M & I 2003-02 08-04-2003 16:33 Pagina 41 BUREAUCRATISCH GEHALTE ERP-SYSTEMEN Mark Govers ERP-systemen zijn binnen organisaties gemeengoed. Interessant daarbij is de vraag of dergelijke systemen bureaucratisch zijn of juist niet. In dit artikel wordt deze vraag van een antwoord voorzien. Organisaties (blijven) investeren in het toepassen van ICT. Informatisering valt dan ook niet meer weg te denken in de meeste (bestuurlijke) processen. Zo vervangen vele organisaties hun bestaande informatisering of hebben deze recent vervangen door een vorm van informatisering op basis van ERP-systemen, zoals SAP, Baan of Oracle. Dergelijke systemen moeten organisaties helpen een antwoord te vinden op de hedendaagse, snel veranderende realiteit waarmee vooral bureaucratische organisaties niet weten om te gaan (zie o.a. Van Amelsvoort 1992 en 1999). Dit roept de vraag op of ERP hierbij kan helpen oftewel welke organiseerneiging gaat logisch gezien uit van ERP: een bureaucratische of een de-bureaucratische. Om hierop MANAGEMENT & INFORMATIE 2003/2 HET BUREAUCRATISCHE GEHALTE VAN ERPSYSTEMEN antwoord te geven wordt ERP bekeken vanuit twee – deels overlappende – perspectieven, namelijk een informatiekundig en een organisatiekundig perspectief. Deze beschrijving is afkomstig uit een promotieonderzoek, dat uitgevoerd is naar de vraag of ERP-informatisering en de-bureaucratisering elkaar kunnen versterken (Govers 2003). INFORMATIEKUNDIGE KIJK ERP is te kenschetsen als een concept dat in- 41 M & I 2003-02 08-04-2003 16:33 Pagina 42 Systeemintegratie (alles in één systeem ) Bedrijfsfuncties Gegevensitegratie (alles in één database) (in aspectsystemen ) financiën logistiek financiën HR HR commercie orderprocessing logistiek financial reporting commercie customer services Bedrijfsprocessen doorheen bedrijfsfuncties en aspectsystemen productie productie IT IT Functionele integratie door ERP financiën systeemintegratie HR logistiek gegevens integratie commercie HR = human resources productie IT Figuur 1: ERP-integraties formatiestromen binnen een organisatie integreert. Doel hiervan is om gegevens in een organisatie te integreren, zodat beslissingen genomen kunnen worden. Het ERP-concept heeft, naar het voorbeeld van het ‘management information system’ (MIS) concept (Davis & Olson 1985), hiervoor een logische, inhoudelijke evolutie doorgemaakt van het voortbouwen op en het naar elkaar toe groeien van aspectmatige informatiesysteemconcepten tot een meer omvattend systeem voor het besturen van organisaties. GEGEVENS-, SYSTEEM- EN FUNCTIONELE INTEGRATIE ERP-systemen realiseren het concept door de functionele integratie van ‘alle’ bedrijfsfuncties in één systeem (systeemintegratie) én door ‘alle’ gegevens in één centrale database op te slaan (gegevensintegratie). De systeemintegratie wordt met een snelle, naadloze én betrouwbare integratie van aspectmatige, e.g. financiële, logistieke, commerciële en human resources, informatiestromen behorend bij bedrijfsfuncties in één systeem gerealiseerd. Hierdoor kunnen bedrijfsprocessen dwars door bedrijfsfuncties geïnformatiseerd worden. De gegevensintegratie wordt gerealiseerd door één database te gebruiken waarin alle gegevens van de verschillende informatiestromen worden opgeslagen en 42 ook uit kunnen worden opgehaald. De problemen met versnipperde, niet-congruente gegevensbestanden en moeizame interfaces tussen verschillende systemen en organisatieonderdelen zijn daarmee voorbij. De systeem- en gegevensintegratie komen bij ERP met de koppeling tussen bedrijfsfuncties samen in een functionele integratie. ERP brengt bedrijfsfuncties daartoe onder in modules die naar gelang de vraag aan elkaar te koppelen zijn. ERP-systemen