Traject

Welkom
Projectmanagement
College 9 > Het Projectmangementconcept van een
evenement (Verhaar H4)
• College 7: Gameplan
• College 8: Draaiboek
• College 9: Het Projectmanagementconcept
• College 10: Projectfinanciering
• College 11: Leiderschapsstijlen & Verandermanagement
• College 12: Speed Masterclass…..…..
programma periode 2
2
Leerdoelen dit college
•
•
•
•
•
Ik weet het verschil tussen fasen en traject
Ik kan de verschillende trajecten benoemen
De fasen zijn gekoppeld aan beslisdocumenten
Ik weet wat beheersaspecten zijn
Ik kan het projectmanagementconcept adh van
het figuur 4.6 uitleggen
Management
WAT IS (PROJECT) MANAGEMENT?
• Management heeft betrekking op het sturen
en beheersen van verschillende processen
binnen organisaties.
• Gericht op sturing vanaf de eerste
ideevorming tot en met de nazorg van het
project.
• Zoeken naar een manier om ingewikkelde
processen hanteerbaar te maken.
Management
Even wat herhaling uit de eerste periode
TRAJECTEN EN FASEN
• Traject: het pad wat gevolgd dient te
worden.
• Fase: stadium vaak afgezet in een
afgebakende tijdsperiode
(“stap voor stap”)
Een traject kan dus in verschillende fasen
opgedeeld worden.
Fasen & trajecten
4 functionele trajecten
trajecten
A. Productgericht / inhoudelijk traject.
• Traject omvat alle activiteiten die verricht
moeten worden om het concrete eindproduct
te realiseren
• Deelprojecten en ondersteunende projecten.
http://ww
w.youtube.
com/user/
festyfilmpj
es?v=inRH
kTK07fc
Productgericht of inhoudelijk traject
Fasen van productgericht traject
volgens Verhaar
• 1. Initiatieffase
↓
• 2. Voorbereidingsfase
↓
• 3. Uitwerkingsfase
↓
• 4. Uitvoeringsfase
↓
• 5. Afwikkelingsfase
fasering
Gritt:
-initiatief
-definitie
-ontwerp
-voorbereiding
-realisatie
-nazorg
1. Initiatieffase
• Vastleggen van uitgangspunten en randvoorwaarden
• Creëren van gelijk beeld van eindresultaat en aanpak
voor alle betrokkenen
• Vastleggen van concept (idee)
• Globale raming van de kosten
• Indicatie van tijdsplanning
Resultaat: projectvoorstel
fasering
2. Voorbereidingsfase
• Uitwerken van het concept in een plan of
ontwerp
• Invulling geven aan de “ruwe schets” van
initiatieffase.
• Uitwerken van consequenties
• Terugkoppeling van randvoorwaarden uit
fase 1.
Resultaat: projectplan
fasering
3. Uitwerkingsfase
• Praktische vertaling van fase 2
• Projectplan uit fase 2 wordt in detail
uitgewerkt
• Maken van definitieve keuzes
• Vastleggen van contracten e.d.
Resultaat: draaiboek/tekeningen
fasering
4.Uitvoeringsfase
• Opbouw
• Het evenement zelf
• Afbouw
• Filmpje opbouw lowlands
fasering
5. Afwikkelingsfase
• Ook wel nazorgfase
• Eindafrekening/ bedankjes
• Eindevaluatie:
- Doelgroep bereikt?
- Gewenste effect behaald?
- Voldeed de aanpak?
- Beheersaspecten goed toegepast?
- Samenwerking betrokkenen?
fasering
B1. Marketing- en communicatietraject
Marketing- en communicatietraject
•
•
•
•
•
Zorgen voor goed draagvlak in omgeving
Formuleren van een visie en een missie
Wat is ons imago? (hoe zien anderen ons?)
Hoe profileren wij ons op de markt?
Wat zijn de kansen en bedreigingen t.a.v. ons
bedrijf c.q. product?
Marketing / communicatie
Relatie marketing - evenement
• Starten met vooronderzoek
en marktverkenning
• Positioneren van het project:
- Wat wil het project betekenen en
voor wie?
- Hoe zien anderen het project?
- Hoe willen wij dat anderen het
project zien? (welke uitstraling?)
Marketing / communicatie
Relatie communicatie - evenement
• Met wie willen wij
communiceren?
• Met welk doel / effect willen wij
communiceren?
• Hoe willen wij communiceren?
• Met welke middelen willen wij
communiceren?
http://www.youtube.com/watch?v=gAHf7YRTLzI
Marketing / communicatie
B2. Het beheersgericht traject
• Beheersen is vooraf
onzekerheden inschatten en
daarop voorzorgsmaatregelen
treffen.
Voorbeeld:
Hoe beheers jij je vakantie?
beheersaspecten
Opdracht: Analyseer de beheersaspecten
van je project
Wat:
Hoe:
Tijd:
Uitkomst:
kies 6 hoofdactiviteiten uit je project en analyseer/
omschrijf per activiteit de beheersaspecten.
Kwaliteit(eisen), Organisatie(aanwezig),
Faciliteiten(aanwezig), Tijd(planning),
Informatie(communicatie), Geld(kosten)
met je projectgroep
15 min. projectgroep / 10 min. klassikaal delen
iedere groep bespreekt min. 2 activiteiten(in jullie ogen de
belangrijkste) klassikaal
Productgericht of inhoudelijk traject
Onzekerheden bij project
•
•
•
•
•
•
•
Kosten?
