de redenen
dat de markt voor deze pakketten enorm gegroeid is in de jaren ’90.
De belangrijke spelers op deze markt zijn:

SAP met een wereldwijd aandeel van 35%

Oracle

Peoplesoft

Baan
De meeste ERP-toepassingen zijn te vinden in grote en middelgrote bedrijven. De leveranciers
werken er hard aan om de implementatiekosten te verlagen en zo de markt van middelgrote
bedrijven tegemoet te komen.
De meeste middelgrote en kleine ondernemingen moeten nog steeds de keuze gaan maken of ze
ERP willen en kunnen implementeren.
Vooral de middelgrote bedrijven is een interessante markt. In Europa zijn meer dan 100.000 van
zulke bedrijven (50-1000 werknemers). Uit onderzoek is gebleken dat het gemiddelde jaarlijkse ITbudget van deze bedrijven meer dan € 500.000 bedraagt, waardoor de totale markt meer dan €
50 miljard is.
Daarom zijn de grote spelers zoals hierboven genoemd zich meer en meer aan het richten op dit
segment. SAP bijvoorbeeld heeft hiervoor een pakket geïntroduceerd, nl. MySap. Ook Microsoft is
in deze markt een belangrijke leverancier aan het worden. De Europese KMO-marktleider Navision
is namelijk twee jaar geleden door Microsoft overgenomen.
5. De implementatie van ERP
Het is belangrijk dat een onderneming echt een ERP-pakket wil hebben. Binnen een onderneming
moet er duidelijk worden gecommuniceerd wat er staat te gebeuren en wat de voordelen hiervan
zijn. Een ERP-systeem moet niet door het management in het bedrijf worden doorgevoerd zonder
dat er ondersteuning is van het personeel. Daarbij moet een bedrijf een duidelijke doelstelling
hebben voor het implementeren van een ERP-pakket. De makttrend mag nooit de beweegreden
zijn voor het invoeren ervan.
De implementatie van ERP-systemen bestaat uit een traject van drie fasen:
Joris Jansen
ERP
04-11-03
9
1.
Selectie
2.
Implementatie
3.
Optimalisatie
De keuze voor een bepaald pakket (selectiefase) hangt af van vele aspecten. Een belangrijke rol
spelen de beschikbare functionaliteit, de dienstverlening, het innovatieve karakter en het imago
van de leverancier en het pakket.
Voor de implementatiefase zelf zijn er verschillende methoden ontwikkeld. Deze methoden
worden bepaald aan de hand van de in de selectiefase gekozen pakket. In deze fase moet het
pakket doorgrond worden en moet er een match komen tussen het pakket en de
bedrijfsprocessen.
De implementatie kan op drie manieren worden gepositioneerd:

‘Vanilla approach’, waarbij de organisatie volledig aan het standaardsysteem wordt
aangepast

‘Customized/ Comprehensive’ waarbij het standaardsysteem aan de organisatie wordt
aangepast.
Dit zijn twee extremen en vanwege de implementatietijd wordt er vaak gekozen voor de eerste
optie. Ook de ontwikkeling van nieuwe standaardfunctionaliteiten heeft hier invloed op.