bieden, met andere woorden, een soort stekkerdoos waarin naar believen modules ingestoken kunnen worden, zodat de volledige bedrijfsvoering functioneel te integreren is. Het zijn modules waarin naast de functionaliteit zelf ook de koppeling, de zogenaamde functionele interfaces, met andere modules in opgeslagen ligt. Dit betekent onder meer dat de bedrijfsvoering gefaseerd ondergebracht kan worden in ERP en dat eventueel op latere momenten additioneel andere delen van de bedrijfsvoering met een module omsloten kunnen worden. Figuur 1 laat de systeem-, gegevens- en functionele integratie zien (Jacobs & Whybark 2000). ORGANISATIE-, PROCES- EN TRANSACTIENIVEAU Een ERP-systeem is ook op te vatten als een drietrapsraket (figuur 2). Dit wil zeggen, dat een MANAGEMENT & INFORMATIE 2003/2 M & I 2003-02 08-04-2003 16:33 Pagina 43 BUREAUCRATISCH GEHALTE ERP-SYSTEMEN Keuzeproces organisatieniveau procesniveau e.g. handelsfirma e.g. orderintake e.g. delivery & distributie e.g. billing & cashing voorbeeld van een processtroom transactieniveau invoer / muteren NAW-geg.'s aanmaken factuur etc. Figuur 2: Organisatie, proces- en transactieniveau ERP-systeem bestaat uit een organisatieniveau met daarbinnen een of meerdere processen (op procesniveau), dat wederom opgebouwd is uit een of meerdere transacties (op transactieniveau). Onderstaand wordt nader op deze drie niveaus ingegaan. Op organisatieniveau is bepaald op welke entiteit het systeem betrekking heeft. Dit is een clustering van geïnstitutionaliseerde bedrijfsvoeringsprocessen die als eenheid van management wordt beschouwd. In een ERP-systeem zijn meerdere entiteiten, of om in ERP-termen te spreken: multi-sites, onder te brengen. De multi-sites kunnen langs meerdere dimensies, e.g. functionele, geografische, interne verantwoordelijke (business unit) en externe aansprakelijke (BV’s, NV’s, holdingstructuur), ingericht en ondersteund worden. Dit is enerzijds revolutionair. Immers, een diversiteit aan organisatieconstellaties is in één systeem onder te brengen en te integreren. In de pre-ERP-fase moest voor elke single-site een afzonderlijk systeem ingericht worden, en moest de integratie via aparte gegevensinterfaces gerealiseerd worden. Anderzijds impliceert het dat de delen binnen een site op dezelfde wijze als geheel bestuurd dienen te, c.q. kunnen, worden. Op proces- en transactieniveau komen de feitelijke bedrijfsprocessen en de integratie ervan in het ERP-systeem tot uitdrukking. ERP biedt voor deze functionele integratie ‘best practices’ aan. Bij ‘best practice’ gaat het om veelvuldig gebruikte en geoptimaliseerde bedrijfsvoeringsconcepten en -oplossingen oftewel om een bepaalde vorm (i.e. procesinrichting) en functie (i.e. optimalisatie van in- en output) te organise- MANAGEMENT & INFORMATIE 2003/2 ren. Dit mag enerzijds revolutionair genoemd worden, omdat ERP daarmee succesvolle procesoptimalisaties aanbiedt. Met ERP koopt een organisatie in wezen de jarenlange evolutie van andere organisaties of deskundigen als ‘best’ veronderstelde bedrijfsvoering. Anderzijds impliceert het de veronderstelling dat organisaties qua afstemming en besturing programmeerbaar en kopieerbaar zijn. Immers, de ‘best practice’ neemt de inhoudelijke keuze hoe te organiseren over onder het mom, dat in een allesomvattend technisch systeem besturing en bedrijfsvoering die een willekeurige organisatie nodig heeft, opgesloten ligt, c.q. onder te brengen is, in een standaardsysteem. MRP EN MANAGEMENT ACCOUNTING Als er ingezoomd wordt op de logistieke en financiële pijlers waarop een ERP-systeem rust, kan dit worden verduidelijkt. ERP staat voor het integrale beheer van de middelen van een organisatie. De sterke nadruk op beheer is