De laatste kascontrole

Aan het bestuur van de
Oudervereniging Nutsschool De Meent
Waalre, 25 november 2013
Betreft: verslag kascontrole schooljaar 2012/2013
Geachte bestuursleden,
Hierbij brengen wij verslag uit van de op 21 november 2013 uitgevoerde kascontrole over het boekjaar
2012/2013.
1. Uitgangspunten
De kascontrole dient ervoor om te controleren of de financiële stromen binnen de Oudervereniging
correct en sluitend zijn bijgehouden en juist zijn verantwoord. We hebben de kascontrole verricht aan
de hand van de administratie van het schooljaar 2012//2013, zoals we die hebben aangetroffen in een
aangereikte map. Daarin zijn te vinden:
 aanvragen voor en afrekeningen van bijdragen uit de middelen van de Oudervereniging,
waaruit is op te maken welke aanvragen zijn ingediend, en hoe ze zijn afgewikkeld;
 Bankafschriften van de Zakelijke Rekening en de Zakelijke Spaarrekening met het(zelfde)
nummer NL04 INGB 0001 1844 15.
 De administratie bevat de volgende afschriften:
- van de Zakelijke Rekening: vanaf afschrift nummer 09 d.d. 07-09-2012 (met beginsaldo
€ 934,44 op 12-08-2012) tot en met een overzicht met als geselecteerde periode 11-082013 t/m 15-11-2013. Het saldo op 11-08-2013 (eindsaldo) bedraagt € 7.849,79.
- van de Zakelijke Spaarrekening: vanaf afschrift nummer 4 d.d. 06-09-2012 (met beginsaldo
€ 7.868,95) tot en met een overzicht met als geselecteerde periode 01-01-2013 t/m 15-112013. Het saldo op 11-08-2013 (eindsaldo) bedraagt € 4.746,84.
- We hebben vastgesteld dat de genoemde beginsaldi aansluiten bij de eindsaldi als
genoemd in het kascontroleverslag van het schooljaar 2011/2012.
2. Gevolgde werkwijze bij de kascontrole
De controle is verricht met als uitgangspunt de afschriften van de ING bankrekening van de
Oudervereniging. We zijn ervan uitgegaan dat de Oudervereniging geen contante kas aanhoudt en
alle geldstromen dus via deze rekening verlopen. Daarom hebben we gecontroleerd of tegenover elke
mutatie in de bankrekening een toereikende verantwoording in de administratie aanwezig is.
A. Inkomsten
Deze bestaan vrijwel uitsluitend uit ouderbijdragen. We hebben niet gecontroleerd of voor alle
leerlingen ouderbijdrage is betaald, dit is gebeurt door Renske Bartels.
B. Uitgaven
Het besteden van de ontvangen middelen vindt plaats aan de hand van aanvragen (vanuit de
doelgroep; de school, leerkrachten en de activiteitencommissies binnen de school), waarop het
bestuur van de Oudervereniging beslist. De gebruikelijke gang van zaken is dat op een
aanvraagformulier wordt aangegeven welk bedrag de aanvrager wenst te ontvangen, voor welk doel
het is bestemd, en of er een voorschot nodig is. Het aanvraagformulier is zo ingericht dat daarop kan
worden vastgelegd (d.m.v. handtekeningen van voorzitter en penningmeester) dat een aanvraag is
behandeld en goed- of afgekeurd is. Na toekenning van een bedrag en (eventueel) betaling van een
voorschot wordt een eindafrekening opgesteld en wordt een eventueel resterend overschot terug
overgemaakt naar de Oudervereniging. Voor de eindafrekening is een standaardformulier
(‘afrekeningsoverzicht’) beschikbaar. Om vast te stellen dat het beschikbaar gestelde budget in
overeenstemming met de bestemming is besteed, moeten bij de afrekening facturen en bonnetjes
worden gevoegd.
3. Verslag van de uitgevoerde controle
Bij het beoordelen van de administratie hebben we vastgesteld dat de uitgaven correct in de
administratie zijn verantwoord. Voor de controle van de facturen en bonnetjes versus
afrekeningsoverzicht hebben wij een steekproef uitgevoerd.
Er zijn geen onvolkomenheden aangetroffen.
4. Aanvragen van vorig schooljaar / Nog niet afgeronde aanvragen
Het gehele schooljaar 2010/2011 is op 14 december 2012 gecontroleerd. Het afrekeningsoverzicht
van aanvraag 3011 moest nog gecontroleerd worden. Deze controle heeft vandaag plaatsgevonden.
In de periode 11-08-2013 t/m 15-11-2013 (het schooljaar 2013/2014) heeft de afrekening van een
aantal aanvragen van het schooljaar 2012/2013 plaatsgevonden. Het betreft de aanvragen 0113 /
2213 / 2613 / 2813 en 3013. Deze zijn vandaag gecontroleerd. Er zijn geen openstaande aanvragen
betreffende het schooljaar 2012/2013 meer.
De in de periode 11-08-2013 t/m 15-11-2013 (het schooljaar 2013/2014) uitgekeerde en ontvangen
bedragen aangaande aanvragen betreffende het schooljaar 2013/2014 zijn niet in deze kascontrole
meegenomen en dienen in de administratie van volgend schooljaar gecontroleerd te worden.
5. Conclusie
De administratie over het boekjaar 2012/2013 is in orde bevonden.
Met vriendelijke groet,
Susan Koppelmans
Raadhuisstraat 93
5582 JC Waalre
040-2024766
Jana Barankova
Bertelindslaan 29
5581 CS Waalre
040-2132872