‘Middle Road’ is de middenweg tussen de eerste twee (zie 80/20 regel).
Het uiteindelijke resultaat van de implementatiefase zal de migratie naar het pakket zijn. Dit kan
volgens twee scenario’s: ‘big bang’ en ‘stap voor stap’. Bij big bang wordt het oude systeem in
één keer vervangen door het nieuwe ERP-pakket. ‘Stap voor stap’ betekent dat het systeem in
gedeelten wordt vervangen door een nieuw ERP-systeem. Er wordt een volledige gefaseerde
aanpak gevolgd waardoor het systeem in de loop van tijd vervangen wordt.
De concrete bedrijfssituatie zal moeten uitmaken welk scenario het meest geschikt blijkt. Wel is
duidelijk dat de Nederlandse en Belgische bedrijven de totale implementatiekost van een
informatiesysteen net zo belangrijk vinden als de fit met de bedrijfsprocessen.
6. Knelpunten
Joris Jansen
ERP
04-11-03
10
Rond de implementatie van ERP-paketten doen veel spookverhalen de ronde. Er zijn immers forse
overschrijdingen te ontdekken. In het overgrote deel van de implementatie worden de
oorspronkelijke tijdsplanning en het budget overschreden.
Heel veel bedrijven onderschatten de nodige interne inspanningen, want een ERP-implementatie
omvat veel meer dan alleen de software te doen laten werken. Vaak is er een gebrek aan interne
capaciteit en expertise. Een andere oorzaak kan een verkeerd projectmanagement, het
zogenaamde implementatieplan, zijn of indien het project te groot is aangepakt. Ook kan er
sprake zijn van gebrekkige externe ondersteuning.
Een ander belangrijk knelpunt is de interne weerstand. Veel medewerkers van bedrijven zien bij
aanvang van een project het nut niet van een nieuw systeem. Het oude systeem werkt immers
goed en voor hun eigen afdeling voldoet het. Men moet dit echter niet op afdelingsniveau
bekijken, maar wel op bedrijfsniveau.
De belangrijkste knelpunten en overschrijdingen bij ERP-implementaties bij 81 Vlaamse bedrijven (bron: S&V managemant consultants)
De migratie tussen versies wordt ook vaak aangegeven als probleem. Vaak verschillen
opeenvolgende versies veel van elkaar. Het probleem wordt vergroot op het moment dat de
organisatie aanpassingen heeft verricht aan de software of koppelingen (interfaces) heeft gemaakt
tussen het ERP-systeem en andere applicaties.
Een ERP-implementatie leunt dicht tegen een veranderingsproces aan met impact op de gehele
organisatie. Er zal, zoals reeds vermeld, een nieuwe kijk moeten komen op diverse
bedrijfsprocessen.
Joris Jansen
ERP
04-11-03
11
7. Trends
Op dit moment zijn er drie belangrijke ICT-ontwikkelingen die zich in relatie tot ERP pakketten
voordoen:
1) Tools op het gebied van management informatievoorziening
Deze vraag vanuit de organisatie kan uitstekend worden ondersteund door nieuwe
ontwikkelingen zoals:
a) Datawarehousing: dit is een gegevenspakhuis waarin kopieën van gegevens uit
verschillende bedrijfsinformatiesystemen gezamenlijk worden opgeslagen. De opslag is
daarbij zo ingericht dat de gegevens uit de oorspronkelijke verschillende systemen
geraadpleegd kunnen worden. Dit is een groot verschil met de klassieke systemen die
slechts één input/informatie als basis hebben en niet in staat zijn om de verschillende
systemen te combineren.
b) Datamining: dit principe gaat een stap verder en is een techniek waarmee gegevens uit
bijvoorbeeld een datawarehouse dmv verbanden omgezet kunnen worden naar bruikbare
management informatie.
c)
Decision Support Systems (DSS): hier ligt het accent niet zozeer op de verstrekking op de
informatie, maar op het ondersteunen van de besluitvorming.
d) Executive Information Systems (EIS): deze zijn gericht op gegevensanalyse op een hoog
niveau met de mogelijkheid om daarbij terug te gaan naar de detailgegevens die aan de
analyse voorafgegaan zijn.
2) Workflow-managementsysteem. Dit is een software die de werkstroom aandrijft en bewaakt
door aan de verantwoordelijke persoon het juiste werk op het juiste tijdstip, inclusief de
bijbehorende gegevens toe te delen. ERP-applicaties voor gegevensverwerkende organisaties
kunnen niet zonder workflowmanagement.
3) Internet biedt verschillende functies. Informatie verstrekken, interactiviteit en commerciële
transacties
8. Praktijkinbreng: Wegra Information System (WIS)
Joris Jansen
ERP
04-11-03
12
9. Bronvermelding en links
www.erp.pagina.nl
www.erpcentral.com
www.cio.com/research/erp
http://erp.ittoolbox.com
Joris Jansen
ERP
04-11-03