een uitvloeisel van logistieke beheersing en planning van materiaalstromen en capaciteiten, het zogenaamde MRP-concept. Daarnaast is het een gevolg van financiële beheersing en planning, te weten management accounting (MA). Voor de karakterduiding van ERP is het interessant, dat MRP en MA beheerstools zijn die rechtstreeks afgeleid zijn van de rationeel bureaucratische waarden en normen (voorspelbaarheid en gehoorzaamheid, zie o.a. Kuipers & Van Amelsvoort 1996, Roberts 1993) om een van te voren gespecificeerd doel te realiseren. Hoewel MRP en MA een redelijk scala andere doe- 43 M & I 2003-02 08-04-2003 16:33 Pagina 44 len kunnen beheersen, wordt het doel zelf niet ter discussie gesteld. Sterker nog, het vooraf gespecificeerde doel wordt verheven tot dat wat niet ter discussie gesteld kan worden en dat alles gedaan moet worden om dit doel te bereiken. VOORSPELBAARHEID EN GEHOORZAAMHEID Sociale systemen, zoals organisaties, worden echter toenemend geconfronteerd met dynamische, onzekere omstandigheden die op voorhand niet volledig op voorspelbaarheid en gehoorzaamheid kunnen rekenen. Afstemmingspatronen zijn dus ook niet geheel te formaliseren en te standaardiseren. MRP en MA stellen dit echter als noodzakelijke voorwaarde om te kunnen functioneren. Om dit gedrag desondanks in de organisatie te bewerkstellingen, ligt een organiseerdrang tot het structureel verminderen van keuzemogelijkheden van sociaal handelende mensen voor de hand (cf. Galjaard 1979), oftewel in organiseertermen: formalisatie, standaardisatie, specialisatie en centralisatie. Locale vrijheidsgraden – met betrekking tot hoe processen uit te voeren en hoe af te stemmen tussen processen – moeten beperkt worden om het systeem te beschermen tegen intern veroorzaakte onvoorspelbaarheid (e.g. foutieve gegevensinvoer) en ongehoorzaamheid (e.g. te late gegevensinvoer). Gedetailleerde en strikte procedures door een centrale instantie uitgevaardigd en in het systeem gebracht, zijn systeemtechnisch het makkelijkste. Dit roept de vraag op: hoe ziet de organiseerdrang tot formalisatie, standaardisatie, specialisatie en centralisatie er uit, c.q. waar komt deze vandaan? ORGANISATIEKUNDIGE EFFECTEN Vanuit organisatiekundig perspectief bekeken heeft ERP een strikt functionele structuur, een eigenschap die ERP geërfd heeft van het MIS-concept. De functionele basisstructuur duidt erop, dat ERP het totale arbeidsproces – dat geïnformatiseerd wordt – vanuit verschil- 44 lende bestuurlijke aspecten benadert. Dit wil zeggen dat het totale proces als het ware in mootjes verdeeld wordt en op basis van functionele aard geïntegreerd wordt in functionele ERP-modules. Figuur 3 geeft deze structuur en de daaruit volgende procesmodellering vereenvoudigd met twee verschillende processtromen weer. In veel organisaties tasten bureaucratische structuren de slagvaardigheid aan Op zich zegt deze benaderingswijze qua organiseeropvatting nog niets. Hiervoor is meer duidelijkheid nodig over de wijze waarop de procesmodellering (de stappen in figuur 3) in arbeid, c.q. over mensen, verdeeld wordt. De functionele structuur van ERP-systemen wijst erop dat processtappen (i.e. transactie in termen van uitvoering en regeling) ondergebracht dienen te worden in de daarbij behorende functionele modules (hier: commercie, financiën, logistiek of human resources). Van belang is nu te weten waar de ERP-focus ligt: bij de integrale processtroom of bij de processen behorend bij de functionele modules. FUNCTIONELE DIFFERENTIATIE Een ERP-systeem is in essentie een ‘bouwpakket'. Noodzakelijk is de ERP-basis (database en gemeenschappelijk systeembesturing) en naar believen kunnen één of meerdere modules aangeschaft worden. De