Houd rekening met de privacy! - Financieelgezondewerknemers.nl

juridisch
Denk bij een loonbeslag aan de privacy van de werknemer
Houd rekening met
de privacy!
Een werknemer bij wie een loonbeslag is gelegd, wil dit meestal
niet van de daken schreeuwen. Het is dan ook belangrijk dat
u als HR-professional voorzichtig omgaat met deze gevoelige
informatie. Wat zijn de privacyaspecten waarmee u rekening
moet houden bij een loonbeslag? En wat doet u als u er achter
komt dat een werknemer schulden heeft?
K
Krijgt u te maken met een loonbeslag,
dan moet u informatie over de werknemer verstrekken aan een deurwaarder.
Bij het overleggen van persoonsgegevens
aan een derde heeft u te maken met de
Wet bescherming persoonsgegevens
(WBP). Artikel 8 van deze wet bepaalt
dat persoonsgegevens alleen aan derden
mogen worden verstrekt op basis van
een aantal gronden. Hierbij kunt u onder
andere denken aan het verstrekken van
personeelsgegevens aan een derde om
een overeenkomst met de werknemer
te kunnen uitvoeren (bijvoorbeeld het
verstrekken van gegevens aan de belastingdienst, UWV of het pensioenfonds).
Deurwaarder
Het overleggen van persoonsgegevens
aan een derde is ook toegestaan op grond
van een wettelijk voorschrift. Dit is het
geval bij het verstrekken van personeelsgegevens aan een deurwaarder bij een
loonbeslag.
Als u informatie over uw werknemer
deelt met een derde, moet u normaal
gesproken de werknemer hier direct
voorafgaand over informeren. Bij een
loonbeslag geldt dit niet ,omdat u hier
10
HR RENDEMENT 2-2013
te maken heeft met een wettelijke verplichting die u dwingt om de gevraagde
personeelsgegevens aan de deurwaarder door te geven. Als een werknemer
hier echter naar vraagt, bent u op
grond van de WBP wel verplicht om
de werknemer over het doorspelen van
de persoonsgegevens te informeren.
Beëindigen
Uit de rechtspraak blijkt dat het regelmatig voorkomt dat werkgevers het dienstverband met een werknemer proberen
te beëindigen als er één of meerdere
loonbeslagen gelegd worden. In het ja-
In het vorige nummer van HR Rendement heeft u kunnen lezen over de
gevolgen van een loonbeslag voor u als
werkgever. Dit artikel is een vervolg hierop en besteedt onder andere aandacht
aan de privacyaspecten waarmee u rekening moet houden bij een loonbeslag.
nuarinummer van HR Rendement heeft
u kunnen lezen dat u een werknemer in
principe niet alleen vanwege een loonbeslag mag ontslaan. Met het oog op de
gevolgen die een loonbeslag met zich
meebrengt, is het echter goed voor te stellen dat u tijdens een sollicitatiegesprek
al wilt weten of een sollicitant in een gezonde financiële situatie verkeert.
Recentelijk heeft de kantonrechter in
Utrecht (LJN: BX8502) een uitspraak
gedaan over de vraag of een werkneemster haar slechte financiële situatie had
moeten melden in een sollicitatiegesprek.
De werkneemster werkte als financieel
adviseur bij een bank. Tijdens haar sol-
Wie mag u informeren over het loonbeslag?
Als een deurwaarder bij uw organisatie op
de stoep staat om loonbeslag te leggen,
vraagt hij meestal naar de directeur. Hij
moet er op toezien dat de informatie zo
beperkt mogelijk binnen de organisatie
wordt gedeeld.
Hij mag de informatie alleen doorgegeven als dat ‘verenigbaar is met het doel
waarvoor de informatie is verkregen’
(artikel 9 WBP). Daarmee ligt het voor
de hand dat de informatie gedeeld mag
worden met de leidinggevende en de
loonadministrateur. De leidinggevende
heeft deze informatie immers nodig om
de werknemer goed te kunnen begeleiden tijdens deze periode en de salarisadministratie moet de loonadministratie
correct kunnen uitvoeren.
licitatie had zij de vraag of er belangrijke
zaken waren die van invloed konden zijn
op haar betrouwbaarheid met ‘nee’ beantwoord. Een paar maanden later werd
er loonbeslag gelegd bij de werkneemster.
Voor de werkgever was dit een reden
om een verzoek in te dienen bij de
kantonrechter voor ontbinding van de
arbeidsovereenkomst. De kantonrechter
wees het verzoek van de werkgever af.
Volgens de kantonrechter maakte het
feit dat de werkneemster privéschulden had, haar niet ongeschikt voor de
functie bij de bank. Als het voor de
werkgever van doorslaggevend belang
was dat de werkneemster geen schulden
had, had de werkgever daar in de sollicitatieprocedure naar moeten vragen.
