Werkkostenregeling 2015

Werkkostenregeling 2015
Kenmerken Werkkostenregeling








De vrije ruimte voor 2015 is 1,2% van de fiscale loonsom.
Budget is vrij te besteden aan onbelaste vergoedingen/verstrekkingen aan werknemers.
Er is geen onderbouwing met bonnen van gemaakte kosten.
Geen registratie op werknemersniveau.
Gebruikelijkheidstoets. Maximaal € 2400,00 per jaar per persoon wordt als gebruikelijk beschouwd.
Bij overschrijding van de vrije ruimte is er 80% eindheffing verschuldigd.
Als er vrije ruimte over is mag dit niet worden meegenomen naar een volgend jaar.
Concernregeling: Gezamenlijke vrije ruimte voor werkgevers die met elkaar verbonden zijn
Voorwaarden: 95-eis eigendom moeder in dochter.
Noodzakelijkheidscriterium







Gereedschappen, computers of mobiele communicatiemiddelen die nodig zijn en feitelijk gebruikt
worden voor het uitoefenen van de functie van de werknemer.
Werkgever bepaalt en betaalt.
Vergoeding/verstrekking is geen belastbaar loon voor de werknemer.
Privévoordeel werknemer is niet van belang.
Wordt er een eigen bijdrage van de werknemer gevraagd, dan is er geen sprake van noodzaak, dus
werkkosten.
Werkgever bepaalt of een voorziening noodzakelijk is voor de uitoefening werkzaamheden van de
werknemer: de bewijslastverdeling dat een voorziening noodzakelijk is ligt bij de werkgever. De
werkgever moet aannemelijk maken dat de voorziening voor een bepaalde groep noodzakelijk is,
onder meer aan de hand van de hiervoor beschreven indicatoren. Het is vervolgens aan de inspecteur
om aannemelijk te maken dat de voorziening redelijkerwijs niet als noodzakelijk voor de uitoefening
van de dienstbetrekking kan worden beschouwd.
Is de werknemer ook bestuurder/commissaris/dga: zelf bewijslast om aan te tonen dat voorzieningen
noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden.
Gerichte vrijstellingen







Reiskosten (0,19 per kilometer; kosten openbaar vervoer).
Tijdelijke verblijfskosten ambulante werknemers (20-dagen regeling).
Studiekosten, cursussen, congressen, trainingen.
Vakliteratuur.
30%-regeling.
Personeelskorting (ten hoogste 20% van de waarde in economisch verkeer en max. € 500,00 per
kalenderjaar).
Werkplekgerelateerde voorzieningen, waarschijnlijk voor werkkleding en arbo-voorzieningen.
Nihil waarderingen




Voorzieningen op de werkplek zoals:
Inrichting van de werkplek
Consumpties op de werkplek
Ter beschikking gestelde OV-kaart mits zakelijk gebruik
Rentevoordeel personeelslening aankoop (electr.) fiets/scooter
Huisvesting op de werkplek (slaapdiensten Zorg, brandweerman op de kazerne)
Intermediaire kosten



Geen loon voor de werknemer, vermogen van de werkgever
Kosten die samenhangen met de bedrijfsvoering en niet specifiek met het functioneren van de
werknemer
Vergoeding middels declaratie (kleine kantoorbenodigdheden, kosten auto van de zaak, etentje met
de klant, externe representatiekosten/relatiegeschenken)
Wat valt er onder Werkkosten
Onder andere:
 Kerstpakketten
 Personeelsfeesten (niet op werkplek)
 Maaltijden op de werkplek (normbedrag)
 Reiskostenvergoeding boven € 0,19 per kilometer
 Niet onderbouwde vaste kostenvergoedingen
 Fiets / Vakbondscontributie / Bedrijfsfitness (ook bij cafetariaregeling!)
Inrichting financiële administratie
Werkkosten inclusief BTW
Er zijn geen wettelijke vormvoorschriften
Rubriceren diverse kostensoorten in grootboek.
Eindafrekening WKR
Na afloop van het kalenderjaar definitief vaststellen of er eindheffing verschuldigd is. Eindheffing 80%
aangeven uiterlijk in de eerste aangifte van het nieuwe jaar.
Eindheffing 80% al eerder in gedeelten af te dragen is mogelijk.
Praktijksituaties
Fiets
Voorwaarden oude fietsregeling vervallen -> werkkosten
Cafetariaregeling (bruto loon omruilen tegen netto loon) nog steeds mogelijk, echter:
 Verlaging bruto loon
 Dus…verlaging fiscaal loon
 Dus…verlaging vrije ruimte
 En….vrije ruimte wordt gevuld met waarde fiets
 Check arbeidsvoorwaarden/ stel een budget vast
Vakbondscontributie
Werkkosten.
Cafetariaregeling, systematiek gelijk aan fiets.
Bedrijfsfitness
Op de werkplek: gerichte vrijstelling
Vergoeding: werkkosten (ten laste van de vrije ruimte)
Cafetariaregeling, systematiek gelijk aan fiets
Personeelsfeest
Op de werkplek:
Externe locatie bij derden:
onbelast
Waarde inclusief BTW ten laste van de vrije ruimte
Sinterklaasfeest
Feest op de werkplek: Sinterklaasfeest in geen ongebruikelijke voorziening, daarom geen loon voor de
werknemer. Cadeau aan de kinderen is wel loon voor de werknemer of ten laste van de
vrije ruimte.
Externe locatie:
Waarde (incl. BTW) van het feest en cadeau loon voor de werknemer of ten laste van de
vrije ruimte
Maaltijden
Gerichte vrijstelling indien zakelijk:
 Overwerk/koopavonden
 Dienstreizen
 Met klant buiten werkplek
 Niet thuis eten tussen 17.00 en 20.00 uur
Verstrekking maaltijd of vergoeding werkelijke kosten/normbedrag
Maaltijd op de werkplek, niet zakelijk: normbedrag tot loon rekenen of als eindheffingsloon in de vrije ruimte
Parkeerkosten
Auto van de zaak
 Kosten voor rekening van de werkgever
 Geen loon voor werknemer, intermediaire kosten
Eigen auto
 Parkeerkosten inbegrepen in € 0,19 per kilometer
 Belast loon of eindheffingsloon
 Gerichte vrijstelling indien ruimte over is (< € 0,19 per kilometer)
Kerstpakket
Werkkosten: waarde incl. BTW ten laste van de vrije ruimte. Besparing 20% eindheffing ten opzichte van oude
regeling.
Werkkleding(mogelijke aanpassing later dit jaar (gerichte vrijstelling)!!
Momenteel t/m 2014
Werkkleding die vergoed of verstrekt wordt, is loon voor de werknemer (werknemer wordt eigenaar)
Waarde incl. BTW kan als eindheffingsloon ondergebracht worden in de vrije ruimte
Werkkleding ter beschikking gesteld: Nihil waardering (t/m 2014)
Voorwaarden werkkleding:
 Alleen geschikt om tijden werk te dragen
 Logo 70 cm2
 Aantoonbaar achterblijven op werkplek
 Uniform/overall
 Op voorschrift Arbo-wet (aanvullende voorwaarden van toepassing)