integratie van ‘alle’ bedrijfsfuncties en bestuurlijke aspecten is met andere woorden een optie. Dit betekent niet alleen dat modules ontwikkeld zijn om zowel zelfstandig als met andere modules te ‘draaien', maar vooral ook dat de focus ligt bij de functionele modules: dus op de functionele inrichting van de delen (modules). Dit impliceert dat de ERPbasis ook in een, en daarmee geprogrammeerd, mechanisme moet voorzien, dat na inrichting van de delen zorg draagt voor de communicatie tussen de functionele modules om tot een geïntegreerd geheel te kunnen komen. Waarom is dit zo? Wanneer een concept een stekkerdoos MANAGEMENT & INFORMATIE 2003/2 M & I 2003-02 08-04-2003 16:33 Pagina 45 BUREAUCRATISCH GEHALTE ERP-SYSTEMEN A. Structuur van ERP Structuur van ERP management Functionele modellering informatie ERP-basis B. Functionele modellering hum an res ourc es logis t i ek Overkoepelende keuzes hoe te organiseren 'totale ' proces per entiteit (organisatie ) Functionele benadering van de procesgang per entiteit [i.e. aspectmatige kijk (e.g. logistieke , financiële en commerciële benadering ) op het totale proces] stap X stap Y stap A proces - en transactieniveau: vertaling (aanpassing ) naar processtromen en -stappen processtroom B processtromen (database en basisprogramma's) organisatieniveau: primaire , overkoepelende keuze organisatiestructuur; inrichting van entiteiten fi nanc iën gemeenschappelijkheid c om merc i e hum an res ourc es financ iën logis t iek c om merc ie processtroom A Voor de handliggende proces modellering o.b.v. functionele stap Z stap B stap C processtroom A processtroom B module: module: module: module: module: commercie financiën logistiek financiën human resources Figuur 3: Vereenvoudigde weergave basisstructuur van en procesmodellering met ERP wil zijn waarin naar believen één, twee of alle stekkers (modules) ingeplugd kunnen worden, dient de stekkerdoos op voorhand reeds alle inplug- (lees: afstemmings-) mogelijkheden in zich te dragen. Dus: om in ERP tot een geheel te komen, is een ingebouwde afstemmingsstructuur noodzakelijk. Dit wordt bereikt met zogenaamde functionele interfaces die de functionele integratie dienen te realiseren, dan wel te waarborgen. Het zijn als het ware knooppunten die informatietechnologisch de afstemming (interactie) regelen, zodat een processtroom de verschillende modules kan aflopen. Deze structuur behelst dus een complex aan afstemmingen om tot een geïntegreerde procesgang en -voering te kunnen komen. Hierbij geldt dat hoe meer modules ‘ingeplugd’ zijn, des te omvangrijker het daadwerkelijk geactiveerde complex. De functionele integratie van het organisatieproces zit dus ‘in’ de in het ERP-systeem aan elkaar geknoopte bestuurlijke aspecten, oftewel: in de functionele interfaces tussen de modules. In wezen neemt ERP met functionele integratie intrinsiek de basis en het complex van de bu- MANAGEMENT & INFORMATIE 2003/2 reaucratische besturingsstructuur in zich op. Er wordt uitgegaan van functionele differentiatie oftewel van maximale arbeidsverdeling. Van de ERP-structuur gaat, anders gezegd, geen dwang uit om functionele differentiatie te doorbreken. Sterker nog, de ERP-structuur sluit, als kader waarbinnen bestuurlijke informatievoorziening vorm krijgt, aan bij functionele differentiatie en daarmee bij de bureaucratische besturingsstructuur (zie Kuipers & Van Amelsvoort 1996). BUREAUCRATISCHE RATIONALITEIT Indien processen vastliggen in een vooraf gedefinieerd procesmodel zoals bij ERP, dat wil zeggen wanneer vooraf bepaald is wat, in welke volgorde en hoe processen uitgevoerd moeten worden, stelt dit beperkingen aan de input en daarmee ook aan de output van processen. Alhoewel ERP een