Openheid
Ondanks dat een sollicitant nog niet een
contract heeft gesloten met de werkgever,
moet hij – met inachtneming van de precontractuele redelijkheid en billijkheid –
wel zoveel mogelijk openheid van zaken
geven over onderwerpen waar specifiek
naar wordt gevraagd. Aan de andere kant
heeft de werkgever niet onbeperkt het
recht om informatie in te winnen over
onderwerpen die het privéleven van de
werknemer raken.
In de NVP sollicitatiecode staat dat een
werkgever alleen vragen mag stellen over
zaken die voor de functie relevant zijn.
De sollicitant moet daarbij op verzoek
dan wel uit eigen initiatief de informatie
geven die een goed beeld geeft van zijn
geschiktheid voor de functie. Daarnaast
moet een sollicitant informatie verstrekken die van belang kan zijn voor de
functie waarvoor hij solliciteert. Zo is een
vraag naar de financiële situatie van een
sollicitant eerder gerechtvaardigd bij een
sollicitant die solliciteert naar een functie
bij een bank dan een sollicitant die solliciteert op de functie van administratief
medewerker bij een onderwijsinstelling.
Signaleren
Aan de andere kant is het wel voor te stellen dat een werkgever van een sollicitant
wil weten of hij financiële problemen
Wat zijn uw verplichtingen bij een loonbeslag?
Zoals u in het vorige nummer van HR
Rendement heeft kunnen lezen, is een
verzoek tot loonbeslag niet vrijblijvend.
Als u van de gerechtsdeurwaarder een
verzoek krijgt om informatie te verstrekken over het loon van de werknemer,
moet u daaraan meewerken.
Voordat er werkelijk beslag is gelegd,
hoeft u alleen informatie te geven over de
periodieke betalingen die uw organisatie
aan de werknemer doet. U vermeldt dus
of u het loon wekelijks, vierwekelijks of
maandelijks betaalt en hoe hoog het nettoloon is. Informatie over eenmalige uitkeringen die de werknemer wel eens ontvangt, hoeft u in dit stadium nog niet te
geven. Officieel schendt u zelfs de privacy
van de werknemer als u deze gegevens
op dit moment al deelt.
Zodra er eenmaal beslag op het loon van
de werknemer is gelegd, moet u de deurwaarder wel openheid van zaken geven
over alle periodieke en niet-periodieke betalingen die u aan de werknemer doet.
heeft. De gevolgen hiervan zijn namelijk
vaak goed merkbaar op de werkvloer.
Denk bijvoorbeeld aan oplopend ziekteverzuim, verhoogde stressgevoeligheid
en concentratieproblemen waardoor
de productiviteit van de werknemer
afneemt. Het is dus belangrijk om u bewust te zijn dat de gevolgen van een loonbeslag zich niet alleen uitstrekken tot de
tijd die het kost om het loonbeslag goed
te verwerken.
Als werkgever heeft u verschillende mogelijkheden om deze problemen voor te
zijn. Om een loonbeslag te voorkomen, is
het belangrijk om financiële problemen
op tijd te signaleren en samen met de
werknemer aan te pakken. Werknemers
met schulden zijn vaak een meester in
het verbergen van hun problemen waardoor u extra goed moet opletten. Signalen
waarbij de alarmbellen moeten rinkelen,
zijn geld lenen bij collega’s, concentratieproblemen, vragen om een voorschot
op het salaris, verwaarlozing in uiterlijke
verzorging en een hoog ziekteverzuim.
Agenda
Daarnaast is het belangrijk om ervoor
te zorgen dat financiële problemen van
werknemers bespreekbaar worden binnen uw organisatie door dit onderwerp
bijvoorbeeld op de agenda zetten bij de
directie, uw eigen HR-afdeling of bij de
ondernemingsraad.
Daarnaast kunt u adviseren om langs
te gaan bij een schuldhulpverlener. Zij
kunnen hulp bieden bij het op orde
brengen van de administratie, betalingsregelingen treffen en tips geven om
toekomstige schulden te voorkomen.
Alain Camonier en Naomi Giling, arbeidsrechtadvocaten bij Pallas Advocaten te Amsterdam, e-mail: [email protected]
en [email protected], www.pallas.nl
Na loonbeslag papieren vernietigen
Ook bij het bewaren van de administratie
rondom het loonbeslag, moet u rekening
houden met de privacy van de werknemer. Het is daarom verstandig om de formulieren en vragenlijsten van de schuldeiser in het dossier van de werknemer te
bewaren in een aparte, gesloten envelop.
U moet het loon van de werknemer naar
de gerechtsdeurwaarder blijven overma-
ken totdat u het bericht krijgt dat u hiermee mag stoppen. U mag dus niet zelf
de stand van zaken bijhouden en stoppen
met afdragen als de schuld volgens u is
voldaan. Zodra het loonbeslag is opgeheven, moet u alle documenten erover meteen door de papierversnipperaar halen. U
hoeft deze niet – overeenkomstig de bewaarplicht – vijf of zeven jaar te bewaren.
HR RENDEMENT 2-2013
11