Inkomsten/rendement?
Tijd?
Hoe wordt het project gefinancierd?
Is er een geschikte locatie?
Zijn alle middelen op tijd beschikbaar?
Welke kwaliteit stellen wij aan ons
project?
• Wie is waar voor verantwoordelijk? Hoe
ziet onze organisatie eruit?
• Etc etc etc etc
beheersaspecten
Cyclisch proces beheersen
(kwaliteitszorg)
PDCA-cyclus
• PLAN : stel een plan op voor de uitvoering n stel de doelen vast. De
doelstellingen worden SMART gedefinieerd.
• DO : Voer de geplande processen uit. Realisatie.
• CHECK : Controleer of de processen goed worden uitgevoerd, en meet
of de doelen bereikt worden. Kijk naar het effect.
• ACT : Aanpassing en BORGING.
• Herhaal indien nodig.
beheersaspecten
BEHEERSASPECTEN:
KOFTIG
•
•
•
•
•
•
Kwaliteit
Organisatie
Faciliteiten
Tijd
Informatie
Geld
Geen van deze zes aspecten staat op
zichzelf !
beheersaspecten
beheersaspecten
Projectmanagement
Interne omgeving
Het project
Externe omgeving
O
•Interne
opdrachtgever
Trends
en
ontwikkelingen
G
•Afdelingen
•Andere projecten
T
F
•Directie
I
K
beheersaspecten
•Leveranciers
•klanten
•etc.
Kwaliteitsbeheersing (K)
Doel:
- Bewaking van kwaliteitsniveau
- Vooraf vaststellen van
normen/procedures
Eisen:
Bv: 3 sterren hotel
Bv: veiligheidsnormen gemeente:
geen alcohol/afgesloten terrein.
-
Bv: binnen de tijd/budget/1000
bezoekers
-
Alle activiteiten worden volgens
doelstelling uitgevoerd
Opdrachtgever/klant is wanneer
tevreden
Beschikbaarheid van voldoende
menskracht en middelen
beheersaspecten
Organisatiebeheersing (O)
Doel:
• Duidelijkheid in elkaars taken,
verantwoordelijkheden en
bevoegdheden
(kan tussentijds aangepast
worden)
• Communicatie verloopt via
duidelijke overlegstructuur
• Makkelijk over te dragen aan
anderen
• Effectief leiderschap
beheersaspecten
Faciliteitenbeheersing (F)
Doel:
• Op tijd beschikken over juiste
locatie
• Op tijd beschikken over andere
faciliteiten zoals techniek,
catering, beveiliging etc.
• In kaart brengen van juridische
randvoorwaarden bijv.
auteursrechten
• Op tijd beschikken over
benodigde vergunningen.
• Beschikken over juiste middelen
en menskracht.
beheersaspecten
Tijdbeheersing (T)
Doel:
• Voortgang wordt bewaakt door
tijdsplanningen, to-do lijstjes en
regelmatig overleg
• Eindresultaat wordt op tijd afgeleverd
• Op tijd beschikking over juiste
menskracht, geld, locatie etc)
beheersaspecten
Informatiebeheersing (I)
Doel:
• Juiste informatie op de juiste plek en op
het juiste moment
• Eenduidige uitvoering van activiteiten
• Eenduidige formulering van richtlijnen
• Op tijd aanleveren en op duidelijke wijze
van diverse documenten, verslagen etc.
• Hoe om te gaan met aangeleverde stukken
(wijzigingen aanbrengen)
beheersaspecten
Geldbeheersing (G)
Doel:
• Raming wordt omgezet in budget
c.q.begroting
• Bewaking van de kosten en
opbrengsten (tussentijds bijstellen)
• Geplande opbrengsten en eventuele
winst worden behaald
beheersaspecten
Ik welke fase zit jij met je project?
C. Besluitvormingstraject
• Aan het einde van iedere fase een beslismoment. GO-NOGO
• Opleveren van een beslisdocument als resultaat van de
voorafgaande fase.
• Fase 1: projectvoorstel
• Fase 2: projectplan
• Fase 3: productieprogramma/draaiboek
____________zover zijn we nu__________________
• (Fase 4: functioneringsprogramma)
• Fase 5: evaluatieverslag
besluitvorming
Inhoud van een beslisdocument
• Kerngegevens
• Projectinhoud beschrijving van het project)
• Projectaanpak. Welke activiteiten moeten nog
verricht worden?
• Projectmarketing en –communicatie. Welke
aciviteiten moeten nog verricht worden?
• Zakelijke randvoorwaarden (KOFTIG). Wat is de
toestingsnorm voor de volgende periode? Wat moet
bijgesteld worden? Steeds verder werken in details.
• In boek zijn formats opgenomen als voorbeeld.
besluitvorming
Huiswerk college 10
Projectfinanciering
Stel een begroting op van je project.
Verwerk alle inkomsten en uitgaven, vergeet niet de interne
kosten(maak een schatting vd personeelskosten, uurtarief € 50,-)
mee te nemen.
Zie vb begroting op de portal, verzin zelf relevante kostenposten.
Lever de begroting in bij je projectbegeleider en stop hem in het dossier.
Stel vragen in college 10
huiswerk