zogenaamde ‘open’ structuur voorstaat (dat wil zeggen geen concrete organisatorische doelformulering en los van producten die door de processen gaan), moet het systeem in 45 M & I 2003-02 08-04-2003 16:33 Pagina 46 staat zijn om meerdere doelen te realiseren. Hierdoor zou het ruimte moeten bieden waardoor organisaties zich oftewel bureaucratisch of de-bureaucratische kunnen inrichten. Echter het procesmodel legt eisen, beperkingen, op aan de input. Dit blijkt uit de eerder aangehaalde noodzaak het ERP-systeem te beschermen tegen intern veroorzaakte onvoorspelbaarheid (e.g. foutieve gegevensinvoer) en ongehoorzaamheid (e.g. te late gegevensinvoer) ERP-systemen bemoeilijken vrije keuzes hoe zich te organiseren Daar de ERP-beheerstechnieken (MRP en MA) en -structuur (functionalisme) gebaseerd zijn op bureaucratische rationaliteit, zijn de criteria die voorspelbare en gehoorzame input afdwingen in lijn met deze rationaliteit. Systeemkundig is dit te kenschetsen met: bureaucratische rationaliteit in, bureaucratische rationaliteit uit. De mens wordt in zo’n context een verlengstuk van het systeem (cf. Galjaard 1979 en 1988). Omdat de mens de competentie mist om in zo’n complex systeem nog iets te kunnen overzien, neemt het systeem dit van de mens over. Het vereist hiervoor, dat de mens zich gedisciplineerd houdt aan de regels en procedures zoals deze in het systeem gemodelleerd zijn. Dit betekent dat vrije keuzes hoe zich te organiseren bemoeilijkt worden en ERP eerder bureaucratisering dan de-bureaucratisering bij organisatie teweegbrengt. CENTRALISATIE EN ‘ONTMENSELIJKING’ Het ingebakken functionalisme moet logisch gezien doorwerken in het informatieproces. Processen lopen operationeel, zoals gesteld, de functionele modules af. Om binnen dit complex tot een totaaloverzicht te komen, dient per functiegebied informatie hiërarchisch geaggregeerd te worden. Dit betekent een van beneden (transacties, operaties) naar boven (management) integrerende gegevensstroom. Deze systeemkarakteristiek is vanuit een organisatiekundig perspectief vergelijkbaar met bureaucratische centralisering. Immers, de noodzaak vanuit het systeem functionele specialisatie te integreren is niet dwingend aanwezig; de modulaire opbouw 46 komt immers overeen met de functionele organisatiestructuur en de daaraan verbonden functioneel gecentraliseerde machtsverhoudingen. Daarnaast is ERP gebaseerd op de integratie van gegevens in één database (gegevenscentralisatie). Dit wil zeggen, dat allen binnen de organisatie moeten uitgaan van dezelfde gegevens en daarmee dus maar één, centraal bepaald, wereldbeeld bestaat binnen de organisatie. Dit is te zien als een vorm van ‘ontmenselijking'. In de praktijk heeft het item ‘order’ voor een productiemanager (e.g. capaciteitsbeslag) echter een andere betekenis dan voor een verkoopleider (e.g. klantsatisfactie). Logisch beschouwd kan door functionalisme en gegevenscentralisatie pas op een hoger aggregatieniveau (lees: managementniveau) een totaal (lees: geïntegreerd) procesoverzicht gevormd worden. DYNAMIEK EN LEREN De focus van ERP is gericht op het beheer van middelen, oftewel het beheersen van operationele processen. ERP streeft, anders gezegd, naar het stabiliseren van transacties via single loop learning (Argyris & Schön 1978). Dit wil zeggen dat ERP de procesmodellering die in zijn structuur is opgeslagen, zeg maar de procesnorm, stringent in de uitvoering van transacties bewaakt. Onjuiste, ontijdige of onvolledige locale gegevensinvoer is uit den boze, omdat door het ‘geknoopte’ karakter van ERP andere delen in de organisatie dit direct zullen signaleren dan wel erdoor in de problemen kunnen komen. Dit betekent dus dat ERP een controlemechanisme in zich voert c.q. triggert, dat gericht is op het op norm uitvoeren van arbeidshandelingen zoals in het systeem gemodelleerd. Om te garanderen dat het systeem integraal functioneert, moet het een ijzeren discipline aan zijn gebruikers (lees: gehoorzaamheid) opleggen. Omdat afwijken van de operationele in het systeem ondergebrachte norm de ‘verwachte’ procesgang verstoort, is een gedetailleerde en gestructureerde modellering hoe arbeidshandelingen en processen dienen te verlopen gewenst. In organiseertermen is dit formalisatie en standaardisatie van processen en arbeidshandelingen. Een ander logisch effect is dat het ter discussie stellen van operationele normen bemoeilijkt MANAGEMENT & INFORMATIE 2003/2 M & I 2003-02 08-04-2003 16:33 Pagina 47 BUREAUCRATISCH GEHALTE ERP-SYSTEMEN wordt, omdat verandering van normen (double loop learning, Argyris & Schön 1978) een keten van veranderingen in de functionele integratie van ERP inhoudt waardoor feitelijk het systeem opnieuw ingericht dient te worden. Deze dynamiek betekent onzekerheid. Dit conflicteert met de discipline die nodig is om binnen de gestructureerde ERP-procesmodellering tot integraal functioneren te komen. Bovendien geldt dat gebruikers veranderingen in het systeem moeten aanleren om de veranderde systeemhandelingen juist, tijdig en volledig te kunnen verrichten. Dit leerproces kost tijd, waardoor het systeem feitelijk een intrinsieke rigiditeit in zich draagt. Davis, G.B. en M.H. Olson, Management information systems: conceptual fondations, structure, and development, McGraw-Hill, New York, 1985. Galjaard, J.H., Informatisering: paradox van organisatietechnologie, Delft, 1979. (proefschrift Technische Hogeschool Delft) Galjaard, J.H., Arbeidsorganisatie en technologie: een bedrijfskundige benadering, Stenfert Kroese, Leiden, 1988. Govers, M.J.G., Met ERP-systemen op weg naar moderne bureaucratieën?, Nijmegen, 2003. (proefschrift Katholieke Universiteit Nijmegen) Jacobs, F.R. en D. C. Whybark, Why ERP? A primer on SAP implementation, Irwin/McGraw-Hill, Boston, 2000. Kuipers, H. en P.J.L.M. van Amelsvoort, Slagvaardig organiseren: inleiding in de sociotechniek als ontwerpleer, Kluwer, Deventer, 1996. Roberts, H.J.E, Accountability and responsibility: the influence of organization design on management accounting, Maastricht, 1993. (proefschrift Rijksuniversiteit Limburg) AFSLUITING In dit artikel is betoogd dat het ERP-concept meer aansluit bij bureaucratische dan bij de-bureaucratische uitgangspunten. Dit betekent dat organisaties in hun organisatorische keuzevrijheid beperkt worden. Het ERP-systeem bepaalt het organisatorische kader in plaats dat een organisatie dit doet. Dit hoeft op zich niet problematisch te zijn. Het wordt problematisch wanneer bureaucratische structuren de slagvaardigheid van organisaties aantast. Een realiteit die echter voor vele organisaties (nog) geldt. Over de auteur Drs. Mark Govers is sinds 2001 werkzaam bij de Universiteit van Tilburg als beleidsmedewerker informatiemanagement. Daarvoor heeft hij zes jaar als organisatieadviseur, met name op het gebied van de sociotechniek, gewerkt in de industrie. Medio 2003 zal hij aan de Katholieke Universiteit Nijmegen promoveren in de managementwetenschappen. Literatuur Amelsvoort, P.J.L.M. van, Het vergroten van de bestuurbaarheid van produktie-organisaties, Eindhoven, 1992. (proefschrift Technische Universiteit Eindhoven) Amelsvoort, P.J.L.M. van, De moderne sociotechnische benadering. Een overzicht van de sociotechnische theorie, ST-groep, Vlijmen, 1999. Argyris C. en D.A. Schön, Organizational learning: a theory of action perspective, Addison-Wesley, Reading (MA), 1978. MANAGEMENT & INFORMATIE 2003/2 47